Camera di Commercio di Treviso

Allegato A
CAMERA DI COMMERCIO
TREVISO
REGOLAMENTO
PER LA CONCESSIONE DELLE SALE CAMERALI
Rev. 0 del 02.12.2013
INDICE
Art. 1 – Oggetto
Art. 2 – Descrizione delle sale
Art. 3 – Gestione
Art. 4 – Modalità di presentazione della richiesta
Art. 5 – Utilizzo dei servizi aggiuntivi
Art. 6 – Tariffe per l’utilizzo delle sale
Art. 7 – Concessione delle sale a titolo gratuito
Art. 8 – Modalità di utilizzo
Art. 9 - Prescrizioni normative
Art. 10 – Riconsegna e risarcimento danni
Art. 11 - Rinuncia
Art. 12 – Revoca
Art. 13 – Controversie
Art. 14 – Norme finali ed entrata in vigore
Allegati
1 – Piantine sale
2 – Richiesta di concessione
3 – Tabella tariffe
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ARTICOLO 1
(Oggetto)
Il presente regolamento disciplina le modalità di concessione per l’utilizzo delle sale della
Camera di Commercio di Treviso, di seguito anche Ente camerale.
L’uso delle sale della sede camerale è consentito per congressi, conferenze, dibattiti,
seminari, convegni, workshop, riunioni, per la trattazione di argomenti di carattere
economico, sociale, culturale, artistico, sportivo, scientifico, promossi da Enti Pubblici,
Associazioni, Organismi e singoli privati che operino in tali settori.
La Camera di Commercio si riserva la facoltà di concedere o negare l’uso delle sale a suo
insindacabile giudizio e comunque tenendo contro prioritariamente delle esigenze
dell’Ente. In ogni caso l’uso delle sale non è consentito per:
 manifestazioni per le quali risulti incerta, a giudizio dell’Ente camerale, la
salvaguardia dell’ordine pubblico, della sicurezza, dell’ambiente, il buon costume o
il comune senso del pudore;
 per iniziative con finalità di propaganda di carattere politico;
 per la esclusiva presentazione di prodotti finalizzata alla loro commercializzazione;
 qualora si ritenga che dalle finalità delle iniziative derivi un conflitto di interesse o un
possibile pregiudizio o danno all’immagine dell’Ente camerale o alle proprie
iniziative;
 qualora siano verificati problemi organizzativi interni.
ARTICOLO 2
(Descrizione delle sale)
I locali che possono essere concessi in uso, ubicati presso la sede camerale, sono i
seguenti:
 Sala Conferenze (piano primo): 100 posti compresi i relatori, dotata di impianto
audio, video, computer, collegamento a internet, videoproiettore, possibilità di
webconference impianto di traduzione simultanea su due canali con cabina di
traduzione (esclusi apparecchi riceventi), realizzazione di streaming in diretta su
canale internet, registrazione audio ed audio/video in formato DVD o flash;
 Sala Borsa (piano terra): mq 700 calpestabili;
 Sala Siletto (piano primo): 20 posti, dotata di computer, collegamento a internet,
videoproiettore, possibilità di videoconferenza e webconference;
 Sala Colli, (piano primo): 12 posti, dotata di computer, collegamento a internet,
videoproiettore, possibilità di videoconferenza e webconference;
 Sala Giunta, (piano secondo): 16 posti, dotata di computer, collegamento a
internet, videoproiettore, possibilità di videoconferenza e webconference.
Nell’allegato 1 sono presenti le piantine delle sale sopraindicate.
ARTICOLO 3
(Gestione)
La gestione delle sale di cui all’articolo 2 è affidata ai seguenti uffici:
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 Segreteria Generale: per la ricezione delle richieste da sottoporre alla valutazione
del Segretario Generale e la gestione del calendario sale
 Servizi Informatici: per gli aspetti tecnici inerenti l’attrezzatura informatica di
videoconferenza o webconference, streaming, traduzione simultanea e audio/video
 Provveditorato: per tutte le restanti attività di gestione, ovvero l’istruttoria
preliminare volta a quantificare il preventivo ed i rapporti conseguenti alla
concessione temporanea della sala (sopralluogo, allestimento, disallestimento,
contratto ecc.).
