GMG CRACOVIA 2016 Istruzioni per l`iscrizione dei pellegrini

GMG CRACOVIA 2016
Istruzioni per l’iscrizione dei pellegrini
Benvenuti nel sistema di iscrizioni alla GMG di Cracovia 2016!
Prima di cominciare la procedura di iscrizione, vi preghiamo di leggere
attentamente queste semplici istruzioni.
Premessa
L’iscrizione dei pellegrini avverrà per gruppi; ogni gruppo sarà coordinato
e rappresentato da un responsabile e un viceresponsabile,
necessariamente maggiorenni. È prevista una specifica iscrizione
individuale, a parte, solo per i vescovi e per i volontari (vedi sezioni
apposite su questa homepage).
La fascia d’età indicativa per partecipare alla GMG è di 14-30 anni 1; i
minorenni saranno affidati al responsabile del proprio gruppo, previa
autorizzazione dei genitori o tutori legali.
La procedura di iscrizione dei gruppi di pellegrini si svolge in due fasi:
Fase 1 e Fase 2.
Fase 1:
Nella prima fase di iscrizione, sarà possibile includere in ciascun gruppo
da 1 a 5.000 partecipanti (cosiddetto “macrogruppo”).
Il responsabile del gruppo dovrà compilare, in tutte le sue quattro parti, il
modulo di colore blu disponibile su questa homepage (register.wyd.va).
Affinché i gruppi possano iscriversi con largo anticipo, in questa prima
fase saranno richiesti solo alcuni dati generali: provenienza del gruppo,
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Le Conferenze episcopali e i Movimenti, Associazioni e Comunità possono comunque indicare una fascia
d’età differente per i giovani che partecipano alla GMG nell’ambito della loro organizzazione.
nome e recapito del responsabile, numero previsto di partecipanti, lingua,
ecc.; non saranno richiesti contributi di alcun genere.
Tutte le organizzazioni – dalle Conferenze episcopali, ai Movimenti,
Associazioni e Comunità, alle Diocesi e le parrocchie – dovranno utilizzare
questa prima fase per annunciare la propria intenzione di partecipare alla
GMG e indicare orientativamente il numero di pellegrini totale, in modo
che il Comitato Organizzatore Locale (COL) di Cracovia possa
adeguatamente allestire sia le strutture di accoglienza sia le sedi degli
eventi.
Potranno iscriversi non solo grandi gruppi organizzati, ma anche piccoli
gruppi spontanei o singoli pellegrini, sempre utilizzando lo stesso modulo
di iscrizione; è tuttavia preferibile che i gruppi molto piccoli e i singoli
pellegrini si inseriscano in gruppi già organizzati a livello parrocchiale,
diocesano o altro.
E’ inoltre prevista anche l’iscrizione di gruppi “internazionali”, con
pellegrini provenienti da diverse nazioni che desiderano partecipare
insieme alla GMG.
Al termine di questa prima fase di iscrizione, verrà rilasciato un account
con cui il responsabile (o il viceresponsabile) del gruppo potrà accedere a
un’area riservata per poter completare o modificare i dati già inseriti, ma
soprattutto potrà avviare la seconda fase di iscrizione, dopo che la sua
scheda sarà stata convalidata dal COL (tale convalida richiederà un tempo
massimo di 3 giorni).
Importante: poiché il rilascio dell’account e le comunicazioni successive
avverranno tramite posta elettronica, è fondamentale che il responsabile
inserisca correttamente il proprio indirizzo e-mail (non Posta Elettronica
Certificata) e che in seguito controlli frequentemente la propria casella di
posta, verificando che i messaggi ricevuti non siano stati archiviati nella
cartella antispam.
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Fase 2
Se il gruppo iscritto nella prima fase non supera i 150 partecipanti, dalla
propria area riservata il responsabile potrà decidere di farlo proseguire
per la seconda fase di iscrizione come gruppo unico, confermando o
modificando i dati inseriti inizialmente e aggiungendo informazioni più
specifiche.
