Sintesi dello studio del comportamento delle PME/PMI svizzere in

Haute Ecole de Gestion de Genève
CRAG – Centro di Ricerca Applicata nella Gestione
Quaderno di ricerca (sintesi)
Sintesi dello studio del comportamento
delle PME/PMI svizzere in materia
d’adozione di un sistema di gestione
integrato.
Tra false credenze e soddisfazione
Catherine Equey Balzli, Professoressa HES
Jean Tuberosa, Professore HES
David Maradan, PhD., Assistente di ricerca HES
Marie-Eve Zufferey Bersier, Assistente di ricerca HES
Sintesi del quaderno: N° HES-SO/HEG-GE/C--06/12/1--CH
2006
CRAG – Scuola superiore di gestione di Ginevra
1
Introduzione
I programmi di gestione integrati (PGI), detti anche Enterprise Resource Planning
(ERP) sono applicazioni informatiche che permettono la gestione integrata di tutte le
risorse (umane, materiali e finanziarie) dell’impresa.
Da più di dieci anni i produttori di questi programmi si rivolgono alle PME/PMI per
vendere i loro prodotti. La pubblicità e i numerosi articoli proclamano che gli ERP
sono indispensabili alle PME/PMI per far fronte alle sfide della concorrenza e della
globalizzazione. Benché la letteratura tecnica, funzionale e di organizzazione relativa
alla messa in opera e all’utilizzo di un sistema di gestione integrato sia abbondante,
molte domande riguardanti il comportamento delle imprese in materia di ERP
rimangono senza risposta.
In tale contesto, il nostro studio risponde in particolar modo a due questioni, ignorate
finora dalle ricerche in materia di ERP:
ƒ
Qual è il grado di conoscenza delle PME/PMI svizzere in materia
d’adozione di un sistema di gestione integrato e come si comportano di
fronte a questi nuovi applicazioni?
ƒ
Quale tipo/categoria di PME/PMI decide di dotarsi e di utilizzare un ERP?
La nostra ricerca fornisce informazioni precise sull’utilizzo di tali moderni strumenti di
gestione. Questi dati permetteranno di aiutare i dirigenti di PME/PMI nella scelta se
installare o meno un programma di gestione integrata.
Lo studio svolto si basa sulla raccolta d’informazioni sul comportamento e le scelte
delle imprese in materia di ERP sulla base di un questionario. In totale 4000
domande sono state inviate a PME/PMI dei settori terziari e secondari delle tre
principali regioni linguistiche svizzere. 687 imprese hanno effettivamente risposto alla
ricerca. Tra queste, 125 PME/PMI utilizzano un ERP.
I risultati presentati in questo studio sono ricavati dall’analisi statistica delle risposte
ai questionari.
Questa sintesi riassume i principali risultati della nostra analisi, in particolare, il tasso
di utilizzo e il grado di conoscenza delle PME/PMI svizzere per ciò che concerne gli
ERP. I risultati presentati indicano i prodotti scelti, il profilo delle imprese che
utilizzano un ERP, le caratteristiche dei progetti d’implementazione, le attese
principali delle imprese in materia di ERP, nonché i vantaggi e le difficoltà legate alla
loro installazione.
1
Tasso d’utilizzo e grado di conoscenza degli strumenti ERP
In Svizzera, la proporzione di PME/PMI che utilizzano un ERP è relativamente
bassa, attestandosi tra il 17 e il 19%. Questa percentuale è indipendente dalla
regione linguistica dell’impresa interpellata.
L’osservazione delle imprese che non utilizzano alcun sistema di gestione integrata
dimostra che le nostre PME/PMI conoscono poco questi moderni strumenti di
gestione. Né la terminologia ERP/PGI, né l’utilità, né i vantaggi o nemmeno le
2
difficoltà dell’installazione di questi sistemi sono realmente ben noti. Infatti, le ragioni
addotte per non installare un ERP non corrispondono alle critiche mosse dalle
PME/PMI che hanno già implementato un ERP. Per esempio e come indicato dalla
figura 1, laddove il costo è la ragione dei rifiuto degli ERP, esso non costituisce una
delle difficoltà principali addotte dalle imprese che ne hanno già installato uno
(cfr. punto 5).
