PROCEDURE OPERATIVE Revisione 2015

ISTITUTO COMPRENSIVO STATALE “DE NICOLA - SASSO”
C.so Vittorio Emanuele,77 - 80059 TORRE DEL GRECO (NA)
Cod. Fisc. 95170080634 - Cod. Mecc. NAIC8CS00C
36° Distretto Scolastico Tel./ Fax 081 882 65 00
e-mail : [email protected] - http:// www.icsdenicolasasso.gov.it
PEC: [email protected]
PrQ
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M.I.U.R.
U.S.R. per la Campania
Direzione Generale
CERTIFICATA SGQ UNI - EN - ISO 9004:2009
Polo Qualità di Napoli
PROCEDURE
REV. n. .02/15
FRONTESPIZIO
ISTITUTO COMPRENSIVO STATALE “DE NICOLA - SASSO”
C.so Vittorio Emanuele,77 - 80059 TORRE DEL GRECO (NA)
Cod. Fisc. 95170080634 - Cod. Mecc. NAIC8CS00C
36° Distretto Scolastico Tel./ Fax 081 882 65 00
e-mail : [email protected] - http:// www.icsdenicolasasso.gov.it
PEC: [email protected]
Direzione Generale
CERTIFICATA SGQ UNI - EN - ISO 9004:2009
Polo Qualità di Napoli
PROCEDURE
REV. n. 02/15
PrQ
CAPITOLI MQ
M.I.U.R.
U.S.R. per la Campania
INDICE PROCEDURE
PROCEDURA OPERATIVA (PO)
PAGINA
Capp. 1, 2, 3
Nessuna procedura
Cap. 4
PO. 11 – ACCERTAMENTO E GESTIONE BES
34
Cap. 6
PO. 01 – TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE
3
Cap. 6
PO. 02 – TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI
10
Cap. 6
PO. 07 – GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DIDATTICA
24
Cap. 6
PO. 10 – GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA
25
Cap. 7
PO. 08 – PIANIFICAZIONE E CONTROLLO ATTIVITÀ DIDATTICHE
-
Cap. 7
Piani di lavoro nei tre ordini di scuola.
(ML IO 7/A – ML IO 7/A2 – ML IO 7/A3)
PO. 09 – STESURA DEL POF
Cap. 8
PO. 03 – GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI
30
Cap. 8
PO. 04 – AZIONI PREVENTIVE E CORRETTIVE
17
Cap. 8
PO. 05 – TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE NON CONFORMITÀ
12
Cap. 9
PO. 06 – STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO
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-
-
PO. 01 - GESTIONE E ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
1. SCOPO.
Lo scopo di questa procedura è descrivere le modalità utilizzate per tenere sotto controllo i
documenti e i dati che hanno relazione con il SGQ, al fine di assicurare che siano disponibili, dove si
svolgono le attività, i documenti sempre in edizioni aggiornate e che siano sistematicamente eliminate
le copie superate.
Il Sistema di controllo della documentazione deve consentire di:
 identificare la documentazione presente, il relativo stato di aggiornamento e le responsabilità di
elaborazione, verifica ed approvazione;
 identificare le persone o le funzioni cui ogni documento va o è stato distribuito;
 definire gli elementi caratteristici di un documento e le attività necessarie per la sua emissione;
 definire i criteri di gestione delle modifiche;
 assicurare che vengano utilizzate solo edizioni aggiornate dei documenti.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE.
La procedura si applica alla gestione dei documenti che hanno attinenza al Sistema Gestione Qualità.
Si distinguono in documenti prescrittivi del Sistema Qualità e documenti di Registrazione della
Qualità.
Per documenti prescrittivi si intendono quei documenti che descrivono il Sistema Gestione Qualità e
definiscono, in conformità alle norme ISO 9000, le modalità operative con cui sono svolte le diverse
attività.
Comprendono tutti quei documenti che sono utilizzati per implementare e mantenere il Sistema
Gestione Qualità:
 La documentazione descrittiva del Sistema Qualità (Manuale Sistema Qualità, Procedure
Operative, Istruzioni Operative)
 Le leggi, norme e standard di origine esterna utilizzati come riferimento per lo svolgimento di
tutte le attività dell’I.C.S “ De Nicola- Sasso”
I documenti di Registrazione della Qualità sono quelli che attestano il raggiungimento della Qualità
richiesta e l’effettiva applicazione del Sistema Qualità, fornendone evidenza oggettiva. Questi
documenti attestano esecuzione delle seguenti attività:








riesami del Sistema Qualità
riesame dei requisiti del servizio
gestione delle risorse
pianificazione e gestione dei processi
controllo processi
valutazione dei fornitori
trattamento non conformità e azioni correttive e preventive
verifiche ispettive interne.
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3. RESPONSABILITÀ.
DIRIGENTE
SCOLASTICO
E’ responsabile della comunicazione interna ed esterna dell’Istituto
Gestisce e coordina la comunicazione con le Istituzioni nazionali e locali.
Gestisce la comunicazione con le Reti e con il territorio
Convoca e coordina il gruppo di lavoro per la stesura del ‘Piano per la
Comunicazione’
Relaziona al Consiglio d’Istituto sugli esiti e sui risultati del ‘Piano’
GRUPPO
LAVORO
DI Stende il ‘Piano per la Comunicazione’ come sezione del POF d’Istituto
Monitora il ‘Piano’ e sulla base degli esiti propone azioni di miglioramento
RESPONSABILI DI Cura la gestione dei processi di comunicazione relativi all’area di intervento
PROGETTO
secondo le indicazioni del ‘Piano’
SEGRETERIA
Archivia i materiali e ne assicura l’accessibilità e la conservazione.
4. DESCRIZIONE DELLA ATTIVITÀ.
Ogni documento prescrittivo del sistema qualità viene identificato con un cartiglio indicante la data e
lo stato di revisione, la codifica indicante la natura del documento, la firma di chi lo ha redatto e di chi
lo ha verificato ed approvato.
Elementi identificativi di un documento
1.
Codice numerico o alfanumerico che identifichi univocamente il documento.
2.
Titolo del documento.
3.
Data ultima di revisione e indice di revisione.
4.
Numero sequenziale e totale delle pagine.
Vengono, inoltre, osservate le seguenti prescrizioni:


