F0028 Gestione, Smistamento e Conservazione Digitale

Aggiornato al 01/12/2016
Par. 0028
BANCA CENTROPADANA CREDITO COOPERATIVO Società Cooperativa
FOGLIO INFORMATIVO
relativo a
FORNITURA DI SERVIZI DI GESTIONE, SMISTAMENTO E CONSERVAZIONE DIGITALE DEI
DOCUMENTI
INFORMAZIONI SULLA BANCA
BANCA CENTROPADANA CREDITO COOPERATIVO SOCIETA' COOPERATIVA
Corso Roma, 100 - 26900 - LODI (LO)
Tel. : 0371/255001 - Fax: 0371/2550250
Email: [email protected] - PEC: [email protected] - Sito internet: http://www.centropadana.bcc.it
Registro delle Imprese della CCIAA di Lodi n. iscr. e c.f. 12514870158
Iscritta all'Albo della Banca d'Italia n. 5380.1.0 - cod. ABI 08324
Iscritta all'Albo delle società cooperative n. A164598
Aderente al Fondo di Garanzia dei Depositanti (FGD) e al Fondo di Garanzia degli Obbligazionisti (FGO) del Credito
Cooperativo.
INFORMAZIONI ULTERIORI IN CASO DI OFFERTA FUORI SEDE
Dati del soggetto che entra in contatto con il cliente
Nome e cognome:……………………………………………………………………………………………………….
Indirizzo: …………………………………………………………………………………………………………………..
Telefono:………………………………………………..
E_mail: ……………………………………………………………………………………………………………
Qualifica del soggetto convenzionato: …………………………………………………………………………
(indicare ad esempio se mediatore creditizio/dipendente BCC/agente in attività finanziaria)
Si precisa che il Cliente non è tenuto a riconoscere al soggetto convenzionato costi od oneri aggiuntivi rispetto a
quelli indicati nel presente foglio informativo
CHE COS’È IL SERVIZIO DI FORNITURA DI SERVIZI DI GESTIONE, SMISTAMENTO E
CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI
Il servizio di fornitura di servizi di gestione, smistamento e conservazione digitale dei documenti è un sistema di
gestione elettronica di documenti che permette al Cliente di esternalizzare presso la banca anche il processo di
fatturazione elettronica (ciclo attivo e passivo).
Il servizio è fruibile tramite il servizio Relax Banking, di cui occorre aver richiesto l’attivazione e aver sottoscritto il
relativo contratto, e richiede necessariamente l’utilizzo della firma digitale.
Le funzionalità del servizio sono raggruppate nei seguenti moduli d’offerta:
•
•
Conservazione sostitutiva;
Fatturazione elettronica (ciclo attivo e passivo).
Il servizio di conservazione sostituiva è un processo di memorizzazione a norma di legge dei documenti rilevanti a fini
tributari (es. fatture) con apposizione della firma digitale e marca temporale. Per poter usufruire del servizio occorre
aver sottoscritto il contratto di firma digitale.
La conservazione sostitutiva permette di:
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conservare a norma di legge i documenti ricevuti dall’impresa cliente in forma elettronica;
disporre di funzioni di estrazione e ricerca dei documenti in base ai criteri previsti dalla Legge;
delegare alla Banca le attività di conservazione documenti in formato elettronico (La Banca garantisce la
conformità del processo alle norme di Legge, la sicurezza e l’eventuale esibizione dei documenti
all’Amministrazione Finanziaria);
in caso di revoca del servizio, consegnare al cliente i supporti informatici (DVD) contenenti documenti
conservati ed ottenuti attraverso la procedura di Conservazione.
I documenti oggetto di conservazione sostitutiva devono essere firmati digitalmente da parte dell’emittente.
Il servizio di fatturazione elettronica (ciclo attivo e passivo) comprende le seguenti funzionalità:
• acquisizione fatture;
• invio delle fatture personalizzabile per singolo destinatario;
• generazione disposizioni di incasso e pagamenti;
• ricerca delle fatture;
• conservazione sostitutiva a norma di legge di fatture, libri e registri contabili/fiscali.
Il servizio è rivolto a tutte le aziende di qualsiasi settore, ai liberi professionisti, agli artigiani e ai dottori commercialisti
che curano il processo di fatturazione per la propria clientela.
Rischi principali connessi all’utilizzo del servizio
Tra i principali rischi sono da considerare:
-
la variazione in senso sfavorevole delle condizioni economiche e contrattuali;
i rischi collegati all’utilizzo di tecniche di comunicazione a distanza;
lo smarrimento, la sottrazione e l’eventuale utilizzo fraudolento dei codici di accesso;
interruzioni, sospensioni o anomalie di servizio, per ragioni tecniche e/o cause di forza maggiore non
imputabili alla banca;
ritardi o mancata esecuzione di trasmissioni per effetto delle interruzioni di cui sopra.
CONDIZIONI ECONOMICHE
Le voci di spesa riportate nel prospetto che segue rappresentano i principali costi relativi al servizio.
Prima di firmare il contratto è quindi necessario leggere attentamente anche la sezione “Altre Spese da sostenere”
riferite ai servizi accessori indispensabili per la fruizione del servizio in oggetto.
Il prezzo del servizio è articolato in una componente fissa correlata alla configurazione dei moduli e una componente
variabile correlata all’utilizzo del servizio, dipendente dal numero di “fatture” lavorate (es. numero di fatture spedite,
conservate, numero di documenti archiviati) e/o derivante da servizi aggiuntivi forniti da terze parti (es. stampa,
imbustamento, postalizzazione, bolli postali).
