Perché un`indagine di customer satisfaction
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Perché un`indagine di customer satisfaction
Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Perché un'indagine di customer satisfaction Nelle organizzazioni che operano in regime di concorrenza e di mercato la molla che spinge a sviluppare un sempre maggiore orientamento al consumatore e alla valutazione della customer satisfaction è la ricerca della competitività. L’impresa ha bisogno di un consumatore soddisfatto, di un cliente fidelizzato. Le ricerche di marketing dimostrano che è molto più difficile – e oneroso – per le imprese catturare nuovi clienti che trattenere quelli già presenti. Per questo aumentare la sua soddisfazione diventa un investimento redditizio e l’obiettivo da privilegiare per mantenere o incrementare quote di mercato. Anche la Pubblica Amministrazione ha bisogno, nella stessa accezione utilizzata con riferimento al settore privato, di un cliente soddisfatto? Se lo scopo è quello di trattenere a tutti i costi il cliente, di “produrre tutto ciò che si riesce a vendere”, sicuramente no. Alla base della relazione tra cittadino e amministrazione c’è la necessità di rispondere in modo appropriato ai bisogni e ai problemi. La risposta a questa necessità è sentita come un diritto da parte del cittadino e un dovere da parte dell’amministrazione. Il diritto alla salute, all’istruzione, alla tutela dei diritti, alla cittadinanza in generale, comportano un’inversione logica del rapporto tra cittadino e amministrazione rispetto a quello tra azienda e consumatore. In termini di principio non è l’amministrazione che produce servizi per rispondere alle esigenze di un potenziale cliente (il cittadino o le imprese), ma è in realtà il cliente stesso il fondatore e l’azionista principale dell’amministrazione, colui che in ultima analisi decide l’istituzione e la legittimazione di un ente pubblico, che gli attribuisce delle finalità e delle eventuali proprietà di servizio pubblico. Se fosse così semplice, il problema dell’orientamento al cliente di un servizio pubblico non si dovrebbe nemmeno porre, dal momento che l’amministrazione non avrebbe altro scopo che svolgere le funzioni e le attività per le quali è stata posta in essere e le si riconosce un ruolo, che nella maggior parte dei casi è quello di servire il cittadino. Nella realtà, come ben sappiamo, il rapporto tra amministrazione e cittadino è ben più complesso e problematico: nel momento in cui il cittadino è cliente del servizio pubblico spesso la sua percezione è quella di avere molte meno garanzie di ricevere un servizio di qualità rispetto ad un servizio privato. Il suo ruolo di azionista rimane un puro principio astratto nel momento in cui è in attesa della conclusione di un iter burocratico o ricoverato in un reparto ospedaliero. La qualità del servizio dipende tutta dal rapporto che si instaura con quello specifico ufficio o quello specifico reparto e in quello specifico momento: il cittadino è cliente e fruitore del servizio a tutti gli effetti. 1 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Se torniamo quindi alla domanda iniziale “ ha senso utilizzare il concetto di soddisfazione e di orientamento al cliente nella Pubblica Amministrazione? ”, scopriamo che non vi è molta differenza rispetto al significato che assume lo stesso concetto nel settore privato, tranne che nelle motivazioni e nelle finalità sottostanti: di ottimizzazione delle funzioni di tutela e soddisfazione di bisogni collettivi nel pubblico, delle condizioni di competitività nel privato. Anche muovendo da presupposti diversi, l’esigenza che giustifica e rende necessario lo sviluppo di indagini di customer satisfaction è quella di ascoltare e comprendere a fondo i bisogni che il cittadino-cliente esprime, porre attenzione costante al suo giudizio, sviluppare e migliorare la capacità di dialogo e di relazione. In questo senso, rilevare la customer satisfaction consente