per documenti elaborati al computer deve esistere almeno una copia cartacea;
è necessario predisporre un elenco di distribuzione del documento originale e dei successivi
aggiornamenti;
 vanno ritirati tutti i documenti superati; per le copie in bianco residue è prevista la distruzione.
Le codifiche utilizzate sono le seguenti:
-
Manuale della Qualità = MQ
Procedure = P + numero progressivo
Schede di Registrazione = titolo del documento :
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Tutti i documenti del sistema qualità, vengono formalmente redatti dal Responsabile della Qualità,
eventualmente su bozza fornita dalla persona proponente.
Tutti i documenti di carattere prescrittivo sono formalmente approvati, tramite firma, dal Dirigente
Scolastico.
Tutti i documenti di tipologia principale (Manuale Qualità, Procedure, modulistica, istruzioni, etc.),
prima della loro emissione, devono essere soggetti ad un iter di stesura, verifica ed approvazione.
Evidenza di questi passaggi deve essere data attraverso le firme, riportate sulla prima pagina del
documento a piè di pagina, di chi ha redatto il documento, di chi lo ha verificato, di chi lo ha
approvato ed infine la data di approvazione.
Tutti i documenti di tipologia principale sono documenti in continua evoluzione, pertanto possono
essere corretti, adattati, rivisti al fine di migliorare continuamente l’efficienza del sistema. Le modalità
relative al loro aggiornamento e riapprovazione, sono del tutto simili a quelle relative alla prima
emissione; le responsabilità di redazione dell’aggiornamento, di verifica e di approvazione sono quelle
identificate per la prima emissione.
Tutte le modifiche saranno riportate sulla prima pagina di ogni documento in una tabella
appositamente predisposta che riporta: la data delle modifiche, il documento modificato, l’indice di
revisione, la descrizione delle modifiche ed eventuali riferimenti.
Ogni qualvolta un documento viene modificato si dovrà provvedere al ritiro dei documenti superati,
alla loro sostituzione, e si dovrà assicurare che siano presenti solo versioni aggiornate.
L’aggiornamento del documento, oltre ad essere segnalato sul documento stesso, viene anche
segnalato sull’elenco generale dei documenti.
Le riunioni in cui vengono prese decisioni che influenzano la qualità vanno verbalizzate.
Il responsabile qualità conserva una copia di tutti i documenti del SGQ e mantiene aggiornato il loro
stato di revisione.
Molti documenti di registrazione, richiamati anche nelle procedure, sono di origine esterna, in quanto
provengono da altri enti, quali il MIUR, la Direzione Scolastica Regionale ecc. Questi documenti, quando
necessario, sono comunque citati all’interno delle procedure di riferimento.
Per quanto riguarda la gestione dei documenti di origine esterna, l’aggiornamento legislativo è
garantito direttamente dal MIUR e dalla Direzione Scolastica Regionale che, ognuno per le parti di
propria competenza inviano sia in forma cartacea che informatica leggi, circolari e disposizioni.
La direzione amministrativa raccoglie inoltre pubblicazioni e riviste di approfondimento sui temi di
particolare importanza.
Tutta la corrispondenza cartacea (fax e posta) proveniente dall’esterno è gestita dall’ufficio protocollo
ed è conservata nell’archivio di segreteria.
La distribuzione della documentazione esterna agli interessati è fatta su indicazione del Dirigente
Scolastico e del DSGA, in funzione dei diversi compiti e responsabilità assegnati.
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Nella tabella sono indicate responsabilità e modalità di gestione nelle diverse fasi:
Tipo di
posta
Cartacea
Ritiro
Registrazione
Apertura
Ricevimento
Giornaliera Da parte del
all’ufficio
DS o suo
postale
espresso
delegato
Ufficio
Protocollo
Vaglia
Destinazione
Dirigente o
suo
sostituto
Conservazione
Archivio di
segreteria
Originale
Agli atti
Elettronica: Giornaliero Responsabile
ufficio
a) internet
protocollo
b) intranet
All’occasione
Fax
A mano
All’occasione
Dirigente
Ufficio
Protocollo
Dirigente o
suo
sostituto
Addetto al
centralino
Ufficio
Protocollo
Dirigente
Destinatario
Se necessario
come sopra
Se
necessario
come
sopra
DSGA
Se necessario
come sopra
Se necessario
come sopra
5. INDICATORI DI PROCESSO.
 realizzare un’organizzazione che abbia il pieno controllo sulle componenti umane, tecniche e
gestionali che determinano la Qualità dei processi e dei servizi;
 assegnare in maniera chiara ed inequivocabile ruoli, mansioni e responsabilità;
 migliore l’organizzazione.
6. RIFERIMENTI.
Manuale della Qualità, UNI EN ISO 9004: 2009, PUNTO 6.7.2
7. ARCHIVIAZIONI.
 L’elenco dei documenti della qualità, relativamente ai documenti di registrazione, riporta i
tempi ed i luoghi di archiviazione.
 L’archiviazione è a cura del responsabile di ogni singola attività che cura anche la loro
eliminazione alla fine del tempo di conservazione previsto.
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8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI.
Cfr. capitolo 3 del Manuale della Qualità.
9. ALLEGATI. :
Lista di Distribuzione Documenti.
Piano delle comunicazioni interne in forma schematica
Procedura di sistema per la comunicazione interna
Lista di Distribuzione Documenti
DOCUMENTI
R
C
TEMPI
RSQ
INIZIO INCARICO E AD OGNI
MODIFICA
RSQ
INIZIO INCARICO E OGNI 4
MESI
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTAZIONE
RSQ
OGNI 4 MESI
Riordino della documentazione
RSQ
RP
ML RECLAMO
RSQ
RP
Esame richieste modifica
RSQ
DS RP
QUANDO VIENE PRESENTATA
RICHIESTA DI MODIFICA
FORMULAZIONE SCRITTA DELLA
RICHIESTA
RSQ
DS R
QUANDO VIENE PRESENTATA
RICHIESTA DI MODIFICA
NUOVO DOCUMENTO
RSQ
Rimozione documenti superati
RSQ
Supervisione conservazione
materiale
RSQ
MQ- PrQ-IO-ML
MANUALE MQ
PrQ DOCUMENTATE
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SECONDO I TEMPI INDICATI
Piano delle comunicazioni interne in forma schematica
Area: comunicazione interna
Tipologia: circolare
Strumento/supporto
tempistica
stesura
trasmissione
accesso
controllo
archiviazione
 Registro delle
comunicazioni
 Sito web
 supporto
cartaceo/digitale
Diffusione
con
preavviso
di 2 giorni
DS o
suo
delegato
 Lettura in
classe
 Docenti in
servizio
 Pubblicazione
sul sito Web
 Personale
ATA
 Gestore
sito WEB
Annotazione Segreteria:
sul giornale registro del
di classe.
protocollo
Destinatario: docenti e personale ATA
Area: comunicazione interna di carattere informativo
Tipologia: circolare
Destinatario: docenti- alunni- genitori
 Circolare
divulgativa su
supporto cartaceo
per personale
interno e famiglie
 Registro delle
comunicazioni
 Sito web
Diffusione
con
preavviso
di almeno 8
giorni
F.S. di
riferimento
 Lettura in
classe
 Distribuzio
ne o
dettatura
informativa
 Pubblicazio
ne sul sito
Web
 Personale
 ATA
 Gestore
sito WEB
Annotazion
e sul
giornale di
classe.
Segreteria:
registro del
protocollo
Procedura di sistema per la comunicazione interna
Al fine di assicurare una corretta, sistematica e tempestiva circolazione delle informazioni, punto di
debolezza della nostra istituzione, ed un maggior controllo delle attività, si predispone la seguente
procedura da seguire ogniqualvolta si predispongono attività collaterali alla didattica.
-
Il consiglio di classe o il singolo docente che propone un qualsiasi percorso di integrazione
all’attività didattica, da svolgere a scuola o all’esterno, deve comunicare alla funzione
strumentale di riferimento, utilizzando il modello
ML IO 3/A Richiesta uscita didattica
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La F.S. predisporrà :
1. una
circolare
divulgativa
contenente
le
finalità
educativo-didattiche,
i docenti e le classi coinvolte. Il numero della circolare sarà riportato sul registro di classe e nel
