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DIPARTIMENTO DI SCIENZE DELLA FORMAZIONE, PSICOLOGIA, COMUNICAZIONE
Corso di Laurea magistrale in
Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale
COMUNICAZIONE E ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
L’arte di organizzare con Arte
Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi”
Prof. Ileana Inglese
Bari, A.A. 2015/2016
Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte
Premessa
Questo lavoro deriva dalla necessità di offrire una guida agli studenti che hanno seguito il
Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi”, inserito nell’ambito del Corso di
laurea magistrale in Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale, attivato presso
l’Università degli Studi di Bari “Aldo Moro”.
Esso trae la sua ispirazione da anni di significative esperienze nel settore della
comunicazione e dei servizi e vuol essere solo un’introduzione al tema complesso e vastissimo
dell’organizzazione e gestione di eventi, per il cui approfondimento si rimanda agli autori
citati in bibliografia.
Con l’augurio che questo possa essere un contributo per il miglioramento delle capacità
comunicative dei corsisti e per la loro crescita personale e professionale.
Ileana Inglese
C’è una cosa preziosa che mi porto ogni volta via da un corso: ed è il contatto con gli allievi,
le tante, ogni volta diverse, emozioni. Per conservarle, rinnovarle nel tempo, lascio qui la mia
e-mail: [email protected]. La mia casella è sempre aperta!
2
Sommario
Premessa
Cenni di marketing culturale
-
I tempi del cambiamento
Le leve della competizione
Il concetto di mission e di vision
Il nuovo consumatore
L’evoluzione del marketing
Dal marketing di prodotto al marketing delle relazioni
La cultura come desiderio
I mercati sono conversazioni
Comunicare oggi
L’organizzazione di convegni ed eventi
-
Il convenire come fenomeno sociale
Un po’ di storia
Perché organizzare/partecipare a convegni?
Le figure professionali
Comunicare l’impresa che cambia
Relazioni pubbliche ed eventi
L’immagine aziendale
Gli stakeholder
Comunicare con gli eventi
Incontri di tipo in/formativo
Riunioni, eventi, occasioni di comunicazione
Come organizzare un evento
Guida per la progettazione di un evento
Dieci regole per l’organizzazione di eventi
-
segue
3
CENNI DI MARKETING CULTURALE
I TEMPI DEL CAMBIAMENTO
Un’epoca volge al termine: lasciamo alle spalle quella delle certezze e ci inoltriamo nella
stagione: del frammento, della pluralità, dell’effimero, della molteplicità dei punti di vista.
Assistiamo al mutamento dei modi di produzione ed all’irrompere di nuove e rivoluzionarie
tecnologie, condizioni determinanti ai fini di un passaggio d’epoca. L’organizzazione oggi si
confronta con un ambiente sempre più discontinuo: esiste un’unica certezza: l’incertezza.
È fondamentale saperci convivere in modo costruttivo, trasformandola da minaccia in
opportunità. Le caratteristiche richieste sono: coraggio, creatività, flessibilità, adattabilità,
velocità, comunicazione, responsabilità, relazioni.
LE LEVE DELLA COMPETIZIONE
Era industriale:
PRODOTTO
PREZZO
Era post-industriale:
PRODOTTO PREZZO
SERVIZIO
Oggi:
IL CONCETTO DI MISSION E DI VISION
Alla base di qualsiasi trasformazione e percorso verso l’eccellenza vi è un binomio
inscindibile: cultura e strategia. L’integrazione di cultura e strategia avviene solo se sono
chiare la “Mission”, cioè la ragion d’essere e la “Vision”, cioè gli scenari possibili
dell’organizzazione.
La Mission risponde alla domanda: “Perché esistiamo? Cosa dobbiamo fare?”
La Vision risponde alla domanda: “Cosa vogliamo fare? Dove vogliamo arrivare?”
La Mission rappresenta la ragion d’essere dell’azienda, il perché della sua esistenza. Se la
Mission è condivisa, cresce il senso di appartenenza e la meta viene raggiunta più facilmente.
La Vision indica questa meta, ciò che l’organizzazione vuol essere in futuro. Essa è il sogno
che nasce dall’insoddisfazione del presente, la rielaborazione creativa di fatti, speranze, rischi,
opportunità.
4
IL NUOVO CONSUMATORE
Il cambiamento investe l’intera società, tutti gli utenti. Nasce un nuovo modello di
consumatore, con cui bisogna imparare ad avere a che fare. Se cardine della modernità era la
produzione, al centro della postmodernità c'è proprio il consumo, sempre meno di merci e
