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Customer Profile
Gruppo Astaldi
La tecnologia EMC Documentum al servizio
di Astaldi S.p.A. per semplificare la gestione
dei contenuti e ottimizzare i processi di tipo
collaborativo
Il Gruppo Astaldi è fra le più importanti aziende di costruzioni a livello mondiale
ed è leader in Italia come General Contractor e come promotore di grandi opere
realizzate in regime di concessione e secondo la formula del project finance
Quotato in Borsa dal 2002, ha circa 6.000 dipendenti, 80 società controllate,
un fatturato che nel 2005 è ammontato a oltre 1 miliardo di euro e un portafoglio
lavori superiore ai 7 miliardi di euro.
L’attività del Gruppo attraversa tutta la filiera della realizzazione delle grandi
opere infrastrutturali, dalla progettazione all’organizzazione del finanziamento,
alla costruzione, fino alla gestione pluriennale dell’opera stessa. I settori di attività
in cui è prevalentemente attivo riguardano le infrastrutture di trasporto (ferrovie,
metropolitane, strade, autostrade, aeroporti, porti), gli impianti di produzione
energetica e le opere idrauliche (dighe, centrali idroelettriche, acquedotti, impianti
di bonifica), l’edilizia civile, industriale e ospedaliera e la gestione in regime
di concessione di infrastrutture di trasporto, strutture sanitarie, parcheggi.
Un portafoglio ordini significativo e di elevata qualità, l’elevato profilo dei
professionisti che operano nella Società e l'imponente know-how tecnico, finanziario,
legale e commerciale di cui la Società stessa si fa portatrice, assicurano un futuro
livello di produzione sostenuto e un ottimale sfruttamento delle risorse.
Le principali aree di attività del Gruppo:
› Infrastrutture dei trasporti
› Impianti di produzione energetica e opere idrauliche
› Edilizia civile e industriale
› Gestione in regime di concessione di infrastrutture di trasporto,
strutture sanitarie, parcheggi
Obiettivi del progetto
Essendo una realtà molto complessa e articolata, Astaldi voleva migliorare
la fruibilità delle informazioni attraverso e al di fuori dell’azienda. In particolare,
gestire la conoscenza, capitalizzare il know how aziendale, migliorare l’efficienza
della comunicazione interna, aumentare la produttività del personale e dei team
esterni e interni, erano tra le principali necessità che hanno portato Astaldi
a indirizzarsi verso la disciplina del Content Management.
Per semplificare la gestione e l’utilizzo delle informazioni, ottimizzandone tempi
e costi, e introducendo un miglioramento di alcuni processi di business, Astaldi ha
affrontato il cammino verso il Content Management, partendo da un progetto di
Corporate Portal, realizzato con successo dal system integrator E-TREE - divisione
del Gruppo Etnoteam - utilizzando il software EMC Documentum.
Implementazione del progetto
Inizialmente l’attenzione è stata indirizzata a ottimizzare i processi di fruizione
delle informazioni e la collaborazione. Ciò significava portare miglioramenti
sulle attività di un centinaio di persone in aree specifiche di Astaldi, quali:
› Le commesse italiane ed estere per una gestione efficace ed efficiente
dei propri processi interni;
› l’Ufficio Investor Relation and Communications, per massimizzare gli aspetti
di comunicazione, di brand e quelli legati alla qualità di gruppo;
› il dipartimento Risorse Umane per funzioni quali, ad esempio, la gestione
della modulistica, le richieste ferie/permessi o l’apertura delle posizioni;
› l’Ufficio Gare, per massimizzare l’efficienza di uno dei processi aziendali più critici
che coinvolge personale interno, soci e controparti distribuite geograficamente
e che richiede l’accesso e il riutilizzo di decine di migliaia di documenti,
disegni ecc.;
› l’Amministrazione per la gestione di asset aziendali, approvvigionamenti,
immobilizzazioni, contrattualistica, ecc.
“ Per semplificare la gestione e l’utilizzo delle informazioni, ottimizzandone tempi
e costi, e introducendo un miglioramento di alcuni processi di business, Astaldi ha
affrontato il cammino verso il Content Management, partendo da un progetto di
Corporate Portal, realizzato con successo dal system integrator E-TREE - divisione
del Gruppo Etnoteam - utilizzando il software EMC Documentum.”
