COM_2013_097_Procedura per la adeguata

PROCEDURA PER LA ADEGUATA
VERIFICA DELLA CLIENTELA
(INTEGRATA CON LE DISPOSIZIONI EMANATE DALLA BANCA
D’ITALIA IN DATA 3 APRILE 2013)
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PREMESSA GENERALE
La presente procedura viene emanata a seguito del provvedimento di
Banca d’Italia del 3 Aprile 2013 “Provvedimento recante disposizioni
attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell’art 7,
comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n° 231”
La presente procedura integra/sostituisce le procedure relative
all’effettuazione della adeguata verifica ad oggi vigenti, in caso di
disposizioni divergenti varrà quanto previsto nella presente.
Le seguenti istruzioni operative vincoleranno tutti coloro cui è
demandata l’instaurazione e la gestione dei rapporti con la clientela.
La fiduciaria provvederà, altresì, ad integrare la presente procedura
ove le disposizioni regolamentari che saranno emanate dalle Autorità di
vigilanza relativamente alle modalità di adempimento degli obblighi di
adeguata verifica del Cliente, alle procedure ed ai controlli interni
comportino significative variazioni a quanto disposto con la stessa.
Le presenti disposizioni entreranno in vigore a far data dal 1°
gennaio 2014.
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Principali Riferimenti Normativi e Considerazioni
Generali
Si ricorda che a seguito delle disposizioni recate dalle seguenti norme:
D.Lgs. 21 novembre 2007 n. 231
"Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione
dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di
attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva
2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione "
D.Lgs. 25 giugno 2008 n. 112
“Modifiche al Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 in materia di
circolazione dei contanti e degli assegni”
D.Lgs. 25 settembre 2009 n. 151:
“Disposizioni integrative e correttive del decreto legislativo 21 novembre
2007, n. 231, recante attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la
prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei
proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo, nonché della
direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione”
D.Lgs. 13 agosto 2011 n. 138
“Ulteriori misure urgenti per la stabilizzazione finanziaria e per lo Sviluppo”
recante, tra l'altro, "adeguamento limite d'importo per limitazioni all'uso del
contante e dei titoli al portatore”.
Decreto-Legge 6 dicembre 2011 , n. 201
“Disposizioni urgenti per la crescita, l’equità e il consolidamento dei conti
pubblici” recante, tra l'altro, norme per "Riduzione del limite per la
tracciabilità i pagamenti a 1.000 euro e contrasto all'uso del contante”
Provvedimento della Banca d’Italia del 3 aprile 2013
“Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di adeguata
verifica della clientela, ai sensi dell’art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo
21 novembre 2007, n. 231” recante disposizioni attuative in materia di
adeguata verifica della Clientela, ai sensi dell’art. 7, comma 2, del Decreto
Legislativo 21 novembre 2007
Le Società Fiduciarie autorizzate ex legge 23 novembre 1939 n° 1966
rientrano nell’ ambito dei soggetti destinatari degli obblighi previsti dalla
normativa antiriciclaggio.
E’ vietato il trasferimento di denaro contante o di libretti di deposito
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bancari o postali al portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta
estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, quando il valore
dell’operazione, anche frazionata, è complessivamente pari o superiore a
1.000 Euro.
Per valori pari o superiori ai 1.000 Euro è ammessa la movimentazione
SOLO per il tramite di Banche, Poste e Istituti di Moneta Elettronica.
Le Società Fiduciarie non rientrano nel novero degli Intermediari abilitati
ad effettuare operazioni di trasferimento di denaro contante e titoli al
portatore, nonché di certificati rappresentativi di quote per importi pari o
superiori alla soglia dei 1.000 Euro.
Il saldo dei libretti di deposito bancari o postali al portatore non può
essere pari o superiore a 1.000 Euro.
Sussiste l’obbligo di effettuare un’ “adeguata verifica” nei confronti della
Clientela
Sussiste l’obbligo di effettuare un controllo costante in corso di rapporto
Permane, allo stato, l’esclusione delle Società Fiduciarie:
o dal novero degli Intermediari nei confronti dei quali ad altri
Intermediari è consentito di fare affidamento per l’assolvimento
degli obblighi di adeguata verifica “effettuato da terzi”.
da cui discende
o l’obbligo degli altri Intermediari di effettuare adeguata verifica nei
confronti della fiduciaria (Cliente)
o il fondamento della loro conseguente richiesta di palesamento del
Fiduciante, soggetto per conto del quale la Fiduciaria opera:
» se persona fisica in quanto ritenuto “TITOLARE EFFETTIVO SUB 1)”
del rapporto instaurato dalla Fiduciaria (Cliente) con l’
Intermediario stesso,
» se entità diversa dalle persone fisiche i soggetti persone fisiche
che in ultima istanza, possiedono o esercitano il controllo
diretto o indiretto sull’entità ovvero ne risultano beneficiari, in
quanto ritenuto/i “TITOLARE EFFETTIVO SUB 2)” del rapporto
instaurato dalla Fiduciaria (cliente) con l’intermediario stesso.
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IL RISCHIO DI RICICLAGGIO E DI FINANZIAMENTO DEL
TERRORISMO DELLA CLIENTELA
L’adeguata verifica rappresenta una delle principali linee direttive
della disciplina antiriciclaggio, che si traduce in uno dei fondamentali
adempimenti posti a carico degli intermediari, vuoi per le attività di presidio
che è necessario istituire per il suo espletamento vuoi per le attività che, a
seconda degli esiti della stessa, gli intermediari medesimi hanno poi
l’obbligo di effettuare.
