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Corso di Laurea magistrale in Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale COMUNICAZIONE E ORGANIZZAZIONE DI EVENTI L’arte di organizzare con Arte Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi” Prof. Ileana Inglese Bari, A.A. 201/2014 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Premessa Questo lavoro deriva dalla necessità di offrire una guida agli studenti che hanno seguito il Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi”, inserito nell’ambito del Corso di laurea magistrale in Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale, attivato presso l’Università degli Studi di Bari “Aldo Moro”. Esso trae la sua ispirazione da anni di significative esperienze nel settore della comunicazione e dei servizi e vuol essere solo un’introduzione al tema complesso e vastissimo dell’organizzazione e gestione di eventi, per il cui approfondimento si rimanda agli autori citati in bibliografia. Con l’augurio che questo possa essere un contributo per il miglioramento delle capacità comunicative dei corsisti e per la loro crescita personale e professionale. Ileana Inglese C’è una cosa preziosa che mi porto ogni volta via da un corso: ed è il contatto con gli allievi, le tante, ogni volta diverse, emozioni. Per conservarle, rinnovarle nel tempo, lascio qui la mia e-mail: [email protected]. La mia casella è sempre aperta! 2 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Sommario Premessa Cenni di marketing culturale - I tempi del cambiamento Le leve della competizione Il concetto di mission e di vision L’evoluzione del marketing Dal marketing di prodotto al marketing delle relazioni Il nuovo consumatore La cultura come desiderio I mercati sono conversazioni L’organizzazione di convegni ed eventi - Il convenire come fenomeno sociale Un po’ di storia Perché organizzare/partecipare a convegni? Le figure professionali Tipologie di eventi Come organizzare un evento Dieci regole per l’organizzazione di eventi Guida per la progettazione di un evento La comunicazione di convegni ed eventi - L’ufficio stampa in occasione di un evento Media list, comunicati, cartella stampa, rassegna stampa Timing per l’organizzazione e comunicazione di un evento Dal galateo al cerimoniale di rappresentanza Gli ambiti di applicazione del cerimoniale Cenni di public speaking - Comunicare in pubblico: dall’ars retorica ad oggi Alcune regole di improvvisazione teatrale La tecnica del volo applicata al public speaking La gestione del dibattito Gli elementi di una buona dizione L’abito fa il monaco Consigli per presidiare l’ansia Per chi desidera saperne di più 3 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte CENNI DI MARKETING CULTURALE I TEMPI DEL CAMBIAMENTO Un’epoca volge al termine: lasciamo alle spalle quella delle certezze e ci inoltriamo nella stagione: del frammento, della pluralità, dell’effimero, della molteplicità dei punti di vista. Assistiamo al mutamento dei modi di produzione ed all’irrompere di nuove e rivoluzionarie tecnologie, condizioni determinanti ai fini di un passaggio d’epoca. L’organizzazione oggi si confronta con un ambiente sempre più discontinuo: esiste un’unica certezza: l’incertezza. È fondamentale saperci convivere in modo costruttivo, trasformandola da minaccia in opportunità. Le caratteristiche richieste sono: coraggio, creatività, flessibilità, adattabilità, velocità, comunicazione, responsabilità, relazioni. LE LEVE DELLA COMPETIZIONE Era industriale: PRODOTTO PREZZO Era post-industriale: PRODOTTO PREZZO PERSONALIZZAZIONE SERVIZIO VELOCITÀ COMUNICAZIONE IL CONCETTO DI MISSION E DI VISION Alla base di qualsiasi trasformazione e percorso verso l’eccellenza vi è un binomio inscindibile: cultura e strategia. L’integrazione di cultura e strategia avviene solo se sono chiare la “Mission”, cioè la ragion d’essere e la “Vision”, cioè gli scenari possibili dell’organizzazione. La Mission risponde alla domanda: “Perché esistiamo? Cosa dobbiamo fare?” La Vision risponde alla domanda: “Cosa vogliamo fare? Dove vogliamo arrivare?” La Mission rappresenta la ragion d’essere dell’azienda, il perché della sua esistenza. Se la Mission è condivisa, cresce il senso di appartenenza e la meta viene raggiunta più facilmente. La Vision indica questa meta, ciò che l’organizzazione vuol essere in futuro. Essa è il sogno che nasce dall’insoddisfazione del presente, la rielaborazione creativa di fatti, speranze, rischi, opportunità. IL NUOVO CONSUMATORE Il cambiamento investe l’intera società, tutti gli utenti. Nasce un nuovo modello di consumatore, con cui bisogna imparare ad avere a che fare. Se cardine della modernità era la produzione, al centro della postmodernità c'è proprio il consumo, sempre meno di merci e sempre più di simboli e di segni. Al marketing tradizionale, che lega il consumo al concetto di utilità, si contrappone ora l'idea del consumo come esperienza, che implica la fantasia, l’uso creativo del tempo, il ludico, ma anche il legame affettivo, l’emozione. L’utente vuole esperienze! Esperienze da ricordare, di cui parlare, da portare con sé. Un elemento da considerare con attenzione quando si parla di marketing culturale. 4 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte EMOZIONARE E SEDURRE Per dialogare con il consumatore postmoderno occorre agire sull’area del desiderio, piuttosto che su quella del bisogno. Le marche oggi, per competere sul mercato, cercano di suscitare emozioni, perché l'immagine, la fiducia, l'autorevolezza sono condizioni necessarie ma non sufficienti. Tutti elementi che nel settore della cultura sono un must. L’EVOLUZIONE DEL MARKETING Il marketing si evolve: il marketing «offensivo» cede il passo al marketing «difensivo»: conquistare un nuovo cliente costa più che conservarne uno già acquisito. Dal marketing «di prodotto» si passa al marketing «di relazione». “Il consumatore diviene attore, in grado di farsi sentire e di incidere nelle scelte.” (Giampaolo Fabris) DALLE 4P (Philippe Kotler) ALLE 4 C (Robert F. Lauterborn) Product (prodotto) >> Customer value (valore per il consumatore) Price (prezzo) >> Cost (costo per il consumatore) Place (post) >> Convenience (facilità di acquisto) Promotion (promozione) >> Communication (comunicazione) LA CULTURA COME DESIDERIO Il nuovo consumatore è sempre più informato e attivo, resistente alle vecchie logiche del marketing. Più forte tecnologicamente, chiede rispetto e attenzione. Egli è diventato più: autonomo, competente, esigente, selettivo, pragmatico C’è un trend nei consumi che sta sviluppandosi molto: la richiesta di autenticità. La globalizzazione dell’economia e della società, che rende fragili e precari sia gli individui sia le loro identità, può accelerare un movimento inverso, indirizzato alla ricerca di radici e stabilità. Nell’insieme di cose originali che si desidera possedere nella loro integrità e autenticità, vi sono oggetti ed esperienze. La cultura diventa un desiderio, viene richiesta. I MERCATI SONO CONVERSAZIONI Dalle sollecitazioni continue e pressanti si passa ai suggerimenti, alla collaborazione. I mercati diventano conversazioni (The Cluetrain Manifesto). Vince chi sa parlare meglio con il suo pubblico e acquisirne la fiducia, sulla base dei fatti. L’organizzazione di riunioni, incontri ed eventi è uno degli strumenti più efficaci per interagire con questi mercati. 