Guida al Servizio di Posta Elettronica - pdf

Camera dei Deputati - XVI legislatura
Servizio informatica
SERVIZI INFORMATICI PER I DEPUTATI
3 – Posta elettronica
Illustra i servizi di posta elettronica resi disponibili ai deputati. Le
caselle assegnate inizialmente ai deputati sono consultabili da
qualsiasi postazione collegata alla rete Internet.
È presente sul sito Intranet nella sezione Guida ai servizi
informatici.
aprile 2008
Guida Posta elettronica
INDICE
1.
Introduzione .............................................................................. 3
2.
Le caselle di posta ..................................................................... 4
2.1.
La casella per le convocazioni
3.
La gestione della posta .............................................................. 5
4.
La condivisione della posta per il lavoro d’ufficio....................... 5
5.
L’accesso da browser web ......................................................... 6
6.
I servizi disponibili tramite web ................................................ 8
7.
Spam, Antivirus, Phishing, Archiviazione ................................. 11
8.
Limitazioni ai messaggi di posta .............................................. 12
9.
Modalità operative per l’accesso .............................................. 12
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Guida Posta elettronica
1. Introduzione
I servizi di posta per i deputati sono strutturati in modo da offrire versatilità di
accesso e di utilizzo, come richiesto dall‟utenza parlamentare, garantendo allo
stesso tempo caratteristiche di riservatezza e di sicurezza.
Nell‟ambito del sistema informatico generale della Camera dei deputati sono
attivi due distinti sistemi di posta elettronica.
Il primo, denominato sistema „esterno‟, è raggiungibile direttamente da
qualsiasi postazione collegata alla rete Internet digitando semplicemente la
URL https://postaweb.camera.it; naturalmente tale sistema è raggiungibile
anche dalle postazioni collegate alla rete interna della Camera.
Il sistema ospita, tra l‟altro, le caselle assegnate al deputato come la casella
pubblica denominata “[email protected]” e la casella per le
convocazioni degli organi della Camera “[email protected]”.
Il secondo, denominato sistema „interno‟, è raggiungibile dalla rete interna
della Camera digitando la URL “http://posta01.intra.camera.it”.
Nel sistema risiedono le caselle dell‟Amministrazione della Camera. Il server di
posta interno è raggiungibile anche dall‟esterno della Camera tramite il
servizio di VPN.
Entrambi i sistemi sono protetti da un cosiddetto firewall (“porta tagliafuoco”), un particolare tipo di server che impedisce intrusioni dall‟esterno.
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2. Le caselle di posta
Nel sistema di posta elettronica “esterno” ogni deputato dispone di due
caselle di posta, i cui rispettivi indirizzi sono definiti come segue:

[email protected] (es. [email protected] per l‟on. Verdi Mario),
pubblicata sui siti web della Camera nella scheda personale del deputato;
tale casella è pubblica e può essere utilizzata per ricevere ed inviare
messaggi;

[email protected] (es. [email protected] per l‟on. Verdi
Mario), utilizzata per ricevere i messaggi di convocazione dei deputati
inviati dagli Organi della Camera.
Quella descritta è la configurazione standard per i servizi di posta; il deputato
può richiedere ulteriori caselle, collocate a scelta sul sistema “interno” oppure
su quello “esterno”.
2.1.
La casella per le convocazioni
La Camera dei deputati adotta la posta elettronica per la diramazione delle
convocazioni degli Organi. In aggiunta invia messaggi sms sui telefoni cellulari
dei deputati per avvisarli dell‟avvenuto inoltro dei messaggi di tipo e-mail.
A ciascun deputato viene assegnata una apposita casella di posta elettronica
denominata di norma “[email protected]” dedicata alla ricezione
delle convocazioni.
La casella è consultabile da qualsiasi postazione di lavoro collegata alla rete
Internet, sia dall’Italia che dall’estero, semplicemente digitando la URL
“https://postaweb.camera.it”, ad esempio è consultabile: dalla propria
abitazione se si dispone di una connessione ADSL alla rete Internet; da
postazioni di lavoro installate nelle sedi dei Ministeri e Presidenza del Consiglio,
dalle sedi dei partiti politici, dalle sedi della Camera.
La casella non riceve messaggi provenienti dalla rete Internet.
Si suggerisce quindi di:



utilizzare la casella solo in consultazione, ossia per la lettura dei
messaggi;
non inviare messaggi dalla casella, poiché l‟eventuale messaggio di
risposta del destinatario sarà rifiutato;
non rispondere ai messaggi delle convocazioni, in quanto il messaggio
di risposta potrebbe essere ignorato.