La Banca d’Italia richiama l’attenzione dei destinatari della disciplina
antiriciclaggio nel:
a) massimizzare efficacia dei presidi aziendali;
b) considerare tutti i fattori di rischio;
c) adottare sistemi che assicurino omogeneità di comportamento e
tracciabilità delle verifiche e valutazioni, anche al fine di dimostrare
adeguatezza ai rischi rilevati in concreto (approccio basato sul
rischio);
d) adottare sistemi valutativi e processi decisionali chiari, oggettivi,
periodicamente verificati e aggiornati.
Le nuove disposizioni dettate dalla Banca d’Italia forniscono indicazioni
di dettaglio sulle modalità con cui deve essere effettuata l’adeguata verifica
della Clientela e alle quali è dedicato, a livello di normativa primaria, l’art.
19 del D.lgs. n. 231/07.
In particolare, il Provvedimento in oggetto dedica al tema tre distinte
sezioni (Sezioni III, IV e V della Parte Seconda) che rispettivamente si
rivolgono alla identificazione del Cliente e dell’esecutore, all’identificazione
del Titolare Effettivo ed infine alla verifica dei dati loro relativi.
A tal fine la presente procedura attua l’acquisizione di tutti i fattori
rilevanti per la valutazione del rischio di riciclaggio relativi al cliente, al
rapporto e alle operazioni utilizzando gli stessi per assegnare un profilo di
rischio e per individuare gli adempimenti necessari.
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I CRITERI DI VALUTAZIONE
I criteri di valutazione sul cliente riguardano:
la natura giuridica e le caratteristiche del cliente.
Le attività svolte dal cliente e gli interessi economici
Il comportamento tenuto in occasione dell’instaurazione del rapporto
continuativo e del compimento delle operazioni
L’area geografica del cliente o della controparte
I criteri di valutazione del rapporto continuativo e delle operazioni
riguardano:
La tipologia del rapporto continuativo o dell’operazione
Le modalità di instaurazione e svolgimento del rapporto continuativo o
dell’operazione
L’ammontare
La frequenza delle operazioni e la durata del rapporto continuativo
la ragionevolezza del rapporto continuativo in rapporto all’attività svolta
dal cliente
l’area geografica di destinazione dei fondi o degli strumenti finanziari
oggetto del rapporto continuativo o dell’operazione
l’effettuazione dell’operazione in contanti
Queste informazioni sono acquisite attraverso la compilazione di un
apposito “QUESTIONARIO ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENELA” allegato alla
presente procedura e che dovrà essere compilato e sottoscritto dal cliente;
l’ultima sezione del questionario, in conformità con il Provvedimento di
Banca d’Italia che prevede che il Responsabile dell’operazione/rapporto
formuli delle valutazioni sullo stesso in fase di attribuzione del profilo di
rischio, sarà compilato a cura del Responsabile e prevede l’assegnazione del
profilo di rischio.
In corso di rapporto le informazioni saranno, ove se ne presenti la
necessità, aggiornate attraverso l’acquisizione diretta e autonoma di nuovi
elementi ovvero attraverso la raccolta di un nuovo questionario.
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LA PROFILATURA DELLA CLIENTELA
Sulla base delle informazioni raccolte e delle analisi effettuate, sarà
assegnato un apposito profilo di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo
di cui alla procedura di seguito prevista.
1) OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA
CONTENUTO DEGLI OBBLIGHI DI ADEGUATA VERIFICA
A sensi di normativa l’adeguata verifica consiste nello svolgimento
delle seguenti attività:
Identificare e verificare l’identità del Cliente e dell’eventuale esecutore.
Identificare e verificare la sussistenza e, se esistente l’identità del
titolare effettivo.
Ottenere informazioni sullo scopo e la natura del rapporto e delle
operazioni.
Svolgere un controllo costante nel corso del rapporto.
PROCEDURA PER IDENTIFICARE E VERIFICARE L’IDENTITÀ DEL
CLIENTE E DELL’ESECUTORE:
CLIENTE PERSONA FISICA
Si dovrà procedere all’identificazione del Cliente e alla verifica della
sua identità.
Tali operazioni devono essere svolte prima dell’instaurazione del
rapporto continuativo attraverso l’acquisizione di un documento di identità
non scaduto.
I documenti validi per l’identificazione sono:
Carta d’identità.
Passaporto.
Patente di guida.
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Patente nautica.
Libretto di pensione.
Patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici.
Porto d’armi.
Tessere di riconoscimento rilasciate da un’amministrazione statale
purché munite di fotografia identificativa e timbro.
DOCUMENTI ESTERI: In caso di documenti di identificazione esteri, è
necessario accertare il contenuto/traduzione dei dati, eventualmente
integrando i dati anagrafici con altri documenti di identificazione (in merito
si fa presente, ad esempio, che il passaporto svizzero non riporta il luogo di
nascita bensì il luogo di origine della famiglia, non è pertanto sufficiente per
la raccolta dei dati anagrafici)
CODICE FISCALE - Nei casi sia di soggetti fiscalmente residenti in Italia
che di soggetti non residenti va inoltre acquisita fotocopia del tesserino di
attribuzione del Codice Fiscale.
L’ Art. 34 del Decreto legge n. 78 del 31 maggio 2010 ha infatti
esteso l’obbligo di indicare il codice fiscale anche per i contratti stipulati con
clienti non residenti riguardanti l’apertura e la chiusura di un rapporto
continuativo.
