Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica

CONSERVAZIONE DIGITALE E FATTURAZIONE ELETTRONICA
Le Aziende hanno bisogno di soluzioni di conservazione sempre innovative e vicine alle loro esigenze interne e di
mercato, per questo abbiamo realizzato un servizio che si adatta perfettamente alle varie necessità, mantenendo la
giusta flessibilità legata sia alle necessità aziendali che ai cambiamenti normativi e di mercato.
Inoltre, il vantaggio del servizio in Outsourcing, consente di usufruire di una struttura informatica aggiornata e completa
(hardware, manutenzione e assistenza) per la gestione della propria attività, con il solo onere del pagamento mensile di
un canone.
Per rispondere a tutte le necessità di integrazione dei servizi di conservazione, Multi Consult ha studiato e realizzato con
i propri partner una piattaforma che integra tutti i servizi di:
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Dematerializzazione
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Conservazione
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Fatturazione Elettronica.
Il valore della piattaforma à dato dalla modularità di attivazione dei servizi, che possono essere attivati globalmente o
singolarmente in base alle esigenze, ed essere integrati interamente o parzialmente all'interno dei sistemi gestionali
dell'azienda.
CONSERVAZIONE DIGITALE:
Processo "disciplinato" che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo di distruggere
l'originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità
e reperibilità dei documenti.
"Conservazione Digitale" significa quindi "sostituire i documenti cartacei, con lo stesso documento in formato digitale"
la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale. Per
conservare i documenti a norma è necessario possedere:
-La firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma
tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
-La marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare
l'effettivo avvenimento di un'attività/evento.
L'unione della firma digitale alla marca temporale consente di dare la conferma dell'origine del documento informatico
e di renderlo immodificabile.
Differenza tra Archiviazione e Conservazione:
Con Archiviazione Documentale si fa riferimento alla memorizzazione di un documento (digitale dall'origine o
scansionato) su un supporto idoneo (es. Sistema Documentale, CD).
Con Conservazione Digitale si intende la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale anche per
documenti cartacei all'origine. Il processo di conservazione quindi è successivo all'eventuale archiviazione, infatti solo a
seguito della procedura di conservazione digitale è possibile liberarsi della copia cartacea.
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Vantaggi e Benefici
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Efficienza gestionale
Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
Efficienza dell'organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
Maggiore controllo dei processi documentali;
Riduzione di tempi e di costi sui processi operativi;
Spazi dedicati all'archivio dei documenti;
Tempo dedicato alla gestione dei documenti, con recupero di ore uomo ed attività produttive;
Impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti;
Documenti che possono essere conservati in modalità digitale:
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libro giornale e libro degli inventari
scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
scritture ausiliarie di magazzino
registro dei beni ammortizzabili
registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
modelli di pagamento (F23 e F24)
libri sociali
bilancio d'esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
ricevute fiscali e scontrini fiscali
documenti di trasporto (DDT)
scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
Documenti che NON possono essere conservati in modalità digitale:
(come indicato dal decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 23/01/2004):
 scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale
 scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore delle accise e delle imposte di
consumo di competenza dell'Agenzia delle Dogane fatto salvo quanto precisato nella circolare dell'Agenzia delle
Dogane n.5/D del 25 gennaio 2005.
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La Normativa in pillole
Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in
riferimento all'art. 71 del Codice dell'Amministrazione Digitale, argomentano e spiegano i requisiti dei nuovi sistemi di
Conservazione Digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti
informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).
Tali regole descrivono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità identificando le figure del produttore dei documenti,
dell'utente e del responsabile della conservazione, imponendo la produzione del manuale della conservazione in cui sono
descritti: il processo della conservazione, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.
La Conservazione Digitale è regolamentata dalla norma fiscale di riferimento con il decreto del Ministero dell'Economia e
delle Finanze del 23/01/04 (G.U. n.27 del 3/2/2004) sulla conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti. La
circolare esplicativa dell'Agenzia delle Entrate n. 36/E per la conservazione digitale e le successive, esplicita la pratica della
conservazione su supporti informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie sia che siano generati
informatici o che, generati cartacei, siano stati convertiti successivamente in informatici.
Evoluzione della Normativa
Negli ultimi mesi la conservazione ha subito notevoli cambiamenti sotto il profilo normativo: l'emanazione di due decreti il DPCM 3 dicembre 2013 e il DM 17 giugno 2014- hanno rispettivamente stabilito le regole tecniche per il processo di
conservazione e il dettaglio sul tema della gestione e conservazione dei documenti a valore tributario.
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MCi FATTURA ELETTRONICA – P.A.
MciFattura Elettronica è la soluzione semplice e completa per le imprese che devono inviare le fatture elettroniche alla
Pubblica Amministrazione, secondo le specifiche dettate dalla normativa (Decreto 3 aprile 2013 n. 55).
Mci Fattura Elettronica permette di:
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Estrarre direttamente le informazioni necessarie alla costruzione della fattura elettronica dalle applicazioni Multi
Consult (Sinergia, Getra, Kaleidos, ForspedG)
costruire le fatture elettroniche nel formato previsto dalla normativa;
firmare le fatture in modo completamente automatico;
inviare le fatture alla PA attraverso il Sistema di Interscambio;
conservare a norma le fatture inviate (opzionale);
verificare, controllare e gestire le risposte provenienti dal Sistema di Interscambio.
Consente inoltre la registrazione mediante memorizzazione informatica nel rispetto delle disposizioni dell’articolo 25, del
D.P.R. n. 633 del 1972, in base al quale dalla registrazione devono risultare la data della fattura, il numero progressivo, la
ditta o denominazione della ragione sociale del cedente o del prestatore (o il nome e cognome se non si tratta di imprese,
società o enti), l’ammontare imponibile e l’ammontare dell’imposta.
La fattura elettronica identifica un documento informatico registrato in forma digitale attraverso modalità specifiche che
permettono di salvaguardare l’integrità dei contenuti e l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura, senza la
necessità della stampa su carta.
Ulteriori Plus:
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Rispetta tutte le normative di legge
Supporta il processo di fatturazione
Dematerializza l’intero ciclo di vita di una fattura
Consente l’inserimento di firme elettroniche e marche temporali
Utilizza i servizi di posta certificata
Qualifica univocamente le fatture
PRE – REQUISITI SOLUZIONE OUTSOURCING:
 Una linea ADSL con almeno 2 Mb di banda dedicata esclusivamente alla Gestione Documentale
 Un PC dedicato con soluzione applicativa Scandoc installata.
PRE – REQUISITI MINIMI INSTALLAZIONE SCANDOC :
 S.O. Windows 7
 8 GB RAM
 50 GB di spazio disponibile minimo
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