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FATTURAZIONE ELETTRONICA
ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
1) Fatturazione “EDI”
2) Fatturazione via “PEC”
3) Fatturazione via “Mail” ordinaria
4) Fatturazione tramite posta ordinaria
EDI: Electronic Data Interchange
• I messaggi “EDI” sono internazionali e sono stati
sviluppati da un team di aziende produttrici e
distributrici con l’ausilio di strutture intermedie
(EDIProvider).
• Il messaggio “EDI” è valido se consente alla
parte ricevente di ricreare completamente e
compiutamente il documento originale.
• Esistono diversi formati per trasmettere i
messaggi EDI
• ANSI ASC X12 (X12), predominante negli Stati Uniti ed
in Canada.
• UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data
Interchange for Administration, Commerce and
Transport), standard internazionale predominante
nell'area esterna al Nord America.
• TRADACOMS, standard sviluppato da ANA (Article
Numbering Association) predominante nel mondo della
distribuzione inglese.
• ODETTE, standard impiegato a livello Europeo per
l'industria automobilistica.
• In Italia sono in uso altri standard come:
• Euritmo
• Filconad (non propriamente “EDI”, non esiste il provider)
• Ediel
Pro e contro
Rispetto al modo tradizionale di generare e scambiare
documenti commerciali usato dalle aziende, basato su
lettere, fax, e-mail,
l'EDI consente:
• una maggiore accuratezza, grazie alla riduzione (o
eliminazione) dell'intervento umano e dei relativi errori;
• l'eliminazione della documentazione cartacea e relativi
costi;
• una maggiore velocità degli scambi commerciali.
Per contro, l'EDI comporta:
• revisione dei processi e dei flussi di business;
• costi di implementazione talvolta molto alti;
• impiego di personale specializzato per le operazioni EDI,
o l'outsourcing delle stesse
BALOCCO SpA – EDI dal 1998
• richiesta da gran parte della distribuzione
organizzata
• I formati utilizzati sono:
– UN/EDIFACT, EURITMO, FILCONAD
• I messaggi attualmente utilizzati in azienda sono:
–
–
–
–
–
Fatture/Note Credito/Note Debito:
Ordini:
Conferme d’ordine:
Modifica/annullamento ordini:
Documenti di trasporto:
INVOICE
ORDERS
ORDRSP
ORDCHG
DESADV
• Molto difficile trovare sul mercato un gestionale
che includa la gestione dei messaggi “EDI”
• I messaggio “EDI” dovrebbero essere uno
standard internazionale, in realtà esistono delle
personalizzazioni a seguito delle richieste dei
clienti.
• Nel caso si volesse acquistare una soluzione
esterna occorre porre particolare attenzione alla
possibilità di parametrizzazione e di
personalizzazione, per evitare una
manutenzione continua dei programmi.
• Molto importante anche poter disporre di un
ambiente di test per poter fare delle verifiche di
trasmissione senza avere ripercussioni
sull’ambiente effettivo.
• Fondamentale la scelta del “EDIProvider” con
esperienza nel proprio settore applicativo, ed al
fine di ridurre i costi.
• Nel caso in cui il medesimo provider sia
utilizzato da entrambe le parti si risparmia sui
costi di trasmissione/gestione oltre a
semplificare la struttura di controllo.
• I messaggi “EDI” richiedono un’implementazione
continua come conseguenza di nuove normative
(vedi Art.62) o per accresciute richieste da parte
dei clienti.
• I messaggi “EDI” sono spediti in modo
automatico al nostro “EDIProvider” che provvede
al controllo formale, alla traduzione nel formato
richiesto dal cliente e all’invio al “EDIProvider”
del destinatario.
BALOCCO SpA – Database
Documentale dal 2002
• Il Database documentale è fondamentale per
l’archiviazione e la reperibilità dei documenti, ivi
compresi quelli legati al ciclo attivo e passivo.