registro on-line alla voce “eventi”. Inoltre la circolare stessa sarà pubblicata sul sito web della
scuola;
2. l’informativa-autorizzazione da inviare ai genitori , usando il modello previsto ML IO 3 E o, in
alternativa, dettando l’avviso agli alunni. In tale informativa sarà specificata eventuale cifra da
versare e il termine ultimo per il versamento, che dovrà essere rigoroso e antecedente l’uscita
almeno di due giorni, al fine di un’ efficace organizzazione sia dell’attività stessa che della
regolarità dello svolgimento delle lezioni in sede;
3. comunicazione alla propria responsabile di plesso ed alla RQS indicando il numero e il
nominativo dei docenti accompagnatori e il numero degli alunni partecipanti , lasciandone
l’elenco nelle relative classi;
4. relazione finale riguardante l’attività attraverso il modello
ML IO 3/C Relazione finale uscite didattiche/ viaggi di istruzione
5. raccoglie , se esistenti, i modelli
ML M Segnalazione reclami/Suggerimenti/Osservazioni
6. raccoglie la documentazione dal punto 2 al 5 in un contenitore appositamente
predisposto dal RQS nelle diverse sedi
F/to Il Dirigente Scolastico
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PO. 02 – TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI
1. SCOPO.
La procedura definisce e descrive il processo relativo alla gestione delle registrazioni di principale
importanza ai fini della Qualità. Il termine "registrazione" identifica e comprende qualunque tipo di
registro, schema, modulo, ecc. che descriva, definisca, documenti o certifichi le attività compiute ed i
relativi risultati ottenuti.
Il Sistema di controllo delle registrazioni e questa procedura hanno l’obiettivo di assicurare che le
registrazioni siano predisposte e conservate per fornire evidenza della conformità ai requisiti e
dell’efficace funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità.
Il Sistema di controllo delle registrazioni deve consentire di:
identificare i documenti di registrazione presenti nell’istituto e il relativo stato di
aggiornamento
curare l’archiviazione dei documenti di registrazione
assicurare la loro protezione
assicurare la loro reperibilità
definire la durata della conservazione delle registrazioni e la modalità di eliminazione.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La procedura definisce e descrive il processo relativo alla gestione delle registrazioni di principale
importanza ai fini della Qualità. Il termine "registrazione" identifica e comprende qualunque tipo di
registro, schema, modulo, ecc. che descriva, definisca, documenti o certifichi le attività compiute ed i
relativi risultati ottenuti.
Il Sistema di controllo delle registrazioni e questa procedura hanno l’obiettivo di assicurare che le
registrazioni siano predisposte e conservate per fornire evidenza della conformità ai requisiti e
dell’efficace funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità.
Il Sistema di controllo delle registrazioni deve consentire di:
 identificare i documenti di registrazione presenti nell’istituto e il relativo stato di
aggiornamento
 curare l’archiviazione dei documenti di registrazione
 assicurare la loro protezione
 assicurare la loro reperibilità
 definire la durata della conservazione delle registrazioni e la modalità di eliminazione.
La procedura si applica alla gestione dei documenti che hanno attinenza al Sistema Gestione Qualità.
Si distinguono in documenti prescrittivi del Sistema Qualità e documenti di Registrazione della
Qualità.
Per documenti prescrittivi si intendono quei documenti che descrivono il Sistema Gestione Qualità e
definiscono, in conformità alle norme ISO 9000, le modalità operative con cui sono svolte le diverse
attività.
Comprendono tutti quei documenti che sono utilizzati per implementare e mantenere il Sistema
Gestione Qualità:
La documentazione descrittiva del Sistema Qualità (Manuale Sistema Qualità, Procedure Operative,
Istruzioni Operative)
Le leggi, norme e standard di origine esterna utilizzati come riferimento per lo svolgimento di tutte
le attività dell’IS.
Pagina 10 di 38
I documenti di Registrazione della Qualità sono quelli che attestano il raggiungimento della Qualità
richiesta e l’effettiva applicazione del Sistema Qualità, fornendone evidenza oggettiva. Questi
documenti attestano esecuzione delle seguenti attività:
riesami del Sistema Qualità
riesame dei requisiti del servizio
gestione delle risorse
pianificazione e gestione dei processi
controllo processi
valutazione dei fornitori
trattamento non conformità e azioni correttive e preventive
verifiche ispettive interne.
3. RESPONSABILITÀ.
Le responsabilità nella gestione della registrazione dei documenti della qualità è compito del RSQ.
4. DESCRIZIONE DELLA ATTIVITÀ.
Tra i documenti di Istituto ed i documenti operativi, devono essere individuati tutti quelli che,
possono essere considerati "documenti di registrazione della qualità". Tali documenti vanno riportati
nell'apposito elenco predisposto.
L'elenco dei documenti di registrazione della qualità è un documento dinamico che va aggiornato e
completato parallelamente all'evolversi del Sistema Qualità.
L'individuazione dei documenti di registrazione della qualità, il loro inserimento nel relativo elenco e
la gestione dell'elenco stesso, sono di competenza del Responsabile Qualità.
La gestione delle eventuali modifiche o aggiornamenti dei documenti su cui si effettuano registrazioni
della qualità avviene secondo quanto prescritto dalla procedura n.2.
Il RSQ si sta occupando, coinvolgendo le funzioni strumentali appositamente individuate, di costruire
un sistema di salvataggio dei dati in formato elettronico, così da consentire anche un’archiviazione più
lunga nel tempo dei documenti.
5. INDICATORI DI PROCESSO.
Rintracciabilità e identificabilità dei documenti.
6. RIFERIMENTI.
Manuale della Qualità, UNI EN ISO 9004: 2009, PUNTO 6.7.2
7. ARCHIVIAZIONI.
Tutti i documenti di registrazione della qualità vanno conservati e tenuti a disposizione per un tempo
almeno pari a quello definito nell'indice dei documenti di registrazione della qualità; scaduto tale
termine si stabilirà, caso per caso, quali dei suddetti documenti saranno ulteriormente conservati.
Tutti i documenti devono essere conservati nella cassaforte del DS.
8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI.
Cfr. capitolo 3 del Manuale della Qualità.
9. ALLEGATI.
FASI DELLA REGISTRAZIONE
Pagina 11 di 38
PO. 05 - TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE NON CONFORMITA’
1. SCOPO.
Lo scopo di questa procedura è di assicurare la corretta gestione delle Non Conformità riguardanti
tutti i servizi erogati dall’Istituto, l’andamento della vita scolastica ed il mantenimento del Sistema
Qualità.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutte le attività contemplate nel sistema qualità dell’Istituto.
3. RESPONSABILITÀ.
ATTIVITÀ
Individuazione problema
Trattamento Non Conformità
Verifica Risoluzione problema
Raccolta e valutazione dati
RESPONSABILE
Tutte le funzioni interessate
RGQ e funzioni interessate
RGQ
RGQ
4. DESCRIZIONE DELLA ATTIVITÀ.
Gestione delle Non Conformità
Le Non Conformità possono avere provenienze interna e/o esterna.
Le N.C. Interne si dividono in:
 Non conformità di sistema:
 Le Non Conformità di Sistema scaturiscono dal non conforme adempimento del Sistema
Qualità; esse possono essere di varia natura come ad esempio utilizzo errato dei documenti,
non rispetto di norme (ISO 9004, circolari ministeriali, disposizioni varie) o di procedure
organizzative.
 Non conformità di servizio:
 Per Non Conformità di Servizio si intendono quelle derivate dalla esecuzione errata di servizi
