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Roma, 3 dicembre 2008 L’opportunità dell’Outsourcing per la Fatturazione Elettronica Andrea Zumiani – Quercia Software … una anno fa …”La voce delle aziende” ... un anno fa ... “Le leve del cambiamento” L’esperienza italiana di Quercia Software nel 2008 STUDIO STUDIODEL DELMERCATO MERCATO INDAGINI di MERCATO: Indagine di mercato su un campione di circa 450 imprese utilizzatrici di prodotti e servizi CBI. Indagine di mercato su un campione di 1.400 imprese relativamente alla F.E. Partecipazione ATTIVA: Partecipazione attiva a Convegni/Eventi del Settore come RISULTATI RISULTATICONCRETI CONCRETI OTTENUTI OTTENUTI Volumi attuali gestiti: oltre 4.000.000 documenti annui veicolati per esempio Fattura.it, Convegno e Workshop de Il Sole24Ore e dell’Osservatorio F.E. e C.N. del Po.li.Mi al quale partecipiamo come sponsor. Presenze pubblicitarie ed interviste nei maggiori quotidiani e riviste nazionali come per esempio Azienda Banca, Data Manager, Il Sole24Ore, Il Mondo, Panorama Economy.. Attività di MARKETING: Attività commerciale diretta verso 5000 imprese delle quali 500 sono state contattate/visitate in quanto aventi più di 20.000 documenti annui gestiti. La percezione delle IMPRESE CBI verso la F. E. Mentre MentreSERVIZI SERVIZIONLINE, ONLINE,SERVIZI SERVIZI INFORMATIVI e di PAGAMENTO INFORMATIVI e di PAGAMENTOsono sono funzionalità conosciute e consolidate funzionalità conosciute e consolidate nell’utilizzo, nell’utilizzo,lalaFATTURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA è ancora ELETTRONICA è ancoraun unargomento argomento innovativo e quindi relativamente innovativo e quindi relativamentepoco poconoto noto Di Diconseguenza, conseguenza,ininquesto questocontesto contesto possiamo considerare positiva possiamo considerare positiva una simile una similepercentuale percentualeininquanto quantodimostra dimostra un alto potenziale di crescita. un alto potenziale di crescita. Valori % 84,4 78,3 77,6 52,5 41,9 20,4 Servizi online Servizi informativi Servizi dispositivi F.E./ scambio di pagamento documentale Servizi dispositivi Firma digitale di incasso Fonte: Survey di Valdani & Vicari per Quercia Software - settembre 2008 La visione sulla F.E. del campione intervistato Valori % IlIlgrafico graficosottostante sottostanteconferma confermalalapercezione percezione delle imprese sull’importanza prioritaria delle imprese sull’importanza prioritaria attribuita attribuitaall’invio all’inviodidiimmagini immaginistatiche, statiche, PDF tramite posta elettronica: PDF tramite posta elettronica:59,5% 59,5% Lo Loscambio scambiodidifatture fattureelettroniche elettronichecorrisponde corrisponde ad una percentuale inferiore ma comunque ad una percentuale inferiore ma comunque significativa: significativa:30,6% 30,6% 59,5 35,3 30,6 30,6 28,0 20,7 21,1 6,9 Utilizzo pdf tramite posta elettronica Scambio altri documenti Scambio di fatture elettroniche Gestione del ciclo attivo Gestione del Conservazione Integrazione Veicolazione ciclo passivo a norma con la gestione fatture con EDI degli incassi Fonte: Survey di Valdani & Vicari per Quercia Software - settembre 2008 Dematerializzazione vs Digitalizzazione, la fattura elettronica non è un PDF A diverse tipologie di Outsourcer corrispondono diverse soluzioni di servizio. Quali sono gli elementi distintivi? Nell’ambito dell’ automatizzazione della gestione documentale, si distinguono 2 categorie di servizi: DIGITALIZZAZIONE DEMATERIALIZZAZIONE La Digitalizzazione corrisponde ad un processo di elaborazione e trasformazione dell’archivio analogico in digitale, attraverso scansione (di originali cartacei) e conseguente