PGQ GAI Q 10.1 gestione audit interno

ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
ISIS C. FACCHINETTI
PGQ GAI 10.1: GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI
PROCEDURA GESTIONE QUALITA’
FASI
FUNZIONI
DATE
NOMINATIVO
REDAZIONE
VERIFICA
APPROVAZIONE
RGQ
RGQ
DS
25/05/11
25/05/11
25/05/11
ANNA MARIA BRESSAN
CARLO FAMOSO
CARLO FAMOSO
FIRME
Questa Procedura Gestione Qualità è emessa con distribuzione riservata e non può essere riprodotta
senza il benestare scritto del Dirigente Scolastico.
COPIA
X Controllata
Pagina 1 di 8
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
MODIFICHE AL DOCUMENTO
Rev.
Capitolo/Paragrafo
Modificato
Descrizione Modifica
00
tutti
Prima stesura del documento
01
intestazione
Cambiamento riferimento istituzionale
Pagina 2 di 8
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
INDICE
1
SCOPO_____________________________________________________________4
2
CAMPO DI APPLICAZIONE_____________________________________________4
3
COMPITI E RESPONSABILITÀ __________________________________________4
4
MODALITÀ OPERATIVE _______________________________________________5
4.1
PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT INTERNI__________________________________ 5
4.2
PIANIFICAZIONE ED ORGANIZZAZIONE DEGLI AUDIT INTERNI __________________ 6
4.3
ESECUZIONE DEGLI AUDIT INTERNI ________________________________________ 6
5
RIFERIMENTI ED ALLEGATI ___________________________________________8
Pagina 3 di 8
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
1 SCOPO
L’Istituto C. Facchinetti pianifica ed esegue gli audit interni allo scopo di controllare
periodicamente l’attuazione e l’adeguatezza del Sistema di Gestione per la Qualità e
intraprendere, se opportuno, le necessarie Azioni Correttive.
L’audit consiste in un esame sistematico ed indipendente, teso a valutare se le regole
generali e le procedure specificate risultino idonee ed adeguate al conseguimento degli
obiettivi definiti nella Politica per la Qualità e se le stesse siano conosciute e applicate alle
attività svolte.
2 CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura si applica a tutti gli audit condotti per accertare lo stato del Sistema di
Gestione per la Qualità ed interessano tutte le funzioni dell’Istituto e le aree indicate
nell’organigramma al fine di valutare:
la preparazione e l’addestramento del personale;
le modalità di gestione della documentazione e delle registrazioni;
il grado di comprensione ed applicazione delle procedure/istruzioni del Sistema di
Gestione per la Qualità;
la conformità del servizio ai requisiti specificati;
l’efficacia dei processi e dei servizi attivati tenendoli sotto controllo ed analizzando gli
indicatori ad essi collegati.
3 COMPITI E RESPONSABILITÀ
Il Responsabile del Sistema Gestione Qualità (RGQ) ha il compito di:
•
programmare gli audit del Sistema di Gestione Qualità;
•
definire il gruppo per l’audit;
•
definire il responsabile del gruppo di audit garantendo l’indipendenza di tale figura
rispetto alla funzione verificata;
•
controllare che tutte le funzioni verificate abbiano la documentazione di riferimento;
•
archiviare i rapporti di audit.
Pagina 4 di 8
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
Il Responsabile del Gruppo di audit (RGAI) ha il compito di:
•
eseguire gli audit a lui assegnati;
•
redigere i Rapporti di audit;
•
eseguire il follow up relativamente la funzione verificata;
•
redigere un breve rapporto sul personale in addestramento. Tale rapporto viene
archiviato da RGQ e inserito in copia nel fascicolo personale di chi è addestrato.
