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DIPARTIMENTO DI SCIENZE DELLA FORMAZIONE, PSICOLOGIA, COMUNICAZIONE
Corso di Laurea magistrale in
Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale
COMUNICAZIONE E ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
L’arte di organizzare con Arte
Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi”
Prof. Ileana Inglese
Bari, A.A. 2015/2016
Ileana Inglese, Comunicazione e organizzazione di eventi: l’arte di organizzare con Arte
Premessa
Questo lavoro deriva dalla necessità di offrire una guida agli studenti che hanno seguito il
Laboratorio di “Comunicazione e organizzazione di eventi”, inserito nell’ambito del Corso di
laurea magistrale in Scienze dell’Informazione editoriale, pubblica e sociale, attivato presso
l’Università degli Studi di Bari “Aldo Moro”.
Esso trae la sua ispirazione da anni di significative esperienze nel settore della
comunicazione e dei servizi e vuol essere solo un’introduzione al tema complesso e vastissimo
dell’organizzazione e gestione di eventi, per il cui approfondimento si rimanda agli autori
citati in bibliografia.
Con l’augurio che questo possa essere un contributo per il miglioramento delle capacità
comunicative dei corsisti e per la loro crescita personale e professionale.
Ileana Inglese
C’è una cosa preziosa che mi porto ogni volta via da un corso: ed è il contatto con gli allievi,
le tante, ogni volta diverse, emozioni. Per conservarle, rinnovarle nel tempo, lascio qui la mia
e-mail: [email protected]. La mia casella è sempre aperta!
2
Sommario
Premessa
Cenni di marketing culturale
-
I tempi del cambiamento
Le leve della competizione
Il concetto di mission e di vision
Il nuovo consumatore
L’evoluzione del marketing
Dal marketing di prodotto al marketing delle relazioni
La cultura come desiderio
I mercati sono conversazioni
Comunicare oggi
L’organizzazione di convegni ed eventi
-
Il convenire come fenomeno sociale
Un po’ di storia
Perché organizzare/partecipare a convegni?
Le figure professionali
Comunicare l’impresa che cambia
Relazioni pubbliche ed eventi
L’immagine aziendale
Gli stakeholder
Comunicare con gli eventi
Incontri di tipo in/formativo
Riunioni, eventi, occasioni di comunicazione
Come organizzare un evento
Guida per la progettazione di un evento
Dieci regole per l’organizzazione di eventi
Timing per l’organizzazione di un evento
Analisi di un evento congressuale
-
I programmi del congresso
Le comunicazioni congressuali
Programma sociale e post congress
Progettazione, preventivo, budget
Sedi congressuali, allestimenti, arredi
Linea grafica, stampati, materiali vari
Cartellonistica e segnaletica
Impianti tecnici e supporti
Personale in fase operativa
Ristorazione in sede congressuale
Escursioni, trasporti, alberghi e ospitalità
Ufficio stampa e comunicazione online
Dal galateo al cerimoniale di rappresentanza
Gli ambiti di applicazione del cerimoniale
Per chi desidera saperne di più
3
CENNI DI MARKETING CULTURALE
I TEMPI DEL CAMBIAMENTO
Un’epoca volge al termine: lasciamo alle spalle quella delle certezze e ci inoltriamo nella
stagione: del frammento, della pluralità, dell’effimero, della molteplicità dei punti di vista.
Assistiamo al mutamento dei modi di produzione ed all’irrompere di nuove e rivoluzionarie
tecnologie, condizioni determinanti ai fini di un passaggio d’epoca. L’organizzazione oggi si
confronta con un ambiente sempre più discontinuo: esiste un’unica certezza: l’incertezza.
È fondamentale saperci convivere in modo costruttivo, trasformandola da minaccia in
opportunità. Le caratteristiche richieste sono: coraggio, creatività, flessibilità, adattabilità,
velocità, comunicazione, responsabilità, relazioni.
LE LEVE DELLA COMPETIZIONE
Era industriale:
PRODOTTO
PREZZO
Era post-industriale:
PRODOTTO
PREZZO
SERVIZIO
Oggi:
IL CONCETTO DI MISSION E DI VISION
Alla base di qualsiasi trasformazione e percorso verso l’eccellenza vi è un binomio
inscindibile: cultura e strategia. L’integrazione di cultura e strategia avviene solo se sono
chiare la “Mission”, cioè la ragion d’essere e la “Vision”, cioè gli scenari possibili
dell’organizzazione.
La Mission risponde alla domanda: “Perché esistiamo? Cosa dobbiamo fare?”
La Vision risponde alla domanda: “Cosa vogliamo fare? Dove vogliamo arrivare?”
La Mission rappresenta la ragion d’essere dell’azienda, il perché della sua esistenza. Se la
Mission è condivisa, cresce il senso di appartenenza e la meta viene raggiunta più facilmente.
La Vision indica questa meta, ciò che l’organizzazione vuol essere in futuro. Essa è il sogno
che nasce dall’insoddisfazione del presente, la rielaborazione creativa di fatti, speranze, rischi,
opportunità.
4
IL NUOVO CONSUMATORE
Il cambiamento investe l’intera società, tutti gli utenti. Nasce un nuovo modello di
consumatore, con cui bisogna imparare ad avere a che fare. Se cardine della modernità era la
produzione, al centro della postmodernità c'è proprio il consumo, sempre meno di merci e
sempre più di simboli e di segni.
Al marketing tradizionale, che lega il consumo al concetto di utilità, si contrappone ora l'idea
del consumo come esperienza, che implica la fantasia, l’uso creativo del tempo, il ludico, ma
anche il legame affettivo, l’emozione.
L’utente vuole esperienze! Esperienze da ricordare, di cui parlare, da portare con sé. Un
elemento da considerare con attenzione quando si parla di marketing culturale.
EMOZIONARE E SEDURRE
Per dialogare con il consumatore postmoderno occorre agire sull’area del desiderio, piuttosto
che su quella del bisogno. Le marche oggi, per competere sul mercato, cercano di suscitare
emozioni, perché l'immagine, la fiducia, l'autorevolezza sono condizioni necessarie ma non
sufficienti. Tutti elementi che nel settore della cultura sono un must.
L’EVOLUZIONE DEL MARKETING
Il marketing si evolve: il marketing «offensivo» cede il passo al marketing «difensivo»:
conquistare un nuovo cliente costa più che conservarne uno già acquisito. Dal marketing «di
prodotto» si passa al marketing «di relazione». “Il consumatore diviene attore, in grado di
farsi sentire e di incidere nelle scelte.” (Giampaolo Fabris)
DALLE 4P (Philippe Kotler) ALLE 4 C (Robert F. Lauterborn)
Product (prodotto)
>>
Customer value (valore per il consumatore)
Price (prezzo)
>>
Cost (costo per il consumatore)
Place (post)
>>
Convenience (facilità di acquisto)
Promotion (promozione)
>>
Communication (comunicazione)
5
LA CULTURA COME DESIDERIO
Il nuovo consumatore è sempre più informato e attivo, resistente alle vecchie logiche del
marketing. Più forte tecnologicamente, chiede rispetto e attenzione. Egli è diventato più:
autonomo, competente, esigente, selettivo, pragmatico
C’è un trend nei consumi che sta sviluppandosi molto: la richiesta di autenticità. La
globalizzazione dell’economia e della società, che rende fragili e precari sia gli individui sia le
loro identità, può accelerare un movimento inverso, indirizzato alla ricerca di radici e stabilità.
Nell’insieme di cose originali che si desidera possedere nella loro integrità e autenticità, vi
sono oggetti ed esperienze. La cultura diventa un desiderio, viene richiesta.
I MERCATI SONO CONVERSAZIONI
Dalle sollecitazioni continue e pressanti si passa ai suggerimenti, alla collaborazione. I
mercati diventano conversazioni (The Cluetrain Manifesto).
Vince chi sa parlare meglio con il suo pubblico e acquisirne la fiducia, sulla base dei fatti.
COMUNICARE OGGI
6
L’ORGANIZZAZIONE DI CONVEGNI ED EVENTI
IL CONVENIRE COME FENOMENO SOCIALE
Il riunirsi è fenomeno tipico di ogni tempo ed epoca. Per capirne le dinamiche è utile una
breve analisi sociologica. Nel convenire è presente un gran numero di processi sociali:
dall’acculturazione all’integrazione e al conflitto, dalla comunicazione alla socializzazione ed
al mutamento sociale.
Vi sono anche problemi processuali riferiti al comportamento collettivo, la razionalizzazione
e la professionalizzazione. Vanno considerati anche gli elementi strutturali, quali i ruoli, le
relazioni sociali, i gruppi, e gli aspetti strutturali, quali il potere, il dominio, il controllo
sociale. I convegni, infine, si fanno per comunicare, e la comunicazione costituisce senza
dubbio uno dei processi sociali fondamentali.
“L’aggregazione umana, al di là degli usi e dei costumi, dei riti e delle gesta, è espressione
umana, fenomeno umano, bisogno reale di comunicazione nei suoi aspetti più complessi,
condizione umana. Nel suo bisogno di riunirsi in gruppi e società, l’uomo asseconda un
impulso naturale, manifesta una abitudine costante che è di comunicazione e ordine.
(Marco Ferronato)
UN PO’ DI STORIA
I primi congressi forse furono i grandi concili ecclesiastici che si tennero a Costanza del 1414
e a Basilea nel 1431. Un primo grande congresso internazionale si tenne ad Arras nel 1435 e
fu quello che pose fine alla Guerra dei Cento Anni. Ma i primi veri congressi in senso
moderno, cioè quelli volti a trasmettere e scambiare informazioni tra specialisti, risalgono al
secolo scorso.
In tempi più vicini a noi hanno poi preso a diffondersi i congressi delle società mediche e
scientifiche in genere, quindi quelli aziendali, poi quelli di associazioni ed enti vari, infine una
miriade di convegni ed eventi.
PERCHÈ ORGANIZZARE CONVEGNI?
Le aziende:

Per lanciare, rafforzare, celebrare l’immagine aziendale

Per comunicare risultati, piani, strategie, politiche

Per interagire con la rete distributiva e con i clienti

Per ottenere il consenso dai distributori e renderli operativi

Per presentare, promuovere prodotti/servizi

Per incentivare la forza vendita

Per motivare dipendenti e collaboratori

Per rafforzare lo spirito di corpo

Per fronteggiare momenti particolari della vita aziendale

Per ottenere consenso e notorietà fra gli stakeholder
7
I sindacati e i partiti:

Per dibattere tesi e politiche

Per gratificare quadri e dirigenti

Per motivare gli iscritti

Per dare risonanza alle decisioni
Le associazioni

Per riunire i soci

Per dibattere argomenti di interesse comune

Per eleggere gli organismi direttivi

Per aggiornare le conoscenze

Per fornire ai soci momenti di crescita
Gli enti pubblici

Per sensibilizzare il pubblico su argomenti di attualità

Per celebrare eventi storici, ricorrenze sociali

Per ricercare consenso
PERCHÈ PARTECIPARE A CONVEGNI ?

Per conoscere, sapere, apprendere

Per aggiornarsi professionalmente

Per partecipare a processi decisori

Per incontrare leader, persone di cultura

Per interagire con altri partecipanti

Per comunicare le proprie idee, opinioni

Per illustrare le proprie esperienze

Per cementare lo spirito di gruppo

Per creare alleanze, trovare intese comuni

Per sensibilizzare pubblico e governanti

Per fare conoscenze, avviare relazioni professionali

Per notare e farsi notare
8
LE FIGURE PROFESSIONALI
Sono diverse oggi le figure professionali che si occupano della organizzazione di convegni e
congressi e i soggetti coinvolti nella gestione di eventi, sia all’interno che all’esterno di una
azienda o ente o associazione. Tra quelle più o meno “codificate” abbiamo:
-
Professional Congress Organizer
Meeting Planner
Incentive House
Convention Bureau
Esperto di Relazioni Pubbliche
Comunicatori, consulenti e affini
IL P.C. O.
Per P.C.O. (Professional Conference Organizer) si intendono coloro che organizzano in modo
professionale convegni per conto terzi o le agenzie specializzate nel fornire il congresso
“chiavi in mano”. Il PCO è il titolare di un’impresa di organizzazione congressuale che
gestisce e coordina tutti gli aspetti di un congresso, spesso assumendone anche la gestione
economica e quindi operando con un certo rischio d’impresa. I PCO vengono remunerati con
compensi d’agenzia quando addirittura non si sostituiscono al promotore del convegno
nell’area economica ad esso connessa. I PCO hanno diverse funzioni:

progettano gli eventi
o studio di fattibilità
o strategia di comunicazione
o strategia creativa

offrono servizi di segreteria
o organizzativa
o scientifica
o amministrativa

curano la logistica
o sale, spazi espositivi, addobbi
o trasporti, transfer, alloggi,
o catering, ristorazione

progettano e realizzano la linea grafica
o linea coordinata e materiali di comunicazione
o allestimenti, scenografie, segnaletica
o kit congressuale

forniscono servizi tecnici e di accoglienza
o interpreti, traduttori
o hostess, stewart, guide
o runner, tecnici
9

organizzano le attività annesse al congresso
o spettacoli, intrattenimenti
o escursioni, visite guidate
o cene sociali, cocktail party

forniscono servizi multimediali
o servizi fotografici
o riprese video
o streaming

curano la produzione post-congressuale
o atti del congresso, traduzioni
o cassette video, book fotografico
o rassegna stampa

curano le sponsorizzazioni e la promozione
o desk espositivi
o scambio merce, fund raising
o pubblicità, promozione

curano le relazioni con i media
o ufficio stampa
o conferenze stampa
o press tour

curano i rapporti con le istituzioni
o richiesta patrocini e contributi
o relazioni istituzionali
o cerimoniale di rappresentanza

curano il follow-up del congresso/evento
o ringraziamenti relatori/sponsor
o atti amministrativi, congress report
o rassegna stampa, atti del congresso
IL MEETING PLANNER
Per Meeting Planner si intendono le persone che organizzano convegni per aziende,
associazioni di categoria, partiti, sindacati, centri congressi. Il Meeting Planner è
l’organizzatore di congressi interno ad una organizzazione. Si distingue dal PCO perché:
1. non ha rischio d’impresa: pur rispondendo ai suoi datori di lavoro per il buon esito
dell’evento, non corre rischio d’impresa in quanto retribuito a stipendio o con un fisso;
10
2. gestisce gli eventi di un unico committente, che sono perciò in larga misura ripetitivi e
coinvolgono sempre lo stesso pubblico.
Le loro funzioni sono simili a quelle dei PCO; in molti casi però essi, anziché fornire
direttamente, coordinano e mediano i servizi di supporto dei convegni. Sul mercato operano
poi PCO e MP free-lance, che lavorano a titolo individuale come consulenti, intervenendo
cioè con i propri servizi laddove non sia richiesta l’organizzazione globale di un evento.
L’INCENTIVE HOUSE
Per Incentive House si intendono le agenzie specializzate nell’organizzare eventi e piani di
incentivazione. Esse organizzano:

campagne di incentivazione, viaggi in tutti il mondo, crociere con spettacoli

eventi in luoghi suggestivi con elementi spettacolari o dinamiche incentivanti

convention, fiere, trade promotion, visite guidate, educational
IL CONVENTION BUREAU
È una struttura operativa a capitale misto pubblico e privato che ha lo scopo di promuovere il
traffico congressuale verso una determinata località. Vi partecipano enti pubblici e
imprenditori privati, enti turistici, organizzatori di congressi, associazioni di interpreti, ecc.
I CB sono organizzazioni senza scopo di lucro e super partes, interessate a vendere la propria
destinazione nel quadro di un’offerta congressuale coordinata. Svolgono un’azione di
marketing e di promozione nei confronti del mercato internazionale e di coordinamento
dell’offerta congressuale nell’area in cui operano.
In concreto un CB lavora su quattro punti fondamentali:
•
diffonde l’immagine di un Paese in toto, e non solo come destinazione congressuale
•
evidenzia i punti specifici che fanno di quel Paese una buona destinazione
congressuale
•
costituisce una guida per il possibile committente per la scelta della città e della sede
dove il suo congresso si potrebbe tenere
•
dà informazioni dettagliate sui fornitori di tutti i servizi congressuali, garantiti in base
a specifici standard qualitativi
Perché sia efficace, l’attività del CB deve correlarsi strettamente a quella dell’ente pubblico
turistico di riferimento.
L’ESPERTO DI RELAZIONI PUBBLICHE
Alcuni PCO sono bravissimi nell’organizzare congressi, ma falliscono l’impatto con convegni
di tipo aziendale perché impreparati a gestire eventi in cui il flusso di comunicazione è più
complesso.
La figura che meglio riesce a soddisfare le esigenze dell’azienda è l’Esperto di Relazioni
Pubbliche o PR professional, che alle competenze di tipo organizzativo unisce capacità di tipo
comunicativo, relazionale, creativo, pubblicitario, giornalistico.
11
COMUNICATORI, CONSULENTI E AFFINI
Sul mercato operano poi vari free-lance, che lavorano a titolo individuale come consulenti di
comunicazione, intervenendo con i propri servizi laddove non sia richiesta l’organizzazione
globale di un evento.
Il vero problema del settore è la mancanza di griglie di accesso alla professione e il fatto che
chiunque desideri proporsi come organizzatore congressuale o di eventi può farlo, senza
trovare particolari ostacoli, salvo brandelli di legislazione.
In alcuni casi anche le agenzie di viaggio e gli alberghi offrono «chiavi in mano» servizi di
trasporto ed ospitalità – eventi compresi.
COMUNICARE L’IMPRESA CHE CAMBIA
Oggi è esplosa in tutti i settori la tendenza a produrre servizi di fruibilità diffusa e a “mixare”
le varie forme di comunicazione per rivolgerle a un pubblico sempre più vasto ed eterogeneo.
Il marketing mix si è esteso, affiancando a mezzi tradizionali (pubblicità e promozione), le
sponsorizzazioni sportive e culturali, le relazioni pubbliche, il direct marketing, le fiere,
Internet, i social media e altri mezzi multimediali e interattivi.
Si parla perciò di comunicazione integrata, rivolta sia al pubblico esterno, che a quello interno
all’azienda.
RELAZIONI PUBBLICHE ED EVENTI
Per Relazioni Pubbliche si intendono tutte quelle attività sistematiche tendenti a suscitare o
rafforzare, attraverso un dialogo permanente e azioni mirate e misurabili, simpatia, stima,
consenso nei vari pubblici da cui l’azienda dipende, sia all’interno che all’esterno.
Fare Relazioni Pubbliche significa quindi dirigere e condurre in modo sistematico e
professionale attività aziendali che servono a far conoscere alla pubblica opinione:

