Francesca Pirani 1 sono i costi per attrezzature durevoli.

RENDICONTAZIONE DEI BENI INVENTARIABILI
Francesca Pirani 1
Spoleto, 30 Marzo 2007
·
Introduzione.
[Innanzitutto bisogna premettere che poiché ancora non sono state predisposte le Linee
Guida Finanziarie per il VII Programma Quadro, si ipotizza che rimangano valide quelle
relative al VI Programma Quadro].
Per l’Unione Europea fra le categorie di costo ammesse a rendicontazione vi
sono i costi per attrezzature durevoli.
Per l’Unione Europea le attrezzature durevoli sono beni che non esauriscono
la propria utilità dopo un utilizzo protratto per più anni ­per cui i benefici
economici futuri relativi confluiranno nell’organizzazione­ e che sono
considerati beni inventariabili dalla disciplina interna.
In linea generale, parlando di beni inventariabili si fa riferimento a beni che
vanno a costituire il patrimonio dell’Ateneo.
All’interno dello Stato Patrimoniale i beni sono così suddivisi:
Ö Immobilizzazioni immateriali
BENI PATRIMONIALI:
Ò Immobilizzazioni materiali
Ø
Ö
Beni immobili
Ø
Beni mobili
Immobilizzazioni finanziarie
I beni considerati inventariabili sulla base della normativa applicabile agli
Atenei sono le immobilizzazioni materiali. 1 Responsabile Ufficio Patrimonio, Ufficio Bilancio e Ufficio Acquisti­Economato Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia.
1
·
Principi per la rendicontazione dei beni durevoli.
Per i beni durevoli valgono i principi generali di rendicontazione, pertanto per
essere considerati eleggibili i costi devono soddisfare le seguenti condizioni: ­ ATTUALITA’. I costi devono essere attuali (costi reali), devono cioè
corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti
fiscali, devono essere identificabili e controllabili. ­ ECONOMICITA’. I costi sono economici quando rispettano i principi della
“corretta gestione”. L’economicità può essere considerata come la
riduzione al minimo dei costi delle risorse per un’attività, fatta salva la
qualità della stessa. ­ NECESSARIETA’. I costi devono essere necessari per la realizzazione del
progetto e devono essere direttamente inerenti ai contenuti e agli
scopi previsti nel progetto stesso. ­ ESSERE DETERMINATI IN ACCORDO CON GLI USUALI PRINCIPI CONTABILI DEL
CONTRAENTE. I costi sono ammissibili se determinati nel rispetto della
disciplina nazionale o interna, purché questa non sia in contrasto con
la disciplina comunitaria.
Tutte le organizzazioni devono tenere libri contabili e documentazione
di supporto per giustificare i costi eleggibili di cui si chiede il rimborso.
I documenti devono essere conservati per un periodo di cinque anni
dalla fine del progetto. ­ RISPETTARE IL PRINCIPIO DELLA COMPETENZA TEMPORALE. I costi devono
essere sostenuti durante il progetto.
I “beni durevoli” sono rendicontabili anche se acquistati prima
dell’inizio del progetto, purché il periodo di ammortamento non sia
terminato. ­ RISPETTARE IL PRINCIPIO DEL COSTO STORICO. I costi devono essere
calcolati secondo il principio del costo storico.
2
·
Regolamentazione degli Atenei in materia patrimoniale.
La regolamentazione degli Atenei tratta la materia dei beni patrimoniali
nell’ambito di due tipologie di documenti:
1.
Regolamento dell’Inventario.
2.
Regolamento della Contabilità Economico­Patrimoniale2.
Il Regolamento dell’Inventario individua i beni inventariabili e le modalità di
gestione degli inventari.
Il Regolamento della Contabilità Economico­Patrimoniale contiene le tabelle
delle aliquote d’ammortamento che vengono applicate ai beni patrimoniali 3 .
·
Quali sono i beni inventariabili.
Per la gestione dell’inventario l’Università di Modena e Reggio Emilia si è
dotata di un “Manuale­Regolamento per la tenuta dell’inventario dei beni
mobili” approvato dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del
18/12/2003 e ora in fase di revisione.
