Fattura elettronica registro unico PCC 27/6/2014

FATTURA ELETTRONICA
REGISTRO UNICO
PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE DEI
CREDITI
Grosseto, 27 giugno 2014
Dott. Cesare Ciabatti
MODULO 1
ASPETTI INTRODUTTIVI
E QUADRO NORMATIVO
Digitalizzazione
3
L’evoluzione del p
processo di digitalizzazione
g
dell’ente
ha conosciuto diverse declinazioni applicative:
 dalla dematerializzazione degli archivi cartacei
 all’utilizzo delle reti telematiche per la trasmissione
d i documenti
dei
d
ti
 Fino all’interoperabilità tra applicativi e al
reengineering dei processi
Fattura PA
4
LLa fattura
f tt
elettronica
l tt i verso lla PA non è solo
l un modo
d
diverso di inviare le fatture alla PA, ma un’occasione
per riprogettare
p
p g
i processi
p
di Business :




chiude il ciclo Logistico-Commerciale,
g
, ((Ordini,, Conferme
d’Ordine, Documenti di Trasporto);
apre il ciclo Amministrativo-Contabile, attivando le
procedure
d
di pagamento
t e lle verifiche
ifi h di incasso;
i
è un documento attraverso il quale è possibile ottenere
accesso al credito
è uno strumento che può guidare politiche mirate di
p
g review
spending
Quadro normativo
5





Articolo 1, comma 209 L. 244/07 (Legge di stabilità 2008):
introduzione dell
dell’obbligo
obbligo di fatturazione elettronica verso la
PA
Decreto 3 aprile 2013 n. 55: decreto attuativo che
di i li lla produzione
disciplina
d i
e ttrasmissione
i i
d
della
ll FE verso la
l PA
PA;
Circolare MEF del 31 marzo 2014 recante chiarimenti in
merito all’applicazione
pp
del Decreto 55/13;
/ ;
DM 23 gennaio 2004 disposizioni in merito agli obblighi
fiscali relativi ai documenti informatici;
DL 24 aprile 2014 n. 66: obbligo della FE verso tutte le
altre PA a partire dal 31marzo 2015 e istituzione del
registro
g
unico delle fatture e nuove funzionalità per
p la
piattaforma di certificazione dei debiti
Tempistiche
6
EEntiti interessati:
i t
ti
 Dal 6 dicembre 2013 tutti gli enti che volontariamente sulla
base di specifici accordi con i propri fornitori decidono di
adottare la fattura elettronica (art 6 Decreto 55 del 3
aprile 2013 )
 Dal
D l 6 giugno
i
2014 le
l pubbliche
bbli h amministrazioni
i i t i i centrali
t li
quali Ministeri, Agenzie fiscali ed enti di assistenza e
previdenza, indicate nell’elenco predisposto dall’Istat
http://www.istat.it/it/archivio/6729
//
/ /
/6 29 (art 6 Decreto 55 del
3 aprile 2013 )
 Dal 31 marzo 2015 tutti gli altri enti ( art 25 comma 1 DL
66/14 “decreto IRPEF”)
 Trascorsi tre mesi dalle predette date le amministrazioni
non possono pagare le
l ffatture analogiche
l
h ( PDF o su
carta).
Fattura elettronica in sintesi
7
Cosa cambia:
C
b
 Il documento fattura sarà prodotto in un formato
elettronico
l tt i strutturato
t tt t secondo
d lle iindicazioni
di i i d
dell
Decreto 55/13;
 La
L trasmissione
t
i i
dovrà
d à avvenire
i esclusivamente
l i
t tramite
t
it il
SdI (Sistema di Interscambio) messo a disposizione
dall’ADE
dall
ADE (art 1 comma 211 L. 244/07);
 Dovranno essere rispettate le procedure di
conservazione dei documenti fiscali digitali e le
tempistiche di comunicazione delle impronte degli
archivi all’ADE (DM 23 gennaio 2004).
Attività preliminari
8
Attività preliminari dell’ente:
 Entro tre mesi dall’obbligo
g di fatturazione
elettronica l’ente deve inserire presso l’IPA gli
uffici dedicati alla ricezione della FE secondo le
indicazioni dell’allegato D del Decreto;
 Comunicazione del codice ufficio ai fornitori per i
contratti già in essere e da stipulare;
 Accreditamento
A
di
all SdI dell’ente
d ll’
all fi
fine di d
definire
fi i il
canale di ricezione utilizzato ( PEC, FTP, SPCOOP)
MODULO 2
IL DOCUMENTO INFORMATICO E
FIRME ELETTRONICHE
Documento informatico
10
Affinché un documento informatico sia idoneo a
soddisfare la forma scritta ed abbia valore
probatorio occorre che soddisfi i requisiti di:

Staticità

Fruibilità

A t ti ità
Autenticità
Documento informatico
11


La staticità è intesa come la capacità di mantenere
integra nel tempo la rappresentazione del contenuto
e della forma del documento.
A tal fine occorre individuare formati elettronici
adeguati in grado di garantire affidabilità,
usabilità e privi di macroistruzioni o codici eseguibili
Documento informatico
12
Affinché
Affi
hé un documento
d
t sia
i utilizzabile
tili bil dal
d l
destinatario occorre che sia da questo:

Fruibile, ovvero che il
contenuto informativo sia
recuperabile dal supporto e
interpretabile
p
correttamente
in base alle regole del
formato, e riproducibile
p
a
video o a stampa.
Autenticità del documento informatico
13


L’autenticità è condizione essenziale perché un
documento conservi la sua funzione probatoria.
Un documento
U
docu e o si
s definisce
de sce autentico
au e co quando
qua do è
riconducibile con certezza al suo autore
Le firme informatiche
14
Sono 4 + 1:
S
1
1. Firma elettronica
2. Firma elettronica avanzata
3 Firma
3.
Fi
qualificata
lifi t
4. Firma digitale
+ “l’acquisizione digitale di sottoscrizione
autografa” art 25 comma 2 del CAD
autografa
[email protected]
25/06/2014 12:12
Firma digitale
15
Firma digitale (art 1 lett s CAD):
“un particolare tipo di firma elettronica
avanzata
t
b t
basata
su un certificato
tifi t
qualificato e su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una
privata, correlate tra loro, che consente al
titolare tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica,
p
,
rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l'integrità di
un documento informatico o di un insieme
di documenti informatici”
[email protected]
25/06/2014 12:12
Generazione firma digitale
16
Doc
Hash
SHA 256
256
BIT
Impronta del
Documento
Documento da
firmare
Ks
CIFRATURA
Firma digitale
PKCS#7
Certificato
elettronico
[email protected]
25/06/2014 12:12
Verifica firma digitale
17
Impronta del
Documento
Doc
Hash
SHA 256
256
BIT
= ok!
Decodifica
Visualizza il
documento con i dati
del sottoscrittore
256
BIT
Impronta
corrispondente
alla firma
Firma digitale
Kp
Certificato
elettronico
Chiave pubblica
[email protected]
25/06/2014 12:12
Valore giuridico del documento
18
Documenti digitali firmati con firma digitale (Art 21
comma 2 CAD):
 Efficacia
probatoria della scrittura
privata (art 2702 c.c.)
 soddisfa
la forma scritta per
p
contratti di cui all’art. 1350 c.c.
[email protected]
25/06/2014 12:12
Data certa del documento
19
Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel
tempo (art 62 DPCM 22 febbraio 2013):
“
“Le
f
firme
elettroniche
l
h qualificate
lf
e
digitali, ancorché sia scaduto, revocato
o sospeso il relativo certificato
qualificato del sottoscrittore, sono
valide se alle stesse e' associabile un
riferimento temporale opponibile ai
terzi che collochi la generazione di
p
in un
dette firme rispettivamente
momento precedente alla scadenza,
revoca o sospensione del suddetto
certificato ”
certificato.
Data certa del documento
20
Riferimento
Rif
i
temporale
l opponibile
ibil aii
terzi (art 41 DPCM 22 febbraio 2013) :