In particolare, la nuova versione del comma 1, dell’art. 6 del D.P.R.
n. 605/73 lett. g quinquies, aggiunta dall’art. 34 del decreto citato
comprende tra gli atti che devono contenere il codice fiscale anche gli atti e
negozi posti in essere con l’intermediario.
CLIENTE NON PERSONA FISICA
Si dovrà procedere a:
1) Acquisire i dati identificativi, la forma giuridica, i fini perseguiti e l’attività
svolta nonché se esistenti gli estremi dell’iscrizione nel Registro delle
Imprese e negli albi tenuti dalle eventuali autorità di vigilanza.
2) Verificare su fonti ufficiali l'esistenza del soggetto Cliente, ricercando le
eventuali informazioni necessarie all'apertura dell'anagrafica;
3) Identificare e verificare l’identità del soggetto esecutore che opera in
rappresentanza del Cliente
4) Verificare l’esistenza del potere di rappresentanza in capo al soggetto
che opera in rappresentanza del Cliente
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PROCEDURA PER IDENTIFICARE IL TITOLARE EFFETTIVO
Alla identificazione del Titolare Effettivo è dedicata una specifica
sezione delle parte seconda del Provvedimento. La definizione di Titolare
Effettivo cambia in parte rispetto a quella contenuta del D.lgs n. 231/2007.
In particolare, il glossario definisce il “Titolare Effettivo” come la persona
fisica o le persone fisiche per conto delle quali il Cliente realizza
un'operazione (in breve, “Titolare Effettivo sub 1”); nel caso in cui il Cliente
e/o il soggetto per conto del quale il Cliente realizza un’operazione siano
entità diverse da una persona fisica, la persona fisica o le persone fisiche
che, in ultima istanza, possiedono o controllano l’entità ovvero ne risultano
beneficiari secondo i criteri di cui all’Allegato tecnico del decreto
antiriciclaggio (in breve, “Titolare Effettivo sub 2”).
L’Autorità di Vigilanza identifica il Titolare Effettivo di persona fisica con
la definizione “Titolare Effettivo sub 1” ed il Titolare Effettivo di persona
giuridica con quella di “Titolare Effettivo sub 2”.
Riportandosi a quanto indicato nell’Allegato 1 al Provvedimento, va
segnalato che la nozione di controllo contenuta nell’Allegato tecnico al D.lgs.
n. 231/2007 è da interpretare in maniera sistematica facendo riferimento
sia all’art. 2359 del codice civile che all’art. 93 del TUF Testo unico finanza.
Ai fini dell’individuazione del Titolare Effettivo, possono quindi rilevare
situazioni ulteriori rispetto all’interessenza detenuta nella società.
E’ stato, altresì, precisato che nell’ipotesi in cui più soggetti non
persone fisiche controllino una partecipazione al capitale della società–
Cliente o una percentuale dei diritti di voto nella società superiore al 25%, il
criterio di individuazione contenuto nell’allegato tecnico trova applicazione
con riguardo a ciascuno di tali soggetti.
Il Titolare Effettivo può in alcuni casi coincidere con l’amministratore
della società in considerazione dell’eventuale influenza esercitata sulle
decisioni riservate ai soci con riguardo in particolare alle decisioni sulla
nomina degli amministratori, ad esempio nelle società ad azionariato diffuso
o nelle società cooperative.
Per “TITOLARE EFFETTIVO” si intende pertanto, da normativa corrente:
A. “la persona fisica per conto della quale il Cliente (persona fisica)
realizza un’operazione” nonché
B. “la persona fisica o le persone fisiche che in ultima istanza
possiedono o controllano il Cliente (non persona fisica) ovvero ne
risultano beneficiari“ secondo i criteri di cui all’Allegato tecnico del
decreto antiriciclaggio
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B 1 . La possibilità che sussista una situazione di possesso o controllo del
Cliente da parte di altro soggetto “TITOLARE EFFETTIVO” si verifica quando il
Cliente sia una Società
B 1.1) In caso di mandato conferito da Società, per “TITOLARE EFFETTIVO” si
intende, da normativa corrente:
“la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o
esercitano il controllo diretto o indiretto sul Cliente”
Ai fini dell’individuazione del Titolare Effettivo, possono pertanto
rilevare situazioni ulteriori rispetto all’interessenza detenuta nella società.
In linea con la previsione del citato Allegato tecnico, il controllo
ricorre comunque per tutte le persone fisiche che hanno il possesso o il
controllo diretto o indiretto di una percentuale superiore al 25% del capitale
sociale o dei diritti di voto nella società-Cliente.
Se una percentuale superiore al 25% del capitale o dei diritti di voto
nella società-Cliente è controllata da un soggetto-non persona fisica, il
Titolare Effettivo deve essere individuato – risalendo lungo la catena
partecipativa – nella persona fisica o nelle persone fisiche che, in ultima
istanza, esercitano il controllo su tale soggetto.
Nell’ipotesi in cui più soggetti-non persone fisiche controllino una
partecipazione al capitale della società-Cliente o una percentuale dei diritti
di voto nella società superiore al 25%, il predetto criterio di individuazione
del Titolare Effettivo del Cliente trova applicazione con riguardo a ciascuno
dei citati soggetti.
Il Titolare Effettivo può rinvenirsi in uno o più soggetti preposti
all’amministrazione della società, in considerazione dell’eventuale influenza
da questi esercitata sulle decisioni riservate ai soci, con riguardo, in
particolare, alle decisioni relative alla nomina degli amministratori. tale
circostanza assume precipuo rilievo quando non ricorra alcuna delle
condizioni di cui ai precedenti due paragrafi. quest’ultima situazione può
riscontrarsi, ad esempio, nelle società ad azionariato diffuso o nelle società
cooperative.