alle amministrazioni di uscire dalla propria autoreferenzialità, e le aiuta a comprendere sempre meglio i destinatari ultimi delle proprie attività. Il tema della soddisfazione degli utenti nella Pubblica Amministrazione assume, allora, un significato ulteriore. Rilevare la customer satisfaction rappresenta una delle attività possibili nell’ambito delle politiche dell’ascolto e della partecipazione dei cittadini alla realizzazione delle politiche pubbliche, una leva strategica per conoscere e rendere più consapevole il cittadino, per costruire un nuovo modello di relazione amministrazione-amministrati basato sulla fiducia e su una nuova legittimazione dell’azione pubblica. Il valore strategico della customer satisfaction nelle amministrazioni pubbliche si trova negli obiettivi che essa persegue: individuare il potenziale di miglioramento dell’amministrazione, i fattori su cui si registra lo scarto maggiore tra ciò che l’amministrazione è stata in grado di realizzare e ciò di cui gli utenti hanno effettivamente bisogno o che si aspettano di ricevere dalla stessa amministrazione. Occorre perciò che le amministrazioni diventino capaci di dare valore al punto di vista del cittadino e occorre che l’ascolto diventi una funzione permanente, pianificata, organizzata e governata. 2 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Le finalità dell'indagine sono: Lo scopo dell'indagine è la valutazione della qualità complessiva dei servizi erogati attraverso particolare attenzione rivolta anche: gli sportelli URP, IAT e Informagiovani, con 1. al grado di soddisfazione che gli utenti attribuiscono al servizio offerto 2. agli spazi messi a disposizione dall'amministrazione comunale 3. alla conoscenza o meno, da parte degli utenti, dell'esistenza di tre sportelli, distinti per funzioni e competenze, all'interno degli stessi locali siti in P.tta della Misura, 5 Il campione Il campione dell’indagine è di tipo casuale, costituito dai cittadini che si sono recati presso gli sportelli informativi durante il periodo individuato per la rilevazione, acconsentendo alla compilazione del questionario. Sono stati complessivamente raccolti 108 questionari, debitamente compilati e restituiti agli operatori di sportello. Metodo di rilevazione La raccolta del questionario è avvenuta in auto-somministrazione. Il periodo di rilevazione è stato dal 12 al 31 dicembre 2014. Il questionario è sempre stato presentato dagli operatori di sportello. 3 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Analisi delle domande La struttura del questionario è la seguente: Nella prima parte le domande sono volte a comprendere quale è la frequenza con la quale gli utenti si rivolgono al servizio e quale è stata la modalità che ha permesso loro di venire a conoscenza degli sportelli informativi del Comune di Forlì. Dopodiché si chiede a quale sportello l'utente si è rivolto (URP, IAT o IG) e, di seguito, per quale area tematica di interesse è giunto l'utente stesso (ad esempio, per il ritiro della tessera elettorale o per richiedere la YoungERcard) in modo da verificare subito se l'utente sa collegare l'informazione e/o il servizio che vuole ottenere allo sportello adeguato. Successivamente abbiamo le domande di rilevazione della Customer vera e propria, per quanto riguarda il grado di soddisfazione per le informazioni ricevute, l'organizzazione/gestione degli spazi ed il livello di soddisfazione generale onnicomprensivo (l'impressione generale del fruitore). Si prevede un'ultima domanda aperta, per concedere la facoltà di indicare dove e come migliorare singoli aspetti del servizio e, in conclusione, le domande anagrafiche per “disegnare” la fascia di utenza che utilizza i servizi. 4 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Analisi dei dati anagrafici Hanno risposto al questionario 108 persone, divise in 64 uomini (59%) e 44 donne (41%). Sesso 41% Maschio Femmina 59% 5 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Nazionalità 10% Italiana Straniera* 90% Su 108 questionari complessivi, 97 sono stati compilati da cittadini di nazionalità italiana (90%), il rimanente 10% da cittadini di nazionalità straniera (Bangladesh, Marocco, Brasile...). 