l`Intranet di InfoCamere esempio di ricerca strutturata o navigazione

Forum PA 12-15 Maggio 2008
Forum Dematerializzazione
La ricerca delle informazioni:
Il caso InfoCamere
di Michele Amoruso
Dematerializzazione !!
Il termine dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti cartacei
delle pubbliche Amministrazioni identificando la progressiva perdita di
consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da
documentazione cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti
informatici.
In questo senso il concetto di “dematerializzazione” si può considerare come
l’estensione alla P.A. della generale tendenza, invalsa nel settore privato,
dell’uso degli strumenti ICT per il trattamento automatizzato dell’informazione nei
processi produttivi. - Fonte sito Web Cnipa - http://www.cnipa.gov.it
Il documento dematerializzato è considerato da taluni esperti il nuovo
paradigma della società dell'informazione e rappresenta una significativa
discontinuità nella struttura dei rapporti interpersonali e sociali, le cui
conseguenze sono al momento solo in parte evidenti (riduzione degli oneri di
processo, maggiore trasparenza, maggiore velocità nel perfezionamento delle
operazioni a cui è connesso, integrabilità con altre filiere a cui è concatenato). -- Fonte Wikipedia - www.wikipedia.it
Dematerializzazione !!
Nuove informazioni sono create ogni secondo e ben presto diventano obsolete
In altre parole.. È più facile creare (o dematerializzare) un documento che ritrovarlo!
Dematerializzazione !!
Rimane il problema di ricercare l’informazione con strumenti che
combinino la ricerca strutturata e quella non strutturata,
con un unico punto d’accesso.
Document Management
Content Management
CRM
ERP
Datawarehouse
Ecc.
La risposta al problema un motore di ricerca aziendale o meglio definito
“Enterprise Search”
Enterprise Search
L’ispirazione per la maggior parte dei motori di ricerca sia commerciali
che open-source e sicuramente la Web Search ma l’Enterprise Search
è sorprendentemente più complesso, infatti non si tratta solo di
indicizzare documenti Web e gestire queries ed algortimi di ranking ma
tematiche ben più complesse.
In altre parole l’enterprise search non è una “Piccola Internet”
Enterprise Search
Perché Web Search e Enterprise Search sono differenti
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Eterogeneità dei formati
Eterogeneità delle lingue
Eterogeneità delle sorgenti
Eterogeneità delle strutture HW/SW
Eterogeneità degli utenti
Sicurezza delle informazioni
Scalabilità dimensionale
Scalabilità in volumi d’utilizzo
Solidità della soluzione
Affidabilità
Backup automatico
Disaster recovery
Sincronizzazione indici
Replicazione indici
Manutenzione incrementale
Schedulazione dell’indicizzazione
Navigazione guidata
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Termini correlati
Categorie d’affinamento
Entity extraction
Semantica
Fonetica
Ricerca all’interno dei risultati
Riduzione delle ricerche innefficaci
Riduzione dei tempi d’accesso
all’informazioni
Rispetto degli standard di mercato
Rispetto degli standard aziendali
Integrazione con altre applicazioni
Gestione del Ranking
Multimedia devices
Ricerca unificata dal PC, Intranet,
Extranet, Web
Soluzioni dipartimentali e centralizzate
Nessuna duplicazione di dati
Cos'è InfoCamere
InfoCamere ha realizzato e gestisce
il sistema telematico nazionale delle
104 Camere di Commercio
fornisce alle Camere di Commercio, a
imprese e professionisti prodotti e
servizi informatici
garantisce a tutti i cittadini l'accesso
ai dati degli archivi delle Camere di
Commercio
È una realtà di 543 persone, 106 milioni di € di fatturato
e oltre 17 milioni di € di capitale sociale
(dati di bilancio 2006)
Servizi offerti
Accesso in tempo reale via Internet ai Registri Pubblici delle
Imprese e dei Protesti ed alle altra banche dati delle Camere di
Commercio.
Adempimento on-line di tutti gli atti amministrativi verso le
Camere.