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3. La gestione della posta
I messaggi di posta possono essere consultati collegandosi al sistema su cui
sono operative le caselle: “postaweb.camera.it”, per le caselle residenti sul
sistema “esterno”, e “posta01.intra.camera.it”, per quelle residenti nel
sistema “interno”.
Per la lettura e l‟invio dei messaggi dalle postazioni di lavoro è disponibile una
vasta scelta di programmi, comunemente indicati come “client di posta”.
Tuttavia le possibilità di collegamento al sistema di posta sono diverse, a
seconda se la postazione di lavoro si trova all‟interno oppure all‟esterno delle
sedi della Camera.
L‟accesso web alle caselle residenti nel sistema “esterno” è disponibile sia
dall‟interno che dall‟esterno delle sedi Camera, semplicemente collegandosi
alla URL hpps://postweb.camera.it e digitando le proprie credenziali (codice
utente e password).
Inoltre dalle sedi della Camera sono disponibili i seguenti tipi di accesso:
-
client di posta (es. Outlook Express) con accesso POP3: i messaggi
vengono scaricati sul personal computer e cancellati dal server di posta;
-
client di posta (es. Outlook Express) con accesso IMAP: i messaggi vengono
visualizzati sul personal computer e rimangono memorizzati sul server di
posta.
Anche da una postazione esterna alle sedi Camera è possibile configurare un
client di posta per accedere alla casella; in questo caso il client di posta (es.
Outlook Express) deve essere configurato con il protocollo di comunicazione
cifrato denominato IMAP/SSL ed SMTP/SSL.
4. La condivisione della posta per il lavoro d’ufficio
Sulle postazioni Windows fornite ai deputati è normalmente installato il
programma Outlook Express configurato in modo da scaricare sul personal
computer i messaggi di posta.
Questa configurazione, comunemente indicata come “accesso POP3” (Post
Office Protocol 3) è suggerita nel caso in cui i messaggi di posta siano
consultati sempre da un„unica postazione.
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Qualora invece si abbia la necessità di condividere i messaggi da più
postazioni di lavoro, è necessario configurare tutte le postazioni in modo che
i messaggi non siano cancellati dal sistema di posta elettronica.
In questo caso il client di posta, ad esempio Outlook Express, deve essere
configurato con un altro tipo di accesso, si parla in questo caso di “accesso
IMAP” (Internet Message Access Protocol).
Un‟ulteriore possibilità per condividere la posta elettronica è fornita
dall‟accesso Web, per il quale è utilizzato un qualsiasi browser Internet.
5. L’accesso da browser web
L‟accesso web consente di condividere i messaggi tra più postazioni e di
disporre di ulteriori funzioni, quali la modifica della propria password e la
gestione di un‟agenda personale.
Inoltre, si dispone di un‟unica interfaccia per i servizi di posta, sia accedendo
dalla rete interna della Camera che collegandosi da Internet.
Collegandosi
tramite
browser
web
all‟indirizzo
indicato
(https://postaweb.camera.it), la prima volta che ci si connette appare la
seguente finestra con un avviso di protezione:
La connessione viene cifrata tramite un cosiddetto “certificato”, ovvero una
chiave di cifratura che viene scambiata fra il sistema di posta e il personal
computer che si sta utilizzando.
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Selezionando il bottone Visualizza certificato è possibile memorizzare sul
proprio personal computer il certificato del server, in modo da velocizzare gli
accessi successivi (per la procedura di importazione dei certificati, si veda il
manuale "Servizio di posta elettronica – Specifiche per le postazioni utente").
Sulla pagina di login che viene visualizzata si inseriscono il nome utente e la
password per accedere al servizio, come mostrato nella figura seguente:
Durante le prime connessioni via web ai server di posta, vengono scaricate
automaticamente sul personal computer dell'utente delle "applet" (piccole
parti di software). Il sistema propone richieste di conferma all'utente per
installare tali applet, alle quali è necessario rispondere affermativamente per
consentire il corretto funzionamento dell'interfaccia grafica.
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6. I servizi disponibili tramite web
Una volta effettuato il login, viene mostrata la finestra principale (home page):
In questa finestra, oltre all‟avvio dei servizi di posta tramite la voce Posta
elettronica e agenda, sono disponibili alcune funzioni accessorie visualizzate
sul menu a sinistra:
a) Cambio password
La funzione permette la modifica della password di accesso alla casella di
posta. Il sistema richiede l‟inserimento della vecchia password e, due volte, la
nuova password negli appositi spazi.
Se negli ultimi tre mesi la password non è stata modificata, il sistema invia un
messaggio di posta per invitare l‟utente alla sostituzione della password. Il
messaggio si ripete ogni settimana finché la password non viene modificata.
La modifica periodica della password non è obbligatoria ma è estremamente
consigliabile al fine di proteggere la riservatezza della propria corrispondenza.
