SofTware SeleCTIoN

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Matteo Zeccarini
Matteo Zeccarini è responsabile ERP HOTSUN
Software selection
Come scegliere il gestionale più adatto alle proprie esigenze
Cos’è un software gestionale ERP?
Un software gestionale ERP, acronimo di Enterprise Resource
Planning (letteralmente “pianificazione delle risorse
d’impresa”) è uno strumento informatico in grado di gestire
tutte le operazioni/reparti aziendali ed assicurare un totale
controllo del flusso di informazioni dell’intera organizzazione.
metodologico il problema. Il nostro scopo non consiste
nell’addentrarci su questo protocollo troppo “teorico”,
ma immedesimarci nell’imprenditore o responsabile
aziendale che deve scegliere il gestionale, fornendo
alcuni consigli pratici su come affrontare la selezione.
Premesso che acquisire un software gestionale ERP,
non significa solo prendere uno strumento per la mera
generazione di documenti o per i classici adempimenti fiscali.
Ormai è uno stereotipo del “gestionale” obsoleto e bypassato.
Significa inserire nell’azienda un pacchetto di strumenti
software che avrà un largo impatto sull’operatività e il modo
di gestire ogni fase, che contribuirà ad aumentare i profitti
attraverso una riduzione di alcuni costi e soprattutto, un
aumento dell’efficienza del ciclo produttivo. Questo significa,
in sintesi, che grazie a un software gestionale alcune fasi
chiave dell’attività aziendale possono essere automatizzate e
rese più efficienti, eliminando le operazioni ripetitive.
Vediamo le principali linee guida da seguire per una corretta
software selection.
Cos’è la software selection?
La software selection consiste nel valutare l’adozione di un
programma gestionale all’interno di un ventaglio di opzioni,
proposte da operatori presenti sul mercato, più o meno
idonee per la propria specifica attività.
L’argomento è vasto, tant’è che esistono protocolli
strutturati come il QEERB, che approfondisce in modo
√ Esigenze aziendali per ogni reparto/ruolo
In molte realtà aziendali, per determinare il ventaglio delle
soluzioni su cui basare la software selection, sovente come
prima cosa, si chiede aiuto a qualche motore di ricerca,
oppure si contatta qualche collega, concorrente, parente
o amico per un suggerimento in merito. Condivisibile e
ragionevole.
Capita, prima o poi, nella vita di un’azienda di trovarsi nella
situazione di voler inserire all’interno del proprio sistema
informatico un nuovo strumento software (CAD, ERP, Office
Automation, etc.).
Ma come si fa ad effettuare una corretta selezione? Quali sono
le linee guida da seguire per individuare lo strumento giusto?
Nello specifico si cercherà di fornire, in modo semplice,
obiettivo e imparziale, alcune informazioni utili per chi vuole
affrontare una software selection per inserire nella propria
azienda un gestionale ERP.
Ma andiamo con ordine e vediamo di chiarire un paio di punti.
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•Costi per personalizzazioni e/o integrazioni
√ Tempi
Se una azienda decide di cambiare, solitamente i tempi
sono molto stretti. è fisiologico, soprattutto in questa
fase economica, ponderare le scelte. Le aziende iniziano
a valutare l’ipotesi di una sostituzione o integrazione del
gestionale ERP verso il mese di giugno, per effettuare una
scelta a settembre, implementare il sistema nell’ultimo
periodo dell’anno ed essere operativi da gennaio. Senza non
poche difficoltà. Il consiglio che mi sento di dare, come in
tutte le cose, è di partire per tempo, in modo da sfruttare una
maggiore finestra temporale su cui :
•spalmare l’investimento
•analizzare ogni processo senza tralasciare il minimo
dettaglio
•preparare e formare il personale in modo adeguato
• attenuare l’impatto con la nuova piattaforma
√ Fornitore
Quando si sceglie il software gestionale deve essere valutato
necessariamente il fornitore. è importante effettuare una
dimostrazione del prodotto, esponendo tutte le richieste
emerse durante la fase di analisi dei requisiti aziendali. Il
personale deve essere qualificato e competente, magari
con un know-how settoriale specifico, già acquisito in altre
esperienze simili.
