Archiviazione elettronica dei documenti

La conservazione elettronica dei
documenti nell’attuale scenario
normativo
Norme , regole, esempi concreti
Relatore : Mautino Luisella
INDICE
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Quadro normativo vigente
Documenti da archiviare definizioni
Il documento informatico – diversi livelli di efficacia probatoria
Il documento informatico rilevante ai fini tributari
Memorizzazione e Archiviazione sostitutiva
Il Responsabile dell’archiviazione
Il riferimento temporale
Esibizione dei documenti
Peculiarità per l’archiviazione dei documenti aventi rilevanza fiscale
Circolari dell’Agenzia delle Entrate
Cenni al d lgs. 196/03 e al d lgs.231/01
Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture passive oggetto di
provvedimento da parte dell’Agenzia dell’Entrate
Quadro Normativo vigente
D lgs. N. 82 del 7 marzo 2005
Ha riformulato in 76 articoli la
normativa vigente in materia di
firma elettronica, conservazione
digitale dei documenti nei
rapporti tra privati e con le
pubbliche amministrazioni
DM 23 gennaio 2004
Disciplina l’emissione, la conservazione
ed esibizione elettronica dei documenti
rilevanti ai fini fiscali
Delibera CNIPA 4/2005
Regole per i certificatori il riconoscimento
del doc. informatico
Dpcm 13 gennaio 2004
Stabilisce regole tecniche per la
conservazione, duplicazione,
riproduzione e validazione dei
documenti informatici
Circolari Agenzia delle Entrate
• 45/E 2005
• 36/E 2006
Quadro Normativo vigente
Delibera CNIPA dell’11 febbraio 2004
D lgs. 20 febbraio 2004 n. 52
Stabilisce le regole tecniche per la
conservazione e riproduzione di
documenti su supporto ottico
idonei a garantire la conformità
dei documenti agli originali.
In materia di armonizzazione delle
modalità di fatturazione in materia Iva
introduce la fatturazione elettronica
Dpr 445 del 2000
Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in
materia di documentazione
amministrativa
Art. 2220 c.c.
Il terzo comma prevede che le
scritture e i documenti aventi
rilevanza contabile possano
essere conservati su supporti
d’immagine
Documenti da archiviare definizioni
(v. delibera CNIPA 19 febbraio 2004 e il Codice di
Amministrazione Digitale )
Documento
Documento
analogico
Documento
informatico
Documento
originale unico
Rappresentazione informatica o
analogica di atti fatti e dati intelleggibili
direttamente o attraverso un processo di
elaborazione elettronica
Documento formato utilizzando una
grandezza fisica che assuma valori
continui , come le tracce su carta , come
le immagini su film e le magnetizzazioni
su nastro.
La rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti
Documento per il quale non sia possibile
risalire al loro contenuto attraverso altre
scritture o documenti di cui sia
obbligatoria la conservazione, anche se
presso terzi
Documenti informatici – diversi livelli probatori
(v. delibera CNIPA 19 febbraio 2004 e il Codice di
Amministrazione Digitale )
Documento
informatico non
sottoscritto con
firma elettronica
Liberamente valutabile in sede di
giudizio - efficacia probatoria ex art. 2712
c.c.
Documento
informatico su cui è
apposta la firma
elettronica semplice
Liberamente valutabile in giudizio sulla
base delle caratteristiche tecniche della
firma apposta.
Documento
informatico su cui è
apposta la firma
elettronica
qualificata
Fa sempre piena prova fino a querela di
falso
Documenti informatici rilevanti ai fini tributari
(v. ARTT. 2214-2220 C.C. e DM 23 gennaio 2004 )
CONDIZIONI DA SODDISFARE AFFINCHE UN DOCUMENTO ABBIA
ANCHE EFFICACIA GIURIDICA RILEVANTE AI FINI FISCALI:
Hanno la forma di documenti statici non modificabili
Garantiscono autenticità, integrità e attestazione della data dei documenti
tramite uso di sottoscrizione elettronica e riferimento temporale
Garantiscono la leggibilità dei supporti nel tempo , l’ordine cronologico delle
registrazioni per ciascun periodo d’imposta,funzioni di ricerca e estrazione
Garantiscono la messa a disposizione di mezzi, da parte del soggetto che
utilizza i supporti,ai fini dell’accessibilità e leggibilità degli stessi in caso di
controlli e ispezioni
Garanzia di potenziale esibizione (video, carta, invio telematico, mediante
altro supporto ..)