B 2 . La possibilità che sussista una situazione in cui soggetto diverso dal
Cliente ne sia beneficiario e, conseguentemente, “TITOLARE EFFETTIVO” si
verifica quando il Cliente sia altra Entità Giuridica (Trust e Fondazioni)
B 2.1) in caso di mandato conferito da “entità giuridiche" (trust, fondazioni,
organizzazioni non profit) il “Titolare Effettivo” va individuato:
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a) nelle persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio della
fondazione o del trust, qualora i futuri beneficiari siano già stati
determinati; viceversa, qualora i beneficiari non risultino ancora
determinati,
b) nella categoria di persone nel cui interesse principale è istituita o
agisce la fondazione o il trust;
c) e nella persona o persone fisiche che esercitano il controllo, anche di
fatto, sul 25% o più del patrimonio della fondazione o del trust;
d) e, se diverso, in ciascun trustee del trust, se non già identificato.
Quando il Cliente è un’organizzazione non profit, si applica quanto sub a)
e b).
La Normativa prevede una sanzione penale per l’esecutore
dell’operazione che non fornisca informazioni sul TITOLARE EFFETTIVO o le
fornisca false, con l’arresto da 6 mesi a un anno e con una ammenda da
500 a 5.000 euro.
PROCEDURA PER VERIFICARE L’IDENTITÀ DEL TITOLARE
EFFETTIVO:
L’identificazione dell’identità del titolare effettivo ha luogo anche
senza che sia necessaria la sua presenza fisica, e deve essere effettuata
contestualmente all’identificazione del cliente, per identificare e verificare
l’identità del TITOLARE EFFETTIVO gli Intermediari possono:
1) Farsi rilasciare una dichiarazione dal Cliente
2) Fare ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti pubblicamente
accessibili
3) Ottenere le informazioni con altre modalità
Attraverso la compilazione e sottoscrizione del “Questionario”
adottato dalla società, viene richiesto al Cliente di attestare la sussistenza
ovvero l’insussistenza di altro soggetto TITOLARE EFFETTIVO.
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VAGLIO DELLA DICHIARAZIONE RESA DA CLIENTE NON PERSONA
FISICA
Nel caso di Cliente non persona fisica, si ritiene che la dichiarazione
resa dallo stesso non possa essere sufficiente ad ottemperare all’obbligo di
identificazione del TITOLARE EFFETTIVO. Pur considerando le responsabilità
penali del dichiarante, non sussiste, come nel caso di Cliente persona fisica,
l’impossibilità
di
procedere
ad
autonome
verifiche
da
parte
dell’Intermediario e, quindi, della Società.
Si dovranno pertanto espletare le indagini secondo i criteri di cui ai
punti 2 e 3 (CLIENTE NON PERSONA FISICA).
La documentazione acquisita per tutte le figure anagrafiche (titolare/i
del rapporti continuativi; procuratori o delegati ad operare) verrà archiviata,
dopo l'apertura dell'anagrafica, nel dossier di riferimento.
IMPOSSIBILITÀ DI COMPLETARE L’ADEGUATA VERIFICA
OBBLIGO DI ASTENSIONE
In tutti i casi in cui non si sia in grado di rispettare gli obblighi di
adeguata verifica della clientela con particolare riferimento a:
1)
2)
3)
4)
L’identificazione del cliente e dell’esecutore
L’identificazione del titolare effettivo
La verifica dei dati relativi al cliente, all’esecutore e al titolare effettivo
L’acquisizione delle informazioni sullo scopo e la natura prevista del
rapporto continuativo e delle operazioni occasionali
l’operazione o le attività richieste non dovranno essere eseguite e
dovrà essere valutata la ricorrenza o meno di indicatori di anomalia in base
ai quali attivare la segnalazione dell’operazione come sospetta secondo i
dettami fissati dalla Procedura di Segnalazione delle Operazioni Sospette.
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ACQUISIZIONI DELLE INFORMAZIONI SULLO SCOPO E LA NATURA
PREVISTA DEL RAPPORTO CONTINUATIVO
Si devono richiedere informazioni sulla natura e sullo scopo del
rapporto, le disposizioni di Banca d’Italia prevedono informazioni
considerate indispensabili e informazioni supplementari.
Le informazioni che la società ritiene indispensabili, oltre a quelle
previste, sono oggetto di specifica previsione in questionario e riguardano:
1) le finalità relative all’accensione del rapporto
2) le relazioni tra il cliente e gli esecutori
3) l’attività lavorativa ed economica svolta e, in generale, le relazioni
d’affari
4) l’origine dei fondi utilizzati nel rapporto
Le informazioni possono anche essere desunte dal rapporto ove lo
stesso abbia una profondità in ordine temporale sufficiente a rilevare le
informazioni.
MISURE SEMPLIFICATE DI ADEGUATA VERIFICA
Nel Provvedimento viene confermata la possibilità di applicare misure
semplificate di verifica della Clientela nel caso di fattispecie a basso rischio
di riciclaggio e/o di finanziamento del terrorismo, specificamente individuate
dall’ordinamento sia con riferimento alla tipologia di Cliente sia riguardo ad
alcune particolari tipologie di operazioni. Gli intermediari applicano le
procedure semplificate di adeguata verifica, osservando quanto previsto
dalla sezione I, parte terza delle Istruzioni, quando il Cliente rientra nelle
seguenti categorie:
a) soggetti di cui all’art. 25, comma 1, D.Lgs. n. 231/2007;
b) uffici della pubblica amministrazione ovvero istituzioni e organismi che
svolgano funzioni pubbliche conformemente al trattato sull’Unione
europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario
derivato;
c) soggetti per i quali il Ministero dell’economia e delle finanze con proprio
decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, abbia autorizzato
l’applicazione, in tutto o in parte, di misure semplificate ai sensi dell’art.
