Strumenti web-based per la gestione dei viaggi d

STRATEGIE & PRocurement
Strumenti web-based per
la gestione dei viaggi d’affari:
la tecnologia “su misura”
di Cisalpina Tours
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PUBBLIREDAZIONALE
A
vvalersi del supporto di tecnologie evolute per la gestione dei viaggi d’affari
è una scelta strategica per centrare gli
obiettivi di ottimizzazione dei costi e
snellimento dei processi – in due parole,
efficienza ed efficacia – mantenendo standard qualitativi elevati. In particolare, i tool online consentono
un risparmio significativo sui costi totali del viaggio
e una personalizzazione della trasferta secondo le
specifiche esigenze del caso, grazie alla razionalizzazione della gestione complessiva.
Cisalpina Tours è un punto di riferimento assoluto sul mercato italiano per i sistemi di e-travel
forniti alle aziende clienti: dai sistemi di gestione
come BBE – Business Booking Engine Web a quelli
di SBT – Self Booking Tool, per i quali la TMC rimane la prima in Italia per numero di adozioni, con un
tasso di utilizzo del 70% e un livello medio annuo di
crescita delle transazioni del 15%.
In particolare, l’efficacia di un buon SBT dipen-
de dalle caratteristiche intrinseche del sistema,
che devono essere quanto più possibili vicine e
calibrate sulle specificità dell’azienda e integrarsi
perfettamente con processi già consolidati. Cisalpina Tours ha adottato il sistema AeTM di Amadeus,
il più evoluto SBT basato su piattaforma web, che
garantisce un livello ottimale di semplificazione e
automazione.
I vantaggi del Self Booking Tool sono numerosi. In
primis, il sistema consente di ottimizzare i tempi
di ricerca di soluzioni alternative, individuando
allo stesso tempo le migliori condizioni economiche. L’online booking permette, infatti, di visualizzare le tariffe preferenziali disponibili a livello
aziendale e di integrare il processo di approvazione
della spesa, quando necessario, con la conseguenza
di un maggior rispetto della travel policy e della riduzione delle spese complessive di viaggio. Attraverso
l’home page si ha già una panoramica molto chiara
e completa di tutte le sezioni principali, offrendo al
tutte le trasferte di un’azienda caratterizzate da elementi analoghi è possibile organizzare trasferimenti
condivisi, con il duplice risultato di contenere i costi
e ridurre le emissioni in atmosfera.
In tutti i casi, il ruolo di Cisalpina Tours non si
esaurisce nella fornitura degli strumenti, ma
prevede anche un team di professionisti a disposizione dell’azienda per un loro utilizzo ottimale. Nel caso dell’SBT, un Self Booking Specialist
certificato è sempre a disposizione per il supporto
in tutte le fasi di gestione del progetto, mentre per
Cisalpina Sharing un consulente Cisalpina Tours ha
il compito di affiancare l’azienda nella ridefinizione
di una travel policy che tenga conto della possibilità
di avvalersi del car pooling, modulandola a seconda
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viaggiatore o al travel manager un’immediata visione d’insieme degli aspetti da pianificare, insieme al
riepilogo dei viaggi già prenotati. Le diverse funzioni
sono tutte progettate per dare immediata visibilità
alle migliori soluzioni, in conformità con il travel program predefinito, e l’azienda beneficia di un costo
per transazione più basso rispetto a un servizio tradizionale. Gli effetti del Visual Guilt e dell’Advance
Purchase – l’acquisto anticipato della prenotazione
– contribuiscono inoltre alla riduzione del costo medio della trasferta.
Al vantaggio economico si aggiunge un’importante semplificazione dei processi di data management: poter gestire le prenotazioni delle diverse
voci con un unico strumento garantisce, infatti, una
coerenza dei dati sia in termini di spesa che di comportamento d’acquisto da parte dei singoli utenti.
Sarà quindi possibile costruire reporting funzionali
coerenti e utili per prendere le giuste decisioni in
fase di pianificazione strategica, oltre che per indirizzare le scelte e le condotte del personale viaggiante fornendogli linee guida a livello corporate.
Anche i requisiti di sicurezza, da sempre una priorità per Cisalpina Tours, trovano nel sistema SBT un
importante alleato, grazie alla possibilità di tenere
costantemente sotto controllo chi è in viaggio e offrire in modo tempestivo informazioni e assistenza
in caso di imprevisti o situazioni critiche. Infine, la
versione aggiornata di AeTM prevede una funzione
che, unita alle nuove soluzioni di Cisalpina Tours
in ambito green, consente scelte più consapevoli e
un monitoraggio più puntuale delle emissioni di
CO2: un elemento fondamentale per quelle aziende
che sono tenute alla rendicontazione delle proprie
performance ambientali attraverso la redazione di
bilanci di responsabilità sociale.
L’unione tra esigenze gestionali e di controllo
dell’impatto ambientale ha portato Cisalpina Tours a
completare la propria offerta con un’altra soluzione
tecnologica web-based. Si tratta di Cisalpina Sharing, una piattaforma a circuito chiuso che incoraggia l’utilizzo condiviso delle auto per gli spostamenti
tra dipendenti di una stessa azienda. Sviluppata in
collaborazione con Halleymedia, Cisalpina Sharing
permette di individuare le trasferte aziendali con caratteristiche comuni – ad esempio analoghe località di partenza o di destinazione – e di ottimizzare i
trasferimenti attraverso la condivisione dell’auto, sia
essa aziendale, privata, a noleggio o taxi. La piattaforma può essere personalizzata sulle esigenze
dell’azienda, consentendo così un migliore monitoraggio dei benefici derivanti dall’adozione di politiche di mobilità sostenibile.
La stessa filosofia della condivisione, ma applicata alla trasferta nel suo complesso, caratterizza
l’upgrade che Cisalpina Tours ha recentemente realizzato per la versione aggiornata del suo BBE Web:
attraverso l’individuazione e il “raggruppamento” di
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delle esigenze e delle politiche aziendali. “Avvalersi
di tecnologie efficienti e costantemente aggiornate
è la prima buona regola per ottenere, dalla gestione
dei viaggi aziendali, un miglioramento degli obiettivi
di saving e della qualità del servizio – dichiara Gianluca Bozza, Direttore Commerciale di Cisalpina Tours
– Anche il migliore strumento, infatti, non può essere
applicato in maniera indifferenziata, ma richiede un
lavoro preventivo di analisi del contesto specifico,
che solo un professionista qualificato può effettuare.
Per questo motivo Cisalpina Tours integra sempre le
soluzioni fornite con un apporto consulenziale continuo, che rimane l’elemento differenziale offerto ai
clienti dalla nostra organizzazione”.