Dalla Gestione Documentale al Social Business

Dalla Gestione Documentale
al Social Business
Una trasformazione radicale: processi collaborativi aziendali, interfacce smart
e funzionalità social per l’utente, superamento delle e-mail.
Un modo nuovo di lavorare, esteso a manager e mobile worker, che favorisce
le nuove idee e stimola l’intelligenza collettiva.
WHITE PAPER
In collaborazione con
White Paper Top Consult
Realizzato in collaborazione con Ict4Executive
Copyright 2014 © Top Consult S.r.l.
Divieto di riproduzione, tutti i diritti sono riservati
Dalla Gestione Documentale al Social Business
Dalla gestione documentale
al social business
L
a gestione elettronica dei documenti sta cambiando in modo radicale. La
spinta proviene innanzitutto dalla crescente necessità di collaborazione
con altre persone all’interno dell’azienda mediante nuove forme di interazione
diretta che superino le abusate comunicazioni via posta elettronica.
Inoltre, la gestione documentale è ancora in gran parte limitata all’archivio
aziendale e agli utenti professionali, ma deve invece diventare patrimonio
di tutta l’organizzazione, in modo che tutti possano lavorare con maggiore
efficienza, senza carta.
Di conseguenza, le strategie di trasformazione della gestione elettronica
dei documenti si muovono oggi lungo alcune direttrici principali: i processi
collaborativi aziendali con l’eliminazione delle e-mail; lo “smart working”
basato su interfacce semplici e intuitive e strumenti social che allargano
l’uso della gestione documentale anche a manager e mobile worker
ovunque si trovino; la disponibilità di piattaforme documentali enterprise,
dotate di funzionalità social e collaborative, integrabili semplicemente con il
sistema informativo aziendale.
Il traguardo è il “social business”, un nuovo modo di lavorare che supera i
vecchi modelli organizzativi aziendali, rigidi e schematici. Una trasformazione
culturale- organizzativa che, attraverso le tecnologie social, permette di
connettere le persone più efficacemente, ottenere il loro coinvolgimento,
mettere meglio a frutto l’”intelligenza” e l’energia collettive, favorire le
nuove idee e i cambiamenti organizzativi.
Questo white paper, realizzato in collaborazione con Ict4Executive, esamina
le esigenze e gli scenari alla base dei cambiamenti della gestione elettronica
dei documenti e la realizzazione concreta di una piattaforma enterprise
per la gestione documentale e la collaborazione aziendale, sviluppata da
Top Consult in modo completamente nuovo. La piattaforma, “TopMedia
Social NED”, applica per la prima volta sul mercato i concetti e le modalità
operative dei social network e della social collaboration alla gestione
elettronica dei documenti.
Dalla Gestione Documentale al Social Business
1. Dalla comunicazione alla collaborazione
O
ggi la collaborazione è la sfida principale di tutte le aziende. Bisogna integrare l’organizzazione
tradizionale, che rimane necessaria per definire responsabilità, obiettivi e piani, con le nuove
forme organizzative dei social network (diffusi nella società e nel privato), indispensabili quando si
richiedono azioni non previste dai processi, dai ruoli o dalle mansioni definite. Vengono quindi creati
gruppi di lavoro centrati sulla collaborazione e la condivisione fra persone eterogenee di settori
diversi, interni e anche esterni all’azienda, favorendo lo scambio di nuove idee: i partecipanti operano
all’interno di un ambiente comune, condividendo contenuti e messaggi in modo veloce ed efficiente,
svincolato dall’uso delle e-mail e basato invece su insieme di notifiche semplici e meno invasive.
I limiti della posta elettronica
D
a quando è stata inventata – oltre una ventina d’anni fa, con la nascita del Web – la posta
elettronica si è diffusa enormemente, come strumento di lavoro chiave nel mondo aziendale.
Tuttavia, le odierne modalità di collaborazione negli uffici stanno mettendo a dura prova la capacità
della “e-mail” di continuare a confermarsi uno strumento di comunicazione davvero efficace per
gestire interazioni e rapporti di lavoro.
Una ricerca condotta dal McKinsey Global Institute ha messo in luce che i lavoratori aziendali
tipicamente spendono il 28% della giornata (13 ore a settimana) nelle attività di lettura, scrittura e
risposta alle e-mail.