che vanno a discapito della soddisfazione degli utenti. Sono, in generale, Non Conformità
relative alla esecuzione delle attività ed a problemi, anche non previsti, derivanti da tale
esecuzione.
 Non conformità di materiali:
 Non Conformità di Materiali sono quelle che si determinano quando un materiale impiegato o
da consegnare all’utente non è conforme ai requisiti specificati, per motivi imputabili
all’Istituto.
Le N.C. esterne si dividono in:
 Non conformità di servizio e di materiali causate dai fornitori.
 Reclami provenienti dalle parti interessate.
Pagina 12 di 38
Qualora si tratti di non conformità, interne o esterne, relative a materiali e beni fisici, le attività
idonee alla risoluzione del problema possono essere:
 Lo scarto del prodotto
 Il declassamento del prodotto
 Il ripristino del prodotto
 L’utilizzo del prodotto tal quale
 Restituzione del prodotto al fornitore
Il trattamento del prodotto non conforme viene documentato nel modulo “Segnalazione dei
problemi”.
Dal punto di vista operativo le attività sono condotte secondo lo schema seguente:
 Tutte le persone operanti nell’Istituto possono segnalare la presenza di un problema o di una
non conformità relativamente all’andamento delle attività.
 La non conformità, riportata nel modulo “Segnalazione dei problemi”, deve pervenire
tempestivamente al RSQ, che la valuta insieme alla persona che l’ha segnalata e che interpella,
se necessario, altre funzioni dell’Istituto.
 Il RSQ cura, direttamente o tramite le funzioni coinvolte, la risoluzione della non conformità,
ne trascrive l’esito e verifica, se necessario, l’effettiva attuazione di quanto predisposto.
Nei casi in cui:
 la non conformità è particolarmente grave o comunque tale da desiderare l’assoluta certezza
che essa non si verifichi più;
 la non conformità è ricorrente, e quindi si suppone che ci siano delle precise cause di fondo
che la generano;
il RGQ pianifica una azione correttiva, coinvolgendo, in funzione della sua portata il DS, il DSGA ed i
responsabili delle funzioni interessate. L’azione correttiva è volta ad eliminare le cause delle NC ed è
descritta nella Procedura AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE
5. INDICATORI DI PROCESSO.
Tenuta sotto controllo dei problemi per una loro tempestiva risoluzione.
6. RIFERIMENTI.
Manuale della Qualità, Capitolo 8, Monitoraggio, misurazione, analisi e riesame
7.
ARCHIVIAZIONI.
L’archiviazione della documentazione del Riesame è a cura del RSQ che, di concerto con il DS,
stabilisce di custodire una copia in cartaceo nella cassaforte dell’Ufficio del DS ed una copia in formato
elettronico è custodita personalmente dal RSQ.
8.
TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI.
Cfr. capitolo 3 del Manuale della Qualità
9.
ALLEGATI.
1) Lista di Distribuzione Documenti
Pagina 13 di 38
FASI
1
AZIONI
DOC/ML/IL/CL
C
TEMPI
Una NC, può derivare da precedente
reclamo o da precedente rapporto
di audit interno e segnala uno
scostamento riscontrato nelle
caratteristiche di un processo e/o
servizio, rispetto ai requisiti e
prescrizioni specificati, una
carenza nelle procedure gestionali o
nella loro applicazione, oppure
relativamente alla documentazione,
tali da rendere inaccettabile o
indeterminata la qualità del servizio
o di una sua parte.
I clienti dell’istituto possono ritirare
presso la postazione dei
collaboratori scolastici all’ingresso,
appositi moduli per la dichiarazione
di NC. Il modulo va consegnato al
collaboratore scolastico o all’ufficio
di Segreteria.
ML: ANNUNCIO NC
Se si tratta di NC si prosegue come
indicato nella fase 3, se si tratta di
guasto si passa alla fase 10.
3
Nel caso il RSQ, in occasione degli
incontri del GdM, rilevi una NC
provvede alla sua registrazione sul
registro delle NC, sul quale annoterà
CL: REGISTRO NC
anche la sua risoluzione.
Il RSQ, in collaborazione con il GdM,
dopo aver individuato il MP di
riferimento e la specifica sezione,
comunica la NC al RP coinvolto per
valutare, in stretta collaborazione, la
gravità della NC. Le NC si classificano ML: RAPPORTO DI
in minori e maggiori. Per NC minori si NC
intende quelle che possono essere
risolte singolarmente adottando le
prassi previste nei contesti specifici.
Per NC maggiori si intende quelle per
cui il ripristino dell’anomalia
riscontrata richiede interventi
correttivi e specifici provvedimenti di
modifica di processi, procedure,
modalità operative. Il RSQ, il GdM e il
RP coinvolto classificano la NC in
minore o maggiore. In entrambi i casi
il RSQ, in collaborazione con il RP
provvede alla compilazione della
Pagina 14 di 38
RSQ
CLIENTE
ML: RAPPORTO DI VII RP
2
4
R
RSQ
RSQ
GdM
RP
SECONDO
NECESSITA’
prima parte del rapporto di NC.
5
La NC rilevata può essere minore o
maggiore. Nel caso di NC maggiore si
procede come indicato nella fase 6,
nel caso di NC minore si passa alla
fase 8.
6
Nel caso sia stata individuata una NC
maggiore, il RSQ, il GdM e il RP
coinvolto, pianificano e realizzano
opportune AC, come indicato nelle ML: RAPPORTO DI
specifica PR. 5.2.1.Il RSQ annota il
NC
tipo di azione intrapresa anche sul
rapporto di NC.
7
8
9
Le AC intraprese devono essere
verificate dal RSGDM, per valutarne
l’efficacia. Nel caso non risultino
efficaci al fine della risoluzione del
caso, è necessario ridefinire nuove
AC (fase 6) ed, eventualmente,
valutare nuovamente la NC (fase 4).
Se la NC è di tipo minore, il RP può
definire la proposta di risoluzione e
attuare il trattamento della NC,
comunicandoli al RSQ tramite
consegna del rapporto di NC.
RSQ
ML: RAPPORTO DI
NC
Il RSQ annota la risoluzione della NC
sul registro NC, che verrà preso in
esame, insieme alla
CL: REGISTRO NC
documentazione di riferimento,
durante il successivo Riesame della
Direzione.
Pagina 15 di 38
RSQ
Gd
M
RP
RP
RSQ
RSQ
QUANDO LA
NC E’ STATA
RISOLTA
2) Segnalazione problemi.
FC
FASI
1
INIZIO
2
RILEVAZIONE
NC
3
4
NC?
5
6
REGISTRAZIONE
NC
7
8
VALUTAZIONE
NC
9
NC?
Pagina 16 di 38
MAGGIORE
PO. 04 - AZIONI PREVENTIVE E CORRETTIVE
1.
SCOPO.
Questa procedura descrive le modalità adottate per la gestione delle azioni correttive e/o preventive,
al fine di eliminare o prevenire le cause di possibili non conformità.
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutte le attività contemplate nel sistema qualità dell’Istituto.
3.
RESPONSABILITÀ.
ATTIVITÀ
Individuazione problema
Raccolta e valutazione dati
RESPONSABILE
Tutte le funzioni interessate
RGQ
Individuazione Azioni Correttive,
RGQ; Dirigente scolastico, staff, DSGA.
Preventive e di Miglioramento
Verifica efficacia delle Azioni Correttive e RGQ
Preventive
4. DESCRIZIONE DELLA ATTIVITÀ.
Dal punto di vista operativo le attività sono condotte secondo lo schema seguente:
 Tutte le persone operanti nell’Istituto possono segnalare la presenza di un problema o di una
non conformità relativamente all’andamento delle attività.
 La non conformità, riportata nel modulo “Segnalazione dei problemi”, deve pervenire
tempestivamente al RSQ, che la valuta insieme alla persona che l’ha segnalata e che interpella,
se necessario, altre funzioni dell’Istituto.
 Il RSQ cura, direttamente o tramite le funzioni coinvolte, la risoluzione della non conformità,
ne trascrive l’esito e verifica, se necessario, l’effettiva attuazione di quanto predisposto.
Nei casi in cui:
 la non conformità è particolarmente grave o comunque tale da desiderare l’assoluta certezza
che essa non si verifichi più;
 la non conformità è ricorrente, e quindi si suppone che ci siano delle precise cause di fondo
che la generano;
il RGQ pianifica una azione correttiva, coinvolgendo, in funzione della sua portata il DS, il DSGA ed i
responsabili delle funzioni interessate. L’azione correttiva è volta ad eliminare le cause delle NC e si
articola nelle seguenti fasi:





