SiStemi informativi e informatici

Sistemi informativi e informatici
unità didattica
Unità 2
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Sistemi informativi
e informatici
In questa unità impareremo...
• che cosa sono le risorse e i processi aziendali
• che cosa sono le componenti e i principali tipi di sistema informativo
• a individuare il sistema informativo e il sistema informatico
• a individuare le principali problematiche legate alla gestione
dei sistemi informativi
■■ Introduzione
Ricordiamo che con organizzazione di un’impresa intendiamo le modalità di definizione
delle azioni da compiere per realizzare i processi produttivi all’interno di un’impresa, la
loro distribuzione ai diversi livelli della struttura aziendale e il loro coordinamento per il
migliore utilizzo delle risorse.
Per individuare il ruolo dell’informazione all’interno dell’azienda riassumiamo brevemente
quanto già introdotto in merito alle risorse e ai processi di un’azienda.
Risorse
Una risorsa, sia materiale sia immateriale, è tutto ciò con cui l’azienda opera per perseguire i propri obiettivi.
Una semplice classificazione delle risorse è la seguente:
◗◗ risorse esterne:
––ambiente sociale ed economico;
––mercato;
––clienti;
◗◗ risorse interne:
––risorse di scambio: prodotti (beni o servizi);
––risorse di struttura: finanze, persone, infrastrutture;
––risorse di gestione: norme, organigrammi, deleghe, piani, informazioni.
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Modulo 11
Azienda e informazione digitale
Nell’ambito dell’organizzazione, le risorse assumono diversi “stati” all’interno di quello
che prende il nome di ciclo di vita della risorsa, che può essere schematizzato in quattro fasi:
Pianificazione → Acquisizione → Gestione → Manutenzione
Applichiamo, per esempio, le quattro fasi del ciclo di vita alla risorsa personale: nella
fase di pianificazione (fase 1) si definisce e si individua la necessità di assumere nuovo
personale per una specifica attività o esigenza (pianificazione); quindi si prosegue con
l’assunzione (acquisizione - fase 2) e formazione, inserendolo all’interno dell’organizzazione (gestione - fase 3); nel corso del tempo al personale vengono tenuti corsi di aggiornamento e specializzazione al fine di massimizzarne le funzionalità (manutenzione
- fase 4).
Processo
Con processo si intende l’insieme di attività tra loro correlate che l’organizzazione nel
suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di
risorse. I processi seguono il ciclo di vita come le risorse.
Esempio Riprendiamo l’esempio del personale: per la risorsa personale si possono definire i seguenti
processi:
◗◗ pianificazione:
––dell’organico;
––dell’assegnazione di persone ad attività;
––della formazione e dell’addestramento;
◗◗ acquisizione: selezione, assunzione, formazione iniziale;
◗◗ gestione: assegnazione delle attività, valutazione, avanzamenti e rotazioni, adeguamento
dei salari;
◗◗ aggiornamento professionale.
I processi, per poter operare, richiedono la conoscenza della risorsa o delle risorse su cui
agiscono: in altri termini, hanno bisogno di informazione, che costituisce anch’essa una
risorsa aziendale, una risorsa molto importante (se non la più importante!).
■■ Il sistema informativo
Il sistema informativo è una componente fondamentale di ogni organizzazione: è l’insieme
dei processi che gestiscono la risorsa informazione.
Ogni organizzazione, per il suo funzionamento, deve disporre di informazioni accurate e
deve poterle altresì elaborare tempestivamente. Poiché questo aspetto è di grande importanza, la risorsa informazione viene isolata dalle altre risorse e trattata con particolare
attenzione tramite il sistema informativo aziendale.
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Sistemi informativi e informatici
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SISTEMA INFORMATIVO (1)
Un sistema informativo è una combinazione di risorse, umane e materiali, e di procedure organizzate per la raccolta, l’archiviazione, l’elaborazione e lo scambio delle informazioni necessarie alle attività operative (informazioni di servizio), alle attività di gestione
(informazioni di gestione) e alle attività di programmazione, controllo e valutazione (informazioni
di governo).