Inoltre una grande quantità di conoscenza preziosa per l’azienda resta “imprigionata”, sequestrata
nelle caselle inbox dei client di posta elettronica, ed è difficoltoso ricercarla e recuperarla quando
occorre. Problemi come questi hanno spinto diverse organizzazioni a bandire l’utilizzo delle e-mail
nelle comunicazioni al proprio interno. Un caso è quello di Atos, una delle più grandi società di
servizi di information technology nel mondo. Il suo amministratore delegato, Thierry Breton, già
nel 2011 aveva deciso di bandire l’uso delle e-mail per le comunicazioni interne, sostituendole con
un investimento nello sviluppo di una rete sociale enterprise, che consente di accrescere il livello
di collaborazione fra gli impiegati, normalizzando l’uso della messaggistica istantanea, assieme ad
altri strumenti, come il telefono o le conversazioni faccia a faccia. Il ricorso alle e-mail, infatti, non
solo segrega le informazioni potenzialmente di valore nelle caselle inbox dei client, ma costringe ad
analizzare, con grande spreco di tempo, una quantità giornaliera di messaggi, che spesso si rivelano
inutili o di tipo spam.
E-mail, strumento di comunicazione one-to-one
L
a posta elettronica nasce essenzialmente come canale di comunicazione one-to-one, e non come
mezzo di collaborazione. Sempre lo studio di McKinsey stima che l’utilizzo delle tecnologie social
nel miglioramento della collaborazione e comunicazione all’interno delle aziende (ma anche fra le
organizzazioni stesse) potrebbe aumentare la produttività dei lavoratori in ufficio dal 20 al 25%. E ciò
grazie, essenzialmente, alla transizione degli impiegati dall’uso di canali ideati per una comunicazione
one-to-one (e-mail, telefonate), ai canali sociali, in cui la comunicazione e collaborazione diventa
many-to-many.
4 | Dalla comunicazione alla collaborazione
Dalla Gestione Documentale al Social Business
La ricerca stima anche che dal 25 al 30% del tempo totale dedicato alla gestione delle e-mail potrebbe
essere reimpiegato, se il canale predefinito per le comunicazioni fosse convertito sulle piattaforme
sociali. E l’e-mail rappresenta solo un aspetto. Infatti le organizzazioni potrebbero innalzare
ulteriormente l’efficienza di una buona parte della giornata (circa il 19%) che i knowledge worker
spendono ricercando e raccogliendo informazioni.
L’analisi indica che la disponibilità di uno spazio online in cui ricercare i messaggi sociali potrebbe
permettere a tali impiegati di riutilizzare dal 30 al 35% del tempo speso in queste attività.
Una migliore comunicazione e collaborazione attraverso l’uso di tecnologie social può incrementare la produttività degli
utenti del 20-25% (fonte: IDC; elaborazione McKinsey Global Institute)
Scompare l’e-mail, nasce il Groupware
I
processi collaborativi aziendali sono oggi necessari per gestire le esigenze di reattività, di
innovazione e di agilità delle organizzazioni; bisogna recuperare efficienza e velocità, liberare il
grande potenziale di intelligenza e creatività che sta esplodendo nei social network, ma che rimane
ingabbiato nella rigida burocrazia aziendale. Le persone devono potersi organizzare per risolvere in
modo collaborativo i vari problemi.
Nella nuova piattaforma Top Consult le soluzioni per i Gruppi di Lavoro (Groupware) creano un
social network aziendale, sicuro e protetto, facilmente accessibile da tutti i client, dove più persone
possono contribuire alla stesura di un documento, condividere file, esprimere nella bacheca pareri
e valutazioni, e dove sono “tracciati” le diverse operazioni e i vari commenti di tutti i partecipanti al
gruppo. Per evitare che tutto questo si traduca in un diluvio di e-mail da conciliare fra loro, vengono
invece utilizzati meccanismi di notifica e di instant messaging più semplici e immediati.
5 | Dalla comunicazione alla collaborazione
Dalla Gestione Documentale al Social Business
Le nuove funzionalità di Groupware consentono quindi di eliminare dalle caselle e-mail tutti i messaggi
con file allegati e quelli contenenti i link inviati agli utenti per farli interagire con i workflow aziendali.