5 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte L’ORGANIZZAZIONE DI CONVEGNI ED EVENTI IL CONVENIRE COME FENOMENO SOCIALE Il riunirsi è fenomeno tipico di ogni tempo ed epoca. Per capirne le dinamiche è utile una breve analisi sociologica. Nel convenire è presente un gran numero di processi sociali: dall’acculturazione all’integrazione e al conflitto, dalla comunicazione alla socializzazione ed al mutamento sociale. Vi sono anche problemi processuali riferiti al comportamento collettivo, la razionalizzazione e la professionalizzazione. Vanno considerati anche gli elementi strutturali, quali i ruoli, le relazioni sociali, i gruppi, e gli aspetti strutturali, quali il potere, il dominio, il controllo sociale. I convegni, infine, si fanno per comunicare, e la comunicazione costituisce senza dubbio uno dei processi sociali fondamentali. “L’aggregazione umana, al di là degli usi e dei costumi, dei riti e delle gesta, è espressione umana, fenomeno umano, bisogno reale di comunicazione nei suoi aspetti più complessi, condizione umana. Nel suo bisogno di riunirsi in gruppi e società, l’uomo asseconda un impulso naturale, manifesta una abitudine costante che è di comunicazione e ordine. (Marco Ferronato) UN PO’ DI STORIA I primi congressi forse furono i grandi concili ecclesiastici che si tennero a Costanza del 1414 e a Basilea nel 1431. Un primo grande congresso internazionale si tenne ad Arras nel 1435 e fu quello che pose fine alla Guerra dei Cento Anni. Ma i primi veri congressi in senso moderno, cioè quelli volti a trasmettere e scambiare informazioni tra specialisti, risalgono al secolo scorso. In tempi più vicini a noi hanno poi preso a diffondersi i congressi delle società mediche e scientifiche in genere, quindi quelli aziendali, poi quelli di associazioni ed enti vari, infine una miriade di convegni ed eventi. PERCHÈ ORGANIZZARE CONVEGNI? Le aziende: Per lanciare, rafforzare, celebrare l’immagine aziendale Per comunicare risultati, piani, strategie, politiche Per interagire con la rete distributiva e con i clienti Per ottenere il consenso dai distributori e renderli operativi Per presentare, promuovere prodotti/servizi Per incentivare la forza vendita Per motivare dipendenti e collaboratori Per rafforzare lo spirito di corpo Per fronteggiare momenti particolari della vita aziendale Per ottenere consenso e notorietà fra gli stakeholder 6 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte I sindacati e i partiti: Per dibattere tesi e politiche Per gratificare quadri e dirigenti Per motivare gli iscritti Per dare risonanza alle decisioni Le associazioni Per riunire i soci Per dibattere argomenti di interesse comune Per eleggere gli organismi direttivi Per aggiornare le conoscenze Per fornire ai soci momenti di crescita Gli enti pubblici Per sensibilizzare il pubblico su argomenti di attualità Per celebrare eventi storici, ricorrenze sociali Per ricercare consenso PERCHÈ PARTECIPARE A CONVEGNI ? Per conoscere, sapere, apprendere Per aggiornarsi professionalmente Per partecipare a processi decisori Per incontrare leader, persone di cultura Per interagire con altri partecipanti Per comunicare le proprie idee, opinioni Per illustrare le proprie esperienze Per cementare lo spirito di gruppo Per creare alleanze, trovare intese comuni Per sensibilizzare pubblico e governanti Per fare conoscenze, avviare relazioni professionali Per notare e farsi notare 7 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte LE FIGURE PROFESSIONALI Sono diverse oggi le figure professionali che si occupano della organizzazione di convegni e congressi e i soggetti coinvolti nella gestione di eventi, sia all’interno che all’esterno di una azienda o ente o associazione. Tra quelle più o meno “codificate” abbiamo: P.C.O. (Professional Conference Organizer) Meeting Planner Incentive house Esperto di Relazioni Pubbliche IL P.C. O. Per P.C.O. (Professional Conference Organizer) si intendono coloro che organizzano in modo professionale convegni per conto terzi o le agenzie specializzate nel fornire il congresso “chiavi in mano”. Il PCO è il titolare di un’impresa di organizzazione congressuale che gestisce e coordina tutti gli aspetti di un congresso, spesso assumendone anche la gestione economica e quindi operando con un certo rischio d’impresa. I PCO vengono remunerati con compensi d’agenzia quando addirittura non si sostituiscono al promotore del convegno nell’area economica ad esso connessa. I PCO hanno diverse funzioni: progettano gli eventi o studio di fattibilità o strategia di comunicazione o strategia creativa offrono servizi di segreteria o organizzativa o scientifica o amministrativa curano la logistica o sale, spazi espositivi, addobbi o trasporti, transfer, alloggi, o catering, ristorazione progettano e realizzano la linea grafica o linea coordinata e materiali di comunicazione o allestimenti, scenografie, segnaletica o kit congressuale forniscono servizi tecnici e di accoglienza o interpreti, traduttori o hostess, stewart, guide o runner, tecnici 8 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte organizzano le attività annesse al congresso o spettacoli, intrattenimenti o escursioni, visite guidate o cene sociali, cocktail party forniscono servizi multimediali o servizi fotografici o riprese video o streaming curano la produzione post-congressuale o atti del congresso, traduzioni o cassette video, book fotografico o rassegna stampa curano le sponsorizzazioni e la promozione o desk espositivi o scambio merce, fund raising o pubblicità, promozione curano le relazioni con i media o ufficio stampa o conferenze stampa o press tour curano i rapporti con le istituzioni o richiesta patrocini e contributi o relazioni istituzionali o cerimoniale di rappresentanza curano il follow-up del congresso/evento o ringraziamenti relatori/sponsor o atti amministrativi, congress report o rassegna stampa, atti del congresso IL MEETING PLANNER Per Meeting Planner si intendono le persone che organizzano convegni per aziende, associazioni di categoria, partiti, sindacati, centri congressi. Il Meeting Planner è l’organizzatore di congressi interno ad una organizzazione. Si distingue dal PCO perchè: 1. non ha rischio d’impresa: pur rispondendo ai suoi datori di lavoro per il buon esito dell’evento, non corre rischio d’impresa in quanto retribuito a stipendio o con un fisso; 9 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte 2. gestisce gli eventi di un unico committente, che sono perciò in larga misura ripetitivi e coinvolgono sempre lo stesso pubblico. Le loro funzioni sono simili a quelle dei PCO; in molti casi però essi, anziché fornire direttamente, coordinano e mediano i servizi di supporto dei convegni. Sul mercato operano poi PCO e MP free-lance, che lavorano a titolo individuale come consulenti, intervenendo cioè con i propri servizi laddove non sia richiesta l’organizzazione globale di un evento. L’INCENTIVE HOUSE Per Incentive House si intendono le agenzie specializzate nell’organizzare eventi e piani di incentivazione. Esse organizzano: campagne di incentivazione, viaggi in tutti il mondo, crociere con