26 D.Lgs. n. 231/2007.
Al ricorrere di tali ipotesi, si dovranno raccogliere informazioni volte a
determinare se ricorrono le condizioni di basso rischio di riciclaggio e di
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finanziamento del terrorismo che consentono l’applicazione delle misure
semplificate di adeguata verifica.
Rispetto alla verifica dei dati e dei Titolari Effettivi delle società quotate
i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato
regolamentato ai sensi della direttiva MIFID in uno o più Stati membri,
viene espressamente prevista la possibilità di consultare il sito dell’ESMA.
Sarà comunque onere, con cadenza periodica, verificare il permanere
delle condizioni che consentono l’applicazione della procedura semplificata.
MISURE RAFFORZATE DI ADEGUATA VERIFICA
La verifica rafforzata si concretizza nell’adozione di misure
caratterizzate da maggiore profondità, estensione e frequenza, nelle diverse
aree dell’attività di adeguata verifica della Clientela per compensare il più
alto rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo associato al
Cliente e/o alla natura dell’operazione.
Tra le attività che, a titolo
dall’Autorità vi è:
esemplificativo,
vengono
indicate
l’acquisizione di ulteriori informazioni rispetto ai dati identificativi
richiesti (ad esempio informazioni circa familiari, eventuali conviventi,
società, persone in affari con il Cliente),
l’effettuazione di verifiche più incisive delle informazioni ottenute in
merito al Cliente, all’esecutore e al Titolare Effettivo, ovvero
lo svolgimento di indagini più approfondite sulla natura e/o scopo del
rapporto cosi come
l’aumento di intensità e frequenza del monitoraggio nel controllo
costante.
Le misure di rafforzata verifica trovano applicazione sia quando
emerge tale necessità in seguito all’autonoma valutazione del rischio fatta
dall’intermediario tenuto conto altresì dei criteri individuati nella Parte
Prima, Sez. II delle Istruzioni in commento, sia in ipotesi specificamente
previste dalla normativa.
Al riguardo, si ricorda che i casi in cui si applicano gli obblighi
rafforzati, ai sensi del decreto antiriciclaggio sono i seguenti:
a) operatività a distanza;
b) persone politicamente esposte;
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c) conti di corrispondenza con enti corrispondenti di Stati
extracomunitari.
d) operazioni di versamento di contanti o valori provenienti da altri
Stati;
e) qualora sia inviata alla UIF la segnalazione di operazione
sospetta: in tal caso, il destinatario applica misure rafforzate fino
a quando ritenga di poter escludere l’esistenza di un elevato
pericolo di riciclaggio;
f) in relazione al ricorso a prodotti, operazioni, tecnologie che
possano aumentare il rischio di riciclaggio e/o di finanziamento
del terrorismo (ad esempio, favorendo l’anonimato).
Procedura:
Persone politicamente esposte (PEP) residenti all’estero
Un’ulteriore ipotesi di applicazione degli obblighi rafforzati è prevista
nel caso in cui gli intermediari si trovino ad effettuare operazioni e/o
instaurare rapporti continuativi con Persone politicamente esposte (PEP)
residenti all’estero.
Il Provvedimento in argomento riprende, da un lato, alcuni dei presidi
già contenuti nel decreto antiriciclaggio e relativo allegato tecnico, dall’altro,
indica ulteriori modalità attraverso le quali assolvere agli obblighi rafforzati
di adeguata verifica.
A tal fine, oltre a ottenere le informazioni dal Cliente, si può ricorrere
ad ulteriori fonti, quali ad esempio i siti internet ufficiali delle autorità dei
Paesi di provenienza e/o database di natura commerciale.
Viene poi ribadito che per l’avvio o la prosecuzione del rapporto con
soggetti (Cliente o Titolare Effettivo) che rivestono tale qualifica è
necessario ottenere l’autorizzazione da parte del Direttore generale ovvero
da una persona che svolga una funzione equivalente ovvero da persona
appartenente all’alta direzione a ciò delegata.
Il provvedimento inoltre prevede, nel caso di una eventuale
successiva perdita dello status di persona politicamente esposta, la
conseguente applicazione di misure ordinarie di adeguata verifica. La
circostanza infatti che un soggetto, originariamente individuato come PEP,
abbia cessato di ricoprire la relativa carica pubblica da oltre un anno, non
esime gli intermediari dal valutare, sulla base dell’approccio basato sul
rischio, se continuare comunque ad applicare misure rafforzate di adeguata
verifica nel caso di specie.
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Persone politicamente esposte residenti sul territorio nazionale
La Sez. III, Parte Quarta delle nuove Istruzioni si riferisce alla
precisazione, secondo cui gli intermediari devono definire procedure per
verificare se il Cliente o il Titolare Effettivo residenti sul territorio
nazionale siano persone che occupano o hanno occupato importanti
cariche pubbliche sulla base dei criteri di cui all’allegato tecnico del decreto
antiriciclaggio.