Per agevolare il cambiamento culturale, semplificare l’introduzione dei nuovi
paradigmi e valutare conseguentemente l’efficacia e l’efficienza dei cambiamenti
realizzati, è stato adottato un modello d’implementazione del progetto a fasi:
› definizione dell’ambito di applicazione
› definizione delle funzionalità
› giustificazione degli investimenti
› pianificazione progettuale
› gestione del cambiamento e revisione dei progetti
› implementazione
› analisi dei risultati
› avvio di un nuovo ciclo
Dopo un accurato processo di selezione del software e del partner da coinvolgere
nel progetto, l’implementazione e la messa in produzione con accettazione da parte
degli utenti finali ha richiesto circa sei mesi.
Dal punto di vista funzionale Astaldi ha richiesto l’introduzione di alcune
caratteristiche fondamentali: il portale come unica interfaccia; l’eliminazione del log-in
per gli utenti autenticati sul dominio; uno schema di profilazione degli accessi
sofisticato; form dipendenti da tipologia, stato e metadati; workflow di approvazione
estremamente differenziati con attori determinati dinamicamente sia in base al ruolo,
sia in funzione degli attributi dei documenti o dei moduli, e soprattutto un’unica
interfaccia di ricerca per contenuti web e per i documenti.
Inoltre massima attenzione è stata posta per garantire usabilità e semplicità di
utilizzo, nonché un look&feel curato e omogeneo per tutte le sezioni del portale.
La quantità e la dimensione dei documenti da gestire e la necessità di accedere
ai documenti in modo altamente differenziato anche all’interno della stessa tipologia
di documento ha di fatto sconsigliato l’adozione di architetture basate sulla
replicazione dei contenuti tra back end e front end.
Obiettivi raggiunti e vantaggi apportati
dalla tecnologia EMC Documentum
Aver creato un repository unico per documenti e contenuti con funzionalità avanzate
di gestione, ricerca e classificazione dei medesimi e possibilità di avvantaggiarsi della
tecnologia di collaboration, sono solo alcuni dei principali obiettivi realizzati dal
progetto.
In particolare, la tecnologia EMC Documentum eRoom, a cui si ha accesso
direttamente dal portale, ha introdotto funzionalità di tipo collaborativo. Queste
funzionalità sono risultate utili sia nel caso dei processi di risposta alle gare d’appalto,
sia nella gestione delle commesse.
A questo proposito sono stati creati vari modelli di eRoom, che vengono replicati
per le nuove iniziative, la grafica e alcune funzionalità sono state personalizzate,
sono state introdotte funzionalità di auto-alimentazione dei documenti e loro
classificazione, con conseguente significativo incremento dell’efficienza.
“Grazie a EMC Documentum, tutti i documenti vengono memorizzati esclusivamente
nella Docbase e serviti direttamente online dalla piattaforma EMC Documentum al
portale”, ha raccontato Giampiero Astuti, C.I.O. del Gruppo Astaldi. “L’accesso dal
portale ai documenti avviene tramite portlet di visualizzazione, in cui ciascun utente
vede solo ciò che è autorizzato a vedere. Considerando poi la numerosità dei
documenti gestiti, possiamo affermare di disporre oggi di uno strumento flessibile
che abilita modalità operative di tipo collaborativo con maggiore efficienza per
processi di business critici.”
Nel complesso, Astaldi ha ora a disposizione una architettura unificata per tutte
le esigenze di Content Management, che introduce interfacce e funzionalità user
friendly adatte anche per i non addetti ai lavori, un unico repository, funzionalità
avanzate di gestione, classificazione e ricerca e la vantaggiosa tecnologia
di collaboration.
“ Grazie a EMC Documentum, tutti i documenti vengono memorizzati esclusivamente
nella Docbase e serviti direttamente online dalla piattaforma EMC Documentum
al portale”, ha raccontato Giampiero Astuti, C.I.O. del Gruppo Astaldi. “L’accesso
dal portale ai documenti avviene tramite portlet di visualizzazione, in cui ciascun
utente vede solo ciò che è autorizzato a vedere. Considerando poi la numerosità
dei documenti gestiti, possiamo affermare di disporre oggi di uno strumento
flessibile che abilita modalità operative di tipo collaborativo con maggiore
efficienza per processi di business critici.”
Giampiero Astuti
C.I.O. del Gruppo Astaldi
Il futuro
Al momento lo strumento di collaboration eRoom è stato applicato solo per alcune
commesse (alcune di notevoli dimensioni), ma la sua diffusione è già in forte aumento
sulla base dei feed back positivi degli utenti e sull’incremento di efficienza dei
processi.
Grazie alle modalità di implementazione della tecnologia EMC Documentum,
sarà possibile riutilizzare le logiche applicate anche per progetti futuri,
con conseguente risparmio di tempo e contenimento dei costi.
Pubblicato da: EMC Italia
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