Memorizzazione e archiviazione sostitutiva
(art. 1 delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004)
Memorizzazione
Archiviazione elettronica
Conservazione sostitutiva
Processo di trasposizione su qualsiasi
supporto idoneo, di documenti
informatici anche sottoscritti
Processo di memorizzazione su qualsiasi
supporto idoneo, di documenti
informatici anche sottoscritti, unicamente
identificati mediante un codice di
riferimento, antecedente al processo di
conservazione
Processo di memorizzazione che
risponde alle modalità di cui agli artt. 3-4
della delibera CNIPA
Memorizzazione e archiviazione sostitutiva
(art. 1 delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004)
Riversamento diretto
Riversamento sostitutivo
Processo che trasferisce uno o più
documenti conservati da un supporto
ottico di memorizzazione ad un altro non
alterando la loro rappresentazione
informatica . Per tale processo non sono
previste particolari modalità
Processo che trasferisce uno o più
documenti conservati da un supporto
informatico ad un altro modificando la
loro rappresentazione informatica
(applicabili art. 3 comma 2 – art. 4 comma
4 della delibera)
Memorizzazione e archiviazione sostitutiva
delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004
Obblighi per la conservazione sostitutiva di documenti informatici
art. 3 :
La conservazione sostitutiva di
documenti informatici anche
sottoscritti comporta la
memorizzazione su supporti
ottici e termina con
l’apposizione , su un insieme di
documenti o su una evidenza
informatica contenente una o
più impronte dei documenti,
del riferimento temporale e
della firma digitale da parte
del responsabile della
conservazione .
Il riversamento sostitutivo di
documenti informatici
conservati avviene con le
stesse modalità , ma qualora il
processo riguardi documenti
sottoscritti digitalmente
occorre l’intervento di un
pubblico ufficiale che apponga
la propria firma digitale oltre a
una nuova marca temporale
Memorizzazione e archiviazione
sostitutiva
delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004
Obblighi per la conservazione sostitutiva di documenti analogici
art. 4 :
La conservazione sostitutiva di documenti analogici comporta la
memorizzazione su supporti ottici della relativa immagine e termina con
l’apposizione , su un insieme di documenti o su una evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti, del riferimento temporale e della
firma digitale da parte del responsabile della conservazione .
In presenza di documenti analogici unici occorre la firma digitale e la marca
temporale di un pubblico ufficiale che attesti la conformità al documento
originale
Il riversamento sostitutivo di documenti analogici conservati avviene con le
stesse modalità di cui sopra, ma qualora il processo riguardi documenti originali
unici digitalmente occorre l’intervento di un pubblico ufficiale che apponga la
propria firma digitale oltre a una nuova marca temporale
Il Responsabile del processo di conservazione
sostitutiva
delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 5
Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della
tipologia dei documenti da conservare e organizza il contenuto dei supporti ottici
Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità anche per consentire l’esibizione
di ciascun documento conservato
Archivia e rende disponibili relativamente ad ogni supporto di memorizzazione
utilizzato, le informazioni relative a:contenuto dell’insieme dei documenti /estremi
identificativi del responsabile della conservazione /suoi delegati e relativi
compiti/copie di sicurezza e mantiene e rende accessibile un archivio del software
dei programmi in gestione di cui verifica la funzionalità
Verifica la funzionalità dei programmi del sistema adottando anche misure di
sicurezza fisica e logica (le procedure di sicurezza da rispettare vanno definite e
documentate)
Richiede ove prevista la presenza di un pubblico ufficiale
Verifica periodicamente con cadenza non superiore a 5 anni l’effettiva leggibilità dei
supporti conservati provvedendo se necessario al riversamento diretto o sostitutivo
Il riferimento temporale
delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 Art. 1 lettera p)
Codice dell’Amministrazione Digitale art. 1 lettera bb)
Per validazione o riferimento temporale si deve intendere il risultato
della procedura informatica con cui si attribuiscono , ad uno o più
documenti informatici, una data e un orario opponibili a terzi
Esibizione dei documenti conservati
delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 6
Codice di Amministrazione Digitale art . 23
Art . 6 Delibera CNIPA
Il documento conservato deve essere reso leggibile in qualunque
momento presso il sistema di conservazione sostitutiva e disponibile , a
richiesta , su supporto cartaceo
Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica
Quando un documento conservato venga esibito su supporto cartaceo
fuori dall’ambiente in cui è istallato il sistema di conservazione
sostitutiva , deve esserne dichiarata la conformità da parte di un
pubblico ufficiale se si tratta di documenti per la cui archiviazione è
richiesto il suo intervento
Esibizione dei documenti conservati
delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 6
Codice di Amministrazione Digitale art . 23 (modificato d lgs. 159/2006)
Art . 23 Codice di Amministrazione Digitale
All’art. 2712 c.c. del codice civile dopo le parole riproduzioni fotografiche è
inserita la seguente informatiche;
I duplicati , le copie , gli estratti del documento informatico , anche se riprodotti su
diversi tipi di supporto sono validi a tutti gli effetti di legge se conformi alle
vigenti regole tecniche.
