Collaborazione al servizio di Posta.

 Brescia, dicembre 2015 PERSONALE DI SEGRETERIA IN SERVIZIO Apostoli Laura (attualmente in maternità) Gestione mail/chiamate da parte di iscritti circa richieste di informazioni formazione. Gestione mail/chiamate/riunioni per richieste collaborazione Enti/società esterne. Gestione mail/chiamate/riunioni per richieste organizzazione eventi da Commissioni interne. Gestione rapporti con Enti del territorio o nazionali e altri Ordini professionali per organizzazione eventi condivisi. Gestione calendario occupazione sale dell’Ordine. Predisposizione delle pratiche relative alle richieste che vengono formulate per il Comitato che le esamina, predisposizione delle delibere di Consiglio e successivamente, quando definitive delle lettere da inviare agli interessati, predisposizione degli elenchi dei partecipanti scaricati dal sito ed inviati alla Fondazione. Predisposizione delle pratiche relative alle richieste di esonero dalla Formazione per il Comitato che le esamina, predisposizione delle delibere di Consiglio e successivamente, quando definitive delle lettere da inviare all’interessato. Relazione semestrale e annuale della formazione proposta dall’Ordine. Realizzazione budget preventivi/consuntivi eventi. Caricamento sulla piattaforma degli esoneri. Trasmissione modulistica preposta per organizzazione eventi ai richiedenti. Collaborazione nell’ organizzazione degli eventi (seminari e incontri tecnici presso l’Ordine). Supervisione raccolta materiale necessario per approvazione eventi (CV, specifiche, programmi, costi, ecc.). Condivisione con Commissione Formazione del materiale raccolto per approvazione. Supervisione per la creazione e trasmissione lettere d’incarico ai docenti e/o contratti di collaborazione e/o protocolli d’intesa e convenzioni. Supervisione per la gestione pratica evento in sede o in esterna: preparazione e distribuzione dispense, raccolta presenze, assistenza docenti, assistenza tecnica e organizzativa, supporto discenti, distribuzione moduli di gradimento, ecc. Inserimento professionisti antincendio negli elenchi del Ministero degli Interni e relativi aggiornamenti su portale preposto. Patrocini ed eventi (seminari e incontri tecnici presso l’Ordine o organizzati dall’Ordine). Dolci Melania Accoglienza e supporto iscritti. Controllo posta cartacea e mail: risposta per le proprie competenze, e/o invio alle colleghe per la risposta per le proprie competenze. Gestione dell’ Albo: movimentazione per il Consiglio (inserimenti, cancellazioni e continuo aggiornamento del data‐base). Controllo documentazione degli iscritti con rapporti con le altre pubbliche amministrazioni (Università, anagrafe, Procura …). Collaborazione Predisposizione di tutte le comunicazioni obbligatorie inerenti la movimentazione iscritti comprese le richieste di certificati, timbri ed indirizzari. Collaborazione al servizio di Posta. Firma Digitale – riscontro dati, validazione e consegna. Nodo periferico INARCASSA. 4.4.2 _Articolazione degli uffici 1
Preparazione dell’ordine del giorno del Consiglio che deciderà il Presidente, predisposizione deliberazioni per il Consiglio per le proprie competenze e dar corso alle deliberazioni assunte in Consiglio o ai contenuti del verbale. Rapporti ed informativa ai Consiglieri. Commissione competenze (terne, designazioni, nomine). Gestione delle quote e pratiche dei morosi. Deontologia: supporto totale all’attività del Consiglio di Disciplina, sia per quando si riunisce in toto (ordine del giorno, predisposizione e verbale) sia per l’attività di supporto all’operato dei singoli Collegi: cinque in tutto. Commissione liquidazione Parcelle: predisposizione pratica per la Commissione e successiva predisposizione delle indicazioni lasciate dalla Commissione stessa. Segue l’iter della pratica sino alla deliberazione del Consiglio. Aggiornamento del libro presenze e predisposizione del prospetto degli straordinari da trasmettere mensilmente al Consulente del Lavoro. Disposizioni di lettere varie. Contatti con l’ avvocato. Folloni Federica Accoglienza e supporto iscritti. Gestione centralino. Verifica, per le proprie competenze della posta informatica in arrivo (brevi risposte ricorrenti alle mail pervenute). Collaborazione nella gestione dell’ ufficio di Presidenza. Prenotazioni per viaggi dei Consiglieri. Collaborazione, per la parte contabile. Collaborazione nell’ organizzazione eventi (seminari e incontri tecnici presso l’Ordine). Elenchi ed inserimenti L.818 (gestione istituzionale corsi) e D.lgs 81/2000. Supporto nella gestione del Protocollo (in assenza della collega). Raccolta materiale necessario per approvazione eventi (CV, specifiche, programmi, costi, ecc.) Gestione pratica evento in sede o in esterna: preparazione e distribuzione dispense, raccolta presenze, assistenza docenti, assistenza tecnica e organizzativa, supporto discenti, distribuzione moduli di gradimento, ecc. Creazione e pubblicazione attestati di presenza. Gestione del servizio sportello. Gestione commissione di vigilanza pubblico spettacolo (convocazioni ingegneri della commissione per sopralluoghi o esame pratiche in prefettura e comune) Collaborazione al servizio di Posta. PEC – creazione