A seguito della modifica, si suggerisce di annotarsi la nuova password per
accedere successivamente alla casella.
b) Inoltro automatico
La funzione consente di inoltrare tutti i messaggi di posta ad un‟altra casella
indicata dall‟utente.
Tutta la posta ricevuta sulla propria casella sarà inoltrata all‟indirizzo indicato,
senza essere memorizzata nella casella Camera.
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c) Cancella messaggi
Permette di cancellare i messaggi selezionati dall‟utente. I messaggi da
cancellare possono essere selezionati per data di ricezione, per mittente e per
parole contenute nell‟oggetto.
d) Importa Rubrica
Con questa funzione è possibile copiare nella propria casella alla voce
"Contatti" una rubrica presente sul proprio personal computer nel programma
client Outlook o Outlook Express.
Si possono seguire facilmente le istruzioni riportate nella finestra di attivazione
della funzionalità.
e) Esporta Rubrica
Questa funzione, speculare alla precedente, consente di copiare i contatti dalla
casella alla propria postazione. Il file generato potrà essere successivamente
“importato” nel programma client Outlook o Outlook Express.
f) Pagine di help
In questa pagina è disponibile la documentazione e la manualistica relativa ai
servizi di posta.
In particolare è possibile effettuare il download, tra gli altri, dei seguenti
manuali:
- il presente manuale "Servizi informatici per i deputati - 3 - Posta
elettronica"
- il manuale "Servizio di posta elettronica – Specifiche per le postazioni
utente – Collegamento al server interno"
- il manuale "Servizio di posta elettronica – Specifiche per le postazioni
utente – Collegamento al server esterno".
E‟ inoltre possibile scaricare la modulistica per le richieste al Servizio
Informatica.
g) Logout
La funzione Logout consente di terminare la sessione di lavoro.
Si suggerisce di utilizzare sempre questa funzione per uscire dal sistema, in
particolare è consigliabile se si utilizza una qualsiasi postazione Internet.
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La finestra dei servizi di posta è illustrata nella figura seguente:
Tramite l‟accesso web è possibile disporre di tutte le usuali funzioni di un
programma client di posta, quali la lettura, la risposta e l‟inoltro dei messaggi;
è possibile, inoltre, utilizzare una rubrica di indirizzi (indicata come Contatti),
oltre a una serie di funzioni di Diario, Da fare e Appunti. E‟ possibile inoltre
organizzare i messaggi di posta in cartelle.
L‟interfaccia è di uso intuitivo; per ogni funzione è disponibile una guida in
linea consultabile direttamente nel browser, selezionando il bottone Guida
posto in alto a destra.
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7. Spam, Antivirus, Phishing, Archiviazione
Spam
I messaggi cosiddetti di spam sono e-mail indesiderate, generalmente
messaggi commerciali a scopi pubblicitari.
Il sistema di posta elettronica consegna questi messaggi in casella ma indica
nell‟oggetto del messaggio la parola “Spam” in modo che sia più facilmente
riconoscibile.
Al fine di proteggere il sistema di posta elettronica dall‟eccessivo numero di
messaggi da memorizzare, sono automaticamente cancellati dalle caselle i
messaggi segnalati come Spam più vecchi di tre mesi.
Antivirus
I messaggi di posta elettronica ricevuti ed inviati dal sistema sono analizzati
dal software di Antivirus.
In presenza di virus informatici il messaggio viene, di norma, eliminato.
Phishing
Il phishing è una attività illegale che sfrutta una tecnica di invio di messaggi
di posta elettronica falsi per ottenere l'accesso ad informazioni personali o
riservate. Grazie a questi messaggi, l'utente è ingannevolmente portato a
rivelare dati personali, come numero di conto corrente, numero di carta di
credito, codici di identificazione, ecc.
Esempi di falsi messaggi (phishing) sono quelli di richiesta di dati da parte di
Banche, Poste ed altre organizzazioni finanziarie.
Il sistema di posta di norma segnala come “Spam” questa tipologia di
messaggi.
Si consiglia vivamente di eliminare immediatamente questi messaggi e
soprattutto di non “cliccare” nella URL indicata nel messaggio e di non
rispondere in alcun modo.
Archiviazione
Al fine di limitare l‟espansione incontrollata delle dimensioni della casella di
posta elettronica, vengono archiviati automaticamente i messaggi più vecchi
di un anno.
I messaggi archiviati sono consultabili solo tramite web selezionando la voce
Messaggi archiviati nella home page del sistema di posta elettronica.
