Diapositiva 1 - Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti

Il ruolo delle procedure nella
gestione dello studio professionale
Michele D’Agnolo
Organizzare lo Studio
Coordinamento di
PROCESSI, AZIONI E COMPORTAMENTI
EFFICACIA
EFFICIENZA
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Da dove partire
Stabilire e ribadire le ragioni che sorreggono
le scelte che lo studio professionale compie
(obiettivi e azioni)
Vision
Mission
Valori
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Obiettivi
L’organizzazione per processi
Consente di identificare e comprendere:
• l’impiego effettivo delle risorse dello studio (umane, materiali,
intellettuali, ....)
• le responsabilità
• eventuali criticità e attività ridondanti
presidiare, gestire e monitorare costantemente i fattori critici
che interessano trasversalmente tutti i processi coinvolti nella
realizzazione e nell’erogazione della prestazione professionale
finale.
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Cos’è un processo
Regole e vincoli
PROCESSO
A
A
A
A
A
A
Strumenti e risorse
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OUTPUT
CLIENTE
INPUT
Processo: “Redazione delle dichiarazioni fiscali delle
persone fisiche”
Regole e vincoli
Disposizione contrattuali
Regole e vincoli
Normativa cogente
INPUT
 Richiesta
del cliente
1.
2.
3.
4.
5.
Raccolta documenti
Verifica dei documenti
Stesura della dichiarazione
Controlli
Raccolta delle firme
OUTPUT
INVII
TELEMATICI
 Dichiarazione
fiscale
Strumenti e risorse
 Socio/professionista di
riferimento/impiegato
 Software elaborazione
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Strumenti e risorse
La mappatura dei processi
• Processi primari (o operativi): necessari per produrre il prodotto
o servizio
• Processi secondari (o di supporto): necessari alla gestione e
realizzazione dei processi primari
• Processi direzionali (o strategici):necessari a definire le
politiche, la pianificazione strategica, a fissare gli obiettivi e ad
assicurare la disponibilità delle necessarie risorse
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Un esempio di mappa dei processi per uno
studio commercialista
PRIMARI
SECONDARI
DIREZIONALI
Processo contabilità generale
Gestione delle RU
Pianificazione strategica
Processo bilanci
Gestione sistema informatico
Definizione obiettivi e
indicatori
Amministrazione
Pianificazione miglioramento
(....)
(....)
Processo dichiarazioni dei
redditi
Processo contenzioso
tributario
(....)
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La descrizione dei processi
• Descrizione delle attività costitutive
(“cosa si fa”)
• Descrizione delle modalità operative
(“come lo si fa”)
• Identificazione di ruoli e responsabilità
(“chi lo fa”)
9
La diagnosi dei processi
SITUAZIONE
ATTUALE
GAP
INTERVENTI
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SITUAZIONE
DESIDERATA
Interventi di miglioramento sui processi:
stabilire nuove regole
• La struttura (“chi fa”)
–
–
–
–
–
Ridefinizione delle responsabilità
Riallocazione delle risorse
Piani di assunzione, riassegnazione e fuoriuscita
Revisione di ruoli e posizioni
Piani di addestramento/formazione
• Modalità operative (“come”)
– Ridefinizione delle modalità operative delle attività (ad es. le
ridondanze e le attività di controllo inappropriate o inefficaci)
– Revisione dei flussi operativi
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Il monitoraggio dei processi
• Indicatori di performance dei processi
OBIETTIVO
ANNO 2009
RISULTATO
ANNO 2009
12
OBIETTIVO
ANNO 2010
Il monitoraggio dei processi: un esempio
 Processo: Redazione delle dichiarazioni fiscali delle persone fisiche
 Indicatore: % dichiarazioni pronte per l’invio tre giorni prima della scadenza
di legge ( monitoraggio dell’efficienza del processo)
 Modalità di rilevazione: utilizzo di software dedicato
 Frequenza di rilevazione: annuale
OBIETTIVO
2009
RISULTATO
2009
OBIETTIVO
2010
95%
80%
90%
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Documentare i processi
•
•
•
•
•
Soddisfa esigenze di:
CHIAREZZA (compiti)
TRASPARENZA (responsabilità)
EFFICACIA (obiettivi)
EFFICIENZA (risorse)
CONDIVISIONE (conoscenze)
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La procedura descrive...
Qual è l’output del processo
Il flusso delle attività che l’hanno generato
Come vengono svolte le attività
Chi svolge le attività descritte
Quali sono i fattori di vincolo
Quali controlli vengono eseguiti durante lo svolgimento
delle attività
• Come si dimostra che le attività sono state svolte o i
controlli sono stati eseguiti
•
•
•
•
•
•
15
La check list
Check list Bilanci
Attività
Check
……….
□
………………
□
Registrazioni di rettifica:
□
Ratei personale dipendente
□
TFR personale dipendente
□
Ratei e risconti:
□
Interessi bancari
□
.....
□
Leasing
□
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Svalutazione crediti
□
Le non conformità
• NON CONFORMITA  qualcosa non è stato
fatto come previsto
• La non conformità è il mancato
soddisfacimento di un requisito:
– Stabilito dallo studio
– Stabilito dal cliente
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Non conformità: cosa fare?
Si applica una CORREZIONE
•
Si mettono in atto immediatamente dopo che si è venuti a conoscenza del
problema, tutte le azioni necessarie a minimizzarne l’impatto
•
Queste azioni sono solo di contenimento dei danni e non intervengono a
correggere definitivamente il problema.
•
Esse sono rivolte a:
– Spegnere il fuoco
–
valutare i danni
–
Contenere tutti gli effetti
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Non conformità: cosa fare?
ANALIZZARE LE CAUSE
• La non conformità identificata non è il
problema vero
• È necessario andare alla radice del
problema e scoprire le ragioni che spieghino
PERCHE’ un problema o un incidente si è
verificato
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Non conformità: cosa fare?
Si applica un’AZIONE CORRETTIVA
• Azione volta a rimuovere la causa che ha
generato la non conformità, al fine di evitarne
il ripetersi
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In conclusione
SUPERARE LE
CRITICITA
SISTEMA DI
PROCEDURE
INTERNE
EFFICACIA
+
EFFICIENZA
CHIARA ATRIBUZIONE
DI RESPONSABILITA
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Conclusioni
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