spettacoli eventi in luoghi suggestivi con elementi spettacolari o dinamiche incentivanti convention, fiere, trade promotion, visite guidate, educational L’ESPERTO DI RELAZIONI PUBBLICHE Alcuni PCO sono bravissimi nell’organizzare congressi, ma falliscono l’impatto con convegni di tipo aziendale perché impreparati a gestire eventi in cui il flusso di comunicazione è più complesso. La figura che meglio riesce a soddisfare le esigenze dell’azienda è l’Esperto di Relazioni Pubbliche o PR professional, che alle competenze di tipo organizzativo unisce capacità di tipo comunicativo, relazionale, creativo, pubblicitario, giornalistico. COMUNICARE L’IMPRESA CHE CAMBIA Oggi è esplosa in tutti i settori la tendenza a produrre servizi di fruibilità diffusa e a “mixare” le varie forme di comunicazione per rivolgerle a un pubblico sempre più vasto ed eterogeneo. Il marketing mix si è esteso, affiancando a mezzi tradizionali (pubblicità e promozione), le sponsorizzazioni sportive e culturali, le relazioni pubbliche, il direct marketing, le fiere, Internet, i social media e altri mezzi multimediali e interattivi. Si parla perciò di comunicazione integrata, rivolta sia al pubblico esterno, che a quello interno all’azienda. RELAZIONI PUBBLICHE ED EVENTI Per Relazioni Pubbliche si intendono tutte quelle attività sistematiche tendenti a suscitare o rafforzare, attraverso un dialogo permanente e azioni mirate e misurabili, simpatia, stima, consenso nei vari pubblici da cui l’azienda dipende, sia all’interno che all’esterno. Fare Relazioni Pubbliche significa quindi dirigere e condurre in modo sistematico e professionale attività aziendali che servono a far conoscere alla pubblica opinione: ciò che facciamo come lo facciamo perché lo facciamo Il fine è quello di: tutelare il nome dell’azienda. stimolare alleanze e cooperazione, promuovere l’immagine dell’azienda. Punto di forza delle RP è la misurabilità dell’azione. 10 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte L’IMMAGINE AZIENDALE L’immagine aziendale, ossia l’opinione che la gente si fa di un’impresa, è una delle sue più importanti risorse economiche. Occorre una continua attività di controllo nel tempo dell’immagine aziendale, affinché vi sia coerenza fra: l’immagine che l’impresa vorrebbe avere l’immagine che l’impresa ritiene di avere l’immagine che l’impresa effettivamente ha La responsabilità di assicurare all’impresa una buona immagine comunicando in maniera mirata con tutti gli stakeholder o i pubblici dell’impresa ricade sull’Esperto di Relazioni Pubbliche. GLI STAKEHOLDER Le organizzazioni sono al centro di una vasta rete di “portatori di interesse” (stakeholder). L’immagine che essi hanno dell’impresa incide sui loro comportamenti; essi possono inoltre influenzare opinioni, comportamenti, decisioni d’acquisto dei vari tipi di pubblico: Management, dipendenti Collaboratori, consulenti Partner del Gruppo Società collegate e controllate Fornitori, terziaristi Distributori, agenti Clienti reali e potenziali Istituzioni pubbliche, centrali e periferiche Partiti politici, gruppi di interesse Associazioni di vario tipo Sindacati, gruppi di opinione organizzati e non Federazioni a difesa del consumatore Sistema imprenditoriale, associazioni di categoria Imprese concorrenti Banche, soci, finanziatori Investitori, analisti finanziari, assicuratori Media: agenzie stampa, quotidiani, periodici, stazioni radio-televisive Consulenti, agenzie di comunicazione e pubblicità Mondo della scuola, della cultura, dello spettacolo, dello sport Comunità in generale, “popolo della rete” 11 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte COMUNICARE CON GLI EVENTI Particolare rilievo assume, nell’ambito delle attività di relazioni pubbliche, l’organizzazione di riunioni ed eventi rivolti ad un pubblico sia interno che esterno all’azienda. Un “evento speciale” è una iniziativa che ha una particolare risonanza sul piano della comunicazione nei confronti: di coloro che ad esso hanno partecipato (es. congresso, convention aziendale, ecc.) del pubblico in generale, cui giunge notizia del fatto attraverso gli organi di informazione (es. inaugurazioni, sfilate di moda, concerti, spettacoli, mostre, ecc) TIPOLOGIE DI EVENTI Vi sono infinite occasioni di comunicazione basate su attività o eventi creati appositamente o nei quali intervenire, al fine di rinforzare l’immagine aziendale. Ecco alcuni esempi, e denominazioni diverse: Assemblea Tavola rotonda Conferenza Congresso Simposio Convegno Forum Convention Seminario Workshop Laboratorio Meeting Cantiere Stage Educational Conferenza stampa Press tour Presentazioni (libro, disco, film) Reading Visita guidata Family Day Talk show Viaggio incentive 12 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Roadshow Grand opening, inaugurazioni Incontro con testimonial Galà (dinner, ballo) Cocktail party Dinner tematico Defilè (con spettacolarizzazioni varie) Mostre (d’arte, fotografiche, ecc.) Esposizioni di vario tipo Spettacoli, concerti Rassegne musicali, cinematografiche Celebrazioni Premiazioni Concorsi Outdoor training Teatro d’impresa Rievocazioni storiche Maratone TV/radio Eventi eno-gastronomici Rassegne teatrali Rassegne fieristiche Festival (cinema, musica..) Eventi sportivi (regate, partite, corse, ecc.) Manifestazioni promozionali Eventi di beneficenza, fund raising Eventi religiosi, politici, associativi Incontri nelle scuole, di orientamento Eventi folcloristici Happening musicali, artistici, pittorici Vernissage, finissage Performance artistiche Mostre, eventi itineranti Bar Camp, Flash mob Eventi virtuali 13 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte LA TERMINOLOGIA Il settore congressuale è talmente dinamico che si verificano sempre nuove forme di aggregazione, con termini spesso mutuati dall’inglese o dall’americano. In senso lato il termine “congresso” significa riunirsi, incontrarsi, comunicare, partecipare. In senso tecnico i termini usati per i vari tipi di incontri hanno un riferimento alla durata, alla dimensione, alla categoria dei partecipanti, al tipo di contenuti, al linguaggio adottato. Non esiste una precisa codificazione nel settore; è bene però chiarire almeno i termini e le formule di base degli eventi di tipo in/formativo; per gli eventi di tipo culturale si punta sempre più su creatività e fantasia. INCONTRI DI TIPO IN/FORMATIVO Conferenza Talvolta sinonimo di convegno, tratta in genere un tema di attualità che viene affrontato in modo interdisciplinare, allo scopo di raggiungere la massima penetrazione sociale. La partecipazione di pubblico è spesso ampia. Congresso Riunione periodica che comporta la partecipazione di centinaia, e anche migliaia, di individui appartenenti alla stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi), generalmente riuniti in gruppi associativi. La scadenza e il tema di un congresso sono fissati con molto anticipo rispetto alla fase realizzativa. La periodicità è in genere annuale nel caso di congressi nazionali, pluriennale nel caso di congressi internazionali o mondiali. I contributi (o relazioni) allo sviluppo del tema provengono unicamente dagli appartenenti al gruppo associativo promotore Convegno Qualunque gruppo organizzato, ente privato o pubblico, azienda, associazione