consultazione delle immagini ottenute, tramite software di gestione documentale e portali predisposti alla veicolazione di immagini statiche non certificate: PDF, TIF, JPEG … E’ un processo che semplifica le attività amministrative automatizzando la ricerca documentale. Non consente tuttavia di smaterializzare il ciclo dell’ordine o di emettere fattura elettronica. La Dematerializzazione consiste in un processo di automatizzazione ed informatizzazione dell’intero ciclo di fatturazione. Consente l’eliminazione completa del documento cartaceo. Se applicato correttamente ed efficacemente, garantisce un riscontro preciso sui costi di gestione documentale e un’ottimizzazione dell’intero processo di creazione, trasmissione, archiviazione e reperibilità nel tempo dei documenti. Formazione Emissione PDF Memorizzazione Archiviazione Di Diimmagini immagini statiche statiche ottenute ottenuteda da elaborazione di elaborazione di originali originali cartacei cartacei Emissione Esibizione Memorizzazione Conservazione Di Didocumenti documenti informatici informatici rilevanti rilevantiaiai fini finitributari tributari OUTSOURCING: la soluzione per la dematerializzazione !!! Altri dati importanti dimostrano quanto segue: 14% L’86% delle imprese italiane ritiene di non disporre ancora delle necessarie risorse interne per realizzare questo processo (Fonte: survey Vanson Bourne per Sterling Commerce). 86% Per questo motivo la scelta delle imprese italiane è orientata a soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione a norma in outsourcing. I principali vantaggi dell’OUTSOURCING SCARSI INVESTIMENTI MATERIALI Nessun Nessuninvestimento investimentoad adeccezione eccezionedidieventuali eventuali personalizzazione per l’integrazione dei personalizzazione per l’integrazione deisistemi sistemigià giàininessere. essere. RISPARMIO RISORSE UMANE Risparmio Risparmioininrisorse risorsetecniche tecnicheeeamministrative amministrativededicate dedicate all’implementazione del servizio in fase iniziale all’implementazione del servizio in fase inizialeoodidistart startup. up. DELEGA DELLE RESPONSABILITA’ Delega all’Outsourcer della responsabilità del processo di : Delega all’Outsourcer della responsabilità del processo di : • Emissione delle fatture con Firma Digitale • Emissione delle fatture con Firma Digitale e Riferimento Temporale e Riferimento Temporale • Veicolazione delle fatture • Veicolazione delle fatture • Conservazione a Norma • Conservazione a Norma GESTIONE DELL’INVIO MULTICANALE Tra Traleleprincipali principaliattività attivitànecessarie necessarieper perl’attivazione l’attivazionedidiun unservizio servizio didiFatturazione FatturazioneElettronica ElettronicaininMulticanalità Multicanalità(CBI2, (CBI2, Community, Community,Posta PostaIbrida, Ibrida,EDI, EDI,…..) …..)vivièèlalanecessaria necessaria definizione definizioneeerealizzazione realizzazionedidiun’Unica un’UnicaInterfaccia Interfacciaverso versol’attuale l’attuale diversificazione dei tracciati presenti. diversificazione dei tracciati presenti. Le principali tipologie del servizio in OUTSOURCING Le Lesoluzioni soluzioniche chepropongono propongonoprocessi processididi dematerializzazione dematerializzazionein inoutsourcing outsourcingsono sonomolteplici. molteplici. Un utente può scegliere di adottare più soluzioni da più fornitori Un utente può scegliere di adottare più soluzioni da più fornitoriintegrabili integrabilitra traloro, loro, oppure può affidarsi ad un unico interlocutore in grado di assumersi onere e controllo oppure può affidarsi ad un unico interlocutore in grado di assumersi onere e controllo dell’intero dell’interoiter