Fatturazione elettronica e dematerializzazione documentale

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Fatturazione elettronica e
dematerializzazione documentale
La prossima evoluzione (rivoluzione) digitale
in azienda
Il futuro? Un’azienda senza carta!
Dopo l’obbligo di fatturazione elettronica e il prossimo avvio della
dematerializzazione di ordini e documenti di trasporto verso la Pubblica
Amministrazione (“B2G”), è stata introdotta la facoltà della fatturazione
elettronica alle transazioni fra privati (“B2B”). In questo nuovo scenario
emergono rischi e opportunità per le aziende italiane, anche nell’ambito
della dematerializzazione documentale.
Entro 12-24 mesi ci si aspetta che le aziende B2G e B2B convergano
nell’emissione delle fatture in formati standard (es. “xml”). La
fatturazione elettronica e la dematerializzazione documentale diverranno
inevitabilmente i nuovi standard operativi di riferimento per le aziende.
Ciclo attivo
e-invoice B2B
e-invoice B2G
I documenti del ciclo passivo, quali
ordini, documenti di trasporto e
fatture, saranno scambiati nel solo
formato elettronico. Risponderanno a
standard di produzione e interscambio
tali da consentire il loro abbinamento
automatico (ad esempio tra ordine, DDT
e fattura) nei sistemi informativi del
ricevente, che non dovrà più “registrarli”
manualmente, ma solo verificare
eventuali eccezioni.
Gli strumenti applicativi a supporto
dei processi (ERP, gestione workflow
approvativi) saranno utilizzati per la
completa gestione del ciclo passivo,
la cui gestione e conservazione sarà
integrata in un unico repository di dati
valido a norma di legge.
Dematerializzazione documentale e
conservazione a norma di documenti
sia elettronici sia cartacei.
Gli strumenti tecnologici, civilistici e fiscali sono già
pronti!
La Commissione Europea ha posto come obiettivo prioritario la creazione di un “Digital
Single Market” tra gli operatori economici degli Stati membri
Strumenti
Le aziende che hanno implementato la fatturazione elettronica B2G potranno sfruttare
numerose sinergie per l’implementazione di quella B2B e la relativa dematerializzazione
dei processi
L’esigenza di razionalizzare i costi sta spingendo le aziende nostre clienti verso lo
“snellimento” delle attività amministrative
La normativa italiana, coerentemente con quella europea, si sta evolvendo verso la
dematerializzazione dei flussi documentali B2B (D.Lgs. 127/15)
I requisiti della fatturazione elettronica e della
dematerializzazione documentale
Ai fini della corretta gestione della fatturazione
elettronica e di un processo dematerializzato,
l’Agenzia delle Entrate ha affermato con la Circolare
18/E del 2014 il ruolo essenziale del “sistema di
controllo di gestione” aziendale, ossia il sistema
di controllo interno e di gestione dei rischi, in
termini di adeguatezza e affidabilità.
Il sistema dei controlli atteso deve:
• definire il percorso che documenta la
transazione end-to-end, dall’ordine di acquisto
sino alla registrazione contabile del pagamento;
• permettere un collegamento logico tra i
documenti del processo.
•Autenticità dell’origine
•Leggibilità
Requisiti
•Percorso affidabile
•Integrità del contenuto
La normativa, infatti, richiama l’uso di un percorso
affidabile (“reliable audit trails”) tra fatture e
prestazioni sottostanti (vendita o acquisto di beni
e servizi), come mezzo per dimostrare l’autenticità e
l’integrità delle fatture elettroniche.
È necessario, pertanto, adeguare il sistema
di controllo interno e di gestione dei rischi
conseguentemente al ridisegno dei processi,
focalizzandosi prioritariamente sui controlli automatici,
sui controlli nell’ambiente dell’information technology
e sulla ridefinizione dei controlli manuali, tenendo
in considerazione il rispetto della normativa fiscale di
riferimento.
I benefici attesi
La “rivoluzione digitale” consentirà di ottenere molteplici benefici, che rappresentano uno stimolo chiave per scardinare
le inevitabili resistenze al cambiamento.
Benefici
attesi
Ottenimento di
benefici fiscali
Riduzione delle dichiarazioni (es. Intrastat), corsia “preferenziale” per
i rimborsi IVA e modalità semplificate dei controlli fiscali (anche da
“remoto”)
Cost saving
Ottimizzazione nell’impiego delle risorse umane, riduzione dei tempi
d’incasso, abbattimento spese (es. cancelleria, stampa, spedizione e
archivi), razionalizzazione degli spazi, riduzione dei tempi di gestione
dei processi
Automazione dei
processi
Riduzione dei tempi di esecuzione delle operazioni, maggiore
affidabilità delle informazioni e maggiore efficienza nella gestione delle
operazioni amministrative
Compliance
Miglioramento dei livelli di compliance normativa
Trasparenza
Trasparenza amministrativa, anche in caso di ispezioni da parte delle
Autorità preposte, e miglioramento del posizionamento di mercato
Archiviazione
digitale
Maggiore e più veloce accessibilità ai documenti, riduzione dei relativi
tempi di ricerca e maggiore sicurezza nella loro conservazione
I nostri servizi
Per garantire un adeguato presidio degli elementi connessi alla fatturazione elettronica e alla dematerializzazione dei
processi, si rende necessario avere accesso ad un’ampia gamma di competenze e capacità, che includono aspetti di
natura legale, tecnologici e organizzativi, con focus sul sistema di controllo interno e di gestione dei rischi:
1
Analisi dei processi, dei sistemi informativi e del relativo sistema di controllo interno e di
gestione dei rischi, anche fiscali e legali: check-up rispetto ai requisiti normativi e alle best practice
2
Analisi dei controlli in ambito di information technology e definizione dei requisiti minimi dei
sistemi informativi interessati, in base agli standard di riferimento applicabili (es. COBIT)
3
Ridisegno dei processi, adeguamento del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi e
aggiornamento policy e procedure
4
Verifica dell’operatività dei controlli di processo (c.d. testing) ed esecuzione di controlli contabili
sui flussi digitali di fatturazione
5
Attestazione del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi dei processi interessati (es.
ISAE 3402)
I nostri elementi distintivi
Possiamo contare su un network di professionisti
con competenze multidisciplinari: esperti di
sistemi di controllo interno, compliance e risk
management, esperti in ambito information
technology, esperti contabili e fiscali, esperti nel
ridisegno dei processi.
Mettiamo a disposizione dei nostri clienti
le significative esperienze maturate in tali
ambiti per importanti realtà, operanti in settori
diversificati e di differente complessità.
Siamo in grado di assisterVi con una soluzione
“end-to-end” avendo anche avviato una
partnership con Menocarta.net, una rete di
imprese che ha sviluppato servizi innovativi
connessi alla fatturazione elettronica e alla
dematerializzazione documentale.
La nostra organizzazione e la capillare presenza
a livello nazionale ed internazionale ci
permette di operare utilizzando approcci e
metodologie consolidate e condivise, anche
avvalendoci della conoscenza approfondita
di tutte le realtà locali in cui operano i nostri
clienti (prassi commerciali, contesto normativo e
cultura).
Contatti
Giovanni Blasi
Partner | Risk Assurance
+39 06 570832402
+39 348 2619854
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