Analisi della non conformità ed individuazione delle cause che l’hanno generata.
Analisi delle cause individuate.
Scelta dell’azione correttiva da adottare.
Esecuzione dell’azione correttiva e verifica della sua corretta attuazione.
Valutazione dopo un tempo prestabilito dell’efficacia dell’azione intrapresa.
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Tipiche azioni correttive sono ad esempio: la modifica di una procedura o di un comportamento, la
pianificazione di un intervento di formazione, l’eliminazione di un fornitore. Una azione correttiva può
essere data anche dalla combinazione di più attività.
Le azioni correttive, il cui avvio è registrato dal RGQ, sono poi registrate e chiuse, sempre ad opera del
Responsabile Qualità in ELENCO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE.
Le azioni correttive intraprese nel corso dell’anno devono essere riportate e discusse in sede di
riesame della direzione.
Azioni Preventive.
Le azioni preventive, a differenza di quelle correttive, non partono da una non conformità in atto o
comunque già segnalata, ma dalla valutazione che una non conformità si possa verificare.
Una azione preventiva tipica nasce ad esempio dal venire a conoscenza di un possibile problema
dall’esterno (da un altro istituto o dal Ministero) o dalla rilevazione di una tendenza in atto che
potrebbe sfociare in problemi più gravi.
Per le azioni preventive non esiste uno specifico modulo in quanto esse possono essere
estremamente varie nella loro natura e nella loro conduzione.
In ogni caso:
 Tutte le persone possono segnalare al RGQ il possibile sorgere di problemi.
 il RGQ pianifica una azione preventiva, coinvolgendo, in funzione della sua portata il DS, il
DSGA ed i responsabili delle funzioni interessate.
L’azione correttiva è volta ad eliminare le cause della potenziale NC e si articola nelle seguenti fasi:
 Analisi delle cause della possibile Non Conformità (NC).
 Scelta dell’azione preventiva da adottare.
 Esecuzione dell’azione pianificata e verifica della sua corretta attuazione.
 Valutazione dopo un tempo prestabilito dell’efficacia dell’azione intrapresa.
Le azioni preventive sono registrate e chiuse, ad opera del Responsabile Qualità, nell’ELENCO AZIONI
CORRETTIVE E PREVENTIVE.
Le azioni preventive intraprese nel corso dell’anno devono essere riportate e discusse in sede di
riesame della direzione.
5.
INDICATORI DI PROCESSO.
Tenuta sotto controllo dei problemi per una loro tempestiva risoluzione.
6. RIFERIMENTI.
Manuale della Qualità, Capitolo 8, Monitoraggio, misurazione, analisi e riesame
7. ARCHIVIAZIONI.
L’archiviazione della documentazione del Riesame è a cura del RSQ che, di concerto con il DS,
stabilisce di custodire una copia in cartaceo nella cassaforte dell’Ufficio del DS ed una copia in formato
elettronico è custodita personalmente dal RSQ.
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8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI.
Cfr. capitolo 3 del Manuale della Qualità
9. ALLEGATI.
1) Lista di Distribuzione Documenti
RESPONSABILE
RUOLO nel Gruppo di
Miglioramento
DIRIGENTE
SCOLASTICO
RESPONSABILE
QUALITÀ
PERIODO
ATTIVITÀ
All’inizio dell’anno
scolastico e ogni
qual
volta
l’emergere di una
criticità
richiede
opportuni
adeguamenti
- Individua gli obiettivi di miglioramento in
base alle priorità dettate dalle scelte
strategiche
fatte
nell’ambito
della
definizione della politica della qualità
tenendo
conto
delle
emergenze
organizzative, formative e didattiche che
discendono dalla normativa vigente e
dall’analisi dei bisogni dei portatori
d’interesse
- coordina le attività di autovalutazione e
tiene sotto controllo la documentazione e
l’archiviazione;
- collabora con la FS autovalutazione per la
compilazione delle autovalutazioni;
- coordina le attività per la stesura del
piano di miglioramento;
- redige materialmente il Piano di
Miglioramento, raccogliendo tutte le
indicazioni concordate e condivise nel GdM
COLL. DS
GESTIONE E
COORDINAMENTO
DIDATTICO
- condivide con il GdM eventuali reclami
dei portatori d’interesse;
FS coordinamento
progettualità
extracurriculare
PROGETTISTA
SCUOLA PRIMARIA
- condivide con il GdM eventuali reclami
dei portatori d’interesse;
FS coordinamento
autovalutazione e
documentazione
DOCUMENTARISTA
- collabora alle attività del GdM per la
redazione del Piano di Miglioramento
- collabora alle attività del GdM per la
redazione del Piano di Miglioramento
Coordina, insieme con il RSGQ, le
Commissioni Autovalutazione d’Istituto e
Gruppo di auditor:
-
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partecipa
alla
compilazione
dell’autovalutazione
“COMETA”
eseguita
con
- compila, condividendo le scelte con le
figure preposte, tutte le altre forme di
autovalutazione e/o rilevazione cui l’IS è
chiamata a rispondere
- custodisce la documentazione che
collabora ad elaborare e/o modificare
Responsabile scuola
dell’infanzia
FS coordinamento
dispersione.
Sostegno, visite
guidate e
orientamento scuola
PROGETTISTA
SCUOLA
DELL’INFANZIA
- condivide con il GdM eventuali reclami
dei portatori d’interesse;
ANALISTA
INFORMATICO
- ogni qualvolta è - In collaborazione con il documentarista e
necessario
con l’analista, elabora i report grafici delle
autovalutazioni
- collabora alle attività del GdM per la
redazione del Piano di Miglioramento
FS coordinamento
dispersione.
sostegno, visite
guidate e
orientamento scuola
primaria
FS coordinamento
formazione docenti e
nuove tecnologie
- condivide con il GdM eventuali reclami
dei portatori d’interesse;
- collabora alle attività del GdM per la
redazione del Piano di Miglioramento
ARCHIVISTA
- Raccoglie e riporta eventuali reclami
giunti sulla posta elettronica del sito web
della scuola
- Raccoglie e riporta le criticità formative
dei docenti
- archivia in formato digitale
pubblicazioni fatte sul sito web
- a settembre
le
- pubblica sul sito web i risultati delle
autovalutazioni perché siano trasparenti e
condivise con tutti i portatori d’interesse
- pubblica il piano di miglioramento dopo
che è stato approvato e adottato dal
Collegio dei Docenti
DGSA
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ESPERTO
AMMINISTRATIVO
- condivide con il GdM eventuali reclami
dei portatori d’interesse;
- collabora alle attività del GdM per la
redazione del Piano di Miglioramento
COMMISSIONE
AUDITOR
- durante il secondo - Predispone un piano di audit interno su
quadrimestre
alcune procedure ritenute strategiche
- a giugno
COMMISSIONE
AUTOVALUTAZIONE
- Tra
giugno
maggio
- riporta gli esiti, utili per la redazione del
Piano di Miglioramento
e
Collabora con il RSGQ e con la FS
Autovalutazione d’Istituto:
- nella compilazione dell’autovalutazione
eseguita con “COMETA”
- nella compilazione di tutte le altre forme
- Ogni qualvolta è
di autovalutazione e/o rilevazione cui l’IS è
necessario
chiamata a rispondere
GRUPPO DI
MIGLIORAMENTO⃰
- Nei periodi di
progettazione e
riprogettazione delle
attività
- Esamina i risultati dell’autovalutazione
fatta con “COMETA”, gli esiti della
Customer Satisfactionr, i reclami registrati,
e le altre forme di autoanalisi eseguite
(autodiagnosi Pon, questionari INVALSI);
- gerarchizza le criticità;
- individua i possibili obiettivi di
miglioramento
- Definisce azioni di miglioramento,
indicatori di qualità e modalità per
misurarli
- si riunisce almeno due volte nell’a.s. per
verificare l’attuazione del Piano di
Miglioramento
COLLEGIO DEI
DOCENTI
Nel mese di
settembre
- Approva e adotta il piano di
miglioramento quale azione propedeutica
per la progettualità collegiale
2) Elenco Azioni Correttive e Preventive.
1
Il monitoraggio e la restituzione degli esiti dell’autovalutazione d’istituto effettuata con il
software “Cometa” del Polo Qualità di Napoli
2
L’analisi degli esiti della compilazione della scheda di autodiagnosi d’istituto compilata per i
PON
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3
4
5
La riflessione sui risultati delle Prove INVALSI
Gli esiti della Custumer Satisfaction
Le evidenze delle criticità emerse:
- Attraverso i reclami (per ora rilevati spesso oralmente e tenuti sotto controllo dal DS e dal
Collaboratore vicario)
- Attraverso le difficoltà operative (messe in evidenza da ogni elemento componente il
GdM)
6
Compilazione di una lista con i punti di forza e una con le criticità
7
Gerarchizzazione delle criticità
8
Definizione dei processi critici da “migliorare”
10 Definizione delle azioni di miglioramento
11 Definizione degli indicatori di qualità
12 Definizione delle modalità di misurazione degli indicatori di qualità
13 Stesura del Piano di miglioramento che prevede i seguenti punti:
 Analisi della situazione e motivazione dell’intervento;
 Obiettivi;
 Piano delle attività;
 GANTT del Piano;
 Verifica degli esiti del Piano;
 Identificazione dei fattori critici di successo
14 Condivisione, approvazione e adozione del Piano di miglioramento
15 Verifica dell’attuazione del piano di miglioramento attraverso riunioni appositamente
predisposte
3) modello rilevazione problemi
Barrare la voce che
interessa
DATA
RECLAMO
SUGGERIMENTO
OSSERVAZIONE
AREA/PROCESSO DI INTERESSE
RILEVATO DA
(campo non obbligatorio)
Nome
Firma
DESCRIZIONE SINTETICA RECLAMO/SUGGERIMENTO/OSSERVAZIONE
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IN CASO DI PROBLEMA
Descrizione
delI’eventuale
trattamento immediato problema
Effettuato da
Data
Valutazione sulla effettiva
soluzione del problema.
Firma
PARTE RISERVATA AL RESPONSABILE QUALITÀ
RAPPORTO NUMERO
_______
NATURA DEL PROBLEMA:

Non conformità di erogazione del servizio

Reclamo da cliente

Reclamo personale scolastico

Non Conformità da verifica interna

Non conformità da fornitore

Altro ______________________________

E’ NECESSARIA UNA AZIONE CORRETTIVA?
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 NO
 SI
 N. ______
PO. 07 – GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DIDATTICA
Ad inizio anno scolastico
il DS individua il responsabile dell’archivio didattico all’interno del gruppo di lavoro
Il gruppo di lavoro
- individua i materiali da archiviare,
- fissa i tempi di archiviazione,
- sottopone al collegio dei docenti per l’approvazione
Il Responsabile dell’archivio
- raccoglie i materiali individuati, nei tempi stabiliti,
- aggiorna periodicamente l’elenco dei materiali su suggerimento dei docenti
- archivia i materiali;
Il Responsabile della qualità
- segue la progettazione, l’implementazione e il monitoraggio
- archivia e rende disponibile la documentazione
- gestisce gli eventuali reclami
Alla fine dell’anno scolastico
Il responsabile dell’archivio
- cura la pubblicazione sul sito web dell’archivio didattico
- relaziona al DS , individuando i punti di forza e di debolezza della procedura,
in base ai seguenti indicatori di processo
numero delle richieste di accesso all’archivio
numero degli accessi all’area dedicata del sito web
numero dei materiali archiviati entro i termini stabiliti
numero dei reclami per indisponibilità dei materiali pervenuti
Il DS relazione al Consiglio di Istituto
I risultati rappresentano gli elementi in entrata per la riprogettazione ed il miglioramento per l’anno
successivo.
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PO. 10 – GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA
1. SCOPO
Scopo della presente procedura è di descrivere le responsabilità e le modalità operative previste
nell’IC “De Nicola-Sasso”per la gestione della comunicazione interna ed esterna, in modo tale da:
▪ assicurare la corretta, sistematica e tempestiva circolazione delle informazioni, sia quelle
rivolte ai portatori di interesse interni (personale docente e non docente, studenti, famiglie)
che esterni (partner di progetto, partner di rete, fornitori, istituzioni, territorio);
▪ assicurare la reperibilità e la facilità di accesso per tutti i portatori di interesse delle
informazioni e delle comunicazioni provenienti dall’esterno;
▪ far entrare la comunicazione come componente strategica di ogni processo attivato
nell’Istituto;
▪ assicurare, attraverso una comunicazione efficace e sistematica, la diffusione e la
disseminazione sul territorio del progetto educativo in cui si concretizzano la mission e la
vision della scuola;
▪ aprire canali di ascolto rivolti al territorio, facendo della comunicazione un fattore di
miglioramento.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutti i processi di comunicazione che interessano l’Istituto nello
svolgimento delle sue attività comprese nel campo della progettazione, erogazione e controllo del
servizio formativo. Le comunicazioni di carattere amministrativo-finanziario con i fornitori e quelle
riguardanti la gestione del personale della scuola sono regolate dalla normativa in vigore. Le
comunicazioni e le registrazioni riguardanti il SGQ sono oggetto delle specifiche procedure:
▪ Procedura di sistema: Gestione della documentazione
▪ Procedura di sistema: Gestione delle registrazioni
3. RESPONSABILITA’
Le responsabilità relative alla progettazione, erogazione e controllo dei processi comunicativi
dell’istituto sono:
DIRIGENTE
SCOLASTICO
E’ responsabile della comunicazione interna ed esterna dell’Istituto
Gestisce e coordina la comunicazione con le istituzioni nazionali e locali
Gestisce la comunicazione con le Reti e con il territorio
Convoca e coordina il gruppo di lavoro per la stesura del ‘Piano per la
Comunicazione’
Relaziona al Consiglio d’Istituto sugli esiti e sui risultati del ‘Piano’
GRUPPO DI LAVORO
Stende il ‘Piano per la Comunicazione’ come sezione del POF d’Istituto
Monitora il ‘Piano’ e sulla base degli esiti propone azioni di miglioramento
RESPONSABILI DI
Cura la gestione dei processi di comunicazione relativi all’area di intervento
PROGETTO
secondo le indicazioni del ‘Piano’
SEGRETERIA
Archivia i materiali e ne assicura l’accessibilità e la conservazione.
Le responsabilità specifiche relative alla gestione delle comunicazioni sono riportate nella “Matrice delle
Responsabilità” allegato al “Piano per la Comunicazione” d’Istituto
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4. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’
L’IC “De Nicola-Sasso” individua come interlocutori:
▪ Portatori di interesse interni: studenti, famiglie, personale
▪ Portatori di interesse istituzionali: MIUR, Ufficio Scolastico Regionale, Enti locali,
▪ Portatori di interesse partner: altre scuole, aziende, agenzie formative, associazioni del Terzo
settore, Università.
Sulla base della tipologia specifica degli interlocutori coinvolti e dello scopo della comunicazione viene
elaborato all’inizio dell’anno scolastico un ‘Piano per la Comunicazione’ che prende in esame i diversi
settori progettando le specifiche modalità di:
▪ Comunicazione interna: la comunicazione interna comprende tutte le comunicazioni rivolte
a/provenienti da personale, studenti, genitori, sia quelle di origine interna che quelle che,
provenienti dall’esterno, devono essere diffuse a tutte le componenti dell’Istituto;
▪ Comunicazione esterna: la comunicazione esterna comprende le comunicazioni rivolte a
soggetti istituzionali, al territorio e ai partner di progetto.
All’interno di queste due aree vengono inoltre distinte:
- le comunicazioni di carattere prettamente informativo necessarie per l’erogazione del servizio (p.e.
calendario scolastico, impegni del personale, comunicazioni scuola-famiglia)
- le comunicazioni specificamente funzionali all’aspetto di progettazione, erogazione e controllo del
servizio formativo, comprendenti quelle con i partner di progetto e le informazioni di ritorno
provenienti da tutte le parti interessate (indagini sulla soddisfazione, reclami, proposte, relazioni e
verifiche).
Il ‘Piano per la Comunicazione’ progetta le modalità di comunicazione a partire da:
▪ -le necessità comunicative dell’Istituto in relazione alle specificità del POF;
▪ -la tipologia ed il numero dei soggetti coinvolti e dei partner di progetto per l’anno scolastico in
corso;
▪ -le esperienze pregresse, sia in termini di punti di forza che di punti di miglioramento.
Della stesura del Piano è incaricato, sotto la supervisione del DS, il gruppo di lavoro per la stesura del POF,
di cui il Piano costituisce una specifica sezione.
Il ‘Piano per la Comunicazione’ prevede che, per ogni tipologia di comunicazione e per ogni destinatario,
siano indicati:
▪ -strumento e supporto
▪ -tempistica
▪ -modalità/responsabilità di stesura
▪ -modalità/responsabilità di trasmissione
▪ -modalità/responsabilità di accesso
▪ -modalità/responsabilità di controllo
▪ -modalità/responsabilità di archiviazione
Area: comunicazione interna di carattere informativo
Tipologia: circolare
Destinatario: genitori
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Strumento/ tempistica
stesura
trasmission accesso
controllo
archiviazione
supporto
e
Registro
Diffusione
DS o
Lettura in
Personale
Annotazione Segreteria:
delle
con
suo delegato classe
ATA
sul Giornale registro del
comunicazio preavviso di
docente in
Gestore sito di classe.
protocollo
ni
2 giorni
servizio
WEB
Sito web
Pubblicazion
supporto
e sul sito
cartaceo/dig
Web
itale
-Per ogni progetto/attività previsto dal POF il ‘Piano per la Comunicazione’ prevede la compilazione
di una parte specificamente dedicata alle modalità di diffusione/disseminazione, sia in entrata
(fase informativa e di diffusione dell’azione) sia in uscita (comunicazione e diffusione degli esiti sia
all’interno che all’esterno dell’Istituto).
-Alla fine dell’anno scolastico, in sede di riunione di Riesame e di verifica e validazione del POF,
vengono esaminati gli esiti del ‘Piano per la Comunicazione’, in relazione agli indicatori di processo
individuati ed agli standard di risultato previsti per l’anno scolastico. I punti forti ed i punti di
miglioramento risultanti rappresentano elementi in entrata per la stesura del Piano per l’anno
scolastico seguente.
5. INDICATORI DI PROCESSO
Il processo della comunicazione viene monitorato costantemente dal RQS, sotto la supervisione del
DS, attraverso l’analisi dei seguenti indicatori:
▪ Numero dei reclami provenienti dall’area comunicazioni interne
▪ Numero dei reclami provenienti dall’area comunicazioni esterne
▪ Numero degli accessi al sito web dell’Istituto
▪ Soddisfazione dei portatori di interesse
▪ Numero dei partecipanti agli eventi rivolti all’esterno
6. RIFERIMENTI
▪ Manuale della Qualità, Capitolo 5 “Strategia e politica”, punto 5.4
▪ Manuale della Qualità, Capitolo 6 “Gestione delle Risorse”, punti 6.7.1-3
▪ UNI EN ISO 9004:2009 Sistemi di gestione per la qualità
▪ Procedura Gestione delle non conformità
7. ARCHIVIAZIONE
Tutti i materiali di cui si fa menzione nella presente procedura sono archiviate dalla Segreteria e/o dai
Responsabili di progetto e sono conservati presso la Segreteria dell’Istituto secondo i criteri stabiliti
dalla normativa vigente, su supporto cartaceo e/o digitale. Tutte le informazioni relative al processo di
comunicazione sono conservate dal DS nell’Ufficio di Direzione per almeno cinque anni per la
consultazione e per la considerazione della stessa in sede di riesame.
8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI
Per quanto riguarda i termini e le definizioni utilizzate nella procedura si rimanda alla terminologia
utilizzata nella Norma UNI EN ISO 9004:2009 e nel Capitolo 3 del presente Manuale.
9. ALLEGATI
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Procedura di sistema per la comunicazione interna
Uscite didattiche
Al fine di assicurare una corretta, sistematica e tempestiva circolazione delle informazioni, punto di
debolezza della nostra istituzione, ed un maggior controllo delle attività, si predispone la seguente
procedura da seguire ogniqualvolta si predispongono attività collaterali alla didattica.
- Il consiglio di classe o il singolo docente che propone un qualsiasi percorso di integrazione
all’attività didattica, da svolgere a scuola o all’esterno ,deve comunicare alla funzione strumentale
di riferimento, utilizzando il modello
ML IO 3/A Richiesta uscita didattica
La F.S. predisporrà :
1. una circolare divulgativa contenente le finalità educativo-didattiche, i docenti e le classi coinvolte. Il
numero della circolare sarà riportato sul registro di classe e nel registro on-line alla voce “eventi”.
Inoltre la circolare stessa sarà pubblicata sul sito web della scuola;
2. l’informativa-autorizzazione da inviare ai genitori , usando il modello previsto ML IO 3 E o, in
alternativa, dettando l’avviso agli alunni. In tale informativa sarà specificata eventuale cifra da versare
e il termine ultimo per il versamento, che dovrà essere rigoroso e antecedente l’uscita almeno di due
giorni, al fine di un’ efficace organizzazione sia dell’attività stessa che della regolarità dello
svolgimento delle lezioni in sede;
3. comunicazione alla propria responsabile di plesso ed alla RQS indicando il numero e il nominativo
dei docenti accompagnatori e il numero degli alunni partecipanti , lasciandone l’elenco nelle relative
classi;
4. relazione finale riguardante l’attività attraverso il modello
ML IO 3/C Relazione finale uscite didattiche/ viaggi di istruzione
5. raccoglie , se esistenti, i modelli
ML M Segnalazione reclami/Suggerimenti/Osservazioni
6. raccoglie la documentazione dal punto 2 al 5 in un contenitore appositamente predisposto dal RQS
nelle diverse sedi
7. allega la documentazione prevista dalla procedura per la comunicazione esterna se l’uscita prevede
l’utilizzo di un mezzo di trasporto .
F/to Il Dirigente Scolastico
Procedura di sistema per la comunicazione esterna - Uscite didattiche
LA F.S. che ha ricevuto da parte di un consiglio di classe o di un singolo docente il modello ML IO 3/A
Richiesta uscita didattica, dovrà:
1. Effettuare eventuale prenotazione presso il luogo oggetto della visita
2. Contattare la ditta di autobus se la visita prevede il trasporto degli alunni .
3. Chiedere alla Segreteria di inviare l’ordine alla ditta di autobus e/o al luogo dove effettuare l’uscita
se trattasi di pagamento da effettuarsi a cura della scuola.
4. Consegnare la richiesta agli uffici di segreteria
5. Versare la somma raccolta sul conto corrente postale della scuola
6. Consegnare il bollettino dell’avvenuto pagamento, per consentire di allegare la fattura.
7. Allegare, in fotocopia , tutta la documentazione a quella prevista dalla PROCEDURA PER LA
COMUNICAZIONE INTERNA per le uscite didattiche
F/to Il Dirigente Scolastico
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Procedura di sistema per la comunicazione interna
Comunicazioni acquisti o rimborso
Al fine di non incorrere in spiacevoli ritardi e disguidi e ritardare le attività in programma, anche su
richiesta del personale di Segreteria, si predispone la seguente procedura da seguire per acquisti
materiale per attività didattiche e affini o rimborsi per le stesse.
-
I Consigli di classe o i singoli docenti, all’inizio dell’anno scolastico, individuano il materiale che
può essere utile per le attività didattiche.
Compilano il modulo
ML IO 6/B
ML IO 6/C
RICHIESTA BENI STRUMENTALI E/O DI CONSUMO
RICHIESTA DI ACQUISTO/RIMBORSO
Rev. 1/14
Rev. 2/15
in cui si evidenziano le esigenze di beni strumentali e di consumo
- Lo sottopongono alla Dirigente e al DSGA
- Lo consegnano al Responsabile del protocollo dell’ufficio di Segreteria.
Nel caso di acquisti imprevisti ed imprevedibili nel corso dell’anno la richiesta, sullo stesso modulo, va
formulata con un preavviso di 10 giorni , seguendo le stesse procedure.
Se, per motivi urgenti, i docenti provvedono in forma privata ad acquisti che ritengono indispensabili
per il corretto svolgimento della loro attività didattica, per richiedere il rimborso devono :
 Compilare il modello
ML IO 6/A



