Il project management in microbiologia

Il project management in
microbiologia
Ettore Turra
Area Sistemi di Gestione
APSS Trento
[email protected]
Argomenti
• Processi, progetti e project management
• Project management in microbiologia
– Caso applicativo (APSS)
• Il progetto estensione sorveglianza HAI
– Considerazioni finali
Il project management in microbiologia
PROCESSI, PROGETTI E PROJECT MANAGEMENT
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Ettore Turra – APSS Trento
Il project management in microbiologia
Diversi tipi di organizzazione per l’esecuzione dei processi
Caratteristiche dei
processi
Scala
Esecuzione
frequente
unica
unica
Durata
breve termine
breve-medio
lungo termine
Dimensione
esigua
medio-vasta
vasta
Organizzazioni coinvolte
poche
alcune
molte
Organizzazione
permanente
Progetto
Programma
Process management
Project
management
Program management
Forma organizzazione
Approccio gestionale
Fonte: Roland Gareis, 2005
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Il project management in microbiologia
Progetto come organizzazione temporanea
Fase pre progetto
Fase post progetto
Prossimo Stato
Progetto
Stato Attuale
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Gestire il cambiamento attraverso i progetti
Fonte: R.Gareis, M.Heumann - International Journal of Project Management 26 (2008) 771–772
La gestione per progetti è funzionale al cambiamento delle organizzazioni
In particolare, assicura la comunicazione e l’apprendimento organizzativo
In modo da mitigare i rischi e superare le resistenze al cambiamento
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Il project management in microbiologia
Genesi di un progetto
inizio
Idea investimento
Proposta Progettuale
Valutazione costi/
benefici
Decisione di
Progetto
no
fine
si
Proposta di
Investimento
Decisione di
investimento
Assegnazione di
Progetto
fine
sì
fine
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Un progetto nel ciclo di vita di un investimento
Controllo II
Inizio del
Progetto:
Progetto
assegnato
Controllo I
Controllo III
Controllo IV Termine dell‘utilizzo
Progetto per
inizializzare
l‘investimento
Utilizzo dei risultati dell‘ investimento
Disinvest
-imento
Fine del Progetto:
Progetto approvato
t
Ciclo di vita dell‘investimento (Realizzazione costi/benefici)
Inizio del ciclo di vita dell‘investimento :
Decisione di investimento presa
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Fine del ciclo di vita :
Disinvestimento effettuato
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PROJECT MANAGEMENT IN MICROBIOLOGIA
Caso Applicativo
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: contesto e fatti
Contesto
• Scopo: migliorare la sorveglianza, prevenzione e terapia delle HAI
• Sulla base di un sistema di laboratorio unico attivo nei sette ospedali
provinciali
• Secondo le indicazioni e le esperienze del CIPASS aziendale (Comitato
Controllo Infezioni Associate ai Processi Assistenziali)
Fatti
• Inizio progetto: luglio 2008
• Durata: 14 mesi
• Organizzazioni coinvolte: Dipartimento di laboratorio, direzioni mediche
di presidio (7), tutte le UU.OO ospedaliere di ricovero e cura
• Project Manager: Paolo Lanzafame (Dipartimento di Laboratorio)
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: fasi pre e post progetto
Fase pre-progetto
• Stadardizzazione di tutti i
laboratori di APSS su un
unico sistema software
integrato (LIS)
• Procedure CIPASS e CIO
per le precauzioni in corso
d’infezioni varie
Fase post-progetto
PROGETTO
CIPASS
Sorveglianza HAI
• Utilizzo dei risultati del
progetto nelle strategie di
prevenzione e cura delle
infezioni
• Estensione ad RSA e a
ospedali convenzionati
• Estensione ad ADI
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: obiettivi
Attivare uno strumento di sorveglianza in grado di integrare i dati di
laboratorio con quelli provenienti da fonti di informazioni cliniche e di
supporto
Costituire un servizio centralizzato, per tutte le strutture APSS, di
sorveglianza di laboratorio delle infezioni correlate a pratiche assistenziali
Identificare precocemente gli eventi di allarme
Eseguire raccolte di informazioni specifiche e mirate per valutare gli ambiti
in cui applicare le misure preventive/correttive e per poi valutarne l’efficacia
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: risultati operativi
Riduzione dei tassi globali di incidenza delle infezioni correlate
all’assistenza
Riduzione dei tassi di antibioticoresistenza
Riduzione dei tempi di applicazione delle precauzioni volte a controllo e
contenimento delle infezioni con riduzione degli outbreaks e/o eventi
epidemici
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: risultati di efficienza
Nel primo anno di utilizzo del sistema (2010 vs 2009) è stata registrata una
riduzione del tasso di infezione di
- 2,3 infezioni/1000 giorni di degenza
X
giornate di degenza totali = 420.000 ca
=
- 970 infezioni/anno
corrispondente a un risparmio di 1.455 K Euro*
* Ipotesi di costo medio per infezione ospedaliera = 1500 euro ca.