Gli uffici sopraindicati osserveranno le norme del presente regolamento.
ARTICOLO 4
(Modalità di presentazione della richiesta)
La richiesta di concessione in uso, redatta sul modello di cui all’allegato 2 del regolamento,
indirizzata al Segretario Generale della Camera di Commercio di Treviso, dovrà pervenire
di norma all’Ente camerale almeno 30 giorni prima della data prescelta per l’utilizzo,
tramite PEC, fax alla Segreteria Generale dell’Ente camerale o a mano depositando il
modulo di richiesta presso l’Ufficio Protocollo dell’Ente.
La domanda, a firma del legale rappresentante dell’Ente/Società/Associazione/Soggetto
richiedente dovrà contenere i seguenti elementi:
 esatta indicazione della iniziativa che si intende realizzare;
 periodo di svolgimento e l’orario di utilizzo (data inizio e termine dell’iniziativa) con
indicazione delle date ed orari previsti per l’allestimento e il disallestimento di
attrezzature e materiali diversi necessari;
 numero di persone, minimo e massimo, che si prevede di ospitare, l’eventuale
presenza di “autorità”;
 eventuale uso di attrezzature e di impianti speciali che si intendono utilizzare tra
quelli in dotazione (videoproiettori, pc, videoconferenza ecc.) od eventuali
attrezzature di proprietà del richiedente che dovranno essere utilizzate e/o
configurate e/o integrate negli impianti esistenti;
 eventuali ulteriori servizi necessari;
 nel caso di utilizzo di sale con impianti tecnici di proprietà dell’Ente Camerale,
impegno ad utilizzare i tecnici di sala indicati dall’Ente stesso;
 eventuali buffet o servizi particolari assimilati che richiedono l’utilizzo di impianti
speciali;
 nominativo della persona responsabile dell’iniziativa, al quale potrà essere fatto
riferimento per quanto previsto dal presente regolamento o suggerito dalla
circostanze;
 impegno a corrispondere alla Camera di Commercio di Treviso il corrispettivo
indicato nell’atto di concessione, secondo le tariffe vigenti e le modalità di
versamento indicate;
 dichiarazione di accettazione del presente regolamento in tutte le sue clausole;
 impegno a rispettare le norme di sicurezza;
 assunzione di responsabilità per danni arrecati a persone o cose durante la
gestione delle iniziative autorizzate, ivi compresi il furto, l’incendio nonché per atti o
fatti illeciti che dovessero verificarsi in occasione o nel corso dell’iniziativa stessa,
sia per fatto proprio che di terzi;
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 impegno al risarcimento di eventuali danni che fossero prodotti agli spazi,
attrezzature, suppellettili e impianti presenti presso ciascuna delle aree concesse in
uso;
 assunzione dell’impegno di osservare le prescrizioni contenute nell’atto di
concessione e di ogni adempimento previsto dalla normativa vigente, a seconda del
tipo di iniziative, in particolare, nel caso in cui l’iniziativa preveda la diffusione
musicale, il richiedente dovrà dichiarare l’assunzione a proprio carico degli oneri
SIAE e della gestione dei rapporti con la relativa agenzia.
L’uso della sala richiesta è concesso, di norma, secondo l’ordine cronologico di
presentazione della domanda stessa. Verranno, comunque, presi in considerazione
l’importanza della iniziativa/manifestazione, gli scopi economici, sociali, culturali e
scientifici che si prefissa ed i riflessi che l’evento stesso potrà produrre sull’economia
locale.
L’esito della richiesta è comunicato all’interessato specificando la concessione in uso della
sala, ovvero il diniego della concessione. Sarà altresì indicato l’importo dovuto sulla base
delle tariffe vigenti.
ARTICOLO 5
(Utilizzo dei servizi aggiuntivi)
Sono servizi aggiuntivi necessari per lo svolgimento degli eventi:
Servizio di vigilanza, controllo e sicurezza
Il richiedente ha l’obbligo, ai fini di garantire:
 un controllo adeguato
 il rispetto delle norme di sicurezza e l’utilizzo degli spazi
di farsi sempre carico dei costi per una persona addetta al servizio di reception alle sale e
all’ingresso per gli eventi realizzati nelle giornate di chiusura dell’Ente camerale, nonché
delle ore di durata dell’evento oltre l’orario di apertura al pubblico dell’Ente stesso.