Con il termine sistema si evidenzia il fatto che esiste un insieme organizzato di elementi di
natura diversa, che interagiscono in modo coordinato, mentre con l’aggettivo informativo si
precisa che tutto ciò è finalizzato alla gestione delle informazioni e quindi le interazioni che
ci interessa evidenziare sono quelle dovute a scambi di informazioni (flussi informativi).
Una seconda formulazione della definizione di sistema informativo è quella che segue.
SISTEMA INFORMATIVO (2)
Insieme di persone, risorse, macchine, software e procedure che raccolgono, elaborano
e scambiano dati allo scopo di produrre e distribuire informazioni per supportare le
attività decisionali e il controllo dell’azienda.
Per esempio, un sistema informativo
aziendale (SIA) si occupa di gestire le
informazioni relative a:
◗■ contabilità;
◗■ magazzino;
◗■ marketing;
◗■ posta elettronica;
◗■ gestione clienti.
Elaborazione
Informazione
Sistema
informativo
Disponibilità
Acquisizione
Utilizzazione
Un sistema informativo istituzionale (SII), invece, si occupa di gestire le informazioni relative a:
◗■ anagrafe;
◗■ piano regolatore;
◗■ paghe;
◗■ sistema elettorale;
◗■ tributi e multe;
◗■ clienti.
In realtà, anche nella vita di tutti i giorni possiamo identificare un sistema informativo di
tipo personale per gestire le seguenti informazioni:
◗■rubrica del telefono;
◗■posta elettronica;
◗■bilancio familiare;
◗■Internet;
◗■radio e televisione;
◗■libri ed enciclopedie.
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modulo 11
Azienda e informazione digitale
■■ Incertezza e decisioni
Ogni organizzazione ha la consapevolezza di quanto sia importante disporre di informazioni giuste al momento opportuno, per poter affrontare con successo situazioni di incertezza
in cui occorre prendere decisioni. Le decisioni devono essere prese quando le informazioni
sull’andamento delle attività dell’organizzazione evidenziano la necessità di tempestive
azioni correttive.
Zoom su...
attività aZienDaLi
Secondo lo schema di Antony riportato nella figura, in un’impresa si possono distinguere
tre tipologie di attività:
◗■ strategiche (alta direzione e staff);
◗■ tattiche (direzioni funzionali o divisionali);
◗■ operative (personale esecutivo).
Pianificazione strategica
– Scelta degli obiettivi aziendali
– Scelta delle risorse per il loro conseguimento
Attività
strategiche – Definizione delle politiche di comportamento
aziendale
Programmazione e controllo
Attività
tattiche
– Programmazione delle risorse disponibili
per un uso efficace ed efficiente
– Controllo sul conseguimento degli obiettivi
programmati
Attività operative
Attività
operative
– Conduzione a regime delle attività aziendali
Ciascuna di queste attività necessita informazione, organizzata e strutturata in modo diverso a seconda dei destinatari:
◗■ a livello operativo il sistema deve svolgere le attività di routine e deve essere assolutamente stabile;
◗■ a livello tattico il sistema segnala le anomalie e gli scostamenti rispetto ai programmi previsti;
◗■ a livello strategico è difficile porre limiti alle informazioni che l’alta direzione richiede prima
di prendere una decisione importante: il sistema deve essere molto flessibile.
Affinché gli utenti possano ususfruire dell’informazione loro destinata, devono sempre essere precisate le relative modalità di presentazione: modi, tempi e luoghi.
◗■ I modi descrivono come l’informazione si presenta: il supporto su cui essa viene fornita,
in base a quale evento deve essere diffusa (sistematico o per eccezioni), il formato (tabella, relazione, grafico) ecc.
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◗■ I luoghi dove l’informazione deve essere fornita rappresentano, assieme all’origine dei
dati, l’assetto organizzativo e geografico dell’impresa.
◗■ I tempi di fornitura dell’informazione stabiliscono la tempistica della produzione dell’informazione stessa: l’informazione ha un valore temporale, cioè “scade” se non è puntuale
e tempestiva, quindi deve arrivare al momento giusto a chi ne deve fruire.