indirizzo, gestione e rapporti con Aruba, CNI. Gozzi Francesca Gestione ufficio di Presidenza. Gestione in generale della segreteria. Coordinamento del personale e suddivisione dei lavori straordinari. Gestione del Protocollo informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici . Referente Provinciale per la Corruzione e Trasparenza. Gestione della contabilità: mandati, impegni, fatture elettroniche, liquidazioni, gestione crediti e rapporti con le Banche. Richiesta CIG per fatture elettroniche. Richiesta offerte o preventivi o contratti per forniture. Predisposizione del bilancio annuale e stesura con il supporto del commercialista. Supervisione dell’organizzazione eventi (Assemblee annuali, seminari e incontri tecnici presso l’Ordine). Gestione locazione (rapporti con proprietà immobile, amministrazione condominio, manutenzione sede, ecc.) Gestione assicurazioni (assicurazioni personali consiglieri – infortuni – rischi ordine – ecc.) Verifica, per le proprie competenze della posta informatica in arrivo (brevi risposte ricorrenti alle mail pervenute). Supporto per il nodo periferico INARCASSA. 4.4.2 _Articolazione degli uffici 2
Guida Sonia Accoglienza e supporto iscritti. Organizzazione degli eventi (seminari e incontri tecnici presso l’Ordine). Patrocini ed eventi (seminari e incontri tecnici presso l’Ordine o organizzati dall’Ordine). Predisposizione delle pratiche relative alle richieste di esonero dalla Formazione per il Comitato che le esamina, predisposizione delle delibere di Consiglio e successivamente, quando definitive delle lettere da inviare all’interessato. Formazione: predisposizione delle pratiche relative alle richieste che vengono formulate per il Comitato che le esamina, predisposizione delle delibere di Consiglio e successivamente, quando definitive delle lettere da inviare agli interessati, predisposizione degli elenchi dei partecipanti scaricati dal sito ed inviati alla Fondazione. Caricamento sulla piattaforma degli esoneri. Gestione mail/chiamate da parte di iscritti circa richieste di informazioni formazione. Gestione mail/chiamate/riunioni per richieste collaborazione Enti/società esterne. Gestione mail/chiamate/riunioni per richieste organizzazione eventi da Commissioni interne. Gestione rapporti con Enti del territorio o nazionali e altri Ordini professionali per organizzazione eventi condivisi. Trasmissione modulistica preposta per organizzazione eventi ai richiedenti. Supervisione raccolta materiale necessario per approvazione eventi (CV, specifiche, programmi, costi, ecc.). Realizzazione budget preventivi/consuntivi eventi. Condivisione con Commissione Formazione del materiale raccolto per approvazione. Gestione calendario occupazione sale dell’Ordine. Supervisione per la creazione e trasmissione lettere d’incarico ai docenti e/o contratti di collaborazione e/o protocolli d’intesa e convenzioni. Supervisione per la gestione pratica evento in sede o in esterna: preparazione e distribuzione dispense, raccolta presenze, assistenza docenti, assistenza tecnica e organizzativa, supporto discenti, distribuzione moduli di gradimento, ecc. Relazione semestrale e annuale della formazione proposta dall’Ordine. Gestione esoneri/accrediti formazione secondo Regolamento CNI su portale nazionale formazione CNI. Inserimento professionisti antincendio negli elenchi del Ministero degli Interni e relativi aggiornamenti su portale preposto. Poletti Sharon Ricevimento iscritti (primo contatto con le informazioni generali e smistamento quesiti tecnici) Gestione centralino telefonico. Collaborazione nella gestione iscrizioni (dal ritiro della pratica all’atto dell’iscrizione fino all’invio delle lettere di avvenuta iscrizione – gestione delle lettere agli Enti) ‐ Gestione cancellazioni, trasferimenti Gestione dati (inserimento dati iscritti ed enti in DATABASE specifici) Verifica della posta in arrivo sia cartacea che informatica (brevi risposte ricorrenti alle mail pervenute). Collaborazione nella prenotazioni per viaggi dei Consiglieri. Predisposizione della newsletter. Aggiornamenti del sito dell’Ordine. Aggiornamento di tutte le variazione che arrivano anche da autorizzare dal sito. Estrapolazione dati dal data‐base albo per elenchi da utilizzare per spedizioni periodiche (albo, rivista o su richiesta…). Collaborazione nell’ organizzazione degli eventi (seminari e incontri tecnici presso l’Ordine). Predisposizione tessere iscritti. PEC – creazione indirizzo, gestione e rapporti con Aruba, CNI. Richieste collegamenti UNI. Richiesta offerte per forniture di cancelleria, toner, buste, acqua. Pubblicazione eventi su portale ISI Formazione Pubblicazione eventi su portale nazionale formazione CNI Pubblicizzazione eventi tramite sito e newsletter 4.4.2 _Articolazione degli uffici 3
Collaborazione per la gestione pratica evento in sede o in esterna: preparazione e distribuzione dispense, raccolta presenze, assistenza docenti, assistenza tecnica e organizzativa, supporto discenti, distribuzione moduli di gradimento, ecc. Convalida presenze eventi ed attribuzione CFP. Caricamento partecipanti definitivi su portale nazionale formazione CNI. Creazione e pubblicazione attestati di presenza. 4.4.2 _Articolazione degli uffici 4