Circolare CF 29 09 per sito

Spett.le
DITTA/ SOCIETÀ
CIRCOLARE n. CF 29/2009
Come comunicato con la circolare CC 02/2006, Vi rinnoviamo la segnalazione che nella nuova veste del nostro sito internet www.studiosinergie.it, sono costantemente rese
disponibili tutte le circolari da noi inviate (nell’area “Circolari”), ed anche le dettagliate informative quotidiane (nella “area riservata” accessibile utilizzando username
“[email protected]” e password “123456”. Tutti i clienti quindi, potranno usufruire autonomamente e tempestivamente delle principali notizie fiscali,
contabili e previdenziali, pubblicate quotidianamente dai principali organi di stampa specializzata.
RIMBORSI SPESE
Molte imprese, nell’ordinario svolgimento della propria attività, si trovano spesso nelle condizioni di
dover provvedere al rimborso delle spese e/o indennità dovute ai propri dipendenti, lavoratori
parasubordinati (collaboratori a progetto e amministratori), professionisti e lavoratori autonomi
occasionali nel caso in cui si rechino, per motivi di lavoro, in trasferta.
In considerazione della molteplicità di casistiche possibili, con la presente cerchiamo di fare un quadro
riassuntivo della situazione.
IL CONCETTO DI TRASFERTA
Si definisce “in trasferta” il lavoratore/collaboratore o altro soggetto che presta la propria attività fuori
dalla sede ordinaria di lavoro contrattualmente prevista. Per sede di lavoro deve intendersi il luogo
indicato dal contratto come sede istituzionale dello svolgimento delle proprie mansioni.
RIMBORSI SPESE A DIPENDENTI/COLLABORATORI
La normativa fiscale prevede un trattamento diverso per le indennità e rimborsi spese corrisposte per le
trasferte dei lavoratori dipendenti o a questi assimilatati:
• fuori dal territorio comunale della sede lavorativa;
• nell’ambito del territorio comunale della sede lavorativa.
TRASFERTE FUORI DAL TERRITORIO COMUNALE DOVE È UBICATA LA SEDE DI LAVORO
Le tipologie di rimborsi spese
Il rimborso delle spese può essere effettuato secondo uno dei metodi alternativi previsti dall’art. 51
comma 5 del TUIR:
• Indennità forfetaria: Indipendente dall’entità della spesa sostenuta si corrisponde una somma
fissa al dipendente/collaboratore.
L’indennità è esclusa dall’imponibile fiscale del dipendente/collaboratore qualora non superi
l’importo giornaliero pari a Euro 46,48 (elevato a Euro 77,47 per le trasferte effettuate all’estero)
con esclusione delle spese di viaggio e trasporto adeguatamente documentate, che invece non
hanno limite di spesa.
• Rimborso analitico. Viene comunemente denominato rimborso a piè di lista in quanto prevede il
rimborso dietro presentazione di idonea documentazione delle spese di viaggio, trasporto, vitto
e alloggio sostenute in trasferta. Non concorre a formare il reddito imponibile del
lavoratore/collaboratore a prescindere dall’importo delle stesse, sempre che sia comprovato da
idonea documentazione.
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•
Al dipendente possono essere rimborsate in esenzione e senza limite d’importo le seguenti
spese:
- Viaggio e trasporto: rientrano in tale categoria a titolo esemplificativo le spese sostenute per i
treni, gli aerei, i taxi, le auto a noleggio o di proprietà del dipendente secondo rimborso
chilometrico.
Quest’ultimo deve essere calcolato avendo riguardo alla percorrenza effettiva delle trasferte, al
tipo di automezzo utilizzato dal lavoratore, al costo chilometrico previsto dalle tabelle ACI per
l’utilizzo del proprio mezzo per ragioni di lavoro.
Si può ragionevolmente ritenere che rientrino in tale categoria anche le spese per pedaggi
autostradali e per parcheggi, in quanto devono essere considerate accessorie al viaggio.
- Vitto e alloggio: rientrano in tale categoria sia le spese di albergo, pensione etc sia quelle di
residence e di bed&breakfast, non essendo fissate limitazioni sul tipo di struttura ricettiva. Si
ritiene che possano essere ricompresse tra le spese di vitto e alloggio anche le spese sostenute
dal dipendente per acquistare generi alimentari preparati e pronti per il consumo (es. acquisto di
pasti nelle gastronomie e rosticcerie) e le piccole consumazioni quali colazioni e frigobar.
