Sistemi informativi aziendali.

SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI
Prof. Andrea Borghesan
venus.unive.it/borg
[email protected]
Ricevimento:
Alla fine di ogni lezione
Modalità esame: scritto
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Sistema informativo. Prima definizione
Un sistema informativo è un insieme di elementi che raccolgono,
elaborano, memorizzano e distribuiscono informazioni per
supportare le attività decisionali e di controllo di un‟azienda.
Oltre al supporto delle attività decisionali, al coordinamento e al
controllo, i sistemi informativi possono aiutare i manager e i
dipendenti ad analizzare i problemi, a visualizzare argomenti
complessi e a creare nuovi prodotti.
I sistemi informativi contengono informazioni relative a persone,
luoghi e oggetti dell‟azienda o dell‟ambiente che la circonda. Le
informazioni sono i dati trasformati in forma significativa e utile.
I dati sono semplici fatti che rappresentano eventi che si verificano
all‟interno o esterno dell‟azienda ma che non sono organizzati in
una forma comprensibile e utile.
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Sistema informativo. Luoghi comuni
IL sistema informativo non è affatto un ambito di competenza del
solo responsabile delle tecnologie informatiche: qualunque ruolo
dovrebbe contribuire al miglioramento della gestione
dell‟informazione.
Nonostante ciò:
 Spesso il concetto di sistema informativo è associato
esclusivamente agli strumenti hardware e software (il sistema
informatico)
 In molte aziende il responsabile del sistema informativo è colui
che dirige il centro elaborazione dati
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Sistema informativo. Aspetti generali
Manager e aziende investono in sistemi informativi perché questi
rappresentano un valore economico reale per l‟azienda.
La decisione di implementare e mantenere un sistema informativo
presuppone che i ritorni su questo investimento (aumento della
produttività, aumento dei profitti…) saranno superiori ad altri
investimenti in immobili, macchinari e altri beni.
Esempio: avete mai comperato un libro su Amazon? Dopo aver
comperato il libro vi viene sempre suggerito che altri utenti hanno
trovato utile associare un secondo libro. Ciò è possibile grazie ad
un sistema informativo!
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Sistema informativo.
Sviluppo/implementazione
Per sviluppare il proprio sistema informativo (o crearlo ex-novo)
un‟organizzazione deve:
 Capire: interpretare il contesto organizzativo o più
precisamente i suoi requisiti informativi e informatici. A tale
scopo è essenziale la conoscenza di alcuni modelli di
riferimento
 Descrivere:
esplicitare
il ruolo
dell‟informazione
nell‟organizzazione e a supporto della relativa strategia
 Realizzare: scegliere l‟apporto delle ICT più adatto alle
esigenze specifiche dell‟organizzazione e realizzare il relativo
sistema informatico
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Sistema informativo.
Cifre alla mano
Società dell’informazione, net-economy, eBusiness sono
alcune delle espressioni che ormai fanno parte del linguaggio
comune.
In Gran Bretagna il responsabile IT del servizio sanitario
nazionale percepisce uno stipendio di 250.000 sterline all‟anno
e deve gestire un budget di 12 miliardi di sterline per i prossimi
5 anni (The Economist, 2004).
Il business sta nel curare i malati o gestire le informazioni relative
ai malati? 
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Informazioni
 Vengono utilizzate per decidere come allocare risorse per il
raggiungimento di obiettivi aziendali
 E‟ necessario definire i processi per la raccolta delle
informazioni per pianificare, organizzare, controllare le
attività aziendali
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Caratteristiche dell’informazione
 Principale risorsa utilizzata nel coordinamento e nel




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controllo
Viene prodotta da qualunque attività
E‟ una risorsa immateriale
Non viene distrutta dall‟uso
Produce nuova informazione
Sistema
Un sistema è una collezione di entità correlate tra loro e con il
loro ambiente in modo da formare un tutt‟uno.
 un sistema viene realizzato da un certo numero di
componenti collegate tra loro per un qualche scopo (ma un
sistema è qualcosa di più della semplice somma delle sue
parti!)
 le componenti del sistema sono differenziate dall‟ambiente
da loro scopo comune
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Alcune proprietà di un sistema
 Confini
Il sistema ha un confine – le entità che ne fanno parte sono
all‟interno del confine e le entità che non ne fanno parte
sono al di fuori dell‟ambiente
 Input
Il sistema ha input – gli input arrivano dall‟ambiente e
attraversano un interfaccia per entrare nel sistema
 Output
Il sistema ha output – gli output vengono dal sistema e
attraversano una interfaccia per entrare nell‟ambiente
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Rappresentazione semplificata del
concetto di sistema
Input
Trasformazione
Output
Retroazione
Retroazione: influenza che i prodotti dell‟attività hanno sull‟attività
stessa in un momento successivo
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Rappresentazione sistemica dell’attività di
gestione dell’informazione
Eventi
Trasformazione
Generatori
di eventi
Utilizzatori
Retroazione
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Informazioni
Elementi che costituiscono il sistema
informativo
 Dati, che descrivono la realtà che si vuole rappresentare
 Principi organizzativi, per esempio, quali utenti possono
accedere a determinate informazioni e con quale modalità
 Processi, utilizzati per la gestione dei dati
 Infrastruttura tecnologica
 Persone, i quali gestiscono i dati
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Dati e informazione
I dati sono informazioni opportunamente codificate in numeri,
immagini, suoni … hanno bisogno di essere interpretati.