Altrimenti, il responsabile dovrà suddividere i pellegrini in diversi
sottogruppi, ciascuno composto da non più di 150 persone e con un
proprio responsabile e viceresponsabile. Per poter effettuare questa
operazione, dovrà disporre del nome, cognome e indirizzo email corretto
del responsabile e viceresponsabile di ciascun sottogruppo (solo uno dei
sottogruppi potrà avere lo stesso responsabile e/o viceresponsabile
indicato nella fase 1). L’attivazione dei sottogruppi potrà avvenire anche
in più riprese, man mano che si entrerà in possesso dei dati necessari.
Ad ogni sottogruppo verrà assegnato un account per accedere alla
propria area riservata e un codice di registrazione, che da quel momento
dovrà essere citato come riferimento in tutte le comunicazioni con il COL
di Cracovia e con il Pontificio Consiglio per i Laici (PCL), ivi comprese le
causali di bonifici e pagamenti.
I moduli (di colore verde) con la richiesta di dati più specifici per
completare la seconda fase di iscrizione potranno essere compilati
direttamente dal responsabile del sottogruppo oppure dal responsabile
del macrogruppo di appartenenza, accedendo alla propria area riservata.
Il responsabile dovrà anche scegliere il “pacchetto del pellegrino”
(http://www.krakow2016.com/it/pakiet-pielgrzyma-it) più adeguato alle
esigenze del sottogruppo (con o senza alloggio, con o senza vitto, ecc.) e
provvedere al versamento del relativo contributo con bonifico o carta di
credito, secondo le indicazioni che verranno fornite durante la procedura.
Sarà inoltre richiesta una donazione di 10 euro a persona al Fondo di
Solidarietà, per permettere ai giovani dei paesi più svantaggiati di
partecipare alla GMG. Anche in questa seconda fase, è possibile
effettuare l’iscrizione come gruppo “internazionale”.
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Ogni sottogruppo dovrà essere caratterizzato dalla stessa modalità di
partecipazione alla GMG (stesse date di arrivo e partenza, scelta di un
unico “pacchetto del pellegrino”). Il COL di Cracovia farà il possibile per
assegnare a ciascun sottogruppo un’unica sede di catechesi e, in caso di
richiesta di alloggio, un alloggio unico o nella medesima zona.
Per facilitare l’organizzazione e l’accoglienza, saranno richiesti alcuni dati
specifici riguardanti i sacerdoti, le persone con disabilità e i pellegrini con
necessità di visto per l’ingresso in Polonia. Per ciascun minorenne
presente nel gruppo, il responsabile dovrà scaricare dal sistema un
apposito modulo di autorizzazione, da far firmare ai suoi genitori o tutori
legali.
Dopo aver completato l’iscrizione e il pagamento dei contributi per i
pacchetti, il responsabile (o il viceresponsabile) potrà stampare un
voucher che dovrà presentare all’arrivo a Cracovia, presso l’apposito
punto di check-in indicato nel voucher stesso; potrà così ricevere i “kit del
pellegrino” da distribuire ai membri del proprio gruppo, insieme a tutta la
documentazione e al supporto necessario per la partecipazione alla GMG.
N.B.: Il numero totale di partecipanti indicato dal responsabile del
macrogruppo nella fase 1 di iscrizione deve essere il più preciso possibile
ma è comunque orientativo. Pertanto, se al momento della fase 2 si
verifica la presenza di un minor numero di pellegrini rispetto alla stima
iniziale, è possibile attivare un minor numero di sottogruppi e/o inserire
in ciascun sottogruppo un numero inferiore di pellegrini.
D’altra parte, quando il sottogruppo avrà completato il versamento dei
contributi richiesti per i pacchetti del pellegrino, la sua iscrizione sarà
considerata conclusa; pertanto eventuali richieste di modifiche dovranno
seguire un’apposita procedura di “riapertura” della scheda.
