PROPOSTA DI ASSISTENZA PER L`ANALISI DEI FABBISOGNI

PROPOSTA DI ASSISTENZA PER L’ANALISI DEI FABBISOGNI FORMATIVI E
PROGRAMMAZIONE DELLA FORMAZIONE
(DL 78/2010 e Direttiva 10/2010 della Funzione Pubblica)
I. Premessa.
Nelle moderne organizzazioni, per una valutazione complessiva del livello di efficienza
della struttura, è sempre più importante considerare un insieme di variabili che non
facciano esclusivamente riferimento ai costi economici di mantenimento del sistema. La
qualità dei servizi e il livello delle competenze necessarie per conseguire prestazioni con
standard soddisfacenti costituiscono parametri almeno altrettanto importanti.
In tale direzione, l’introduzione di sistemi di valutazione della performance delle strutture
amministrative e del personale, così come la previsione di strumenti di valorizzazione del
merito e di incentivazione dell’impegno dei dipendenti pubblici, sono strumenti finalizzati a
ridurre il divario di efficienza che ancora separa il sistema pubblico dal settore privato e a
migliorare la qualità dei servizi erogati.
La variabile professionale, quindi, è quella che di fatto differenzia realtà ad elevato livello
di performance, e lo studio delle concrete realtà organizzative può suggerire utili
indicazioni per colmare le lacune ancora presenti in ampie aree dei servizi e della pubblica
amministrazione in particolare. E' del tutto evidente che una organizzazione per funzionare
al meglio ha costantemente bisogno di veder soddisfatte le proprie esigenze professionali
sia sotto il profilo quantitativo sia sotto il profilo qualitativo.
La formazione rappresenta una dimensione costante e fondamentale del lavoro e uno
strumento essenziale nella gestione delle risorse umane. Tutte le organizzazioni, per
gestire il cambiamento e garantire un’elevata qualità di prodotti e servizi, devono oggi
fondarsi sulla conoscenza e sullo sviluppo delle competenze.
La formazione del personale della Pubblica Amministrazione costituisce una leva
strategica per la modernizzazione dell’azione amministrativa e per la realizzazione di
effettivi miglioramenti qualitativi dei servizi ai cittadini e alle imprese. La formazione
rappresenta, inoltre, uno strumento indispensabile per trarre significativi vantaggi dai
cambiamenti nell’organizzazione dell’azione amministrativa e nei processi di lavoro ad
essa sottesi, effetto del generale processo di riforma della pubblica amministrazione e del
processo di continua evoluzione tecnologica che caratterizza lo scenario all’interno del
quale si è sviluppata l’azione amministrativa degli ultimi anni.
2.Il DL 78/2010 e la Direttiva 10/2010
L’art. 6, comma 13 del DL 78/2010 prevede che, a partire dal 2011, le amministrazioni
debbano ridurre del 50% rispetto al 2009 le risorse finanziarie destinate agli interventi
formativi.
La Direttiva del Ministro (che per gli enti territoriali vale come linee guida per la corretta
predisposizione dei piani formativi) precisa che per attività esclusivamente formative
devono intendersi tutti gli interventi di formazione, aggiornamento ed informazione svolti in
presenza o con metodologie e-learning.
Sono pertanto escluse dal campo di applicazione della norma le altre modalità
primarie, informali e non strutturate nei termini della formazione, di apprendimento e
sviluppo delle competenze, costituite dalla reingegnerizzazione di processi e luoghi di
lavoro, in modo da assicurare lo sviluppo delle opportunità di informazione, valutazione e
accumulazione delle competenze nel corso del lavoro quotidiano ((tutoring, mentoring,
peer review, circoli di qualità e focus group, affiancamento, rotazione delle mansioni ecc).
Pertanto, ogni PA dovrà quantificare le risorse finanziarie destinate ad attività
esclusivamente di formazione nell’anno 2009 e quindi, nell’ambito di appositi piani della
formazione, definire le risorse per l’anno 2011.
3. L'analisi dei fabbisogni e la programmazione della formazione .
La qualità del processo di programmazione e gestione delle attività formative è un
elemento fondamentale per garantire trasparenza e qualità alle attività di formazione.