INCERTEZZA E INFORMAZIONE
Abbiamo definito l’informazione come l’elemento fondamentale sulla base del quale vengono prese le decisioni: possiamo perciò definire il termine incertezza come la mancanza
di informazioni, in quanto se avessimo tutte le informazioni necessarie non ci sarebbero
dubbi al momento di prendere una decisione: vi è incertezza, quindi, dove mancano le informazioni.
Sostanzialmente, sono due le modalità per ridurre l’incertezza:
◗■diminuire la necessità di informazione;
◗■migliorare il sistema di trattamento delle informazioni.
La prima modalità implica un cambiamento delle politiche aziendali, mentre la seconda
richiede l’investimento in sistemi informatici.
■■ Il sistema informatico
Le informazioni di un’organizzazione devono essere dapprima interpretate e trasformate
in dati in modo da poter essere trattate automaticamente con gli elaboratori elettronici. La
riduzione dei costi della tecnologia informatica ha diffuso largamente questa possibilità,
rendendo più accurate e rapide le procedure e potenziando le modalità di elaborazione
delle informazioni.
Con il termine sistema informativo automatizzato o sistema informatico si intende quella
parte del sistema informativo che è realizzata con tecnologie informatiche: le informazioni vengono raccolte, elaborate, archiviate, scambiate mediante l’utilizzo delle tecnologie
dell’informazione e della comunicazione.
La porzione informatizzata del sistema informativo è chiamata sistema informatico, cioè
l’insieme delle applicazioni software e degli strumenti hardware che gestiscono i dati e i
flussi informativi.
Il sistema informatico, nel dettaglio, si occupa di:
◗■ raccogliere
◗■ elaborare
◗■ archiviare
◗■ comunicare
Sistema informativo
Sistema informatico
le informazioni mediante l’utilizzo di tecnologie informatiche della comunicazione (TIC).
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Modulo 11
Azienda e informazione digitale
Nelle aziende, prima dell’introduzione delle macchine per ufficio e degli elaboratori elettronici, le informazioni venivano gestite con metodi manuali. Si sono così instaurate complesse e lunghe procedure finalizzate a:
◗◗ registrare e gestire i dati su supporti cartacei;
◗◗ archiviare i documenti;
◗◗ ricercare negli schedari.
L’elevato tasso di errore dovuto al susseguirsi di attività manuali e di trascrizione ha costretto a introdurre cicli di controllo delle informazioni, causando in tal modo la bassa efficienza del sistema. Ripercorriamo brevemente l’evoluzione storica dei sistemi informatici
soffermandoci sugli aspetti fondamentali di ogni “epoca di informatizzazione”.
Anni ’60: l’esigenza più sentita era quella di avere una strumentazione idonea a migliorare
l’efficienza e la produttività di alcune parti dei processi operativi. Ciò ha comportato una
diffusione della tecnologia informatica per applicazioni settoriali, soprattutto nell’amministrazione, con l’obiettivo di automatizzare quelle attività che richiedono l’elaborazione
sistematica e ripetitiva di grandi quantità di dati (fatture, paghe e contabilità).
L’insieme di queste applicazioni è stato denominato “sistema di elaborazione dati”, nella
letteratura anglosassone EDP System (Electronic Data Processing System).
◗◗ I vantaggi di questo sistema riguardavano soprattutto la correttezza dei risultati, la riduzione dei costi e la maggiore produttività settoriale.
◗◗ Gli svantaggi riguardavano
––la scarsa integrazione dei dati comuni ai diversi settori, con duplicazioni di dati e il
rischio connesso di copie incoerenti;
––la limitata possibilità di correlare dati settoriali per generare informazioni di interesse
globale per l’organizzazione.
Anni ’70: il progresso della tecnologia ha reso disponibili nuovi strumenti informatici che,
favorendo una gestione integrata dei dati, hanno riguardato ogni livello delle organizzazioni (database): i dati trattati automaticamente non erano suddivisi per interessi settoriali,
ma venivano trattati globalmente, in modo che ciascuna informazione, benché rappresentata una sola volta, fosse utilizzabile per attività diverse del sistema informativo.