ESEMPI DI ISCRIZIONE:
A. Grandi gruppi (più di 150 persone)
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Esempio 1: Il rappresentante della Diocesi X compilerà il modulo di fase 1
(blu) per segnalare che, per esempio, circa 4.000 persone della sua
diocesi intendono venire alla GMG, organizzandosi tramite gruppi
parrocchiali. Il responsabile della diocesi a questo punto dovrà solo
raccogliere alcune informazioni minime relative a tali gruppi (nome,
cognome ed email di responsabile e viceresponsabile). Successivamente,
tramite un’apposita area riservata, potrà attivare per ciascuno di essi una
procedura autonoma con cui effettuare l’iscrizione effettiva di fase 2
(modulo verde), rispettando il limite massimo di 150 pellegrini.
Esempio 2: Una Conferenza episcopale che preveda la partecipazione di
20.000 persone dal proprio paese, individuerà 4 responsabili che
procederanno a iscrivere 4 macrogruppi di 5.000 persone ciascuno
(preferibilmente dando ai gruppi dei nomi facilmente collegabili, per es.
CEF 01, CEF 02, CEF 03 e CEF 04). Ciascun macrogruppo dovrà poi
suddividersi in sottogruppi appartenenti a diverse diocesi. Il responsabile
di ciascun macrogruppo dovrà pertanto operare come indicato nel
paragrafo procedente: raccogliere alcune informazioni minime relative a
tali gruppi (nome, cognome ed email di responsabile e viceresponsabile) e
attivare per ciascuno di essi una procedura autonoma con cui effettuare
l’iscrizione effettiva di fase 2 (modulo verde), rispettando il limite
massimo di 150 pellegrini. In caso di diversi sottogruppi provenienti dalla
stessa diocesi, è consigliabile utilizzare dei nomi facilmente collegabili
(per es. Diocesi Milano 01, Diocesi Milano 02, ecc.).
Esempio 3: Il responsabile di un movimento, associazione o comunità
internazionale potrà segnalare la partecipazione di (per esempio) 1.500
pellegrini da diversi paesi, indicando la propria conformazione
“internazionale”. Dovrà poi individuare i responsabili e viceresponsabili
dei diversi sottogruppi e attivare per ciascuno di essi l’account per
procedere alla fase 2 di iscrizione, mantenendo il limite di 150
partecipanti ciascuno. Ciascun sottogruppo potrà liberamente scegliere
una conformazione nazionale o internazionale. Anche in questo caso, se si
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desidera identificare i sottogruppi come appartenenti al medesimo
movimento o associazione, è bene utilizzare nomi collegabili (per es. FIAC
01, FIAC 02, ecc.). N.B. Per partecipare alle catechesi, ciascun sottogruppo
internazionale dovrà indicare la lingua comune alla maggioranza dei
partecipanti; allo stesso modo, poiché sarà possibile selezionare un’unica
data di arrivo e di partenza, il sottogruppo dovrà indicare la data valida
per la maggioranza dei partecipanti (è comunque opportuno che gli arrivi
e le partenze del sottogruppo siano il più possibile omogenei).
Ovviamente, i movimenti, le associazioni e le comunità internazionali
potranno anche scegliere di far partecipare i propri gruppi nel quadro
dell’organizzazione del rispettivo paese, diocesi o parrocchia.
B. Piccoli gruppi (meno di 150 persone)
Il responsabile iscrive il gruppo in fase 1. Se i partecipanti hanno le stesse
preferenze di “pacchetto del pellegrino” e le stesse date di arrivo e
partenza, il responsabile può proseguire per la seconda fase di iscrizione
mantenendo un unico gruppo. Altrimenti, dovrà comunque suddividere il
macrogruppo iniziale in sottogruppi più piccoli, raggruppandoli secondo
date di arrivo e partenza e preferenze di pacchetto, procedendo come
indicato nei paragrafi precedenti.
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