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IL PROJECT MANAGEMENT NEL SERVIZIO SANITARIO
L’esperienza dell’APSS di Trento
Bolzano, 8 maggio 2008
Auditorio del Palazzo Provinciale 12
Ettore Turra
Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari – Provincia Autonoma di Trento
[email protected]
Profilo dell’autore
Il valore del Project Management in APSS
Ettore Turra
Direzione Generale, Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari - Provincia Autonoma di Trento
Informazioni generali
„ Nato il 22 dicembre 1962 a Monza (MI)
„ Sposato (Carolina) , due bambini (Giacomo e Francesco)
„ Sport e hobby: da ragazzo motocross; oggi sci, viaggi e letture
„ 15+ anni di esperienza nel settore dell’Information Tecmology e della Consulenza Aziendale (J.D. Edwards,
Andersen & Co, Siebel Systems)
Formazione e titoli
„ Laureato in Economia Aziendale (Università Bocconi di Milano)
„ Pubblicazioni più recenti: informatica sanitaria (eHealth), valutazione delle tecnologie sanitarie (HTA) e Project
Management
„ Senior Project Manager Certificato IPMA (level B, cSPM) in Austria
Ruoli attuali/recenti
„ Innovazione Organizzativa e Gestione del Cambiamento dell’APSS
„ Project Management Officer (PMO) dell’APSS
„ Program Manager, “Programma Sviluppo Risorse Umane dell’APSS”
„ Responsabile Programma Obiettivo XIII PAT (2006 e 2007)
„ Professore a contratto presso il corso di Laurea in Tecniche di Radiologia Medica per Immagini e Radioterapia,
Facoltà di Medicina e Chirurgia dell’Università di Verona
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Ettore Turra – APSS Trento
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Argomenti
Il valore del Project Management in APSS
„ CONTESTO
• La Provincia Autonoma di Trento (PAT)
• L’Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari (APSS)
• APSS è un’azienda orientata ai processi e ai progetti
„ SVILUPPO DELL’APPROCCIO DI PROJECT MANAGEMENT
• I progetti nell’APSS
• Perché l’APSS ha adottato un approccio di Project Management
• Come: “il progetto di avvio del PMO” (2004)
„ I FATTORI DEL PROJECT MANAGEMENT
• Disegno dell’organizzazione orientata ai progetti
• Competenze di Project Management
• Il PMO quale funzione d’integrazione
• Servizi del PMO: coordinamento del portafoglio progetti
• Servizi del PMO: supporto al project e program management
• Strumenti per il Project Portfolio ed il Project Management
• Il sito Intranet per la Gestione dei Processi e dei Programmi
„ I RISULTATI DEL PROJECT MANAGEMENT
• Aumento della qualità e dell’impatto dei progetti
• I metodi di Project Management migliorano i processi aziendali
„ PIANO DI MIGLIORAMENTO E DI SVILUPPO
• Grado di maturità del PM in APSS (benchmarking - dicembre 2006)
• Maturità del PM nell’APSS – interpretazione e piano d’azione
• Sviluppo dei servizi del PMO
„ CONCLUSIONI
• Il valore del Project Management nell’APSS
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Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
CONTESTO
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Il valore del Project Management in APSS
La Provincia Autonoma di Trento - PAT (valori anno 2003 ove non diversamente specificato – Fonte: ISTAT)
Abitanti (2005):
502.478
Densità (abitanti per km2) : 78 vs. 192
PIL pro capite (in €): 28,495 vs. 22.252
(+ 28% superiore alla media nazionale)
Tasso di disoccupazione (2004):
3,2 % vs. 8,2 %
Giorni di presenza turistica: 30M/anno
Tasso natalità (X 1.000 ab.): 10,18 vs. 9,44
Speranza di vita alla nascita (in anni):
M=77,7 vs. 77,8
F=84,6 vs. 83,7
Tasso di mortalità (x 1.000): 9,53 vs. 10,18
Mortalità infantile (quozienti x 1.000 nati vivi):
Una situazione
orografica
complessa
3,0 vs. 4,4
Popolazione >= 65 anni (in valore % nel 2004):
70% PAT >
1,000 mt.
18,5 vs. 19,5
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Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
L’Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari (APSS)
„ L’ “Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari” (APSS), una delle maggiori aziende
sanitarie in Italia, gestisce i servizi e le attività sanitarie pubbliche per l’intero
territorio provinciale.