Figura 1: Motivi di rinuncia a un ERP
troppo caro
non risponde
mancanza di
conoscenza
non necessario
troppo piccolo
in corso
altro
altri programmi
complesso
2
Profilo delle PME/PMI che utilizzano un ERP
I risultati dell’inchiesta permettono di delineare il profilo delle PME/PMI svizzere che
gestiscono le loro risorse con l’ausilio di uno strumento di gestione integrata. Queste
PME/PMI sono più specificamente società anonime del settore secondario (figura
2), che hanno un numero di dipendenti (tabella 1), un giro d’affari e un totale di
bilancio superiore all’impresa svizzera media.
Figura 2: ERP e settori d’attività
80
70
60
50
40
30
20
10
0
secondario
terziario
Campione ERP
3
Svizzera
Tabella 1: ERP e dimensioni delle imprese
Numero dipendenti
tra 1 o 10** e 49
tra 50 e 99
tra 100 e 199
più di 200
Campione ERP
52.85%
21.14%
18.70%
7.32%
Imprese svizzere *
85.83%
11.75%
0.64%
0.38%
* Censimento federale delle imprese (CFI-RFE) 2001 **la categoria del CFI va da 1 a
10 dipendenti e la categoria utilizzata per le imprese ERP si colloca tra 10 e 49.
Gli ERP sono pure maggiormente utilizzati da imprese che possessono a una
crescita del giro d’affari. Le PME/PMI che si « lanciano nell’avventura ERP » sono
imprese con potenziale finanziario e di crescita superiori alla media. Infatti, solo
il 7% delle imprese che hanno avuto una diminuzione della cifra d’affari possiedono
attualmente un ERP.
Nonostante tutto, una dimensione modesta, risorse finanziarie limitate e
l’appartenenza al settore terziario non costituiscono assolutamente un ostacolo
all’installazione di un sistema di gestione integrata e ciò contrariamente alle nostre
attese. L’analisi della soddisfazione per l’installazione di ERP per le piccole o le
medie imprese è in effetti simile a quella delle grandi imprese.
È pure importante menzionare che il 44% delle imprese del nostro campione che
utilizzano un ERP appartiene a un gruppo (holding o altro). Verosimilmente, il ricorso
a un ERP da parte delle PME sarebbe ancora meno frequente se queste PME/PMI
(filiali di un gruppo) non fossero costrette dal gruppo stesso all’utilizzo di un ERP!
3
Scelta del prodotto
Le nostre PME scelgono i loro ERP in funzione della qualità e dell’anzianità sul
mercato del venditore d’ell’ ERP. Questa scelta varia nondimeno a seconda della
regione linguistica dell’impresa. Le PME/PMI svizzere tedesche si rivolgono perlopiù
a Abacus, Microsoft, o anche a SAP, mentre le imprese della svizzera romanda
scelgono piuttosto Oracle o altri produttori meno noti (figura 3).
Il fatto che più del 50% delle imprese selezionino dei produttori diversi dai
leader di settore è fonte di sorpresa poiché ciò non corrisponde al criterio di
« anzianità » proclamato dalle PME/PMI al momento della scelta di un ERP.
4
Figura 3: Produttori di ERP utilizzati e cantoni di residenza dell’impresa (in%)
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Abacus
Microsoft
Oracle
Cantoni tedeschi
SAP
Autres
Cantoni romandi
Anche la dimensione dell’impresa influenza la scelta del produttore; Abacus e
Microsoft sono selezionati dalle piccole PME, mentre Oracle viene privilegiato da
quelle più grandi (figura 4). SAP, invece, viene utilizzato quasi indifferentemente dalle
piccole e grandi imprese. Il settore d’attività non influenza la scelta del sistema da
adottare.
Figura 4: Produttori di ERP utilizzati secondo il numero di dipendenti (in %)
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Abacus
10-49 dip.
Microsoft
Oracle
50-99 dip.
100-199 dip.
SAP
Altri
200-249 dip.
Stupisce il fatto che una parte importante delle imprese non si rivolga ai produttori più
noti; infatti la categoria « altri » rappresenta il 50,4%. In questa categoria, comunque,
nessun software domina sugli altri. I programmi « altri » più frequenti sono « AS400,
Clipper, INERP, JOBdispo, OXAION, OPACC e ProConcept ».
