PIANIFICAZIONE E APPROVVIGIONAMENTO

PROCEDURA
SISTEMA DI GESTIONE AZIENDALE
P21
PIANIFICAZIONE E
APPROVVIGIONAMENTO
Rev. 2
01/2015
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 03166250179
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 03372780175
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 03789940982
Codice Fiscale, Partita IVA,
CCIAA: 02569860980
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25030 Torbole Casaglia (BS)
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via Artigianato, 9
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tel. 030.2150381
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Revisione
0
Data
10/2011
1
12/2013
2
01/2015
Descrizione
Prima emissione nell’ambito del
sistema di gestione integrato
Redazione
Approvazione
Sergio Danesi
Roberto Zini
Sergio Danesi
Roberto Zini
Sergio Danesi
Roberto Zini
Sostituisce la procedura P 7.4.1 del preesistente
Sistema di gestione della qualità
Inserito paragrafo circa
l’approvvigionamento di beni e
servizi non destinati al cliente
Inserita attività di Medicina del
Lavoro
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0. Sommario
0.
Sommario ............................................................................................ 2
1.
Premessa ed applicazione ..................................................................... 3
2.
1.1.
Scopo .................................................................................................................................. 3
1.2.
Campo di applicazione .......................................................................................................... 3
1.3.
Riferimenti normativi ............................................................................................................ 3
1.4.
Responsabilità ...................................................................................................................... 3
1.5.
Parametri di processo ........................................................................................................... 3
1.6.
Registrazioni ........................................................................................................................ 3
Modalità operative ............................................................................... 4
2.1.
Pianificazione ed emissione degli ordini ................................................................................. 4
2.1.1. Erogazione corsi di formazione .................................................................................. 4
2.1.2. Servizi di consulenza ................................................................................................ 4
2.1.3. Servizio di manutenzione sistemi antincendio ............................................................. 4
2.1.4. Fornitura prodotti ..................................................................................................... 4
2.1.5. Realizzazione impianti antincendio............................................................................. 5
2.1.6. Gestione scadenziario di medicina del lavoro .............................................................. 5
2.2.
Approvvigionamento di beni e servizi non destinati al cliente .................................................. 5
2.2.1. Materiale informativo e pubblicitario .......................................................................... 5
2.2.2. Beni e servizi vari ..................................................................................................... 5
2.3.
Ricevimento e controllo del prodotto acquistato ..................................................................... 5
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1. Premessa ed applicazione
1.1. Scopo
Definire il processo di pianificazione e approvvigionamento partendo dall’ordine cliente fino all’assegnazione
dell’incarico al tecnico e/o la disponibilità del prodotto a magazzino.
1.2. Campo di applicazione
Si applica a tutti i prodotti ed i servizi erogati da Farco Group.
1.3. Riferimenti normativi
Manuale del SGA 9.1 - Pianificazione della realizzazione del prodotto
9.4 – Approvvigionamento
1.4. Responsabilità
Responsabile della definizione, del controllo e della verifica dell’attività è la funzione Pianificazione,
approvvigionamento, servizi al cliente.
Responsabilità di dettaglio ulteriori sono definite di seguito nella procedura.
1.5. Parametri di processo
DEFINIZIONE
DESCRIZIONE
NC fornitori prodotto / servizio
FREQUENZA
Numero di NC suddivise in base a
 Erogazione corsi di formazione,
 Servizi di consulenza,
 Servizio di manutenzione sistemi antincendio,
 Fornitura prodotti,
 Realizzazione impianti antincendio.
Annuale
1.6. Registrazioni
RIFERIMENTO
DESCRIZIONE
gestionale “Fusion”
Assegnazione incarico tecnico
Sintex
gestionale “Fusion”
Assegnazione incarico Docente
Gestionale “Eola”
Gestionale “Ottovolante”
Gestionale “Freedom”
M017
Programma visite
Programma scadenziario
sorveglianza sanitaria
Ordini a fornitori
Autorizzazione all’acquisto
CONSERVAZIONE
RESPONSABILITÀ
Pianificazione-Gestione
Consulenza Sintex
Pianificazione-Gestione
Formazione Sintex
Pianificazione-Gestione
Servizi Farco
Pianificazione-Gestione
Servizi Sinermed
Approvvigionamento Farco
Amministrazione
DURATA
1
1
3
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2. Modalità operative
2.1. Pianificazione ed emissione degli ordini
Le modalità operative risultano differenziate per:
 Erogazione corsi di formazione,
 Servizi di consulenza,
 Servizio di manutenzione sistemi antincendio,
 Fornitura prodotti,
 Realizzazione impianti antincendio,
 Attività di medicina del lavoro.
L’emissione degli ordini di acquisto avviene nel rispetto dei requisiti definiti nell’ambito della procedura
“Valutazione e approvazione dei fornitori” (P25).
Ove sia necessario ricorrere ad un fornitore non valutato secondo detta procedura, deve essere informato il
RSG, affinché provveda alla gestione della situazione, secondo la procedura stessa.
