Circolare N.5 _corertta_ - La compilazione delle schede ca…

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Ravenna, 5 Febbraio 2008
Circolare N. 5/2008
LA SCHEDA CARBURANTE E LE SUE ALTERNATIVE
LA SCHEDA CARBURANTE
Premessa
L'articolo 2 della Legge n.31 del 21 febbraio 1977 ha introdotto la scheda carburante, documento
necessario per giustificare gli acquisti di carburante per autotrazione presso i distributori stradali.
Questo documento da compilare per ciascun veicolo a motore utilizzato nell’esercizio delle attività
imprenditoriali o professionali da parte dei soggetti d’imposta allo scopo dell’eventuale detrazione
dell’imposta sul valore aggiunto e delle deduzioni fiscali sui redditi.
Per i rifornimenti di carburante, effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione, gli acquisti devono
essere documentati attraverso la compilazione di apposite schede, conformi al modello allegato al DPR n.
444/1997. Ai sensi del comma 2 dell’articolo 1 del succitato Decreto, le annotazioni sulle schede
carburanti sono sostitutive della fattura di acquisto ai fini IVA, così come prevista dall’articolo 22 del DPR
n. 633/1972.
L’imprenditore o il professionista che utilizza autoveicoli, nella propria attività aziendale o professionale,
quando fa rifornimento di carburante presso gli impianti stradali di distribuzione, non può chiedere
l’emissione della fattura.
Il contribuente, per documentare la spesa, deve, pertanto, istituire un apposito documento, denominato
“scheda carburanti” o “carta carburanti”.
Modalità di compilazione e periodicità di riferimto
La scheda carburanti può essere mensile o trimestrale. La scelta della periodicità è indipendente dalla
periodicità della liquidazione IVA. Pertanto, a titolo di esempio, un contribuente con liquidazione IVA
trimestrale può istituire una scheda carburanti mensile o viceversa.
La scheda carburanti deve essere riferita:
Ø
ai veicoli intestati al contribuente soggetto passivo IVA;
Ø
ai veicoli posseduti dal contribuente soggetto passivo IVA, ad esempio a titolo di leasing, noleggio,
comodato, ecc.
I concessionari d’auto che hanno veicoli non ancora immatricolati e che devono fare rifornimento per la
presentazione degli autoveicoli alla clientela, possono istituire un’unica scheda mensile riportando, in
corrispondenza di ciascun rifornimento, il numero di telaio del veicolo rifornito. Analoga semplificazione
è prevista per i veicoli consegnati per la riparazione o la vendita (Circolare Ministeriale n. 39/1977).
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Con riferimento agli estremi di individuazione del veicolo è necessario riportare sulla scheda carburanti:
Ø
la marca dell’autoveicolo (es. Fiat);
Ø
il modello (es. Punto Diesel);
Ø
la targa o il numero di telaio.
A tale riguardo, si ricorda che, ai sensi dell’art. 2 del DM 7/6/1977, la scheda carburanti deve riportare, tra
l’altro, gli “estremi di individuazione del veicolo”. La norma non contiene un esplicito riferimento
all’indicazione del numero di targa o di telaio. Tuttavia la Corte di Cassazione, con sentenza 9/11/2005, n.
21769, ha ritenuto che l’indicazione del numero di targa “debba ritenersi prescritto obbligatoriamente,
costituendo il principale elemento di individuazione del veicolo”.
Si evidenzia che, per i veicoli non ancora immatricolati o per loro natura privi di targa, quali, ad esempio, i
carrelli e le macchine operatrici, è possibile indicare, in luogo della targa, il numero di matricola (numero
di telaio) apposto dalla casa costruttrice.
In assenza delle predette informazioni, non sussistendo alcuna garanzia in merito all’identità del veicolo
fornito e alla riferibilità delle spese sostenute all’attività del contribuente, non sarà possibile dedurre i
costi relativi al carburante.
Come noto, nel momento del rifornimento è necessario indicare sulla scheda carburante:
Ø
la data del rifornimento;
Ø
il prezzo pagato, comprensivo di IVA;
Ø
i dati del gestore dell’impianto di distribuzione (anche tramite apposizione di apposito timbro);
Ø
la firma dell’addetto all’impianto di distribuzione che ha materialmente effettuato il rifornimento.
Sul punto è intervenuta recentemente la Corte di Cassazione con Sentenza 19/10/2007, n. 21941. Nello
specifico, la Suprema Corte, a conferma della Sentenza n. 34 del 19 ottobre 2001 della Sezione XIX della
Commissione Tributaria Regionale del Piemonte, ha chiarito che:
“è chiaro che la previsione dell’apposizione della firma sulla scheda da parte l’esercente l’impianto di
distribuzione avendo una funzione, definita dallo stesso legislatore, di “convalida” del rifornimento
costituisce elemento essenziale senza del quale la scheda non può assolvere alla finalità prevista dalla
legge”.
