disciplinare per la concessione in uso temporaneo delle sale camerali

DISCIPLINARE PER LA CONCESSIONE IN USO TEMPORANEO DELLE SALE
CAMERALI
(approvato dalla Giunta camerale con deliberazione n. 152 del 19/12/2011)
ART. N. 1 - OGGETTO
Il presente Disciplinare regola le modalità e i termini di concessione in uso temporaneo delle sale
della Camera di Commercio Pisa, Palazzo Affari, Piazza V. Emanuele II n. 5 e della Sede distaccata
di Santa Croce Sull’Arno, Via Provinciale Francesca Sud n. 88.
ART. N. 2 – CRITERI GENERALI
1. Le sale convegni della Camera di Commercio di Pisa sono adibite prioritariamente all'uso
dell'Ente e, quando disponibili, possono essere utilizzate da altri soggetti per lo svolgimento di
manifestazioni che abbiano attinenza con le tematiche legate allo sviluppo dell’economia
provinciale o trattino argomenti di interesse generale per il sistema delle imprese, del lavoro o dei
consumatori ed utenti, esclusa ogni iniziativa di tipo commerciale e partitico.
L’accesso alle riunioni dovrà essere, in ogni caso, gratuito, salvo che i proventi siano gestiti senza
fini di lucro o devoluti in beneficenza, previo benestare della Camera di Commercio.
2. L'uso delle sale viene concesso - tenuto conto della priorità istituzionale della Camera di
Commercio, di rappresentanza economica e dei principali enti pubblici - in rapporto all'ordine di
presentazione delle domande, nonché dell'importanza della manifestazione, valutati anche gli scopi
economico-sociali che essa riveste.
3.La gestione delle sale è curata dall’Ufficio Provveditorato, secondo le disposizioni del presente
disciplinare.
ART. N. 4 – SALE E DOTAZIONI
La Camera di Commercio mette a disposizione le seguenti sali, di cui vengono indicate di seguito le
dotazioni e la capienza massima:
Auditorium “Rino Ricci”. La sala è situata al 1° piano del Palazzo Affari. E’ dotata di:
impianto elettrico e di amplificazione, lavagna luminosa, registrazione audio, uso P.C.,
videoproiettore, collegamenti rete, lavagna a fogli mobili (su richiesta), schermo per
proiezioni. Ha una capienza massima di n. 100 posti;
Aula Corsi/Informatica. La sala è situata al 2 ° piano del Palazzo Affari. E’ dotata di n. 40
postazioni informatiche più un computer avente funzioni di PC Master (Docente).
Aula Riunioni S. Croce: E’ dotata di: impianto elettrico e di amplificazione, lavagna
luminosa, registrazione audio, uso P.C., videoproiettore, collegamenti rete, lavagna a fogli
mobili (su richiesta), schermo per proiezioni. Ha una capienza massima di n. 40 posti.
ART. N. 5 – TARIFFAZIONE PER SOGGETTI PRIVATI, ASSOCIAZIONI E ORDINI NON RAPPRESENTATI
NEL CONSIGLIO CAMERALE
1)
Il costo, per ogni concessione d’uso delle sale fuori dai casi previsti dal successivo articolo
6, è fissato nei seguenti importi:
1 giornata (feriale)
Auditorium “Rino Ricci”:
€ 760,00+ IVA
Aula Corsi/Informatica
€ 760,00+ IVA
Sala Riunioni S.Croce S.A.
€ 450,00 + IVA
½ giornata (feriale)
€ 400,00 + IVA
€ 400,00 + IVA
€ 250,00 + IVA
2)
In caso di utilizzo in giorni prefestivi o festivi ovvero in orari notturni (dopo le ore 19:00), le
tariffe sono maggiorate del 20%.
3)
Il costo comprende il servizio di gestione degli impianti microfonici e di registrazione
nonché il servizio di vigilanza. Tali servizi potranno essere svolti da un’impresa esterna, su
chiamata della Camera, o da personale interno, a insindacabile giudizio dell’Ente. Il costo è
comprensivo, altresì, del servizio di pulizia dei locali al termine della manifestazione.
ART. N. 6 – TARIFFAZIONE PER ENTI PUBBLICI, ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA E ORDINI
RAPPRESENTATI NEL CONSIGLIO CAMERALE
1) Tenuto conto delle particolari finalità dell'Ente camerale, si dispone che agli Enti pubblici - per
iniziative organizzate direttamente - ed agli Ordini ed Associazioni di categoria rappresentate nel
Consiglio camerale - per le manifestazioni organizzate direttamente - l'utilizzo delle sale sia a titolo
gratuito, salvo il pagamento obbligatorio ed anticipato degli oneri accessori (impianti di
registrazione, vigilanza, pulizia della sala), come da seguente tariffario:
Auditorium “Rino Ricci”:
Aula Corsi/Informatica
Sala Riunioni S.Croce S.A.
