Capitolato appalto

SCHEMA ALLEGATO ALLA DETERMINAZIONE DI INDIZIONE
CAPITOLATO D’APPALTO
PER L’AFFIDAMENTO DEL "SERVIZIO DI SUPPORTO OPERATIVO PER L’ELABORAZIONE
DELLE COMPETENZE ECONOMICHE E DEGLI ADEMPIMENTI CONNESSI”, IN FAVORE DEL
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
CIG: 65591448DA
Amministrazione aggiudicatrice:
Garante per la protezione dei dati personali
Piazza di Monte Citorio, n.121
00186 Roma
PEC: [email protected]
C.F.: 97139590588
1. Oggetto e durata dell’appalto
L’appalto ha ad oggetto l’acquisizione del servizio di supporto operativo per l’elaborazione delle competenze
retributive e per la gestione dei documenti e degli adempimenti contrattuali, fiscali, contributivi e contabili
connessi (di seguito: Servizi), da svolgere in favore del Garante per la protezione dei dati personali (di seguito:
Garante) come meglio specificati nell’ambito del presente Capitolato.
I servizi richiesti con il presente capitolato devono essere resi per 24 mesi, con inizio dalla data che sarà
comunicata dall’Autorità (presumibilmente dal 01/05/2016 e termine al 30/04/2018), oltre allo svolgimento delle
attività preliminari necessarie all’avvio dell’appalto successivamente illustrate, nonché di quelle successive alla
conclusione dell’appalto stesso ma riferibile al periodo oggetto di appalto.
Per l’eventuale proroga del contratto, nonché per il recesso, si rinvia all’art. 1 del disciplinare di gara ed agli atti
ivi richiamati.
2. Descrizione del servizio
L’aggiudicatario è tenuto a svolgere l’elaborazione dei cedolini paga mensili del personale a qualsiasi titolo in
servizio presso l’Autorità.
Il numero dei cedolini paga da elaborare è stimato in circa 140 unità mensili (su base annua numero 1.680) e
comprende le seguenti categorie: organi istituzionali e di controllo; personale a qualsiasi titolo in servizio presso
l’Autorità; stagisti, consulenti esterni e collaboratori a vario titolo, anche a tempo determinato o parziale.
Le elaborazioni verranno effettuate con periodicità mensile in modo tale da assicurare che si possa pervenire al
pagamento delle competenze entro il giorno 24 di ciascun mese ovvero entro la diversa data antecedente a tale
giorno in presenza di festività o di giornate non lavorative.
Variazioni del numero dei cedolini paga da elaborare, ammessi nell’ambito di una tolleranza del 15% in più o in
meno della consistenza annua sopra riportata, non comporteranno la revisione del corrispettivo annuo.
Variazioni superiori alla suddetta tolleranza comporteranno, invece, una proporzionale modifica del
corrispettivo.
3. Luogo di svolgimento del servizio e caratteristiche tecniche
Il servizio dovrà essere eseguito presso la sede del Garante i cui uffici sono attualmente ubicati a Roma in Piazza
di Monte Citorio, n. 121.
Il Garante renderà disponibile all’aggiudicatario una postazione di lavoro da utilizzare per il tempo strettamente
necessario allo svolgimento delle operazioni di elaborazione delle buste paga, nonché per l’espletamento delle
necessarie attività propedeutiche o comunque connesse al corretto espletamento del servizio.
Il software gestionale utilizzato attualmente dal Garante è denominato GECOM PAGHE il cui prodotto, fornito e
attualmente manutenuto dalla società Readytec S.p.A., è installato su sistema operativo Windows 7.
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I dati occorrenti all’elaborazione mensile delle buste paga (straordinari; missioni; buoni pasto; ritenute per
assenze; ecc…) sono comunicati con cadenza mensile su supporto cartaceo.
4. Attività rientranti nell’appalto
L’aggiudicatario assume l’obbligo di svolgere in favore del Garante l’attività oggetto del presente appalto
assicurando che lo svolgimento del servizio stesso sia preordinato a consentire il rispetto della normativa
previdenziale, tributaria e contrattuale, applicando la disciplina vigente relativa alle varie tipologie di rapporto di
lavoro.