In base all’art. 1 del Manuale, sono soggetti ad inventario i beni materiali,
mobili e durevoli di proprietà dell’Ateneo. ­ Un bene si definisce “materiale” quando ha una sua consistenza fisica; ­ Un bene si definisce “mobile” quando tale consistenza fisica ne
permette lo spostamento da un luogo all’altro senza pregiudizio della
sua integrità4; 2 In base alla Legge 208/99, le Università devono adeguare il sistema di contabilità ed i bilanci ai contenuti della Legge 94/97. La Circolare del Ministero delle Finanze n° 39/2000 ha precisato che i principi che devono essere recepiti dagli Enti sono i seguenti: ­ legalità e trasparenza di atti e procedure; ­ annualità, unità, universalità, integrità, pubblicità, veridicità del bilancio; ­ individuazione di competenze e responsabilità sostanziali; ­ coerenza con i documenti di programmazione economica del Paese; ­ equilibrio finanziario ed economico; ­ bilanci finanziari redatti in termini di competenza e di cassa e budget in termini economici; ­ attuazione dei centri di responsabilità; ­ valutazione dell’efficienza attraverso la comparazione risorse impiegate/risultati conseguiti. Non tutti gli Atenei hanno ad oggi implementato un sistema di contabilità economico­patrimoniale. 3 Per l’Unione Europea valgono le regole d’ammortamento interne, purché non siano scelte in modo strumentale. In particolare, è importante che la scelta delle aliquote sia fatta con motivazioni articolate sulla base dei principi civilistici e degli IAS, non solo sulla base dei principi fiscali. 4 L'art. 812 del codice civile dà solo una definizione dei beni immobili: "….. il suolo, le sorgenti e i corsi d'acqua, gli alberi, gli edifici e le altre costruzioni, anche se unite al suolo a scopo transitorio, e in genere tutto ciò che naturalmente o artificialmente è incorporato al suolo. Sono reputati immobili i mulini, i bagni e gli altri edifici galleggianti quando sono saldamente assicurati alla riva o all'alveo e sono destinati ad esserlo in modo permanente per la loro utilizzazione."
3
­ un bene si definisce “durevole” quando la sua utilità economica si
protrae per più esercizi e ha un valore tale da giustificarne
l’ammortamento.
I beni mobili inventariabili sono distinti nelle seguenti sette categorie:
1
Mobili, arredi, macchine da ufficio.
2
Materiale bibliografico.
3
Collezioni scientifiche e storiche.
4
Strumenti tecnici e attrezzature in genere.
5
Automezzi e altri mezzi di trasporto.
6
Fondi pubblici e privati.
7
Altri beni mobili.
L’inventario non riguarda pertanto tutte le tipologie di immobilizzazioni, ma
soltanto quelle materiali (Beni mobili e Immobili)5.
Anche all’interno delle immobilizzazioni materiali, vi sono delle esclusioni:
·
Beni mobili esclusi dall’inventario. ­ Limiti intrinseci al bene.
E’ escluso dall’inventario il materiale di consumo, cioè tutti quei beni che, per
la loro intrinseca composizione, per la loro fragilità o la facile usura, sono
destinati ad essere utilizzati in tempi limitati. ­ Limiti di valore del bene.
Sono soggetti ad inventario i beni con valore unitario significativo; il
Regolamento
dell’Ateneo
di
Modena
e
Reggio
Emilia
prevede
l’inventariazione per i beni di importo pari o superiore a 150 €6, IVA inclusa 7.
Tutti gli altri beni sono beni mobili. In sostanza non rientrano tra i beni mobili tutti quei beni che vengono installati in modo fisso nelle strutture edilizie e che pertanto vanno a far parte stabile ed integrante dell'edificio. Ad esempio porte ed infissi, tutti gli impianti (elettrico, idrico, di condizionamento), cappe aspiranti, pareti attrezzate ecc. 5 Nulla vieta, tuttavia, di tenere registri anche relativi alle altre immobilizzazioni. 6 La Circolare n° 42 del 30.12.2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato evidenzia che –sulla base del DPR 254/2002­ l’obbligo di iscrizione nell’inventario vale per i soli beni mobili che non hanno carattere di beni di consumo e che hanno un valore superiore a 500 Euro, Iva compresa. 7 Qualora i beni siano acquisiti nell’ambito dell’attività commerciale, il valore di 150 € è da considerarsi al netto dell’IVA.
4 ·
Qual è il valore di inventariazione dei beni.
Il valore del bene ai fini dell’inventario e, di conseguenza, ai fini della
determinazione dei costi rendicontabili è calcolato sulla base del principio
del COSTO STORICO.
Per “costo storico” si intende il complesso degli oneri finanziari che un
soggetto ha effettivamente sostenuto per procurarsi un bene o un servizio.