1 giornata
€ 400,00+ IVA
€ 400,00+ IVA
€ 400,00+ IVA
½ giornata
€ 200,00 + IVA
€ 200,00 + IVA
€ 200,00 + IVA
2) In caso di utilizzo in giorni prefestivi o festivi ovvero in orari notturni (dopo le ore 19:00), le
tariffe sono maggiorate del 20%.
3) L’uso delle sale camerali può essere accordato gratuitamente al medesimo richiedente, per un
numero limitato di volte l’anno, compatibilmente con i prioritari interessi ed impegni istituzionali
dell’Ente.
ART. N. 7 – DOMANDA DI USO DELLE SALE E MODALITA’ DI PAGAMENTO
1) Le domande, redatte in forma scritta su modulo disponibile sul sito della Camera di commercio
di Pisa (www.pi.camcom.it), intese ad ottenere l'uso delle sale, con l'indicazione dell'eventuale uso
di impianti speciali, con la descrizione della manifestazione da effettuare, del nominativo della
persona responsabile della manifestazione stessa, nonché del periodo e dell'orario preciso in cui si
chiede di impegnare le sale, dovranno pervenire alla Camera di Commercio, almeno 15 giorni prima
della data prescelta, ma non con un anticipo superiore a 4 mesi dalla data della manifestazione.
2) L’autorizzazione viene rilasciata per iscritto a cura del Provveditore previo accertamento della
disponibilità della sala e della sussistenza dei requisiti previsti, a seguito di insindacabile
valutazione della Camera di Commercio anche in relazione al verificarsi di possibili concomitanze e
sovrapposizioni; a tale proposito l’Ente camerale si riserva la facoltà di decidere, anche a modifica
di quanto in precedenza eventualmente già comunicato, in merito alla sala da utilizzare.
3) Il pagamento delle tariffe di cui all’articolo 5 e 6 deve essere effettuato almeno 3 (TRE) giorni
lavorativi prima della data richiesta tramite bonifico bancario a favore della Camera di commercio
di Pisa, con le modalità indicate nel modulo di richiesta della concessione, oppure in contanti presso
l’ufficio Economato, che rilascerà apposta fattura. La concessione è subordinata alla dimostrazione
dell’avvenuto pagamento, mediante esibizione, anche a mezzo fax, della ricevuta attestante il
versamento o di copia del bonifico.
ART. N. 8 – ALLESTIMENTO SALE
L’introduzione nelle sale di macchinari, strumenti, addobbi, scenografie, ecc., dovrà essere
preceduta da specifica richiesta scritta e non potrà avvenire senza il preventivo e discrezionale
consenso della Camera di Commercio.
In ogni caso l’introduzione di tali elementi non sarà ammessa qualora comporti alterazione o
manomissione delle strutture e degli arredi ovvero comprometta la sicurezza dell’ambiente.
E’ fatto assoluto divieto di effettuare, all’interno delle sale ed all’esterno del Palazzo, ritocchi di
colore e di imbiancature, operazioni di taglio di materiali: tutti gli allestimenti dovranno essere
preventivamente completati e soltanto assemblati in loco. Le uscite di sicurezza dovranno essere
lasciate libere e ben visibili, come pure gli estintori, gli idranti, i cartelli segnaletici di sicurezza e di
divieto.
ART. N. 9 – OBBLIGHI DEL CONCESSIONARIO
Il richiedente è tenuto ad osservare le prescrizioni degli organi di Pubblica sicurezza, VV.FF e delle
altre autorità competenti, le norme di igiene e le disposizioni di sicurezza all’interno della struttura
congressuale, nonché le norme generali e particolari relative all’organizzazione e all’esercizio delle
attività inerenti lo svolgimento della manifestazione.
Il richiedente dovrà munirsi a proprie spese di tutte le licenze ed autorizzazioni necessarie,
intendendosi esclusa ogni responsabilità della Camera di Commercio per eventuali omissioni o
inosservanze a tali disposizioni.
ART. N. 10 – ULTERIORI OBBLIGHI DEL CONCESSIONARIO
Il richiedente ha l'obbligo di osservare scrupolosamente le disposizioni di legge o regolamenti
vigenti in materia, ed in particolare è tenuto a:
non superare la capienza massima delle sale;
assicurare durante la manifestazione la presenza permanente in sala del personale di
sorveglianza;
far rispettare il divieto assoluto di fumare nelle sale e nei locali adiacenti;
garantire l'uso più corretto e rispettoso della sala, dei servizi, degli arredi e degli spazi messi
a disposizione per la manifestazione;
non introdurre animali;
non introdurre sostanze infiammabili;
non ingombrare in qualsiasi maniera le uscite di sicurezza;
non occultare o spostare le attrezzature antincendio;
non occultare o spostare la segnaletica indicante le vie di esodo;
rimuovere, al termine della manifestazione, eventuali attrezzature utilizzate per servizi di
catering o altro. Il materiale non rimosso entro 3 giorni dalla conclusione della
manifestazione potrà essere avviato per la distruzione in discarica a spese dell’organizzatore.