Le copie su supporto cartaceo di documento informatico anche sottoscritto con
firma elettronica qualificata o con firma digitale sostituiscono ad ogni effetto di
legge l’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue
componenti è accertata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Esibizione dei documenti conservati
delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 art. 6
Codice di Amministrazione Digitale art . 23
I documenti informatici contenenti copia o riproduzioni di atti pubblici, scritture
private e documenti in genere compresi gli atti e e i documenti amministrativi di
ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali
hanno piena efficacia ai sensi degli artt. 2714 -2715 c.c. se ad essi è apposta o
associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia , una firma digitale o altra firma
elettronica qualificata
Le copie su supporti informatici di documenti originali unici formati in origine su
supporto cartaceo sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte
è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale…
Peculiarità per la conservazione dei documenti aventi
rilevanza fiscale
DM 23 gennaio 2004
Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E
Circolare Agenzia delle Entrate n. 36 del 2006
Il DM 23 gennaio 2004 richiama espressamente le disposizioni tecniche
generali per l’emissione la conservazione digitale e l’esibizione dei documenti
aventi rilevanza tributaria.
L’art. 3 del DM evidenzia che possono essere memorizzati su qualsiasi
supporto di cui venga garantita la leggibilità nel tempo e purchè venga
garantito l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun
periodo d’imposta.
Devono essere garantite funzioni di ricerca ed estrazione per in relazione al
cognome , al nome alla denominazione , al codice fiscale, alla partita IVA , alla
data o associazioni logiche di questi ultimi
Peculiarità per la conservazione dei documenti aventi
rilevanza fiscale
DM 23 gennaio 2004
Il DM 23 gennaio 2004 richiama espressamente ai fini della conservazione dei
documenti informatici le disposizioni tecniche di cui all’art. 3 della delibera
Aipa n. 42 del 2001 che è stata interamente sostituita dalla delibera CNIPA n.
11 del 19 febbraio 2004: e pertanto valgono anche in relazione ai documenti
aventi efficacia fiscale le disposizioni già oggetto di analisi ovvero in
particolare gli artt. 3 e 4 e 6 del della delibera n. 11 ai fini della conservazione
e dell’esibizione dei documenti
L’art. 4 prevede al secondo comma che il processo di conservazione
sostitutiva in relazione ai documenti di natura analogica possa essere
limitato a una o più tipologie di documenti e scritture purchè sia rispettato
l’ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per
ogni periodo d’imposta.
La conservazione sostitutiva deve avvenire con cadenza quindicinale per le
fatture e almeno annuale per gli altri documenti
Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E
Circolare Agenzia delle Entrate n. 36 del 2006
Art. 39 Dpr 633 del 1972
Risoluzione Agenzia delle Entrate4 luglio 2001 n. 107
Risoluzione Agenzia delle Entrate del 4 dicembre 2001 n. 202
Il processo di conservazione elettronica è obbligatorio :
per chi emette fatture elettroniche;
per chi riceve fatture emesse in formato elettronico mediante l’utilizzo
di procedure informatiche (fax, via modem e posta elettronica), al cui
utilizzo abbia preventivamente acconsentito.
Importante : in assenza di consenso , la fattura è elettronica solo per
l’emittente
Peculiarità per la conservazione dei documenti aventi
rilevanza fiscale
DM 23 gennaio 2004
L’art. 5 del DM 23 gennaio 2004 che prevede la comunicazione alle Agenzie delle Entrate
dell’impronta relativa all’archivio informatico dei documenti aventi rilevanza fiscale entro il
mese successivo rispetto a quello stabilito delle dichiarazioni relative alle imposte dei redditi
/Irap e Iva insieme alla firma elettronica e alla marca temporale(comunicazione indispensabile
per la rilevanza fiscale dei doc.) La norma non è stata ancora attuata ed è in attesa di un
provvedimento attuativo
L’art. 6 del DM 23 gennaio 2004 prevede che il documento informatico sia reso leggibile e
disponibile a richiesta anche su supporto cartaceo presso il luogo di conservazione, in caso di
verifiche , controlli o ispezioni.
Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità
stabilite con provvedimenti dei Direttori delle competenti Agenzie Fiscali.
