Evento ICIM 17 07 [modalità compatibilità]

EVENTO S.M.AR.T.
Sostenibile, Misurabile, Accessibile, Rispettoso dell'ambiente e della comunità, Trasparente
Il valore di organizzare un evento sostenibile
17 Luglio 2014
I CONTENUTI DI QUESTO DOCUMENTO NON SONO UTILIZZABILI O RIPRODUCIBILI SENZA AUTORIZZAZIONE
COPYRIGHT © 6DVISION ITALIA S.R.L.
S
M
L’ «Evento Sostenibile»
è un EVENTO A
R
T
SOSTENIBILE
MISURABILE
ACCESSIBILE
connotazioni che rendono
l’evento sostenibile un VALORE
per l’azienda che l’organizza
RISPETTOSO DELL’AMBIENTE
E DELLA COMUNITÀ
TRASPARENTE
2
Evento
una delle opportunità
di maggiore forza per offrire visibilità
al Brand
denominatore comune dell’agire
aziendale oggi riconosciuta dal
mercato come valore positivo e
qualificante
Evento
Sostenibilità
Sostenibilità
OPPORTUNITÀ UNICA DI ENFATIZZATE LA COERENZA TRA INTENTI E AZIONI PER
CONQUISTARE UN PRECISO POSIZIONAMENTO E RAFFORZARE LA REPUTAZIONE
3
Quando un evento può
considerarsi sostenibile
quando pone sullo stesso piano di attenzione
l’impatto economico, sociale e ambientale
che porta con sé prima, durante e dopo il
suo svolgersi
Qual è il rapporto tra
evento sostenibile e ISO 20121
il rapporto si basa sulla realizzazione di un sistema di
gestione dell’evento da costruire secondo gli standard
normativi adottando particolari iniziative di
responsabilità economica, sociale e ambientale
4
«
ISO 20121 Sistema di Gestione Evento Sostenibile
Valore di Impresa
»
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5
Evento Sostenibile
Asset Aziendale
2
2 «sistemi di gestione evento sostenibile»
2 eventi molto diversi tra loro ma con un
denominatore comune
COMPLESSITÀ ORGANIZZATIVA
6
Diamo i numeri!
325.000 mq
area espositiva
2.039
espositori
871 stranieri
da 59 paesi
155.987
operatori qualificati
10
iniziative speciali
774
giornalisti accreditati
36.311
visitatori da 146 paesi
24
convegni
119.676
visitatori italiani
141
seminari organizzati dagli espositori
7
Diamo i numeri!
Comitato Organizzatore Eventi Internazionali di
Canottaggio Varese 2011-2025
16
40.000 mq
area riservata atleti
2.000 m 8 corsie
campo di gara
27 strutture
rimovibili
30.000 mq
area riservata spettatori
800 atleti da 46 paesi
13 quadri
elettrici
11 alberghi
25 scuole
16 medici
2 fisioterapisti
gruppi operativi per un totale di
3 strutture
emergenza
26 autobus
500 volontari
10 addetti
al salvataggio
26
persone
21 specialità agonistiche
12 maschili 9 femminili
300 team mngr
1 sala interforze
protezione civile
1.200 posti auto
10.000 persone
8 punti operativi
pubblica sicurezza
3 aree ristoro
25 ragazzi dalla scuola alberghiera
3 ambulanze 1 idroambulanza 1 elicottero
8
LA PRIMA
«METTERE IN SISTEMA» il procedere organizzativo
acquisire un METODO perché tutti
gli aspetti organizzativi siano in
connessione tra loro nella sequenza
logica dettata dalla norma
rendere oggettivo, chiaro, trasparente, tracciabile, monitorabile,
trasmissibile il processo organizzativo di un evento
Il ‘SISTEMA DI GESTIONE’ implica che si dichiari
‘ciò che si fa’ in modo strutturato andando a evidenziare
gli aspetti che più concorrono alla SOSTENIBILITÀ di un
evento e assumendo per questi precise responsabilità
Quando la realizzazione del sistema di gestione arriva in corso d’opera,
la complessità sta nel ripensare,
a quanto è già stato fatto in termini di requisiti normativi
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OGNI EVENTO È AL CENTRO DI UNA COSTELLAZIONE
Aspettative da soddisfare
Requisiti di legge da rispettare
Obiettivi da raggiungere
Rischi da prevenire
Opportunità da cogliere
Catena di fornitura e fonti di
approvvigionamento da gestire
10
COME ORIENTARSI?