„ L’azienda fornisce al proprio bacino di utenza i seguenti servizi principali secondo i
più elevati standard professionali:
• Promozione della salute
• Medicina preventiva
• Assistenza primaria ed ospedaliera
• Riabilitazione
• Assistenza psichiatrica
„ Oltre 7,400 dipendenti (4000+ medici / infermieri)
„ 390 medici di medicina generale e 79 pediatri di libera scelta convenzionati
„ 2 ospedali principali (hub) e 5 ospedali di distretto (spokes); punti di erogazione
ambulatoriale diffusi nel territorio con circa 2,600 agende di prenotazione
„ Accordi con strutture ospedaliere ed ambulatoriali private e con 52 residenze
sanitarie assistenziali
„ Bilancio di esercizio 2006: EUR 923M; in equilibrio
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Il valore del Project Management in APSS
APSS è un’azienda orientata ai processi e ai progetti
„ Migliorare i risultati significa agire sulla complessa rete dei processi attraverso i
quali l’APSS fornisce i propri servizi
„ Nella ricerca dell’eccellenza in sanità, APSS ha adottato il modello EFQM® per
valutare i diversi approcci rivolti al raggiungimento del miglior livello di risultato
„ L’orientamento ai risultati comprende l’applicazione dei metodi e degli strumenti
del Project Management (PM) in alcune aree chiave della gestione
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Il valore del Project Management in APSS
SVILUPPO DELL’APPROCCIO
DI PROJECT MANAGEMENT
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Il valore del Project Management in APSS
I progetti nell’APSS
„ Progetti di miglioramento organizzativo e dei processi di livello aziendale
„ Progetti di cambiamento delle tecnologie informatiche e sanitarie, a valenza
interdisciplinare ed interdipartimentale
„ Obiettivi annuali specifici assegnati dalla Provincia Autonoma di Trento (PAT)
„ Numerosi progetti di miglioramento continuo (anche di piccola dimensione) per
aumentare l’efficacia e l’efficienza dei servizi resi (promozione della salute,
miglioramento della pratica clinica, qualità delle cure, ecc.)
“Innovation..as new products, business processes and
organic change that create wealth or social welfare.
(…) These days much innovation happens in
processes and services”
Fonte: The Economist – Oct 11th 2007
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Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
Perché l’APSS ha adottato un approccio di Project Management
„ Numerose attività chiamate “progetti”, in massima parte imprecisate
„ Diverse sovrapposizioni tra i progetti – alcuni concorrenti sugli stessi obiettivi
„ Progetti definiti in modo coincidente rispetto i confini delle unità organizzative che
li svolgono
„ Alcuni importanti progetti senza sufficiente visibilità e trazione
„ Ogni progetto gestito come un’entità separata
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Come : il Progetto di avvio del PMO (2004)
Fase Pre Progetto
Sviluppo del PMO
• Diversi progetti sconosciuti e
con bassa trazione a livello
aziendale
• Alcuni progetti concorrenti sugli
stessi obiettivi
• Proprietà dei progetti in qualche
caso imprecisata
• Grado di definizione spesso
insufficiente o disomogeneo
• Ogni progetto come un’entità
separata
Avvio del Progetto
• Data: Marzo 2004
• Documento di proposta
• Evento: Riunione di assegnazione
ed avvio del progetto
Organizzazione del Progetto
Obiettivi del progetto:
•
Definizione organizzativa del
PMO
•
Sviluppo delle competenze
di PM
•
(Metodi di) Gestione del
portafoglio progetti
Non-Obiettivi/Esclusioni:
•
Conduzione diretta dei
progetti, in sostituzione dei
PM
Fasi principali:
1. Project Management
2. Analisi Organizzativa
3. Implementazione pilota
4. Controllo ed estensione
5. Completamento e
transizione
Chiusura
ProgettoPhase
Post Project
• Data: Gennaio 2005
• Portafoglio Progetti 2005 e
PMO stabiliti.
• Evento: presentazione finale
Fase Post Progetto
•
•
•
•
Portafoglio Progetti Prioritari
allineato con il programma
annuale ed il budget
Portafoglio governato
Aumento della soddisfazione
dei clienti e dei dipendenti.