di categoria, società scientifica o culturale può utilizzare questo strumento per aprire un dibattito su un problema specifico. Si tratta in genere di incontri di studio che presuppongono una ricerca a monte e tendono a un trasferimento di risultati, a un contributo critico dei partecipanti. La dimensione più contenuta, rispetto al congresso, conferisce al convegno una connotazione di maggiore interscambio fra i partecipanti. Convention Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o aziendale destinato a fornire informazioni su una particolare situazione e a suscitare consenso da parte dei partecipanti. Nel caso di un’azienda è finalizzata all’informazione sui programmi e sulle politiche economiche e di mercato dell’azienda stessa e alla motivazione dei partecipanti. Meeting È sinonimo di “incontro” o riunione”. Nell’uso corrente si tratta di una riunione nell’ambito di un universo socialmente ben identificato e circoscritto Seminario Riunione a cui partecipano dalle cinquanta alle cento persone, con una specifica competenza, anche differenziata, ma accomunate da un preciso interesse a trattare un tema di formazione. Un seminario ha di solito un programma di lavoro finalizzato all’arricchimento della professionalità dei partecipanti. Talora è sinonimo di corso residenziale o di corso di aggiornamento. 14 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Simposio Riunione con partecipazione esclusivamente su invito. Vi prendono parte gli esperti di un settore particolare, generalmente scientifico, che discutono le loro relazioni con colleghi “pari grado”, allo scopo di elaborare indirizzi di ricerca sul tema trattato. Tavola rotonda Gruppo di esperti che si riunisce per l’esame e la discussione di temi specialistici e professionali, sia in seduta “chiusa” che con la presenza del pubblico, intavolando un dibattito con l’obiettivo di sensibilizzare l’opinione pubblica sull’argomento. Workshop Incontro di un numero ridotto di specialisti, destinato alla discussione e all’approfondimento di un tema tecnico. COME ORGANIZZARE UN EVENTO L’organizzazione di un evento può richiedere mesi di lavoro da parte di una squadra di persone. Occorre infatti: 1. definire la strategia comunicativa e creativa in vista dei fini che si vogliono raggiungere e del target che si vuole colpire 2. definire il budget e le risorse 3. fissare il calendario 4. individuare la località ove l’evento si svolge, scegliere il locale adatto e assicurarsene l’agibilità 5. definire i ruoli e le attività dei membri dell’organizzazione che vi parteciperanno 6. approntare la lista degli invitati 7. preparare i sussidi audiovisivi opportuni 8. contattare gli intrattenitori e stipulare i contratti 9. predisporre i materiali di comunicazione (inviti, locandine, lettere, manifesti, annunci stampa, ecc.) 10. curare la logistica (sistemazione alberghiera, mezzi di trasporto, convenzioni con ristoranti/negozi, ecc.) 11. addestrare le persone che dovranno assistere i partecipanti attraverso dei briefing preliminari 12. individuare i responsabili dei servizi che dovranno essere coinvolti (sicurezza, assistenza di emergenza, hostess, segreteria, ecc.) 13. predisporre tempestivamente i contatti con la stampa, preparare il materiale per i giornalisti, ecc. 14. prevedere il monitoraggio dell’avanzamento dell’organizzazione attraverso riunioni periodiche 15. aggiornare la direzione aziendale o il cliente sullo stato dei lavori 15 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte GUIDA PER LA PROGETTAZIONE DI UN EVENTO: CHI Promotori, organizzatori CON CHI Collaborazioni, sponsor, patrocini COSA L’evento, tipologia, valenza DOVE Luogo, scenario, particolarità QUANDO Data, ora, calendario PERCHÈ Obiettivo, causa, mission A CHI Target, stakeholder, pubblico.. COME Tipologia, caratteristiche, tipicità QUANTO costi, preventivi, piano finanziario RISORSE economiche, personali, strutturali CREATIVITÀ Identità visiva, linea coordinata COMUNICAZIONE Canali, strumenti, materiali AZIONI Attività, relazioni, timing RISULTATI Report, feedback, follow-up DOCUMENTAZIONE Rassegna stampa, photogallery 16 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte DIECI REGOLE PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI Regola n. 1 Preparare una check list, la lista delle cose da fare, per tenere sotto controllo tutti i dettagli da curare prima, durante e dopo la realizzazione dell’evento. La check list è utile anche quando parte dell’organizzazione dell’evento è affidata ad altri, perché consente di coordinare il lavoro ed effettuare la ripartizione dei compiti Regola n. 2 Costruire un diagramma di flusso per pianificare le cose da fare, a partire da alcune settimane o addirittura mesi prima dell’evento, per poter fissare obiettivi intermedi da raggiungere individualmente o con un eventuale gruppo di lavoro Regola n. 3 Scegliere date e luoghi coerenti con il tipo di evento e di pubblico che si vuole coinvolgere; attenzione alle festività (nazionali e locali) e alla accessibilità dei luoghi Regola n. 4 Prenotare la sede prescelta con molto anticipo, soprattutto in caso di località note Regola n. 5 Contattare i relatori esterni, se previsti, diversi mesi prima dell’evento; per alcuni personaggi famosi è necessario l’invito un anno prima dell’evento Regola n. 6: Invitare i partecipanti da 1 settimana ad un mese prima dell’evento, chiedendo conferma di partecipazione. Qualche giorno prima spedire una e-mail per ricordare l’impegno Regola n. 7 Riportare nell’invito tutte le informazioni utili ai partecipanti: data e luogo dell’evento, orari di inizio e di fine dell’incontro; eventuale costo e istruzioni per la partecipazione; come raggiungere la sede, informazioni di viaggio, logistiche, ecc..; indicazioni per accompagnatori, dress code e altre info specifiche legate all’evento. Regola n. 8 Visitare personalmente il luogo dell’evento e fare un sopralluogo tecnico per verificare la capienza e il comfort della sala, la funzionalità degli impianti di illuminazione ed aria condizionata, la qualità del cibo e del servizio, la modernità delle attrezzature, ecc. Regola n. 9 Predisporre con anticipo il materiale di presentazione da distribuire ai partecipanti e l’eventuale press kit per i giornalisti e garantirsi per tempo la consegna dei materiali di stampa dalla tipografia Regola n. 10 Prevedere un sistema per la raccolta dei commenti da parte dei partecipanti sulla riuscita dell’evento (feedback card o evaluation form). Due regole, semplicissime ma estremamente importanti, valide per tutte le tipologie di eventi: 1. Controllare minuziosamente ogni dettaglio 2. Non dare mai nulla per scontato! 