L’art. 7 del DM 23 gennaio 2004 prevede che l’onere dell’imposta di bollo venga assolta (in via
presuntiva primo anno) presentando una comunicazione all’Agenzia delle Entrate con la quale
si evidenzia la volontà di procedere all’archiviazione elettronica dei documenti . Entro il 31/1
dell’anno successivo conguaglio. Il pagamento avviene mediante utilizzo di un modulo f23
Trova applicazione il d. lgs 237 del 1997
La normativa sulla privacy Codice n. 196 del 30 giugno
2003 Cenni ad aspetti di maggior interesse rispetto al
tema trattato
Ogni soggetto interessato deve ricevere dal Titolare un’informativa adeguata alla
tipologia di trattamento dei suoi dati effettuata che contempli anche eventuali finalità
di natura contabile oltre all’utilizzo di strumenti elettronici
A seconda della tipologia di trattamento dovrà essere valutato se e quando richiedere
uno specifico consensoLa società Titolare dovrà adottare le misure di sicurezza conformi alla vigente
normativa ed in ogni caso idonee a prevenire danni ai dati trattati di natura accidentale
o meno e/o il loro illecito trattamento da parte di terzi
Qualora il trattamento sia svolto da un terzo in outsourcing, quale autonomo Titolare
,occorre far risultare da contratto l’avvenuta verifica da parte del committente degli
standard di sicurezza presenti presso detta società fornitrice del servizio oltre
all’assunzione di responsabilità da parte di quest’ultima in merito alle modalità , alle
finalità e ai limiti con cui i dati dovranno essere trattati da parte del proprio personale
incaricato
Standard di sicurezza particolarmente severi sono richiesti per i certificatori
autorizzati
Responsabilità Amministrativa delle Società
D lgs. 231 del 2001
La responsabilità amministrativa delle Società richiede sempre che siano stati
soddisfatti alcuni requisiti:
Il reato deve essere stato commesso per realizzare anche solo potenzialmente un
interesse /un vantaggio per la società
Il reato è compiuto da persone (apicali e non) di cui la socità deve rispondere
Sono previste delle esimenti a favore della società , tra cui l’aver realizzato un
idoneo modello organizzativo a prevenzione delle particolari categorie di reati
oggetto della normativa.
Tra essi vi sono reati come la frode informatica (ai danni della pubblica
amministrazione),il reato di falso in comunicazioni sociali e quello di Truffa
(sempre ai danni della pubblica amministrazione)
L’alterazione di un sistema informatico può essere un valido strumento per la
realizzazione di un reato e pertanto anche ai fini dell’adeguatezza del modello
occorre presidiare processi come quello di emissione delle fatture elettroniche e
di conservazione elettronica dei documenti
Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture
passive oggetto di provvedimento positivo da parte
dell’Agenzia dell’Entrate
Obiettivo del progetto :
La Società interessata aveva fino a quel momento un sistema analogico di
conservazione di buona parte dei documenti a rilevanza fiscale e intendeva realizzare
un sistema di archiviazione elettronica delle fatture passive .
L’emissione delle fatture elettroniche di vendita avrebbe continuato ad essere
analogica così come la relativa archiviazione
Per motivi organizzativi/informatici il progetto, in un primo tempo, avrebbe dovuto
essere circoscritto alle sole fatture d’acquisto ricevute da parte di fiduciari e/o
consulenti esterni dell’area x .
La società avrebbe predisposto un portale affinché ai fiduciari e consulenti interessati
fosse consentito di emettere fatture elettroniche da trasmettere telematicamente alla
società stessa (la società recupera direttamente sul server la fattura compilata e
generata dal professionista)
L’accesso al portale sarebbe stato consentito mediante login e password da parte del
professionista. La fattura digitale creata dal professionista non è modificabile dalla
società
Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture
passive oggetto di provvedimento positivo da parte
dell’Agenzia dell’Entrate
Quesiti posti all’Agenzia delle Entrate :
E’ possibile limitare il sistema di archiviazione informatica delle fatture
d’acquisto..?
Si può limitare l’archiviazione alle sole fatture d’acquisto relative a una
determinata area di attività?
Il portale elaborato dalla società è legittimo?Il salvataggio delle fatture su portale
può essere considerato una forma di invio?
Caso concreto di archiviazione elettronica di fatture
passive oggetto di provvedimento positivo da parte
dell’Agenzia dell’Entrate
Risposte:
All’interno della categoria “fatture attive” o”fatture passive” possono essere
individuate tipologie di documenti che dovranno essere contraddistinti da una
distinta numerazione progressiva e inseriti all’interno di appositi registri sezionali .
La procedura deve consentire all’amministrazione di svolgere la propria attività di
controllo
il sistema di fatturazione deve garantire l’integrità dei contenuti e l’attribuzione
univoca all’emittente che apporrà su ognuna di esse o sul lotto di fatture destinate
ad un unico soggetto la propria firma elettronica e deve consentire la trasmissione
telematica delle fatture realizzata attraverso la messa a disposizione del documento
Nel caso di specie la trasmissione via e mail non è necessaria perché essendo il portale della
società destinataria il momento della messa a disposizione coincide con quello dell’emissione.