sempre più di simboli e di segni.
Al marketing tradizionale, che lega il consumo al concetto di utilità, si contrappone ora l'idea
del consumo come esperienza, che implica la fantasia, l’uso creativo del tempo, il ludico, ma
anche il legame affettivo, l’emozione.
L’utente vuole esperienze! Esperienze da ricordare, di cui parlare, da portare con sé. Un
elemento da considerare con attenzione quando si parla di marketing culturale.
EMOZIONARE E SEDURRE
Per dialogare con il consumatore postmoderno occorre agire sull’area del desiderio, piuttosto
che su quella del bisogno. Le marche oggi, per competere sul mercato, cercano di suscitare
emozioni, perché l'immagine, la fiducia, l'autorevolezza sono condizioni necessarie ma non
sufficienti. Tutti elementi che nel settore della cultura sono un must.
L’EVOLUZIONE DEL MARKETING
Il marketing si evolve: il marketing «offensivo» cede il passo al marketing «difensivo»:
conquistare un nuovo cliente costa più che conservarne uno già acquisito. Dal marketing «di
prodotto» si passa al marketing «di relazione». “Il consumatore diviene attore, in grado di
farsi sentire e di incidere nelle scelte.” (Giampaolo Fabris)
DALLE 4P (Philippe Kotler) ALLE 4 C (Robert F. Lauterborn)
Product (prodotto)
>>
Customer value (valore per il consumatore)
Price (prezzo)
>>
Cost (costo per il consumatore)
Place (post)
>>
Convenience (facilità di acquisto)
Promotion (promozione)
>>
Communication (comunicazione)
5
LA CULTURA COME DESIDERIO
Il nuovo consumatore è sempre più informato e attivo, resistente alle vecchie logiche del
marketing. Più forte tecnologicamente, chiede rispetto e attenzione. Egli è diventato più:
autonomo, competente, esigente, selettivo, pragmatico
C’è un trend nei consumi che sta sviluppandosi molto: la richiesta di autenticità. La
globalizzazione dell’economia e della società, che rende fragili e precari sia gli individui sia le
loro identità, può accelerare un movimento inverso, indirizzato alla ricerca di radici e stabilità.
Nell’insieme di cose originali che si desidera possedere nella loro integrità e autenticità, vi
sono oggetti ed esperienze. La cultura diventa un desiderio, viene richiesta.
I MERCATI SONO CONVERSAZIONI
Dalle sollecitazioni continue e pressanti si passa ai suggerimenti, alla collaborazione. I
mercati diventano conversazioni (The Cluetrain Manifesto).
Vince chi sa parlare meglio con il suo pubblico e acquisirne la fiducia, sulla base dei fatti.
COMUNICARE OGGI
6
L’ORGANIZZAZIONE DI CONVEGNI ED EVENTI
IL CONVENIRE COME FENOMENO SOCIALE
Il riunirsi è fenomeno tipico di ogni tempo ed epoca. Per capirne le dinamiche è utile una
breve analisi sociologica. Nel convenire è presente un gran numero di processi sociali:
dall’acculturazione all’integrazione e al conflitto, dalla comunicazione alla socializzazione ed
al mutamento sociale.
Vi sono anche problemi processuali riferiti al comportamento collettivo, la razionalizzazione
e la professionalizzazione. Vanno considerati anche gli elementi strutturali, quali i ruoli, le
relazioni sociali, i gruppi, e gli aspetti strutturali, quali il potere, il dominio, il controllo
sociale. I convegni, infine, si fanno per comunicare, e la comunicazione costituisce senza
dubbio uno dei processi sociali fondamentali.
“L’aggregazione umana, al di là degli usi e dei costumi, dei riti e delle gesta, è espressione
umana, fenomeno umano, bisogno reale di comunicazione nei suoi aspetti più complessi,
condizione umana. Nel suo bisogno di riunirsi in gruppi e società, l’uomo asseconda un
impulso naturale, manifesta una abitudine costante che è di comunicazione e ordine.
(Marco Ferronato)
UN PO’ DI STORIA
I primi congressi forse furono i grandi concili ecclesiastici che si tennero a Costanza del 1414
e a Basilea nel 1431. Un primo grande congresso internazionale si tenne ad Arras nel 1435 e
fu quello che pose fine alla Guerra dei Cento Anni. Ma i primi veri congressi in senso
moderno, cioè quelli volti a trasmettere e scambiare informazioni tra specialisti, risalgono al
secolo scorso.
In tempi più vicini a noi hanno poi preso a diffondersi i congressi delle società mediche e
scientifiche in genere, quindi quelli aziendali, poi quelli di associazioni ed enti vari, infine una
miriade di convegni ed eventi.
PERCHÈ ORGANIZZARE CONVEGNI?
Le aziende:

Per lanciare, rafforzare, celebrare l’immagine aziendale

Per comunicare risultati, piani, strategie, politiche

Per interagire con la rete distributiva e con i clienti

Per ottenere il consenso dai distributori e renderli operativi

Per presentare, promuovere prodotti/servizi

Per incentivare la forza vendita

Per motivare dipendenti e collaboratori

Per rafforzare lo spirito di corpo

Per fronteggiare momenti particolari della vita aziendale

Per ottenere consenso e notorietà fra gli stakeholder
7
I sindacati e i partiti:

Per dibattere tesi e politiche

Per gratificare quadri e dirigenti

Per motivare gli iscritti

Per dare risonanza alle decisioni
Le associazioni

Per riunire i soci

Per dibattere argomenti di interesse comune

Per eleggere gli organismi direttivi

Per aggiornare le conoscenze

Per fornire ai soci momenti di crescita
Gli enti pubblici

Per sensibilizzare il pubblico su argomenti di attualità

Per celebrare eventi storici, ricorrenze sociali

Per ricercare consenso
PERCHÈ PARTECIPARE A CONVEGNI ?

Per conoscere, sapere, apprendere

Per aggiornarsi professionalmente

Per partecipare a processi decisori

Per incontrare leader, persone di cultura

Per interagire con altri partecipanti

Per comunicare le proprie idee, opinioni

Per illustrare le proprie esperienze

Per cementare lo spirito di gruppo

Per creare alleanze, trovare intese comuni

Per sensibilizzare pubblico e governanti

Per fare conoscenze, avviare relazioni professionali

Per notare e farsi notare
8
LE FIGURE PROFESSIONALI
Sono diverse oggi le figure professionali che si occupano della organizzazione di convegni e
congressi e i soggetti coinvolti nella gestione di eventi, sia all’interno che all’esterno di una
azienda o ente o associazione. Tra quelle più o meno “codificate” abbiamo:
-
Professional Congress Organizer
Meeting Planner
Incentive House
Convention Bureau
Esperto di Relazioni Pubbliche
Comunicatori, consulenti e affini
IL P.C. O.
Per P.C.O. (Professional Conference Organizer) si intendono coloro che organizzano in modo
professionale convegni per conto terzi o le agenzie specializzate nel fornire il congresso
“chiavi in mano”. Il PCO è il titolare di un’impresa di organizzazione congressuale che
gestisce e coordina tutti gli aspetti di un congresso, spesso assumendone anche la gestione
economica e quindi operando con un certo rischio d’impresa. I PCO vengono remunerati con
compensi d’agenzia quando addirittura non si sostituiscono al promotore del convegno
nell’area economica ad esso connessa. I PCO hanno diverse funzioni:

progettano gli eventi
o studio di fattibilità
o strategia di comunicazione
o strategia creativa

offrono servizi di segreteria
o organizzativa
o scientifica
o amministrativa

curano la logistica
o sale, spazi espositivi, addobbi
o trasporti, transfer, alloggi,
o catering, ristorazione

progettano e realizzano la linea grafica
o linea coordinata e materiali di comunicazione
o allestimenti, scenografie, segnaletica
o kit congressuale

forniscono servizi tecnici e di accoglienza
o interpreti, traduttori
o hostess, stewart, guide
o runner, tecnici
9

organizzano le attività annesse al congresso
o spettacoli, intrattenimenti
o escursioni, visite guidate
o cene sociali, cocktail party

forniscono servizi multimediali
o servizi fotografici
o riprese video
o streaming

curano la produzione post-congressuale
o atti del congresso, traduzioni
o cassette video, book fotografico
o rassegna stampa

curano le sponsorizzazioni e la promozione
o desk espositivi
o scambio merce, fund raising
o pubblicità, promozione

curano le relazioni con i media
o ufficio stampa
o conferenze stampa
o press tour

curano i rapporti con le istituzioni
o richiesta patrocini e contributi
o relazioni istituzionali
o cerimoniale di rappresentanza

curano il follow-up del congresso/evento
o ringraziamenti relatori/sponsor
o atti amministrativi, congress report
o rassegna stampa, atti del congresso
IL MEETING PLANNER
Per Meeting Planner si intendono le persone che organizzano convegni per aziende,
associazioni di categoria, partiti, sindacati, centri congressi. Il Meeting Planner è
l’organizzatore di congressi interno ad una organizzazione. Si distingue dal PCO perché:
1. non ha rischio d’impresa: pur rispondendo ai suoi datori di lavoro per il buon esito
dell’evento, non corre rischio d’impresa in quanto retribuito a stipendio o con un fisso;
10
2. gestisce gli eventi di un unico committente, che sono perciò in larga misura ripetitivi e
coinvolgono sempre lo stesso pubblico.
Le loro funzioni sono simili a quelle dei PCO; in molti casi però essi, anziché fornire
direttamente, coordinano e mediano i servizi di supporto dei convegni. Sul mercato operano
poi PCO e MP free-lance, che lavorano a titolo individuale come consulenti, intervenendo
cioè con i propri servizi laddove non sia richiesta l’organizzazione globale di un evento.
L’INCENTIVE HOUSE
Per Incentive House si intendono le agenzie specializzate nell’organizzare eventi e piani di
incentivazione. Esse organizzano:

campagne di incentivazione, viaggi in tutti il mondo, crociere con spettacoli

eventi in luoghi suggestivi con elementi spettacolari o dinamiche incentivanti

convention, fiere, trade promotion, visite guidate, educational
IL CONVENTION BUREAU
È una struttura operativa a capitale misto pubblico e privato che ha lo scopo di promuovere il
traffico congressuale verso una determinata località. Vi partecipano enti pubblici e
imprenditori privati, enti turistici, organizzatori di congressi, associazioni di interpreti, ecc.
I CB sono organizzazioni senza scopo di lucro e super partes, interessate a vendere la propria
destinazione nel quadro di un’offerta congressuale coordinata. Svolgono un’azione di
marketing e di promozione nei confronti del mercato internazionale e di coordinamento
dell’offerta congressuale nell’area in cui operano.
In concreto un CB lavora su quattro punti fondamentali:
•
diffonde l’immagine di un Paese in toto, e non solo come destinazione congressuale
•
evidenzia i punti specifici che fanno di quel Paese una buona destinazione
congressuale
•
costituisce una guida per il possibile committente per la scelta della città e della sede
dove il suo congresso si potrebbe tenere
•
dà informazioni dettagliate sui fornitori di tutti i servizi congressuali, garantiti in base
a specifici standard qualitativi
Perché sia efficace, l’attività del CB deve correlarsi strettamente a quella dell’ente pubblico
turistico di riferimento.
L’ESPERTO DI RELAZIONI PUBBLICHE
Alcuni PCO sono bravissimi nell’organizzare congressi, ma falliscono l’impatto con convegni
di tipo aziendale perché impreparati a gestire eventi in cui il flusso di comunicazione è più
complesso.
La figura che meglio riesce a soddisfare le esigenze dell’azienda è l’Esperto di Relazioni
Pubbliche o PR professional, che alle competenze di tipo organizzativo unisce capacità di tipo
comunicativo, relazionale, creativo, pubblicitario, giornalistico.
11
COMUNICATORI, CONSULENTI E AFFINI
Sul mercato operano poi vari free-lance, che lavorano a titolo individuale come consulenti di
comunicazione, intervenendo con i propri servizi laddove non sia richiesta l’organizzazione
globale di un evento.
Il vero problema del settore è la mancanza di griglie di accesso alla professione e il fatto che
chiunque desideri proporsi come organizzatore congressuale o di eventi può farlo, senza
trovare particolari ostacoli, salvo brandelli di legislazione.
In alcuni casi anche le agenzie di viaggio e gli alberghi offrono «chiavi in mano» servizi di
trasporto ed ospitalità – eventi compresi.
COMUNICARE L’IMPRESA CHE CAMBIA
Oggi è esplosa in tutti i settori la tendenza a produrre servizi di fruibilità diffusa e a “mixare”
le varie forme di comunicazione per rivolgerle a un pubblico sempre più vasto ed eterogeneo.
Il marketing mix si è esteso, affiancando a mezzi tradizionali (pubblicità e promozione), le
sponsorizzazioni sportive e culturali, le relazioni pubbliche, il direct marketing, le fiere,
Internet, i social media e altri mezzi multimediali e interattivi.
Si parla perciò di comunicazione integrata, rivolta sia al pubblico esterno, che a quello interno
all’azienda.
RELAZIONI PUBBLICHE ED EVENTI
Per Relazioni Pubbliche si intendono tutte quelle attività sistematiche tendenti a suscitare o
rafforzare, attraverso un dialogo permanente e azioni mirate e misurabili, simpatia, stima,
consenso nei vari pubblici da cui l’azienda dipende, sia all’interno che all’esterno.
Fare Relazioni Pubbliche significa quindi dirigere e condurre in modo sistematico e
professionale attività aziendali che servono a far conoscere alla pubblica opinione:

ciò che facciamo

come lo facciamo

perché lo facciamo
Il fine è quello di: tutelare il nome dell’azienda. stimolare alleanze e cooperazione,
promuovere l’immagine dell’azienda. Punto di forza delle RP è la misurabilità dell’azione.
L’IMMAGINE AZIENDALE
L’immagine aziendale, ossia l’opinione che la gente si fa di un’impresa, è una delle sue più
importanti risorse economiche. Occorre una continua attività di controllo nel tempo
dell’immagine aziendale, affinché vi sia coerenza fra:

l’immagine che l’impresa vorrebbe avere

l’immagine che l’impresa ritiene di avere

l’immagine che l’impresa effettivamente ha
La responsabilità di assicurare all’impresa una buona immagine comunicando in maniera
mirata con tutti gli stakeholder o i pubblici dell’impresa ricade sull’Esperto di Relazioni
Pubbliche.
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GLI STAKEHOLDER
Le organizzazioni sono al centro di una vasta rete di “portatori di interesse” (stakeholder).
L’immagine che essi hanno dell’impresa incide sui loro comportamenti; essi possono inoltre
influenzare opinioni, comportamenti, decisioni d’acquisto dei vari tipi di pubblico:

Management, dipendenti

Collaboratori, consulenti

Partner del Gruppo

Società collegate e controllate

Fornitori, terziaristi

Distributori, agenti

Clienti reali e potenziali

Istituzioni pubbliche, centrali e periferiche

Partiti politici, gruppi di interesse

Associazioni di vario tipo

Sindacati, gruppi di opinione organizzati e non

Federazioni a difesa del consumatore

Sistema imprenditoriale, associazioni di categoria

Imprese concorrenti

Banche, soci, finanziatori

Investitori, analisti finanziari, assicuratori

Media: agenzie stampa, quotidiani, periodici, emittenti radio-televisive

Consulenti, agenzie di comunicazione e pubblicità

Mondo della scuola, della cultura, dello spettacolo, dello sport

Comunità in generale

“popolo della rete”
COMUNICARE CON GLI EVENTI
Particolare rilievo assume, nell’ambito delle attività di relazioni pubbliche, l’organizzazione
di riunioni ed eventi rivolti ad un pubblico sia interno che esterno all’azienda e mirati ad
attivare o rafforzare relazioni positive con gli stakeholder.
In particolare si parla di “evento speciale” nel caso di un’iniziativa che abbia particolare
risonanza sul piano della comunicazione nei confronti:

di coloro che ad esso hanno partecipato (es. congresso, convention aziendale, ecc.)

del pubblico in generale, cui giunge notizia del fatto attraverso gli organi di
informazione (es. inaugurazioni, sfilate di moda, concerti, spettacoli, mostre, ecc.)
13
LA TERMINOLOGIA
Il settore congressuale è talmente dinamico che si verificano sempre nuove forme di
aggregazione, con termini spesso mutuati dall’inglese o dall’americano. In senso lato il
termine “congresso” significa riunirsi, incontrarsi, comunicare, partecipare.
In senso tecnico i termini usati per i vari tipi di incontri hanno un riferimento alla durata, alla
dimensione, alla categoria dei partecipanti, al tipo di contenuti, al linguaggio adottato. Non
esiste una precisa codificazione nel settore; è bene però chiarire almeno i termini e le formule
di base degli eventi di tipo in/formativo; per gli eventi di tipo culturale si punta sempre più su
creatività e fantasia.
INCONTRI DI TIPO IN/FORMATIVO
Conferenza
Talvolta sinonimo di convegno, tratta in genere un tema di attualità che viene affrontato in
modo interdisciplinare, allo scopo di raggiungere la massima penetrazione sociale. La
partecipazione di pubblico è spesso ampia.
Congresso
Riunione periodica che comporta la partecipazione di centinaia, e anche migliaia, di individui
appartenenti alla stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi). La scadenza e il
tema di un congresso sono fissati con molto anticipo rispetto alla fase realizzativa. La
periodicità è in genere annuale nel caso di congressi nazionali, pluriennale nel caso di
congressi internazionali o mondiali. I contributi (o relazioni) allo sviluppo del tema
provengono unicamente dagli appartenenti al gruppo associativo promotore.
Convegno
Si tratta in genere di incontri di studio, promossi da gruppi organizzati, enti privati o pubblici,
aziende, associazione di categoria, società scientifiche o culturali per aprire un dibattito su un
problema specifico e che tendono a un trasferimento di risultati, a un contributo critico dei
partecipanti. La dimensione più contenuta, rispetto al congresso, conferisce al convegno una
connotazione di maggiore interscambio fra i partecipanti.
Convention
Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o aziendale destinato a
fornire informazioni su una particolare situazione e a suscitare consenso da parte dei
partecipanti. Nel caso di un’azienda è finalizzata all’informazione sui programmi e sulle
politiche economiche e di mercato dell’azienda stessa e alla motivazione dei partecipanti.
Meeting
È sinonimo di “incontro” o riunione”. Nell’uso corrente si tratta di una riunione nell’ambito di
un universo socialmente ben identificato e circoscritto
Seminario
Riunione a cui partecipano dalle cinquanta alle cento persone, con una specifica competenza,
anche differenziata, ma accomunate da un preciso interesse a trattare un tema di formazione.
Un seminario ha di solito un programma di lavoro finalizzato all’arricchimento della
professionalità dei partecipanti. Talora è sinonimo di corso residenziale o di aggiornamento.
14
Simposio
Riunione con partecipazione esclusivamente su invito. Vi prendono parte gli esperti di un
settore particolare, generalmente scientifico, che discutono le loro relazioni con colleghi “pari
grado”, allo scopo di elaborare indirizzi di ricerca sul tema trattato.
Tavola rotonda
Gruppo di esperti che si riunisce per l’esame e la discussione di temi specialistici e
professionali, sia in seduta “chiusa” che con la presenza del pubblico, intavolando un dibattito
con l’obiettivo di sensibilizzare l’opinione pubblica sull’argomento.
Workshop
Incontro di un numero ridotto di specialisti, destinato alla discussione e all’approfondimento
di un tema tecnico. A volte il termine viene usato per denotare incontri laboratoriali.
RIUNIONI, EVENTI ED OCCASIONI DI COMUNICAZIONE