2.1.1. Erogazione corsi di formazione
Le attività da svolgere sono dettagliate nella procedura “Gestione ed erogazione del servizio di formazione”
(P22) e nell’istruzione “Gestione corsi di formazione” (I11) e si avvalgono delle funzionalità previste dal software
gestionale “Fusion”.
2.1.2. Servizi di consulenza
Le attività da svolgere sono dettagliate nell’istruzione “Gestione del servizio di consulenza” (I12) e si avvalgono
delle funzionalità previste dal software gestionale “Fusion”.
2.1.3. Servizio di manutenzione sistemi antincendio
Le attività da svolgere sono dettagliate nella procedura “Assistenza e manutenzione sistemi antincendio” (P46) e
nell’istruzione “Gestione del servizio di manutenzione” (I13) e si avvalgono delle funzionalità previste dal
software gestionale “Magma”.
2.1.4. Fornitura prodotti
La fornitura dei prodotti, gestita tramite il software gestionale “Freedom”, può svolgersi secondo tre diverse
procedure:
 Per i prodotti a listino, il personale addetto all’approvvigionamento provvede a verificare la disponibilità a
magazzino dei prodotti richiesti, emettendo, se necessario, l’ordine per l’acquisto al fornitore abituale o
richiedendo, se opportuno, il trasferimento dall’altro magazzino aziendale.
 Per i prodotti non a listino, l’addetto all’approvvigionamento richiede il preventivo ad uno o più fornitori,
in accordo con il responsabile del servizio, attivando, se necessario, la procedura “Qualifica e valutazione
dei fornitori” (P25), ed emettendo l’ordine di acquisto.
 Per la segnaletica speciale, prodotta direttamente presso l’unità locale di Marmirolo, per ordini gestiti
presso la sede si provvede all’emissione di una richiesta di trasferimento con le informazioni necessarie
all’allestimento del prodotto richiesto. L’addetto alla produzione, attenendosi a quanto definito nella
procedura “Produzione segnaletica speciale” (P45), provvede alla realizzazione di quanto richiesto.
In particolare, per quanto riguarda i materiali di consumo, gli acquisti possono essere effettuati anche
utilizzando moduli d’ordine proprio del fornitore.
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2.1.5. Realizzazione impianti antincendio
La procedura “Progettazione sistemi antincendio” (P33) evidenzia l’iter da seguire a seguito dell’acquisizione di
un ordine per la realizzazione di un impianto/sistema antincendio. Per l’acquisto dei materiali e
l’approvvigionamento dei servizi di installazione, vale quanto disposto in relazione ai prodotti.
2.1.6. Gestione scadenziario di medicina del lavoro
Le attività da svolgere sono dettagliate nella procedura “Gestione ed erogazione del servizio di medicina del
lavoro” (P50) e si avvalgono delle funzionalità previste dal software gestionale “Ottovolante”.
2.2. Approvvigionamento di beni e servizi non destinati al cliente
2.2.1. Materiale informativo e pubblicitario
Per tutti gli acquisti di materiale in cui siano inserite informazioni, immagini o marchi (quali ad esempio
confezioni, etichette, depliant e cataloghi, materiale informatico, compreso il sito internet aziendale), il
personale che ne cura l’approvvigionamento, coinvolgendo ove necessario altre funzioni aziendali, si accerta che
essi non contengano marchi, altri segni distintivi contraffatti o alterati, nomi o descrizioni fuorvianti che possano
trarre in inganno circa il loro reale significato o circa la provenienza, l’origine o la qualità dei prodotti
pubblicizzati e commercializzati. Il personale addetto verifica altresì che il materiale pubblicitario e tutte le
pubblicazioni di Farco Group (siano esse cartacee o informatiche) non utilizzino immagini ed altre opere che non
rispettano le norme inerenti i diritti d’autore.
2.2.2. Beni e servizi vari
Per l’acquisto di tutti i beni e i servizi diversi da quelli destinati al cliente, la richiesta del preventivo di fornitura
viene inoltrata al fornitore dal responsabile di funzione. Egli è tenuto a far pervenire al responsabile
amministrativo il preventivo di spesa, in modo che questi possa approvarlo (nel caso di beni di consumo e/o di
modico valore e/o acquisti di ovvia utilità funzionali all’operatività delle aziende del Gruppo) ovvero sottoporlo
alla Direzione per l’approvazione.
Ad acquisto effettuato, l’operatore che vi ha provveduto fa pervenire alla funzione Amministrazione il DDT o
fattura accompagnatoria, unitamente al preventivo precedentemente vistato.
Nel caso di acquisti al dettaglio per cui non è prevista l’emissione di un preventivo, la compilazione di
“Autorizzazione all’acquisto” (M017) da effettuare a cura dell’acquirente, sostituisce il preventivo per la fasi di
autorizzazione.
2.3. Ricevimento e controllo del prodotto acquistato
Per ciascuna delle diverse tipologie di servizi erogati sono previste specifiche modalità di monitoraggio e
documentazione della qualità del servizio.
Per quanto riguarda l’approvvigionamento di prodotti destinati alla vendita o all’installazione, la procedura
“Ricevimento e controllo delle forniture” (P27) prevede le attività con cui Farco garantisce il controllo di tutti i
beni approvvigionati e destinati al cliente.
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