Alcune imprese
citano quindi programmi che non hanno le caratteristiche di un ERP (AS400,
Clipper). Ciò conferma la mancanza di conoscenza delle caratteristiche degli
ERP da parte delle PME/PMI.
L’ERP tipo installato dalle PME/PMI svizzere è composto da 4 a 5 moduli. Più
dell’80% delle imprese interpellate utilizzano il modulo finanza (figura 5). Vengono
poi i moduli acquisti, risorse umane, gestione magazzini e gestione clienti utilizzati da
più del 50 % delle PME/PMI e il modulo produzione usato da meno del 40 % delle
imprese interpellate.
5
Figura 5: Moduli ERP utilizzati
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
Altro
Vendita/clienti
Gest. progetti
Strum. d’aiuto
decisio nale
Produz.
Gestion
degli stock
RU
Acquisti
(SCM)
Finanza
0%
% di imprese che in possesso di questo modulo
4
Decisione d’implementazione, attese principali e risultati
Le PME/PMI svizzere decidono d’investire in un sistema di gestione integrato
principalmente perché il loro vecchio sistema è obsoleto. Si attendono dall’ERP una
migliore integrazione delle operazioni di gestione, un miglioramento dell’informazione
e una diminuzione dei costi.
In generale, le imprese sono contente del loro ERP. Quindi, il 51% delle imprese si
dichiarano « molto soddisfatte » (contro 11% di quelle « poco soddisfatte », tabella
2). L’indice medio di soddisfazione è di 3,8 su 5. Più del 95% dei progetti sono
considerati come dei successi in termini di tempistica di installazione e di rispetto del
budget.
In effetti, I casi di superamento del budget dei progetti d’implementazione di ERP
rimangono rari (nessun superamento nel 41% dei casi e meno del 10% del budget
iniziale nel 36% dei casi). Solo un numero limitato (ca. 4,5 % delle imprese
interpellate) ha dovuto affrontare una situazione problematica durante
l’implementazione del programma (scarto maggiore al 20% tra gli importi preventivati
e quelli reali). Le imprese che hanno superato il budget non sono pertanto meno
soddisfatte delle altre, rispetto al loro ERP. Tutte le imprese che hanno visto
superare l’importo loro preventivato di più del 20% conservano comunque un indice
di soddisfazione elevato.
6
Tabella 2: Soddisfazione globale
Soddisfazione
tra 1 e 2
tra 2 e 3
tra 3 e 4
tra 4 e 5
Media
rispetto al
totale
5
4%
9
7%
47
38%
63
51%
tra 3,79 (scala da 1 a 5)
numero di imprese
La tabella 3 mostra i vantaggi ottenuti grazie all’utilizzo di un ERP. La quasi totalità
delle imprese cita a tal riguardo il miglioramento dell’informazione e della qualità del
lavoro.
Il miglioramento dell’informazione sta, in ordine d’importanza, in una migliore
disponibilità dell’informazione (velocità d’ottenimento), nella possibilità di acquisire
nuove informazioni e nel miglioramento delle analisi. L’installazione dei tableau de
bord in linea è invece citata meno frequentemente.
Tabella 3: Vantaggi legati all’utilizzo di un ERP
Sì
96%
48%
74%
95%
Miglioramento dell’informazione
Diminuzione dei costi
Guadagno di tempo
Miglioramento della qualità del lavoro
No
3%
38%
20%
5%
Non risponde
1%
14%
6%
0%
Circa il 50% delle imprese ha visto una riduzione dei costi di produzione.
L’implementazione dei moduli « strumenti d’aiuto alla decisione » e « gestione degli
stock » sono più specificamente legati alla diminuzione effettiva dei costi
dell’impresa.
5
Difficoltà al momento dell’installazione e dell’utilizzo
Al momento dell’installazione di un ERP, i principali problemi incontrati sono legati
alla complessità dello strumento, all’aumento del lavoro causato
dall’installazione e alla difficoltà di adattamento dell’ERP ai processi utilizzati
dall’impresa (tabella 4). Il costo dell’ERP non costituisce una delle difficoltà
principali avanzate dalle imprese.