Il costo sostenuto è quello di acquisto del bene o servizio, diminuito degli
eventuali sconti e aumentato dell’IVA indetraibile e di eventuali costi
direttamente attribuibili, così come previsto dalla normativa vigente.
Nel valore del bene vanno pertanto sempre comprese (siano fatturate
insieme al bene o separatamente): spese di spedizione, imballaggio,
sdoganamento, trasporto e installazione; non vanno mai comprese spese e
commissioni bancarie, eccetera.
·
Qual è il momento di inventariazione dei beni.
I beni devono essere caricati in inventario nel momento in cui entrano a far
parte del patrimonio dell’Ateneo, ossia nel momento della consegna del
bene da parte del fornitore e ­ove necessario­ della firma del verbale di
collaudo del bene stesso.
·
Qual è il costo rendicontabile.
Le Linee Guida Finanziarie del VI Programma Quadro prevedono che il costo
dell’apparecchiatura può includere tutti quei costi necessari per portare il
bene nella condizione di essere utilizzato.
Questo costo può includere non soltanto il prezzo d’acquisto, ma anche i
costi dell’allestimento, i costi di trasporto e consegna, i costi di installazione, gli
onorari dei liberi professionisti, qualora siano necessari per il progetto e
possano essere giustificati. L’IVA non è rendicontabile.
Per essere considerato ammissibile, un costo deve essere determinato
secondo le pratiche abituali di contabilità del contraente ed ogni contraente
per le apparecchiature durevoli deve applicare il suo sistema usuale di
ammortamento.
5
·
Cos’è l’ammortamento.
La prima cosa da sottolineare è che la contabilità pubblica finanziaria non
prende in considerazione l’ammortamento, in quanto essa evidenzia
esclusivamente le entrate e le uscite in termini monetari.
Nel caso specifico dell’Università di Modena e Reggio Emilia, si è appena
conclusa la fase di sperimentazione relativa all’introduzione della contabilità
economico­patrimoniale.
Un altro aspetto da evidenziare è che l’applicazione dell’ammortamento
riguarda tutte le immobilizzazioni: non esiste pertanto una relazione biunivoca
tra bene inventariato e bene ammortizzato, nel senso che un bene
inventariato viene sicuramente ammortizzato, mentre un bene ammortizzato
non è necessariamente inventariato.
L’ammortamento è un meccanismo di calcolo contabile attraverso il quale il
costo di acquisto delle immobilizzazioni viene suddiviso per il numero di anni
della sua “vita utile8”, cioè per il tempo in cui il bene sarà utilizzato nei
processi produttivi dell’impresa.
Pertanto, il costo di un bene durevole la cui vita utile è stimata –ad esempio­
in cinque anni verrà imputato interamente al bilancio dell’anno di acquisto
nell’ambito della contabilità finanziaria, a cinque bilanci a partire da quello
dell’anno di acquisto nell’ambito della contabilità economico­patrimoniale.
Lo scopo di questo meccanismo è quello di determinare la “quota di
ammortamento”, cioè il valore del deprezzamento fisico, tecnologico e
commerciale del bene, da portare in detrazione, anno dopo anno, dal
valore del bene iscritto in bilancio e da imputare, come costo d’esercizio, nel
conto economico. 8 Per stabilire la durata della vita utile va considerata la durata economica, spesso inferiore a quella fisica, in quanto si deve tener conto non solo del logorio fisico, ma anche dell’obsolescenza dipendente dai cambiamenti tecnologici, delle politiche di manutenzione e dell’adeguatezza alle dimensioni aziendali e all’organizzazione produttiva.
6
Sotto il profilo contabile, in ogni periodo amministrativo bisogna rilevare fra i
costi la quota di ammortamento di competenza dell’esercizio e fra le
passività dello Stato Patrimoniale un fondo ammortamento che rettifica
indirettamente il costo pluriennale del bene da ammortizzare.
·
Il meccanismo dell’ammortamento nell’ambito della rendicontazione
dei beni durevoli.
Per l’Unione Europea il costo ammissibile per le attrezzature durevoli è basato
sull’applicazione del meccanismo dell’ammortamento in quanto è stabilito in
relazione alla vita utile del bene e alla misura in cui il bene è utilizzato ai fini
del progetto.
Il costo va rendicontato secondo l’usuale sistema d ammortamento che può
essere: ­ Lineare (a quote costanti); ­ Digressivo (a quote decrescenti).