E’ prevista inoltre la possibilità di rimborsare, altre spese, anche non documentabili, diverse da
quelle sopra specificate, purché funzionali alla trasferta. Si tratta ad esempio di spese per
lavanderia, telefono, servizi casseforti, depositi bagagli, ecc.; tali spese sono escluse da tassazione
per un importo giornaliero di Euro 15,49 (elevato a Euro 25,82 nel caso di trasferte all’estero).
Rimborso misto: Opera nel caso in cui il committente eroghi l’indennità forfetaria di trasferta
in aggiunta al rimborso analitico.
In tale ipotesi le franchigie giornaliere di Euro 46,48 e 77,47 sono ridotte di 1/3 nell’ipotesi
di rimborso delle spese di vitto o alloggio nonché in caso di vitto o alloggio fornito
gratuitamente e di 2/3 in caso di rimborso sia delle spese di vitto e alloggio o di vitto e
alloggio fornito gratuitamente.
L’Amministrazione Finanziaria a tal proposito ha avuto modo di precisare che la scelta di uno dei
metodi sopra esposti va fatta con riferimento all’intera trasferta, non essendo consentito nell’ambito
della stessa, adottare criteri diversi.
Le spese di viaggio e di trasporto
Occorre inoltre ricordare che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto (se idoneamente documentati)
restano esclusi dalla imposizione a prescindere dalla modalità di reintegro degli oneri di trasferta
adattata dal committente (analitico, forfetario o misto). Nel caso di utilizzo da parte del
lavoratore/collaboratore del proprio veicolo, per l’effettuazione della trasferta, il rimborso delle spese di
viaggio deve avvenire sotto forma di indennità chilometrica. A tal proposito le tariffe ACI tengono
conto per ciascun tipo di autoveicolo, di tutti i costi relativi all’utilizzo dello stesso (ammortamento del
costo, spese di assicurazione, spese di carburanti e lubrificanti e spese di manutenzione).
TRASFERTE NEL COMUNE DOVE È UBICATA LA SEDE DI LAVORO
Le indennità e i rimborsi delle spese sostenute dal dipendente per le trasferte effettuate nell’ambito del
territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro sono imponibili in capo al dipendente stesso con la
sola eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto provate per mezzo di documenti rilasciati dal
vettore (es. biglietti dei mezzi pubblici, ricevute taxi, ma non il rimborso chilometrico). Si segnala che
l’Amministrazione Finanziaria ha precisato, anche se non è previsto dalla norma, che l’esenzione delle
spese di trasporto spetta alla ulteriore condizione che dalla documentazione dell’impresa risulti il giorno
in cui il dipendente ha svolto la propria attività fuori sede.
DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE DI TRASFERTA
E’ sufficiente che la trasferta e le relative spese risultino dalla normale documentazione conservata dal
datore di lavoro.
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Per ottenere il rimborso il dipendente deve presentare una richiesta di rimborso (nota spese, di cui si
allega un fac-simile in calce) nella quale dovranno essere annotati i dati relativi alla trasferta, la lista
analitica delle spese di viaggio e trasporto nonché le altre spese che devono essere riportate
analiticamente. In caso di rimborso forfetario le uniche spese da inserire nella richiesta sono quelle di
viaggio e trasporto.
Le spese di viaggio e trasporto con mezzi pubblici possono essere documentate con i relativi biglietti
rilasciati dal vettore, anche se anonimi.
Nel caso di rimborso spese analitico e relativamente a tutte le altre spese sostenute dal dipendente
(comprese quelle di vitto e alloggio) possono ritenersi validamente documentate anche tramite scontrini
fiscali non indicanti il nome dell’acquirente, a patto che le stesse risultino sostenute nei luoghi e nel
tempo di svolgimento della trasferta stessa e che siano attestate dal dipendente mediante nota
riepilogativa. Naturalmente è possibile allegare fatture e ricevute fiscali. L’intestazione del documento
fiscale potrà essere a nome del dipendente, come di solito accade, oppure a nome del datore di lavoro.
Per le eventuali altre spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio non è necessario che
siano documentate, purché siano analiticamente attestate dal dipendente.
