Gruppo IMA - EMC Corporation

Customer Profile
Gruppo IMA: nuovo sistema di
gestione documentale con
EMC Documentum
La forte espansione del Gruppo IMA nel mondo e la crescita della
quantità di documenti da gestire richiedeva un sistema di gestione
documentale avanzato. La piattaforma EMC Documentum integrata con il gestionale SAP ha permesso di realizzare un progetto in
linea con gli obiettivi dell’azienda.
La chiamano la “Packaging Valley” e sebbene il nome potrebbe ricondurre ad
un’area tecnologica degli Stati Uniti, è geograficamente collocata lungo la via Emilia,
alla periferia di Bologna. E’ qui infatti che si trova la più alta concentrazione mondiale
di aziende costruttrici di macchine per il confezionamento e l’imballaggio. Circa 250
aziende specializzate che impiegano diverse migliaia di addetti e che esportano i
propri prodotti in tutto il mondo.
In quest’area, nel comune di Ozzano dell’Emilia, ha sede la IMA Spa, leader nella
progettazione e produzione di macchine automatiche per il processo e il confezionamento di prodotti farmaceutici e cosmetici, di tè e caffè.
Un Gruppo di rilevanza mondiale
Benefici
• Aumento produttività personale di
vendita.
• Maggiore controllo e velocità dei
processi.
• Integrazione trasparente con il siste-
ma SAP.
• Ottimizzazione del tempo di recupe-
ro dei documenti.
• Elevata garanzia di conservazione
dei documenti.
• Efficace gestione per Internal
Auditing e Assicurazione Qualità.
• Sensibile riduzione dei costi .
Fondata nel 1961 a Bologna come I.M.A. Industria Macchine Automatiche s.a.s., due
anni dopo viene trasformata in Società per Azioni e se ne promuove lo sviluppo industriale. E’ in questo periodo che la società inizia la produzione di macchine automatiche per il confezionamento del tè in sacchetti filtro, settore nel quale IMA diventa
leader mondiale detenendo oggi il 70% delle quote di mercato. Nel 1976, entra nel
settore farmaceutico con le prime macchine blisteratrici. Da piccola realtà locale IMA
così diviene un gruppo multinazionale che si caratterizza per dinamicità ed innovazione.
L’obiettivo di crescita aziendale viene perseguito con costanza sia per linee interne,
sia per linee esterne tramite l’acquisizione di aziende Italiane ed estere, prevalentemente operanti nel settore delle macchine per il processo e packaging farmaceutico.
Il Gruppo IMA ha chiuso il 2007 con un fatturato di 454,5 milioni di Euro (il 92% realizzato su mercati internazionali), conta oltre 3000 dipendenti, di cui 400 fra tecnici e
progettisti impegnati nella ricerca e sviluppo, area nella quale la società ha costantemente investito registrando oltre 600 brevetti.
L’apparato produttivo è costituito da 17 stabilimenti (7 in Italia, 1 nel Regno Unito, 2
negli Stati Uniti, 1 in Germania, 1 in Olanda, 3 in Cina e 2 in India) e la rete commerciale consiste di 9 filiali, con servizi di vendita e assistenza diretta in Francia, Regno
Unito, Germania, Austria, Spagna, Portogallo, Stati Uniti, Cina, Thailandia, e oltre 50
agenzie, per una presenza complessiva in 70 paesi.
Oggi IMA è l’unica azienda del settore in grado di offrire una gamma completa di
macchine per il processo e il packaging. Oltre alle macchine per il confezionamento
di tè e tisane in sacchetti filtro e di caffè in cialde, la produzione che contribuisce per
l’83% al fatturato complessivo del Gruppo, riguarda le macchine per il settore farmaceutico. Sistemi tra loro integrabili e in grado di coprire l’intero ciclo di processo e
confezionamento, che inizia dalla lavorazione della materia prima - il principio attivo
del farmaco - dei prodotti farmaceutici solidi o liquidi (impianti per la granulazione, comprimitrici, opercolatrici, impianti per il rivestimento di capsule e compresse, per il lavaggio,
il riempimento e la chiusura di flaconi), per proseguire col confezionamento primario e
secondario (blisteratrici, contatrici, astucciatrici, etichettatrici e altro ancora), fino
all’imballaggio in scatole pronte per la consegna.