In base alle indicazioni della Direttiva 10, il processo dovrà essere condotto secondo i
principi tipici di ogni ciclo di programmazione e dovrà concludersi con la messa a punto di
un piano di formazione del personale, che, in linea con quanto previsto dall’art.7-bis del
d. lgs.165/2001, tenga “conto dei fabbisogni rilevati, delle competenze necessarie in
relazione agli obiettivi, nonché della programmazione delle assunzioni e delle innovazioni
normative e tecnologiche. Il piano di formazione indica gli obiettivi e le risorse finanziarie
necessarie nei limiti di quelle, a tale scopo, disponibili (…), nonché le metodologie
formative da adottare in riferimento ai diversi destinatari”.
In relazione ai nuovi compiti attribuiti dal decreto-legge n. 78 del 2010, è necessario che il
Piano sia predisposto a seguito di un adeguato iter di rilevazione dei fabbisogni
formativi in modo da garantire che l’offerta formativa sia coerente con le reali esigenze di
aggiornamento delle competenze espresse dalle singole amministrazioni.
A tal fine la Direttiva da alcune indicazioni utili a definire l’iter per una corretta
predisposizione dei piani ed un’adeguata offerta formativa:
Entro il 15 ottobre di ciascun anno, a partire dall’anno in corso, le amministrazioni
elaborano il piano generale di formazione per l’anno successivo. Nel piano formativo
devono essere definiti gli obiettivi generali della formazione nell’anno di riferimento, le
linee ed i temi strategici per la definizione dei programmi specifici in attuazione degli
obiettivi stessi, l’ammontare complessivo delle risorse che verranno dedicate ai
programmi, il numero dei beneficiari e le strutture pubbliche a cui le attività saranno
affidate.
Entro il 15 novembre di ciascun anno, a partire dall’anno in corso, le amministrazioni
interessate, sulla base del quadro strategico definito nei piani formativi di cui al punto 2 e
considerate anche le eventuali osservazioni espresse dal Dipartimento della funzione
pubblica e dalla SSPA, identificano e comunicano al Dipartimento della funzione pubblica
e alla SSPA i programmi formativi specifici richiesti, in cui vengono definiti:
a) i fabbisogni formativi a cui essi rispondono,
b) gli obiettivi che intendono conseguire, anche al fine di una successiva valutazione,
c) il numero dei partecipanti ai diversi percorsi formativi e le loro qualifiche,
d) le risorse messe a disposizione
Entro il 30 dicembre dovranno quindi essere definiti dalle strutture formative
individuate le attività formative specifiche di attuazione degli stessi, definendo gli
specifici obiettivi quantitativi e qualitativi di ciascuna attività, la pertinenza dei contenuti, la
metodologia didattica, la congruità dei costi, i requisiti e le modalità di ammissione ai corsi.
Il ciclo si chiude con la presentazione al Dipartimento della funzione pubblica e al
Ministero dell’economia e delle finanze, entro il 30 gennaio di ogni anno, del Piano nella
versione definitiva, come risultante dall’iter di verifica, coordinamento e adeguamento tra
domanda e offerta delineato ai punti precedenti.
4. Obiettivi.
Per rispondere ai problemi accennati e ai nuovi obblighi normativi si vuole impostare un
lavoro di analisi dei fabbisogni formativi del personale dipendente dell’Ente suddiviso per
tipologie e aree professionali, per identificare i reali fabbisogni formativi della struttura e
dei dipendenti, raccordare i risultati di questo processo con i vincoli di natura economica,
operare delle scelte che identifichino obbiettivi e aree professionali prioritari su cui puntare
per i primi interventi. E' nostra convinzione che per mettere a regime un sistema di
formazione continua sia necessario un periodo di tempo adeguato, con una gradualità
necessaria per motivi di ordine tecnico ma anche culturale. Una fase di sperimentazione
iniziale, cui faccia seguito una verifica di metodo e di merito, può rappresentare l'approccio
corretto per porre le premesse di una diffusione del modello sperimentato. In questo caso
definite le modalità e gli strumenti di raccolta delle informazioni e del loro continuo
aggiornamento, gli organi istituzionali potranno gestire al meglio gli interventi ottimizzando
l'utilizzo delle risorse umane e di quelle finanziarie.