Marca temporale apposta da un
gestore di marche temporali (validità
20 anni)
Riferimento temporale contenuto
nella segnatura
g
di protocollo
p
Riferimento temporale ottenuto
attraverso la procedura di
conservazione
i
d
deii documenti
d
i
Riferimento temporale ottenuto
attraverso l’utilizzo
l utilizzo della PEC
MODULO 3
LA PRODUZIONE DEL DOCUMENTO
FATTURA IN AMBIENTE DIGITALE
Documenti informatici tributari
22
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari:
 hanno la forma di documenti statici non
modificabili (privi di macroistruzioni o codici
eseguibili
g
- DM 23 g
gennaio 2004 art 3))
 Devono garantire l’attestazione della data,
ll’autenticità
autenticità, ll’integrità
integrità e la leggibilità dal
momento dell’emissione fino al termine del
periodo di conservazione (DPR nn. 633/72 art
art. 21)
Autenticità fattura elettronica
23
L’autenticità e l’integrità della fattura elettronica può
essere garantita ( DPR 633/72 art 21 comma 3):
 Con firma digitale o firma qualificata dell’emittente
 Con sistemi di controllo di gestione
 Mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei
d i
dati
Data emissione della fattura
24




“La fattura
“L
f tt
cartacea
t
o elettronica,
l tt i sii ha
h per emessa all’atto
ll’ tt
della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a
disposizione del cessionario o committente” (DPR 633/72
art 21 comma 1):
Per la fattura su carta o in formato PDF la data di emissione
coincide con la data della fattura se non è possibile stabilire
la data di ricezione ( Circolare ADE n. 134 del 5 agosto
1994)
Per la fattura
f
elettronica la data di emissione è attestata da
un riferimento temporale certo (art 41 DPCM 22 febbraio
2013))
Per la fatturaPA la data di emissione è attestata dalla
ricevuta di consegna rilasciata da parte del Sistema di
Interscambio
Soggetti emittenti
25
La fattura può essere emessa ( DPR 633/72 art 21
comma 1):

Dal cedente o prestatore (fornitore)

Dal cliente o da un terzo
Soggetti emittenti
26
L’emissione della fattura affidata al cliente o ad altri
soggetti terzi prevede:
 annotazione nella fattura che la stessa è compilata dal
cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, da un
terzo
 Nel caso sia previsto l’apposizione della firma qualificata
o digitale questa è apposta da parte del terzo emittente
 Il cedente o prestatore resta sempre l’unico responsabile
ai fini fiscali
Imposta di bollo
27
“1. L'imposta
L'i
t di bollo
b ll suii ddocumentiti iinformatici
f
ti i e'' corrisposta
i
t mediante
di t
versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237.
L'interessato presenta all'Ufficio delle entrate competente una
comunicazione contenente ll'indicazione
indicazione del numero presuntivo degli atti,
atti
dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante
l'anno, nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento
dell'imposta.
2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata dall'interessato
all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente
l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia,
formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale
differenza dell'imposta, effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la
richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo
corrisposto,
i
t risultante
i lt t ddalla
ll comunicazione,
i i
viene
i
assunto
t come bbase
provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso. “
(DM 23 gennaio 2004 art 6)
Fattura elettronica PA
28
Produzione del documento FatturaPA.
 In XML secondo il “Formato della fattura
elettronica” definito nell’allegato A del Decreto
55/13.
/
 Sottoscritto con firma digitale da parte del
fornitore o dell’intermediario
dell intermediario.
Contenuto informativo
29
Il contenuto informativo
f
della fatturaPA
f
A prevede:
 Dati obbligatori:
 Informazioni
rilevanti ai fini fiscali previsti dal DPR
633/72 art 21
 Informazioni indispensabili ai fini di una corretta
trasmissione al soggetto destinatario (codice ufficio)
 CIG e CUP quando
d di
disponibile
ibil