SPESE DI TRASFERTA E DEDUCIBILITÁ PER L’IMPRESA
In primo luogo occorre richiamare il generale principio di inerenza sancito dal comma 5 dell’art. 109 del
TUIR , per cui le spese “sono deducibili se e nella misura in cui si riferiscono ad attività o beni da cui
derivano ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito o che non vi concorrono in quanto
esclusi”. Da ciò si evince che non è sufficiente che le spese siano astrattamente compatibili con le
esigenze di trasferta, ma devono essere anche proporzionali con le reali necessità che il dislocamento
comporta.
In secondo luogo il comma 3 dell’art. 95 del TUIR prevede un limite di decucibilità giornaliero pari ad €
180,76 per le trasferte in Italia (elevato a 258,23 per le trasferte all’estero) per le spese di vitto e alloggio
sostenute fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti o dai collaboratori. L’Amministrazione
finanziaria (Circ. Min. 188/1998) ha precisato che tali limiti applicabili al rimborso analitico, non
possono essere estesi al rimborso misto. A medesime conclusioni si deve giungere avendo riguardo al
rimborso forfetario. Pertanto possiamo concludere per il rimborso forfetario e per quello misto non vi
sono limitazioni alla deducibilità dei costi.
In caso di rimborso chilometrico questo è deducibile nel limite del costo di percorrenza o delle tariffe di
noleggio di automezzi con cilindrata non superiore ai 17 cavalli fiscali se a benzina, ovvero ai 20 cavalli
fiscali se diesel.
RILEVAZIONI CONTABILI
ESEMPIO 1
Si ipotizzi il seguente caso:
Il Sig. Rossi, dipendente della società Alfa S.R.L. con sede a Verona, va in trasferta a Roma per 3 giorni,
utilizzando la propria autovettura. Al ritorno dalla trasferta presenta alla ditta committente una nota
spese analitica di complessivi Euro 450,00, con le seguenti tipologie di spese:
- Rimborso chilometrico Km 1.000 a Euro 0,25 al Km, Totale Euro 250,00
- Spese di pernottamento in Hotel 130,00 e Ristorante per Euro 50,00;
Rilevazione della nota spese e pagamento in contanti:
_____________________________ __________________________________
Diversi
a
Debiti verso Dipendente
450,00
Rimborso chilometrico
250,00
Rimborsi spese analitico
180,00
_____________________________ __________________________________
Debiti verso Dipendente
a
Cassa
450,00
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ESEMPIO 2
Si supponga sempre nel medesimo caso che il Sig. Rossi prima della trasferta riceva un anticipo di Euro
200,00 dalla ditta committente:
_____________________________ _________________________________
Dipendente Rossi c/anticipo spese a
Cassa
200,00
Al momento della presentazione della nota spese del Sig. Rossi, la società Alfa S.R.L. paga la differenza
mediante bonifico bancario:
_____________________________
Diversi
________________________________
a
Diversi
Rimborso chilometrico
250,00
Rimborsi spese analitico
180,00
a
Dipendente c/anticipo spese 200,00
a
Debiti verso Dipendente
_____________________________
Debiti verso Dipendente
250,00
________________________________
a
Banca c/c
250,00
PROSPETTO RIASSUNTIVO
Vediamo sinteticamente l’impatto fiscale dei rimborsi spese e le indennità in capo sia al soggetto
percipiente che all’impresa, con l’aiuto delle tabelle riportate di seguito.