Le altre difficoltà sollevate concernono la riacquisizione dei dati, l’informatica e, in
misura minore, le relazioni con i consulenti.
7
Tabella 4: Difficoltà al momento dell’installazione di un ERP
% delle imprese che dichiarano di aver incontrato questo tipo di
difficoltà
Complessità
44,88
Aumento del lavoro
37,80
Difficoltà di adattamento dell’ERP ai propri
procedimenti
32,28
Difficoltà di riacquisizione dei dati
29,13
Problemi di informatica
19,69
Mancato rispetto tempistica d’installazione
11,81
Problemi con i consulenti
11,02
A riguardo delle difficoltà incontrate durante l’utilizzo dell’ERP (tavola 5), le imprese
lamentano soprattutto la mancanza di formazione e la resistenza al
cambiamento.
Gli altri fattori menzionati riguardano l’utilizzo spesso incompleto degli ERP installati
(11%) e i problemi informatici (10%). Un’ultima serie di osservazioni concerne la
mancanza di documentazione, di informazioni e di semplicità d’utilizzo degli ERP. I
problemi con i consulenti sono invece raramente menzionati.
Tabella 5: Difficoltà di utilizzo
% delle imprese che dichiarano di aver incontrato questo tipo di difficoltà
Resistenza ai cambiamenti
Mancanza di formazione
Complessità
Mancanza di documentazione
Mancanza di semplicità
Excel è spesso usato al posto delle funzionalità offerte dall’ERP
Migrazione/installazione difficile delle nuove versioni
Difficoltà di realizzazione di rapporti
Utilizzo all’80%
Problemi di informatica
Mancanza di informazione
Insufficienza di linee dedicate al cliente e di aiuto
Mancanza di coinvolgimento da parte della direzione
Problemi con i consulenti
31,5
29,1
25,2
19,7
13,4
12,6
12,6
11,8
11,0
10,2
10,2
6,3
4,7
3,2
La resistenza al cambiamento è una difficoltà più volte menzionata dalle imprese del
settore secondario che hanno un gran numero di utenti di ERP. Al contrario, quelle
che proclamano di aver riscontrato resistenza al cambiamento da parte dei loro
dipendenti sono quelle che hanno incluso un numero limitato di collaboratori nel
progetto di installazione dell’ERP. La durata della riflessione prima di adottare il
sistema ERP e la durata dell’installazione dell’ERP sembrano positivamente correlate
al riscontro della « resistenza al cambiamento » come difficoltà.
Una delle difficoltà legate all’installazione degli ERP consiste nell’integrare questo
nuovo strumento all’impresa e nel non rimanere legati a risorse esterne, cioè quelle
offerte dai consulenti, per assicurare un adeguato funzionamento dell’ERP. Il grado
d’autonomia (da 1 a 5, cioè rispettivamente da una bassa autonomia a un forte grado
8
d’autonomia) rispetto ai consulenti si colloca a 2,98, che indica un’autonomia
piuttosto importante. Il 13% delle imprese riconoscono comunque un basso grado
d’autonomia.
6
Le principali caratteristiche del progetto di’installazione dell’ERP
a)
Durata dell’installazione
La messa in opera dura meno di un anno per 80% delle imprese e meno di 6 mesi
per il 53%. Inoltre, la velocità è inversamente proporzionale alla dimensione dell’ERP
(numero di moduli, quantità di utenti futuri) e le piccole imprese della svizzera
tedesca sono in media le più rapide. È pure interessante constatare che l’aumento
del numero di consulenti (relativamente agli interni) non riduce in modo significativo
la durata dell’installazione.
b)
Numero di partecipanti, di utenti e di consulenti
In media, un numero ristretto di collaboratori prende parte al progetto
d’implementazione di un ERP. Le risposte indicano così che, nel 72% dei casi, meno
del 7% degli interni hanno partecipato.
In generale il capo di progetto ERP occupa il posto di direttore amministrativo e
finanziario ed è di sesso maschile (nell’89% dei casi).
Il numero di utenti dell’ERP, una volta installato, è comunque cospicuo. Più del
44% delle imprese dichiarano infatti un numero di utenti compreso tra 10 e 100.