Ai fini del corretto espletamento del servizio, in particolare, dovrà essere assicurata la conoscenza della specifica
disciplina che regolamenta il trattamento giuridico ed economico del personale del Garante per la protezione dei
dati personali ovvero di altra autorità amministrativa indipendente con analoga disciplina. L’aggiudicatario
dovrà altresì conoscere, in modo approfondito, il software paghe indicato al punto 3.
Il servizio è svolto presso la sede del Garante con l’assistenza e sulla base delle direttive del Dipartimento
amministrazione e contabilità.
Le attività da svolgere da parte dell’aggiudicatario nell’ambito del presente appalto sono di seguito elencate,
fermo restando che dovranno essere espletate tutte le attività propedeutiche, successive o comunque connesse
all’elaborazione delle buste paga ed ai relativi adempimenti di natura previdenziale, assicurativa e fiscale per la
gestione amministrativa nell’ambito del rapporto di lavoro.
In particolare, dovrà essere assicurata:
a) l’elaborazione delle buste paga e la stampa in formato cartaceo e digitale (pdf). La liquidazione delle
somme tiene conto di tutte le competenze mensili da riconoscere al personale, nonché di eventuali
conguagli di cui avessero diritto i relativi beneficiari;
b) l’elaborazione e la fornitura di tabulati riepilogativi mensili contenenti i nominativi del personale,
l’importo netto da accreditare a ciascuno di essi e le corrispondenti coordinate bancarie su cui disporre il
pagamento. Tale documentazione dovrà essere fornita in formato cartaceo ovvero in modalità utile ai
fini della trasmissione digitale, anche nell’ambito dell’attivazione del mandato informatico;
c) l’accantonamento periodico della quota di TFR maturata dai dipendenti ed i relativi conteggi a
conguaglio annuali;
d) il rilascio mensile dei tabulati e della completa documentazione necessaria ad effettuare le registrazioni
contabili nell’ambito delle scritture ed ai fini dell’emissione dei relativi ordinativi di pagamento o di
incasso (mandati e reversali), anche in formato elettronico. La contabilizzazione mensile dei costi dovrà
essere impostata secondo criteri compatibili con le esigenze contabili del Garante in modo da consentire
le registrazioni contabili, tra l’altro, per:
1) tipologia di spesa;
2) centri di costo;
3) capitoli di bilancio;
4) impegno/accertamento;
5) oneri a carico ente;
5) reversali;
6) mandati;
e) stampa e trasmissione delle Certificazioni Uniche nei termini previsti dalle disposizioni vigenti
(fornitura tabulati di quadratura);
f) elaborazione, stampa e trasmissione del modello 770 nei termini previsti dalle disposizioni di legge
vigenti (fornitura tabulati di quadratura);
g) elaborazione, stampa e trasmissione telematica dei modelli F24 (pagamento contributi e imposte);
h) elaborazione, stampa e trasmissione dati per adempimenti nei confronti dell’INPGI;
i) elaborazione, stampa e trasmissione denuncia contributiva, da inoltrare all’INPS sul canale
UNIEMENS;
j) elaborazione, stampa e trasmissione dichiarazione annuale IRAP;
k) elaborazione, stampa e trasmissione dei dati per la liquidazione del premio INAIL;
l) gestione ed acquisizione dei dati dei modelli 730 elaborati da strutture esterne;
m) elaborazione e stampa ai fini di contabilizzazione dei dati mensili relativi alle quote sindacali;
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n) elaborazione e stampa dei dati retributivi, previdenziali e fiscali del personale, anche per finalità di
comunicazione dati e rappresentazione per esigenze di pubblicazione in trasparenza;
o) calcolo degli accantonamenti periodici del TFR e delle liquidazioni per cessazioni di rapporto di lavoro a
qualsiasi titolo intervengano.