Operatività a distanza
Con riferimento all’operatività a distanza (quella svolta dal Cliente
senza la sua presenza fisica presso la fiduciaria), acquisiti i dati identificativi
si dovrà procedere, in occasione dell’apertura del rapporto ed in ogni altra
occasione in cui lo reputi opportuno in relazione al rischio specifico, a
effettuare il riscontro su una copia – acquisita tramite fax, a mezzo posta, in
formato elettronico o con modalità analoghe – di un documento di identità
non scaduto, tra quelli di cui all’Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio.
Inoltre, si dovrà procedere a un’ulteriore verifica dei dati acquisiti.
A tal fine dovrà acquisire uno o più dei seguenti documenti da cui
risultino i dati identificativi e le altre informazioni richieste ai fini
dell’adeguata verifica od a supporto di documenti già acquisiti:
altri documenti d’identità,
atti pubblici, scritture private autenticate;
certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale
associata a documenti informatici ai sensi dell’articolo 24 del decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
una dichiarazione della rappresentanza e dell’autorità consolare
italiana, così come indicata nell’articolo 6 del decreto legislativo 26
maggio 1997, n. 153;
Ove il profilo di rischio (BASSO) del Cliente lo consenta, potranno
essere ritenute valide alcune modalità più “leggere” di accertamento quali
la richiesta di invio di documentazione controfirmata (via posta o posta
elettronica certificata)
L’Adeguata Verifica potrà ritenersi assolta, anche senza la presenza
fisica del Cliente quando l’identificazione e la verifica siano state già
effettuate in relazione a un rapporto in essere.
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ADEGUATA VERIFICA: ESECUZIONE DELLE PROCEDURE
DA PARTE DI TERZI
L’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della Clientela può
essere demandato a soggetti terzi, ferma la piena responsabilità in capo
all’intermediario tenuto all’osservanza di detti obblighi.
Le disposizioni del Provvedimento ricordano che il ricorso ai terzi è
consentito per tutte le fasi dell’adeguata verifica, ad eccezione del controllo
costante dell’operatività, e quindi per le attività di identificazione del Cliente
e del Titolare Effettivo, verifica dei dati relativi ai medesimi, acquisizione di
informazioni sullo scopo e la natura del rapporto e delle operazioni
occasionali (art. 18, lett. a, b e c del D.lgs. n. 231/2007).
Riprendendo il dettato dell’art. 30, comma 1, del detto decreto, le
disposizioni ribadiscono quali sono i soggetti terzi che possono effettuare
tutte le fasi consentite dell’adeguata verifica e precisamente:
1) intermediari nazionali di cui all’art. 11, comma 1, del decreto
antiriciclaggio, nonché le loro succursali insediate in paesi terzi
equivalenti;
2) enti creditizi e finanziari comunitari;
3) banche aventi sede legale e amministrativa in paesi terzi equivalenti.
Tali soggetti coincidono con gli stessi ai quali la normativa consente
l’applicazione degli obblighi semplificati di adeguata verifica.
Attività delegabili, modalità di esecuzione della delega, verifiche
Le disposizioni del Provvedimento ripercorrono gli adempimenti
previsti dall’art. 30 del decreto antiriciclaggio con riguardo all’esecuzione
degli obblighi di adeguata verifica da parte di terzi, fornendo alcune
indicazioni operative circa le modalità di esecuzione degli stessi.
Viene, infatti, confermata
attestazione rilasciata dal terzo
proprio in presenza del Cliente in
continuativo tuttora in essere
antiriciclaggio).
la possibilità di avvalersi di un’idonea
che abbia provveduto ad adempierli in
relazione alla costituzione di un rapporto
(cfr. art. 30, comma 1, del decreto
L’attestazione, trasmessa dal terzo e non dal Cliente, deve essere
riconducibile al terzo attestante, attraverso l’utilizzo di soluzioni idonee
quali ad esempio la sottoscrizione cartacea da parte del personale a ciò
autorizzato o l’invio con sistemi informatici.
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L’attestazione dovrà confermare il corretto adempimento degli
obblighi antiriciclaggio da parte del terzo attestante, in riferimento alle varie
attività effettuate. Pertanto, il contenuto della stessa potrà variare a
seconda dello specifico obbligo di adeguata verifica cui è diretta. In
particolare, l’attestazione dovrà riportare:
a) i dati identificativi del Cliente, dell’esecutore e del Titolare Effettivo ai
fini dell’adempimento dell’obbligo di identificazione;
b) l’indicazione delle tipologie delle fonti utilizzate per l’accertamento e
per la verifica dell’identità;
c) le informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto da aprire e
dell’operazione occasionale da eseguire ai fini dell’adempimento del
relativo obbligo.
Come noto, i terzi sono tenuti a mettere immediatamente a
disposizione degli intermediari le informazioni, nonché trasmettere senza
ritardo, su richiesta, le copie dei dati di identificazione e di verifica nonché
qualsiasi altro documento pertinente, all’intermediario responsabile.
Viene confermato che l’attestazione può essere resa in forma
cartacea o informatica e in via autonoma ovvero in connessione con
specifiche operazioni 1.
Con riferimento alle modalità di acquisizione e scambio delle
informazioni con i terzi, è onere dell’intermediario responsabile:
definire le fasi dell’adeguata verifica demandate ai terzi, individuare i
dati e le informazioni che è necessario siano trasmesse dai terzi e le
modalità e la tempistica della trasmissione;
predisporre strumenti, in formato cartaceo o elettronico, per lo scambio
tempestivo dei flussi informativi;
verificare, nei limiti della diligenza professionale, la veridicità dei
documenti ricevuti e la correttezza e attendibilità delle informazioni
desunte dagli stessi;
acquisire, ove necessario, informazioni supplementari, dai terzi stessi,
dal Cliente ovvero da altre fonti.