ciò che facciamo

come lo facciamo

perché lo facciamo
Il fine è quello di: tutelare il nome dell’azienda. stimolare alleanze e cooperazione,
promuovere l’immagine dell’azienda. Punto di forza delle RP è la misurabilità dell’azione.
L’IMMAGINE AZIENDALE
L’immagine aziendale, ossia l’opinione che la gente si fa di un’impresa, è una delle sue più
importanti risorse economiche. Occorre una continua attività di controllo nel tempo
dell’immagine aziendale, affinché vi sia coerenza fra:

l’immagine che l’impresa vorrebbe avere

l’immagine che l’impresa ritiene di avere

l’immagine che l’impresa effettivamente ha
La responsabilità di assicurare all’impresa una buona immagine comunicando in maniera
mirata con tutti gli stakeholder o i pubblici dell’impresa ricade sull’Esperto di Relazioni
Pubbliche.
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GLI STAKEHOLDER
Le organizzazioni sono al centro di una vasta rete di “portatori di interesse” (stakeholder).
L’immagine che essi hanno dell’impresa incide sui loro comportamenti; essi possono inoltre
influenzare opinioni, comportamenti, decisioni d’acquisto dei vari tipi di pubblico:

Management, dipendenti

Collaboratori, consulenti

Partner del Gruppo

Società collegate e controllate

Fornitori, terziaristi

Distributori, agenti

Clienti reali e potenziali

Istituzioni pubbliche, centrali e periferiche

Partiti politici, gruppi di interesse

Associazioni di vario tipo

Sindacati, gruppi di opinione organizzati e non

Federazioni a difesa del consumatore

Sistema imprenditoriale, associazioni di categoria

Imprese concorrenti

Banche, soci, finanziatori

Investitori, analisti finanziari, assicuratori

Media: agenzie stampa, quotidiani, periodici, emittenti radio-televisive

Consulenti, agenzie di comunicazione e pubblicità

Mondo della scuola, della cultura, dello spettacolo, dello sport

Comunità in generale

“popolo della rete”
COMUNICARE CON GLI EVENTI
Particolare rilievo assume, nell’ambito delle attività di relazioni pubbliche, l’organizzazione
di riunioni ed eventi rivolti ad un pubblico sia interno che esterno all’azienda e mirati ad
attivare o rafforzare relazioni positive con gli stakeholder.
In particolare si parla di “evento speciale” nel caso di un’iniziativa che abbia particolare
risonanza sul piano della comunicazione nei confronti:

di coloro che ad esso hanno partecipato (es. congresso, convention aziendale, ecc.)

del pubblico in generale, cui giunge notizia del fatto attraverso gli organi di
informazione (es. inaugurazioni, sfilate di moda, concerti, spettacoli, mostre, ecc.)
13
LA TERMINOLOGIA
Il settore congressuale è talmente dinamico che si verificano sempre nuove forme di
aggregazione, con termini spesso mutuati dall’inglese o dall’americano. In senso lato il
termine “congresso” significa riunirsi, incontrarsi, comunicare, partecipare.
In senso tecnico i termini usati per i vari tipi di incontri hanno un riferimento alla durata, alla
dimensione, alla categoria dei partecipanti, al tipo di contenuti, al linguaggio adottato. Non
esiste una precisa codificazione nel settore; è bene però chiarire almeno i termini e le formule
di base degli eventi di tipo in/formativo; per gli eventi di tipo culturale si punta sempre più su
creatività e fantasia.
INCONTRI DI TIPO IN/FORMATIVO
Conferenza
Talvolta sinonimo di convegno, tratta in genere un tema di attualità che viene affrontato in
modo interdisciplinare, allo scopo di raggiungere la massima penetrazione sociale. La
partecipazione di pubblico è spesso ampia.
Congresso
Riunione periodica che comporta la partecipazione di centinaia, e anche migliaia, di individui
appartenenti alla stessa sfera di interessi (professionali, culturali, religiosi). La scadenza e il
tema di un congresso sono fissati con molto anticipo rispetto alla fase realizzativa. La
periodicità è in genere annuale nel caso di congressi nazionali, pluriennale nel caso di
congressi internazionali o mondiali. I contributi (o relazioni) allo sviluppo del tema
provengono unicamente dagli appartenenti al gruppo associativo promotore.
Convegno
Si tratta in genere di incontri di studio, promossi da gruppi organizzati, enti privati o pubblici,
aziende, associazione di categoria, società scientifiche o culturali per aprire un dibattito su un
problema specifico e che tendono a un trasferimento di risultati, a un contributo critico dei
partecipanti. La dimensione più contenuta, rispetto al congresso, conferisce al convegno una
connotazione di maggiore interscambio fra i partecipanti.
Convention
Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o aziendale destinato a
fornire informazioni su una particolare situazione e a suscitare consenso da parte dei
partecipanti. Nel caso di un’azienda è finalizzata all’informazione sui programmi e sulle
politiche economiche e di mercato dell’azienda stessa e alla motivazione dei partecipanti.
Meeting
È sinonimo di “incontro” o riunione”. Nell’uso corrente si tratta di una riunione nell’ambito di
un universo socialmente ben identificato e circoscritto
Seminario
Riunione a cui partecipano dalle cinquanta alle cento persone, con una specifica competenza,
anche differenziata, ma accomunate da un preciso interesse a trattare un tema di formazione.
Un seminario ha di solito un programma di lavoro finalizzato all’arricchimento della
professionalità dei partecipanti. Talora è sinonimo di corso residenziale o di aggiornamento.
14
Simposio
Riunione con partecipazione esclusivamente su invito. Vi prendono parte gli esperti di un
settore particolare, generalmente scientifico, che discutono le loro relazioni con colleghi “pari
grado”, allo scopo di elaborare indirizzi di ricerca sul tema trattato.
Tavola rotonda
Gruppo di esperti che si riunisce per l’esame e la discussione di temi specialistici e
professionali, sia in seduta “chiusa” che con la presenza del pubblico, intavolando un dibattito
con l’obiettivo di sensibilizzare l’opinione pubblica sull’argomento.
Workshop
Incontro di un numero ridotto di specialisti, destinato alla discussione e all’approfondimento
di un tema tecnico. A volte il termine viene usato per denotare incontri laboratoriali.
RIUNIONI, EVENTI ED OCCASIONI DI COMUNICAZIONE

Assemblea

Tavola rotonda

Conferenza

Congresso

Simposio

Convegno

Forum

Convention

Seminario

Workshop

Laboratorio

Meeting

Cantiere

Stage

Educational

Conferenza stampa

Press tour

Presentazioni (libro, disco, film)

Reading

Visita guidata

Family Day

Talk show

Viaggio incentive

Roadshow
15

Grand opening, inaugurazioni

Incontro con testimonial

Galà (dinner, ballo)

Cocktail party

Dinner tematico

Defilè (con spettacolarizzazioni varie)

Mostre (d’arte, fotografiche, ecc)

Esposizioni di vario tipo

Spettacoli, concerti

Rassegne musicali, cinematografiche

Wedding party

Celebrazioni

Premiazioni

Concorsi

Outdoor training

Teatro d’impresa

Rievocazioni storiche

Maratona TV/radio

Eventi eno-gastronomici

Rassegne teatrali

Rassegne fieristiche

Festival (cinema, musica..)