Il criterio più diffuso e di facile applicazione è quello lineare che si applica
dividendo il valore da ammortizzare per gli anni di durata della vita utile del
bene;
il
criterio
digressivo
prevede
invece
l’applicazione
di
quote
d’ammortamento decrescenti nell’ipotesi di beni strumentali che diano una
maggiore utilità nei primi anni di utilizzo9.
Il costo rendicontabile, pertanto, è determinato in base alle seguenti relazioni:
Metodo lineare (quote d’ammortamento costanti):
(A/B) x C x D
dove
­ “C” è il costo storico, individuato secondo i criteri generali sopra esposti;
­ “B” è il “periodo di ammortamento”, e cioè il periodo convenzionale di
deprezzamento dell’attrezzatura. A meno che diversamente disposto dalla
base giuridica di un programma, tale periodo è stabilito dalle regole interne
dell’Ateneo; 9 I principi contabili scartano l’adozione di quote variabili, salvo per alcune categorie di immobilizzazioni appartenenti a industrie minerarie e petrolifere per le quali è ritenuto ammissibile calcolare l’ammortamento in base ai volumi di produzione.
7
­ “A” è il periodo di utilizzo per lo svolgimento dell’attività di ricerca, espresso
in mesi;
­ “D” è la percentuale di utilizzo delle apparecchiature stesse per lo specifico
progetto di ricerca.
Metodo digressivo (quote d’ammortamento decrescenti):
(A/B) x C x D
dove
­ “C” è la quota d’ammortamento digressiva;
­ “B” è il “periodo da rendicontare;
­ “A” è il periodo di utilizzo durante il periodo da rendicontare;
­ “D” è la percentuale di utilizzo delle apparecchiature stesse per lo specifico
progetto di ricerca.
Esempio 1:
(Hip.: aliquote d’ammortamento costanti)
Bene durevole: attrezzatura scientifica per ricerca.
Aliquota d’ammortamento = 25%.
Costo d’acquisto: 50.000,00 Euro.
Data di acquisto: 01/01/2008.
Durata Progetto di Ricerca: 01/01/2007 – 31/12/2010 (4 anni).
% di utilizzo per lo specifico Progetto: 100%.
(36/48) x 50.000 x 100% = 37.500,00 = costo ammissibile per la rendicontazione.
Esempio 2:
(Hip.: aliquota d’ammortamento del 1° anno ridotta alla metà)
Bene durevole: attrezzatura scientifica per ricerca.
Aliquota d’ammortamento = 25% (1° anno 12,5%).
Costo d’acquisto: 50.000,00 Euro.
Quota d’ammortamento 1° anno = (50.000 * 12,5%) = 6.250,00 Euro.
Quota d’ammortamento anni successivi = (50.000 * 25%) = 12.500,00 Euro.
Data di acquisto: 01/01/2008.
Durata Progetto di Ricerca: 01/01/2007 – 31/12/2010 (4 anni).
% di utilizzo per lo specifico Progetto: 100%.
8
[(12/12) x 6.250,00 x 100%] + [(24/12) x 12.500,00 x 100%] = 31.250,00 = costo
ammissibile per la rendicontazione.
L’ammortamento può essere calcolato sul bene acquistato prima della data
di inizio del contratto e che sarà utilizzato nel progetto.
Può essere imputata soltanto la parte dell’apparecchiatura utilizzata nel
progetto.
La percentuale e il tempo di utilizzo del bene devono essere verificabili.
·
Le aliquote di ammortamento.
Le aliquote di ammortamento corrispondono alla percentuale annuale di
deprezzamento dell’attrezzatura.
La tabella delle aliquote di ammortamento in vigore per l’Ateneo di Modena
e Reggio Emilia è la seguente:
Tipo immobilizzazione
Aliquote di
ammortamento (1)
01 Mobili e arredi
15 %
02 Macchine da ufficio
15 %
07 Attrezzature informatiche
40 %
04 Strumentazioni scientifiche
15 %
10 Attrezzature ed apparecchiature per la ricerca
25 %
scientifica
05 Attrezzature didattiche
15 %
06 Strumentazioni varie
15 %
08 Automezzi e altri mezzi di trasporto
20 %
09 Altri beni mobili
20 %
(1)
Nell’esercizio di entrata in funzione del bene le aliquote, al fine di approssimare i mesi di effettivo
utilizzo, sono ridotte al 50%.