4 MODALITÀ OPERATIVE
4.1 PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT INTERNI
Gli audit del Sistema Gestione Qualità sono coordinati dall’RGQ e condotte da personale
addestrato e indipendente dall’attività soggetta a verifica. L’RGQ stabilisce e sottopone ad
approvazione del GAI un Piano Generale degli audit Interni (PGA Q13). Tale Piano
Generale è steso ad inizio anno scolastico sulla base di eventuali linee ed indicazioni
emerse dal riesame di fine anno precedente (maggio-giugno).
Il Piano Generale è redatto in modo da prevedere almeno un audit l’anno per ciascun
processo. Nel Piano Generale viene definita la scansione temporale, il processo
verificato, l’obiettivo della verifica e le risorse necessarie.
Tale Piano Generale non è limitante; infatti l’RGQ ha l’autorità di promuovere audit non
programmati, e quindi non presenti in pianificazione, comunicando alle funzioni da
verificare la data dell’audit con almeno sette giorni di anticipo. Gli audit non pianificati si
effettuano quando si ritenga necessario controllare l’applicazione del Sistema Qualità, vi
siano motivi per dubitare dell’efficacia del Sistema Qualità, oppure dopo variazioni
sostanziali delle Procedure. Inoltre il Piano Generale può essere aggiornato nell’arco
dell’anno.
Gli audit sono condotti dal Gruppo di Audit (GAI); un membro del gruppo svolge il ruolo di
RGAI (Responsabile del Gruppo di Audit).
Il personale incaricato dell’audit è addestrato in maniera adeguata all’adempimento di
questa attività mediante partecipazione ad un corso sul’audit di almeno 10 ore e con
almeno due audit di prova svolti con affiancamento di personale esperto. L’RGQ e gli altri
membri del Gruppo di Audit riportano l’addestramento e la formazione avute nell’ambito
degli audit come competenza acquisita nella scheda personale che viene compilata ogni
anno.
Pagina 5 di 8
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
L’RGQ definisce la composizione del GAI ed indica il RGAI per ogni processo verificato.
Il GAI può essere formato da una o più persone appartenenti a qualsiasi campo di attività
ad esclusione del personale avente responsabilità diretta nell’esecuzione delle attività
sottoposte ad audit. Nella scelta del personale si tiene conto di capacità particolari, di
corsi tecnici specialistici effettuati, di precedenti esperienze, delle caratteristiche personali
e del grado di istruzione.
Qualora il GAI nel suo complesso non copra le competenze necessarie è possibile
includere gli ESPERTI TECNICI, persone non addestrate a conoscere le norme ISO ma
competenti nel settore oggetto di audit. Inoltre si può includere nel GAI personale in
addestramento interno all’Istituto ( AUDITOR IN ADDESTRAMENTO) che non può
operare in autonomia.
L’Istituto può incaricare un ESPERTO ESTERNO per svolgere attività di audit, come
componente del GAI o come RGAI.
Per ogni audit viene predisposto un Piano Dettagliato (PDA Q6). Tale Piano Dettagliato di
Audit contiene:i macroprocessi auditati, l’obiettivo generale dell’audit, gli obiettivi specifici,
il luogo e la data, il personale coinvolto , il gruppo di audit con il committente, i documenti
di riferimento. Il Piano Dettagliato di Audit, redatto dall’RGQ, viene approvato dal GAI e
dal committente, firmato dall’RGQ e dal DS, comunicato alle persone soggette ad audt.
4.2
PIANIFICAZIONE ED ORGANIZZAZIONE DEGLI AUDIT
Per l’esecuzione di un audit l’ RGQ deve:
assegnare il numero progressivo di audit a per permetterne la successiva
registrazione;
selezionare il personale che farà parte del GAI e coordinarne l’eventuale formazione;
individuare il Responsabile del GAI (RGAI);
confermare con il Responsabile del processo interessato all’audit, la data di
esecuzione dello stesso;
assicurare che gli eventuali membri del GAI abbiano a disposizione tutte le
informazioni sull’attività da auditare: Procedure del Sistema Gestione Qualità,
Istruzioni Operative, normative, documenti, precedenti RAI, Richieste di Azioni
Correttive, ecc.