Si è passati quindi da sistemi informatici settoriali a sistemi informatici per l’organizzazione, con notevoli riflessi sulla struttura dell’organizzazione stessa, in quanto un impiego
razionale della tecnologia informatica comporta necessariamente una revisione del funzionamento della struttura organizzativa che deve utilizzarla.
L’insieme di queste applicazioni è stato denominato “sistema per la produzione di informazioni per il controllo direzionale”, nella letteratura anglosassone MIS (Management
Information System).
Anni ’80: l’aumento della velocità di elaborazione dei calcolatori, i progressi delle tradizionali memorie magnetiche e l’affermarsi delle memorie ottiche hanno consentito l’archiviazione e l’elaborazione dell’informazione nelle varie forme che essa può assumere (dato, testo, suono, documento, disegno, immagine ecc.) allargando ulteriormente lo spettro delle
possibili applicazioni di questa tecnologia.
Inoltre, i sistemi informatici sono stati utilizzati per il supporto alle attività strategiche: si
tratta di sistemi che coadiuvano le attività direzionali non predefinite e poco strutturate e
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Sistemi informativi e informatici
Unità 2
sono stati denominati “sistemi per il supporto alle decisioni”, nella letteratura anglosassone DSS (Decision Support System).
Anni 2000: il presente (e il futuro) deve tener conto delle innovazioni politiche e sociali
che accrescono l’importanza dei sistemi informativi:
◗◗ globalizzazione (competizione allargata, mercati su larghissima scala);
◗◗ trasformazione delle imprese (decentramento, flessibilità, lavoro collaborativo);
◗◗ trasformazione dell’economia (tempestività delle decisioni, rapida obsolescenza dei prodotti, grande quantità di dati disponibili).
È venuta così evolvendosi una nuova generazione di soluzioni software, le cosiddette “soluzioni ERP” (Enterprise Resource Planning), che di fatto propongono un sistema integrato di gestione (ovvero un insieme di moduli software che operano su un’unica base dati
opportunamente concepita) in sostituzione, parziale o completa, dei sistemi precedenti.
■■ Il ciclo di vita di un sistema informativo
Il ciclo di vita di un sistema informativo aziendale (SIA) è rappresentato dal piano di sviluppo dello stesso, suddiviso in diverse fasi. Si tratta di una procedura complessa che può
anche durare alcuni anni, articolata in un susseguirsi di fasi a partire dallo studio di fattibilità (o pianificazione). Di seguito indichiamo per ciascuna delle fasi la figura professionale
informatica che ne è responsabile.
Costruzione
Piano di sviluppo
No
Studio di fattibilità
Progetto esecutivo
Realizzazione
Procedo?
Test
Avviamento
Emergenza
Esercizio
1Studio di fattibilità
Lo studio di fattibilità ha il compito di definire i costi delle diverse alternative possibili e di
stabilire le priorità di realizzazione delle varie componenti del sistema. Questa fase viene
realizzata dal gruppo di sviluppo informatico coordinato dal project manager (o responsabile del progetto) in stretta collaborazione con il cliente. È necessario avere ben chiaro:
◗◗ che cosa bisogna fare;
◗◗ che cosa si aspetta il cliente;
◗◗ quante e quali persone saranno coinvolte;
◗◗ quanti e quali processi saranno coinvolti.
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Azienda e informazione digitale
Quindi, partendo dalla situazione esistente, vengono proposte diverse strategie di soluzione con costi, tempi e modalità di sviluppo diversi; vengono valutati i rischi e si inizia
a definire il contratto di sviluppo con il cliente. Esistono numerosi software di gestione:
uno dei più noti è Microsoft Project.
2Progetto esecutivo
Tradizionalmente si usa dire che lo studio di fattibilità stabilisce “cosa” il SIA deve fare,
mentre la progettazione esecutiva stabilisce “come”. Quest’ultima può essere suddivisa
in due componenti:
◗◗ progettazione dei dati: definizione della loro struttura e organizzazione;
◗◗ progettazione delle applicazioni: definizione delle caratteristiche dei programmi applicativi.