17 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte LA COMUNICAZIONE DI CONVEGNI ED EVENTI L’UFFICIO STAMPA IN OCCASIONE DI UN EVENTO Con l’infinito numero di eventi che si svolgono quotidianamente, negli ultimi anni si è assistito a una progressiva stanchezza dei giornali nei confronti degli stessi. Tuttavia l’attivazione di un ufficio stampa resta uno degli strumenti di comunicazione più efficaci. Quando l’organizzatore o il promotore non disponga di un proprio addetto stampa, l’incarico va affidato a un professionista esterno. L’ufficio stampa è considerato spesa prioritaria per una convention politica o per un meeting aziendale; così non è per il congresso associativo, tecnico o scientifico. In tutti i casi un buon ufficio stampa può amplificare la visibilità dell’evento, dare rilievo ai contenuti e creare una positiva ricaduta d’immagine sui promotori/organizzatori e sulla sede. LA MEDIA LIST Primo compito dell’Ufficio Stampa è quello di creare una media list, mirata, contenente le informazioni relative ai giornalisti ed alle testate giornalistiche di interesse: nome e cognome del giornalista; testata per cui scrive; qualifica ricoperta; specializzazione e rubriche curate; indirizzo d’ufficio; numeri di telefono; email personale e della testata; altre informazioni sulla testata (periodicità, tiratura, specializzazione). La Media List deve essere continuamente aggiornata, dato l’alto grado di mobilità dei giornalisti. IL COMUNICATO STAMPA Il comunicato stampa è lo strumento base con cui un evento può essere comunicato ai media (testate stampa/web/ radio/tv). Ecco alcuni consigli utili a scrivere un buon comunicato. Contenuto – – – Il comunicato stampa è la descrizione di un fatto o l’annuncio di un evento: è pura cronaca, senza aggiunta di opinioni personali. L’articolo, invece, parla di uno o più fatti, non solo di cronaca, con l’aggiunta, da parte di chi scrive, di giudizi propri o altrui. Il comunicato stampa va diramato solo quando sussistano ragioni di effettivo interesse per il pubblico. La selettività nella diramazione di informazioni qualifica la fonte e dà credibilità al messaggio. Taglio della notizia – – – Una stessa notizia può interessare più di una fascia di pubblico ed essere destinata a più testate e a più rubriche al suo interno. La notizia sarà confezionata in modo diverso a seconda dei destinatari finali. Un comunicato può avere taglio ed lunghezza diversi a seconda che sia trasmesso: – ad una testata stampa: moderatamente lungo ed articolato – ad un’emittente radio-televisiva: succinto, con enfasi sugli aspetti di cronaca – ad un’agenzia di stampa: breve e con taglio tecnico 18 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Articolazione – Il giornale si riserva sempre la facoltà di tagliare il comunicato in ragione dello spazio disponibile e dell’interesse dei contenuti. Molti comunicati vengono cestinati perché non si prestano ad un lavoro di forbici e i cronisti non hanno tempo, né voglia di riscrivere la notizia. Un comunicato stampa deve essere costruito in maniera modulare, con periodi brevi, ciascuno autosufficiente rispetto al contenuto, in modo che si possano pubblicare uno o più periodi, anche in un ordine diverso da quello in cui sono stati trasmessi, senza alterare il significato dell’informazione. – – La “regola delle 5 W” Il comunicato stampa dovrà sempre osservare la regola aurea della comunicazione giornalistica, ossia la “Regola delle 5 W”: • Who (chi) • What (che cosa) • When (quando) • Where (dove) • Why (perché) La “regola dell’ ABC” • Accuratezza: essere sicuri di ciò che si scrive, controllare le informazioni presso la fonte, controllare cifre e dati, evitare errori di grammatica e di sintassi • Brevità: concentrare il comunicato nel minor numero di parole, abolendo aggettivi e avverbi superflui e ogni altro tipo di involuzione • Chiarezza: parlare lo stesso linguaggio del lettore, usare frasi semplici con un concetto compiuto in ogni frase, sequenze di soggetto, verbo, complemento. La “regola della piramide” – Mettere al vertice il fatto/soggetto più importante e tutto il resto a seguire. – Il comunicato può essere composto da una prima parte che fornisce le informazioni essenziali e da una seconda parte di approfondimento. – La lunghezza ottimale è di una/max due cartelle. Una cartella equivale a 30 righe x 60 battute, cioè a 1.800 battute Regole di buona scrittura – Usare un linguaggio chiaro e senza ridondanze, dando coerenza ai vari punti trattati – Equilibrare la trattazione della notizia, non dare troppo spazio ad elementi marginali – Fare attenzione alle ripetizioni, – Evitare i tecnicismi, i termini arcaici o forbiti – Evitare l’eccesso di sigle o parole straniere o tradurle – Usare una forma grafica che evidenzi la notizia; es. mettere in maiuscolo i titoli, in grassetto i sommari, in corsivo le parole chiave del testo oppure le parole straniere – Usare caratteri lineari, Impaginare in testo in maniera armoniosa e ben leggibile 19 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Embargo o Talvolta per consentire ai vari media di uscire con la stessa notizia in contemporanea, si invia il comunicato con la segnalazione di “embargo”: “si prega diffondere non prima del giorno x” oppure - vietata la pubblicazione/trasmissione fino al…” – Ovviamente è a discrezione della testata rispettarlo o meno. La nota di embargo è usata qualche volta in occasione di premiazioni, preview mostre o grandi eventi Tempistica – Perché possa essere pubblicato il giorno successivo, un comunicato deve arrivare ai quotidiani entro la mattinata o al massimo nel primo pomeriggio. – Alle televisioni si può fare far pervenire, insieme al comunicato, anche uno spezzone di filmato utilizzabile per accompagnare la lettura della notizia – Un recall telefonico successivo permetterà di accertare l’avvenuta ricezione del comunicato e l’interesse a riguardo – Le notizie ai periodici andranno inviate da uno a tre mesi prima della data di uscita del numero che si desidera raggiungere Titolo • È il “titolista” o la redazione a decidere che titolo dare al pezzo. Il comunicato può però essere completato con un sommario e un titolo breve, che punti su un paio di elementi chiave. Lo scopo è informare, evitando slogan pubblicitari. LE FOTOGRAFIE Uno strumento che la stampa si attende e un ottimo veicolo per far parlare di un evento è costituito dalla diramazione di fotografie, corredate di didascalia. L’attenzione del lettore viene infatti spesso catturata, più che dai testi, dai titoli, sottotitoli, sommari e fotografie. Vari i canali di diffusione: cartella stampa (Cdrom/ Dvd/ pen drive); email (no file pesanti), gigamail (wetransfer); cloud storage (dropbox) LA CARTELLA STAMPA La cartella stampa costituisce la documentazione di base che l’ufficio Stampa deve mantenere continuamente aggiornata per la distribuzione ai giornalisti che facciano richiesta di informazioni. La cartella stampa di un evento generalmente contiene: – – – – – – – – programma dell’evento comunicato di presentazione eventuali schede tecniche schede su promotori, partner, sponsor eventuali biografie artisti, relatori o testimonial fotografie e immagini ad uso stampa brochure, pieghevoli o altri materiali di comunicazione eventuale stralcio della rassegna stampa (ad esempio, se l’evento è ciclico) La cartella stampa in formato cartaceo può essere sostituita con Cd rom/ dvd/ pendrive o resa disponibile nella Press Room del sito. 20 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte LA RASSEGNA STAMPA Soprattutto nel caso di un evento la rassegna stampa - ovvero la raccolta di tutti gli articoli pubblicati a riguardo - è uno strumento prezioso per misurare concretamente e “patrimonializzare” i risultati ottenuti con la comunicazione. Oggi la rassegna stampa telematica ha preso il posto di quella