SCHEDA ESIGENZE BENI STRUMENTALI E/O DI CONSUMO
Consegnarlo al responsabile del protocollo dell’ufficio di segreteria.
Allegare fattura della spesa sostenuta.
Lo sottopongono alla Dirigente e al DSGA
F.to Il Dirigente Scolastico
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Rev. 1/14
PO. 03 – GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI
1. 1. SCOPO
Mediante questa procedura ci si propone di:
definire le modalità di svolgimento degli Audit interni, intesi non come “verifiche fiscali”, ma come
momenti di collaborazione e di scambio di informazioni tra i vari settori dell’organizzazione e
finalizzati a:
- verificare qualitativamente l’organizzazione messa in atto all’interno del SGQ;
- valutare l’impostazione e gestione dei vari processi primari e di supporto dell’organizzazione
scolastica;
- rilevare punti di forza e “buone pratiche” ;
- individuare aree e opportunità di miglioramento;
- intraprendere le opportune strategie di miglioramento ( vedi PO 05 “Azioni correttive e
preventive” )
- assicurare che gli Audit interni siano accuratamente pianificati e che il loro esito sia
documentato e pubblicizzato.
2. 2. CAMPO APPLICAZIONE
La procedura è applicabile a tutti gli Audit interni della qualità ed alla gestione delle non conformità
che ne derivano. Per Audit si intende un processo sistematico, indipendente e documentato per
verificare le attività inerenti il Sistema Qualità, i risultati ottenuti e se quanto predisposto viene
attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi. In particolare, si ritiene
indispensabile un giusto bilanciamento tra l’attenzione agli aspetti procedurali (documentazione) e
l’osservazione dei fatti concreti e sostanziali.
3. 3. RESPONSABILITÀ
Il DS ha la responsabilità di:
- autorizzare gli audit;
- pianificarli e monitorarne la gestione con la collaborazione del RQS;
- valutarne i risultati come elementi di ingresso del Riesame;
- intraprendere con la collaborazione del RQS e del Gruppo di Pianificazione le opportune
strategie di miglioramento ( vedi PO 05 “Azioni correttive e preventive”).
Il Responsabile Qualità Scuola, in accordo con il DS, ha la responsabilità di:
 definire il piano annuale degli audit interni;
 definire gli obiettivi specifici di ciascun audit;
 assicurare la formazione degli auditor interni;
 costituire i gruppi di audit;
 curare i rapporti con i responsabili dei settori e con i gruppi.
Il Gruppo di audit, coordinato da un Responsabile ( Team Leader) ha il compito di:
 elaborare, in accordo con il DS e il RQS, le liste di riscontro;
 programmare nei dettagli, notificare e coordinare l’Audit;
 annotare tutte le osservazioni inerenti la verifica condotta;
 curare la stesura del rapporto finale.
Tutto il personale ha il compito di collaborare fattivamente con i gruppi di Audit.
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4. 4. PROCEDURA
4.1 Pianificazione degli Audit
Ogni anno il DS, con la collaborazione del RQS, predispone un piano degli Audit e ne invia copia a tutto
il personale coinvolto.
E' possibile indire Audit straordinari quando:
si sono verificati sostanziali mutamenti organizzativi,
si ritiene vi siano condizioni pregiudizievoli la qualità,
vi sia stata una modifica sostanziale alle procedure,
si ritiene necessario verificare l'applicazione e l’efficacia di strategie di miglioramento attuate.
Gli Audit straordinari sono indetti a discrezione del DS e si svolgono nello stesso modo previsto per
quelli programmati.
Il DS, coadiuvato dal RQS, dopo aver definito gli ambiti e gli obiettivi di ciascun audit, le
funzioni/settori da visitare e le persone da contattare, nomina i Team Leader e costituisce i gruppi.
Tutto il personale che esegue gli Audit deve essere opportunamente formato o mediante la frequenza
di un corso o mediante autoformazione/ affiancamento. In particolare, la formazione specifica per il
ruolo deve comprendere la capacità di interpretare norme relative al SGQ, la conoscenza della
gestione per processi e degli strumenti per la gestione del miglioramento e la conoscenza delle
tecniche di gestione degli Audit. Nessuno può effettuare Audit in un settore di cui è diretto
responsabile.
4.2 Preparazione degli Audit
Prima di iniziare la verifica, il gruppo, coordinato dal Team Leader, compie le seguenti attività
preparatorie:
▪ esamina la documentazione esistente, da reperire, da preparare o da aggiornare ( procedure,
istruzioni, rapporti di audit );
▪ elenca, in accordo con il DS e il RQS, i punti più importanti da verificare ( lista di riscontro);
▪ programma nei dettagli l’audit e lo notifica al personale coinvolto.
Il gruppo articolerà la lista di riscontro in una serie di elementi/aspetti da analizzare, assicurando che
la sequenza segua uno schema logico, il numero sia adeguato a coprire tutto il campo di indagine, la
forma utilizzata permetta di raccogliere elementi di valutazione oggettiva. In particolare sono
considerati aspetti da valutare:
la gestione dei documenti;
lo svolgimento delle attività secondo quanto stabilito nei documenti;
i criteri adottati per la pianificazione delle attività specifiche;
le modalità di registrazione delle attività;
i criteri di gestione degli indicatori di prestazione, delle azioni di miglioramento, dei processi di
comunicazione.
4.3 Esecuzione degli Audit
L’esecuzione dell’Audit avviene in quattro fasi:
riunione iniziale
valutazione
pre-riunione finale
riunione finale.
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La riunione iniziale prevede la presentazione tra le parti, chiarimenti sulle finalità, l’oggetto e le
modalità di esecuzione e uno scambio di informazioni su eventuali attività in corso.
Nella fase della valutazione il Gruppo di audit deve individuare e documentare sia gli aspetti positivi
che quelli negativi, approfondire le eventuali criticità e, in ogni caso, non può proporre azioni
correttive. Gli auditor sono, inoltre, tenuti ad agire con logiche di buon senso e con professionalità e a
seguire alcune regole di comportamento:
stabilire un buon rapporto con le persone contattate;
avere padronanza dei tempi e dei temi delle verifiche;
ascoltare con attenzione gli interlocutori;
non assumere atteggiamenti da esperto;
assumere atteggiamenti pazienti, controllati, ma decisi;
evitare critiche verso le persone e l’organizzazione.
Nella pre-riunione finale si riesaminano i risultati rispetto agli obiettivi prefissati, si condividono i
risultati all’interno del Gruppo, si elencano gli aspetti positivi e le criticità da presentare nel corso
della riunione finale, si verifica la completezza delle evidenze oggettive raccolte e si ripartiscono, se
necessario, i compiti che ciascun componente dovrà svolgere durante la riunione finale.
Il Team Leader coordina la riunione finale, introduce gli argomenti e presenta i risultati dell’audit.
E’ preferibile illustrare dapprima i punti di forza rilevati durante la verifica e poi le criticità.
E’ bene anche sottolineare eventuali “buone pratiche” riscontrate nei processi esaminati.
4.4 Documentazione
Sulla base dei risultati della verifica il Team Leader redige il "Rapporto di Audit" (Mod. RAu) che
contiene:
- luogo e data dell’audit,
- identificazione del processo sottoposto a verifica,
- nominativi degli auditor,
- nominativi delle persone contattate,
- descrizione dello scopo dell’audit,
- documenti di riferimento,
- sommario delle risultanze,
- descrizione dettagliata dei rilievi emersi .
Il rapporto di Audit viene firmato sia dal Team Leader sia dal responsabile dell’area verificata.
I "Rapporti di Audit" sono esaminati dal DS come elemento in ingresso del Riesame della Direzione e
sono conservati dal RQS per almeno 3 anni.
Sulla base del rapporto di Audit il DS predispone con la collaborazione del Gruppo di Pianificazione,
coordinato dal RQS, strategie di miglioramento in accordo alla procedura PO 05 “Azioni correttive e
preventive”.
5. 5. INDICATORI DI PROCESSO
Numero dei processi sottoposti a verifica
Numero delle check list prodotte
Numero delle interviste condotte
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6. 6. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità, Cap. 8 – Monitoraggio, misurazione, analisi e riesame
7. 7. ARCHIVIAZIONI
I "Rapporti di Audit" sono conservati dal RQS per almeno 3 anni.
8. 8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI
Manuale della Qualità, Capitolo 3 – Terminologia e abbreviazioni
9. 9. ALLEGATI
Chek-list
Rapporto di audit
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PO. 11 – ACCERTAMENTO E GESTIONE BES
1. SCOPO.
Questa procedura definisce il processo per valorizzare le potenzialità di ciascun allievo con BES (DSA),
soddisfare le aspettative di crescita e di miglioramento, individuare percorsi rispondenti ai bisogni di
ciascuno.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE.
Si applica a tutte le attività implementate dall’I.C. De Nicola-Sasso, relative agli alunni con BES, sia
afferenti alla didattica sia all’area organizzativa, come:
Indagine sui bisogni formativi dell’utenza
Segnalazione casi certificati e non
Assegnazione alunni alle classi
Elaborazione e Approvazione del PDP
Verifica andamento didattico-disciplinare
Incontri periodici con le famiglie
In particolare, il DS garantisce il raccordo di tutti i soggetti che operano nella scuola con le realtà
territoriali; stimola e promuove ogni utile iniziativa finalizzata a rendere operative le indicazioni
condivise con organi collegiali e famiglie, e precisamente:
attiva attività di screening per l’emersione dei BES;
trasmette alla famiglia apposita comunicazione;
riceve la diagnosi dalla famiglia, la acquisisce al protocollo e la condivide con il gruppo
docente;
promuove attività di formazione/aggiornamento per il conseguimento di competenze
specifiche diffuse;
promuove e valorizza progetti mirati, individuando e rimuovendo ostacoli, assicurando il
coordinamento delle azioni (tempi, modalità, finanziamenti);
promuove l’intensificazione dei rapporti tra i docenti e le famiglie di alunni e studenti con DSA,
favorendone le condizioni e prevedendo idonee modalità di riconoscimento dell’impegno dei
docenti;
attiva il monitoraggio relativo a tutte le azioni messe in atto, al fine di favorire la riproduzione
di buone pratiche e procedure od apportare eventuali modifiche.
3. RESPONSABILITÀ.
CHI FA
Dirigente Scolastico
Responsabile Qualità
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CHE COSA