6 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Età 23% 30% fino a 35 anni Da 35 a 60 anni Oltre 60 anni 47% Il 47% degli utenti ai quali è stato somministrato il questionario è di età compresa tra i 35 e i 60 anni, il 30% è di età inferiore ai 35 anni ed il 23% di età superiore ai 60 anni. 7 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Residenza 9% 17% Forlì Provincia FC Altro* 74% Il 74% degli utenti risiede nel Comune di Forlì, il 17% nella Provincia di Forlì-Cesena ed il 9% proviene da altri Comuni d'Italia (Riccione, Faenza, Palermo, Bari, Messina, Bologna, Firenze...). 8 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Titolo di studio 2% 24% 28% Elementare Media inferiore Diploma Laurea 46% Il 46% degli utenti è diplomato, il 28% dispone di laurea, il 24% possiede un diploma di scuola media inferiore ed un esiguo 2% detiene la sola licenza elementare. 9 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Occupazione 19% 5% Dipendente privato 8% Dipendente pubblico Lavoratore autonomo 13% 29% In cerca di lavoro Pensionata/o Non occupato 7% Studente 19% Il 29% degli utenti è pensionato, abbiamo poi un 19% di utenti che appartiene alla fascia dei dipendenti privati e un analogo 19% di soggetti in cerca di lavoro, un 13% di dipendenti pubblici, un 8% di disoccupati (che sommato a chi si dichiara “in cerca di lavoro” fa il 27% della schiera totale di utenti), un 7% di lavoratori autonomi e il restante 5% di studenti. 10 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Sintesi delle caratteristiche del campione Dall'analisi dell'area dedicata alla raccolta dei dati anagrafici risulta che l'utente tipo degli sportelli informativi è: • di sesso maschile • di nazionalità italiana • residente nel Comune di Forlì • in possesso del diploma di scuola media superiore • appartenente alla categoria dei pensionati o a quella dei disoccupati/in cerca di lavoro 11 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Analisi dei dati sul servizio E' la prima volta che si rivolge a questi uffici? 17% Sì No 83% Per l'83% degli utenti non si è trattato della prima visita agli sportelli informativi del Comune di Forlì, mentre il rimanente 17% è giunto agli sportelli informativi per la prima volta, proprio nel periodo di somministrazione del questionario. Nella precedente analisi di Customer, realizzata esattamente un anno fa (dicembre 2013) i risultati furono più o meno analoghi (81% no – 19% sì). 12 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Nel caso non sia la prima volta, con quale frequenza vi si rivolge? 6% 4% 2% 2 o più volte al mese 2 o più volte all'anno 22% 1 volta all'anno Più raramente Non so 66% A coloro i quali hanno risposto, alla domanda sopra, di averci raggiunto altre volte, è stata chiesta la frequenza con la quale si recano presso URPIAT-IG: il 66% viene 2 o più volte al mese, il 22% 2 o più volte all'anno, il 6% non sa, il 2% una volta all'anno ed il 4% giunge più raramente di una volta all'anno. Nel 2013 il 57% veniva almeno 2 volte al mese, il 29% almeno 2 volte all'anno, il 3% veniva una volta all'anno, il 3% più raramente di una volta all'anno e l'8% dichiarava di non sapere la frequenza. 13 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Come è venuto a conoscenza di questi uffici? 14% Passaparola 16% 44% Andando all'anagrafe Internet Altro* 26% Il 44% degli utenti dichiara di avere conosciuto gli sportelli informativi del Comune di Forlì attraverso il passaparola, il 26% recandosi all'Anagrafe del Comune (va infatti considerato che i nostri spazi informativi sono contigui all'Anagrafe), il 16% ci ha conosciuto attraverso Internet ed il 14% in altri modi (per esempio attraverso l'emeroteca, o perché trattasi di dipendenti comunali già a conoscenza dell'esistenza dei nostri sportelli ecc.). Nel 2013 il 46% ci conosceva per il passaparola, il 34% recandosi all'Anagrafe ed il 9% attraverso Internet. 