Dati facoltativi definiti da ciascuna amministrazione
all fi
fine di dematerializzare
d
t i li
l’i t
l’intero
ciclo
i l passivo
i ( ad
d
es. integrazione con sistemi di pagamento)
Nomenclatura del file
30
Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere
racchiusi in un file compresso, in formato zip,
“nominato” in maniera opportuna affinché possa
essere accettato dal Sistema di Interscambio:
Codice Paese
Identificativo univoco del Progressivo univoco del
Trasmittente
file
Nomenclatura del file
31


il Codice
C di PPaese va espresso secondo
d lo
l standard
t d d ISO 3166-1
3166 1 alphal h
2 code,
l’Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o
soggetto giuridico,
d
è rappresentato dal
d l suo identificativo
d f
fiscale
f l
(codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia,
identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di
soggetto
tt trasmittente
t
itt t residente
id t all’estero).
ll’ t ) La
L llunghezza
h
di questo
t
identificativo è di:



11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese
IT,
IT
2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti,
il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa
alfanumerica
f
di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori
ammessi da “A” a “Z” e da “0” a “9”
Digitalizzazione e organizzazione
32
Il formato
f
f
fatturaPA
A garantisce un efficiente
ff
reengineering digitale, assicurando:
 Maggiore efficienza nel processo di trattamento
del documento fattura mediante l’interoperabilità
f gestionale
fra
i l e lla fatturaPA
f
PA
 Riduzione degli errori umani tipici
 Possibilità di implementare procedure Interoperabili
fra la fatturaPA ed altri gestionali del ciclo di vita
della fattura (protocollo informatico, registro unico
delle fatture, processi di liquidazione delle
f
fatture…)
)
MODULO 4
TRASMISSIONE DELLA FATTURA
ELETTRONICA VERSO AL PA
Trasmissione della fattura
34
La Trasmissione della FatturaPA deve avvenire
obbligatoriamente attraverso il Sistema di
Interscambio. Gli attori coinvolti sono:
 I fornitori
 Gli intermediari qualora previsti
 Il Sistema
Si t
di IInterscambio
t
bi
 Le PP AA
Trasmissione della fattura
35
Trasmissione della FE :
 Il fornitore invia la FE al SdI tramite PEC, FTP,
HTTPS;
 Il SdI effettua i controlli previsti (integrità,
autenticità del documento e conformità del formato)
e genera una ricevuta di avvenuta consegna o
scarto
 Inoltro da parte del SdI all’amministrazione
individuata dal codice ufficio tramite PEC, FTP,
HTTPS
Controlli SdI
36