Quando i dati vengono interpretati possono fornire
informazione ed arricchire la conoscenza
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Componenti del sistema azienda
Sistema
azienda
Sistema
organizzativo
Sistema
informativo
Sistema
informatico
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Sistema azienda
E‟ caratterizzato da :
1) Uno o più obiettivi o fini istituzionali
2) Una struttura, cioè un insieme di parti, sottoinsiemi, risorse
3) I processi, cioè le attività che avvengono nella struttura
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Sistema organizzativo
E‟ composto da :
1) Risorse (persone, denaro, materiali, informazioni)
2) Regole che consentono di razionalizzare l‟attività d‟azienda
attraverso l‟uso coordinato delle risorse
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Sistema informativo
 Un sistema informativo è una combinazione di risorse,
umane e materiali, e di procedure organizzate per la raccolta,
l‟archiviazione, l‟elaborazione e la trasmissione delle
informazioni necessarie allo svolgimento delle attività
dell‟azienda (operative, di gestione, programmazione,
controllo e valutazione dell‟organizzazione)
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Sistema informatico
Un sistema informatico è l‟insieme degli strumenti informatici
impiegati per il trattamento automatico delle informazioni di
un‟organizzazione al fine di agevolare le funzioni del suo
sistema informativo
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Esempio
La società Soldoni s.r.l. è stata costituita con lo scopo di redigere
richieste di finanziamento a conto interesse o a conto capitale alla
Comunità Economica Europea, che eroga tali finanziamenti a
fronte di un risparmio energetico. Le società che ritengono di aver
realizzato un risparmio energetico delegano al società Soldoni
s.r.l. ad inoltrare la domanda di finanziamento. La segretaria, con
l‟aiuto dell‟amministratore, si occupa della parte burocratica,
mentre l‟ingegnere che ha costituito la società redige e firma un
rapporto tecnico che quantifica il risparmio conseguito e il
finanziamento richiesto. I finanziamenti vengono poi erogati
direttamente alle società che versano una percentuale alla Soldoni
s.r.l.
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Sistema azienda
Obiettivo: fornire un supporto
tecnico-amministrativo per
richiedere ed ottenere finanziamenti
europei
Componenti: ingegnere, segretaria,
amministratore, archivio, macchine
e locali
Processi: ingaggio da parte delle
società, acquisizione dati tecnici,
stesura relazioni, inoltro domande,
sollecito pagamenti, etc.
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Sistema organizzativo
Risorse: persone (ingegnere,
segretaria…), denaro, materiali
(locali,macchinari), informazioni
(conoscenza della burocrazia,
conoscenze tecniche..)
Rapporti gerarchici interni,
procedure di compilazione,
amministrazione del personale…..
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Sistema informativo
Estremi delle società e dei contatti
necessari, dati tecnici dei singoli
interventi, parametri di valutazione
della legittimità delle domande,
legislatura, scadenze, moduli per la
presentazione delle domande, dati
per la presentazione delle domande,
dati per l‟amministrazione del
personale interno, know how tecnico
necessario a redigere le relazioni,
collezione delle domande
precedentemente accettate e rifiutate
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Sistema informatico
I dati relativi alle aziende, ai contatti e
al personale sono collezionati in un
repository locale e vengono salvati su
supporto magnetico ogni mese. Gli
stipendi interni vengono gestiti con
un programma apposito. Domande
lettere e relazioni tecniche vengono
realizzate con un word processor. Un
programma realizzato dallo stesso
ingegnere lo aiuta nel calcolo dei
risparmi energetici e del
finanziamento da richiedere..
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Sistema informativo e organizzazione
Data la stretta relazione che sussiste tra sistema informativo e
organizzazione, su quali basi si può sviluppare il sistema
informativo più adatto alle esigenze aziendali?
 Rappresentazione per funzioni
 Rappresentazione per processi
 Rappresentazione di Anthony
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Rappresentazione per funzioni
Organigramma aziendale
Sviluppo orizzontale: evidenzia le funzioni
Sviluppo verticale: evidenza i rapporti gerarchici
Direzione
Amministra
zione
Clienti
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Produzione
Fornitori
Sistemi
Informativi
Servizi
Internet
Gestione
Database
Risorse
Umane
Commercia
le
Italia
Estero
Rappresentazione per funzioni.