1
L’attestazione può essere resa attraverso:
a) la trasmissione di un bonifico che sia eseguito a valere su un conto per il quale Cliente è
stato identificato di persona e che contenga il codice identificativo assegnato al Cliente
dall’intermediario che deve effettuare l’identificazione a distanza. In tal caso, tale
intermediario riceve dal Cliente comunicazione dei dati identificativi, assegna il codice identificativo al
Cliente medesimo, che questi comunica alla banca presso la quale è intrattenuto il rapporto che, a
sua volta, verifica la corrispondenza dei dati identificativi e riporta il codice nel bonifico inviato
all’intermediario unitamente ai suddetti dati identificativi;
b) –omissis-
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La Banca d’Italia poi, nel ribadire il principio per cui è di competenza
dell’intermediario responsabile verificare l’idoneità e la completezza dei dati
e delle informazioni raccolte, precisa che in caso contrario si è tenuti, a
seconda dei casi e delle circostanze, a:
informare il terzo attestante delle eventuali irregolarità o incongruenze
riscontrate nella documentazione ricevuta;
apportare le necessarie rettifiche o integrazioni; adempiere in via
diretta agli obblighi di adeguata verifica;
astenersi dall’instaurare il rapporto continuativo o dall’eseguire
l’operazione, valutando se effettuare una segnalazione alla UIF qualora
ricorrano i presupposti di cui all’art. 41 del decreto antiriciclaggio ed in
particolare, qualora ci si trovi nell’impossibilità di rispettare gli obblighi di
adeguata verifica.
INFORMAZIONI DA FIDUCIARIA AD
INTERMEDIARI TERZI
Poiché nell’elenco degli Intermediari “terzi” sul cui assolvimento degli
obblighi di adeguata verifica i soggetti tenuti all’adempimento delle
prescrizioni del Decreto possono fare affidamento (intermediari di cui
all'articolo 11, comma1) sono ricomprese le Società Fiduciarie di cui all’art.
199, comma 2 del TUF (intermediari di cui all'articolo 11, comma 2), le
Fiduciarie ex legge n. 1966/1939 si pongono rispetto agli altri Intermediari
citati come meri “terzi” obbligati a fornire loro, a richiesta, le informazioni
richieste in virtù degli obblighi di adeguata verifica.
Quanto sopra costituisce il fondamento della legittimazione, da parte
degli intermediari di richiedere ed ottenere dalla fiduciaria il palesamento
sia del Fiduciante che di eventuale/i Titolare/i Effettivo/i.
Talora, infatti, viene richiesto il solo palesamento del Fiduciante
“soggetto per conto del quale la Fiduciaria opera” e, pertanto, ritenuto
“Titolare Effettivo” del rapporto instaurato dalla Fiduciaria (vista come
“Cliente”) con l’ Intermediario stesso.
Procedura
Si avrà sempre cura di specificare, nelle risposte ad altri intermediari,
oltre all’identità del fiduciante e degli eventuali delegati, anche l’identità
del/dei titolare/i effettivo/i in quanto la Normativa non consente di limitare
l’informazione circa il Titolare Effettivo al solo Fiduciante.
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DEFINIZIONE E ATTRIBUZIONE DEL PROFILO DI RISCHIO
A ciascun cliente deve essere assegnato un apposito “profilo di
rischio” che assegna un corrispondente rischio di riciclaggio e di
finanziamento del terrorismo.
Il profilo di rischio viene assegnato in base delle informazioni
acquisite e delle analisi effettuate sia con riferimento al cliente sia con
riferimento alle operazioni, e a ciascun profilo vengono assegnati diversi
comportamenti che si dovranno adottare nella acquisizione della relazione e
nell’effettuazione delle operazioni.
Il profilo di rischio viene assegnato dopo aver concluso la procedura
di adeguata verifica della clientela da parte del soggetto incaricato.
I profili di rischio definiti dalla Società sono:
Basso
(colore verde)
Medio
(colore giallo)
Alto
(colore rosso)
Altissimo
(colore nero)
PROFILO BASSO:
Non sussistono elementi atti a ritenere il soggetto e le operazioni
dallo stesso eseguite sul rapporto siano a rischio di riciclaggio o di
finanziamento al terrorismo; il soggetto non rientra nelle categorie a rischio
ovvero, per quanto noto, non è stato mai oggetto di alcuna notizia
riguardante reati a monte del riciclaggio.
L’instaurazione della relazione e le operazioni in corso di rapporto non
richiedono autorizzazioni da parte del responsabile.
PROFILO MEDIO:
Non sussistono elementi atti a ritenere il soggetto e le operazioni
dallo stesso eseguite sul rapporto siano a rischio di riciclaggio o di
finanziamento al terrorismo; tuttavia il soggetto rientra nelle categorie a
potenziale rischio di riciclaggio e, per quanto noto, non è stato mai oggetto
di alcuna notizia riguardante reati a monte del riciclaggio, ovvero è stato
oggetto di notizie riguardanti comunque reati non direttamente collegabili
con il rischio di riciclaggio o con l’operatività fiduciaria richiesta.
In tale profilo rientrano sempre le persone politicamente esposte
italiane ed estere, salvo assegnazione di profili più alti in presenza di
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ulteriori valutazioni.
L’instaurazione della relazione e le operazioni in corso di rapporto
richiedono le autorizzazioni da parte del responsabile.