Nomenclatura ed unicità del file trasmesso
Dimensione del file ( per
p i messaggi
gg Pec < 30 MB))
Verifica integrità del documento
V ifi validità
Verifica
lidità d
dell certificato
tifi t di fi
firma
Verifica di conformità del formato fattura
Verifica dei dati per il corretto inoltro
Verifica di unicità della fattura
Trasmissione della fattura
37
Gli intermediari
38
Gli intermediari dei fornitori :
 Emettono, se richiesto, le fatture elettroniche per conto
dei fornitori
 Trasmettono le fatture al sistema di interscambio
 Adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione
Gli intermediari delle PPAA
 Ricevono le fatture dal SdI per conto delle
A i i t i i Pubbliche
Amministrazioni
P bbli h d
destinatarie
ti t i
 Adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione
Le notifiche
39
Circolare MEF n. 1/14
40
Impossibilità
b l di
d recapito della
d ll FE :
 Qualora il fornitore non abbia ricevuto il codice ufficio
e non sia
i in
i grado
d di individuarlo
i di id l nell’IPA
ll’IPA può
ò
utilizzare il codice dell’ufficio centrale
“uff
uff_eFatturaPA
eFatturaPA” reso disponibile in IPA per ciascuna
amministrazione;
 Qualora non sia possibile inviare la FE per motivi non
imputabili al fornitore ( es. mancato censimento
dell’ente in IPA o motivi tecnici), lo stesso può procedere
all’invio della FE tramite altri canali allegando la
“ricevuta di impossibilità di recapito” prodotta dal SdI.
Circolare MEF n. 1/14
41
Chiarimenti :
 Possono essere p
pagate
g
le fatture ricevute p
prima
dell’obbligo di fatturazione elettronica anche dopo
i tre mesi indicati dall’art 6 comma 6 del Decreto
55/13;
 Per data di emissione si considera la data
contenuta nella ricevuta di consegna rilasciata dal
SdI per le fatture analogiche vale la data della
SdI,
fattura ( circolare MEF n. 134 agosto 1994)
MODULO 6
REGISTRO UNICO DELLE FATTURE
E PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE DEI
CREDITI
Protocollo informatico
43
Ai sensi dell’art 53,, comma 5 DPR 445/00
/ la
registrazione di protocollo è “un’operazione
obbligatoria
g
per
p tutti i documenti ricevuti o spediti
p
da una pubblica amministrazione e per tutti i
documenti informatici.
informatici.”
Protocollo informatico
44


Sono esclusi dalla registrazione
g
di protocollo
p
tutti i
documenti già soggetti a registrazione particolare;
tuttavia se questi documenti sono informatici è
opportuno archiviarli sul registro di protocollo al
fine di garantire la corretta conservazione
Registro unico delle fatture passive
45
La Legge del 23 giugno 2014 n 89 ( DL 66/14)
all’art 42 prevede l’istituzione per tutte le PPAA del
registro unico delle fatture :
 Il q
quale dovrà essere unico per
p tutto l’ente
 Nel quale dovranno essere annotate entro 10 gg
dal ricevimento tutte le fatture analogiche e digitali
ricevute dall’ente
 L’adozione
L’ d i
decorre
d
dal
d l 1° luglio
l li 2014
Registro unico delle fatture passive
46
N l registro
Nel
it d
dovranno essere annotati:
t ti
1.
Il codice progressivo di registrazione
2.
Il numero di p
protocollo in entrata
3.
Il numero della fattura
4.
La data di emissione della fattura
5.
Il nome del creditore e relativo codice fiscale
6.
L’oggetto della fornitura
7
7.
LL’importo
importo totale al lordo dell
dell’IVA
IVA
8.
La scadenza della fattura
9.
Gli estremi dell’impegno di spesa
10.
Se la spesa è rilevante ai fini dell’IVA
11.
Il codice CIG e CUP dove previsto
Registro unico delle fatture passive
47


Al fine di ridurre gli oneri a carico delle
amministrazioni il registro unico potrà essere
sostituito da apposite funzionalità messe a
disposizioni dalla piattaforma elettronica per il
rilascio delle certificazione dei crediti (DL n. 66/14
art 42)
Il registro ha la finalità di monitorare i tempi di
pagamento, evitare debiti fuori bilancio e garantire
la tracciabilità dei flussi finanziari
Registro delle fatture attive
48


