procedura per denunce, reclami e contestazioni al comitato per il

PROCEDURA PER DENUNCE, RECLAMI
E CONTESTAZIONI AL COMITATO PER
IL CONTROLLO INTERNO
PREMESSA
a. La presente Procedura (di seguito la “Procedura”) viene adottata dal Comitato per il
Controllo Interno di Benetton Group S.p.A. in ottemperanza alla normativa statunitense
applicabile a tutte le società con titoli quotati nei mercati americani ed in particolare
ai sensi e per gli effetti della Section 10A del Securities and Exchange Act del 1934
come emendato dalla Section 301 del Sarbanes – Oxley Act del 2002.
Tale normativa prevede che l’Audit Commitee stabilisca la procedura per:
(1) ricevere, archiviare e trattare i reclami ricevuti dall’emittente, da parte di chiunque, relativi
ad aspetti contabili, a controlli interni sulla contabilità o in materia di auditing in genere;
(2) ricevere, archiviare e trattare denunce o contestazioni presentate da dipendenti relative
ad aspetti contabili ed in materia di auditing in genere, garantendo l’anonimato del
dipendente.
b. Il Comitato per il Controllo Interno di Benetton Group S.p.A. (di seguito anche CCI)
è stato individuato, con delibera del Consiglio di Amministrazione del 4 marzo
2005, quale Audit Committee ai sensi della normativa statunitense applicabile
alle società straniere quotate negli Stati Uniti, con conseguente attribuzione delle
funzioni, competenze e responsabilità di quest’ultimo Organo.
PROCEDURA
ART. 1 OGGETTO
I reclami, le denunce e le contestazioni inoltrate ai sensi della lettera a) della Premessa
(di seguito più semplicemente “Denunce”) possono avere ad oggetto aspetti contabili
ovvero controlli interni sulla contabilità o, in generale, questioni di auditing tra i quali,
a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo:
-qualsiasi pratica in materia contabile relativa, o comunque connessa, alla
predisposizione del bilancio e delle situazioni contabili di periodo della società che
non rispetti i principi contabili;
- qualsiasi anomalia o scorrettezza, fraudolenta e/o intenzionale, nella predisposizione
o revisione del bilancio e delle situazioni contabili di periodo della società ovvero
nella registrazione e conservazione dei dati contabili in genere;
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- ogni inadempimento o grave mancanza nel controllo contabile della società;
- ogni dichiarazione e/o rappresentazione falsa o scorretta ovvero ogni omissione
intenzionale riguardanti informazioni rilevanti riportate a o da un dirigente operativo
o da un impiegato della direzione Amministrazione Finanza e Controllo, relative a
dati contenuti nelle situazioni contabili di periodo, nei prospetti contabili in genere o
nelle relazioni predisposte dalla società di revisione sulle situazioni contabili.
ART. 2 AMBITO DI APPLICAZIONE
La Procedura si applica a Benetton Group S.p.A. ed alle società da questa direttamente
o indirettamente controllate (di seguito il “Gruppo”).
Le società controllate, italiane ed estere, provvederanno a recepire la Procedura,
compatibilmente con le normative nazionali applicabili, fatte salve situazioni di
particolare specificità.
ART. 3 MODALITA’ DI COMUNICAZIONE DELLE DENUNCE - DESTINATARI
Le Denunce devono essere indirizzate al Comitato per il Controllo Interno della Società
con le seguenti modalità:
A. inviate via posta elettronica all’indirizzo e-mail: [email protected];
oppure
B. inviate all’indirizzo di posta ordinaria:
Benetton Group S.p.A. – Via Villa Minelli
n. 1 – 31050 Ponzano Veneto (TV) all’attenzione di “Presidente del Comitato per
il Controllo Interno –riservata personale”.
Le Denunce possono essere anonime ed al fine di garantire tale anonimato - per le
ipotesi di invio con le modalità di cui alla precedente lett. A) - la casella di posta
elettronica [email protected] utilizza un apposito software che cancella e
non rende disponibile il nome del mittente.
Le Denunce inviate con le modalità sopra indicate pervengono direttamente agli
Amministratori membri del CCI, senza che alcuna altra struttura organizzativa del
Gruppo ne abbia accesso.
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Le Denunce non anonime o comunque riconducibili al mittente vengono trattate con
la massima riservatezza e, sotto la diretta responsabilità di ciascun membro del CCI, il
mittente non viene in alcun modo reso noto al di fuori dello stesso CCI.
Le Denunce, siano esse anonime o sottoscritte, hanno il medesimo trattamento ai fini
dell’attivazione della procedura di verifica ai sensi del successivo art. 4.
ART. 4 VAGLIO DELLE DENUNCE – FASE DI VERIFICA
Il
CCI procederàcollegialmente ad accertare, prima facie, la ammissibilità,
fondatezza, rilevanza e attendibilità delle Denunce, avvalendosi, se del caso,
delle strutture interne del Gruppo, ovvero, qualora lo ritenga opportuno, affidando
l’incarico ad un consulente esterno. All’esito di tale disamina preliminare il CCI,
in relazione alla natura dei fatti o delle circostanze che hanno formato oggetto
di segnalazione, demanderà le determinazioni che si renderanno necessarie o
opportune al riguardo al Consiglio di Amministrazione nella sua collegialità nonché,
per quanto di rispettiva competenza, al Collegio Sindacale e alla società di revisione
incaricata del controllo contabile.
Le Denunce palesemente prive di fondamento, non comprensibili, non riscontrabili in
fatto, ovvero aventi ad oggetto argomenti non attinenti ai temi di cui alla lettera a) della
Premessa, previa dichiarazione di non procedibilità, vengono direttamente archiviate.
Tutte le attività di verifica svolte devono essere documentate.
I risultati delle attività di verifica conseguenti all’attivazione di tale procedura devono
risultare dai verbali delle riunioni del CCI ove è riportata la relazione del soggetto
(interno o esterno) incaricato della verifica.
Il CCI riporta periodicamente i risultati delle verifiche al Consiglio di Amministrazione
il quale adotta i necessari provvedimenti.
Tutte le denunce ricevute, unitamente alla documentazione relativa all’eventuale fase
di verifica, devono essere conservate negli archivi del CCI.
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ART. 5 PUBBLICITA’
La presente Procedura è soggetta alle seguenti forme di pubblicità:
- pubblicazione sul sito internet aziendale;
- consegna di una copia a ciascun dipendente del Gruppo.
Con le stesse modalità vengono comunicate eventuali future modifiche che verranno
approvate dal CCI.
ART. 6 VARIE
La Procedura viene adottata dal Comitato per il Controllo Interno di Benetton Group
S.p.A. nella riunione del 28 giugno 2005 ed entra in vigore da tale data.
La Procedura viene redatta in lingua Italiana ed in lingua Inglese.
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