Il fattore territoriale (vicinanza tra azienda e fornitore) non
è più così preponderante come nel passato. Per fortuna
Anzi ogni informazione o opinione aggiuntiva, potrebbe
essere utile al nostro scopo.
Ma la fase principale e obbligatoria è la raccolta e
definizione dei requisiti funzionali, utente e tecnologici di
cui l’azienda necessita e che lo strumento deve soddisfare.
è importantissimo valutare sia i bisogni attuali che quelli
futuri, elencare le criticità e i miglioramenti che si vogliono
conseguire, per ogni reparto/ruolo :
• Amministrazione (ciclo attivo e passivo)
• Ordini (Inserimento e manuntenzione Clienti)
• Acquisti (Magazzino, scorta minima)
• Produzione (Avanzamento produzione, MRP)
• Post Vendita (Assistenza clienti e customer care)
• Management (Analisi statistica dei dati)
• Esigenze future ( Tablet / Web / Agenti / E-commerce / CRM)
√ Tipo di gestionale
Nello scenario delle tipologie dei software gestionali ERP
esistono diverse possibilità. Tralasciando le applicazioni
sviluppate in casa (definite custom o in house) le quali esulano
dalla software selection, si possono trovare principalmente
queste soluzioni:
• ERP standard
• ERP standard su cui sviluppare personalizzazioni
• ERP standard a cui aggiungere software specializzati
• ERP specializzati completamente integrati
è indubbio avere un’unica piattaforma gestionale integrata
porta i maggiori vantaggi, sotto ogni punto di vista (tempi,
costi, servizio, fornitore, etc.). Inoltre per le caratteristiche
esclusivamente tecniche, non tralascerei la modularità, che
consente di creare una suite di strumenti (moduli funzionali)
specificatamente costruita sul profilo aziendale.
•Piattaforma hardware necessaria
•Integrazione con strumenti Office
•Tecnologia di sviluppo e linguaggio di programmazione
•Modularità
•Possibilità di personalizzare e modificare software
√ Costi
Per i costi di un software gestionale ERP
è necessario definire:
•Licenze d’uso
•Canone annuale di manutenzione e assistenza
•Costi infrastruttura hardware
•Costi di start-up e formazione
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le tecnologie informatiche consentono di ridurre, se non
azzerare, queste distanze.
Molto importante è la fase di assistenza, su cu si deve avere
la massima disponibilità e affidabilità.
• Referenze settoriali (eventuale visita su clienti già serviti)
• Demo dettagliata
• Servizio Assistenza
• Competenze ed esperienza (problemi già affrontati e risolti)
• Localizzazione territoriale
Il mercato dei gestionali ERP ha raggiunto notevoli standard
di completezza e affidabilità.
Esistono molte soluzioni nel panorama nazionale, rendendolo
difatti molto competitivo. Scegliere basandosi esclusivamente
sul parametro “prezzo”, significa generalmente affrontare un
programma limitato nelle funzionalità e con scarso supporto,
rischiando di non avere ritorni in termini di efficienza
e dell’investimento fatto. Sarebbe opportuno orientarsi
verso una soluzione efficiente rispetto alle peculiarità, le
dimensioni e la cultura dell’azienda dove verrà installato. La
differenza tra una buona e una cattiva soluzione informatica
è dunque l’aderenza rispetto alle attività aziendali.
In sintesi analizzando bene ogni aspetto della propria azienda
e ogni opportunità, seguendo le linee giuda indicate, si può
risparmiare tempo prezioso nell’individuare il gestionale ed
il partner giusto, ottenendo la possibilità di adottare uno
strumento di lavoro informatico in grado di sostenere ogni
sviluppo presente e futuro.