E’ da sottolineare il fatto che il tipo di immobilizzazione “10” –che è proprio
quello all’interno del quale sono inseriti i beni acquistati nell’ambito di progetti
9
di ricerca­ è stato previsto dall’Ateneo di Modena e Reggio Emilia con
apposita delibera di revisione delle aliquote di ammortamento delle
immobilizzazioni materiali (Consiglio di Amministrazione del 27/07/2006).
La variazione si è resa necessaria in quanto è stata individuata una categoria
di attrezzature ed apparecchiature che presenta una durata economico­
tecnica inferiore rispetto alle normali strumentazioni scientifiche.
Sulla base della realtà specifica dell’Ateneo si è infatti constatato che la
destinazione
d’uso
delle
apparecchiature
richiede,
di
norma,
il
mantenimento di un elevato standard tecnologico per un impiego efficiente
ed efficace delle stesse: per questo tipo di attrezzature la durata economico­
tecnica è, secondo valutazioni attendibili fondate anche sul grado di
obsolescenza attribuibile alle apparecchiature impiegate nelle attività di
ricerca tecnico­scientifica, stimabile mediamente in quattro anni rispetto ai
sette ordinari. In particolare, la constatazione fatta è che le attrezzature
impiegate
nell’ambito
dei
progetti
di ricerca
subiscono
un
veloce
superamento tecnologico, in quanto la peculiarità e l’importanza delle
ricerche
svolte
dai
Dipartimenti
universitari
richiedono
l’utilizzo
di
strumentazioni sempre all’avanguardia.
·
Documenti per la rendicontazione.
·
Ordini ai fornitori;
·
Documenti di trasporto;
·
Eventuali verbali di collaudo;
·
Fatture;
·
Contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i
pagamenti;
·
Prova dell’iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni
materiali (buono di carico inventariale);
·
Dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo
ammissibile di ogni singolo cespite (sulla base della formula
(A/B)xCxD);
10
·
Una dichiarazione firmata dal responsabile del progetto dalla quale
risultino evidenti le motivazioni che giustificano la percentuale di
utilizzazione applicata al progetto;
·
Qualora le attrezzature non siano presenti, il responsabile del progetto
dovrebbe rilasciare una dichiarazione che motivi la circostanza;
·
Riepilogo dei dati relativi alla spesa come segue:
Attrezzatura durevole
N°
Descrizione
inv.
Costo
Periodo di
Periodo di
% di utilizzo
Totale costo
(C)
ammortamento (B)
utilizzo (A)
nel progetto
= A/B*C*D
(D)
·
E’ importante documentare in maniera adeguata la percentuale di
utilizzazione dichiarata: occorre cioè istituire un apposito schema di
rilevazione/rendicontazione
atto
a
dimostrare
la
percentuale
dichiarata.
ESEMPIO DI DIARIO D’USO DEI BENI DUREVOLI
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
…
26
27
28
29
30
31
PROGETTO
1
Firma del Responsabile Scientifico
Per quanto riguarda le fatture, è importante fare una precisazione
relativamente alla disciplina IVA: le operazioni compiute nell’ambito dei
contratti di ricerca sottoscritti con la Commissione Europea dal punto di vista
11
dell’Imposta sul Valore Aggiunto sono disciplinate dall’art. 72, comma 3,
numero 3 del DPR 633/72.
Tale articolo dispone la “non imponibilità IVA” per le cessioni di beni e le
prestazioni di servizi effettuate “alle Comunità Europee, nell’esercizio delle
proprie funzioni istituzionali, anche se effettuate ad imprese o Enti per
l’esecuzione di contratti di ricerca e di associazione conclusi con le dette
Comunità….”.
Il requisito essenziale per l’applicazione del citato beneficio è la sussistenza di
un vero e proprio contratto con l’Unione Europea.
Le attività di ricerca finanziate dall’Unione Europea nell’ambito dei
Programmi Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico sono disciplinate da
veri e propri contratti di ricerca sottoscritti da funzionari della Commissione
Europea e dal legale rappresentante dell’Ateneo, il Rettore; pertanto detti
contratti rientrano a pieno titolo nell’ambito di applicabilità dell’art. 72.
La “non imponibilità” comporta che la Struttura che partecipa ai Programmi
Quadro potrà acquistare o importare beni senza pagare l’IVA (totalmente o
parzialmente
in
linea
con
la
percentuale
di
partecipazione
della
Commissione alle spese)10.