CONTESTO
INTENTI
(POLITICA DI SOSTENIBILITÀ)
11
Sintesi «CONTESTO»
Mostra Convegno Expocomfort è la manifestazione internazionale
Sintesi «POLITICA»
biennale rivolta ai settori dell’impiantistica civile e industriale,
della climatizzazione e delle energie rinnovabili: riscaldamento,
La politica di sostenibilità di Reed Exhibitions Italia si pone di
condizionamento dell’aria, refrigerazione, componentistica, valvolame,
perseguire, nell’organizzazione e gestione dell’evento MCE a
tecnica sanitaria, ambiente bagno, trattamento dell’acqua, attrezzeria,
partire dal 2014, i seguenti 5 obiettivi:
energie rinnovabili e servizi.
Per quanto riguarda l’organizzazione e la gestione dell’evento MCE
2014, la Direzione di Reed Exhibitions Italia si impegna a definire,
implementare e agire un sistema in base alle ISO 20121 come inizio di
un percorso di sostenibilità teso a garantire il miglioramento
continuo durante l’organizzazione e la gestione dell’evento MCE
negli anni a seguire.
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di MCE 2014
Contribuire a preservare l’
’ambiente sensibilizzando le
parti interessate in termini di gestione energia e acqua,
emissioni, rifiuti, trasporti e uso di materiali riciclati e riciclabili
in modo che le performance siano sottoposte a significativo
miglioramento incrementale nel tempo
Informare e coinvolgere tutte le parti interessate nel
processo di implementazione del sistema di gestione di MCE in
conformità alla norma ISO 20121
Creare nelle parti interessate consapevolezza
dell’
’efficacia del sistema attraverso incontri, comunicazioni,
iniziative durante l’organizzazione dell’evento MCE e durante
il periodo di svolgimento della manifestazione
Identificare e comunicare iniziative che possano avere un
www.mcexpocomfort.it
impatto positivo in termini sociali
Sensibilizzare le parti interessate all’uso di forniture e
prodotti sostenibili
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di 12
MCE 2014
Sintesi «CONTESTO»
Il Campionato Mondiale Under 23 rappresenta la massima espressione
Sintesi «POLITICA»
mondiale del canottaggio giovanile; la partecipazione, riservata ad
atleti/atlete di età tra 19 e 22 anni, rappresenta il trampolino di lancio
La politica di sostenibilità si pone di perseguire i seguenti
verso le squadre olimpiche delle singole Federazioni Nazionali.
obiettivi:
L’obiettivo che si pone il Comitato, non è soltanto quello di organizzare
l’Evento in termini ottimali e sostenibili, ma è di accrescere nel tempo
il ruolo di riferimento del Lago di Varese nel panorama remiero
internazionale consolidando l’immagine di “Land of Rowing” attenta ai
principi della sostenibilità.
Protezione degli habitat della flora e della fauna e della
bio-diversità
Protezione delle condizioni di salute e sicurezza di atleti, di
rappresentanti ufficiali, volontari e spettatori durante l’evento
Consentire l’accesso ad atleti provenienti da paesi in
stato di disagio politico economico favorendo azioni di
Il Comitato Organizzatore Eventi Internazionali di Canottaggio Varese
2011/2016 si impegna a definire, implementare e operare un Sistema
di Gestione in base alle norme internazionali ISO 20121 per l’evento
“charity”
Favorire la consapevolezza ambientale e educazione allo
sviluppo sostenibile e alla preservazione dell’acqua pulita
Campionato Mondiale di Canottaggio Under 23 2014, dal 21 al 23
Riconoscere l’importanza del patrimonio e del valore
Luglio sul lago di Varese in località Schiranna, come inizio di un
culturale e sociale del Territorio
percorso di sostenibilità teso a garantire il miglioramento
Interagire nel modo più ampio possibile con la Comunità per
continuo durante l’organizzazione e la gestione degli eventi World
favorire positivi rapporti di collaborazione e ottenere un
Rowing Cup II 2015 e World Rowing Cup I 2016.
impatto positivo in termini sociali
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di WRU23CH
2014
Informare e coinvolgere tutte le parti interessate nel
processo di implementazione del sistema di gestione di WRU23
CHAMPIONSHIP 2014 in conformità alle norme internazionali
ISO 20121
www.wru23ch2014.com
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di WRU23CH
13 2014
COME ORIENTARSI?