Viene redatto un documento di specifica del progetto nel quale sono contenute le descrizioni formali dell’architettura del sistema e del software; poi vengono progettate le
basi di dati facendo riferimento a specifici modelli (schemi). La figura professionale
informatica responsabile di questa fase è il progettista.
3Realizzazione
Consiste nella realizzazione effettiva del progetto del SIA nelle varie componenti attraverso l’acquisizione delle piattaforme hardware e di comunicazione e lo sviluppo e
l’installazione delle applicazioni software. Di fondamentale importanza sono la progettazione, la costituzione e la popolazione della base di dati che sarà la parte essenziale
(core) del sistema informatico. La figura professionale informatica di riferimento di
questa fase è il programmatore o sviluppatore.
4Test
Prima di essere messo in funzione è necessario effettuare tutte le verifiche circa il corretto funzionamento e la qualità del sistema informativo. Il test o collaudo del sistema
viene realizzato dai responsabili del testing che, mediante un insieme di operazioni già
preventivate (piani di prova di casi d’uso), verificano la correttezza del funzionamento del
sistema in tutte le sue componenti: per quanto possibile, è necessario sperimentare tutte
le condizioni operative e prevedere ogni situazione per garantire l’affidabilità al sistema.
5Avviamento
Finalmente il sistema informativo diventa operativo: questa fase comprende tutte le
attività necessarie a rendere operativo e continuo il funzionamento del SIA. Dopo la
formazione del personale e la migrazione delle procedure informatiche è necessario
garantire la continuità, l’affidabilità e l’integrità dei dati nel sistema. Vengono definite e
implementate le procedure atte a garantire la sicurezza dei dati (piani di backup, disaster recovery ecc.) e la protezione degli stessi per quanto attiene alla tutela della privacy
(d.l. 196/03 e successive modifiche).
6Esercizio
Il sistema informativo, o un suo componente, risponde agli scopi per il quale è stato
progettato, realizzato e avviato. Durante la fase di esercizio è necessaria tuttavia una
costante manutenzione, che comprende tutte le attività per garantire l’adeguatezza del
SIA in esercizio. Il software nel tempo dovrà essere modificato per diversi motivi:
◗◗ correggere eventuali errori non riscontrati in fase di realizzazione (manutenzione correttiva);
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Sistemi informativi e informatici
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◗◗ tenere conto dei cambiamenti nelle esigenze degli utenti finali e nella normativa (manutenzione evolutiva);
◗◗ adeguarsi alle innovazioni della tecnologia (manutenzione adattativa).
La manutenzione a volte può richiedere anche la riscrittura completa di parti del sistema, soprattutto in caso di integrazione di un sistema informativo con altri sistemi o
componenti software di nuova concezione tecnologicamente più evoluti.
Tutte le figure informatiche possono quindi essere coinvolte nella manutenzione,
dall’analista al progettista, dal programmatore all’installatore.
■■ Esempi di sistemi informativi
Concludiamo questa breve trattazione dei sistemi informativi con alcuni esempi di organizzazioni, di diversa complessità, evidenziando per ciascuna di esse le finalità del trattamento delle informazioni.
Azienda
Informazioni
Studio medico
pazienti
visite eseguite
parcelle richieste
materiali raccolti
prestiti
persone che prendono
in prestito materiali
Biblioteca
Industria
manifatturiera
prodotti
clienti
fornitori
Comune
cittadini
tributi
dipendenti
Scopo
– ragioni fiscali
– cartelle cliniche
–a
ttività rivolte alla raccolta dei documenti:
gestione delle nuove accessioni, gestione dei periodici,
descrizione dei documenti, organizzazione dei cataloghi
e dell’inventario
–a
ttività rivolte alla conservazione e consultazione
dei documenti:
gestione dei soggetti, produzione di cataloghi, recupero
delle informazioni bibliografiche, distribuzione
dei documenti agli utenti con il prestito e la consultazione
–a
ttività rivolte alla gestione della biblioteca:
controllo dell’arrivo dei periodici e restituzione dei prestiti,
preparazione di statistiche per migliorare il servizio, gestione
amministrativa
– gestione degli ordini e dei pagamenti dei venditori
dei prodotti
– gestione degli ordini e dei pagamenti ai fornitori di materiali
per la produzione
– gestione del magazzino
– pianificazione della produzione
– gestione del personale (stipendo, ferie, contributi ecc.)