Il prezzo del servizio è fatturato trimestralmente e viene calcolato in base alle seguenti voci:
COSTI FISSI
CONFIGURAZIONE MODULI
- Attivazione servizio gestione fatture (attive/passive)
- Configurazione iniziale servizio Conservazione Sostitutiva
- Costi disattivazione servizio gestione fatture (attive/passive)
- Costo disattivazione servizio Conservazione Sostitutiva
Euro 100,00
Euro 0,00
Euro 50,00
Euro 0,00
COSTI VARIABILI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA (10 anni + 1 anno solare di
ritenzione)
- Costo per conservazione fatture (fatture attive, fatture attive
PA, notifiche fatture attive PA, fatture passive)
-
Euro 1,50 (per fattura)
Euro 0,15
(per singola pagina)
Conservazione Libri Contabili
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GESTIONE CICLO FATTURE
- Costo per gestione fatture ciclo attivo (acquisizione e
veicolazione fatture attraverso molteplici canali: PEC, Posta,
CBI, CBI per fattura PA)
- Costo per gestione fatture ciclo passivo (ricezione di fatture
elettroniche attraverso il portale)
PRODUZIONE DVD
- Produzione DVD annuale o per consultazioni offline o per
totale chiusura rapporto
Euro 1,50 (per fattura)
Euro 0,15 (per fattura)
Euro 45,00 (per DVD)
Altre spese da sostenere
Relax Banking Impresa Dispositivo Monobanca
Canone del servizio trimestrale (posticipato)
Euro 18,00
Relax Banking Impresa Dispositivo Pluribanca
Canone del servizio trimestrale (posticipato)
Euro 40,00
Per tutte le voci di spesa non espressamente indicate si rimanda ai relativi fogli informativi
Tutti i costi riportati nel presente documento sono da considerarsi al netto di IVA sulla base di aliquota prevista per
legge.
ESTINZIONE ANTICIPATA, PORTABILITA’ E RECLAMI
Chiusura anticipata del rapporto contrattuale
Il contratto ha durata annuale con tacito rinnovo salvo disdetta a mezzo raccomandata da far pervenire almeno 30
giorni prima della scadenza contrattuale.
Analoga facoltà di recesso può essere esercitata dalla Banca con preavviso di tre mesi. La Banca ha tuttavia facoltà
di recedere anche senza preavviso in presenza di giusta causa, come ad esempio la ripetuta e grave inosservanza,
da parte del Cliente, di obblighi contrattuali o di legge inerenti la fatturazione elettronica o la conservazione sostitutiva.
Tempistica per la consegna al cliente del supporto ottico contente l’archivio dei documenti conservati: entro il 30°
giorno lavorativo successivo alla cessazione del servizio.
Tempi massimi di chiusura del rapporto
Dal momento in cui sono rese disponibili alla Banca tutte le somme dovute per l’estinzione totale anticipata del
contratto, la Banca provvederà alla chiusura immediata del rapporto.
Reclami
I reclami vanno inviati all’Ufficio Reclami della Banca (Ufficio Reclami della Banca Centropadana Credito Cooperativo,
Piazza IV Novembre, 11 - 26862 Guardamiglio (LO) - email: [email protected] PEC:
[email protected]), che risponde entro 30 giorni dal ricevimento.
Se il cliente non è soddisfatto o non ha ricevuto risposta entro i 30 giorni, prima di ricorrere al giudice può rivolgersi a:
• Arbitro Bancario Finanziario (ABF). Per sapere come rivolgersi all’Arbitro si può consultare il sito
www.arbitrobancariofinanziario.it., chiedere presso le Filiali della Banca d'Italia, oppure chiedere alla banca;
• Conciliatore BancarioFinanziario. Se sorge una controversia con la banca, il cliente può attivare una procedura
di conciliazione che consiste nel tentativo di raggiungere un accordo con la banca, grazie all’assistenza di un
conciliatore indipendente. Per questo servizio è possibile rivolgersi al Conciliatore BancarioFinanziario
(Organismo iscritto nel Registro tenuto dal Ministero della Giustizia), con sede a Roma, Via delle Botteghe
Oscure 54, tel. 06.674821, sito internet www.conciliatorebancario.it .
Se il cliente intende rivolgersi al giudice egli - se non si è già avvalso della facoltà di ricorrere ad uno degli strumenti
alternativi al giudizio sopra indicati - deve preventivamente, pena l’improcedibilità della relativa domanda, rivolgersi
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all’ABF oppure attivare una procedura di mediazione finalizzata alla conciliazione presso il Conciliatore
BancarioFinanziario. Le parti possono concordare, anche successivamente alla conclusione del contratto, di rivolgersi
ad un organismo di mediazione diverso dal Conciliatore BancarioFinanziario purché iscritto nell’apposito registro
ministeriale.
LEGENDA
Ciclo attivo
Ciclo passivo
Firma digitale
Funzioni di ricerca
Marca temporale
Responsabile della
conservazione
Relax Banking
Ciclo di gestione delle fatture attive dell’impresa cliente (Acquisizione,
veicolazione, riconciliazione)
Ciclo di gestione delle fatture passive dell’impresa cliente (Acquisizione,
veicolazione, riconciliazione)
La firma digitale consente di firmare digitalmente documenti in formato elettronico
assumendo lo stesso valore legale di una tradizionale firma autografa su carta
Funzionalità di estrazione dei documenti informatici i relazione ai criteri previsti
dalla Legge
La marca temporale è un certificato associato ad un determinato documento
contenente l’indicazione di una data e un orario col quale si firma il documento
stesso
È la figura responsabile del processo di conservazione sostitutiva. Può essere
esterno rispetto all’impresa. Nel caso del presente servizio, responsabile della
conservazione è Banca Centropadana - Credito Cooperativo, su nomina del
cliente
È la stazione di internet che permette di accedere al servizio
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