Svincolano inoltre l’operatività degli utenti dalle rigide regole imposte dalla gestione documentale.
2. Smart Working, la facilità d’uso
Diffusione e utilizzo delle tecnologie “smart”
U
na ricerca svolta nel 2013 dalla School of Management del Politecnico di Milano ha analizzato
la diffusione e l’impatto che le cosiddette tecnologie “smart” avranno nei prossimi anni in Italia
sul modo di lavorare delle persone negli ambienti aziendali. Queste tecnologie sono la UC&C (Unified
Communication & Collaboration), il cloud computing, il mobile workspace, e il social computing. Nelle
grandi organizzazioni, indica lo studio, le iniziative nei settori mobile e social saranno quelle che nel
periodo 2014 – 2015 avranno la maggior influenza sul modo di lavorare degli utenti. In particolare,
il 51% delle grandi aziende prevede un ruolo importante dei tablet nel supporto della crescita dei
lavoratori in mobilità.
Quando però si va a osservare i dati di diffusione delle tecnologie “smart”, si scopre che per il
momento la loro presenza è ancora piuttosto limitata, soprattutto in termini di scarsa integrazione del
loro utilizzo nei processi di business. La maggior diffusione nelle organizzazioni di grandi dimensioni
La diffusione e l’utilizzo delle tecnologie “Smart” nelle grandi aziende (fonte: Osservatori Digital Innovation – School of
Management Politecnico di Milano)
6 | Smart Working, la facilità d’uso
Dalla Gestione Documentale al Social Business
è detenuta dai progetti di UC&C, mentre le iniziative di social computing sono quelle meno presenti.
Da un lato quindi, le aziende potrebbero incrementare in modo significativo la produttività attraverso
l’uso di tecnologie social. Dall’altro, queste stesse aziende sono un po’ frenate nella relativa adozione.
L’ufficio va oltre i confini dell’azienda
U
na buona domanda è chiedersi se oggi avere un ufficio tradizionale abbia ancora un senso,
oppure se questa possa essere una modalità di lavoro resa obsoleta dalla modernità e comodità
delle tecnologie e applicazioni che oggi dominano l’era digitale. Qualcuno la scrivania si è vantato di
non averla più: come il CEO di Twitter Jack Dorsey, o anche Richard Branson, il fondatore di Virgin
Group. Ma lasciando da parte i casi eclatanti, il dato vero, da constatare, è che l’ambiente d’ufficio ha
perso ormai da tempo la sua univoca e classica connotazione di luogo fisico – con una scrivania, un
telefono, un PC – varcando definitivamente i confini del perimetro aziendale.
Sistema documentale: interfaccia smart per l’utente
U
n moderno sistema di gestione documentale deve poter essere usato da tutti e ovunque, in
modo da diventare veramente indispensabile per il sistema informativo aziendale. Oggi in
realtà è usato principalmente dagli utenti professionali (ad esempio impiegati amministrativi) e con
client specifici installati sul PC dell’ufficio. Ma le novità dello smart working, l’uso degli smartphone
e dei tablet, il lavoro in mobilità, fanno sì che più persone debbano oggi interagire con i documenti
aziendali: ad esempio, manager che devono approvare decisioni o acquisti, tecnici o commerciali che
lavorano presso i clienti. In molti casi si tratta di mobile worker, che accedono saltuariamente e che
avrebbero invece bisogno di essere costantemente collegati con il sistema documentale.
La nuova piattaforma Top Consult propone
un nuovo modo di interagire con il sistema
documentale, basato sulla facilità d’uso e su
interfacce semplici e intuitive che utilizzano
funzionalità smart mirate al modo di operare
dell’utente e al ruolo ricoperto in azienda. Il
nuovo modo di lavorare è disponibile su tutti i
client, a seconda di dove si trova l’utente e di
cosa sta facendo: il PC dell’ufficio, il notebook, lo
smartphone o il tablet.