L'inosservanza degli obblighi previsti dal presente disciplinare comporta l'esclusione da future
concessioni.
ART. N. 11 – RESTITUZIONE
SALE E RESPONSABILITA’
Al termine del periodo di utilizzo, il richiedente dovrà riconsegnare le sale ed i locali d’appoggio
nello stesso stato d’uso o funzionamento in cui le ha ricevute.
Il richiedente sarà ritenuto responsabile degli eventuali danni a cose o persone, ammanchi e
manomissioni verificatisi durante il periodo di utilizzo delle sale; la Camera di Commercio non
risponderà ad eventuali pretese di terzi al riguardo.
Un incaricato del richiedente visiterà con un incaricato dell’Ufficio Provveditorato le sale concesse
ed i locali d’appoggio, sia prima della manifestazione, al fine di accertare la loro perfetta
funzionalità, sia dopo la manifestazione, per verificare che non siano stati causati danni.
La Camera di Commercio declina ogni responsabilità inerente alla custodia dei beni mobili di
proprietà di terzi depositati in conseguenza della manifestazione e ai danni da chiunque arrecati a
tali beni mobili; la Camera di Commercio non risponderà ad eventuali pretese di terzi al riguardo.
La Camera di Commercio è comunque esonerata da qualsiasi responsabilità in caso di
inadempimento dovuto a cause di forza maggiore quali, fra l’altro: black-out elettrico, guasti tecnici
alle apparecchiature che non siano dovuti a mancati interventi periodici di ordinaria manutenzione,
eventi naturali straordinari.
ART. N. 12
- USO PERSONAL COMPUTER E RETE INTERNET
1) L’accensione e lo spegnimento dei computer presenti nelle sale sono a carico del committente o
del docente incaricato. La Camera di Commercio di Pisa provvederà successivamente alla verifica
di funzionalità ed al controllo del corretto utilizzo dei computer. L’eventuale installazione di
software aggiuntivi (licenza d’uso a carico del committente oppure freeware) dovrà essere
effettuata da personale incaricato dalla Camera di Commercio di Pisa, con un costo orario di € 40
più Iva. Nel caso in cui il personale incaricato riscontrasse danni alle apparecchiature, il costo di
riparazione verrà addebitato al committente.
2) L’accesso alla rete Internet dai personal computer presenti nelle sale potrà essere effettuato
esclusivamente previo rilascio, da parte del Servizio Provveditorato, di user e password dedicata ed
intestata al soggetto che verrà espressamente indicato nella domanda di concessione.
ART. N. 13 COPERTURA ASSICURATIVA E DEPOSITO CAUZIONALE .
1. Quando ne venga ravvisata l’opportunità, la Camera di commercio può richiedere la stipula di
apposita polizza fidejussoria bancaria o assicurativa, per un massimale di volta in volta indicato, a
garanzia di eventuali danni alla struttura o a terzi. In tal caso la concessione è subordinato alla
consegna dell’originale della polizza.
2. In relazione alle caratteristiche e alla durata della manifestazione oggetto della concessione dei
locali, la Camera di commercio ha facoltà di chiedere al concessionario il versamento di un
deposito cauzionale.
ART. N. 14 M ANCATO UTILIZZO - RIMBORSI.
1. Qualora il concessionario rinunci ad utilizzare il locale secondo il calendario programmato, deve
comunicarlo per iscritto almeno tre giorni prima della data stabilita, pena il mancato rimborso di
quanto versato. Nel caso in cui il rimborso delle somme versate sia dovuto, la Camera di commercio
provvederà alla restituzione entro 60 giorni.
ART. N. 15 REVOCA DELL’AUTORIZZAZIONE ALL’USO
1. Il responsabile del procedimento ha facoltà di revocare la concessione già rilasciata, con
preavviso di almeno quarantotto ore e con comunicazione motivata, fatti salvi i casi di forza
maggiore. La revoca dà diritto alla restituzione entro 60 giorni delle somme a qualsiasi titolo
versate.
2. Il richiedente non può pretendere alcun risarcimento dei danni, né esperire azioni di rivalsa in
conseguenza della revoca della concessione.
ART. N. 16 RESPONSABILITA’
1. Con la stipula del Contratto, il richiedente dichiara espressamente di aver preso visione del
presente Disciplinare e di aver preso visione e/o di conoscere le caratteristiche strutturali e tecniche
delle sale e dei servizi e che gli stessi sono idonei alla manifestazione, esonerando a tale fine il
Concedente da qualsiasi responsabilità.
2. Resta salva la facoltà del Concedente di utilizzare le sale non interessate per lo svolgimento di
altre manifestazioni non concomitanti.
ART. N. 17 ENTRATA IN VIGORE
Il presente Disciplinare entra in vigore all’atto dell’approvazione della Giunta Camerale.
L’ufficio Provveditorato provvederà, nei modi più opportuni, a darne ampia e ufficiale
comunicazione.
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