LLa tenuta
t t del
d l registro
i t aii fini
fi i IVA delle
d ll ffatture
tt
attive
tti
deve assicurare l’ordine cronologico e che non vi sia
soluzione di continuità p
per ciascun periodo
p
d’imposta;
p
;
A tal fine la Circolare ADE n. 36 del 6 dicembre 2006
chiarisce al punto 5.3 che “ove il contribuente intenda
adottare
d
lla conservazione
i
elettronica
l
i ddelle
ll sole
l ffatture
elettroniche, e' consentita la conservazione con le
oda a tradizionali
ad o a delle
de e fatture
a u e in formato
o a o aanalogico
a og co
modalita'
a condizione che le stesse siano annotate in un apposito
registro sezionale e numerate progressivamente con una
distinta serie numerica in ordine cronologico
cronologico, senza
soluzione di continuita' per periodo di imposta”
Piattaforma certificazione dei crediti
49
La L. del 23 giugno 2014 n. 89 ( DL n. 66/14) all’art
27 ha modificato il DL 35/13 introducendo l’art. 7bis (trasparenza nella gestione dei debiti contratti
dalle pubbliche amministrazioni) al fine di
monitorare in modo continuativo l’intero ciclo di vita
dei debiti commerciali e dei relativi tempi di
pagamento.
Piattaforma certificazione dei crediti
50
Cosa cambia:
 Comma 1: dal 1 luglio 2014 i fornitori hanno la
possibilità di comunicare i dati riferiti alle fatture
emesse nei confronti delle PPAA indicate nell’elenco
annuale ISTAT (L. 196/09, enti locali compresi);
 Comma 2: le PPAA dovranno comunicare le informazioni
inerenti la ricezione e contabilizzazione delle fatture
inserite dai fornitori;
 Comma 2: le PPAA sono tenute a comunicare i dati di
fatture p
per le quali
q
i fornitori non abbiano provveduto
p
Piattaforma certificazione dei crediti
51



Comma 2
C
2: per le
l ffatture emesse d
dall 1 gennaio 20
2014
4 all
1 luglio le PPAA dovranno produrre una comunicazione
massiva riferita ai soli debiti non ancora estinti,
estinti
analoga a quella prevista dal comma 4-bis art 7 DL
/
35/13
Comma 3: le fatture elettroniche trasmesse attraverso il
SdI,, i dati riferiti alle fatture e le informazioni relative
al ricevimento, sono acquisite automaticamente;
Comma 4: le PPAA dovranno comunicare entro il 15 di
ogni mese (a partire dal 15 di agosto) i debiti scaduti
nel mese precedente
Piattaforma certificazione dei crediti
52



Comma 5:
C
5 lle PPAA devono
d
comunicare
i
alla
ll PCC il
pagamento della fattura contestualmente all’emissione
del mandato;;
Comma 6: al fine di garantire interoperabilità con il SdI
e la PCC occorre che i tracciati dei dati necessari per
alimentare
li
la
l piattaforma
i
f
PCC siano
i
conformi
f
i all
formato fattura elettronica PA. Inoltre le PPAA
dovranno
dov
a o ga
garantire
a e la
a corrispondenza
co spo de a tra
a i codici
cod c uufficio
co
presenti nella PCC e quelli inseriti in IPA.
Comma 7: i dati acquisiti dalla PCC dovranno essere
utilizzabili sia per generare le certificazioni
f
dei crediti
che per produrre report
Piattaforma certificazione dei crediti
53
Gli stati della fattura
G
f
nella PCC:
CC
 Inviata
 Ricevuta
 Respinta
p
 Contabilizzata
 In scadenza
 Scaduta
 Certificata
C ifi
 Pagata
Piattaforma certificazione dei crediti
54


le comunicazioni potranno avvenire in modalità
manuale tramite inserimento dati on-line o massiva
con file in formato CSV o XML sulla base del
tracciato previsto per il formato della fattura
elettronica indicato dall’allegato A DM 55/13
Per le comunicazioni dei dati alla PCC i fornitori e
le PPAA dovranno utilizzare appositi modelli messi
a disposizione dalla piattaforma
MODULO 5
LL’ARCHIVIAZIONE
ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE
DEI DOCUMENTI DIGITALI E DELLA
FATTURA ELETTRONICA
Conservazione
56
Obblighi dell’ente art 43 comma 1 CAD:
”I documenti degli
g archivi,, le scritture contabili,, la
corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è
pprescritta la conservazione pper legge
gg o regolamento,
g
,
ove riprodotti su supporti informatici sono validi e
rilevanti a tutti g
gli effetti di legge,
gg , se la riproduzione
p
e
la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da
ggarantire la conformità dei documenti agli
g originali,
g
nel
rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'
articolo 71”.
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
57
Conservare un contenuto informativo digitale (file
dati, testo immagini, registrazioni audio e video)
significa mantenere nel tempo la capacità di
riprodurlo con il contenuto e la forma originaria.
I fattori che incidono negativamente sulla
conservazione a lungo termine di documento
digitale riguarda in primo luogo:
 Il deterioramento dei media;
 L’obsolescenza tecnologica.
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
58