4.3 ESECUZIONE DEGLI AUDIT
L’esecuzione degli audit prevede tre fasi:
a. INCONTRO INTRODUTTIVO
Pagina 6 di 8
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
Viene tenuta una breve riunione preliminare tra il GAI e il Responsabile di processo
sottoposto d audit allo scopo di illustrare l’oggetto dell’audit e di concordare la sequenza e
la durata dell’incontro. La riunione può essere sostituita da una comunicazione scritta
inviata a tutte le persone coinvolte nell’audit.
b. ESECUZIONE DELL’AUDIT
L’audit ha lo scopo di:
riesaminare le Procedure e le Istruzioni Operative del Sistema Gestione Qualità per
valutarne la completezza e l’adeguatezza;
verificare nelle aree di lavoro la corretta esecuzione delle operazioni in conformità alla
suddetta documentazione;
esaminare la documentazione a disposizione del personale ed il livello di
comprensione della stessa;
ricontrollare a campione la documentazione già sottoposta a controlli e accettata, per
verificare la corretta applicazione delle procedure di controllo e dei criteri di
accettazione.
c. STESURA DEL RAPPORTO DI AUDIT
Al termine della fase di verifica, il RGAI redige un rapporto formale che può essere di due
tipi:
•
rapporto singolo alla persona coinvolta nella visita, nel caso in cui si ritenga
importante sottolineare alcuni aspetti da migliorare
•
rapporto globale sul processo esaminato
In entrambi i casi viene utilizzato lo stesso modulo RAU Q12 che contiene:
il processo verificato;
la composizione del gruppo di audit con l’indicazione del RGAI;
l’oggetto dell’audit ( evidenza dei controlli effettuati) e le eventuali Osservazioni o
Raccomandazioni
i rimandi ai Rapporti di Non Conformità;
la firma del RGAI, dell’eventuale persona auditata (se il rapporto è singolo) e del
RGQ per l’archiviazione.
Pagina 7 di 8
ISIS “C.Facchinetti”
Sede: via Azimonti,5- 21053 Castellanza
Procedura Gestione Qualità
Tel. 0331635718
fax 0331679586
[email protected]
www.isisfacchinetti.it
GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI
PGQ GAI 10.1
Rev.01 del 25/05/11
A conclusione dell’audit e dopo aver redatto il rapporto, in un momento successivo, si
procede alla consegna della/e copia/e del/i rapporto/i.
Il rapporto singolo viene consegnato dal DS alla persona interessata perché si possa
illustrare i dati emersi, chiarire dubbi ed invogliare al miglioramento.
Il rapporto globale viene pubblicato all’albo delle comunicazioni dei docenti e degli Ata. Il
RGAI è a disposizione per chiarimenti.
L’RGQ, a conclusione dell’operazione, appone la propria firma e procede ad archiviare
il/i modulo/i conservandolo/i secondo le modalità previste per le registrazioni.
Nel caso di Non Conformità rilevate, trascorso l’intervallo di tempo indicato nel Rapporto di
Non Conformità o di Azione Correttiva, il RGAI esegue una successiva attività di verifica
del processo interessato (follow up), al fine di accertare l’attuazione e l’efficacia del
trattamento o dell’azione correttiva.
5 RIFERIMENTI ED ALLEGATI
Codice
PGQ GDD 4.1
PGQ GDR 4.2
PGQ GNA 10.2
PGA Q13
PDA Q6
RAU Q12
Titolo
Gestione dei Documenti
Gestione delle Registrazioni
Gestione delle Non Conformità, Gestione delle Azioni
Correttive, Gestione delle Azioni Preventive
Piano Generale di audit interno
Piano Dettagliato di audit interno
Rapporto di audit interno
I moduli allegati alla presente procedura costituiscono documentazione esterna con
proprio indice di revisione e di aggiornamento. Gli stessi sono elencati nel modulo EGD
Q 14 che raccoglie tutti i moduli del Sistema Gestione Qualità.
Pagina 8 di 8