Ricerca dei documenti: l’utente sceglie la modalità smart
più efficace in funzione dell’attività da svolgere
7 | Smart Working, la facilità d’uso
Gli
utenti
professionali
che
utilizzano
quotidianamente il software hanno a disposizione
funzionalità di ricerca documenti sofisticate e
potenti; quelli occasionali, come ad esempio
manager o mobile worker, possono utilizzare
funzionalità smart (derivate dall’uso dei dispositivi
mobili e dai social network, quindi note anche
a chi non ha mai lavorato prima con il sistema
Dalla Gestione Documentale al Social Business
documentale) più adatte al loro lavoro: Preferiti, Recenti, Tag, Notifiche, Ricerca Libera (come
accade con motore di ricerca Internet).
In aggiunta ai criteri di archiviazione dei documenti rigidi e prestabiliti dall’azienda in funzione dei
processi, con l’uso dei tag gli utenti possono usare una classificazione ulteriore, personale e informale,
che fornisce maggiore flessibilità e semplicità al loro lavoro.
Rilevante è anche la portata delle notifiche, che non sono effettuate tramite e-mail ma mediante
un sistema di messaggistica interna che opera come strumento di comunicazione istantaneo fra la
piattaforma e gli utenti e fra utente e utente, alleggerendo così la casella di posta elettronica. Ciascun
utente visualizza sulla propria schermata di lavoro sul PC o sul proprio dispositivo mobile le notifiche
di propria competenza: lo informano sull’esito dell’elaborazione di un lotto di documenti, ad esempio
di una spedizione massiva, oppure gli segnalano la necessità di un suo intervento per l’approvazione
ad esempio del pagamento di una fattura, l’emissione di un ordine o l’invito a partecipare ad un
gruppo di lavoro.
Tutti gli utenti possono quindi ricevere notifiche attraverso l’interfaccia standard del loro smartphone,
fare ricerche di documenti nel modo a loro più congeniale, discuterne in uno spazio di collaborazione
secondo modalità che già conoscono. L’uso delle interfacce native dei dispositivi non obbliga gli utenti
ad imparare le funzioni di un client, come finora richiesto dalla gestione documentale. Mediante
l’interfaccia intuitiva tutti possono lavorare nello stesso modo “smart”, in ufficio con il PC, a casa
e in mobilità con notebook, smartphone e tablet. L’utilizzo della gestione documentale si allarga
così a tutta l’azienda, interessando anche le applicazioni di business, e diventa parte integrante del
sistema informativo, dispiegando al massimo tutti i vantaggi di efficienza e risparmio che è in grado
di attivare.
3. Architettura enterprise, potenza e affidabilità
L
a prevista diffusione dei processi collaborativi e l’allargamento della gestione documentale a tutti gli
utenti aziendali richiedono il supporto di un sistema documentale che non sia un semplice pacchetto
applicativo ma abbia tutte le caratteristiche di sicurezza, affidabilità e scalabilità tipiche di un sistema
enterprise, ad esempio di un ERP aziendale. In questo modo il sistema di gestione elettronica dei
documenti può esprimere appieno il proprio potenziale e diventare a tutti gli effetti un tassello strategico
del sistema informativo dell’organizzazione.
Bisogna quindi orientarsi verso una piattaforma documentale basata su un’architettura enterprise potente
e robusta anche in condizioni di carico molto elevate, con decine di milioni di documenti e migliaia di
utenti contemporanei. Dotata di strumenti che garantiscono un elevato grado di sicurezza, la piattaforma
deve essere scalabile e sostenere più server, più archivi documentali collegati ad una piattaforma, archivi
centralizzati o distribuiti. La sua alta affidabilità deve essere assicurata da funzionalità native di load
balancing e fault tolerance.
8 | Architettura enterprise, potenza e affidabilità
Dalla Gestione Documentale al Social Business
Di fondamentale importanza è la conformità, che deve essere nativa già nella progettazione della
piattaforma, alle normative italiane relative ai documenti informatici.
La piattaforma mette a disposizione centralmente tutte le funzionalità documentali: dall’archiviazione alla
ricerca, dagli strumenti collaborativi alla capacità di conservazione sostitutiva. Realizza soluzioni utilizzabili
sia in house che su cloud. Si espone sulla rete in modalità standard, senza protocolli proprietari in modo
da poter lavorare con qualsiasi client. Eroga tutti i servizi documentali via Web Service, semplificando
anche notevolmente la realizzazione di client e portali: l’interfaccia utente non deve contenere logica
documentale, ma solo le logiche di presentazione a livello utente.