Sono a carico del richiedente gli oneri correlati alla presenza di uno o più addetti alla
sicurezza ove necessari.
Servizio tecnico
All’atto della richiesta verrà compilata una scheda tecnica dove verranno indicate le
esigenze relative agli apparati informatici e multimediali e alla preparazione, montaggio e
smontaggio delle strutture (es. tavoli, postazioni microfoniche, postazioni video, ecc.). La
presenza del tecnico è obbligatoria per la Sala conferenze.
I costi dei servizi su indicati sono a carico dell’utilizzatore degli spazi anche quando
questi ultimi sono concessi gratuitamente, salvo il caso di esenzione totale
deliberata, nella fattispecie, dalla Giunta camerale.
ARTICOLO 6
(Tariffe per l’utilizzo delle sale)
Per l’utilizzo delle sale il concessionario è tenuto a corrispondere una tariffa secondo la
tabella di cui all’allegato 3 del presente regolamento, nel quale sono indicati anche gli
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importi del deposito cauzionale a garanzia dei possibili danni che potrebbero essere
riscontrati sulla struttura al termine dell’evento.
L’Ufficio Provveditorato stilerà un preventivo comprensivo dell’affitto delle sale, dei costi
per la vigilanza, degli interventi tecnici, della pulizia straordinaria e quanto altro presente
nella richiesta. Il preventivo sarà inviato al richiedente che dovrà sottoscriverlo per
accettazione unitamente al contratto.
Restano a carico dei concessionari gli oneri connessi all’organizzazione dell’evento
(promozione dell’iniziativa, hostess, traduttori, materiale cartaceo, fotoriproduzione ecc.).
Restano inoltre a carico dei concessionari tutte le autorizzazione rilasciate da altre
Pubbliche Amministrazioni o Organi di Pubblica Sicurezza eventualmente richieste in
relazione alla specifica natura dell’iniziativa.
Il pagamento dell’importo dovuto dovrà essere eseguito almeno 7 giorni prima dell’inizio
della manifestazione unitamente al deposito cauzionale.
Il mancato pagamento nel termine prescritto equivale a rinuncia all’utilizzo della sala.
La cauzione sarà restituita a seguito del sopralluogo in cui si sia accertato che
dall’utilizzazione della sala non sono derivati danni ai locali e alle attrezzature ivi presenti,
in ogni caso non oltre 5 giorni dalla conclusione dell’evento.
Eventuale disdette dell’utilizzo devono pervenire alla Camera di Commercio di Treviso
almeno 7 giorni prima della data dell’iniziativa per la quale è stata presentata la richiesta
dell’uso della sala, con le stesse modalità previste per la presentazione della richiesta.
Il concessionario della sala, in caso di mancata disdetta è tenuto al pagamento della tariffa
stabilita, per una giornata di concessione della sala, quale penalità per il mancato utilizzo.
ARTICOLO 7
(Concessione delle sale a titolo gratuito)
Le sale sono concesse in uso gratuito esclusivamente per ospitare manifestazioni o eventi
di carattere istituzionale e di particolare rilievo locale, regionale o nazionale, organizzati da
altre Pubbliche Amministrazioni (Prefettura, Comune, Provincia), da Enti controllati o
partecipati dalla Camera di Commercio di Treviso ovvero da primari Enti privati
rappresentativi del sistema economico o sociale
Il Presidente o il Segretario Generale hanno la facoltà di concedere l’uso delle sale a titolo
gratuito fino ad un massimo di 10 richieste nell’anno, per agevolare quegli Enti o
Associazioni che si trovino in difficoltà finanziarie e che organizzino manifestazioni a cui si
riconosca particolare rilievo economico, sociale o culturale, accompagnata da una
relazione in cui si evidenziano le motivazioni sopra indicate.
Ricevuta la comunicazione dell’utilizzo gratuito, il richiedente sarà obbligato comunque al
versamento del deposito cauzionale negli importi previsti nell’allegato 3, differenziati per la
tipologia di sala, e nei termini previsti dall’art. 6.