Il numero di consulenti richiesti per l’implementazione di un ERP rimane comunque
importante. Le imprese valutano nel 71% dei casi di aver bisogno di un aiuto esterno,
affiancando un consulente a ogni collaboratore interno che partecipa al progetto
d’implementazione.
c)
Costi d’implementazione
I costi legati all’implementazione e quelli legati al funzionamento dell’ERP rimangono
bassi (tabelle 6 e 7). Da principio, questa constatazione è interessante poiché il costo
è il fattore principale che emerge dalle imprese che rinunciano all’utilizzo di un ERP:
9
Tabella 6: Costo totale d’implementazione di un ERP
Costo totale del progetto (in % del
giro d’affari)
meno dell’1%
tra 1 e 3%
tra 3 e 5%
tra 5 e 7%
più del 7%
non risponde
% delle imprese della categoria
35%
38%
14%
2%
2%
9%
Tabella 7: Costi di funzionamento di un ERP
% del giro d’affari
meno dello 0,5%
tra lo 0,5 e 1%
più dell’1%
non risponde
Outsourcing, % delle
imprese della
categoria
67%
7%
5%
21%
Mantenimento, % delle
imprese della categoria
64%
21%
5%
10%
Tabella 8: Costi degli investimenti informatici al momento dell’implementazione di un
ERP (in % del costo totale)
in % costo totale
meno del 5%
tra 6 e 10%
tra 10 e 20%
più del 20%
Non risponde
Investimenti di informatica
% di imprese in ogni categoria
28%
20%
26%
17%
19%
Tabella 9: Costi di consulenza al momento dell’implementazione di un ERP (in % del
costo totale)
in % costo totale
meno del 20%
tra 20 e 50%
tra 50 e 70%
più del 70%
Non risponde
Consulenza
% di imprese in ogni categoria
57%
20%
8%
6%
19%
Tabella 10: Costi delle licenze al momento dell’implementazione di un ERP (in % del
costo totale)
in % costo
totale
meno del 10%
tra 10 e 15%
tra 15 e 20%
più del 20%
Non risponde
Licenza
% di imprese in ogni categoria
34%
20%
11%
24%
11%
10
Contrariamente alle nostre attese, una percentuale molto bassa di imprese
ammette di aver superato i budget previsti per l’installazione del sistema.
Il rischio di superamento del budget dei progetti d’implementazione di ERP non
spiega, comunque, ciò che pensano le imprese che non utilizzano un ERP. In effetti,
i casi di superamento rimangono rari e di scarsa importanza (nessun superamento
nel 41% dei casi e meno del 10% del budget iniziale nel 36% dei casi). Solo un
numero limitato (ca. 4,5 % delle imprese interpellate) confessa di aver dovuto
affrontare una situazione problematica durante l’implementazione del loro ERP
(scarto maggiore al 20% tra gli importi preventivati e quelli reali).
Conclusione
Il nostro studio porta delle nuove conoscenze sull’utilizzo, il contributo e
l’installazione dell’ERP nelle PME/PMI svizzere. Anche se queste informazioni
rimangono solo delle tendenze, esse sono inedite e si basano su un campione
rappresentativo di imprese. Siamo convinti che queste informazioni possano
contibuire ad aiutare la decisione dei dirigenti delle PME/PMI.
Le principali raccomandazioni ai produttori di ERP riguardano la necessità di
semplificazione dei sistemi, seguita a breve distanza dalla necessità di migliorare la
documentazione a disposizione nonché la facilità di utilizzo degli ERP. Bisognerà
continuare a informare poiché una parte delle imprese interpellate conoscono male
gli ERP/PGI. Le Università professionali devono continuare a raccogliere e a
diffondere le informazioni per migliorare il livello di conoscenza delle PME/PMI su
strumenti che gli permettono di accrescere la loro produttività e di migliorare il loro
funzionamento. Le Scuole superiori possono anche colmare la lacuna informativa in
materia di ERP, che lamentano le PME/PMI.
Il limite principale della nostra ricerca è legato alla constatazione precedente e si
colloca nella comprensione del questionario da parte delle imprese interpellate.
Abbiamo in effetti constatato che certe nozioni sono state comprese male. Quindi, la
stessa nozione di ERP non sembra facilmente comprensibile per le nostre PME/PMI.
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