Maggiore flessibilità
organizzativa
•Comitato Guida – C.Favaretti (PO), P.Depieri, A.Toniolatti
•Project Management – E.Turra (PM), G.Heinrich (Coach)
•Team esperti: V.Dapor, C.Ferri, R.Sanniccolò, E.Moser
•Team Formazione: A. Dalponte. E.Turra, G.Heinrich
Ettore Turra - Case Study Presentation for IPMA level B certification - 2005
Il valore del Project Management in APSS
I FATTORI DEL PROJECT MANAGEMENT
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Il valore del Project Management in APSS
Disegno dell’organizzazione orientata ai progetti
Direzione Generale
PMO
Direzioni
Centrali
Ospedali
(2)
Distretti
(11)
Direzione Cura
Promozione Salute
Amm.ne & Finanza
SIST pool esperti
Personale & SI
SSI pool esperti
Pool Esperti Funzionali (Virtuale)
Progetti
Progetti
Gruppo di
Valutazione
Investimenti
Progetti
Ettore Turra – APSS Trento
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Il valore del Project Management in APSS
Competenze di Project Management
Personale APSS formato nel Project Management – alla fine del 2007
Anno
Numero di
persone
formate
Per area
Medico –
Scientifica
(*)
Per tipo di corso
Tecnico Amministra
tiva
2003
19
2004
35
23
12
2005
23
7
16
2006
55
27
28
Introduzione
al PM
/Seminari
(1/2 gg.)
19
Project
Management
controlling
(3 gg)
Project
Management
Base
(4/5 gg.)
19
19
35
2007
74
46
28
74
206
103
103
131
7
6
22
Totale
Numero di
giornate
erogate
23
5
33
11
75
30
1
19
* Medico/infermiere/Farmacista/Biologo
Certificazioni IPMA (P-M-Austria) – dato cumulativo
•1 livello B (ricertificato nel 2008)
•3 livello D
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Il valore del Project Management in APSS
Il PMO quale funzione d’integrazione
OBIETTIVI PRINCIPALI
„Fornire direzione e coordinamento complessivo alle politiche, ai programmi ed
ai progetti d’innovazione e miglioramento dei processi e dei sistemi che
l’Azienda realizza per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei servizi offerti
„Assicurare che i processi aziendali ed i sistemi informativi che li supportano
rispondano alle direttive, agli indirizzi ed ai sistemi di gestione per la qualità
dell’Azienda
SERVIZI DEL PMO
„COORDINAMENTO DEL PORTAFOGLIO PROGETTI
„SUPPORTO AL PROJECT E PROGRAM MANAGEMENT
„SUPPORTO ALLA PIANIFICAZIONE STRATEGICA E AL MONITORAGGIO DEI S.I.
„PROGRAMMA DI SVILUPPO DELLE RISORSE UMANE (GESTIONE DEL)
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Il valore del Project Management in APSS
Servizi del PMO : coordinamento del portafoglio progetti
COORDINAMENTO DEL PORTAFOGLIO PROGETTI – ATTIVITA’
Coordinare la classificazione e la selezione dei progetti nel portafoglio (con il gruppo di valutazione)
Coordinare l’assegnazione, l’avvio e l’eventuale interruzione dei progetti e dei programmi
Promuovere l’apprendimento e le connessioni tra i progetti (comunicazione)
Organizzare il database del portafoglio progetti, la reportistica e le riunioni di revisione mensile
OUTPUT
Ogni proposta d’investimento valutata secondo un metodo unico (equità tra progetti nuovi e in corso)
Portafoglio progetti maggiormente allineato ed ottimizzato (massimizzazione delle sinergie)
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Il valore del Project Management in APSS
Servizi del PMO: supporto al project e program management
SUPPORTO AL PROJECT MANAGEMENT – ATTIVITA’
Sviluppare la strumentazione di project management (manuali, formati, ecc.)