Restano a carico del richiedente i costi per l’utilizzo delle apparecchiature e di servizi
aggiuntivi necessari per l’organizzazione dell’evento salva l’ipotesi di esenzione totale,
come previsto dall’art. 5 e per le autorizzazioni, come previsto dall’art. 6.
ARTICOLO 8
(Modalità di utilizzo)
Le sale possono essere utilizzate:
1) per attività in cui non è previsto l’accesso al pubblico;
2) per attività di pubblico spettacolo.
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Rientrano nel primo caso quelle attività in cui i partecipanti appartengono alla parte
contraente il contratto di locazione, ovvero dati in uso ad associazioni per l’attività sociale.
Vengono assimilate a questa categoria anche le attività didattiche per cui può essere
considerata una certa omogeneità negli occupanti i locali. L’Ufficio Provveditorato o il
Responsabile del SEI (Servizio di Emergenza Interno) illustrerà al contraente all’atto della
stipula del contratto le procedure di emergenza ed evacuazione.
Rientrano nel secondo caso le attività in cui vi è accesso a persone terze rispetto alla
parte contraente il contratto di locazione, ovvero convegni, manifestazioni, ecc. Per tali
fattispecie di eventi l’Ufficio Provveditorato effettuerà una valutazione del rischio sulla base
delle caratteristiche dell’utenza, delle attrezzature utilizzate, ecc. per individuare specifiche
procedure di emergenza ed evacuazione che illustrerà al contraente all’atto della stipula
del contratto.
ARTICOLO 9
(Prescrizioni per l’utilizzo delle sale)
L’utilizzo delle sale è subordinato alle condizioni di funzionalità e di compatibilità con la
destinazione prevalente nonché all’osservanza delle norme previste per i locali destinati a
pubblico spettacolo nel rispetto della capienza massima, di cui il richiedente ha preso
visione, liberando la Camera di Commercio di Treviso da ogni eventuale possibile danno
conseguente ad un uso difforme da quanto stabilito.
I limiti di capienza massima di ciascuna sala non possono essere superati. E’ onere
dell’utilizzatore prevedere e predisporre tutte le misure necessarie affinché il numero dei
presenti all’interno delle sale, durante l’utilizzo, non superi il massimo previsto. L’Ente
camerale potrà definire limitazioni all’accesso o presenza nei locali adiacenti le sale al fine
di assicurare la sicurezza nell’utilizzo dei locali.
Le sale devono essere utilizzate dal concessionario in modo da evitare ogni possibile
danno alle stesse ed ai rispettivi impianti ed attrezzature, siano essi fissi o mobili.
Le sale vengono concesse nelle condizioni di funzionalità in cui normalmente si trovano.
Le attività di accensione e spegnimento microfoni così come le attività tecniche di supporto
(amplificazioni) sono svolte da personale o una ditta specializzata incaricata dalla Camera
di commercio il cui costo è indicato nel tariffario di cui al presente Regolamento (allegato
3). Quando manifestazioni particolari richiedano l’impiego di attrezzature, impianti speciali
e allestimenti non compresi tra i possibili servizi messi a disposizione dall’Ente camerale,
questi sono a totale carico del concessionario e dovranno comunque essere
preventivamente autorizzati. Dovranno inoltre essere garantiti i tempi certi della remissione
in stato di ripristino degli impianti esistenti.
Per l’organizzazione di buffet è vietato l’uso di fornelli, anche ad induzione, o forni a microonde, o attrezzature similari. L’utilizzo di frigoriferi dovrà essere autorizzato dall’Ente
camerale che individuerà la postazione per l’allacciamento, conforme alle norme sulla
sicurezza. Tali buffet dovranno essere freddi e consumati esclusivamente in piedi e
pertanto potranno essere organizzati solo negli spazi individuati dall’Ufficio Provveditorato
con il concessionario.