Il processo di conservazione digitale presenta
ulteriori difficoltà quando è applicato ai documenti
informatici di cui si vuole conservare il loro valore
probatorio;
A livello pratico-operativo un documento
informatico può essere visto come un oggetto
digitale che soddisfa i requisiti di stabilità,
autenticità, fruibilità.
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
59

Conservare l’autenticità
di un documento significa
conservare nel tempo la
forza giuridico
probatoria della
sottoscrizione contenuta.
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
60
La conservazione
i
della
d ll firma
fi
digitale
di i l presenta alcuni
l
elementi di debolezza:
 L’evoluzione
L’ l i
tecnologica
l i renderà
d à di
disponibili
ibili sistemi
i
i di
elaborazione così veloci da ridurre drasticamente il
livello di sicurezza di una firma digitale “vecchia”
vecchia di 5
o 10 anni;
 La firma digitale stessa è un oggetto digitale e
pertanto oggetto ad obsolescenza tecnologica;
 L
L’algoritmo
algoritmo matematico utilizzato per la verifica di una
firma digitale produce i risultati attesi solo se il file è
disponibile nella sua integrità;
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
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
Secondo le attuali regole tecniche una firma
digitale e valida se alla stessa è associato un
riferimento temporale opponibile a terzi che
attesti la validità del certificato nel momento della
generazione della firma, quindi occorre conoscere
un riferimento temporale certo (marca temporale,
data di protocollo, data della PEC)
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
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
In ogni caso la firma digitale rimane ancorata al
file a cui è apposta,
apposta pertanto perderà la sua
validità qualora il file sarà sottoposto a processi di
migrazione del formato.
formato
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
63

Per tutti questi motivi si considera la firma digitale
uno strumento efficace a garantire autenticità dei
documenti informatici nel breve periodo, mentre sul
lungo periodo si privilegiano soluzioni basate sulla
costituzione di strutture dedicate alla conservazione
di archivi digitali di più enti produttori (depositi
digitali o centri di conservazione digitale)
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
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Le nuove regole tecniche contenute nel
DPCM 3 dicembre 2013 (GU 12
marzo 2014) sostituiscono la
Delibera CNIPA nn. 11 del 19
febbraio 2004 entro 36 mesi
d ll’ t t iin vigore
dall’entrata
i
e sono rivolte
i lt
a tutte le pubbliche amministrazioni
e aii privati.
i ti
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
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L novità
Le
à delle
d ll nuove regole
l tecniche
h rispetto alla
ll Delibera
D lb
CNIPA n. 11/2004 sono numerose e riconducibili ad una
maggiore consapevolezza della problematica e prevedono:
 Nomina di un Responsabile della Conservazione, con il
compito di supervisionare il processo di conservazione;
 Definire e adottare un manuale di conservazione
descrivendo il ciclo di vita dell’archivio (corrente, deposito e
storico)
t i ) iintegrandolo
t
d l con una nuova ffase, quella
ll d
della
ll
concezione;
 L
L’oggetto
oggetto della conservazione non è più il documento ma un
pacchetto informativo (documento + metadati descrittivi):
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
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
Il sistema di conservazione è organizzato in una logica OAIS
(Open Archival Information System) che prevede la gestione
di pacchetti di archiviazione e di distribuzione;
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione
67