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: struttura delle attività (WBS)
PROGETTO
CIPASS
SORVEGLIANZA HAI
1.0
PROJECT
MANAGEMENT
1.1
Avvio del progetto
1.2
Pianificazione
progetto
completata
1.3
Controllo di progetto
1.4
Coordinamento
continuo
2.0
SOFTWARE
3.0
ATTIVAZIONE
SORVEGLIANZA
2.1
Acquisizione
Soluzione Software
3.1
Informazione e
Formazione
CIO e Reparti
2.2
Installazione
Fase 1
3.2
Attivazione Pilota
2.3
Installazione
Fase 2
3.3
Monitoraggio e
Valutazione
2.4
Parametrizzazione
3.4
Estensione
Sorveglianza
2.5
Test
3.5
Sorveglianza
a regime
1.5
Chiusura di progetto
1.6
Presentazione
finale di
progetto
2.6
Software
collaudato
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: descrizione attività (WP)
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: organizzazione
Team
Cavalese
Team
Rovereto Tione
Team
PM
Team
didiProgetto
Progetto
Team
Trento - Cles
e Borgo
Comitato
Comitato
Guida
Guida
Direzione
Aziendale
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: ambienti rilevanti
Direzione Dipartimento
Laboratorio
Componenti CIPASS
Servizio Sistemi Informativi
PROGETTO
CIPASS
Sorveglianza HAI
Responsabili UU.OO.
Fornitore Software
Direzioni Mediche
+ CIO
(per ospedale)
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Progetto Estensione Sorveglianza HAI: conclusioni
La complessità del progetto non è tanto dovuta a fattori tecnologici ma
umani:
• aspettative di un numero elevato di parti interessate
• assunzione di responsabilità nella gestione delle infezioni
Ruolo del Project Manager nella gestione del cambiamento
Progetto posto sotto le conduzione di esperti del contenuto (clinico)
piuttosto che esperti del contenitore (sistema informativo)
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PROJECT MANAGEMENT IN MICROBIOLOGIA
Considerazioni finali
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Project Management – raccomandazioni per l’uso
Importanza della “dimensione sociale” del project management:
• Non solo pianificazione dei tempi, attività, costi, ma soprattutto gestione
dell’organizzazione, delle comunicazioni, del contesto sociale del
progetto
Applicare gli strumenti ad un livello corretto, quello minimo necessario per
assicurare la prevedibilità e dei risultati e la comunicazione all’interno e
all’esterno del progetto
I vantaggi dall’uso di strumenti standard di Project Management sono:
• riduzione dell’impegno necessario per la pianificazione
• visione complessiva del progetto
• considerazione esplicita dei collegamenti tra obiettivi, attività, risultati
I potenziali svantaggi sono:
• rischio di applicazione di strumenti non adattati al contesto specifico
• possibile “appiattimento” dei contenuti e delle attività progettuali
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Domande
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