Svantaggi
Il
tradizionale approccio funzionale si concentra
sull‟ottimizzazione locale come strumento per perseguire
l‟efficacia su scala globale.
Da un punto di vista informativo:
 Elevato scambio di informazioni all‟interno della funzione
 Scarso dialogo tra funzioni diverse
Il sistema informativo funzionale si caratterizza dunque per
essere progettato mettendo a fuoco le singole esigenze di
ogni funzione.
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Rappresentazione per processi
PROCESSO
Input
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Attività
Attività
Attività
Output
Cliente
Dal punto di vista informativo, la rappresentazione per processi ha il
vantaggio di esplicitare quali siano le informazioni che “percorrono”
l‟organizzazione (i cosiddetti flussi informativi).
Il sistema informativo deve innanzitutto rispondere al concetto di
integrazione.
Esempio: i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) che vengono
valutati in base a quanto contribuiscono ad aumentare la
soddisfazione dei clienti di ciascuna attività
La piramide di Anthony (1965)
L‟attività manageriale può essere suddivisa in tre livelli:
 Attività a livello strategico (mission aziendale)
Si ha una pianificazione a lungo termine (decisioni organizzative e di investimento). Questo
tipo di pianificazione richiede sia informazioni di alto livello sulle tendenze interne, sia
informazioni dall‟estero sulle tendenze nell‟economia nazionale ed internazionale.
Esempio: utilizziamo il commercio elettronico o continuiamo con i canali tradizionali di
vendita?
 Attività a livello tattico
Si ha una programmazione delle risorse disponibili e un controllo del conseguimento dei
risultati in termini di efficacia ed efficienza (direzione delle risorse in un dipartimento
aziendale o cambi nella strategia per avvantaggiarsi dei trend quando si presentano).
Questo tipo di pianificazione richiede livelli aggregati da parte del sistema informativo
dell‟organizzazione.
 Attività a livello operativo
Riguarda la vita giornaliera dell‟attività aziendale. Questo tipo di pianificazione richiede
rapporti dettagliati e richieste specifiche dal sistema informativo dell‟organizzazione.
Esempio costi dettagliati delle telefonate, fatturazione e spedizione
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Requisiti informativi e ruoli coinvolti
Alta
direzione
e staff
Direzioni
funzionali o di
divisone
Personale esecutivo
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Prevalenza di:
•Informazioni esterne
•Dati prospettici stimati e approssimati
•Informazioni anche non omogenee tra loro
•Esigenze informative su dati interni non
prevedibili né ripetitive
Prevalenza di :
•Informazioni interne
•Dati omogenei e congruenti tra loro
•Dati sintetici o arrotondati
•Dati consecutivi
•Elaborazioni ripetitive e coerenti nel tempo
Esigenza di:
•Segnalare in tempo utile le eccezioni
•Accedere su richiesta a informazioni non
preventivate
Prevalenza di:
•Dati esatti
•Dati analitici
•Esigenze informative in tempo reale
La piramide di Anthony
Caratteristiche delle attività:
 Orizzonte temporale di riferimento
 Orientamento all’esterno: impatto che le attività hanno al di fuori




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dei confini dell‟organizzazione
Discrezionalità:come e quando svolgere una attività
Ripetitività: frequenza con cui un‟attività viene svolta (curve di
apprendimento, Costa e Nacamulli, 1998)
Prevedibilità:
Ruoli organizzativi coinvolti
Evoluzione dei sistemi informativi
Risulta evidente che analizzando le caratteristiche dei requisiti informativi le
attività operative sono maggiormente “esposte” a essere automatizzate
perché ripetitive, prevedibili e non variano nel tempo.
Le prime soluzioni informatiche degli anni ‟60 supportavano attività quali la
gestione di magazzino, paghe e stipendi e fatturazione. Tali sistemi
informatici vengono classificati col nome di TPS (Transaction Processing
Systems) o con l‟acronimo sempre meno diffuso di EDP (Electronic Data
Processing).
In seguito grazie all‟evoluzione delle tecnologie informatiche è stato possibile
realizzare software a supporto delle attività tattiche e per il controllo di
gestione aziendale. Tali sistemi informatici vengono classificati col nome di
MIS (Management Information Systems).
Infine, negli anni „80-90 i sistemi informatici si sono focalizzati sulla fornitura
di informazioni necessarie per prendere decisioni strategiche. Tali sistemi
vengono definiti EIS (Executive Information Systems)
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Il ruolo del foglio elettronico nel
sistema informatico
Un foglio elettronico può essere usato per diversi ambiti.
In ambito TPS per tenere traccia degli orari di lavoro dei dipendenti di
una azienda e calcolare le relative buste paghe
In ambito MIS per analizzare a consuntivo i risultati delle vendite
dell‟anno precedente e stendere il budget per l‟anno successivo
In ambito EIS per fare previsioni, attraverso funzionalità quali what-if
analysis, sull‟andamento di determinate grandezze economiche
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