L’ente può decidere di organizzare al proprio
interno il sistema di conservazione o affidarsi
all’esterno a conservatori accreditati pubblici o
privati la cui affidabilità è stata accertata da AGID
attraverso la procedura prevista dalla Circolare
AGID n. 65 10 aprile 2014;
I conservatori dovranno garantire la conservazione
fisica dei dati nel territorio nazionale;
[email protected]
25/06/2014 12:12
Conservazione fatture elettroniche
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

“ le fatture elettroniche sono conservate in modalità
elettronica ……. . Le fatture create in formato
elettronico e quelle cartacee possono essere
conservate elettronicamente” (DPR 633/72 art 39)
“Il soggetto passivo assicura l'autenticita' dell'origine,
ll'integrita'
integrita del contenuto e la leggibilita
leggibilita' della fattura
dal momento della sua emissione fino al termine del
suo periodo di conservazione
conservazione” (DPR 633/72 art 21)
Conservazione fatture elettroniche
69


“d) sono memorizzati
i ti su qualsiasi
l i i supporto
t di cuii sia
i
garantita la leggibilita' nel tempo, purche' sia
assicurato ll'ordine
ordine cronologico e non vi sia soluzione
di continuita' per ciascun periodo d'imposta”( DM 23
gennaio 2004 art 3 comma1);
“devono essere consentite le funzioni di ricerca e di
estrazione delle informazioni dagli archivi informatici
i relazione
in
l i
all cognome, all nome, alla
ll denominazione,
d
i i
al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o
associazioni logiche di questi ultimi
ultimi” (DM 23 gennaio
2004 art 3 comma 1);
Conservazione fatture elettroniche
70


“Il processo di conservazione
i
ddeii ddocumentiti iinformatici
f
ti i
avviene mediante le modalita' di memorizzazione previste al
comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato
nell'art.
'
3 della deliberazione
d lb
dell'AIPA
d ll'
n. 42 del
d l 2001 e
termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della
marca temporale,
p
, in luogo
g del riferimento temporale,
p
,
sull'insieme dei predetti documenti Decreto del 23 gennaio
2004 - Min. Economia e Finanze ovvero su un'evidenza
informatica contenente l'impronta
l impronta o le impronte dei documenti
o di insiemi di essi da parte del responsabile della
conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n.
42 del 2001
2001” (DM 23 gennaio 2004 art 3 comma 2)
“Il processo di conservazione e' effettuato con cadenza
almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i
restanti documenti” (DM 23 gennaio 2004 art 3 comma 2)
Invio dell
dell’impronta
impronta all’ADE
all ADE
71
“Entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini
stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n.
3 del
322
d l 1998,
998 per la
l presentazione delle
d ll dichiarazioni
d h
relative alle imposte sui redditi …. il soggetto interessato
o il responsabile
bil della
d ll conservazione,
i
ove designato,
d i
t all
fine di estendere la validita' dei documenti informatici
t
trasmette
tt alle
ll competenti
t ti A
Agenzie
i fi
fiscali,
li ll'iimpronta
t
dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la
relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale
temporale”
(DM 23 gennaio 2004 art 5)
Nuove disposizioni
72
Da sottolineare:
 Sono state emanate le nuove regole
g tecniche per
p la
conservazione digitale contenute nel DPCM 3
dicembre 2013 ((GU 12 marzo 2014)) che
sostituiranno entro 3 anni la Delibera CNIPA 11/04;
 È in corso di emanazione un nuovo DM che
subentrerà al DM 23 gennaio 2004
Concludendo
73



L’adozione della fattura elettronica oltre a
determinare importanti risparmi
Nonché una migliore trasparenza e monitoraggio
della spesa
p
pubblica
p
È un importante volano per la digitalizzazione
della PA e dell’intero
dell intero sistema paese
Grazie p
per l’attenzione