Assemblea

Tavola rotonda

Conferenza

Congresso

Simposio

Convegno

Forum

Convention

Seminario

Workshop

Laboratorio

Meeting

Cantiere

Stage

Educational

Conferenza stampa

Press tour

Presentazioni (libro, disco, film)

Reading

Visita guidata

Family Day

Talk show

Viaggio incentive

Roadshow
15

Grand opening, inaugurazioni

Incontro con testimonial

Galà (dinner, ballo)

Cocktail party

Dinner tematico

Defilè (con spettacolarizzazioni varie)

Mostre (d’arte, fotografiche, ecc)

Esposizioni di vario tipo

Spettacoli, concerti

Rassegne musicali, cinematografiche

Wedding party

Celebrazioni

Premiazioni

Concorsi

Outdoor training

Teatro d’impresa

Rievocazioni storiche

Maratona TV/radio

Eventi eno-gastronomici

Rassegne teatrali

Rassegne fieristiche

Festival (cinema, musica..)

Eventi sportivi (regate, partite, corse, ecc)

Manifestazioni promozionali

Eventi di beneficenza, fund raising

Eventi religiosi, politici, associativi

Incontri nelle scuole, di orientamento

Eventi folcloristici

Happening musicali, artistici, pittorici

Vernissage, finissage

Performance artistiche

Mostre, eventi itineranti

BarCamp, Flash mob

Eventi virtuali
16
COME ORGANIZZARE UN EVENTO
L’organizzazione di un evento può richiedere mesi di lavoro da parte di una squadra di
persone.
Occorre infatti:
1. definire la strategia comunicativa e creativa in vista dei fini che si vogliono
raggiungere e del target che si vuole colpire
2. definire il budget e le risorse
3. fissare il calendario
4. individuare la località ove l’evento si svolge, scegliere il locale adatto e assicurarsene
l’agibilità
5. definire i ruoli e le attività dei membri dell’organizzazione che vi parteciperanno
6. approntare la lista degli invitati
7. preparare i sussidi audiovisivi opportuni
8. contattare gli intrattenitori e stipulare i contratti
9. predisporre i materiali di comunicazione (inviti, locandine, lettere, manifesti, annunci
stampa, ecc.)
10. curare la logistica (sistemazione alberghiera, mezzi di trasporto, convenzioni con
ristoranti/negozi, ecc.)
11. addestrare le persone che dovranno assistere i partecipanti attraverso dei briefing
preliminari
12. individuare i responsabili dei servizi che dovranno essere coinvolti (sicurezza, hostess,
segreteria, ecc.)
13. predisporre tempestivamente i contatti con la stampa, preparare il materiale per i
giornalisti, ecc.
14. prevedere il monitoraggio dell’avanzamento dell’organizzazione attraverso riunioni
periodiche
15. aggiornare la direzione aziendale o il cliente sullo stato dei lavori
16. fare il follow-up dell’evento, analizzando risultati e criticità
17. raccogliere la documentazione cartacea ed elettronica
18. fare la rendicontazione finale
17
DIECI REGOLE PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
Regola n. 1
Preparare una check list, la lista delle cose da fare, per tenere sotto controllo tutti i