tradizionale. Esistono agenzie specializzate che selezionano le notizie e le trasmettono in tempo reale ai propri clienti. Abbonandosi per un certo numero di articoli o per un arco di tempo definito, e fornendo alcune parole-chiave (es. il nome dell’evento o i temi di discussione) si riceveranno dei file in pdf con la scansione dei ritagli e il nome della testata. Il costo dell’abbonamento è ripagato dalla certezza di poter controllare l’efficacia della comunicazione. Si può richiedere anche il monitoraggio web/ video e la duplicazione dei servizi televisivi. Gli articoli rilevati possono altresì essere scaricati da piattaforme on line, accessibili tramite password. Il servizio è utile nel caso di eventi la cui divulgazione avvenga su larga scala. Se la rassegna stampa è “fatta in casa” è utile ritagliare o scansionare gli articoli e “montarli” su di una scheda che riporti nome della testata, data di pubblicazione, tipo pagina o testata. La raccolta di tutti gli articoli dovrà essere rilegata in modo professionale; utile un indice con data delle pubblicazioni e testate. La rassegna stampa può essere messa a disposizione dei partecipanti ad un evento o utilizzata per la ricerca di partner / sponsor. Essa misura “il valore” di un evento in termini di visibilità. Gli articoli di maggiore interesse possono essere inseriti nella Press Room del sito dell’azienda (o del progetto/evento). TIMING PER L’ORGANIZZAZIONE E COMUNICAZIONE DI UN EVENTO Ecco uno schema che riporta il timing delle attività di Segreteria organizzativa e di Ufficio stampa in occasione di un evento. Ovviamente i tempi e le modalità di esecuzione dipendono dal tipo e dall’importanza dell’iniziativa. Prima fase: INVITO Prenotazione sala/ organizzazione evento / contatto relatori, ecc. Progettazione grafica invito, fondale, cartelle, ecc. Invio cartoncino invito ca. 15 gg. prima (se previsto) Trasmissione e-mail di invito 1 settimana prima (save the date 15 gg prima) 1° comunicato stampa ca.15 gg. prima (se l’evento è di un certo rilievo) 2° comunicato stampa ca. 1 settimana prima 3° comunicato (annuncio breve) 1/2 gg. prima recall telefonico (a seconda dei casi) Comunicazione sui social network Raccolta articoli e preparazione rassegna stampa Seconda fase: PREPARAZIONE Preparazione cartella stampa / cartella partecipanti Preparazione cavalierini, badge, altri materiali Preparazione scheda di registrazione giornalisti 21 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Preparazione discorsi, filmati, materiali illustrativi Allestimento sala, platea Disposizione posti su tavolo di presidenza Definizione della scaletta di intervento Preparazione della regia dell’evento Allestimento desk di segreteria e/o desk stampa Reclutamento e briefing hostess Acquisto eventuali omaggi Contatto fornitori vari: allestitori, fotografo, fioraio, ecc. Terza fase: REALIZZAZIONE Accoglienza e registrazione giornalisti Distribuzione cartelle stampa Distribuzione eventuali omaggi Accoglienza e registrazione ospiti Distribuzione materiali vari Contatto relatori, saluto e coordinamento Raccolta testi interventi ed eventuale distribuzione Coordinamento personale d’accoglienza Coordinamento fotografo, operatori video Coordinamento interviste Stampa / Radio / TV Ascolto interventi per preparazione comunicato finale Comunicazione sui social network, Live twitting, live blogging Quarta fase: FOLLOW UP Preparazione ed invio comunicato conclusivo Invio cartella stampa a direttori testate e/o giornalisti assenti Invio fotografie evento a testate giornalistiche 3° recall telefonico (a seconda dei casi) Comunicazione sui social network Raccolta articoli pubblicati sulla stampa Monitoraggio e duplicazione servizi televisivi Montaggio servizi televisivi e preparazione Rassegna video Assemblaggio e rilegatura Rassegna Stampa/Press book Telefonata o lettera di ringraziamento a direttori testate Preparazione book fotografico o photo-gallery su sito Aggiornamento data-base giornalisti e contatti vari Invio rassegna stampa a relatori e ospiti/autorità 22 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte DAL GALATEO AL CERIMONIALE DI RAPPRESENTANZA Il cerimoniale è quel settore delle pubbliche relazioni che riguarda la vita di rappresentanza ufficiale. Nell’opinione comune non è raro che esso sia confuso con il galateo. Ma mentre il galateo riguarda la persona nella sua individualità, il cerimoniale è l’insieme delle regole che disciplinano la rappresentanza formale degli enti e dei titolari delle cariche rappresentative ed ha, pertanto, valenza pubblica. Il cerimoniale sottende, comunque, la conoscenza del galateo, e spesso i due aspetti risultano collegati: esso sostanzia quel corpo di principi che rendono oggettive le forme delle relazioni tra persone e organi, facilitando i rapporti intersoggettivi, come richiede la vita pubblica. II cerimoniale è, quindi, essenzialmente un codice di regolazione delle relazioni pubbliche. Le prescrizioni ed indicazioni in esso elaborate servono a creare un linguaggio ed un codice di comportamento formali comuni al fine di facilitare le relazioni ed evitare le conseguenze spiacevoli, o anche gravi, derivanti dalla loro mancata osservanza. Utilizzando il mezzo dell’ossequio alla forma, il cerimoniale svolge una funzione di salvaguardia e di rispetto dei valori di sostanza, e tanto più questo appare importante in vigenza dell’ ordinamento democratico. Le regole del cerimoniale non trovano attuazione solo nelle cerimonie ufficiali, ma valgono per un serie di altre occasioni, di carattere sia pubblico che privato. AMBITI DI APPLICAZIONE DEL CERIMONIALE – – – – – – – – – – – – diramazione di inviti e risposta per cerimonie ufficiali assegnazione dei posti nelle cerimonie presenza della bandiera nazionale e altri emblemi nelle cerimonie accoglienza degli invitati ordine precedenze delle Alte cariche dello Stato e di dirigenti della P. A. ricevimento di Autorità che intervengono a cerimonie successione dei discorsi organizzazione delle cerimonie ricevimento di personalità in visita ufficiale diramazione inviti per pranzi ufficiali assegnazione posti a tavola in pranzi ufficiali appellativi da usarsi in presenza di autorità civili, militari, religiose Maggiori informazioni sulle regole del cerimoniale e gli ambiti di applicazione sono disponibili sul sito dell’ANCEP Associazione Nazionale Cerimonialisti Enti Pubblici: www.cerimoniale.net La normativa in tema di Cerimoniale, vigente nella Pubblica Amministrazione, è consultabile sul sito del Governo italiano: www.governo.it/Presidenza/ufficio_cerimoniale/cerimoniale/normativa.html 23 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte E SE A PARLARE FOSSIMO NOI? CENNI DI PUBLIC SPEAKING LA COMUNICAZIONE IN PUBBLICO Nella società contemporanea saper comunicare in pubblico non è più un optional, ma una necessità; in azienda, così come in ogni organizzazione, è un presupposto indispensabile. Ottimismo, fiducia nelle proprie capacità, determinazione, chiarezza degli obiettivi: ecco la ricetta base per iniziare. Tutto il resto deve essere costruito con la pratica e l’allenamento. Parlare in pubblico è un’arte antica: l’arte della persuasione. Nella tradizione greco-latina la retorica si articolava in cinque parti che