14 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 A quale sportello si è rivolto? 26% 40% URP IG IAT 34% Lo sportello che vede il maggior numero di accessi è l'Ufficio Relazioni con il Pubblico del Comune (40%), seguito dall'Informagiovani (34%) e dall'Ufficio Informazioni e Accoglienza Turistica (26%). È interessante notare che sulle 108 persone toccate dal nostro questionario, sono ben 162 le risposte alla suddetta domanda 4, ciò significa che esattamente una persona su due si reca presso i nostri spazi informativi per rivolgersi a ben 2 sportelli, ricercando le informazioni e/o i servizi di pertinenza di due distinti sportelli, appunto. Nel 2013 all'URP si rivolgeva sempre il 40% dell'utenza, all'IG il 32% e allo IAT il 28%. 15 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Quale è stato il motivo della sua visita? 0 10 20 30 40 50 60 70 Informazioni sui servizi comunali Richiedere modulistica Fare un reclamo o una segnalazione YoungERcard Informazioni sui trasporti Pubblicazione Forlì&Oltre Consultare offerte di lavoro Informazioni su alberghi/ristoranti Informazioni su altri enti pubblici Federa/affidabilità Raccolta firme elezioni/referendum Materiale turistico (cartine, mappe, servizi) Richiesta contributi (affitto, maternità...) Sportello Europeo Prestito biblioteca viaggi Protocollare una pratica/un documento Accedere agli atti Informazioni su eventi (culturali/musicali/sportivi) Informazioni su corsi di formazione/concorsi pubblici Ritiro tessera elettorale Altro* 16 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Alla domanda 5 abbiamo chiesto il “motivo della visita”, mescolando appositamente tra loro le varie voci che fanno riferimento a tre distinti sportelli (URP-IAT-IG), così da verificare se l'utente “x” che si è recato, ad esempio, presso l'URP, ha poi effettivamente richiesto info/servizi di competenza dell'URP o se invece confonde o ignora la differenza tra gli sportelli stessi. A questo punto ci sembra utile segnalare a quale sportello si collega ogni singola voce, così da fare chiarezza: Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP): Informagiovani (IG): Ufficio Informazioni e Accoglienza Turistica (IAT): • Informazioni sui servizi comunali YoungERcard Informazioni su alberghi/ristoranti • Richiedere modulistica Forlì&Oltre Materiale turistico • Fare un reclamo o una segnalazione Offerte di lavoro Informazioni su eventi • Informazioni sui trasporti Sportello Europeo • Informazioni su altri enti pubblici Biblioteca viaggi • Federa/affidabilità Corsi di formazione • Raccolta firme elezioni/referendum Concorsi pubblici • Richiesta contributi Informazioni su eventi • Protocollare pratica/documento • Accesso agli atti • Ritiro tessera elettorale • Informazioni su eventi 17 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Occorre precisare che la voce “Informazioni su eventi (culturali/musicali/sportivi)” è appannaggio di tutti e tre gli sportelli. Abbiamo così incrociato le 51 richieste totalizzate da questa singola voce (vedi grafico sopra), all'interno dei questionari, con gli sportelli ai quali gli utenti dichiarano di essersi rivolti. Ebbene il 40,2% di chi ricerca informazioni sugli eventi si è rivolto all'URP, mentre il 29,9% si è rivolto all'Informagiovani e, in modo del tutto equivalente, allo IAT. Dai dati indicati sopra, si evince che le richieste complessive sono state 380, spalmate sui 108 utenti che hanno risposto al questionario. Questo significa che in media ogni persona che giunge agli sportelli informativi del Comune richiede almeno 3 servizi e/o informazioni (3,5 per l'esattezza). Di queste, 135 fanno capo all'URP (36%), 151 sono di pertinenza dell'Informagiovani (40%), 82 si collegano allo IAT (22%). Alla voce “Altro” i nostri utenti ci segnalano prevalentemente la richiesta delle postazioni