Fornire consulenza ai team di progetto (avvio, chiusura, analisi dei rischi)
Agire per lo sviluppo delle competenze individuali di PM (formazione, coaching)
Agire per lo sviluppo delle competenze organizzative di PM (benchmarking, diffusione conoscenze)
OUTPUT
Maggiore omogeneità tra i progetti e all’interno delle organizzazioni di progetto
Trasparenza and comunicazione nei progetti, tra i progetti e verso le parti interessate
Maggiore qualità del project management
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Il valore del Project Management in APSS
Strumenti per il Project Portfolio ed il Project Management
„ Linee guida e strumenti per la selezione del portafoglio progetti e l’assegnazione dei
progetti (procedure, schede, matrici di valutazione e criteri espliciti)
„ Reportistica direzionale del Portafoglio Progetti (dashboard)
„ Linee guida e formati standard di project management (processi IPMA – APSS)
„ Piani di progetto standard per i progetti d’implementazione e di approvvigionamento
„ Programmi formativi interni e relativi materiali di supporto
„ Pacchetti di consulenza interna di project management a supporto dei team di
progetto (in particolare per l’avvio dei progetti complessi; il controllo periodico; la
chiusura dei progetti; workshop per l’analisi del rischio)
„ Il sito intranet per la Gestione dei Processi e dei Progetti
(http://intranet.apss.tn.it/proj)
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Il valore del Project Management in APSS
Il sito Intranet per la Gestione dei Processi e dei Progetti
GESTIONE INTEGRATA
DEI PROGETTI E DEI
PROCESSI AZIENDALI
GESTIONE
PROCESSI
AZIENDALI
Strumenti e
linee guida
PROGRAMMA
SVILUPPO (RU)
RISORSE UMANE
Processi e
Strumenti
RU
Modello delle
Competenze
APSS
Sistemi
Informativi
RU
PORTFOLIO
MANAGEMENT
Portafoglio
Progetti
Aziendale
Progetti
Portafoglio
Obiettivi PAT
Progetti
SIST
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SUPPORTO A
STRATEGIA E
GOVERNO IT
PROJECT
MANAGEMENT
Strumenti e
linee guida
Strumentazione
di PM
Sviluppo
Competenze
di PM
Supporto ai
Progetti e ai
Programmi
Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
I RISULTATI DEL PROJECT MANAGEMENT
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Ettore Turra – APSS Trento
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Il valore del Project Management in APSS
Aumento della qualità e dell’impatto dei progetti
QUALITA’ DEI RISULTATI
Descrizione Progetti
Start
End
Duration
Pilota Accettazione Unica delle prestazioni ambulatoriali e di
laboratorio
feb-04
dic-04
10
Sistema Informativo Ospedaliero (SIO) - Estensione del sistema agli
ospedali di Tione-Cavalese-Cles
feb-04
dic-04
10
SIO - estensione del sistema a Rovereto
feb-05
giu-05
4
ELEVATO IMPATTO DEI PROGETTI
SIO - definizione delle specifiche funzionali e tecnologiche per
l’evoluzione della soluzione
mar-05
lug-05
4
Trasloco del Distretto di Trento nella nuova sede del CSS
gen-05
set-05
8
•PROGRAMMA SIO = 2500 utenti in tutti gli
ospedali della provincia
Ottimizzazione del processo di MEV
apr-05
set-05
6
Standardizzazione dei processi e dei sistemi di gestione della
diagnostica di laboratorio
feb-05
nov-05
9
Sistema Direzionale per il controllo di gestione
mag-05
feb-06
10
Progetto di cambiamento SSI
feb-05
giu-06
17
SIO 05 – Sviluppo ed avviamento pilota dei moduli per la gestione
dei dati clinici individuali a livello provinciale
set-05
lug-06
11
Trasfusionale – Nuovo sistema dipartimentale aziendale
gen-06
dic-06
11
GIS – Gestionale per la gastroenterologia
gen-06
dic-06
12
Ampere – Servizi di collaborazione con i medici di medicina
generale ed i pediatri di libera scelta
apr-06
gen-07
8
Intersa – Collegamento con le RSA
feb-06
gen-07
12
Programma SIO – Estensione del sistema di gestione dei dati clinici
individuali a tutti gli ospedali della PAT
ott-06
lug-07
10
Programma PACS APSS – Archiviazione e comunicazione delle
immagini radiodiagnostiche individuali
giu-06
ott-07
16
Programma Risorse Umane (P1) – disegno e sviluppo dei metodi e
sistemi per la gestione del personale
gen-06
ott-07
9
•75% dei progetti in portafoglio negli ultimi
tre anni conclusi secondo i piani
•Durata dei progetti ± 12 mesi
•PACS APSS = 250 utenti in radiologia –
tutti i medici richiedenti le prestazioni
•Progetto AMPERE = 200+ MMG connessi
= ±300.000 assistiti
•Trasloco CSS – tutti i cittadini di Trento
•Progetto LIS - da 11 a 1 sistema – 7M di
esami all’anno
VALORE ECONOMICO (EUR)
•7.4M risorse esterne impiegate (3 anni)
• ±3M capitale IT investito ogni anno nel
portafoglio progetti
Ettore Turra – APSS Trento
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Il valore del Project Management in APSS
√
Process Management
√
√
√
Personnel Management
Organizational design of POC
√
√
Assignment of a Project or
Program
Project Portfolio Coordination
Leadership Development
Policy and Strategy Implementation
People Management
Management of Partnerships and Resources
Healthcare services design, delivery and support