PROFILO ALTO:
Sussistono elementi atti a ritenere che il soggetto e le operazioni
dallo stesso eseguite sul rapporto possano essere a rischio di riciclaggio o di
finanziamento al terrorismo; ovvero lo stesso è stato oggetto di notizie
riguardante possibili reati a monte del riciclaggio.
Dovranno essere condotte, a cura del responsabile, tutte le indagini
possibili per valutare la presenza di elementi atti all’attivazione di
segnalazione di operazione sospetta
L’instaurazione della relazione e le operazioni in corso di rapporto
richiedono
le
autorizzazioni
da
parte
della
Direzione
della
Società/Responsabile antiriciclaggio/Responsabile operazioni sospette.
PROFILO ALTISSIMO:
Sussistono elementi certi per ritenere che il soggetto e le operazioni
dallo stesso eseguite sul rapporto sono a rischio di riciclaggio o di
finanziamento al terrorismo; ovvero lo stesso è stato oggetto di notizie
riguardante reati a monte del riciclaggio.
In questo caso l’instaurazione del rapporto non è possibile e ove il
rapporto sia già in essere e il profilo venga assegnato a seguito di revisione,
si dovrà sospendere l’attività ordinaria e dare immediata informazione alla
Direzione/ Responsabile Segnalazione Operazioni Sospette.
In tale profilo rientrano le persone soggette a restrizioni internazionali
e a sanzioni finanziarie nazionali e internazionali (c.d.: liste terroristi)
Procedura:
Il profilo di rischio viene attribuito in fase di apertura della relazione;
con
frequenza
semestrale/annuale
lo
stesso
deve
essere
aggiornato/ricalcolato.
Il
profilo
di
rischio
sarà
comunque
oggetto
di
aggiornamento/revisione in caso di cambiamenti rilevanti dell’operatività del
cliente o della compagine societaria in caso di fiduciante società.
Per la clientela già in essere si dovrà procedere all’assegnazione del
profilo di rischio, secondo le presenti disposizioni, sulla base delle notizie
acquisite o già in possesso ove sufficienti ovvero provvedendo a raccogliere
un nuovo “questionario” alla prima occasione utile, intendendosi per tale il
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primo incontro con il cliente o la ricezione di disposizioni di apporto/prelievo.
In ogni caso la Società dispone che entro il termine del (1° gennaio
2015) dovrà essere completato il processo di assegnazione del livello di
rischio a tutta la clientela.
Per l’assegnazione del profilo di rischio alla clientela in essere dal 1°
gennaio 2014 o per la sua revisione semestrale/annuale si procederà ad
effettuare un nuovo screening del nominativo del cliente e un’analisi delle
operazione effettuate nel semestre/anno precedente effettuate con gli
strumenti informativi in uso.
Le seguenti disposizioni potranno essere integrate con ulteriori
procedure operative che verranno emanate.
ATTIVITA’ DI VERIFICA IN CORSO DI RAPPORTO
Una volta compiuta la valutazione del rischio avvalendosi dei criteri
forniti e attribuito un profilo di rischio sulla base dello stesso, il
Provvedimento, in linea con il disposto della lett. d) dell’art. 18 del D.lgs. n.
231/2007, pone a carico degli intermediari l’obbligo di effettuare un
costante controllo sull’operatività della Clientela sia allo scopo di
mantenere aggiornato il profilo del Cliente che di individuare elementi di
sospetto che fanno scattare la necessità di realizzare ulteriori adempimenti
(adozione di misure rafforzate di adeguata verifica, segnalazioni di
operazioni sospette, astensione dall’esecuzione dell’operazione o dalla
prosecuzione del rapporto).
A tal fine la Società dispone di uno strumento software che consente
una indagine massiva relativamente alle operazioni finanziarie effettuate.
Alimentato mensilmente dal modulo Antiriciclaggio, il software
consente una serie di estrazioni volte all’analisi critica delle operazioni
effettuate e la classificazione della Clientela.
Il software consente analisi ed estrazioni aggregate dei movimenti
finanziari per Istituto, paese estero, ndg del cliente, ordinando le stesse al
fine di avere immediata evidenza dei movimenti, delle operazioni, e dei
clienti che hanno messo in atto quelle operazioni che sono indicate come
potenzialmente “a rischio” riciclaggio o finanziamento al terrorismo.
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Procedura
Dovrà inoltre essere attuata, con cadenza periodica, una analisi delle
singole operazioni svolte, a mezzo del software “_______________” .
Pertanto successivamente alla formazione dell’ Archivio Unico
Antiriciclaggio, devono essere predisposte le estrazioni che dovranno essere
sottoposte al Responsabile Antiriciclaggio che:
•
ne cura il tempestivo inoltro al/ai responsabile/ii della clientela per le
rispettive valutazioni e ai fini della identificazione di eventuali
operazioni sospette e della relativa segnalazione.
•
raccoglie gli esiti delle verifiche.
•
Procede alla valutazione della possibilità di effettuare segnalazione di
operazioni sospette.
(In alternativa, ove per dimensione della fiduciaria e frequenza delle operazioni non si
ritenga di dotarsi di strumenti informatici)
In occasione di ogni operazione fiduciaria richiesta, dovrà essere
compilata un’apposita “Scheda Operazione”, (con la sola eccezione per
quelle operazioni che per loro natura presentano un basso profilo di rischio);
tali schede saranno raccolte e analizzate dal Responsabile della funzione
antiriciclaggio con cadenza mensile/bimensile/trimestrale, per le rispettive
valutazioni e ai fini della identificazione di eventuali operazioni sospette e
della relativa segnalazione, e conservate nel dossier del cliente.
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