Internet, offerte gratuitamente all'interno dei nostri spazi, nel numero di 4 postazioni. In assoluto, si evince che le prime 6 voci ricercate dai cittadini sono, nell'ordine, le seguenti: 2014 2013 • Materiale turistico: 15% Materiale turistico: 12% • Forlì&Oltre: 14% Forlì&Oltre: 11% • Info su eventi: 13% Info su servizi comunali: 11% • Info sui servizi comunali: 11% Info su eventi: 8% • Biblioteca viaggi: 9% Offerte di lavoro: 6% • Offerte di lavoro: 5% Bandi/concorsi: 5% 18 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Analisi sulla customer satisfaction Quanto è soddisfatto delle informazioni ricevute e/o del servizio fornito? 5% 19% Molto Abbastanza Mediamente Poco Per niente 76% In una scala di valori che va dal punteggio massimo 5 della risposta “Molto” al punteggio minimo 1 della risposta “Per niente”, i nostri utenti quantificano il loro grado di soddisfazione per le informazioni ricevute e/o per i servizi forniti in 4,7 punti. Nel 2013 totalizzammo 4,6 punti. 19 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Quanto è soddisfatto della facilità di accesso all'ufficio? 1% 23% Molto Abbastanza Mediamente Poco Per niente 76% Il grado di soddisfazione relativo alla facilità di accesso all'ufficio è pari a 4,7 punti (massimo 5 – minimo 1). Nel 2013: 4,4 punti. 20 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Quanto è soddisfatto del comfort/accoglienza degli ambienti? 4% Molto 31% Abbastanza Mediamente Poco Per niente 66% Il grado di soddisfazione che misuriamo per quanto riguarda il livello di comfort ed accoglienza dei nostri locali è pari a 4,6 punti (massimo 5 – minimo 1). Nel 2013: 4,3 punti. 21 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Quanto è soddisfatto dell'organizzazione degli spazi? 1% 5% Molto Abbastanza 34% Mediamente Poco Per niente 60% Il grado di soddisfazione relativo all'organizzazione degli spazi è pari a 4,4 punti (massimo 5 – minimo 1). 22 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 In generale, quanto la soddisfa il servizio offerto dagli sportelli informativi? 1% 21% Molto Abbastanza Mediamente Poco Per niente 78% Il grado di soddisfazione generale per il servizio offerto dagli sportelli informativi del Comune di Forlì è pari a 4,8 punti (massimo 5 – minimo 1). Nel 2013: 4,6 punti. 23 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 9) Quali aspetti dei servizi informativi ritiene utile potenziare e/o migliorare? Chi ha risposto a questa domanda facoltativa ci segnala che: 1. si potrebbero potenziare le postazioni internet, o aumentando la velocità della navigazione, o sostituendo i vecchi PC con macchinari più moderni e performanti (alcuni lamentano la frequente sconnessione da Internet durante la navigazione) 2. si potrebbe inserire nell'opuscolo del Forlì&Oltre una divisione degli eventi per calendario e non solo per aree tematiche (teatro, musica ecc.) 3. si potrebbe strutturare la ricerca delle offerte di lavoro con un servizio apposito dedicato esclusivamente a questa area d'interesse 4. si potrebbe organizzare un sistema di comunicazione tra cittadini e imprese, per semplificare la comunicazione tra utenza e mondo economico 5. si potrebbe predisporre una newsletter mensile con gli eventi raccolti nel Forlì&Oltre, da diffondere quindi anche in formato elettronico 6. si potrebbe aumentare l'offerta di materiale informativo anche sugli eventi di carattere nazionale, che vanno oltre il respiro della nostra provincia e/o regione 7. si potrebbe garantire il prestito delle guide di viaggio per un periodo doppio rispetto a quello in vigore attualmente (un mese anziché 15 giorni) 24 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Conclusioni Il grado di soddisfazione espresso dagli utenti che frequentano gli sportelli informativi è 4.8 su 5. Questo dato è in lieve aumento rispetto alll'anno precedente e conferma la “buona” percezione che i clienti/utenti hanno nei confronti dei servizi offerti dagli sportelli informativi del Comune di Forlì. Il grado di soddisfazione relativo all'organizzazione degli spazi è pari a 4,4 punti su 5, si potrebbe considerare un dato soddisfacente, visto che gli spazi e gli arredi sono stati riorganizzati nella primavera del 2014. 