Riguardo la non imponibilità IVA, bisogna sottolineare che –qualora
un’attrezzatura sia stata acquistata prima dell’inizio del progetto e non sia
stata ancora interamente ammortizzata­ ai fini della rendicontazione è in
ogni caso necessario scorporare l’IVA che in questo caso è stata pagata: si
avrà pertanto in questa ipotesi uno sfasamento fra il valore inventariale del
bene (comprensivo di IVA) e il costo rendicontato. 10 Per l’applicabilità della non imponibilità ex art. 72 devono essere rispettati alcuni adempimenti, il più importante dei quali è la fatturazione attiva da parte dell’Ateneo alla Commissione Europea a fronte delle somme percepite in conseguenza dell’attività di ricerca. Anche la fattura attiva è non imponibile IVA ai sensi dell’art. 72, comma 3, n° 3 del DPR 633/72.
12
·
Alcuni casi specifici di rendicontazione di beni inventariabili.
§ BENI ACQUISITI IN LEASING.
Il contratto di leasing è un contratto atipico che attua un'operazione
finanziaria in cui una parte concede all'altra il godimento di un bene verso il
corrispettivo di un canone periodico per un certo periodo di tempo, alla
scadenza del quale la parte che ha ricevuto in godimento il bene potrà
decidere se restituirlo, acquistarlo ovvero optare per altra soluzione prevista
dal contratto.
Il leasing si distingue tra leasing operativo e leasing finanziario.
Il leasing operativo ha per oggetto beni strumentali standardizzati il cui valore,
al termine del contratto, è di regola elevato. Il contratto ha durata breve
(pochi anni) e ha come finalità principale quella di evitare all’utilizzatore il
rischio della proprietà e di garantirgli alcuni servizi collaterali di manutenzione
e assistenza.
Il leasing finanziario ha invece per oggetto beni, mobili o immobili, anche non
standardizzati, e ha durata lunga, uguale o di poco inferiore alla vita tecnico­
economica del bene: ha una funzione tipica di finanziamento.
Dal punto di vista contabile, i principi dei Dottori Commercialisti prevedono
l’applicazione
del
metodo
patrimoniale,
mentre
i
principi
contabili
internazionali prevedono l’applicazione del metodo finanziario.
Utilizzando il metodo patrimoniale, nelle scritture contabili del locatario il
canone viene imputato al conto economico tra i costi di godimento di beni
di terzi. Inoltre, tra i conti d'ordine devono essere indicati gli impegni presi con
la società concedente (somma dei canoni residui e del prezzo di riscatto),
con storno degli importi via via pagati. Al termine del leasing, il bene ­se
riscattato­ è iscritto tra le immobilizzazioni materiali a un valore pari al prezzo
di riscatto (al netto degli interessi) e viene ammortizzato con le aliquote
peculiari della propria categoria.
Utilizzando il metodo finanziario, nelle scritture contabili del locatario si iscrive il
bene tra i cespiti con relativo ammortamento, già dall'inizio del contratto, a
un costo pari al costo sostenuto dalla concedente.
13
In contropartita viene rilevato un debito man mano ridotto col pagamento
dei canoni (quota capitale), mentre la quota interesse viene imputata a
conto economico.
Nel caso dell’Ateneo di Modena si segue il metodo patrimoniale, per cui si ha
l’imputazione per competenza dei canoni di leasing a Conto Economico e
l’iscrizione del bene nell’attivo patrimoniale solo al momento del riscatto per
un valore pari al prezzo di riscatto al netto degli interessi.
Per l’Unione Europea il leasing va rendicontato nella voce “equipment”, ma
occorre tenere presente che: il totale dei canoni pagati non deve essere
superiore all’importo che si sarebbe rendicontato se il bene fosse stato
acquistato; pertanto bisogna applicare la classica formula A/BxCxD per
stabilire, in ogni periodo da rendicontare e per l’intero progetto, il limite
massimo per la rendicontazione dei canoni. I canoni comprendono una
parte di interessi passivi che va detratta, in quanto gli interessi passivi sono
solitamente ineleggibili.
Documentazione necessaria per la rendicontazione dei costi per beni
acquisiti in leasing: ­ quote canoni al netto degli interessi passivi; ­ costo storico del bene; ­ ordine; ­ fattura; ­ documento di trasporto; ­ mandati di pagamento.
