Protocollo Contratti

B. Parte Speciale - 3. Protocolli di Controllo 231
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Protocollo Gestione Contratti
L’importanza del presente Protocollo
Il rispetto delle regole dettate dal Protocollo contribuisce a prevenire la commissione dei reatipresupposto contenuti nelle seguenti famiglie:
 Delitti di criminalità organizzata (art. 24-ter, Decreto 231);
 Delitti contro l’industria e il commercio (art. 25-bis.1, Decreto 231);
 Reati societari previsti dal Codice civile (art. 25-ter, Decreto 231);
 Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico previsti dal Codice penale
e dalle leggi speciali (art. 25-quater, Decreto 231);
 Reato di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle
norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro (art. 25-septies,
Decreto 231);
 Ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché
autoriciclaggio (art. 25-octies, Decreto 231);
 Delitti in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25-novies, Decreto 231);
 Reati ambientali (art. 25-undecies, Decreto 231);
 Impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies, Decreto 231);
 Reati transnazionali (art. 10, Legge 146/2006).
Contenuto e struttura
Il Protocollo detta disposizioni generali in merito a qualsiasi tipo di contratto riguardante servizi di
vendita e non
Le disposizioni contenute nel Protocollo vanno declinate in ragione dello specifico oggetto
contrattuale.
Preliminarmente alla negoziazione ed alla sottoscrizione del contratto deve essere effettuata
un’istruttoria documentata, cui partecipano - e in ordine alla quale deliberano - soggetti e funzioni
diverse all'interno della Società, in modo tale da consentire un’adeguata conoscenza della
controparte e dell’oggetto contrattuale, nonché la verifica dell’assenza di situazioni di conflitto di
interesse.
Si raccomanda, in tal senso, la lettura dei Protocolli antiriciclaggio e dei Protocolli di gestione delle
spese.
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Inoltre, si raccomanda di:
 non procedere alla sottoscrizione del contratto, nel caso di sospetto o notizia che la controparte
sia coinvolta in attività illegali. In tal caso, consultare immediatamente l’OdV;
 richiedere l’impegno della controparte ad osservare comportamenti conformi a quanto previsto
dal Decreto 231, prevedendo una specifica “Clausola 231”, risolutiva del contratto per
inosservanza delle suddette previsioni (la “Clausola 231” è riportata in Allegato 5);
 qualora la controparte si avvalga di subappaltatori - e consimili - per l’esecuzione del contratto,
verificare che essa sia in possesso dei requisiti indicati nel Protocollo di gestione delle spese. In
tal caso, richiedere l’impegno del subappaltatore ad osservare comportamenti conformi a
quanto previsto dal Decreto 231, prevedendo una specifica “Clausola 231”, risolutiva del
contratto per inosservanza delle suddette previsioni (la “Clausola 231” è riportata in Allegato 5).
La decisione di intrattenere rapporti con controparti attive in Paesi a rischio deve essere vagliata e
autorizzata, caso per caso, dalle funzioni competenti.
I contratti devono essere redatti in forma scritta, ed essere chiari negli intenti e nella formulazione.
I contratti devono riportare in dettaglio l’oggetto del rapporto negoziale, le condizioni necessarie e,
nell’eventualità di significative variazioni delle condizioni contrattuali, prevedere necessariamente
idonea documentazione a supporto.
La negoziazione e la sottoscrizione del contratto possono essere effettuate solo in base a una
delega formalizzata, con limiti di spesa, vincoli e responsabilità.
È vietato riconoscere alle controparti contrattuali compensi, o effettuare prestazioni in favore di
esse che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere ed alle best
pratice vigenti in ambito locale o in deviazione delle condizioni standard predefinite.
È vietato altresì porre in essere comportamenti indebiti volti ad ottenere, tramiti artifizi o raggiri,
vantaggi di qualsiasi natura per Veneto Banca, anche di carattere non necessariamente
patrimoniale.
Tutti gli originali dei contratti devono essere adeguatamente archiviati da una figura appositamente
delegata.
Nel caso di mancata corrispondenza fra le attività eseguite e le previsioni contrattuali, il processo
viene sospeso, in attesa di adottare misure correttive che portino all’esclusione di rischi per la
Banca.
Laddove applicabile, devono essere previste clausole di dichiarazione e garanzia del fornitore in
ordine al non impiego di lavoro minorile o irregolare, alla provenienza lecita dei beni, all’assenza di
forme di contraffazione e alterazione di marchi o segni distintivi, nazionali o esteri, di prodotti
industriali, ovvero di brevetti, disegni o modelli industriali nazionali o esteri. Devono essere
disposte, altresì, disposizioni di autotutela della Società con riferimento alle ipotesi di
inadempimento del fornitore rispetto a tali dichiarazioni e garanzie.
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Il processo di gestione dei contratti di appalto (compreso l’affidamento di servizi di “outsourcing”) e
di somministrazione, deve prevedere l’invio di un’informativa alla controparte sui rischi specifici
(attinenti ad esempio la sicurezza sul lavoro) presenti nei luoghi in cui essa è chiamata ad operare e
sulle misure di prevenzione ed emergenza adottate in ordine all’attività oggetto del contratto.
Deve prevedere, altresì, ove stabilito dalla normativa, la predisposizione del Documento di
Valutazione dei Rischi Interferenziali (DUVRI). Il DUVRI - costituente parte integrante del contratto deve essere inviato all’offerente ai fini della formulazione dell’offerta, e deve contenere gli
interventi diretti ad eliminare o ridurre i rischi relativi alle interferenze delle attività connesse
all’esecuzione del contratto stesso.
In merito alla prevenzione dei reati ambientali ed in materia di sicurezza sul lavoro, nello stipulare
Contratti di Servizi cui sono applicabili le norme in materia di sicurezza ambientale e sul lavoro,
Veneto Banca deve:
 verificare che la controparte sia in possesso dei requisiti necessari (vedere Protocollo di gestione
delle spese);
 richiedere l’impegno della controparte:
 ad osservare comportamenti conformi a quanto previsto dalla normativa vigente in materia di
sicurezza e salute sul lavoro e di tutela dell’ambiente;
 a verificare che eventuali terze parti (fornitori, subappaltatori e consimili) di cui la controparte
si avvalga per l’espletamento di quanto previsto dal contratto, siano in possesso dei
sopracitati requisiti e a far sottoscrivere alle stesse, prima del loro impiego, analoghi impegni
di quelli richiesti da Veneto Banca;
 ad acconsentire che Veneto Banca effettui audit presso le proprie sedi per verificare il rispetto
della normativa in materia di sicurezza e salute sul lavoro e di tutela dell’ambiente;
 prevedere una clausola risolutiva del contratto in caso di inosservanza delle suddette previsioni;
 prevedere un costante flusso informativo, tracciabile, tra i deleganti ed i delegati al fine di
assicurare cooperazione e coordinamento, nell’attuazione di misure di prevenzione e protezione
dai rischi sul lavoro, nonché dai rischi derivanti dalle interferenze tra i lavori delle diverse
imprese coinvolte, nell’esecuzione dell’opera complessiva.
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