iteroperativo. operativo. PROVIDER PROVIDERUNICO UNICO MOLTEPLICI MOLTEPLICIPROVIDER PROVIDER Conservazione Conservazione Veicolazione Veicolazione Postalizzazione Postalizzazione VANTAGGIO: gestione unica che evita qualsiasi problematica di integrazione Conservazione Conservazione Postalizzazione Postalizzazione Veicolazione Veicolazione VANTAGGIO: ogni fornitore ha una specializzazione “core” Le imprese scelgono il PROVIDER UNICO Dalla DallaSurvey SurveydidiQuercia QuerciaSoftware Software––novembre novembre2008 2008emerge emergeche che ilil47% 47%delle delleimprese impreseitaliane italiane ritiene ritieneililprovider providerunico unicola lasoluzione soluzioneideale idealeper perun un servizio serviziocompleto completodidifatturazione fatturazioneelettronica elettronicaeedematerializzazione dematerializzazione 17,60% 47,20% 17,60% Provider Unico Molteplici Provider Azienda della Conservazione Le imprese scelgono la BANCA Il 70,5% delle imprese sceglie servizi di fatturazione elettronica erogati da Banche Motivi per scegliere una banca Motivi per non scegliere una banca Sceglierebbero una banca 70,5% Non sceglierebbero una banca 29,5% 39,2 48,5 24,1 21,5 27,3 12,7 24,2 2,5 Standard nazionale x tutte le aziende Uso già un prodotto di Corporate Banking Community Integrazione aziende con affidabili e gestione raggiungibili incassi Altro Gestione doc. non fa parte del business delle banche Non gradisco che le banche abbiano piena conoscenza dei dati Valori % Fonte: Survey di Valdani & Vicari per Quercia Software - settembre 2008 Le banche non hanno le competenze adatte Valori % I principali fattori INIBITORI per le IMPRESE, riscontrati sul campo !!! I principali FATTORI INIBITORI collegati al mancato utilizzo della Fattura Elettronica sono: Resistenza al Cambiamento e Non Conoscenza Visione Tecnicistica Mancanza di Competenze Molteplicità degli “standard” Integrazione fatture Elettroniche e Cartacee High Availability e Disaster Recovery Dematerializzazione e Digitalizzazione Processo Monolitico La testimonianza delle IMPRESE La fatturazione elettronica non è solo uno scambio di informazioni fra due imprese, ma un processo complesso in cui intervengo fattori ed attori esterni. Le imprese hanno bisogno di un sistema di cui sentirsi parte ed all’interno del quale svolgere un ruolo non subalterno né alle altre imprese né agli attori della filiera. Alcune dichiarazioni: “Siamo partiti, ma adesso a chi mandiamo le fatture ?” “La controparte vorrebbe impormi la soluzione che le fa più comodo, perché io dovrei accettare ?” “In un panorama così complesso non sono in grado di orientarmi !” Solo concentrandosi sulla creazione di una community fondata sulla reciprocità tra le imprese e sulla cooperazione fra le banche sarà possibile l’effettiva partenza ed il raggiungimento della massa critica necessaria. Community CBI La risposta della BANCA alle IMPRESE IMPRESA IMPRESA I. Resistenza al Cambiamento e Non Conoscenza II. Visione Tecnicistica III. Mancanza di competenze IV. Molteplicità degli “standard” V. VI. BANCA BANCA I. Cambiare per poter guidare il cambiamento delle imprese II. La gestione della fattura è un processo e non una soluzione software Integrazione fatture elettroniche e cartacee III. Formazione del personale banca e collaborazione con gli specialisti di settore High Availability e Disaster Recovery IV. Proporre la valenza del CBI e della sua capacità di integrazione con altri circuiti V. Proporre soluzioni integrate VI. Rivendere alle imprese quella che in banca è una cultura diffusa VII. Dematerializzazione e Digitalizzazione VIII. Processo Monolitico VII. Diffondere cultura oganizzativa VIII. Approccio graduale Le