Nella bozza di Linee Guida Finanziarie per il VII Programma Quadro, si parla di
una “nuova” tipologia di leasing: operational leasing (renting), per il quale è
prevista come non possibile l’opzione di riscatto finale.
Nell’ambito di questa tipologia di leasing non è prevista l’applicazione del
meccanismo dell’ammortamento –in quanto il bene rimane proprietà della
società di leasing­ ma i costi sono rendicontabili nella voce “equipment” sulla
14
base delle regole contabili del contraente e purché non eccedano il costo
d’acquisto dell’attrezzatura.
Esempio 3:
(Hip.: Financial Leasing)
Bene durevole: attrezzatura scientifica per ricerca.
Aliquota d’ammortamento = 25%.
Costo d’acquisto: 50.000,00 Euro.
Data di stipula del contratto di leasing: 01/01/2008.
Durata del contratto di leasing: 01/01/2008 – 31/12/2010 (3 anni).
Canone leasing annuale: 17.000,00 Euro (15.000,00 quota capitale; 2.000,00 quota
interessi).
Prezzo di riscatto: 8.000,00 Euro (5.000,00 quota capitale; 3.000,00 quota interessi).
Durata Progetto di Ricerca: 01/01/2007 – 31/12/2010 (4 anni).
% di utilizzo per lo specifico Progetto: 100%.
Costo massimo rendicontabile sulla base dell’ammortamento = (36/48) x 50.000 x
100% = 37.500,00 = costo ammissibile per la rendicontazione.
Canoni di leasing rientranti nella durata del progetto = (15.000,00 x 3) + 5.000,00 =
50.000,00.
Canoni di leasing imputabili alla voce equipment =37.500,00.
Esempio 4:
(Hip.: Renting)
Bene durevole: attrezzatura scientifica per ricerca.
Aliquota d’ammortamento = 25%.
Costo d’acquisto: 50.000,00 Euro.
Data di stipula del contratto di leasing: 01/01/2008.
Durata del contratto di leasing: 01/01/2008 – 31/12/2010 (3 anni).
Canone leasing annuale: 17.000,00 Euro (15.000,00 quota capitale; 2.000,00 quota
interessi).
Prezzo di riscatto: 8.000,00 Euro (5.000,00 quota capitale; 3.000,00 quota interessi).
Durata Progetto di Ricerca: 01/01/2007 – 31/12/2010 (4 anni).
% di utilizzo per lo specifico Progetto: 100%.
Costo massimo rendicontabile sulla base del costo d’acquisto = .
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Canoni di leasing rientranti nella durata del progetto = (15.000,00 x 3) + 5.000,00 =
50.000,00.
Canoni di leasing imputabili alla voce equipment =50.000,00.
§
PROTOTIPI.
Qualora un’attrezzatura o un software vadano ad integrare un prototipo,
l’attrezzatura o il software –pur essendo per natura beni durevoli­ sulla base
della destinazione specifica vanno rendicontati all’interno del materiale di
consumo, in quanto le linee guida specificano che: i materiali di consumo si
riferiscono all’acquisto, al montaggio, alla riparazione o all’uso di tutti i
materiali, merci o attrezzature e software che abbiano una durata breve,
certamente non più elevata della durata del lavoro per il contratto.
§
MATERIALE BIBLIOGRAFICO.
Il materiale bibliografico rientra fra le categorie di beni inventariabili.
Qualora l’acquisto di un libro sia strettamente inerente il progetto di ricerca,
in linea teorica è possibile inserire il costo relativo all’interno degli
“equipment”; bisogna però sottolineare che nel caso del materiale
bibliografico è molto difficile dimostrare la percentuale di utilizzo del bene per
lo specifico progetto.
§
MANUTENZIONI ORDINARIE E STRAORDINARIE.
Per le manutenzioni di beni durevoli, dal punto di vista della normativa interna
si
rende
applicabile
il
Principio
Contabile
n°
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che
tratta
delle
immobilizzazioni materiali.
I costi di manutenzione ordinaria sono quelli sostenuti per mantenere in
efficienza le immobilizzazioni materiali al fine di ripristinarne il normale
funzionamento senza migliorare le prestazioni, né aumentare la vita utile
prevista originariamente.
Le spese di manutenzione ordinaria costituiscono costi dell’esercizio in cui
sono state sostenute.
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I costi di manutenzione straordinaria sono quelli che comportano un aumento
significativo e tangibile di produttività o di vita utile del cespite11.
I costi di manutenzione straordinaria vanno capitalizzati.