Eventi sportivi (regate, partite, corse, ecc.)

Manifestazioni promozionali

Eventi di beneficenza, fund raising

Eventi religiosi, politici, associativi

Incontri nelle scuole, di orientamento

Eventi folcloristici

Happening musicali, artistici, pittorici

Vernissage, finissage

Performance artistiche

Mostre, eventi itineranti

BarCamp, Flash mob

Eventi virtuali
16
COME ORGANIZZARE UN EVENTO
L’organizzazione di un evento può richiedere mesi di lavoro da parte di una squadra di
persone.
Occorre infatti:
1. definire la strategia comunicativa e creativa in vista dei fini che si vogliono
raggiungere e del target che si vuole colpire
2. definire il budget e le risorse
3. fissare il calendario
4. individuare la località ove l’evento si svolge, scegliere il locale adatto e assicurarsene
l’agibilità
5. definire i ruoli e le attività dei membri dell’organizzazione che vi parteciperanno
6. approntare la lista degli invitati
7. preparare i sussidi audiovisivi opportuni
8. contattare gli intrattenitori e stipulare i contratti
9. predisporre i materiali di comunicazione (inviti, locandine, lettere, manifesti, annunci
stampa, ecc.)
10. curare la logistica (sistemazione alberghiera, mezzi di trasporto, convenzioni con
ristoranti/negozi, ecc.)
11. addestrare le persone che dovranno assistere i partecipanti attraverso dei briefing
preliminari
12. individuare i responsabili dei servizi che dovranno essere coinvolti (sicurezza, hostess,
segreteria, ecc.)
13. predisporre tempestivamente i contatti con la stampa, preparare il materiale per i
giornalisti, ecc.
14. prevedere il monitoraggio dell’avanzamento dell’organizzazione attraverso riunioni
periodiche
15. aggiornare la direzione aziendale o il cliente sullo stato dei lavori
16. fare il follow-up dell’evento, analizzando risultati e criticità
17. raccogliere la documentazione cartacea ed elettronica
18. fare la rendicontazione finale
17
DIECI REGOLE PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
Regola n. 1
Preparare una check list, la lista delle cose da fare, per tenere sotto controllo tutti i
dettagli da curare prima, durante e dopo la realizzazione dell’evento. La check list è utile
anche quando parte dell’organizzazione dell’evento è affidata ad altri, perché consente
di coordinare il lavoro ed effettuare la ripartizione dei compiti
Regola n. 2
Costruire un diagramma di flusso per pianificare le cose da fare, a partire da alcune
settimane o addirittura mesi prima dell’evento, per poter fissare obiettivi intermedi da
raggiungere individualmente o con un eventuale gruppo di lavoro
Regola n. 3
Scegliere date e luoghi coerenti con il tipo di evento e di pubblico che si vuole
coinvolgere; attenzione alle festività (nazionali e locali) e alla accessibilità dei luoghi
Regola n. 4
Prenotare la sede prescelta con molto anticipo, soprattutto in caso di località note
Regola n. 5
Contattare i relatori esterni, se previsti, diversi mesi prima dell’evento; per alcuni
personaggi famosi è necessario l’invito un anno prima dell’evento
Regola n. 6:
Invitare i partecipanti da 1 settimana ad un mese prima dell’evento, chiedendo conferma
di partecipazione. Qualche giorno prima spedire una e-mail per ricordare l’impegno
Regola n. 7
Riportare nell’invito/programma tutte le informazioni utili ai partecipanti:
–
–
–
–
data e luogo dell’evento, orari di inizio e di fine dell’incontro
eventuale costo e istruzioni per la partecipazione
come raggiungere la sede, informazioni di viaggio, logistiche, ecc..
indicazioni per accompagnatori, dress code, ecc.
Regola n. 8
Visitare personalmente il luogo dell’evento e fare un sopralluogo tecnico per verificare
la capienza e il comfort della sala, la funzionalità degli impianti di illuminazione ed aria
condizionata, la qualità del cibo e del servizio, la modernità delle attrezzature, ecc.
Regola n. 9
Predisporre con anticipo il materiale di presentazione da distribuire ai partecipanti e
l’eventuale press kit per i giornalisti e garantirsi per tempo la consegna dei materiali di
stampa dalla tipografia
Regola n. 10
Prevedere un sistema per la raccolta dei commenti da parte dei partecipanti sulla riuscita
dell’evento (feedback card o evaluation form).
Una regola valida per tutte le tipologie di eventi:
Controllare minuziosamente ogni dettaglio e non dare mai nulla per scontato!
18
GUIDA PER LA PROGETTAZIONE DI UN EVENTO
CHI
Promotori, organizzatori
CON CHI
Collaborazioni, sponsor, patrocini
COSA
L’evento, tipologia, valenza
DOVE
Luogo, scenario, particolarità
QUANDO
Data, ora, calendario
PERCHÈ
Contesto, obiettivo, causa, mission
A CHI
Target, stakeholder, pubblico
COME
Tipologia, caratteristiche, tipicità
RISORSE
Economiche, personali, strutturali
CREATIVITÀ
Identità visiva, linea coordinata
COMUNICAZIONE
Canali, strumenti, materiali
AZIONI
Attività, relazioni, timing
RISULTATI
Report, feedback, follow-up
DOCUMENTAZIONE
Atti, rassegna stampa, photogallery
19
TIMING PER L’ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO
Ecco uno schema che riporta il timing delle attività di Segreteria organizzativa e di Ufficio
stampa in occasione di un convegno-tipo. Ovviamente i tempi e le modalità di esecuzione
cambiano a seconda del tipo di iniziativa e della sua rilevanza.
Prima fase: INVITO

Prenotazione sala/ organizzazione evento / contatto relatori, ecc.

Progettazione grafica invito, fondale, cartelle, ecc.

Invio cartoncino invito ca. 15 gg. prima (se previsto)

Trasmissione e-mail di invito 1 settimana prima (save the date 15 gg prima)

1° comunicato stampa ca.15 gg. prima (se l’evento è di un certo rilievo)

2° comunicato stampa ca. 1 settimana prima

3° comunicato (annuncio breve) 1/2 gg. prima

recall telefonico (a seconda dei casi)

Comunicazione sui social network

Raccolta articoli e preparazione rassegna stampa
Seconda fase: PREPARAZIONE

Preparazione cartella stampa / cartella partecipanti

Preparazione cavalierini, badge, altri materiali

Preparazione schede di registrazione giornalisti / ospiti

Preparazione discorsi, filmati, materiali illustrativi

Allestimento sala, platea

Disposizione posti su tavolo di presidenza

Definizione della scaletta di intervento

Preparazione della regia dell’evento

Allestimento desk di segreteria e/o desk stampa

Reclutamento e briefing hostess

Acquisto eventuali omaggi

Contatto fornitori vari: allestitori, fotografo, fioraio, ecc.
20
Terza fase: REALIZZAZIONE

Accoglienza e registrazione giornalisti / partecipanti

Distribuzione cartelle stampa / cartelle partecipanti

Distribuzione eventuali omaggi

Accoglienza e registrazione ospiti

Distribuzione materiali vari

Contatto relatori, saluto e coordinamento

Raccolta testi interventi ed eventuale distribuzione

Coordinamento personale d’accoglienza

Coordinamento fotografo, operatori video

Coordinamento interviste Stampa / Radio / TV

Ascolto interventi per preparazione comunicato finale

Comunicazione sui social network,

Live twitting, live blogging
Quarta fase: FOLLOW UP

Preparazione ed invio comunicato conclusivo

Invio cartella stampa a direttori testate e/o giornalisti assenti

Invio fotografie evento a testate giornalistiche

3° recall telefonico (a seconda dei casi)