Le tecnologie Web Service, orientate all’utente, fanno sì che quest’ultimo possa utilizzare tutte le
funzionalità in qualsiasi modalità di lavoro (in ufficio o in mobilità) e da qualunque tipologia di client
(PC desktop, notebook, dispositivi mobile tablet e smartphone; client Web; sistemi operativi Windows,
Android, iOS). Una piattaforma di questo livello non ha nemmeno problemi a integrarsi nativamente con
i tradizionali applicativi (Office, posta elettronica, sistemi gestionali, e portali Web aziendali).
Nella piattaforma è fondamentale anche la presenza di un sistema di orchestrazione, che consenta
di definire e gestire l’esecuzione, non presidiata, di processi o code di lavori, generati dai moduli che
eseguono operazioni massive sui documenti. Alcuni esempi: archiviazione automatica di PDF catturando
i dati in esso contenuti, spedizione massiva di documenti via mail e PEC, stampa massiva, archiviazione
automatica di messaggi e documenti in allegato ricevuti in caselle mail e PEC, firma digitale massiva
Esempio di architettura enterprise: TopMedia Social NED
9 | Architettura enterprise, potenza e affidabilità
Dalla Gestione Documentale al Social Business
e conservazione sostitutiva a norma di legge. Il sistema di orchestrazione consente di gestire la
sincronizzazione e la concorrenza dei diversi processi e di effettuare il monitoraggio dell’esecuzione dei
lavori.
4. Social Business, lavorare in modo nuovo
C
ome si è accennato nel Capitolo 1, una migliorata comunicazione e collaborazione attraverso
le tecnologie social può incrementare la produttività dei collaboratori, in media dal 20 al 25%.
Ma il potenziale derivante dall’uso dei social media in azienda varia a seconda dei settori d’impiego
(beni di largo consumo, sistemi di produzione evoluti, servizi professionali, servizi finanziari rivolti ai
consumatori), e si esprime in aree funzionali che vanno dalla ricerca e sviluppo, alle operation, alla
distribuzione, al marketing e vendite, al servizio clienti, al supporto al business.
Solo per esemplificare i benefici in alcuni ambiti, il grafico che segue illustra il potenziale vantaggio
derivante da una migliorata produttività, espresso in termini di percentuale del fatturato. Come si può
Come le tecnologie social liberano risorse in base al settore e alla funzione aziendale (fonte: elaborazione McKinsey Global
Institute)
10 | Social Business, lavorare in modo nuovo
Dalla Gestione Documentale al Social Business
osservare, nell’advanced manufacturing (semiconduttori, automotive, difesa e settore aerospaziale)
tale vantaggio, in particolare nel settore automotive, può arrivare a superare il 2% nelle funzioni
marketing e vendite; beneficio che si conferma della stessa entità anche nei comparti CPG (Consumer
Packaged Goods) e Retail banking. È però nei Professional Services che le tecnologie social permettono
di ottenere un beneficio potenziale maggiore del 2% in più di un’area di attività.
Condividere informazioni, progettare con i clienti
E
vitare di disperdere le informazioni vitali di business in messaggi di e-mail, che restano poi confinati
in sistemi e PC locali, è sempre più critico in molti ambiti. Specie in alcuni settori industriali dove
le tecniche di produzione sono molto evolute – come i semiconduttori, l’ambito aerospaziale, o il
mondo automobilistico – la condivisione delle informazioni secondo una modalità centralizzata, e
al contempo in grado di superare i confini fisici dell’organizzazione, può portare notevoli benefici
all’efficacia e all’efficienza del lavoro.
Nei semiconduttori o nell’aerospazio, i processi di lavoro lungo la supply chain richiedono spesso un
elevato grado di collaborazione e condivisione della conoscenza, dentro e fuori i confini aziendali, per
portare a buon fine la produzione di componenti altamente sofisticati e specializzati, o di sottosistemi
elettronici molto complessi.