Tutte le annotazioni sulla scheda carburante sono sostitutive della fattura fiscale, pertanto, la scheda priva
della firma del gestore dell’impianto di rifornimento viola un elemento essenziale per la legittima
detrazione dell’imposta sul valore aggiunto.
Senza la firma in questione si è, pertanto, in presenza di una omissione di una formalità di redazione a cura
di un terzo che, però, è espressamente sancita da una norma a titolo di convalida dell’operazione effettuata.
In mancanza della firma non sarà possibile dedurre i costi relativi al carburante.
Si evidenzia che vanno considerate valide anche le sottoscrizioni fatte dal gestore con una semplice sigla e
non con la firma per esteso, perché questa non è espressamente richiesta.
Registrazione delle schede carburanti
Le schede carburanti vanno registrate sul registro IVA acquisti entro gli ordinari termini di registrazione
delle fatture d’acquisto.
Dalla registrazione deve risultare:
Ø
il numero progressivo di registrazione (protocollo delle fatture d’acquisto);
Ø
il mese o trimestre a cui si riferisce la scheda;
Ø
l’imponibile e l’imposta, ottenuta tramite la procedura di scorporo.
E’ necessario riportare il numero di targa o di telaio dell’autoveicolo.
n.
prot.
dt.reg.
fornitore
Imp. 20%
Iva 20%
1
62
31/01/2008
Scheda carb. 01/2008
AD997PE
1.000
200
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E’ inoltre obbligatorio per le imprese (e non per i professionisti), riportare sulla scheda carburanti il
numero di chilometri che risultano a fine mese o trimestre dal contachilometri del veicolo.
Quanto sopra è un obbligo che è stato introdotto per permettere all’Amministrazione finanziaria di
verificare la coerenza tra il numero di chilometri percorsi e i costi annotati sulla scheda.
In corso di verifica, l’Amministrazione Finanziaria, partendo dalle indicazioni riportate sulla scheda
carburanti, effettua un controllo tra le modalità di impiego del veicolo e il tipo di attività svolta
dall’impresa.
Ad esempio, un numero di chilometri e, quindi, di costi per i rifornimenti riportato sulla scheda carburanti
notevolmente superiore rispetto a quello che è possibile ricostruire dai documenti ufficiali in base
all’attività svolta dall’impresa (clienti serviti, giorni di utilizzo del veicolo …), potrebbe evidenziare:
Ø
un utilizzo indebito della scheda carburanti, con la registrazione di costi relativi a veicoli diversi e,
quindi, la ripresa a tassazione dei maggiori costi dedotti;
Ø
un maggior utilizzo del veicolo rispetto a quello risultante dalla contabilità.
Deduzione fiscale e detrazione dell’IVA: materia in evoluzione
Le novità intervenute nel corso del 2007 per la deduzione dei costi e dell’IVA sui veicoli aziendali sono
già state oggetto di approfondimento con la nostra circolare N. 5 del 18 settembre 2007.
Nell’ambito del presente elaborato, si ritiene opportuno riportare un breve riassunto per ciò che riguarda
gli aspetti fiscali, concentrando l’attenzione alla gestione delle carte carburanti.
A seguito della pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (GUUE) dell’apposita
autorizzazione comunitaria ad introdurre una percentuale limitata ai fini della detrazione dell’IVA relativa
ai veicoli aziendali, dal 27.06.2007 agli acquisti di beni e servizi inerenti i veicoli stessi è applicabile la
nuova percentuale forfetaria del 40%.
La detrazione (forfetaria) IVA al 40%, applicabile, pertanto, anche agli acquisti di carburante per
autotrazione, riguarda i veicoli a motore:
⇒ adibiti al trasporto di persone o beni di massa complessiva autorizzata non superiore a 3.500 kg e con
un numero di posti a sedere, escluso il conducente, non superiore a 8 (esclusi trattori agricoli o
forestali);
⇒ non interamente utilizzati per l’esercizio dell’attività.
Ai sensi dell’art. 3 della Decisione in esame, sono comunque esclusi dalla limitazione alla detraibilità
dell’IVA (e possono quindi beneficiare della detrazione IVA nella misura del 100%) i veicoli utilizzati:
♦ come taxi;
♦ dalle scuole guida, a fini di formazione;
♦ per le attività di leasing o noleggio;
♦ dai rappresentanti di commercio.