Program Management
√
√
√
√
Project Management
Company Wide Key Processes
1
2
3
4
5
Assurance of Quality in Projects
Project Management Dimensions
I metodi di Project Management
migliorano i processi aziendali (*)
N/A
( √ ) Significant match (Project Management supports APSS’ Company key process in EFQM reports)
Interpretazione:
•Sintesi dei metodi di PM presenti nei rapporti APSS/EFQM che sono stati rilevati sui macro-processi aziendali
•Per ogni dimensione del PM, la matrice illustra ad alto livello i processi chiave aziendali che sono supportati dal PM
•La gestione del Portafoglio Progetti ed la presenza di un PMO, in aggiunta al Project Management, indirizza diversi processi ed
obiettivi principali aziendali (sebbene i maggiori rocessi dell’APSS non siano organizzati per progetti)
•Il PM assicura che i servizi sono disegnati e migliorati sulla base dei bisogni dei clienti e promuove l’integrazione tra le parti
Ettore
Turra –– APSS
Trento
(*) E.Turra: “ PROCESS AND PROJECT MANAGEMENT IN AN EFQM AWARDED22
HEALTHCARE PROVIDER: HOW DO THEY RELATE EACH
OTHER”
pm days
’07
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Il valore del Project Management in APSS
PIANO DI MIGLIORAMENTO E DI SVILUPPO
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Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
GRADO DI MATURITA’ DEL PM IN APSS (dicembre 2006)
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Il valore del Project Management in APSS
Maturità del PM nell’APSS – Interpretazione e piano di azione
Punti di forza:
ƒ Assegnazione di un progetto o programma
ƒ Coordinamento del portafoglio progetti
ƒ Networking tra i progetti
Punti di debolezza:
ƒ Alcune dimensioni della gestione dei progetti: la pianificazione delle risorse e dei costi; la
comunicazione; la valutazione dei progetti in chiusura
ƒ Gestione del personale: il project management non è riconosciuto come una professione;
assenza di requisiti specifici per la selezione e lo sviluppo individuale dei PM
Piano di miglioramento:
ƒ Migliore applicazione di alcuni metodi di PM in fase di avvio, controllo di progetto e
chiusura di progetto
ƒ Revisione dell’offerta formativa (inizio 2008)
ƒ Aumento della diffusione delle conoscenze interne ed interne all’Azienda
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Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
Sviluppo dei servizi del PMO
MANTENERE:
• Coordinamento del Portafoglio Progetti
• Supporto ai Project Manager (assistenza e formazione sul campo)
• Programma Sviluppo Risorse Umane (gestione del)
SVILUPPARE:
• Capacità e Metodi di gestione dei processi:
• Standard aziendali di rappresentazione, descrizione, mappatura dei processi
• Supporto alla gestione ed ottimizzazione dei processi da parte della “linea”
• Standard e linee guida dei processi specifici di supporto dell’IT
• RIDURRE:
• Ruolo diretto nella committenza e nella gestione dei progetti (al momento > 50% del
livello di attività per 3 FTEs)
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Ettore Turra – APSS Trento
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Il valore del Project Management in APSS
CONCLUSIONI
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Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
Il valore del Project Management nell’APSS
„ Aumento della flessibilità organizzativa grazie all’uso di organizzazioni temporanee
trasversali rispetto l’organizzazione permanente aziendale
„ Un numero inferiore di progetti intrapresi, maggiormente allineati alle strategie e
agli obiettivi dell’azienda
„ Una migliore qualità (prevedibilità) dei risultati dei progetti (75% dei progetti negli
ultimi tre anni conclusi in buono stato e nel rispetto dei piani)
„ Un maggiore valore per il numero massimo di dipendenti e di cittadini (i progetti ad
elevato potenziale sono favoriti rispetto alle implementazioni verticali, coincidenti
con i confini delle unità organizzative)
„ Elevato potenziale per l’apprendimento organizzativo ed individuale
„ Metodi e processi di PM applicabili per la realizzazione di progetti di miglioramento
anche di piccola dimensione in area clinica e sanitaria (ad es. sviluppo di linee
guida cliniche, progetti di miglioramento della qualità delle cure, ecc.)
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Il valore del Project Management in APSS
Appendice:
CASI APPLICATIVI
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Ettore Turra – APSS Trento
Il valore del Project Management in APSS
Esempi di applicazione del Project Management nell’APSS
„ I esempio: il Programma di Sviluppo delle Risorse Umane dell’APSS
Un vasto progetto di sviluppo organizzativo per fasi
„ II esempio: il Progetto PACS dell’APSS
Un progetto d’informatizzazione clinica di livello aziendale
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Il valore del Project Management in APSS
GRAZIE PER L’ATTENZIONE !!!
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