Controllare i Costi

Per CONOSCERE uno STRUMENTO UTILE a migliorare l’Efficienza ed
ottenere Espansione vedi nel mio sito la sezione intitolata: “ Migliorare i Risultati”.


Esiste un metodo semplice per ottenere i Costi sotto controllo.
Questa tecnica è stata usata con successo in Attività di qualsiasi dimensione (dai
semplici Negozi, ad Aziende multi business) e necessità della conoscenza di alcuni
semplici dati applicabili con un pezzo di carta, penna e calcolatrice (o quaderno)
oppure, usando un foglio di calcolo.
Il metodo PUO’ essere completamente SVINCOLATO dalla tempistica della
Contabilità e quindi, per operare, NON è necessario attendere i dati di Bilancio o i
Report.
E’ altresì compatibile con qualsiasi Modello Interno Organizzativo.
Scopo del Metodo:
Lo SCOPO non è di avere il valore dei Costi entro il Budget ma di PREVENIRE
che si spenda più di quanto si stia guadagnando (che è più importante).
Ciò lo si ottiene seguendo questa formula:









Adottando questo comportamento potete migliorare o risanare le finanze di
un’Azienda (purchè rispettiate le regole).
La previsione del fatturato del periodo deve essere attendibile, basata su dati concreti,
considerando le consegne e gli ordini in corso.
Nel caso di dubbi sul valore delle Vendite previste, fate la media dei 3 mesi peggiori
degli ultimi 12 mesi (o la media delle peggiori 12 settimane dell’anno precedente) ed
utilizzate quel valore come previsione.
Il Metodo in pratica
Un esempio chiarirà meglio il concetto.
Step 1
La prima cosa da fare è rispondere alla domanda: “ Quanto costa settimanalmente (o
mensilmente) la mia Azienda?
Dobbiamo, in altre parole, conoscere le uscite FISSE della nostra Attività. Per
definizione le uscite fisse sono quegli esborsi che si sostengono indipendentemente
da quanto si produce e si vende.
Sapere questo dato non è difficile.
Esistono 2 tipi di Uscite Fisse:
• Ci sono Uscite che si devono per forza pagare e che non posso decidere di
spostare come pagamento o tagliare. Le ho chiamate USCITE FISSE NON
MODIFICABILI.
• Ci sono invece Uscite che sono fisse ma che però, se voglio, posso decidere di
non fare o spostare nel tempo. Le ho chiamate USCITE FISSE
MODIFICABILI.
Ecco un esempio di uscite fisse non modificabili:


















 






 

















 
























 
Ecco un esempio di uscite fisse modificabili:
















 












 














 
Quello che dovete fare è:
- procurarvi i dati dell’anno precedente dalla contabilità o dal commercialista e
tenere distinti i valori tra uscite fisse modificabili e non.
- Fare una stima delle uscite fisse per l’anno in corso prendendo in
considerazione i contratti ed accordo in essere e tenendo conto di quello che
volete fare (variazione del Personale, nuovi locali in affitto, ecc.). Avere
sott’occhio come riferimento i dati dell’anno precedente è molto utile nel fare
previsioni corrette.
- Dividere i dati previsti annuali per 12 mesi o 52 settimane a seconda della
cadenza di controllo desiderata. Il consiglio è quello di scegliere una cadenza
mensile se gli incassi o la fatturazione ai clienti è mensile, settimanale se gli
incassi sono giornalieri (come Negozi o attività in Dettaglio).
Step 2
Dobbiamo ora calcolare il Valore delle VENDITE NETTE necessarie per “coprire”
le Uscite fisse ed ottenere un Surplus Finanziario Positivo (Utile).
Le VENDITE NETTE sono date dal valore del fatturato previsto MENO i costi diretti
del prodotto.
I costi diretti del prodotto sono quei costi che si sostengono per il fatto di produrre e
vendere. Il loro valore quindi VARIA DIRETTAMENTE in base ai volumi di
vendita.
Ecco un esempio di Costi diretti variabili di prodotto e di Vendite Nette:




 











 
 
 
 
 
 
 

 

 

















Lo scopo di questo prospetto è quello di stabilire l’incidenza percentuale dei
costi variabili di prodotto e del fatturato netto sul fatturato lordo.
Nell’esempio, l’anno precedente i costi variabili di prodotto erano il 45.84% del
fatturato e quindi su 100 euro di fatturato RESTAVANO 54.2 euro di margine
(fatturato netto) da utilizzare per “COPRIRE” i costi fissi.
Se il margine ha un valore superiore ai costi fissi di avrà un guadagno altrimenti si
otterrà una perdita.
Per l’anno in corso si è ipotizzato un calo dei prezzi di vendita e quindi il fatturato
netto (margine) passerà dal 54.2% al 52.0% del fatturato lordo.
Step 3
E’ necessario ora fare la previsione delle uscite per gli INVESTIMENTI.
Per i nostri calcoli ci sono 2 tipi di investimento:
 Quelli di piccolo importo che si sostengono ogni anno e che non sono
facilmente prevedibili (acquisto PC, attrezzature varie, mobili ufficio,ecc.).
Questi importi dovrebbero essere considerati come spese fisse e quindi essere
coperti con le entrate ordinarie del fatturato. E’ opportuno quindi prevedere un
accantonamento forfettario oltre le spese fisse modificabili (in linea con gli
anni precedenti) per questa voce di spesa.
 Quelli di importo rilevante che generalmente vengono “coperti” con
finanziamenti bancari o leasing (acquisto fabbricati, macchinari, impianti,
sistemi informatici,ecc.). In questo caso il valore dei leasing o le rate dei
finanziamenti che scadono nel periodo devono essere inseriti nel valore annuo
delle uscite fisse non modificabili mentre la parte dell’investimento non
coperta dai finanziamenti deve essere coperta dal fatturato lordo.
Step 4
Ora che per l’anno in corso sappiamo:
• l’incidenza percentuale dei costi variabili di prodotto,
• il valore delle spese fisse (modificabili e non),
• il valore degli investimenti non coperti da finanziamenti
possiamo calcolare il FATTURATO MINIMO annuo e del periodo (mensile o
settimanale) da realizzare per ottenere il “guadagno” desiderato (surplus finanziario).
La formula è:









Nel nostro esempio il calcolo è il seguente:



















 
 






 



























Sappiamo quindi che se nel mese non realizziamo vendite per 11.465 euro (o 2.646
euro alla settimana) avremo una perdita a meno che non riduciamo le uscite.
Ecco come fare.
Step 5
Facciamo 2 ipotesi:
Ipotesi A: il mese prevede un fatturato SUPERIORE al Budget (ad esempio 17.430
euro)
Ipotesi B: il mese prevede un fatturato SOTTO Budget (ad esempio 9.470 euro).























 










































Le voci di spesa del modello indicano il grado di PRIORITA’ da assegnare agli
stanziamenti.
Prima si accantona parte del fatturato (48% = 41% + 7%) per le uscite relative al
prodotto che sono le spese più importanti.
Poi, di quello che rimane, si accantona il valore mensile delle spese NON
modificabili mensili previste che devono per forza essere coperte.
Poi si accantona un valore per la Pubblicità e la Promozione che sono importanti per
l’Espansione.
Poi si accantona la % di GUADAGNO previsto.
Ed infine, per quella che resta, si stabilisce il valore massimo delle altre spese.
Solo in questo modo si è sicuri di tenere le uscite inferiori alle entrate ed ottenere un
guadagno (surplus finanziario).
Se volete ottenere un Guadagno accantonate una percentuale delle vendite e POI,
solo di quello che rimane, destinatelo alle spese.
Se fate il contrario state certi che il vostro guadagno verrà speso con ulteriori
richieste oltre Budget.
Compilato il modulo, date disposizione alla funzione acquisti di non emettere ordini
nel periodo superiori a quanto stabilito, e verificate ogni 7 o 15 giorni con
l’amministrazione il rapporto tra quanto autorizzato e quanto ordinato o speso.
Aggancerete le uscite al valore della produzione e del fatturato per cui, se si
vorrà spendere di più, di dovrà produrre e vendere di più.
Prima di produce e si vende e poi si spende. Fate rispettare in modo ferreo
questa regola.
Nell’ipotesi A dell’esempio, dato che il fatturato è superiore al Budget, abbiamo
avuto un guadagno aggiuntivo di 852 euro. Come utilizzarlo? Semplice, aggiungetelo
al valore della voce guadagno e non stanziate un importo maggiore per altre spese.
Nell’ipotesi B, invece, il fatturato era inferiore al Budget. Il comportamento da
adottare è quello di accantonare comunque una percentuale di guadagno e POI
autorizzare nel mese spese per investimenti e spese modificabili per i restanti 829
euro.
Step 6
Ed il mese dopo? Cosa si fa? Come ci si comporta in presenza di un fatturato
consuntivo diverso da quello previsto?
La prima cosa che dovete fare è ricalcolare il valore degli stanziamenti in base al
fatturato effettivo del periodo. (vedi prospetto sotto indicato alla colonna
“Stanziamenti in base consuntivo”).
Quindi riportare nella colonna “speso” il valore degli acquisti consuntivi del periodo.
(con il foglio di calcolo queste due operazioni avvengono in automatico senza
spendere un secondo per aggiornare il modello).
Se gli stanziamenti in base al fatturato consuntivo sono superiori alle spese fatte, la
differenza può essere portata in aumento del guadagno o aggiunta agli stanziamenti
(della stessa voce di spesa) del mese successivo.
Se il fatturato effettivo, invece, è inferiore a quello previsto, le maggiori spese fatte
vanno portate a decurtazione degli stanziamenti del mese successivo per recuperare
quanto “sforato”.
Un CONSIGLIO per evitare di stanziare in eccesso è quello di verificare a
CONSUNTIVO SETTIMANALMENTE il livello di produzione e vendita prevista
nel mese e quindi RITARARE gli stanziamenti del mese, dando disposizioni
correttive, in base alla nuova previsione.
Un modello utile per gestire queste situazioni potrebbe essere questo.
















































 

 
 

 






































Come si vede, all’inizio del mese in corso (febb. XX) si procede a stanziare in base
alla previsione (12.000 euro di fatturato) ma il valore degli ordini (Colonna “Massimi
ordini da autorizzare”) viene rettificata aggiungendo o togliendo ciò che è stato speso
in meno od in più nei periodi precedenti.
Nota come con questo semplice prospetto POTETE ad esempio capire SUBITO:
 se state guadagnando (ancora prima di ricevere un Report o il Bilancio),
 quali costi non sono in linea col budget o con i volumi di vendita consuntivi e
quindi agire tempestivamente per correggere le cose,
 capire qual è il fatturato minimo da realizzare per coprire i costi fissi ed
ottenere un guadagno.
 Di quanto deve variare il fatturato annuale (e di conseguenza quello del
periodo) se assumi nuovo personale o fai un investimento non previsto.
 Quali Reparti o linee di Business stanno spendendo più di quanto guadagnino.

Compila il modulo per richiedere GRATUITAMENTE e SENZA IMPEGNO
informazioni sul Metodo proposto:
- Riceverai tutti i chiarimenti necessari.
- Risponderemo a qualsiasi Tua domanda o richiesta.