Nel caso specifico in cui l’intervento di manutenzione effettuato su un bene
durevole preveda la sostituzione di una parte rilevante del bene stesso con
una nuova che ne migliora le prestazioni o ne aumenta la vita utile, si rende
necessario: procedere allo scarico parziale del valore del bene per il valore
della parte vecchia sostituita; procedere all’aumento di valore per il valore
della parte nuova.
Per quanto riguarda le Linee Finanziarie dell’Unione Europea, nulla è chiarito
in merito alla manutenzione straordinaria nell’ambito della rendicontazione
dei beni durevoli.
Vale comunque il principio generale dell’applicazione delle regole contabili
del contraente, purché non in contrasto con quelle dell’Unione Europea;
pertanto le spese per manutenzione straordinaria vanno inserite nell’ambito
degli equipment, mentre le spese di manutenzione ordinaria vanno fra le
“spese generali”.
·
Alcuni
casi
specifici
di
rendicontazione
di
beni
durevoli
non
inventariabili.
§ IL SOFTWARE.
In base alle sue caratteristiche intrinseche, il software viene distinto in 12:
a) software di base, costituito dall'insieme delle istruzioni indispensabili per il
funzionamento dell'elaboratore (Sistemi operativi ­ad esempio: Windows­ e
applicativi standard –ad esempio: Office); 11 Secondo la classificazione SIOPE (Sistema Informativo delle Operazioni degli Enti Pubblici) introdotta dalla Ragioneria Generale dello Stato la manutenzione straordinaria è diretta a ripristinare o ad aumentare il valore originario del bene. 12 Il D.Lgs. n. 518/1992 ha recepito la Direttiva 91/250/UE, relativa alla tutela giuridica dei programmi per
elaboratori, ampliando anche all'opera software l'ambito di applicabilità della legge n. 633/1941 sul
diritto d'autore. Si rende pertanto necessario adottare una classificazione dei costi di software coerente
con la loro tutela giuridica.
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b) software applicativo: costituito dall'insieme delle istruzioni che consentono
l'utilizzo di funzioni del software di base al fine di soddisfare specifiche
esigenze dell'utente.
a) I costi per la produzione o l'acquisto del software di base vanno
capitalizzati insieme al bene materiale (hardware) di cui esso fa parte
integrante, considerata la stretta complementarietà economica tra i due
elementi.
b) Per quanto riguarda il software applicativo, l'iscrizione dei relativi costi
dovrebbe essere articolata nel modo seguente.
b.1) Software applicativo acquistato a titolo di proprietà: i relativi costi
vanno iscritti fra le “Immobilizzazioni immateriali­ Diritti di brevetto
industriale e diritti di utilizzazione delle opere dell'ingegno".
b.2) Software applicativo acquistato a titolo di licenza d'uso a tempo
indeterminato: i relativi costi vanno trattati come nel caso di acquisto a
titolo di proprietà.
b.3) Software applicativo acquistato a titolo di licenza d'uso a tempo
determinato.
b.3.1) Contratto di licenza d'uso con pagamento di un corrispettivo
periodico: i relativi costi devono essere imputati a conto economico
quando sostenuti (si tratta di un costo di esercizio, non di una
immobilizzazione).
b.3.2) Contratto di licenza d’uso con pagamento di un corrispettivo
"una tantum" pagato all'inizio a valere per tutto il periodo di licenza: i
relativi costi devono essere iscritti fra le “Immobilizzazioni immateriali­
Diritti di brevetto industriale e diritti di utilizzazione delle opere
dell'ingegno ".
b.4) Software applicativo prodotto per uso interno "tutelato": se il software
prodotto internamente è tutelato ai sensi della legge sui diritti d'autore, i
relativi costi sostenuti internamente vanno iscritti fra le “Immobilizzazioni
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immateriali ­ Diritti di brevetto industriale e diritti di utilizzazione delle opere
dell'ingegno".
b.5) Software applicativo prodotto per uso interno "non tutelato": i relativi
costi possono essere o imputati a costi nel periodo di sostenimento o, se
hanno dato luogo a programmi utilizzabili per un certo numero di anni
all'interno dell'impresa, capitalizzati ed iscritti fra le "Altre immobilizzazioni
immateriali".
Ai fini della rendicontazione, le spese per software rientranti fra le
immobilizzazioni vanno inserite fra gli equipment, quelle per software rientranti
fra i costi di esercizio vanno inserite fra i consumable.
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