• Aree aziendali interessate: Tutte
• Collaboratori esterni collegati:
–
–
–
–
Forza vendita
Piattaforme distributive
Terzisti
Trasportatori
• Utenti totali collegati: alcune centinaia
• Documenti: circa 10 milioni
Le nostre esigenze erano quelle di avere uno
strumento con le seguenti caratteristiche:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Gestione integrata del Cluster, per poter disporre di un
ambiente alternativo in caso di caduta o problemi e per
differenziare il carico di lavoro.
Gestione integrata della messaggistica (posta elettronica,
forum, database domande e risposte, chat .……)
Gestione integrata di ruoli ed autorizzazioni
Gestione integrata di Workflow ed attività/impegni
Possibilità di lavorare sia on-line che off-line
Gestione integrata di ambiente client-server e Web-server
Gestione integrata di Web-Services
Gestione integrata della sincronizzazione Client<>Server
Capacità di interazione con diverse tipologie di database.
Gestione integrata della “deduplica”
Gestione integrata delle Versioni/Revisioni dei documenti
Possibilità di personalizzazioni tramite linguaggi di
programmazione
• Non tutte queste caratteristiche erano disponibili
all’avvio nel lontano 2002, molte di queste sono
state integrate in modo nativo negli anni
successivi, alcune sono state realizzate tramite il
linguaggio di programmazione interno.
• Sono preferibili soluzioni che utilizzano linguaggi
di programmazione “non proprietari”, standard,
di larga divulgazione, magari con annessi
strumenti evoluti di programmazione ad oggetti
con “tools” di sviluppo integrato
autodocumentanti.
• Tutti i documenti del ciclo attivo e passivo sono
archiviati nel nostro database documentale.
• L’alimentazione di questi documenti è
automatica:
• Il ciclo attivo viene alimentato direttamente dal
nostro gestionale,
• Il ciclo passivo viene alimentato
automaticamente dalla scansione dei documenti
ricevuti, precedentemente catalogati tramite
etichetta-barcode.
• Sia i documenti del ciclo attivo che passivo sono
collegati in modo dinamico al gestionale e
relazionati gerarchicamente tra di loro: OrdineBolla-Fattura-Nota Credito …..
INVIO AUTOMATICO DELLE FATTURE NON EDI
Il database documentale elabora continuamente i
nuovi documenti acquisiti sulla base di regole
predefinite
Automatizza
• L’archiviazione “sostitutiva” o tradizionale
• La spedizione
Distinguendo per il ciclo attivo le seguenti modalità:
– fatture “EDI” solo archiviazione
– fatture via “PEC”, per tutti i clienti soggetti
all’Art.62 che hanno accettato questa modalità.
– fatture via mail di tipo ordinario per i clienti che
non ricadono nel punto (1)
– fatture via posta ordinaria H2H o massiva per i
clienti che non ricadono nei punti (1) e (2)
• Il database documentale consente di automatizzare
il processo di contabilizzazione delle fatture con
calcolo automatico della data scadenza del
pagamento, sulla base delle ricevute di consegna
della posta “PEC” o in assenza di queste sulla base
delle conferma di consegna inserite dal
trasportatore direttamente nel portale aziendale
(integrato nel database documentale)
• Infine il database documentale reperisce i certificati
identificativi dei documenti archiviati in “sostitutiva” e
li cede al “Gestionale” per eventuali necessità.
• L’archiviazione sostitutiva non ha comportato
ulteriori sviluppi perché i processi erano già stati
definiti per l’archiviazione gestionale,
semplicemente alcuni tipi di documenti vengono
ceduti al Server di Archiviazione sostitutiva
• Grazie per l’attenzione
• A disposizione per eventuali domande
NEL 2010 IN AZIENDA È STATA ATTIVATA LA PROCEDURA DI APPROVAZIONE FATTURE MEDIANTE LA GESTIONE
DOCUMENTALE DEL CICLO PASSIVO
1. Al ricevimento delle fatture, l’ufficio amministrativo procede alla suddivisione delle stesse per ufficio di competenza in
base a chi ha eseguito l’ordine di acquisto:
• sui documenti viene applicata un’etichetta con codice a barre alfanumerico che identifica l’anno di competenza, l’ufficio di riferimento ed il
numero progressivo del documento:
Es. 13AU CED0139
Anno di
ricevimento
Ufficio di
competenza
Numero progressivo di ricevimento
2. Dopo l’etichettatura, mediante l’esecuzione della scansione delle fatture, esse vengono caricate automaticamente sul
Programma della Gestione Documentale nella sezione CICLO PASSIVO.