dettagli da curare prima, durante e dopo la realizzazione dell’evento. La check list è utile
anche quando parte dell’organizzazione dell’evento è affidata ad altri, perché consente
di coordinare il lavoro ed effettuare la ripartizione dei compiti
Regola n. 2
Costruire un diagramma di flusso per pianificare le cose da fare, a partire da alcune
settimane o addirittura mesi prima dell’evento, per poter fissare obiettivi intermedi da
raggiungere individualmente o con un eventuale gruppo di lavoro
Regola n. 3
Scegliere date e luoghi coerenti con il tipo di evento e di pubblico che si vuole
coinvolgere; attenzione alle festività (nazionali e locali) e alla accessibilità dei luoghi
Regola n. 4
Prenotare la sede prescelta con molto anticipo, soprattutto in caso di località note
Regola n. 5
Contattare i relatori esterni, se previsti, diversi mesi prima dell’evento; per alcuni
personaggi famosi è necessario l’invito un anno prima dell’evento
Regola n. 6:
Invitare i partecipanti da 1 settimana ad un mese prima dell’evento, chiedendo conferma
di partecipazione. Qualche giorno prima spedire una e-mail per ricordare l’impegno
Regola n. 7
Riportare nell’invito/programma tutte le informazioni utili ai partecipanti:
–
–
–
–
data e luogo dell’evento, orari di inizio e di fine dell’incontro
eventuale costo e istruzioni per la partecipazione
come raggiungere la sede, informazioni di viaggio, logistiche, ecc..
indicazioni per accompagnatori, dress code, ecc.
Regola n. 8
Visitare personalmente il luogo dell’evento e fare un sopralluogo tecnico per verificare
la capienza e il comfort della sala, la funzionalità degli impianti di illuminazione ed aria
condizionata, la qualità del cibo e del servizio, la modernità delle attrezzature, ecc.
Regola n. 9
Predisporre con anticipo il materiale di presentazione da distribuire ai partecipanti e
l’eventuale press kit per i giornalisti e garantirsi per tempo la consegna dei materiali di
stampa dalla tipografia
Regola n. 10
Prevedere un sistema per la raccolta dei commenti da parte dei partecipanti sulla riuscita
dell’evento (feedback card o evaluation form).
Una regola valida per tutte le tipologie di eventi:
Controllare minuziosamente ogni dettaglio e non dare mai nulla per scontato!
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GUIDA PER LA PROGETTAZIONE DI UN EVENTO
CHI
Promotori, organizzatori
CON CHI
Collaborazioni, sponsor, patrocini
COSA
L’evento, tipologia, valenza
DOVE
Luogo, scenario, particolarità
QUANDO
Data, ora, calendario
PERCHÈ
Contesto, obiettivo, causa, mission
A CHI
Target, stakeholder, pubblico
COME
Tipologia, caratteristiche, tipicità
RISORSE
Economiche, personali, strutturali
CREATIVITÀ
Identità visiva, linea coordinata
COMUNICAZIONE
Canali, strumenti, materiali
AZIONI
Attività, relazioni, timing
RISULTATI
Report, feedback, follow-up
DOCUMENTAZIONE
Atti, rassegna stampa, photogallery
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