Promuove azioni di ascolto per l’emersione dei BES
Acquisisce le diagnosi
Incontra le famiglie
Assegna gli alunni alle classi
Nomina il Referente BES
Promuove attività di formazione e aggiornamento
Segue la progettazione, l’implementazione e il monitoraggio
delle attività relative alla presente procedura
 Archivia e rende disponibile ed accessibile i risultati del
monitoraggio effettuato
 Elabora modelli di programmazione
Responsabile BES
Docente Coordinatore
di classe
 Progetta ed attiva azioni di screening e di ascolto ed indagine
sui bisogni formativi speciali
 Promuove rapporti di continuità con i docenti della scuola
secondaria di primo grado
 Promuove il raccordo con il territorio e in particolare con
l’AID per gli allievi con DSA
 Promuove momenti di confronto tra i consigli di classe con
allievi BES
 Elabora check list di osservazione e griglie di valutazione
 Acquisisce le diagnosi
 Segnala eventuali BES evidenziati durante il percorso
scolastico da allievi delle classi 2°-5°
 Socializza con i colleghi, in incontri dedicati, la presenza
dell’allievo BES e promuove momenti di confronto
 Incontra le famiglie
 Elabora check list di osservazione e griglie di valutazione
 Elabora il PDP secondo il modello predisposto
 Condivide check list di osservazione, modello di
programmazione e griglie di valutazione.
 Stabilisce i criteri di valutazione
Consiglio di classe
 Condivide ed approva il PDP
 Esamina e discute periodicamente i risultati ottenuti con
monitoraggi in itinere delle strategie attuate
 Valuta i livelli di apprendimento raggiunti
 Effettua lo screening iniziale.
 Raccoglie la documentazione degli interventi didatticoeducativi posti in essere anche in funzione di azioni di
apprendimento organizzativo in rete tra scuole e/o in
Gruppo di lavoro per
rapporto con azioni strategiche
l'inclusione ( GLI )
Rileva, monitora e valuta il livello di inclusione della scuola.
 Elabora una proposta di Piano Annuale per l'Inclusione, da
redigere al termine di ogni anno scolastico , entro il mese di
giugno.
4. DESCRIZIONE DELLA ATTIVITÀ.
Le azioni previste da questa procedura, basati su giudizi informati e sulla individuazione di priorità,
sono:
Screening per le classi prime
Acquisizione documenti di diagnosi.
Contatti con le famiglie.
Elaborazione e condivisione di check list di osservazione, modelli di programmazione e griglie
di valutazione.
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Promozione di attività di formazione e aggiornamento dei docenti delle classi coinvolte.
Incontri periodici con le famiglie.
Promozione di rapporti di continuità con i docenti della scuola secondaria di 1° grado.
Raccordo con il territorio e contatti con l’AID.
Elaborazione ed approvazione PDP. Valutazioni in itinere e finale.
Elaborazione del Piano annuale per l’inclusione.
5. INDICATORI DI PROCESSO.
Rispetto della tempistica
Completezza della documentazione
Risultati di apprendimento e successo formativo degli allievi BES
Rapporti con le famiglie e numero di incontri
Verbalizzazioni delle riunioni
6. RIFERIMENTI.
Norma UNI EN ISO 9004:2009
Legge 8 ottobre 2010, nº 170
LINEE GUIDA ALLEGATE AL D.M. 12 LUGLIO 2011
Circolare Ministeriale n.8 del 6 marzo 2013 “Direttiva ministeriale 27 dicembre 2012
"Strumenti d'intervento per alunni con bisogni educativi speciali e organizzazione territoriale
per l'inclusione scolastica". Indicazioni operative”
 Nota Ministeriale del 22/11/2013, n. 2563 “Strumenti di intervento per alunni con Bisogni
Educativi Speciali




7. ARCHIVIAZIONI.
Tutta la documentazione relativa agli alunni BES è reperibile presso l’Ufficio didattica e i singoli PDP
conservati nei fascicoli degli allievi
8. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI.





RQS: Responsabile Qualità Scuola
AID: Associazione Italiana Dislessia
PDP: Piano Didattico Personalizzato
BES: Bisogni educativi speciali
GLI: Gruppo di Lavoro per l’inclusione
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
 Modello PDP
 Piano Annuale per l’Inclusione
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Scheda rilevazione BES da compilare a cura dei Coordinatori del Consiglio di Classe
Alunno/a ……………………………………………………………………………………………………………
Classe ………………… Sezione ……………………
Infanzia
Primaria
Secondaria
La scala di numeri da 1 a 4 rappresenta un indice numerico della ampiezza del bisogno rilevato
mai: 0; quasi mai: 1; poche volte: 2; molte volte: 3 ; sempre: 4; non rilevabile 5; barrare il numero scelto
con una crocetta
Area funzionale corporea e cognitiva
condizioni fisiche e/o psichiche difficili*
(ospedalizzazioni, malattie acute o croniche,
lesioni, fragilità, traumi, altro):
mancanza di autonomia nel movimento e nell’uso del proprio corpo
0
1
2
3
4
5
difficoltà nell’uso di oggetti personali e di materiali scolastici*
0
1
2
3
4
5
mancanza di autonomia negli spazi scolastici
0
1
2
3
4
5
mancanza di autonomia negli spazi esterni alla scuola
0
1
2
3
4
5
difficoltà di gestione del tempo
0
1
2
3
4
5
necessità di tempi lunghi
0
1
2
3
4
5
difficoltà nella pianificazione delle azioni
0
1
2
3
4
5
difficoltà di attenzione
0
1
2
3
4
5
difficoltà di memorizzazione
0
1
2
3
4
5
difficoltà di ricezione - decifrazione di informazioni verbali
0
1
2
3
4
5
difficoltà di ricezione - decifrazione di informazioni scritte
0
1
2
3
4
5
difficoltà di espressione – restituzione di informazioni verbali
0
1
2
3
4
5
difficoltà di espressione – restituzione di informazioni scritte
0
1
2
3
4
5
difficoltà nell’applicare conoscenze
0
1
2
3
4
5
difficoltà nella partecipazione alle attività relative alla disciplina*:
in particolare nelle attività di *:
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altro*
difficoltà di autoregolazione, autocontrollo
problemi comportamentali*
Area Relazionale
difficoltà emotive*
0
1
2
3
4
5
scarsa autostima
0
1
2
3
4
5
scarsa motivazione
0
1
2
3
4
5
scarsa curiosità
0
1
2
3
4
5
difficoltà nella relazione con i compagni
0
1
2
3
4
5
difficoltà nella relazione con gli insegnanti
0
1
2
3
4
5
difficoltà nella relazione con gli adulti
0
1
2
3
4
5
famiglia problematica
0
1
2
3
4
5
pregiudizi ed ostilità culturali
0
1
2
3
4
5
difficoltà socioeconomiche
0
1
2
3
4
5
ambienti deprivati/devianti
0
1
2
3
4
5
altro*
Fattori del contesto famigliare scolastico ed extrascolastico
* Specificare Quali
altro*
scarsità di servizi cui la famiglia possa fare riscorso*
mancanza di mezzi o risorse nella scuola*
bisogni espressi dal team degli insegnanti relativamente alle problematiche evidenziate* (strumenti,
informazioni, sussidi ….)
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