Per le attività destinate a mostre o eventi similari presso Sala Borsa, per cui non è prevista
attività di sorveglianza e gestione emergenze da parte del personale preposto individuato
dall’Ente camerale, il concessionario deve provvedere autonomamente alla sorveglianza
degli oggetti esposti in occasione dell’orario di apertura dei locali ad uso ufficio. Se
impossibilitati, sarà necessario presentare una dichiarazione dove verrà indicato che l’Ente
camerale non sarà responsabile di eventuali danni arrecati alle opere esposte o furti e
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smarrimenti delle stesse. Il materiale e le opere devono rimanere nei locali/sale
esclusivamente nelle ore/giornate di concessione degli spazi, l’Ente camerale non
risponderà di furti, ammanchi e smarrimenti di materiale/opere che permangono all’interno
dell’Ente camerale oltre ai termini della locazione.
Il concessionario dovrà premurarsi, di concerto con il personale preposto alla vigilanza
individuato dall’Ente camerale, che le uscite siano mantenute sgombre e immediatamente
fruibili al fine di consentire il normale deflusso delle persone. Il mancato rispetto delle
indicazioni e/o disposizioni del personale preposto comporterà la sospensione
dell’iniziativa e/o revoca della concessione.
I servizi di pulizia locali, sorveglianza e gestione emergenze saranno affidati ad una o più
ditte scelte dall’Ente camerale ed i relativi costi, nei casi previsti del presente regolamento,
saranno addebitati al concessionario.
E’ fatto obbligo, al concessionario, un sopralluogo conoscitivo dei locali e degli impianti da
effettuarsi almeno 10 giorni prima della concessione in uso della sala.
Durante tale incontro, preliminarmente concordato, a cui dovranno obbligatoriamente
partecipare il responsabile della richiesta o suo delegato ed il referente del servizio
gestione emergenze, ove necessario, individuato dell’Ente camerale, verranno indicate le
zone di competenza e quelle vietate all’accesso, il limite massimo di affollamento dei
locali, i pericoli presenti nei locali (dovuti a strutture, impianti e attrezzature), tipologia ed
ubicazione dei presidi antincendio e di primo soccorso, i percorsi di esodo e le porte di
uscita di emergenza. Il mancato sopralluogo da parte del concessionario verrà considerato
tacito assenso sulla documentazione fornita. In ogni caso, al richiedente verrà inviata una
copia del modulo indicante gli eventuali pericoli presenti nell’area.
Non essendo previsto il servizio guardaroba, il personale dell’Ente camerale non è
autorizzato a svolgere prestazioni in tal senso. Qualora il concessionario decidesse di
attivare autonomamente comunque un servizio guardaroba, sarà responsabile verso terzi
della custodia dei capi di abbigliamento, fermo restando che la Camera di Commercio di
Treviso non assume alcuna responsabilità per eventuali danni, ammanchi o furti di
qualsiasi genere e natura che possano derivare alle persone e alle cose in occasione
dell’uso dei locali concessi.
E’ fatto divieto al concessionario di richiedere alcun pagamento per l’ingresso a convegni,
incontri, mostre o quant’altro e a svolgere attività commerciale di vendita di qualsiasi bene
o servizio.
Allestimenti particolari, interni o esterni, quali cartelloni, insegne o simili, potranno essere
ammessi, previa particolareggiata richiesta scritta e con la dichiarazione da parte del
concessionario che l’allestimento verrà realizzato con tecniche di assoluta sicurezza, sia
relativamente alla salvaguardia delle strutture camerali che per quanto riguarda
l’incolumità delle persone che accederanno alle sale interessate.
Ogni modifica della disposizione della sala (compresa l’esposizione di cartelli, striscioni,
fondali o altro) deve essere preventivamente concordata con l’Ufficio Provveditorato
osservando le direttive dello stesso che sono da considerarsi vincolanti.
I materiali, le attrezzature, qualsiasi struttura, comunque destinati dagli organizzatori alle
sale camerali devono essere presi in consegna all’ingresso delle sale da incaricati della
stessa organizzazione, che provvederanno anche alle operazioni necessarie per la
sistemazione nelle sale. Materiali, attrezzature, strutture, non ritirati all’arrivo presso la
sede camerale da incaricati della organizzazione concessionaria saranno respinti.