In tale sezione sono riepilogate tutte le fatture ricevute e processate mediante l’etichettatura divise nelle seguenti categorie:
•
APPROVATO - DA REGISTRARE (Documenti ricevuti, approvati dagli uffici di competenza ma ancora da contabilizzare)
•
APPROVATO – REGISTRATO (Documenti ricevuti, approvati dagli uffici di competenza e registrati in contabilità)
•
APPROVATO – SOLO RIGHE DI COMPETENZA (Documenti ricevuti ed approvati parzialmente in quanto di competenza di più uffici)
•
DA APPROVARE DALL’UFFICIO DI COMPETENZA (Documenti al controllo degli uffici di competenza)
•
DA DESTINARE (Documenti scansionati ancora da inviare all’approvazione degli uffici di competenza)
3. Una volta scansionate, le fatture vengono elencate nel gruppo DA DESTINARE ed inviate all’approvazione dell’Ufficio
Competente.
•
L’invio all’Ufficio di Competenza avviene mediante selezione di ogni singolo documento dal gruppo DA DESTINARE
•
Viene selezionata l’azione “esegui azione e chiudi” ed invia agli uffici di competenza” in questo modo si attribuisce il codice fornitore relativo e viene
effettuato l’invio all’Ufficio di Competenza;
•
In questa fase si possono indicare più uffici competenti nel caso in cui la fattura debba passare all’approvazione di più uffici.
4. Dopo l’invio l’Amministrazione fornitori trova il documento nella sezione DA APPROVARE DALL’UFFICIO DI COMPETENZA
5. Contemporaneamente l’Ufficio di Riferimento visualizza la fattura di competenza che deve approvare
•
L’ufficio che approva, aprendo il documento e selezionando “esegui azione e chiudi” ha la possibilità di selezionare più opzioni:
-
Approva solo righe di mia competenza
Approva tutte le righe
Non di mia competenza
Possono essere inserite delle note di commento sul documento in questione.
•
Dopo aver selezionato l’opzione desiderata, conferma con OK approvando in tale modo il documento per l’amministrazione fornitori.
6. Con l’approvazione il documento viene visualizzato dall’amministrazione fornitori nel gruppo APPROVATO - DA REGISTRARE
Nel caso di più uffici di competenza, il documento diventa APPROVATO - DA REGISTRARE solo dopo l’approvazione di tutti gli uffici interessati e viene
visualizzato quindi nella categoria APPROVATO – SOLO RIGHE DI COMPETENZA.
Nel caso di documento inviato erroneamente ad un ufficio e quindi da esso respinto, il documento viene visualizzato nella categoria RESPINTO – NON DI MIA
COMPETENZA e l’amministrazione provvede alla ridestinazione
..
7. Con la registrazione in contabilità, attraverso l’inserimento del codice a barre corrispondente alla fattura registrata in apposito
campo, il Programma di Gestione Documentale abbina il numero di protocollo IVA e gli estremi del documento da contabilità
generale al documento processato e trasferisce il documento nella categoria APPROVATO – REGISTRATO
Da questo momento il documento è consultabile e stampabile gestendolo solamente dal programma.
Con lo stesso programma viene gestito l’invio telematico delle lettere di bonifico a fornitore; una volta effettuato il pagamento tramite il programma di
contabilità, le lettere vengono automaticamente trasferite sul programma di gestione documentale ed inviate nelle notte ai destinatari tramite mail.
Le lettere di bonifico vengono archiviate in una sezione apposita, consultabile da tutti gli utenti autorizzati.