Comunicazione sui social network

Raccolta articoli pubblicati sulla stampa

Monitoraggio e duplicazione servizi televisivi

Montaggio servizi televisivi e preparazione Rassegna video

Assemblaggio e rilegatura Rassegna Stampa/Press book

Telefonata o lettera di ringraziamento relatori / direttori testate

Preparazione book fotografico o photo-gallery su sito

Aggiornamento data-base giornalisti e partecipanti

Invio rassegna stampa a relatori e ospiti/autorità
21
ANALISI DI UN EVENTO CONGRESSUALE
Poiché non è possibile descrivere in dettaglio la miriade di attività ed iniziative che animano
la comunicazione interna ed esterna di un’organizzazione, schematizzeremo le varie fasi
attuative di un evento aggregativo complesso: il congresso. Ovviamente le modalità
organizzative e gli elementi costitutivi variano nel caso di eventi diversi.
I PROGRAMMI DEL CONGRESSO
Qualunque sia la tipologia dell’evento congressuale, esso comprende sempre tre tipi di attività
variamente combinate e dosate fra loro. Quello che con parola unica si definisce “il
programma” di un congresso altro non è che l’invito con cui si sollecita il pubblico a
partecipare, e comprende tre sezioni di programma:
1. il programma scientifico
2. il programma sociale
3. il programma per gli accompagnatori
A seconda del tipo di evento che deve essere organizzato, l’uno o l’altro di questi programmi
avrà maggiore o minore rilevanza.
IL PROGRAMMA SCIENTIFICO
Le attività che confluiscono nel programma scientifico di un congresso sono:

la definizione del tema base del congresso

la definizione dei temi collaterali

la determinazione del numero delle sessioni congressuali, con relativi presidenti e
moderatori

la durata delle sessioni

il numero dei relatori

le eventuali sessioni parallele, che hanno forma e denominazioni diverse
IL COMITATO SCIENTIFICO
Per arrivare alla definizione del programma scientifico viene nominato un comitato
scientifico, presieduto dal presidente del congresso e composto da autorevoli membri
dell’associazione promotrice. I soggetti attivi di un programma scientifico, che possono in
parte coincidere con il comitato promotore e/o organizzatore sono:

il presidente del congresso

il comitato scientifico

i relatori

i moderatori

coloro che portano un contributo inerente l’argomento proposto

la segreteria scientifica
22
LA SEGRETERIA SCIENTIFICA
La segreteria scientifica sta al comitato scientifico come la segreteria organizzativa sta al
comitato promotore/organizzatore.
L’avvio dell’attività è dato dal First Announcement & Call for Papers, con cui al pubblico
interessato si comunicano data, sede e titolo del congresso, fornendo le prime indicazioni per
la presentazione delle relazioni. Prassi è che il relatore presunto invii al comitato scientifico
un riassunto (abstract) della sua relazione.
In caso di accettazione il comitato chiederà al relatore il testo completo che verrà inserito
negli Atti del Congresso.
LE COMUNICAZIONI CONGRESSUALI
Dato il proliferare delle specializzazioni, accanto alla relazione formale, negli anni sono stati
introdotti altri tipi di comunicazione congressuale:
Comunicazione libera
Sessioni dedicate, senza ordine del giorno prefissato, a interventi su temi che pur attinenti al
tema principale del congresso, non vi si riferiscono strettamente
Comunicazione su temi preordinati
Comunicazioni dello stesso tipo delle precedenti, ma ordinate per sessioni
Seminario satellite
Convegni collaterali su temi collegati a quello principale che necessitano di una trattazione
separata
Workshop
Discussione approfondita di temi tecnici di una specifica disciplina
Invited lecture
Relazione tenuta da un relatore illustre invitato al congresso
Lezione magistrale
Relazione tenuta da un relatore autorevole, “maestro” della disciplina
Poster session
All’interno della sede congressuale si organizza una zona con tabelloni di misure prefissate
sui quali gli autori sono autorizzati ad affiggere i loro “poster”, ossia la loro relazione
schematizzata.
La poster session può essere continuativa, cioè gli stessi poster sono lasciati in mostra per
tutta la durata del congresso, alternativa, ossia con un programma di rotazione dei poster
quando questi siano molto numerosi; specifica, quando le sessioni plenarie vengono interrotte
per dedicare un orario prefissato alla discussione dei poster.
23
IL PROGRAMMA TECNICO
Nel caso di una convention aziendale parliamo di programma tecnico. In essa si invita spesso
un “personaggio” esterno all’azienda, che fungendo da presentatore o moderatore o
testimonial, movimenti l’andamento dei lavori. Tra le figure preferite: giornalisti, sociologi,
persone di spettacolo, presentatori televisivi, esperti del settore, purché brillanti oratori.
Il programma di un convegno “occasionale”, anche se meno complesso nei modi rispetto al
congresso associativo, lo è di più nei metodi operativi, contrassegnati da maggiore
insicurezza.
In questi casi infatti, a sostegno di una tesi, di un prodotto, di un’idea o immagine si tende a
mettere insieme un gruppo o panel di relatori di chiara fama, non solo culturale, ma massmediologica.
In molti casi occorre prevedere, oltre ai rimborsi spese, un gettone di presenza o un cachet;
nei vari paesi esistono agenzie che trattano gli ingaggi di personaggi famosi, scienziati o star
dello spettacolo.
In caso di contatto diretto occorre prevedere una lettera nella quale si descriva l’iniziativa e si
motivi l’invito. Ottenuta l’adesione, si fa seguire conferma con tutti i dati relativi all’evento,
l’ospitalità, le spese, ecc.
Da questo momento in poi partirà la corsa per la realizzazione degli inviti, dei programmi e
degli altri materiali di comunicazione, oltre che per l’organizzazione degli aspetti operativi.
IL PROGRAMMA SOCIALE
Gli eventi sociali sono quelli che riuniscono in un’unica sede e attività tutti coloro che hanno
preso parte al congresso: congressisti e accompagnatori, espositori, autorità, giornalisti, ecc.
Diversi gli eventi sociali organizzati nell’ambito di un congresso:
Get together, o welcome party, o ice breaker
Ricevimento di benvenuto
Incontro informale la sera dell’arrivo
Buffet o cocktail rinforzato
Ricevimento ufficiale
Benvenuto offerto dalla città o paese ospitante
In una sede storica, alla fine della prima giornata di sessioni
Saluto delle autorità seguito da un rinfresco leggero
Evento culturale
Replica o organizzazione di uno spettacolo in uno dei giorni del congresso
Concerto, balletto , opera
Apertura serale di un museo
24
Cena di gala o banchetto di chiusura
La summa del programma sociale e la sintesi del congresso
Sede monumentale, emblematica della città ospitante
Menu ricco che rispecchia le tradizioni gastronomiche del paese
Tavoli tondi da dieci + tavolo rettangolare di presidenza
Posti non assegnati, hostess di accoglienza
Servizio ai tavoli o combinazione buffet + tavoli
Intrattenimento a fine cena: spettacolo o evento folcloristico
Nei congressi con molti stranieri orchestra e ballo a fine serata
Menu personalizzati, con programma della serata o notizie sulla sede
Addobbi floreali, luci diffuse, musica di sottofondo
Eventuale cena a tema: rinascimentale, o tipica della località
Pausa caffé o Coffee break
Intervallo fra le sessioni di lavoro, di 15/ 2O minuti
Uno al mattino, uno al pomeriggio
Bevande calde e fredde, croissant, piccola pasticceria, frutta
Alternative: welcome coffee (in apertura) / running coffee (per tutto il giorno
Colazione di lavoro o working lunch
Varietà limitata ma fresca di cibi che comprendano specialità locali
Pranzo leggero, servizio veloce, meglio se self service,
Buffet + tavolini di appoggio
Brunch
Pasto veloce con servizio a buffet nella tarda mattinata
Caratteristiche miste fra prima colazione (breakfast) e pranzo (lunch)
Bevande calde e fredde, stuzzichini, verdure, primi piatti, dessert
Hospitality suite
Sale riservate ai congressisti e ai loro accompagnatori come punto d’incontro
Presentazione dei prodotti/servizi delle aziende sponsor
Offerta di un piccolo omaggio
25
IL PROGRAMMA ACCOMPAGNATORI
In un congresso gli accompagnatori partecipano alle attività più emblematiche del programma
sociale: ricevimento di benvenuto, serata culturale, cena di gala. Mentre si svolgono i lavori
congressuali è d’uso organizzare:

Orientation tuor

Escursioni di vario tipo

Tour a tema
Gli elementi che incidono sulla buona riuscita di una escursione, oltre al percorso, sono:

Gli autobus

Gli autisti, le guide

Le hostess accompagnatrici
POST-CONGRESS E VISITE TECNICHE
Il pre- e il post-congress sono attività a forte componente turistica che spesso accompagnano i
grandi congressi internazionali. Si svolgono sotto l’egida dell’organizzatore del congresso: in
pratica si offre a chi si reca in un Paese per un congresso, l’opportunità di prolungare o
anticipare di alcuni giorni la permanenza.
Diverso è il caso delle visite tecniche, che sono mirate alla visita di stabilimenti o impianti le
cui produzioni, studi o ricerche sono direttamente collegati alla tematica congressuale e quindi
anche ad alcuni sponsor del congresso. Le visite di questo tipo sono finanziate dalle aziende
interessate e gratuite per i partecipanti.
DALL’IDEA AL CONGRESSO
Qualunque sia il tipo di evento, c’è un momento in cui si troveranno “faccia a faccia”
l’organizzatore e il cliente o il promotore. In questo caso il termine “organizzatore” è usato in
senso lato e può comprendere figure professionali diverse: dal PCO al MP al direttore
d’albergo o di centro congressi, al ristoratore, ecc. Ecco i punti da chiarire per trasformare
un’idea in un evento:

Gli scopi del congresso

I partecipanti al congresso

Struttura di base del congresso

Date preferibili

Servizi principali

Stampati

Eventi sociali e collaterali

Escursioni pre- e post congress

Ufficio stampa e promozione/comunicazione
26
PROGETTO/PREVENTIVO E BUDGET
Dopo il primo incontro tra promotore e organizzatore per definire scopi, limiti, basi
organizzative, si passerà alla preparazione del progetto/preventivo della manifestazione.
PROGETTO/PREVENTIVO: è quello che si presenta al committente, che accetta e sottoscrive
l’impegno di organizzare quell’evento a quel costo, che egli sosterrà completamente.
BUDGET: è lo stesso documento, completato però dalla parte attinente alle entrate del
congresso; ne uscirà un riassunto contabile con un saldo auspicabilmente positivo che
costituirà la meta economica da raggiungere con l’organizzazione del congresso
PREVENTIVO / BUDGET CONGRESSUALE
Uscite
Aree congressuali / Aree espositive
Allestimenti e arredi
Ideazione / progettazione linea grafica
Stampati / Mailing
Cartellonistica / Materiale di corredo
Impianti tecnici di vario tipo
Personale in fase operativa
Ristorazione in sede congressuale
Programma sociale
Programma accompagnatori
Alberghi / trasporti / ospitalità
Ufficio stampa / Comunicazione on line
Pubblicità / Promozione
Comitato scientifico / Segreteria organizzativa
Varie
Entrate
Quote di partecipazione
Vendita stand
Sponsor
Pubblicità o altro
Totale entrate / Totale uscite
Riassunto contabile
Saldo attivo congresso
Saldo passivo congresso
27
SEDE CONGRESSUALE
La varietà delle sedi congressuali disponibili sul mercato è oggi più vasta che in passato. Ci
sono i palazzi dei congressi, gli alberghi con sede congressuale, edifici storici, ville signorili,
conventi, castelli ristrutturati, ecc. Prima di concludere un contratto con una sede congressuale
l’organizzatore ne deve controllare la rispondenza alle esigenze del congresso.
Ecco uno schema degli spazi normalmente richiesti:

Sala riunioni plenaria o principale

Sale per sessioni parallele

Salette per attività complementari

Spazi per segreteria di accoglienza, registrazione e accredito partecipanti

Aree per la ristorazione

Cabine fisse per traduzione simultanea, spazi per distribuzione cuffie

Magazzini per imballaggi e merci

Spazi per guardaroba e servizi igienici

Zona parcheggio auto

Spazi per esposizione tecnico-scientifica

Zona sosta camion per carico e scarico

Zona parcheggio camion

Ascensore montacarichi

Rampe di accesso per handicappati

Pennoni per bandiere

Cassaforte

Pronto soccorso

Altri spazi per usi diversi

Spazi per centralino telefonico
Una volta verificati gli spazi, si può fissare una “opzione” sulla sede congressuale, che verrà
confermata e contrattualizzata in seguito. Tra le variabili di cui tener conto nella scelta di una
sede vi sono:

L’ubicazione geografica

La posizione rispetto alla città (centro, periferia, esterna)

Il collegamento con i nodi aeroportuali, ferroviari, autostradali

La tipologia della sede (storica, cittadina, rurale)

La presenza di alberghi nell’area

La vicinanza a centri turistici o culturali

Il costo

La gradevolezza / funzionalità / eleganza / semplicità dell’ambiente

La notorietà e il ritorno d’immagine
28
ALLESTIMENTO E ARREDI
La voce allestimenti e arredi è soggetta a variazioni a seconda che si lavori in un palazzo dei
congressi o in uno spazio diverso. In questo caso occorrerà tenere presenti alcune esigenze:

tavolo di presidenza e podio totalmente visibili da ogni punto

distanza contenuta fra la presidenza e la sedia più lontana

tavolo dei relatori illuminato adeguatamente

ambiente ben illuminato, areato, condizionato

arredamento sobrio che non distragga l’attenzione dei partecipanti

pareti con colori idonei alla funzione di ascolto e attenzione

capacità delle pareti di favorire l’uniforme diffusione dei suoni

sedie comode con spalliere non alte attrezzabili con tavoletta-scrittoio

posti accessibili, dai quali gli spettatori possano defilarsi facilmente
Alcune voci sono voluttuarie o variabili sia in un centro congressi che in una sede informale:

Gli addobbi (piante verdi o fiorite)

I pannelli per la delimitazione degli spazi
Altre sono da prevedere ex novo anche nelle sedi attrezzate:

L’area segreteria

L’area registrazione

L’area espositiva
In ambedue i casi sono determinanti:

la tipologia delle sorgenti di luce, l’intensità, la luminosità, la distribuzione

le dimensioni verticali e orizzontali dell’ambiente

la scenografia, la tipologia e colorazione degli arredi

I colori delle pareti, dei soffitti, dei pavimenti
I COLORI DEL BENESSERE
L’influenza del colore sullo stato psichico e fisico dell’uomo è scientificamente dimostrata. I
colori migliorano lo stato generale di benessere, perché sono luce, che a sua volta è energia,
che si riflette sul nostro organismo con effetti positivi o negativi. La scelta dei colori,
nell’ambiente di vita e di lavoro, ha grande rilevanza sullo stato di benessere e sulla resistenza
fisica alla fatica. Ogni colore ha un effetto particolare sull’uomo:

Il ROSSO è stimolante, dà al corpo calore e energia

L’ARANCIO ha effetto distensivo a livello emotivo

Il GIALLO acuisce l’attività cerebrale

Il VERDE dona equilibrio ed esercita un’azione calmante

L’AZZURRO è rinfrescante

Il VIOLA ha potere sedativo sul sistema nervoso
29
LA DISPOSIZIONE DELLA SALA
La forma ad “U”

Vantaggi: disposizione di tipo aziendale; possibilità di movimento per il relatore;
buona visibilità

Svantaggi: contesto formale; alcuni posti sono molto distanti, scomodo per i più vicini
La forma a “spina di pesce”

Vantaggi: spazio sfruttato bene per i grandi numeri; possibilità di movimento per il
relatore; buona visibilità per tutti

Svantaggi: contesto scolastico; alcuni posti sono nascosti; non favorisce il contatto tra
i partecipanti e il relatore
La forma a “cerchio”

Vantaggi: favorisce il coinvolgimento; buon contatto con i partecipanti, non permette i
gruppetti

Svantaggi: difficoltà logistiche (tavoli); alcuni posti sono scomodi, provocano
torcicollo; può “esporre” troppo alcuni
La forma a “bistrot”

Vantaggi: ideale per sessioni di team building e workshop di piccoli gruppi; crea un
ambente informale: incoraggia l’apertura mentale; il relatore può “circolare”

Svantaggi: alcuni partecipanti hanno poca visibilità; può favorire la mancanza
d’attenzione; incoraggia l’identificazione in piccoli gruppi
La forma a “V”

Vantaggi: disposizione ottimale per la visibilità; favorisce il contatto tra la platea e il
relatore, meno formale della forma ad “U”

Svantaggi: richiede spazio; adatta solo per piccoli gruppi
La forma ad “anfiteatro”

Vantaggi: buona visibilità ed acustica; spazio ben sfruttato per i grandi numeri; ideale
per conferenze, cerimonie, convention

Svantaggi: contesto scolastico; alcuni posti rialzati; disposizione dei posti fissa; non
favorisce il contatto tra i partecipanti e il relatore
La forma a “platea”

Vantaggi: discreta visibilità ed acustica; spazio sfruttato al massimo per i grandi
numeri; ideale per convegni, congressi

Svantaggi: contesto formale; disposizione dei posti fissa; non favorisce il contatto tra
le varie fila di partecipanti, crea “blocco” nei confronti del relatore
La forma a “banchi di scuola”

Vantaggi: utile nel caso di seminari; focalizza l’attenzione sul relatore; buona
visibilità; adatta per piccoli numeri; adatta a lezioni tecniche o formali