Rientra negli obblighi dell’aggiudicatario la verifica e l’aggiornamento delle anagrafiche acquisite al sistema
paghe attualmente in uso, nonché la fornitura in tempo utile di un apposito schema di modulistica da poter
trasmettere al personale ai fini dell’aggiornamento dei dati rilevanti per la elaborazione delle paghe (detrazioni
fiscali per carichi di famiglia; trasferimento di residenza; ecc …).
Costituisce altresì oggetto della prestazione il supporto alle figure incaricate di responsabilità operative di
governo del personale per la risoluzioni di quesiti e/o problematiche in materia di gestione del personale, con
riferimento agli ambiti del capitolato di gara.
5. Attività successive alla prestazione del servizio
Alla fine dell’affidamento del servizio l’aggiudicatario e obbligato a consentire al nuovo aggiudicatario l’accesso
alle informazioni ed ai dati occorrenti per perfezionare il subentro nelle attività. Si rinvia, sul punto, a quanto
previsto nel disciplinare di gara, par. 1.9.
6. Obblighi dell’aggiudicatario
L’aggiudicatario si impegna a:
a) effettuare le prestazioni indicate al paragrafo n. 4;
b) garantire la presenza del consulente del lavoro, anche in qualità di referente unico dell’Autorità, presso
la sede ove sono ubicati gli uffici amministrativo-contabili, per un numero minimo di 4 giornate mensili.
Tale presenza minima è valutata essenziale ai fini del corretto svolgimento delle attività previste dal
presente appalto. L’aggiudicatario potrà avvalersi, altresì, di propri qualificati collaboratori - secondo
quanto indicato nell’offerta tecnica - le cui figure dovranno essere preventivamente comunicate al
Garante; i collaboratori, sotto la responsabilità dell’aggiudicatario, potranno essere presenti presso il
competente ufficio amministrativo contabile anche ai fini dell’eventuale svolgimento delle attività
propedeutiche al corretto adempimento delle obbligazioni contrattuali. L’accesso agli uffici è consentito
nelle giornate lavorative di norma nella fascia oraria dalle 10,00 alle 18,00;
c) dare dimostrazione, prima della sottoscrizione del contratto, di avere sottoscritto idonea polizza
assicurativa a copertura di eventuali errori formali o sostanziali di natura professionale connessi
all’oggetto del presente appalto, ai sensi di quanto previsto dall’art. 5 del d.P.R. 7 agosto 2012, n. 137;
d) garantire in tutti i giorni lavorativi la disponibilità per assistenza telefonica o mediante posta elettronica
relativa a tutti i servizi oggetto del presente appalto;
e) osservare l’obbligo di riservatezza previsto dal codice etico della categoria professionale di
appartenenza, nonché a trattare i dati nel rispetto delle vigenti disposizioni recate dal decreto legislativo
30 giugno 2003, n. 196.
7. Contestazioni, penali e responsabilità
L’aggiudicatario è soggetto a penalità quando ponga in essere inadempimenti nella gestione del servizio.
Qualora l’ammontare complessivo delle penali superi il 10% dell’importo annuale dell’appalto, è facoltà del
Garante richiedere la risoluzione del contratto, riservandosi di incamerare la cauzione e di agire per gli ulteriori
danni derivanti dall’interruzione del servizio e dal successivo affidamento ad altro soggetto.
L’aggiudicatario sarà responsabile del corretto calcolo degli emolumenti spettanti, dei contributi e delle imposte
dovute.
In caso di ritardo, per qualsiasi causa imputabile all’aggiudicatario, nella consegna degli elaborati mensili ovvero
nel caso di incompletezza o non corretta esecuzione delle prestazioni è comminata una penale fino a € 250,00
per ciascun giorno di ritardo.
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Nel caso di errata o incompleta elaborazione della busta paga o di altro documento, dovuto a causa imputabile
all’aggiudicatario, è comminata una penale di € 50,00 per ciascuna busta paga errata, con un massimo di euro
2.000,00 al mese. L’importo della penale è decurtato in sede di liquidazione della fattura periodica.
Le penalità non escludono il risarcimento dei danni derivanti dal mancato e non conforme svolgimento dei
servizi.
Si rinvia altresì allo schema di contratto, art. 9.
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