– gestione economica e rapporto con gli istituti di credito
e con il fisco
– controllo di gestione
–g
estione dei servizi demografici (anagrafe, stato civile,
servizio elettorale e vaccinale) e della rete viaria
–g
estione dell’attività finanziaria secondo la normativa
vigente
–g
estione del personale per il calcolo della retribuzione
in base al tipo di normativa contrattuale
–g
estione dei servizi amministrativi e sanitari delle Aziende
Sanitarie Locali
–g
estione della cartografia generale e tematica del territorio
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Modulo 11
Azienda e informazione digitale
Questi esempi riguardano situazioni molto diverse tra loro, eppure, se si pensa ai tipi di informazioni gestiti, non è difficile riconoscere che in ciascuna di esse possiamo individuare
un insieme di operazioni comuni sui dati:
◗◗ raccolta: consiste nel selezionare, tra tutti i dati, quelli utili che andranno poi elaborati;
◗◗ classificazione: i dati devono essere raggruppati e classificati;
◗◗ memorizzazione: i dati devono essere individuate le modalità di archiviazione su memorie di massa;
◗◗ recupero: ricerca di un particolare dato;
◗◗ visualizzazione: i dati sono proposti nel formato opportuno a chi li richiede per la consultazione;
◗◗ modifica: può essere necessario rettificare il valore di qualche dato;
◗◗ cancellazione: vengono eliminati dall’archivio i dati che non sono più necessari.
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Unità 2
Verifichiamo le conoscenze
g Esercizi a scelta multipla
1 Indica quali sono le risorse interne (I) e quali
le risorse esterne (E) per un’azienda.
_______ organigrammi
_______ deleghe
_______ piani
_______ ambiente sociale
_______ finanze
_______ persone
_______ norme
_______ clienti
_______ informazioni
_______ ambiente economico
_______ mercato
_______ prodotti
_______ infrastrutture
2 Secondo lo schema di Antony, in un’impresa si
possono distinguere tre tipologie di attività:
_ produttive
_ gestionali
_ tattiche
_ organizzative
_ strategiche
_ operative
3 Per ridurre l’incertezza è necessario
(due risposte):
_ diminuire la necessità di informazione
_ aumentare il flusso di informazioni
_ migliorare le capacità decisionali
_ migliorare il sistema di trattamento delle
informazioni
_ prendere decisioni sicure
4 Disponi in ordine logico crescente le seguenti
fasi del ciclo di vita di un sistema informativo,
numerandole in modo crescente da 1 a 6:
_______ progetto esecutivo
_______ esercizio
_______ studio di fattibilità
_______ realizzazione
_______ avviamento
_______ test
g Test vero/falso
1
2
3
4
5
6
Il sistema informativo è una componente fondamentale di ogni organizzazione.
Il termine “sistema” indica un insieme organizzato di elementi.
Il sistema informativo è parte del sistema informatico.
Il sistema informatico si occupa, tra le altre cose, di comunicare le informazioni.
L’incertezza è presente dove mancano le decisioni.
La scelta degli obiettivi aziendali rientra tra le attività tattiche di un’impresa.
V
V
V
V
V
V
F
F
F
F
F
F
g Esercizio di completamento
1 Per ogni sistema informatico indica il periodo di riferimento e il significato dell‘acronimo.
Anni _________________ DSS: _________________________________________________________________________
Anni _________________ EDP: _________________________________________________________________________
Anni _________________ ERP: _________________________________________________________________________
Anni _________________ MIS: _________________________________________________________________________
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