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8. Limitazioni ai messaggi di posta
Al fine di proteggere il sistema di posta elettronica da un eccessivo carico di
lavoro che ne pregiudichi le funzionalità sono state adottate le seguenti
politiche:
-
sono accettati messaggi le cui dimensioni, compresi gli allegati, non siano
superiori a 6 Mb (Megabyte); quindi la dimensione massima consigliata di
un allegato è di 5 Mb;
-
sono accettati messaggi dalla rete Internet il cui numero di destinatari
“@camera.it” non sia superiore a 50; pertanto un utente internet può
inviare lo stesso messaggio ad un massimo di 50 destinatari Camera.
9. Modalità operative per l’accesso
Accesso web
 Per accedere alla casella di posta mediante l‟interfaccia web è necessario
attivare il browser Firefox o Internet Explorer, digitare l‟indirizzo del
server (https://postaweb.camera.it), fornire le credenziali di accesso e
rispondere affermativamente alla richiesta del sistema di installare delle
“applet” (piccole parti di software) sulla postazione.
Accesso alla casella mediante Outlook Express
 Al fine di attivare l‟interfaccia Outlook Express, le informazioni dettagliate
per specificare i parametri sono riportate nel manuale intitolato “Servizio
di posta elettronica – Specifiche per le postazioni utente – Collegamento
al server esterno”. Tale manuale è disponibile in formato elettronico alla
voce “Pagine di Help” nella home page dell‟interfaccia web.
 Per effettuare le operazioni indicate è possibile contattare il Servizio di
assistenza.
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CENTRO ASSISTENZA PERSONAL COMPUTER FISSI PER L’UTENZA PARLAMENTARE
06/6760.8037
[email protected]
Per esigenze connesse all‟utilizzo delle postazioni informatiche negli uffici dei deputati e dei gruppi
parlamentari nonché nelle aree adiacenti all‟Aula oppure per eventuali problemi dei servizi informatici
della Camera.
Risponde un presidio fisso in grado di dare indicazioni immediate oppure di garantire tempestivamente un
intervento da parte di un tecnico inviato dal Servizio Informatica.
 da lunedì a venerdì: 8.00 - 22.00
 sabato: 8.00 - 13.00
 nei giorni di Camera aperta, anche festivi, con seduta dell‟Assemblea, l‟orario di servizio è
comunque assicurato dalle 8.00 fino a un‟ora dopo la fine seduta
CENTRO ASSISTENZA PERSONAL COMPUTER PORTATILI PER I DEPUTATI
06/6760.5143-5144
[email protected]
Per le informazioni ed il supporto per la configurazione e l‟uso di dispositivi informatici di proprietà dei
deputati e per l‟accesso (ove consentito da tali dispositivi) ai servizi informatici della Camera dei deputati.
Risponde un presidio fisso in grado di dare assistenza sulla configurazione per la connessione di personal
computer portatili o palmari.
Se si desidera che la configurazione sia impostata direttamente dai tecnici del Centro assistenza, occorre
portare il dispositivo presso gli uffici siti in Palazzo Marini 3, via del Pozzetto, 105.
 da lunedì a venerdì: 9.00 - 20.00
 nei giorni di Camera aperta, anche festivi, con seduta dell‟Assemblea, l‟orario di servizio è
comunque assicurato dalle 9.00 fino a un‟ora dopo la fine seduta
HELP-DESK DEL SERVIZIO INFORMATICA
06/6760.9351-9396
[email protected]
Risponde il presidio dedicato all‟assistenza ai deputati membri dell‟Ufficio di Presidenza e ai Presidenti
degli organi istituzionali della Camera.
Allo stesso numero risponde il presidio fisso in grado di dare supporto telefonico e assistenza di primo
livello in caso di problemi nell‟accesso ai servizi informatici negli orari nei quali non sono operativi i Centri
di assistenza.
 da lunedì a venerdì: 8.00 - 23.00
 sabato: 8.00 - 21.00
 domenica: 9.00 - 17.00
 nei giorni di Camera aperta, anche festivi, con seduta dell‟Assemblea, l‟orario di servizio è
comunque assicurato dalle 8.00 fino a tre ore dopo la fine seduta
SEGRETERIA DEL SERVIZIO INFORMATICA
06/6760.3692-3794
[email protected]
06/6760.2329
In orario di ufficio risponde la segreteria del Servizio Informatica per richieste di:
 definizione di pagine web individuali
 rilascio dispositivi e credenziali di accesso (identificativo e password) per posta elettronica, file server,
agenzie di stampa, accesso banche dati, messaggistica elettronica.
ASSISTENZA SERVIZIO T-WEB
Società Telpress
 da lunedì a venerdì: 8.30 - 17.30
numero verde 800.270991
Per esigenze connesse alla consultazione del servizio T-web.
Servizio di reperibilità telefonica
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Per richieste fuori orario o in giorni festivi.
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