Con riferimento alla deducibilità dei costi degli autoveicoli, fermi restando i limiti fiscalmente rilevanti,
le percentuali sono così modificate:
v 40% per la generalità delle imprese per le autovetture e autocaravan (è confermata la percentuale
dell’80% per le auto utilizzate dagli agenti e rappresentanti di commercio);
v 40% per le autovetture utilizzate dai lavoratori autonomi, confermando la condizione secondo la quale
la deducibilità è consentita limitatamente ad un’autovettura per ciascun professionista;
v 90% per le auto date in uso promiscuo ai dipendenti;
v 100% per le autovetture strumentali per l’attività e per quelle ad uso pubblico.
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Riepilogando le deduzioni e detrazioni fiscali sono così possibili:
Nuove percentuali di
detrazione IVA e deduzione costo
IVA
Costo del carburante
40%
40%
40%
40%
Carburante per autovetture
utilizzate dalla generalità delle imprese
utilizzate da lavoratori autonomi
utilizzate da agenti e rappresentanti
commercio
date in uso promiscuo ai dipendenti
strumentali per l’attività e ad uso pubblico
di
100%
80%
40%
100%
90%
100%
Fattura per l’acquisto di carburante
Gli esercenti degli impianti stradali di distribuzione possono emettere fattura SOLO nelle seguenti ipotesi:
Ø
acquisti effettuati da autotrasportatori per conto terzi iscritti all’albo, residenti o non residenti.
Qualora l’autotrasportatore sia residente in Italia o nella UE ed acquisti gasolio o oli da gas, vi è la
possibilità di fatturazione differita (DPR n. 277/2000) se all’atto di ciascun rifornimento viene emessa,
anche con sistemi automatizzati, apposita bolla di consegna indicante:
- la data e il numero progressivo;
- i dati identificativi dell’esercente l’impianto di distribuzione e dell’acquirente;
- la quantità e qualità del carburante erogato;
- il prezzo pagato;
Ø
acquisti non effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione;
Ø
acquisto di carburanti non destinati all’autotrazione, quando tale destinazione non può essere
constatata all’atto dell’acquisto (Circolare Ministeriale n. 39/1977);
Ø
impossibilità di compilazione della scheda carburante per mancanza del personale addetto alla
distribuzione (es. rifornimenti effettuati in orario notturno). In tal caso, è necessario conservare gli appositi
buoni di consegna rilasciati dalle attrezzature automatiche, da consegnare successivamente al gestore al
fine della fatturazione;
Ø
acquisti di carburanti effettuati dallo Stato, enti pubblici territoriali, istituti universitari e ospedalieri,
di assistenza e beneficenza;
Ø
contratti di “netting” (vedi a pag.6 del presente documento e la Circolare Ministeriale n.
205/E/1998).
Si riepilogano, di seguito, le annotazioni obbligatorie per la corretta compilazione della scheda carburante.
Scheda Carburanti
E’ necessario indicare i seguenti dati:
Dati dell’impresa
Ø ditta (per le imprese individuali), ragione o denominazione
sociale (per le società), nome e cognome (per i professionisti);
Ø domicilio fiscale;
Ø partita IVA;
Ø per i soggetti residenti all’estero la stabile organizzazione
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situata in Italia. Qualora il soggetto non residente abbia nominato
in Italia un rappresentante fiscale, sarà necessario indicare i dati
dettagliati sia del soggetto residente all’estero, sia del suo
rappresentante fiscale in Italia;
Ø se l’acquisto è effettuato dai dipendenti dell’impresa che
utilizzano la propria autovettura per conto del datore di lavoro, è
necessario indicare sia i dati dell’impresa (datore di lavoro), sia
quelli del dipendente intestatario del veicolo (CM 39/1977).
E’ necessario indicare:
Dati del veicolo
Ø la marca dell’autoveicolo(Fiat);
Ø il modello (es. Punto Diesel 1400);
Ø la targa o il numero di telaio.
In occasione di ciascun rifornimento è necessario riportare sulla
scheda:
Ø la data dell’acquisto;
Ø il prezzo pagato (comprensivo di IVA);
Rifornimenti
Chilometri
percorsi
Ø il nome e cognome, denominazione o ragione sociale
dell’esercente e l’ubicazione dell’impianto di distribuzione (tali
dati possono essere indicati tramite apposizione di apposito
timbro);
Ø la firma dell’addetto che effettua materialmente il
rifornimento.
A fine mese o trimestre, a seconda della periodicità della scheda
carburanti adottata, ai sensi dell’art. 4, DPR 444/97, le imprese (sono
esclusi i professionisti) devono riportare sulla scheda carburanti il
numero di Km che risultano dal dispositivo contachilometri.