Firma digitale (smart card e Business Key)
CNS - Carta Nazionale dei Servizi
Posta Elettronica Certificata (LegalMail)
Protocollo Informatico (Proteus)
Conservazione Sostitutiva (LegalDoc)
Outsourcing di infrastruttura tecnologica
www.infocamere.it
AGENDA
La gestione documentale in InfoCamere
librerie, biblioteche, magazzini e ... tecnologia ?
l'Intranet di InfoCamere
classificazione dei documenti
ricerca strutturata / navigazione
ricerca destrutturata
considerazioni
Librerie, biblioteche, magazzini e ...
tecnologia ?
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una libreria, una biblioteca, gestiscono documenti di
carta che utilizzano infrastrutture fisiche (scaffali, scale,
etc.) e ... metodi di archiviazione
analogamente un sistema di gestione di documenti
elettronici utilizza tecnologie +/- spinte (hw, sw) e ...
metodi di ?
DILEMMA
tecnologia VS metodo
l'Intranet di InfoCamere
InfoCamere ha
realizzato il
proprio sistema
di gestione di
quasi 200.000
documenti
elettronici
nell'ambito
dell'Intranet
aziendale
l'Intranet di InfoCamere
classificazione dei documenti
È un sistema concettuale necessario per poter “riporre” i documenti ... in modo da
poterli ritrovare
è basata su
5 ambiti di
interesse:
- struttura
organizzativa
- processi
- progetti
- prodotti
- strumenti
e la tipologia
documento
l'Intranet di InfoCamere
ricerca strutturata o navigazione
indicate per chi:
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ha un'idea abbastanza chiara di cosa cercare
è interessato ad un ben preciso documento
conosce il sistema di classificazione
conosce la struttura del sistema di gestione
documentale
conosce le modalità di navigazione (sa dove andare e
come)
l'Intranet di InfoCamere
ricerca strutturata o navigazione
l'Intranet di InfoCamere
esempio di ricerca strutturata
l'Intranet di InfoCamere
esempio di ricerca strutturata o navigazione
3 click
2 click
l'Intranet di InfoCamere
ricerca destrutturata
simile alle ricerche sul web, è indicata per chi:
● ha un'idea meno definita di cosa cercare
● è interessato ad uno o più documenti
● non conosce il sistema di classificazione
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non conosce la struttura del sistema di gestione
documentale
non conosce le modalità di navigazione (non sa dove
andare e come)
possiede una “strategia di ricerca”
l'Intranet di InfoCamere
ricerca destrutturata - 1
parole “procedura gestire progetti”
l'Intranet di InfoCamere
ricerca destrutturata - 2
l'Intranet di InfoCamere
ricerca destrutturata - 3
Affinamento su: tipo documento sxw
l'Intranet di InfoCamere
ricerca destrutturata - 4
affinamento su: data 2005
l'Intranet di InfoCamere
ricerca destrutturata - 5
affinamento su: data novembre 2005
l'Intranet di InfoCamere
ricerca destrutturata - 6
modifica ricerca aggiungendo le parole “comitato business”
Considerazioni sulla tecnologia
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l'installazione del motore di ricerca e l'integrazione nell'intranet
sono state attività semplici
i formati di OpenOffice (standard aziendale) sono gestiti
correttamente
il motore dialoga con l'infrastruttura di sicurezza (active directory)
visualizzando i risultati della ricerca coerentemente con i profili di
accesso dell'utente
la ricerca destrutturata integra con efficacia la ricerca strutturata /
navigazione – non le sostituisce
nella ricerca destrutturata è possibile sfruttare l'affinamento sulla
struttura fisica (cartelle) del sistema di classificazione ...
assomiglia ad una modalità “navigazione”
Considerazioni sulla
gestione documentale
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la tecnologia si è appoggiata ad un modello concettuale e ad un
sistema di gestione documentale ben strutturati
esisteva comunque una prassi consolidata di gestione
documentale organizzata (basata sulle esigenze del Sistema
Qualità ISO9000)
le persone si sono abituate a considerare il documento elettronico
come l' “originale di riferimento”
rimane comunque da gestire la documentazione elettronica
obsoleta (“rumore di fondo” che abbassa l'efficienza delle
ricerche)
per iniziare con un sistema di gestione documentale basta poco ...
e riguardo al DILEMMA ?
tecnologia VS metodo ...
tecnologia
metodo
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