motivazioni ed i vantaggi per la BANCA Il servizio di F.E. è l’elemento indispensabile ed abilitante per attivare Nuovi Servizi Bancari Core: Integrazione e Riconciliazione con Incassi e Pagamenti Automatizzazione del servizio di Anticipo Fatture. Qualificazione della clientela e customizzazione dell’offerta di Incasso e Pagamento e possibilità di nuovi servizi a valore aggiunto finalizzati al consolidamento del rapporto Disponibilità di uno strumento di marketing attraverso il quale entrare in contatto con nuovi potenziali clienti anche non aderenti al CBI. Nuovi Clienti CRM Anticipo fatture Incassi Pagamenti F.E. L’attuale vantaggio competitivo Il CBI è in vantaggio rispetto ad altri player. Il sistema Italia è avanti rispetto a molti altri paesi e nello stesso tempo può sfruttare gli errori dei precursori. L’obbligatorietà della fattura elettronica verso la P.A. può essere un volano. Il mondo della fatturazione elettronica è in fermento: Continua creazione/evoluzione di sistemi e circuiti di fatturazione elettronica: (UBL, EBXML, Nuovi standard EDI, SEPA, …). L’obbligatorietà della fattura elettronica verso la P.A. se non opportunamente sfruttata potrebbe diventare l’ennesimo adempimento burocratico da sopportare con i relativi effetti negativi. La legislazione italiana ed europea sono in continua evoluzione. L’opportunità è adesso !!! E’ importante sfruttare il momento favorevole e imporre lo standard XML CBI su un mercato nascente. In che modo la banca può soddisfare l’aspettativa delle IMPRESE !!! L’aspettativa delle IMPRESE La soluzione proposta dalle BANCHE Riduzione dei costi Proposta completa di Dematerializzazione con saving progressivi entro i 6-12 mesi; Pay per Use scalabile sui volumi Affidabilità Banca come Provider Unico Garante del servizio Competenza Consulenza Normativa e SupportoTecnico Approccio progressivo a partire dall’ambito di maggiore interesse Conoscenza dell’impresa Soluzione mirata Completezza Proposizione del CBI2 come community già esistente e standard unico e consolidato Flessibilità Modularità del processo in una visione standardizzata. La proposta di Quercia Software: rivolta alle BANCHE per soddisfare le IMPRESE ! L’aspettativa delle IMPRESE Riduzione dei costi La soluzione proposta dalle BANCHE Proposta completa di Dematerializzazione con saving progressivi entro i 6-12 mesi; Pay per Use scalabile sui volumi Affidabilità Banca come Provider Unico Garante del Servizio Competenza Consulenza Normativa e Supporto Tecnico Approccio progressivo a partire dall’ambito di maggiore interesse Conoscenza dell’impresa Soluzione mirata Completezza Flessibilità Proposizione del CBI2 come community già esistente e standard unico e consolidato Modularità del processo in una visione standardizzata. Quercia Software è da oltre 20 anni: UNICO PROVIDER-OUTSOURCER di Servizi Bancari Servizio di STD e GPA per 90 banche e 130.000 aziende Servizio di GT per 150.000 POS il Servizio DesQ è basato sullo stesso innovativo Modello di Servizio DesQ: la proposta e l’impegno di Quercia Software Azienda Azienda Mittente Mittente SERVIZI INTEGRATI SERVIZI INTEGRABILI Azienda Azienda Destinataria Destinataria DesQ • Import/export multiformato • invio multicanale • Firma digitale Invio Ricezione e Conservazione Fatture Posta ibrida • Disputa • Gestione stati fattura • Layout personalizzato Conservazione Sostitutiva (partnership) • Archiviazione • Conservazione a Norma • Responsabile conservazione • Gest. Passivo cartaceo (ritiro, normalizzazione, scansione, indicizzazione) • pubblicazione on-line @ mail C.B.I. 2 Portale dedicato Archivio On Line Altri Circuiti Area Incassi e Pagamenti (su CBI) Invio richieste