si possono sviluppare secondo tecniche moderne. INVENTIO È il momento della ricerca dei contenuti del discorso, della creazione del testo. E’ inutile parlare in pubblico se non si ha qualcosa da dire, e soprattutto se non si sa esattamente che cosa si vuol trasmettere. Il che significa scegliere i contenuti in funzione degli obiettivi prefissati, tralasciando ciò che è ridondante. Alla base dell’inventio vi sono ricerche, studi, letture, tecniche di creatività, appunti, mappe mentali. In termini contemporanei ciò significa prepararsi con cura e documentarsi in modo ampio sull’argomento DISPOSITIO Consiste nello stabilire l’ordine degli argomenti e dare forma alle intuizioni maturate nel momento della inventio. Le tecniche applicabili sono le più varie, anche se la forma classica (apertura – corpo – chiusura) conserva la sua validità. In termini attuali ciò significa preparare accuratamente la scaletta degli argomenti, sulla base di una traccia scritta che contenga i concetti fondamentali: l’introduzione dell’argomento; il corpo, lo svolgimento, l’analisi del dettaglio; le conclusioni e la verifica del raggiungimento degli obiettivi. Altre forme usate sono quelle “a piramide” (gli argomenti scendono a cascata su vari rami secondo logica) o “a raggiera” (gli argomenti si diramano in modo circolare intorno ad un nucleo centrale seguendo un percorso associativo) ELOCUTIO Consiste nell’aggiungere alla sostanza del discorso l’ornamento di figure retoriche, di finezze linguistiche. In termini semplici, usare le parole giuste al momento giusto. È la parte più legata alla retorica antica. Le moderne teorie di comunicazione tuttavia ne confermano l’utilità quando sostengono che in ogni comunicazione vi è sempre un aspetto di contenuto (la parte logica e razionale) e uno di relazione (il modo in cui si dicono le cose). L’elocutio serve a rendere più avvincenti i contenuti del discorso ed aiuta a mantenere desta l’attenzione. Di particolare efficacia è l’uso di metafore, di immagini di sintesi che attraverso la loro forza espressiva rendano immediatamente condivisibili i concetti esposti. ACTIO È la recitazione del discorso, attraverso l’uso della gestualità e della dizione. In termini attuali essa rimanda agli assiomi fondamentali della pragmatica della comunicazione secondo cui “ogni comunicazione è comportamento” e si esprime sia attraverso le parole che attraverso la voce e il linguaggio del corpo. 24 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte Punti salienti dell’actio sono infatti l’espressione del viso, il tono della voce, la gestualità, la postura, l’abbigliamento, la dinamica spaziale. Nell’attribuzione di significato il linguaggio del corpo è più importante del linguaggio delle parole. Il comportamento dell’oratore deve quindi essere congruente con il contenuto del discorso, altrimenti esso smentirà le parole. L’actio si riferisce alla “coreografia” del momento espositivo, ovvero al comportamento nel suo complesso, al “copione” da riempire e così trasmettere al pubblico. MEMORIA La memorizzazione serve ad evitare la lettura. La ripetizione di un testo scritto toglie efficacia al discorso. Chi legge tiene il capo chinato e gli occhi fissi al foglio e ciò determina una percezione negativa da parte del pubblico. Chi parla guardando l’uditorio suscita invece reazioni positive e favorisce la partecipazione. Ciò non presuppone che si reciti a memoria tutto il testo, ma che ci si esprima liberamente sulla base di parole e concetti-chiave, seguendo una specie di itinerario mentale. Tra le tecniche usate l’utilizzo di mappe mentali o la tecnica dei “loci”. ALCUNE REGOLE DI IMPROVVISAZIONE TEATRALE L’improvvisazione teatrale è ricchissima di regole: gli attori si allenano per settimane. 1. Regola dei tre secondi attendere tre secondi prima di iniziare a parlare; creare un effetto suspence; accentrare l’attenzione su di sé e su ciò che si sta per dire 2. Gioco dello sguardo usare il linguaggio degli occhi; guardare il pubblico 3. Punto fisso se il gruppo è piccolo posare lo sguardo da una parte all’altra della platea; se è grande posarlo a 1/3 di sala (“effetto onda”); attenti ai lati (“gli orfani”) 4. Una cosa alla volta non dare troppi messaggi contemporaneamente 5. Bilanciamento dello spazio Bisogna compensare lo spazio scenico 6. Lanciare le emozioni Il corpo parla e crea significato più delle parole 7. Urgenza bisogna ascoltare se stessi, verificare se c’è “urgenza” reale di intervenire 8. Pause Nel valorizzare un contenuto chiave la pausa è più importante del contenuto 9. Crederci per essere convincenti il pubblico accetta tutto ciò in cui voi credete 10. Lasciare un buon ricordo Si ricorda l’80% di quello che si vede, il 20% di ciò che si sente; l’inizio e la fine di uno spettacolo si ricordano più delle altre parti: Tenete a mente che per ben “comunicare” occorre saper “ascoltare”: imparate a “percepire” il pubblico ed a creare “sintonia” con esso. 25 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte LA TECNICA DEL VOLO La comunicazione in pubblico è simile al volo di un aereo Così come nel volo la fase del decollo richiede la massima potenza dei motori, nella comunicazione la fase iniziale richiede la massima energia al fine di catturare l'attenzione dell’interlocutore o del pubblico ed imporre la propria immagine, il proprio stile comunicativo. Il decollo richiede un attento studio, l'utilizzo di strumenti e di un piano d'azione adeguati; allo stesso modo l'inizio di ogni comunicazione richiede un'analisi preliminare e l'utilizzo di opportune tecniche per un approccio d'impatto. La fase intermedia è quella del "volo", dell'intervento in sé. Decisivi sono in essa, oltre ai contenuti, le forme della comunicazione, il cosiddetto linguaggio non verbale e paraverbale: gesti, espressione, tono e volume della voce, intonazione, timbro, velocità. E così come nel volo d'aereo non bisogna mai "volare troppo in alto", nella comunicazione è preferibile utilizzare un linguaggio comprensibile da tutti, "volare a quota intermedia". Importante per il successo della missione l'elasticità di volo, la flessibilità, l'interazione con l’interlocutore e le conseguenti modifiche alla traiettoria di partenza. Nel volo poi, così come nella comunicazione, l'importante è arrivare a destinazione. In modo veloce, brillante e al tempo stesso armonioso, dosando toni, parole, ritmi e creando quella alchimia sottile che si chiama empatia. Il controllo del feedback, infine, permetterà di misurare l’efficacia della comunicazione, tenendo sempre presente che il significato di un messaggio è nel responso e non nelle intenzioni. L’utilizzo di un percorso strutturato nella preparazione di un discorso permette maggiore sicurezza e padronanza degli argomenti, evitando il rischio di dimenticare qualcosa. La tecnica del volo, attraverso le sue quattro fasi, consente di: 1. 2. 3. 