25 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Piano di miglioramento L'analisi dei 108 questionari raccolti nel dicembre del 2014 ci presenta un buon quadro degli sportelli informativi del Comune di Forlì. Ricordiamo infatti che il punteggio medio assegnato agli sportelli, come grado di soddisfazione generale riguardo ai servizi offerti, è molto alto (4,8 su un punteggio massimo di 5 punti). Questo dato ci conforta, anche perchè a ciò va sommato il fatto che i nostri utenti (esattamente l'83% delle persone che hanno risposto al questionario) sono uomini e donne che si rivolgono agli sportelli informativi con una frequenza costante nel tempo, dimostrando così di gradire il servizio e di sentirne l'utilità, nell'opera di connessione della macchina amministrativa comunale con la cittadinanza stessa. Al tempo stesso, va rilevata la validità universale del concetto che “nulla è perfetto ma tutto è perfettibile”, assioma del tutto pertinente anche per i nostri sportelli informativi. Del resto, un questionario di Customer Satisfaction perderebbe di senso se non fosse uno strumento atto a fornire a chi lo somministra spunti e stimoli al miglioramento del servizio stesso. Ebbene, dalla lettura della domanda 4, si nota che i nostri utenti si rivolgono agli sportelli informativi in quest'ordine: • 40%: Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) • 34%: Informagiovani (IG) • 26%: Informazioni e Accoglienza Turistica (IAT) Era stata appositamente prevista la successiva domanda 5, dove veniva chiesto di indicare il motivo dell'accesso agli sportelli da parte degli utenti, 26 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 proprio per verificare in quale misura vengono impiegati i singoli sportelli in base alle richieste ricevute dall'utenza. Queste richieste riguardano al: • 40%: l'Informagiovani (IG) • 36%: l'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) • 22%: l'Ufficio Informazioni e Accoglienza Turistica (IAT) Questo dato evidenzia come l'Informagiovani abbia un problema di identità come il Forlì&Oltre lo ha relativamente al target di riferimento. Si suggerisce a questo proposito, di realizzare nel 2015 una customer satisfaction solo sul servizio Informagiovani ed una ricerca mirata sul FO&O Nel frattempo si suggerisce di pubblicizzare maggiormente ruoli e funzioni dello specifico sportello dell'Informagiovani, anche con una cartellonistica adeguata alla domanda registrata, in modo da permettere al cittadino di distinguere realmente i nostri sportelli, senza trasformare l'URP in una sorta di “asso pigliatutto”. Per esempio, per evitare che il servizio di prestito bibliotecario delle guide dei viaggi sia percepito erroneamente dall'utenza come materia da URP, si potrebbero incollare sugli scaffali contenenti i libri in prestito gli adesivi dell'Informagiovani, o affiggere un cartello apposito (Informagiovani) nelle scansie libere. La stessa operazione si può replicare con le postazioni Internet e con i quadernoni che raccolgono le offerte di lavoro dai Centri per l'Impiego, dalle agenzie interinali, i corsi di formazione, i bandi pubblici: anche in questo caso, un semplice adesivo dell'Informagiovani incollato sui singoli docx procura istintivamente nell'utente la sensazione di essersi rivolto all'Informagiovani e non all'URP. 27 Indagine di customer satisfaction ANNO 2014 Indagine a cura dell'Unità Servizi Informativi del Comune di Forlì URP – IAT – Informagiovani Responsabile D.ssa Milena Vasumini P.tta della Misura 5 – 47121 Forlì Tel. 0543.712444 – 712435 – 712445 Fax 0543.712450 – 712755 [email protected] [email protected] – www.comune.forli.fc.it [email protected] – www.turismoforlivese.it [email protected] – www.informagiovani.comune.forli.fc.it 28