procedura per l`esecuzione del contratto di servizio per la

Unità Centrale Pianificazione e Controllo
ALLEGATO 1 ALLA CIRCOLARE N. 38/UCPIC
PROCEDURA PER L’ESECUZIONE DEL CONTRATTO DI
SERVIZIO PER LA CERTIFICAZIONE DEI COSTI DEI
PROGETTI FINANZIATI DAI PROGRAMMI QUADRO UE
SETTEMBRE 2014
PFI.STRA.06-ID 161
Unità Centrale Pianificazione e Controllo
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SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Scopo della presente procedura è definire le modalità di gestione del contratto di servizio per
la certificazione dei costi sostenuti nell'ambito dei progetti di ricerca finanziati dai programmi
quadro dell'Unione Europea, nel rispetto delle normative vigenti.
La società di revisione, fornirà il servizio di certificazione dei costi (Audit Certificate)
sostenuti per la rendicontazione dei progetti finanziati dal “7 Programma Quadro”e dal
programma “Horizon 2020”.
DESCRIZIONE DEL SERVIZIO E MODALITÀ DI ESECUZIONE
L'appalto è soggetto all'osservanza delle condizioni stabilite nei seguenti documenti
principali:
• Dlgs 163/2006 Codice dei contratti pubblici per lavori, servizi e forniture in attuazione
delle direttive 2004/17/CE, 2004/18/CE e s.m.i.;
• DPR 207/2010 “Regolamento di esecuzione e attuazione del d.lgs. n. 163/2006”;
• Contratto di appalto;
• Capitolato speciale d’appalto.
I Soggetti che intervengono nella procedura sono:
• ENEA - Responsabile del Progetto (Resp. Progetto)
• ENEA - Responsabile Supporto Tecnico Gestionale (STG)
• ENEA - Direttore di esecuzione del contratto (DE)
• ENEA - Responsabile Unico del Procedimento (RUP)
• Esecutore: Società di revisione
La gestione del contratto si sviluppa attraverso le seguenti fasi:
1. Il Responsabile del Progetto inoltra la richiesta di servizio al Direttore di esecuzione (DE)
utilizzando il format “MOD A – Richiesta di servizio di audit”; con allegato copia della
proposta di impegno necessaria per la copertura della spesa. L’importo del compenso per
il servizio viene determinato con l’algoritmo riportato nel foglio excel “MOD B – Calcolo
del compenso per il certificato emesso”; la mancanza della copia dell’impegno di spesa,
comporta il non accoglimento della richiesta di servizio.
La richiesta del servizio deve pervenire almeno 40 gg prima del termine ultimo previsto
per la consegna del certificato di audit al committente.
2. Il DE invia l’ordine di servizio alla Società di revisione, al Responsabile del Progetto e
all’STG. La società concorderà con l’STG e Responsabile di progetto le modalità di
svolgimento dell’audit..
3. Effettuato l’audit, entro 30 giorni dalla ricezione dell’ordine di servizio, la Società di
revisione invia l’originale del rapporto finale di audit, emesso secondo quanto previsto
dal capitolato speciale d’appalto, al Responsabile di progetto/STG ed una copia al DE. Il
DE, effettuati i riscontri necessari, autorizza la società all’emissione della fattura; che
dovrà pervenire, secondo le modalità indicate nell’articolo 5 del contratto d’appalto. Il
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DE dopo le verifiche invierà al Servizio Ragioneria Casaccia (CAS-RAG) il benestare
per il pagamento della fattura. In assenza del DE, il benestare può essere rilasciato dal
RUP.
I dati del rendiconto vanno obbligatoriamente registrati, a cura dell’STG, nel sistema
informatico “WebGest” nella sezione “Rendicontazione”, dopo l’invio alla Commissione
Europea.
4.
FASE
1
SOGGETTO
Resp Progetto/STG
AZIONE
Invia richiesta audit
DOCUMENTI DA
PRODURRE
MOD A +Copia
Proposta impegno
di spesa
MOD B
2
DE
Autorizza esecuzione
audit
INTERFACCETEMPISTICA
DESTINATARI
40 gg prima della
scadenza di consegna
del certificato
DE/RUP
Società di revisione
Ordine di servizio
Dopo verifica tecnico
amministrativa
Resp. Progetto/STG.
Copia a DE/RUP
Società di revisione
Resp. Progetto/STG
3
Società di revisione
esecuzione audit
Rapporto finale di
audit
Tempestivamente
entro 30 gg dalla
ricezione dell’ordine
di servizio e
comunque entro i
termini di scadenza
4
DE
Autorizza emissione
fattura
Comunicazione
Entro i tempi tecnici
necessari
5
Società
Invia fattura
Fattura
Entro i tempi
necessari
Copia DE/RUP
6
DE
Verifica e autorizza il
pagamento
Benestare al
pagamento
Nel rispetto dei tempi
contrattuali
STG/Resp. Progetto
Modulistica
MOD A - Richiesta del servizio di audit
MOD B – Calcolo del compenso per ogni certificato emesso.
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CAS-RAG
CAS-RAG
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AGENZIA NAZIONALE PER LE NUOVE TECNOLOGIE,
L’ENERGIA E LO SVILUPPO ECONOMICO SOSTENIBILE
MOD A - Richiesta di servizio di audit
Da: UT (Unità Tecnica)
Data
A: Ing. Maria Laura Palmas
Prot.ENEA/2014/____/
OGGETTO: Richiesta del servizio di certificazione dei costi.
Si richiede l’attivazione del servizio di certificazione dei costi relativa al Progetto Comunitario, di cui si
forniscono le seguenti informazioni:
Referente dell’Unità Tecnica (personale STG) per l’audit:
Progetto: “(riportare acronimo e titolo)”
Programma comunitario di riferimento:
Codice atto:
Codice commessa SCI:…………..
Importo dei costi presunti da certificare:
Data di scadenza per la presentazione del certificato:
Si trasmette in allegato alla presente richiesta copia dell’impegno di spesa.
Responsabile del Progetto/STG
(Firma)
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