Svantaggi: barriera creata dai tavoli; disposizione dei posti fissa; contesto scolastico;
non favorisce la comunicazione
30
LINEA GRAFICA E STAMPATI
Ogni evento abbisogna di una sua immagine grafica che può essere realizzata con un logo,
cioè un marchio vero e proprio, ovvero con un lettering, ossia la trasposizione in caratteri
tipografici di un titolo, una sede, una data.
La linea grafica è il primo veicolo di comunicazione di un congresso; la sua importanza è
maggiore in quello occasionale. Importante la scelta dei colori, delle foto, dei caratteri
tipografici, della carta: tutto comunicare in modo coerente l’immagine dell’evento.
Tra gli stampati in uso:

programma, invito, pieghevole, scheda di registrazione

cartella congresso, cartella stampa, block-notes, badge

manifesto, locandina, attestato di partecipazione
MAILING
Col termine mailing si intende il complesso di operazioni che si eseguono per far pervenire la
notizia dell’evento congressuale ai possibili interessati. Nel caso di un congresso di tipo
associativo, l’indirizzario dei possibili partecipanti esiste già negli archivi. Nel caso invece di
un congresso “instant” esso va creato appositamente tenendo conto delle seguenti categorie:

Pubblico specialistico

Autorità locali e/o nazionali (religiose, militari, civili)

Giornalisti, stampa locale e/o nazionale,

Opinion leader
CARTELLONISTICA E SEGNALETICA
Ogni sede congressuale istituzionale è dotata di una segnaletica interna che indica gli eventi in
corso. In assenza occorre prepararla.
Ecco un piano minimo di segnaletica congressuale:

In città
Aeroporto/i
Stazione/i ferroviaria/e
Svincoli autostradali più prossimi al centro città
Dentro la città, ai principali nodi di traffico

Negli hotel
All’esterno, nella hall, ai piani
Hospitality desk per informazioni
Meeting point per transfer ed escursioni
Desk agenzia di viaggio

Nella sede congressuale
Specifica per ogni spazio (sale, esposizioni, poster, uffici tecnici, ecc.)
31
MATERIALE DI CORREDO
Il “corredo” di base del congressista è composto da:

borsa congressuale
personalizzata e contenente la documentazione congressuale, la brochure della
città ospitante, il volume degli abstract, gli atti del congresso, i pieghevoli degli
sponsor, gadget di vario tipo, eventuale tagliando per il ritiro di omaggi presso
stand di espositori

blocco per appunti e penna
classico / quaderno / notes, con penna possibilmente personalizzata

badge
pre-intestato o compilato all’atto dell’iscrizione
IMPIANTI TECNICI E SUPPORTI
Ecco un elenco dei vari impianti/supporti che è possibile trovare in area congressuale:
Sale riunioni
 Amplificazione
o microfoni da tavolo, da podio, da posto, radiomicrofoni, in cuffia
 Registrazione
o audio, video, su cd,su dvd
 Proiezione
o proiettore per diapositive, lavagna luminosa, lavagna elettronica,
videoproiettore
 Schermi
o riflettenti, retro-illuminati, multi-immagine, a grande immagine, a scomparsa
 Riprese con videocamera
o proiezione su grande schermo o a circuito chiuso, monitor tv
 Traduzione simultanea
o cabine, impianti, cuffie, casellari
 Supporti vari
o freccia laser, timer
 Sistema di illuminazione
 Sistema per votazioni elettroniche
 Sistema per videoconferenze
 sistema per streaming
Segreteria
 Telefono, fotocopiatrice, rilegatrice
 Computer, scanner
 Lavagne a fogli
 Pannello per messaggi o display elettronico
 Postazione internet
32
Altre funzioni/supporti:
 Cabina regia
 Sistema wifi
 Pedane, passerelle
 Palcoscenici a componenti modulari
 Coffee stations
 Sala stampa
 Depositi merce
 Estintori
 Pronto soccorso
PERSONALE IN FASE OPERATIVA
Diverse sono le figure professionali che operano in un congresso:

Interpreti (di simultanea, consecutiva, chuchotage)

Traduttori

Assistenti congressuali (hostess, stewart)

Runner, autisti

Guide turistiche, escursionistiche

Personale tecnico (tecnici audio-video, fotografi, allestitori)
Indispensabile effettuare con tutti un briefing prima dell’evento, al fine di comunicarne la
valenza e stimolare il coinvolgimento attivo, fornendo nel contempo un vademecum con le
informazioni sulla sede del congresso e le istruzioni per la risoluzione dei problemi.
RISTORAZIONE IN SEDE CONGRESSUALE
Negli ultimi anni si è creata una vera e propria specializzazione: quella in ristorazione o
catering congressuale, derivante dall’esperienza nella ristorazione collettiva o dei banchetti.
Rispetto all’organizzazione di un banchetto per matrimonio, le ristorazione congressuale
presenta tre differenze/difficoltà:

Il prezzo, di solito inferiore, ma abbinato alla necessità di fare bella figura

I tempi di pre-organizzazione e realizzazione, sempre molto stretti

I tempi di fruizione, più brevi che nelle cerimonie classiche
Un elemento di fondamentale importanza è il “minimo garantito”, ossia il numero di persone
per le quali l’organizzazione si impegna a pagare qualunque sia il numero effettivo di
partecipanti.
Utile fornire ai congressisti dei ticket o inviti, per evitare confusioni e facilitare il controllo.
PROGRAMMA SOCIALE /ACCOMPAGNATORI/TRASPORTI
Per ognuna di queste voci del progetto va stilato, oltre che un accurato programma, un
preventivo di costi. I costi possono essere a carico dell’organizzazione o dei congressisti e in
tal caso vengono comunicati nel programma di invito.
33
Capita che alcuni eventi, pur programmati, non vengano realizzati, per mancanza di un
numero sufficiente di iscritti. In questo caso occorrerà prevedere il rimborso della quota
pagata o la possibilità di sostituire la manifestazione con un’altra.
Bisogna pure dire che il “turista congressuale” in genere si iscrive all’ultimo momento,
cambia idea mille volte sulle escursioni, annulla prenotazioni, insomma mette a dura prova lo
staff organizzativo. Garbo, chiarezza e cortesia sono armi utili a superare i problemi.
ALBERGHI
Le maggiori imprese di organizzazione congressuale si sono dotate negli ultimi anni anche di
una licenza di agenzia di viaggio che consente loro di provvedere non solo alla prenotazione
alberghiera ma anche a tutte le necessità di viaggio dei congressisti.
Altri PCO, pur gestendo direttamente le prenotazioni, ricorrono ad un’agenzia di viaggio di
fiducia per offrire un servizio più completo. Le aziende usano gestire direttamente le
prenotazioni in caso di convention, perché godono di corporate rates valide tutto l’anno.
In genere gli alberghi applicano ai congressisti tariffe congressuali scontate trattate con il
PCO; all’agenzia/PCO va in genere una commissione sulle camere e sui servizi congressuali.
È prassi che l’agenzia, appena definite le modalità di organizzazione del congresso, fissi un
allotment, ossia un quantitativo base in alberghi di varie categorie della città ospitante,
stabilendo la data di scadenza della prima opzione.
In seguito verranno definiti anche i depositi cauzionali, le modalità di occupazione delle
camere, i tipi di camere richieste, i servizi accessori, le date di arrivo e partenza.
A ridosso del congresso il PCO invierà agli alberghi la rooming list definitiva, completa dei
nominativi dei congressisti, dei tempi di arrivo (early o late arrival), della modalità di
pagamento e di altre richieste.
Il congressista da parte sua si presenterà esibendo alla reception dell’albergo il voucher che
reca la conferma della sua prenotazione. Nelle convention invece il “cliente” è uno solo –
l’azienda promotrice - e paga per tutti.
OSPITALITÀ
Nell’ambito di qualunque congresso un fondo particolare dovrà essere riservato alle ospitalità
o gratuità. Ecco le principali:

Relatori invitati (viaggio, albergo, onorario professionale in alcuni casi)

Giornalisti, stampa locale e/o nazionale

Autorità nazionali, regionali, locali (inviti a giornata inaugurale/conclusiva)

Personaggi vari invitati alle attività sociali del congresso

Accompagnatori dei relatori e ospiti

Omaggi per ospiti o congressisti o nelle camere
34
UFFICIO STAMPA E COMUNICAZIONE ONLINE
L’ufficio stampa è considerato spesa prioritaria per una convention politica o per un meeting
aziendale; così non è per il congresso associativo, tecnico o scientifico.
Quando l’organizzatore o il promotore non disponga di un proprio addetto stampa, l’incarico
va affidato a un professionista esterno.
In tutti i casi un buon ufficio stampa può amplificare la visibilità dell’evento, dare rilievo ai
contenuti e creare una positiva ricaduta d’immagine sui promotori/organizzatori, e anche sulla
sede.
All’attività di ufficio stampa andrà sempre affiancata una buona comunicazione sui social
network che possa coinvolgere una fetta più ampia di pubblico. Utile in molti casi il live
blogging.
COMITATO SCIENTIFICO
Il lavoro di redazione del programma scientifico di un congresso ha un costo economico che
comprende, oltre al tempo lavorato, tutte le spese vive. Ecco un elenco sommario:

Il costo della/delle persone che lavorano alla stesura del programma

La redazione delle lettere ai relatori

Le spese postali relative alla corrispondenza con i relatori

Fax, telefono, internet

Le spese personali dei membri del comitato scientifico

Fotocopie e tutto il materiale di ufficio impiegato
Queste spese sono generalmente assorbite nei costi dell’associazione o azienda che promuove
il congresso. Ma se il compito è affidato a un PCO, va quantificato e inserito nel budget.
SEGRETERIA ORGANIZZATIVA
Confluiscono in questo capitolo tutti i compensi che l’impresa di organizzazione congressuale
percepisce dal committente per gestire la manifestazione, oltre che le spese sostenute. Tra le
voci di spesa:

I costi di gestione ordinaria del congresso

Spese postali, telefoniche, fax, internet, fotocopie e materiale di ufficio

Varie ed eventuali
Il fee d’agenzia per l’organizzazione di un congresso viene in genere calcolato tenendo
presenti i tariffari delle Associazioni di PCO, e quantificato su base forfettaria o percentuale.
VARIE
È buona regola prevedere nel progetto preventivo una cifra forfettaria che valga a coprire
queste spese. È altresì buona norma prevedere nel budget una percentuale di incremento costi
annuale, quando si tratta di progetti per congressi che si svolgeranno a distanza di oltre un
anno dalla data del preventivo.
35
DAL GALATEO AL CERIMONIALE DI RAPPRESENTANZA
Il cerimoniale è quel settore delle pubbliche relazioni che riguarda la vita di rappresentanza
ufficiale. Nell’opinione comune non è raro che esso sia confuso con il galateo. Ma mentre il
galateo riguarda la persona nella sua individualità, il cerimoniale è l’insieme delle regole che
disciplinano la rappresentanza formale degli enti e dei titolari delle cariche rappresentative ed
ha, pertanto, valenza pubblica.
Il cerimoniale sottende, comunque, la conoscenza del galateo, e spesso i due aspetti risultano
collegati: esso sostanzia quel corpo di principi che rendono oggettive le forme delle relazioni
tra persone e organi, facilitando i rapporti intersoggettivi, come richiede la vita pubblica.
II cerimoniale è, quindi, essenzialmente un codice di regolazione delle relazioni pubbliche. Le
prescrizioni ed indicazioni in esso elaborate servono a creare un linguaggio ed un codice di
comportamento formali comuni al fine di facilitare le relazioni ed evitare le conseguenze
spiacevoli, o anche gravi, derivanti dalla loro mancata osservanza.
Utilizzando il mezzo dell’ossequio alla forma, il cerimoniale svolge una funzione di
salvaguardia e di rispetto dei valori di sostanza, e tanto più questo appare importante in
vigenza dell’ ordinamento democratico.
Le regole del cerimoniale non trovano attuazione solo nelle cerimonie ufficiali, ma valgono
per un serie di altre occasioni ed eventi, di carattere sia pubblico che privato.
AMBITI DI APPLICAZIONE DEL CERIMONIALE
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
diramazione di inviti e risposta per cerimonie ufficiali
assegnazione dei posti nelle cerimonie
presenza della bandiera nazionale e altri emblemi nelle cerimonie
accoglienza degli invitati
ordine precedenze delle Alte cariche dello Stato e di dirigenti della P. A.
ricevimento di Autorità che intervengono a cerimonie
successione dei discorsi
organizzazione delle cerimonie
ricevimento di personalità in visita ufficiale
diramazione inviti per pranzi ufficiali
assegnazione posti a tavola in pranzi ufficiali
appellativi da usarsi in presenza di autorità civili, militari, religiose
Maggiori informazioni sulle regole del cerimoniale e gli ambiti di applicazione sono
disponibili sul sito dell’ANCEP Associazione Nazionale Cerimonialisti Enti Pubblici:
www.cerimoniale.net
La normativa in tema di Cerimoniale, vigente nella Pubblica Amministrazione, è consultabile
sul sito del Governo italiano:
www.governo.it/Presidenza/ufficio_cerimoniale/cerimoniale/normativa.html
36
ALCUNI ESEMPI
- disposizione dei posti in una cerimonia in luogo chiuso
- assegnazione posti a tavola in occasione di pranzi ufficiali
1) quando l’invito è fatto congiuntamente dai due coniugi
2) quando l’invito è fatto solo dal detentore di carica
37
ALCUNI APPELLATIVI DA USARSI CON PERSONALITÀ POLITICHE
interlocutori
in presenza
in indirizzo
esordio lettera
nel corpo lettera
Presidente della
Repubblica
Signor Presidente
Signor Presidente
Signor Presidente
Presidente del
Senato
Signor Presidente
Onorevole (Senatore)
+ titolo accademico
+ nome/cognome
Presidente della
Repubblica
Roma
Onorevole Senatore
+ titolo accademico
+ nome/cognome
Presidente del Senato
Roma
Signor Presidente
Signor Presidente
Onorevole
Presidente
Onorevole
Presidente
Onorevole
+ titolo accademico
+ nome/cognome
Presidente della
Camera
Roma
+ titolo accademico
+ nome/cognome
Presidente del Senato
Roma
Signor Presidente
V.S. Onorevole
Signor Presidente
Onorevole
Presidente
Onorevole
Presidente
+ titolo accademico
+ nome/cognome
Ministro di….
Roma
Onorevole Senatore
+ titolo accademico
+ nome/cognome
indirizzo
Titolo onorifico e
accademico
+ nome/cognome
Ambasciatore
(indicare nazione)
indirizzo
Titolo onorifico e
accademico
+ nome/cognome
Prefetto di
località
Titolo onorifico e
accademico
+ nome/cognome
Sindaco di
località
Signor Ministro
Presidente della
Camera
Presidente del
Consiglio
Ministro
Signor Presidente
Signor Presidente
Signor Ministro
Deputati o Senatori
Onorevole Senatore
Ambasciatore
Signor
Ambasciatore
(è consuetudine
internazionale dare
anche della
“Eccellenza”
Signor Prefetto
Prefetto
Sindaco
Personalità non più
in carica
Signor Sindaco
Signor Presidente
Onorevole
Presidente
Onorevole
Ministro
V.S. Onorevole
Signor Presidente
Onorevole
Presidente
.S. Onorevole
Signor Ministro
Onorevole Ministro
Onorevole
Senatore
V.S. Onorevole
Onorevole Senatore
V.S. Onorevole
Signor
Ambasciatore
Signor
Ambasciatore
Eccellenza
V.S
.
Eccellenza
Signor Prefetto
Signor Prefetto
V.S.
Signor Sindaco
Signor Sindaco
V.S.
È forma di cortesia continuare ad esprimersi così come quando erano in servizio
38
IN CONCLUSIONE
In un mondo inteso come villaggio globale, dove i prodotti si mescolano ai servizi e il
venditore si confonde con l’acquirente, chi vende compra e chi compra vende (dati,
preferenze, attenzioni, statistiche), in un mercato fortemente caratterizzato dal “cross-over”,
dove il pubblico è sempre più esigente ed eterogeneo, la comunicazione d’impresa è
abbattimento dei confini, è comunicazione integrata, volta a comunicare, oltre a prodotto,
prezzi, servizi, anche valori, etica, emozioni.
Gli uomini vogliono i sogni che li esaltano,
non le realtà che li deprimono.
Perciò, siate costruttori di sogni!
39
PER CHI DESIDERA SAPERNE DI PIÙ
Lucio Argano
Manuale di progettazione della cultura
FrancoAngeli, 2012
M. Pecchenino
Eventi e convegni
Il Sole24ore Libri, 2008
A. Accatino
Il dizionario degli eventi
Banda Larga, 2009
M. De Vincentiis
Teoria e pratica degli uffici stampa
FrancoAngeli, 2009
Damascelli, Bosotti, Comunicazione e management
FrancoAngeli, 2007
M. C. Dalla Villa
Il congresso. Dalla progettazione all’organizzazione
Etaslibri, 1994
Alcuni siti di interesse:
www.federcongressi.it/ - Federazione associazioni della meeting & incentive industry
www.ferpi.it – Federazione Relazioni Pubbliche Italiana
www.pcoitalia.it – Associazione Italiana Imprese di Organizzazione Congressuale
www.mconline.it – Meeting e Congressi, testata della meeting e incentive industry italiana.
www.cerimoniale.net – Associazione Nazionale Italiana Cerimonialisti Enti Pubblici
www.governo.it/Presidenza/ufficio_cerimoniale/cerimoniale/normativa.html
www.nuovoeutile.it - teoria e pratiche della creatività – Annamaria Testa
www.mestierediscrivere.com – Luisa Carrada
40

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