Non è quindi necessario indicare il numero di Km percorsi nel
periodo di riferimento, ma soltanto il numero di Km che risultano dal
contachilometri alla fine del mese o trimestre considerato.
In assenza del dispositivo contachilometri (es. imbarcazioni) è
possibile riportare sulla scheda carburanti altra indicazione dalla
quale sia possibile risalire all’effettivo impiego del veicolo (es.
numero di ore di moto rilevabile da apposito conta-ore).
PROCEDURE ALTERNATIVE PER LA DOCUMENTAZIONE
DELLE SPESE PER I RIFORNIMENTI DI CARBURANTE
La C.M. n. 205/E del 1998, in merito alle schede carburanti, ha confermato la validità di alcune procedure
finanziarie, utilizzabili in occasione del rifornimento, e ciò in considerazione dell’introduzione di nuovi
mezzi e sistemi elettronici e informatici riguardanti l’erogazione e il pagamento dei carburanti presso i
distributori stradali.
Resta, comunque obbligatoria la carta carburanti
In tutti i casi e per tutte le procedure di seguito indicate, eccezion fatta per il “netting”, a fine mese o
a fine trimestre (nel caso siano state adottate schede trimestrali) deve essere compilata una carta o
scheda carburanti, nella quale vanno indicati il numero di targa e, se necessario, i chilometri
percorsi.
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Memory card
Si tratta di una scheda stampata da un computer di bordo installato sugli autoveicoli attestante i singoli
rifornimenti. Su detta scheda l’addetto al distributore deve effettuare le stesse annotazioni obbligatorie per
legge, i cui dati, alla fine della giornata, vengono trasmessi al soggetto passivo d’imposta per le relative
registrazioni IVA. Ovviamente, questo sistema computerizzato di rilevazione e registrazione dei consumi e
dei rifornimenti interessa in particolare le imprese che hanno quotidianamente in circolazione decine o
addirittura centinaia di automezzi.
Carte di credito magnetiche (“netting”)
Il netting consiste in una particolare forma di fatturazione sostitutiva della scheda carburante. La
procedura, che è stata più volte oggetto di pronunce da parte dell’Amministrazione finanziaria, consiste
nella stipula di due diversi contratti:
•
il primo tra il gestore e una compagnia petrolifera;
•
l’altro tra la compagnia petrolifera e i propri clienti finali cui vengono rilasciate apposite tessere
magnetiche.
Al momento del rifornimento, il cliente finale acquista il carburante dalla compagnia petrolifera
utilizzando la tessera e non dal gestore che materialmente effettua il rifornimento.
Il cliente finale utilizza, nella stazione di servizio, la carta di credito di cui è dotato e viene stampato un
documento di consegna. Tutti i dati vengono trasmessi via computer alla compagnia petrolifera che, in
base al consumo rilevato, fatturerà i consumi al cliente finale.
Nel rapporto tra il gestore della stazione di servizio e la società petrolifera, il primo emette fattura nei
confronti di quest’ultima regolare fattura per le somministrazioni di carburante effettuate a favore del
cliente finale.
Relativamente alla procedura con carta di credito netting, si deve precisare che l’operazione può essere
effettuata anche presso impianti di distribuzione presso i quali non è presente il personale.
L’Agenzia delle Entrate, confermando l’esclusione dall’obbligo dell’istituzione della carta
carburanti, ha precisato che gli utilizzatori dei veicoli aziendali devono compilare mensilmente un
documento numerato e datato, nel quale sono indicati, tra l’altro, il numero di targa del veicolo e i
chilometri percorsi.
Buoni carburante
Un’altra procedura di rifornimento carburanti, più tradizionale (ma ancora molto diffusa), è quella che
prevede l’utilizzo di blocchi di buoni. Si possono, infatti, adottare in luogo delle schede appositi buoni
predisposti in tagli di importo fisso predeterminato, in duplice copia, sui quali sono eseguite da parte del
gestore dell’impianto le prescritte annotazioni. Una copia dei buoni trattenuta dal gestore e l’altra
ovviamente resterà nel blocchetto in possesso del conducente
Lo Studio rimane a disposizione per ogni eventuale chiarimento in merito.
Cordiali saluti.
Studio Consulenti Associati.
La presente circolare contiene informazioni di carattere generale sugli argomenti trattati, che non sono da considerare
esaustive o sufficienti al fine di adottare decisioni, né possono altresì essere sostitutive della consulenza professionale.
Lo Studio Consulenti Associati non può essere ritenuto responsabile per eventuali danni derivanti da decisioni adottate o
non adottate utilizzando le informazioni contenute nella presente circolare.
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