IMA S.p.A. è quotata alla Borsa di Milano dal 1995 ed è nel segmento STAR dal 2001.
L’organizzazione IT
Tutte le aziende e le divisioni del Gruppo IMA nel mondo si avvalgono di una struttura
centralizzata di servizi che fanno capo al settore Operations. I servizi informatici sono
gestiti in outsourcing da Infracom Consulting, una società del gruppo Infracom, in collaborazione con i sistemi informativi IMA. La struttura IT di IMA consiste di circa 20 persone
che si occupano dei sistemi CAD, degli acquisti, della contrattualistica, dei rapporti con
Infracom Consulting, del coordinamento di nuovi progetti, e del supporto applicativo in
ambito gestionale.
La gestione documentale
Le macchine IMA sono complesse e tecnologicamente sofisticate, e sono prodotte e per-
sonalizzate su specifiche fornite del cliente: queste tre caratteristiche fanno sì che la documentazione a corredo della macchina sia ricca ed accurata, e copra i processi di progettazione e realizzazione nella loro interezza e relazione. Tutti i reparti contribuiscono
alla documentazione di commessa, generando un volume consistente di documenti da
condividere con diversi enti, da validare, approvare e firmare.
Considerando che dagli stabilimenti del Gruppo IMA escono circa 1000 macchine ogni
anno, la quantità di documenti da trattare e conservare a termini di legge per 13 anni
(anche se per sua politica IMA li conserva fino alla alienazione della matricola) è enorme
e la precedente gestione manuale iniziava a porre seri limiti per gli archivi cartacei che
crescevano a dismisura, per la lenta reperibilità dei documenti e i conseguenti rallentamenti nel processo che causavano ritardi nella risposta ai clienti. Ai problemi di tipo gestionale andavano aggiunti i costi di archiviazione sempre maggiori e il pericolo in caso di
calamità (incendio o allagamento) di compromettere l’archivio in maniera irreparabile.
Una situazione che per la continua espansione del gruppo, la distribuzione delle strutture
commerciali e delle unità produttive nel mondo e la necessità di centralizzare il più possibile le procedure, hanno indotto l’azienda a realizzare un processo avanzato di gestione
dei documenti.
“Agli inizi degli anni 2000, su incarico della direzione, abbiamo iniziato a progettare una
soluzione alternativa alla gestione manuale dei documenti che permettesse di introdurre
in azienda maggiore flessibilità e velocità, una ottimizzazione dei processi di controllo e di
firma, un aumento di produttività e la garanzia di sicurezza per questo patrimonio aziendale” ha detto Adolfo Di Luca, project manager del reparto IT che ha coordinato con Cristiano Cucumazzi il nuovo progetto del sistema documentale.
“Dopo un’attenta analisi delle principali soluzioni di gestione dei documenti elettronici disponibili nel mercato e confrontandoci con alcuni nostri grandi clienti del settore farmaceutico con problematiche simili, abbiamo deciso di costruire il nostro sistema documentale sulla piattaforma EMC Documentum che oltre a fornirci funzionalità superiori
rispetto agli altri prodotti, aveva il vantaggio dell’integrazione con SAP, il sistema gestionale usato in azienda e che è
la base per il processo delle commesse”.
Adolfo Di Luca, project manager del reparto IT
Dopo aver installato Documentum e le interfacce con SAP il team guidato da Di Luca,
coadiuvato dalla società di consulenza e servizi informatici Value Team, ha avviato un
progetto pilota per la gestione delle commesse coinvolgendo due divisioni aziendali.