4. predisporre le argomentazioni principali suscitare l’attenzione del pubblico stimolare e mantenere l’attenzione ottenere il massimo ricordo 1° FASE: LA PREPARAZIONE Obiettivi: programmare i contenuti e le modalità dell’intervento Modalità: selezionare i contenuti per originalità ed aggiornamento corredarli di ogni dato utile, di tabelle, statistiche, immagini costruire delle mappe mentali “a ragnatela” o “a piramide” individuare bisogni, motivazioni e livello culturale del pubblico contestualizzare il discorso, prevedere riferimenti alla platea allenarsi a tenere il discorso, ripeterlo a voce alta o simularlo allo specchio simulare il discorso allo specchio o dinanzi ad una telecamera presentarsi con anticipo all’appuntamento e studiare il pubblico dotarsi dei supporti necessari all’esposizione verificare l’idoneità della strumentazione tecnica 26 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte 2° FASE: IL DECOLLO Obiettivi: Attirare e conquistare l’attenzione del pubblico Modalità: introdurre brevemente, entrare subito nel vivo del discorso non scusarsi per scarsa capacità oratoria o preparazione non usare termini o affermazioni negative usare gli ancoraggi spaziali o psicologici usare una postura consona, una posizione eretta iniziare con tono pacato, accogliente, con un sorriso presentarsi al pubblico, fissare lo sguardo sulla platea cercare di percepire gli umori dei presenti trasmettere emozioni, entrare in sintonia con il pubblico scegliere il linguaggio più appropriato al target usare le tecniche di “calibrazione” e “ricalco” scegliere fra una presentazione “tradizionale” o “di rottura” Nel caso di presentazione “tradizionale”: iniziare con ringraziamenti, riconoscimenti, saluti con una citazione inerente al discorso con una visione d’insieme e gli obiettivi che ci si prefigge esponendo a grandi linee i temi dell’intervento Nel caso di presentazione “di rottura”: “rompere gli schemi”, fare un “coup de theatre” dire o fare qualcosa che il pubblico non si aspetta iniziare con un esempio, una storiella, un aneddoto, una metafora con un gesto simbolico, un comportamento spaziale inconsueto raccontare fatti straordinari su cose ordinarie 3° FASE: IL VOLO Obiettivi: trasformare l’attenzione in interesse Modalità: monitorare il pubblico, stare attenti alle cadute di attenzione restare nei tempi, modificando se necessario la scaletta muoversi e gesticolare moderatamente, guardare la platea usare un linguaggio chiaro e comprensibile citare le frasi più significative usate da altri elencare i dati o contenuti in ordine di priorità usare bene i tre livelli della comunicazione, essere congruenti usare gli strumenti di persuasione strategica usare sia la logica che la creatività, interessare i tre sistemi di rappresentazione valersi del supporto di audiovisivi o immagini ripetere ogni tanto il motivo portante dell’intervento appellarsi ai valori, alle ragioni e ai sentimenti del pubblico 27 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte 4° FASE: L’ATTERRAGGIO Obiettivi: confermare i motivi di interesse e predisporre il ricordo del messaggio Modalità: riepilogare i punti salienti del discorso interagire con la platea con poche domande, chiuse o retoriche suggerire soluzioni, coinvolgere il pubblico fare un sincero complimento al pubblico riprendere eventualmente la metafora iniziale sdrammatizzare l’intervento, far ridere i presenti avvisare l’uditorio della fine dell’intervento dare enfasi alla chiusura, senza sconfinare nell’affettazione chiudere brillantemente e senza esitazioni IL DIBATTITO Obiettivi: Coinvolgere il pubblico e verificare il feedback Modalità: partecipare al dibattito con attenzione fissare i tempi dedicati alle domande prendere nota di ogni osservazione valorizzare ogni intervento rispondere guardando l’interlocutore, poi spostare lo sguardo su tutti i partecipanti non lasciarsi coinvolgere in questioni complesse o personali non accettare le provocazioni, controllare l’emotività dare a ogni risposta un tono che interessi tutti interrompere con garbo e fermezza chi trasforma una domanda in un comizio concludere l’intervento, riprendendo alla luce degli interventi del pubblico il messaggio centrale del discorso GLI ELEMENTI DI UNA BUONA DIZIONE Le giuste pause sulla punteggiatura del testo. La respirazione corretta: immagazzinare aria sufficiente a pronunciare senza pause una frase di senso compiuto. La vivacità espressiva: capacità di esprimere uno stato d’animo emozionale o critico o ironico La capacità di usare toni diversi: passare da una vibrazione della voce ad un’altra (alta, bassa, intermedia) L’intensità di suono: il volume e la quantità di fiato necessaria per ottenere il suono e dargli energia L’uso del tempo, la maggiore o minore velocità, legata alla sensibilità dell’oratore La cadenza che si vuole dare al discorso, in relazione alla semantica 28 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte L’ABITO FA IL MONACO L’abbigliamento che un relatore usa in occasione di un discorso in pubblico incide fortemente sulla percezione da parte del pubblico e deve essere congruente con i contenuti espressi, ma soprattutto con i modi della sua comunicazione. Ovvio che si può scegliere la strada dell’anticonformismo, ma solo se è questo il ruolo che si intende ricoprire, altrimenti oltre alle normali difficoltà presenti nella comunicazione in pubblico, occorrerà fare i conti anche con un’immagine incongruente rispetto ai contenuti. Ricordate che l’”effetto alone” incide fortemente sulla percezione che il pubblico ha del relatore. CONSIGLI PER PRESIDIARE L’ANSIA Identificare le dinamiche che generano l’ansia Razionalizzare e ristrutturare le paure Usare un ancoraggio psicologico Riconoscere che un certo livello d’ansia è normale Rendersi conto che esso favorisce una migliore prestazione Rilassarsi, concentrare la mente su immagini positive Rilassare i muscoli, respirare profondamente Fare esercizi di respirazione addominale, stretching o training autogeno Preparare con cura l’intervento, padroneggiarlo senza memorizzare Redigere una scaletta o mappa mentale e tenerla a vista Fissare lo sguardo su persone che esprimano interesse Non rimanere svegli fino a tardi la sera precedente Evitare l’uso di stimolanti, tranquillanti o droghe di ogni genere Rivolgersi al pubblico con entusiasmo e passione Allenarsi, allenarsi, allenarsi!! e ricordarsi sempre che… Quando parli, il tuo discorso dovrebbe essere migliore di quello che sarebbe stato il tuo silenzio. (antico proverbio arabo) 29 Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte PER CHI DESIDERA SAPERNE DI PIÙ Lucio Argano Manuale di progettazione della cultura FrancoAngeli, 2012 M. Pecchenino Eventi e convegni Il Sole24ore Libri, 2008 A. Accatino Il dizionario degli eventi Banda Larga 2009 M. De Vincentiis Teoria e pratica degli uffici stampa FrancoAngeli, 2009 Damascelli, Bosotti, Comunicazione e management FrancoAngeli, 2007 Corrado Veneziano Manuale di dizione, voce e respirazione Besa, 2007 Alcuni siti di interesse: www.federcongressi.it/ - Federazione associazioni della meeting & incentive industry www.ferpi.it – Federazione Relazioni Pubbliche Italiana www.pcoitalia.it – Associazione Italiana Imprese di Organizzazione Congressuale www.mconline.it – Meeting e Congressi, testata della meeting e incentive industry italiana. www.cerimoniale.net – Associazione Nazionale Italiana Cerimonialisti Enti Pubblici www.governo.it/Presidenza/ufficio_cerimoniale/cerimoniale/normativa.html www.nuovoeutile.it - teoria e pratiche della creatività – Annamaria Testa www.mestierediscrivere.com – Luisa Carrada 30