ARTICOLO 10
(Consegna e riconsegna dei locali)
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Nel giorno dello svolgimento dell’evento la/e sala/e concesse in uso saranno prese in
consegna dal concessionario, previo accordo con l’Ufficio Provveditorato, un’ora prima
dell’inizio dell’iniziativa. Al termine della manifestazione, o qualora questa si svolga nelle
ore serali o in giorni festivi nelle 24 ore lavorative successive, il concessionario o un suo
delegato ed un incaricato dell’Ufficio Provveditorato, effettueranno un sopralluogo dei
locali per verificare che impiumanti, attrezzature, arredi e quant’altro non abbiano subito
danni. In caso di riscontro positivo verrà compilato apposito verbale dell’ispezione
effettuata contenente l’esatta elencazione dei danni contestati che sarà sottoscritta dal
concessionario e dall’incarico camerale. Sulla base di quanto indicato nel verbale l’Ufficio
Provveditorato darà avvio immediato alle operazioni di riparazione e sostituzione
necessarie, incamerando dapprima il deposito cauzionale.
Lo sgombero delle sale dovrà essere effettuato con la stessa cura prevista per l’accesso
ed entro l’orario preventivamente concordato.
Le sale dovranno essere riconsegnate nello stato originario. I concessionari saranno
ritenuti direttamente responsabili delle inadempienze e dei danni che dovessero
riscontrarsi.
L’Ente camerale non assume alcuna responsabilità per l’inosservanza delle precedenti
disposizioni: ogni danno che ne derivi a persone o cose è esclusivamente a carico del
concessionario.
Il concessionario si impegna, sin dalla firma del contratto, al pagamento delle spese
sostenute dall’Ente camerale per il ripristino della sistemazione originaria dietro semplice
richiesta di quest’ultima.
ARTICOLO 11
(Divieti)
In tutti i locali camerali è assolutamente vietato fumare. Il concessionario si impegna a far
rispettare, durante l’intera durata della concessione, tale disposizione normativa.
E’ vietato altresì:
 introdurre animali in modalità violative del D.P.R. 320/54 s.m.i. e di eventuali
normative comunale, provinciali e regionali;
 introdurre sostanze infiammabili;
 ingombrare in qualsiasi maniera le uscite di sicurezza che dovranno essere sempre
e comunque accessibili;
 occultare o spostare le attrezzature antincendio;
 occultare o spostare la segnaletica indicante le vie di esodo
 lasciare materiale di qualsiasi genere nelle sale oltre i giorni e gli orari stabiliti
ARTICOLO 12
(Responsabilità)
La Camera di Commercio di Treviso non risponde dei danni a cose o attrezzature di
proprietà o comunque fornite dagli utenti nonché di furti di cose, di prodotti o di opere
esposte, nonché di materiale lasciato/dimenticato nei locali.
L’Ente camerale non risponde altresì di eventuali danni a persone che partecipino alla
manifestazione per la quale è stata richiesta la sala.
L’Ente camerale è sollevato in ogni caso da ogni responsabilità inerente alla custodia di
beni mobili di proprietà dei terzi depositati nelle sale in conseguenza della manifestazione
e ai danni da chiunque arrecati a tali beni mobili.
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La Camera di Commercio di Treviso è esonerata da qualsiasi responsabilità
nell’eventualità che, per cause di forza maggiore quali sciopero del personale, black out
energetico o guasti tecnici alle apparecchiature, eventi naturali straordinari, sia impedito lo
svolgimento dell’iniziativa per cui si era ottenuta la concessione della o delle sale camerali.
Infine il concessionario manleverà e terrà indenne la Camera di Commercio di Treviso da
eventuali pretese di terzi al riguardo.
ARTICOLO 13
(Controversie)
Per le eventuali controversie che dovessero insorgere circa la validità, l’interpretazione e
l’applicazione del presente regolamento, viene eletto il Foro di Treviso, previo bonario
tentativo di accordo.
ARTICOLO 14
(Norme finali ed entrata in vigore)
Per quanto non previsto nel presente regolamento, verranno applicate le norme di legge in
materia di concessioni.
Il presente Regolamento entra in vigore alla data di esecutività della delibera di
approvazione da parte della Camera di Commercio di Treviso ed è reso pubblico
attraverso la sua pubblicazione sul sito internet dell’ Ente camerale.
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