Trascorso un primo periodo di resistenza ad accettare la nuova procedura in sostituzione
al sistema tradizionale manuale e cartaceo, l’avvio del nuovo processo documentale si è
definitivamente avuto quando per motivi logistici sono state separate la struttura commer-
ciale e l’ufficio tecnico, le unità organizzative che maggiormente accedono e alimentano
l’archivio commesse. A quel punto, anche per i più resistenti al cambiamento, la distanza
e i tempi richiesti per l’accesso e il recupero fisico dei faldoni erano diventate poco sostenibili, soprattutto se operazioni da reiterare più volte nel corso delle giornate lavorative.
Altro fattore che ha reso ancora più importante e utile il nuovo processo, è stato quello
dell’adeguamento alla legge 262 del 2006 che ha introdotto novità in materia di governance delle società, soprattutto in materia di responsabilità e obblighi relativi
all’informativa societaria. Il progetto è stato quindi modificato includendo un sistema di
approvazione conforme a quanto stabilito dalla legge 262, tutelando meglio l’azienda nei
confronti della normativa.
E’ iniziata così la produzione in volume di documenti in formato elettronico incrementando via via il numero di utenti che oggi, solo per l’archivio vendite, sono diventati 350 coinvolgendo tutte le filiali vendite del mondo con la momentanea esclusione di Cina e India.
Architettura del progetto
Il sistema documentale implementato in IMA si basa sulla piattaforma EMC Documentum. Tra i moduli utilizzati i più significativi sono: Documentum Trusted Content Services,
per la cifratura dei contenuti e per la firma elettronica degli stessi e soprattutto Documentum Archive Services for SAP per consentire l’archiviazione documentale nel repository
documentale, agendo direttamente da SAP.
Oggi il repository di Documentum è diventato un archivio commesse completo
che, oltre alle offerte e agli ordini, contiene tutti i documenti riguardanti la produzione delle macchine, come le specifiche di personalizzazione della macchina, i documenti di collaudo, di test, di
validazione e di controllo qualità, i certificati e i manuali per il training e tutto ciò
che accompagna il ciclo di produzione e
di consegna di una specifica macchina.
Nel repository si trovano inoltre i documenti generati dalle attività svolte dopo
la vendita e l’installazione come ad esempio interventi, ispezioni, supplementi
di training. Complessivamente un volume di documenti che per ogni commessa può arrivare a richiedere fino ad un
Gigabyte di spazio di archivio e poiché il Gruppo IMA ha una produzione annua di circa
1000 macchine, è prevedibile che a regime il sistema crescerà nell’ordine di un Terabyte
ogni anno.
Per il personale di vendita, il flusso logico di gestione documentale è molto semplificato
prevedendo l’archiviazione dei documenti riguardanti la trattativa commerciale, come ad
esempio le offerte e le conferme d’ordine, direttamente dal gestionale SAP, per poi iniziare un workflow di approvazione che con l’impiego della firma elettronica certificata consente di arrivare alla versione finale, impaginata su carta intestata e logo IMA, da trasmettere ai clienti.
“Il progetto documentale che abbiamo implementato in IMA è caratterizzato da una serie di automatismi che permettono di gestire il trasferimento dei documenti da SAP a Documentum e quindi nel workflow successivo in modo trasparente senza richiedere agli utenti conoscenze di meccanismi di tipo applicativo. Si tratta di un’applicazione che
abbiamo realizzato grazie alla possibilità di integrazione di Documentum con il gestionale SAP, e della quale siamo
molto soddisfatti perché abbiamo semplificato tantissimo il lavoro dei colleghi delle vendite di tutto il mondo, ottimizzando il flusso delle informazioni e dei documenti e rendendo più veloce e sicuro l’intero processo”.