TRASFERTE FUORI COMUNE
Tipologia di rimborso
Trattamento fiscale in capo al
lavoratore/collaboratore
Trattamento fiscale in capo
all’impresa
Rimborso analitico a piè di lista
Non tassato
Deducibile fino al limite giornaliero:
ƒ Euro 180,76 per le trasferte in Italia
ƒ Euro 258,23 per le trasferte all’estero
Rimborso forfetario
Esente per importo giornaliero fino:
ƒ Euro 46,48 per le trasferte in Italia;
ƒ Euro 77,47 per le trasferte all’estero
Esente per importo giornaliero fino:
ƒ Euro 30,99 per le trasferte in Italia;
ƒ Euro 51,65 per le trasferte all’estero
Esente per un importo giornaliero fino:
ƒ Euro 15,49 per le trasferte in Italia;
ƒ Euro 25,82 per le trasferte all’estero
Non tassate per importi giornalieri di:
ƒ Euro 15,49 per le trasferte in Italia;
ƒ Euro 25,82 per le trasferte all’estero
Non tassato
Interamente deducibile senza limite
Non tassata se rispettati i limiti previsti
dalle tariffe ACI per ciascuna tipologia di
autovettura
Deducibile in misura non superiore al
valore stabilito dalle tariffe ACI relative ad
autoveicoli di potenza non superiore a 17
cavalli fiscali per auto a benzina o 20 se
diesel
Rimborso misto: indennità di
trasferta + vitto o alloggio analitici
Rimborso misto: indennità di
trasferta + vitto e alloggio analitici
Rimborso a piè di lista + altre
spese non documentabili
Rimborso spese di trasporto e di
viaggio
Indennità chilometrica per utilizzo
auto
Interamente deducibile senza limite
Interamente deducibile senza limite
Interamente deducibile senza limite
Interamente deducibile
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TRASFERTE IN AMBITO COMUNALE
Tipologia di rimborso
Trattamento fiscale in capo
al lavoratore/collaboratore
Trattamento fiscale in
capo all’impresa
Rimborso analitico a piè di lista / indennità
forfetaria/indennità chilometrica
Tassato
Interamente deducibile
Rimborso spese di viaggio con vettore
Non tassato
Interamente deducibile
RIMBORSI SPESE A PROFESSIONISTI CON PARTITA IVA
I professionisti con partita iva sono tenuti ad assoggettare a ritenuta fiscale del 20% i rimborsi spese
inerenti all’attività esercitata (ad es. indennità chilometriche, spese di vitto e alloggio, etc..), con la sola
esclusione dei rimborsi relativi a spese anticipate in nome e per conto del cliente, come ad esempio i
rimborsi di tasse o altri diritti che fanno carico direttamente sul cliente ma che vengono sostenute
anticipatamente dal professionista stesso. Il professionista dovrà indicare in fattura i rimborsi spese di
cui sopra assoggettandoli ad Iva se dovuta, a ritenuta d’acconto e a contributo previdenziale del 2% o
4%.
RIMBORSI SPESE A LAVORATORI AUTONOMI OCCASIONALI
Per i lavoratori autonomi occasionali i rimborsi spese di vitto alloggio e indennità chilometriche
devono essere assoggettati a ritenuta d’acconto del 20%. Ciò in quanto il comma 2 dell’art. 71
TUIR prevede che il reddito di tali soggetti è determinato dalla differenza tra l’ammontare dei
compensi percepiti nel periodo d’imposta e le spese sostenute, specificatamente inerenti alla
produzione del reddito stesso.
Di seguito Vi alleghiamo un fac-simile di nota spese per il rimborso al dipendente/collaboratore.
Nel restare a disposizione per qualsiasi chiarimento, cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti.
Perugia, 30 Novembre 2009
Sinergie Studio Associato
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ALLEGATO
FAC-SIMILE NOTA SPESE
DIPENDENTE/COLLABORATORE
Nome/Cognome________________________________________
TRASFERTA del _________________ a ______________________
SPESE DI VIAGGIO 1
TRENO
AEREO
TAXI
AUTOBUS /TRAM
ALTRO
€
€
€
€
€
€
Totale spese di viaggio
SPESE PER UTILIZZO AUTOVETTURA 2
Autovettura modello
tariffa chilometrica Aci €
x
targata
Km (percorsi) = €
;
SPESE DI VITTO E ALLOGGIO 3
Albergo .................................. fatt./ric./sc.fisc. n............ del ....................... € ....................................
Ristorante .............................. fatt./ric./sc.fisc. n............ del ....................... € ....................................
Bar ......................................... fatt./ric./sc.fisc. n............ del ....................... € ....................................
Altro ....................................... fatt./ric./sc.fisc. n............ del ....................... € ....................................
Totale spese di vitto e alloggio
€ ...............................
INDENNITA’ FORFETARIA
€ ...............................
ALTRE SPESE NON DOCUMENTATE
Altre spese:
...............................................................................del ......................................... € ........................................
...............................................................................del ......................................... € ........................................
Totale spese non documentate
€ ..................................
TOTALE COMPLESSIVO SPESE
€ ..................................
Si allegano alla presente i documenti comprovanti le spese indicate sopra
IL DIPENDENTE/COLLABORATORE
1
Sono rimborsate senza limiti purché comprovate da idoneo documento di trasporto anche anonimo.
Se l’importo rimborsato eccede l’importo calcolato mediante l’utilizzo delle tariffe ACI, l’eccedenza viene tassata in capo al
collaboratore.
3
Le spese di vitto e alloggio rimborsate con il metodo analitico non sono tassate in capo al collaboratore purché documentate mediante
fattura, ricevuta fiscale.
2
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