aspettative da soddisfare
obiettivi da raggiungere
ACQUISIRE UN METODO
rischi da prevenire
opportunità da cogliere per migliorare
catena di fornitura e fonti di approvvigionamento
da gestire
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LA DIRETTRICE DELL’AMBITO SOCIALE
Risorse interne coinvolte
Protagonisti dell’evento
Pubblico e visitatori
STAKEHOLDER
Rilevare le aspettative
Prevenire i possibili rischi
Cogliere le opportunità
Comunità e territorio
La rilevazione delle ASPETTATIVE può avvenire con incontri, questionari e altre metodologie.
In caso di evento in corso d’opera si indicano, sulla base dell’esperienza, le ASPETTATIVE
‘PERCEPITE’.
La prevenzione dei RISCHI e l’identificazione delle OPPORTUNITÀ sono generate
attraverso metodologie di analisi.
In caso di evento in corso d’opera, rischi e opportunità vengono indicati sulla base
dell’esperienza, con l’intento di tendere al miglioramento dotandosi successivamente
di una metodologia strutturata
15
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di MCE 2014
STAKEHOLDER
ASPETTATIVE
Espositori
Incrementare la conoscenza sulle
tematiche della sostenibilità in modo
da partecipare attivamente alle
azioni che concorrono al
raggiungimento degli obiettivi di
sostenibilità.
IMPEGNI
Definire e mettere in atto un piano di azioni di
comunicazione articolato teso alla
sensibilizzazione dei prìncipi che sottendono la
sostenibilità (es.10 tip e questionario per
l’espositore sostenibile; attestazione di
sostenibilità per gli espositori sostenibili; 3
seminari sulla gestione di un evento
sostenibile)
16
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di WRU23CH 2014
STAKEHOLDER
ASPETTATIVE
Atleti & Team nazionali
Pubblico - Visitatori
Essere tutelati in termini di sicurezza
all’interno dell’area dell’evento e in
termini di mobilità all’interno e
all’esterno del “Venue”; partecipare
attivamente alle azioni per ridurre gli
impatti ambientali.
Essere accettati senza discriminazioni.
IMPEGNI
Definire e mettere in atto, in collaborazione con
le Forze dell’Ordine e con i Presidi Medici un
piano di azioni per assicurare la sicurezza di
Atleti e Team e Visitatori all’interno dell’area
garantendo regolari flussi di accesso e uscita,
una mobilità agevole tesa a ridurre gli impatti
ambientali e un efficiente servizio di primo e
pronto soccorso.
Sensibilizzare nei confronti dei principi di
sostenibilità di integrazione e inclusione.
17
LA DIRETTRICE DELL’ AMBITO AMBIENTALE
Ogni evento ha impatti, diretti e
indiretti, sull’Ambiente
RIFIUTI
EMISSIONI
DI CO2
DISPENDIO
DI CARTA
L’Area in cui ricadono il campo di gara, le strutture
per l’accoglienza e le attività legate all’evento sono
Aree protette sia di terra che di acqua.