Cristiano Cucumazzi, project manager del reparto IT
L’applicazione sviluppata dal team coordinato da Di Luca prevede infatti che il compito
dell’utente si concluda con il semplice inoltro del file contenente l’offerta dal gestionale SAP. Il
file trasmesso, al quale sono già associati metadati derivanti dalla caratteristica dell’offerta stessa, viene automaticamente classificato in base al tipo di documento e alla divisione di appartenenza e depositato in una delle cartelle commessa già presenti perché codificate
all’implementazione del progetto dopo un’analisi svolta in azienda sulle possibili tipologie di documenti e loro varianti (ad oggi sono state identificate 20 tipologie diverse di documenti con circa 80 varianti, che hanno generato altrettanti folder e sotto folder). Associando il documento alla
cartella appropriata, sulla base dei metadati SAP (ad esempio tipo di documento, divisione di
appartenenza, variante), vengono anche automaticamente definite le specifiche ACL (Access
Control List) che stabiliscono le classi e modalità di accesso al documento stesso.
Inoltre, per ottenere una connotazione univoca del file, gli vengono attribuiti una serie di metadati considerando sia elementi corrispondenti alla cartella del repository in cui risiede, sia elementi
riferiti al documento stesso proveniente da SAP.
Terminate queste operazioni l’utente riceve una e-mail di notifica di avvenuta archiviazione che
contiene un link attraverso il quale è possibile aprire il file per controllarne i contenuti e procedere con il workflow di approvazione. La persona coinvolta nel flusso alla quale è richiesto un intervento, riceve a sua volta una e-mail e, accedendo a Documentum, può consultare e verificare il
documento e apporre quindi la firma elettronica di approvazione per poterlo inviare al cliente.
Ad oggi, dopo soli otto mesi di messa in produzione effettiva, il sistema documentale del Gruppo
IMA gestisce circa 2700 cartelle clienti per un totale di oltre 27 mila documenti. Numeri che tendenzialmente continueranno a crescere considerando l’inserimento di altre divisioni e altre filiali
non ancora incluse nel processo. Il sistema implementato permette anche di condurre facilmente operazioni di audit interno - ad esempio per la verifica di avanzamento delle commesse - impensabili da attuarsi senza un repository documentale.
Benefici e futuri sviluppi
Superato un comprensibile lento inizio per la transizione da un sistema manuale e cartaceo ad
uno elettronico, il progetto documentale è stato accolto molto favorevolmente
dall’organizzazione vendite e dalle altre strutture coinvolte nella gestione delle commesse e nel
flusso di approvazione.
I risultati conseguiti sono decisamente positivi e riguardano un aumento della produttività, grazie
alla maggiore flessibilità e velocità dei processi e un’ottimizzazione delle risorse e del tempo per
reperire i documenti, per richiedere approvazioni e la firma digitale certificata, per trasmettere le
offerte ai clienti. Senza dimenticare il livello di sicurezza per la conservazione dei documenti nel
lungo termine, non paragonabile rispetto all’archivio cartaceo, e gli indubbi vantaggi per le strutture di Internal Auditing ed Assicurazione Qualità, che hanno in ogni momento a disposizione
sul sistema lo stato dei processi e possono condurre verifiche a distanza, senza dovere recarsi
presso gli stabilimenti per la consultazione degli archivi.
Per far fronte ai trend di crescita dei documenti da archiviare e per l’esigenza di conservazione e
gestione nel tempo, è previsto di affiancare al sistema documentale basato su EMC Documentum il sistema storage EMC Centera che rappresenta la soluzione adatta per la conservazione
sostitutiva.
EMC Italia
Direzione Generale
Via Caldera 21/B2—20153 Milano
tel. 02.40908.1, fax. 02.48204686
numero verde per l’Italia: 800-787.289
www.emc2.it
EMC2, EMC, EMC Documentum, EMC Documentum Archive Services for Reports, EMC Documentum Webtop sono marchi registrati di EMC Corporation. Tutti gli altri marchi
o marchi registrati in questo documento sono proprietà delle rispettive aziende.