Procedura per la progettazione di interventi formativi

SERV. DIPARTIM. UFFICIO III
Procedura per la progettazione
di interventi formativi
DOCUMENTI DELLA QUALITÀ
Data di emissione:
Livello di revisione: 7
Codice: P10G
N. pagina: 1/6
Ministero dell'Economia e delle Finanze
Dipartimento del Tesoro
Servizio Dipartimentale per gli Affari Generali, il Personale
e la qualità dei processi e dell’organizzazione
Ufficio III
Prot.n. 38456 del 13/4/2007
Procedura per la progettazione di interventi formativi
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Identificazione
Codice: P10G
Livello di revisione: 7
Data di emissione 13/4/2007
File: P10G progettazione interventi formativi 2007
N. Pagina 1/6
Titolo: Progettazione di interventi formativi
Approvazione ed emissione
Data
Redatto da:
C.ALLEVI
Approvato da: I. GUERRERA
Firma
12/4/2007
13/4/2007
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1.
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Scopo
L’obiettivo della presente procedura è fornire indicazioni sulle attività svolte
nell’Ufficio III per la progettazione di percorsi formativi evidenziando, per ogni
attività descritta, ruoli e responsabilità delle figure professionali coinvolte.
La procedura è stata redatta per rispondere al requisito 7.3 (Progettazione e
sviluppo) della norma UNI EN ISO 9001:2000, secondo il quale
…l’organizzazione deve pianificare e tenere sotto controllo la progettazione e
lo sviluppo del prodotto.
2.
Campo di applicazione
La procedura si applica a tutti i corsi progettati dall’Ufficio III.
La progettazione di un’iniziativa formativa si rende necessaria ogni qualvolta,
sulla base dell’analisi del fabbisogno formativo, occorre erogare un corso
nuovo.
In fase di progettazione si definiscono contenuti, obiettivi, destinatari e tutte
le specifiche che rendono erogabile la nuova iniziativa formativa .
In relazione alla Direttiva del Ministro dell’Economia e delle Finanze per
l’azione amministrativa e la gestione, l’Ufficio III è tenuto a rivolgersi alla
Scuola Superiore dell’Economia e delle Finanze per richiedere i percorsi
formativi coerenti con le linee strategiche indicate nella Direttiva stessa e
necessari allo sviluppo delle professionalità delle risorse umane.
La progettazione e pianificazione di tali interventi formativi viene effettuata in
collaborazione con la Scuola Superiore dell’Economia e delle Finanze.
Non rientrano nel campo di applicazione i corsi già validati e quelli offerti da
Scuole o Enti di Formazione per mezzo di opuscoli, brochure, cataloghi, per i
quali l’Ufficio III si limita solo ad effettuare una verifica di adeguatezza prima
dell’iscrizione del personale interessato.
3.
Documenti di riferimento
La normativa di riferimento è riepilogata nell’All.5 del Manuale della Qualità
4.
Definizioni
Progettazione e sviluppo: è definita dalla UNI EN ISO 9000 che così
riporta…insieme di processi che trasforma requisiti in caratteristiche
specificate o nella specifica di un prodotto, di un processo o di un sistema.
Riesame della progettazione: è definito dalla UNI EN ISO 9000 che così
riporta…attività effettuata per riscontrare l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia
della progettazione.
Verifica della progettazione: è definita dalla UNI EN ISO 9000 che così
riporta…conferma, sostenuta da evidenze oggettive, del soddisfacimento di
requisiti specificati in progettazione
Evidenza oggettiva: è definita dalla UNI EN ISO 9000 che così riporta…dati
che supportano l’esistenza o la veridicità di qualcosa.
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Validazione della progettazione: è definita dalla UNI EN ISO 9000 che così
riporta…conferma,sostenuta da evidenze oggettive, che i requisiti relativi ad
una specifica utilizzazione o applicazione prevista in progettazione sono stati
soddisfatti.
5.
Motivo della revisione
Revisione 7:
Si aggiorna la normativa di riferimento di cui all’All.5 del Manuale della
Qualità.
Revisione 6:
Si evidenzia il rapporto di collaborazione con la Scuola Superiore Economia e
Finanze nella progettazione degli interventi formativi da questa erogati.
Si specificano le responsabilità del Dirigente nelle attività di riesame e
validazione.
Si evidenzia il flusso della procedura.
Revisione 5
Si specificano ruoli e responsabilità del Dirigente e del Gruppo di lavoro area
formativa.
Si descrivono le attività di progettazione.
Revisione 4
Si elimina il Piano di progetto in formato cartaceo.
Si recepisce la nota emersa in fase di audit dell’Ente avvenuto nel mese di
ottobre 2003.
In particolare si spiegano meglio le modalità di registrazione delle attività di
riesame, verifica e validazione della progettazione.