18
Aree Protette ZPS IT 2010501 ‘Lago di Varese’ e SIC IT 2010022 ‘Alnete del Lago di Varese’
19
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di WRU23CH 2014
OBIETTIVI
Protezione
dell’habitat, della
flora e della fauna,
sensibilizzazione
delle parti
interessate in termini
di emissioni, rifiuti e
inquinanti in modo
che le performance
siano sottoposte a
significativo
miglioramento
incrementale nel
tempo
TRAGUARDI
Collocare strutture
rimovibili
temporanee il cui
montaggio e
smontaggio
minimizzi l’impatto
sull’ecosistema
Trasferire conoscenze
e informazioni on line
e tramite strumenti
informatici per ridurre
l’uso dell’utilizzo
della carta
INDICATORI
Numero strutture
utilizzate nel 2014
pari al 89 % sul
totale (n° 24
strutture su 27 totali)
Riduzione del 10%
rispetto alla quantità
di carta previsto per
l’evento in 50.000
fogli. Utilizzo di
carta riciclata
MODALITÀ
MISURA
Indagine e report su
effettivo
allineamento tra
criteri inseriti nel
bando e fornitura
Monitoraggio
controllo e report
RESPONSABILE
DEADLINE
Infrastrutture
Luglio 14
Ambientale
Luglio 14
20
LA DIRETTRICE DELL’AMBITO ECONOMICO FINANZIARIO
Ogni evento prevede un budget di
investimento da tenere sotto controllo
OBIETTIVI
Ottimizzazione delle
risorse finanziarie
pubbliche
TRAGUARDI
Riduzione
dell’impegno
finanziario garantito
dalla Provincia di
Varese attraverso
coperture di
sponsorship e cost
saving
INDICATORI
MODALITÀ
MISURA
RESPONSABILE
DEADLINE
Riduzione del 40%
rispetto al bdg
previsionale
Controllo finanziario
Direttore Generale
Settembre 14
21
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di WRU23CH 2014
Esterno all’organizzazione
La fornitura deve corrispondere alle specifiche definite
I fornitori devono contribuire al sistema di gestione con
consapevolezza e responsabilizzazione nei confronti della
sostenibilità
1 solo soggetto fornitore di peso rilevante
responsabilità di aspetti importanti legati all’evento,
dalla location alla fornitura di energia ai rifiuti
fornitore e uno dei principali stakeholder
22
Catering
Rimanenze
Rifiuti e rifiuti organici
Pulizia
Energia
Accessibilità
Sicurezza
Attivazione postazioni Carabinieri,
Polizia di Stato, Guardia di Finanza,
Pompieri e Pronto Soccorso
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di MCE 2014
Reed Exibitions Italia, durante la
progettazione e la preparazione
dell’evento MCE, è impegnata in una
continua sensibilizzazione sugli
obiettivi di sostenibilità nei confronti
dei principali fornitori e/o interlocutori
dei servizi di base dell’evento.
In particolare, durante la preparazione dell’evento e in
occasione dei meeting, Reed Exibitions Italia ha
sensibilizzato Fiera di Milano sui principi cardine della
sua politica di sostenibilità.
Fiera Milano è stata anche sensibilizzata riguardo alla
possibilità di trovare per la cartellonistica e segnaletica
utilizzata durante la Fiera, uno smaltimento il più
sostenibile possibile, oltre il rispetto della normativa
sulla raccolta dei rifiuti.
23
Pluralità di fonti di approvvigionamento
da gestire in modo efficace
ELEMENTI
SICUREZZA
(SALUTE)
MODALITÀ
GESTIONE
servizi di primo e
pronto soccorso
dislocati in acqua
ed a terra sia a
tutela degli atleti
che del pubblico,
visitatori, ecc.
FORNITORE
Croce Rossa Italiana
RESPONSABILE
Servizio Medico
MODALITÀ
CONTROLLO
Verifica applicazione
‘Medical Operations
Plan’ e ‘Protocollo
Operativo’ condivisi
con CRI (che lo
metterà in atto) e
avallato da AREU
LOMBARDIA (Azienda
Regionale Emergenze
e Urgenze)
Dal Manuale Sistema di Gestione Evento Sostenibile di WRU23CH 2014
24
?
LE 3 DIRETTRICI DIVERGONO
!
LE 3 DIRETTRICI CONVERGONO
aspettative da soddisfare
obiettivi da raggiungere
rischi da prevenire
catena di fornitura da gestire
opportunità da cogliere per migliorare
SISTEMA DI GESTIONE EVENTO SOSTENIBILE
nel rispetto dei principi ISO 20121
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I PRINCIPI
Trasparenza
chiarezza delle informazioni e delle comunicazioni
nei confronti di tutte le parti interessate
Integrità
adesione a principi etici e a condotta deontologica
Inclusività
trattamento equo di tutte le parti interessate
senza discriminazioni
Gestione
acquisizione di responsabilizzazione e consapevolezza
di tutte le parti interessate
Eredità
impegno a creare un patrimonio duraturo nel tempo di
conoscenze e esperienze e di impatto positivo a livello
sociale, economico e ambientale
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L’Evento Sostenibile è una grande opportunità di Branding
*valorizzare il Brand
*conquistare un posizionamento sui mercati di riferimento
*ampliare la propria reputazione come soggetto che crede
in ciò che fa e rende le azioni organizzative coerenti alla
dichiarazione di intenti e impegni tendendo verso il
miglioramento continuo
27
«
Il Cocktail delle nostre attività
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