Incasso e Pagamento • import/export incassi e pagamenti • Bonifico, RID/MAV/Riba • Anticipo fatture • Riconciliazione tra fatture e incassi/pagamenti Rendicontazione e Riconciliazione Ricezione esiti • Matching info di riconciliazione con fatture • Aggiornamento stati di lavorazione fatture BANCA Invio incassi/pagamenti con info per la riconciliazione Invio esiti incassi pagamenti con info riconciliazione Rendicontazione con info riconciliazione DesQ: l’approccio modulare per la F.E. DESTINATARIO DESTINATARIO MITTENTE MITTENTE Invio di fatture elettroniche emesse verso Clienti Gestione in multicanalità Archiviazione ottica sostitutiva del ciclo attivo, fatture emesse Messa a disposizione del documento elettronico ai vari responsabili per le autorizzazioni al pagamento, workflow documentale Ricezione di F.E. con relativo file strutturato per l’automatizzazione di imputazione dati nell’ERP Archiviazione ottica sostitutiva del ciclo passivo, Fatture acquisto integrazione sistemi di incasso e pagamento dei sistemi di pagamento Case History – Unicredit Corporate Banking InvoiceComm Document Exchange InvoiceComm Document Exchange l’architettura di scambio documentale B2B che permette l’interscambio e conservazione di fatture e documenti in formato elettronico con la sicurezza della firma digitale Case History – Unicredit Corporate Banking InvoiceComm Bills Collection InvoiceComm Bills Collection l’architettura di scambio documentale B2C che permette: • Importazione delle fatture/bollette nel sistema • Invio e consegna delle fatture/bollette • Emissione degli incassi RID/MAV • Rendicontazione pagati ed insoluti • Gestione dei solleciti di pagamento Case History: db Fattura Light di Deutsche Bank “db Fattura Light la fattura elettronica che semplifica il raggio d’azione del vostro business!!!” Un caso di successo e di sinergia commerciale tra Quercia Software e Deutsche Bank ha determinato una Convenzione di Distribuzione del Servizio DesQ, nella fattispecie db Fattura Light. Dal punto di vista sostanziale, si è intrapreso un cammino di stretta collaborazione tra la Direzione Commerciale Quercia e la Direzione Business di Deutsche Bank al fine di creare nuovi contatti con Clientela potenzialmente interessata al servizio di Gestione Documentale Elettronica db Fattura Light. Case History: la F.E. Multicanale di Raiffeisen Il progetto Community Multicanale del Centro Servizi Raiffeisen Raiffeisen si propone come Unico Provider Bancario per la proposta del Servizio di Fatturazione Elettronica Multicanale sulla propria community di imprese/clienti costituita da oltre 50 BCC e oltre 20 Aziende Consortili. La Multicanalità del servizio è la risposta alle principali esigenze dei clienti di Raiffeisen derivante dalla necessità di veicolare la Fatturazione Elettronica su portali Web, sul canale CBI2, sul canale di Posta Idrida e sul canale EDI, il tutto opportunamente integrato con servizio di Conservazione a Norma. Case History: Progetto “Zero Paper” - Gruppo Veronesi Gruppo Veronesi ha attivato il progetto “Zero Paper” con l’obiettivo di: • ridurre i costi del processo • riqualificare il personale • riutilizzare gli ambienti adibiti ad archivio Per ottenere questi obiettivi Gruppo Veronesi Ha automatizzato i seguenti processi attraverso il Servizio DesQ: • Ricezione delle fatture in formato elettronico con il relativo file strutturato della fattura passiva in modo da eliminare l’immissione manuale della registrazione. • Invio delle fatture attive elettroniche ai clienti. Roma, 3 dicembre 2008 L’opportunità dell’Outsourcing per la Fatturazione Elettronica - grazie per l’attenzione - [email protected] – Quercia Software