Revisione 3
Si elimina l’utilizzo della scheda progettazione cartacea
Revisione 2
Si ercepisce la nota 5 emersa in fase di preaudit documentale avvenuto il 18
e 22 marzo 2002. In particolare, si chiarisce meglio il campo di applicazione
della procedura e si spiegano meglio le modalità di verifica e riesame della
progettazione.
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6.
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Passi della procedura
6.1.
Flusso generale della procedura
Gruppo di lavoro
area formativa
Analisi degli
elementi in
ingresso
(adempimenti
normativi
fabbisogno
formativo, nuove
esigenze ecc.)
Gruppo di lavoro
programmazione
formazione
Dirigente
Linee indirizzo
formazione
Riesame e
approvazione
Programma di
formazione
Riesame e
approvazione
Definizione
scheda corso
Rapporti con i
fornitori / ssef
redazione versione
definitiva scheda
Riesame e
approvazione
Predisposizione
schede corso per
Programma di
formazione
Verifica ai fini
dell’erogazione
Erogazione corso
progettato e
monitoraggio
Validazione del
corso
Valutazione ed
osservazioni
sull’esito del
corso
OO.SS.
Osservazioni
sulle linee di
indirizzo
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6.2.
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Ruoli e responsabilita’
Il Gruppo di lavoro Area formativa ha il compito di:
•
seguire tutte le fasi e le attività della progettazione registrandone i
principali elementi nel software della formazione ;
•
curare i rapporti con la Scuola Superiore dell’Economia e delle
Finanze, fornitori/docenti interessati nell’attività di progettazione;
•
definire gli obiettivi, i contenuti, i destinatari del nuovo corso oggetto di
progettazione;
•
Individuare gli ambienti idonei;
•
identificare l’hardware/software ed i supporti tecnici necessari;
•
riesaminare la progettazione, evidenziando con data e firma l’effettivo
svolgimento di tale attività;
•
verificare la documentazione suggerita dai fornitori/docenti e gli
eventuali supporti didattici;
•
controllare che il fornitore eroghi il corso;
•
effettuare il monitoraggio del corso progettato;
•
validare il corso, tenendo in considerazione le eventuali osservazioni
del Dirigente.
Il Dirigente ha la responsabilità di:
a) Riesaminare ed approvare il Programma di Formazione che contiene le
scheda di tutti i corsi pianificati ( progettato e non);
b) Esaminare i dati relativi all’erogazione del corso progettato ai fini delle
eventuali osservazioni in merito alla validazione del corso.
6.3.
Passi della procedura
Richiesta di progettazione
Gli elementi d’ingresso della progettazione, ovvero il motivo per cui si
progetta un nuovo intervento formativo, possono essere rappresentati da:
•
•
•
•
•
adempimenti normativi;
necessità riscontrate in fase di analisi dei fabbisogni formativi;
criticità emerse in fase di erogazione, tali da richiedere una modifica di
contenuti, destinatari, durata ecc.;
nuove esigenze formative rilevate o segnalate dagli Uffici del D.T.;
nuova pianificazione della formazione.
Definizione delle attività di progettazione
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Il Gruppo di lavoro Area formativa registra le principali attività relative alla
progettazione nella scheda progettazione dedicata del software AFP.
Le attività di progettazione, di cui si ha evidenza oggettiva nelle pratiche di
ciascun corso, sono:
• definizione della scheda tecnica del corso che riporta destinatari, obiettivi,
contenuti, durata, sede e docenza; in questa fase si individuano anche i
supporti tecnico/logistici per la corretta erogazione del corso (hardware,
software, ambiente, supporti didattici e documentazione).
• riesame, ovvero riscontro tra gli elementi in ingresso, che hanno
determinato la necessità di progettare un nuovo corso, e la scheda
tecnica del corso progettato. E’ evidenza oggettiva del riesame la firma
del Coordinato di Area apposta sulla scheda corso.
• verifica, ovvero ultimo controllo prima dell’erogazione del corso
progettato al fine di verificare che tutto quanto predisposto sia idoneo ai
fini dell’erogazione. La scheda avanzamento del software AFP evidenzia
il risultato della verifica svolta.
• validazione, è l’evidenza che il nuovo corso erogato ha avuto esito
positivo e che può essere replicato. Nella scheda progettazione di AFP
viene data evidenza della validazione o dei motivi della mancata
validazione del corso.
Specifiche istruzioni di lavoro determinano i criteri per la validazione dei
corsi progettati.
L’analisi dei Questionari di qualità percepita, il numero dei partecipanti e
gli eventuali reclami forniscono gli elementi per la validazione del corso e
indicano il livello di soddisfazione dei partecipanti.
Il Coordinatore di Area, informato il Dirigente sull’esito dell’erogazione,
registra nella scheda progettazione di AFP “Corso validato” ed indica la
data della validazione.
Se il parere espresso dai partecipanti risulta negativo e legato agli aspetti
contenuti, durata, esercitazioni (quando previste) o documentazione, è
necessario effettuare modifiche alla progettazione del corso intervenendo
sul parametro che è stato giudicato deficitario o inadeguato.