In sintesi, quindi, si ritiene che ad una prima fase di analisi dei fabbisogni formativi debba
seguire una fase di programmazione e quindi di progettazione degli interventi.
A questo punto, come altre esperienze condotte raccomandano, una sperimentazione
consentirà di verificare la fondatezza e l'efficacia del metodo adottato, di introdurre gli
eventuali correttivi e le integrazioni del caso, e di mettere a regime, all'avanguardia tra le
strutture pubbliche -e non solo! -in Italia un sistema di formazione continua che ponga al
centro dell'attenzione la gestione attenta delle risorse umane e l'efficienza dei servizi.
5. Piano di lavoro.
Fase A - Rilevazione ed analisi dei fabbisogni professionali.
Per la realizzazione di questa fase di lavoro si prevedono una serie di sottofasi così
articolate:
-
-
raccolta di materiale documentario per l'acquisizione di tutte le informazioni
attualmente disponibili sui dipendenti ( livelli, qualifiche, sesso, anzianità anagrafica,
anzianità aziendale e di qualifica, struttura organizzativa ecc.);
definizione dell'universo -o se del caso di campioni -di soggetti da intervistare
(responsabili di strutture, dipendenti delle diverse strutture ecc.);
-
predisposizione degli strumenti di indagine (questionari, check-Iist ecc.);
somministrazione dei questionari ai dipendenti e realizzazione di interviste ai
responsabili di strutture organizzative;
raccolta di dati e informazione e loro sistematizzazione; analisi dei dati e delle
informazioni raccolte;
definizione di un rapporto sui fabbisogni formativi.
Fase B - Programmazione degli interventi formativi
Sulla base delle risultanze emerse nel corso dell'analisi della prima fase e delle proposte
formulate si procederà alla programmazione dei primi interventi formativi.
E' evidente che all'amministrazione toccherà il delicato compito di scegliere, sulla base di
criteri di criticità organizzativa e funzionale, le aree o gli aggregati professionali su cui far
convergere i primi interventi, tenendo conto del vincolo delle risorse.
Fase C - Progettazione formativa.
Una volta definita l'entità degli interventi e le aree funzionali o professionali a cui fare
riferimento, si procederà alla progettazione degli interventi formativi
Fase D - Realizzazione degli interventi formativi,
In questa fase verranno concretamente realizzati gli interventi formativi, Sarà opportuno
definire non solo "cosa" fare ma anche "come", nel senso che andranno studiate le
modalità più opportune per rendere più efficiente ed efficace gli interventi.
Una attenzione particolare, vista la logica ricorrente degli interventi e l'ambiente in cui
questi si realizzeranno, verrà dedicata a valutare l'opportunità di realizzare interventi con
l'utilizzo di tecnologie evolute (F AD, internet, ecc) inizialmente perlomeno per alcune aree
professionali di livello medio-alto,
Fase E - Verifica dei risultati e predisposizione della messa a regime,
Una volta effettuati i primi interventi formativi sarà necessario monitorare tutte le fasi del
processo per verificarne l'efficacia e, se del caso, per suggerire modifiche ed integrazioni.
Una volta completato questo processo con successo saranno disponibili le metodologie,
gli strumenti e, in parte, le strutture per realizzare un sistema di formazione continua
correttamente impostato e innovativo nel panorama del nostro paese a questo punto sarà
possibile cominciare ad attivare il sistema di formazione continua con l'obbiettivo di
portarlo a regime in tempi brevi.
Fase F - Diffusione dei risultati,
Nel corso di tutte le fasi sarà nostra cura costante predisporre documentazione e
occasioni ( conferenze stampa, pubblicazioni, seminari ecc) per pubblicizzare e diffondere
i risultati del lavoro intrapreso.
6. Tempi.
Una analisi di dettaglio dei tempi necessari per la realizzazione di tutte le fasi previste sarà
possibile solo dopo aver avuto informazioni precise sulle risorse umane e finanziarie che
verranno messe a disposizione.
In ogni caso, compatibilmente con le disponibilità dell’Amministrazione, si
predisporrà tutto il lavoro in modo da rispettare le scadenze indicate dalla Direttiva
10/2010.
7. Risorse e costi.
Le risorse impegnate -e relativi costi verranno definiti previa verifica delle attività da
svolgere e in relazione alle disponibilità dell’ente.