In questi casi, l’uso degli strumenti di collaborazione facilita una stretta cooperazione e scambio delle
informazioni, nell’ecosistema B2B, fra il personale dell’azienda e le società clienti. Un esempio può
essere quello di Texas Instruments, che utilizza le piattaforme social per condividere informazioni
di progetto con gli ingegneri delle aziende clienti, in modo da creare prodotti ‘su misura’ per le loro
esigenze, ed evitare così costosi interventi di re-design.
Ancora, il ricorso agli strumenti social favorisce l’innovazione, lo sviluppo di nuovi modelli di business.
Sono ormai numerose le realtà imprenditoriali che stanno sperimentando le opportunità fornite dalle
reti sociali per la co-creazione, assieme ai propri clienti e stakeholder, di nuovi tipi di prodotti, servizi
o progetti.
Collaborazione: un cambiamento culturale
M
olti progetti di collaboration falliscono a causa del divario tra comunicazione e collaborazione
interfunzionale nei vari processi. Per ovviare a tale fallimento, la ricetta di Gartner è un forte
cambiamento culturale, da realizzarsi nelle varie organizzazioni attraverso una “terapia d’urto”,
capace di spingere tutti gli addetti dell’impresa verso il modello operativo della collaborazione
“estrema” (XC – extreme collaboration). Un paradigma innovativo di collaborazione intensa, aperta,
flessibile, incentrata sul valore creativo delle persone. Una modalità di collaborazione in cui i lavoratori
volentieri operano oltre qualunque frontiera geografica, sociale o di lingua, convogliando le loro idee
ed energie collettive in una potente sinergia, capace di ottimizzare le performance dei processi, e i
relativi risultati, nell’intera organizzazione e, potenzialmente, anche fra organizzazioni diverse.
Naturalmente, i migliori fattori abilitanti per realizzare questo tipo di scenario sono rappresentati
dall’adozione di tecnologie in grado di realizzare un ambiente virtuale di collaborazione, che elimina i
vincoli fisici, e consente agli utenti di lavorare quando, dove e come desiderano, per raggiungere gli
11 | Social Business, lavorare in modo nuovo
Dalla Gestione Documentale al Social Business
obiettivi condivisi. Una modalità di lavoro ideale, specie nei casi in cui occorre indirizzare con urgenza
opportunità di business complesse da cogliere, attraverso una collaborazione spinta, in grado di
riempire gli spazi vuoti, le inefficienze e i ritardi dei processi decisionali convenzionali.
Nelle piattaforme di social business, la tecnologia sottostante supporta e governa, all’interno dei
gruppi di utenti e dipendenti, le comunicazioni essenziali per portare avanti dei “processi aziendali”.
Non, quindi, semplici, ludiche conversazioni; ameni dibattiti, futili litigi tra persone o “amici”. Non
si tratta di semplice “connessione”, di accettare un’amicizia, ma di “collaborazione in tempo reale”
con i colleghi di lavoro, che accresce la produttività. Collaborazione che, integrandosi nei tradizionali
workflow, permette di recuperare efficienza, condividere conoscenza, migliorare le decisioni, e
superare grandemente i limiti delle comunicazioni via e-mail, l’inaccessibilità di dati isolati, segregati
in sistemi informatici con strutture a silos.
Come convincere al nuovo modo di lavorare
I
l problema è come convincere i vari addetti di un’organizzazione ad incamminarsi su questo percorso
di profonda trasformazione culturale, di cambiamento nell’approccio mentale per affrontare lo
svolgimento dei vari compiti lavorativi.
Un modo può essere quello di individuare un settore di attività attualmente gestito secondo metodi
tradizionali (e-mail, incontri face-to-face) e incoraggiare ad attuare tali attività in uno spazio virtuale di
collaborazione, dove i partecipanti possono condividere conoscenze e prospettive diverse su questioni
inerenti il processo di lavoro stesso.
I nuovi sistemi di gestione documentale dotati di funzionalità smart e di collaboration consentono
la realizzazione di un social network aziendale, sicuro e protetto, facilmente accessibile e sempre
disponibile. La strategia aziendale deve incoraggiare la nuova modalità di collaborazione: infatti,
più i partecipanti connessi al social network aziendale hanno un’esperienza positiva di questo modo
di lavorare, più lo integreranno di buon grado nei propri schemi operativi. Una positiva esperienza
collaborativa crea fiducia, che è la chiave fondamentale per concretizzare un reale cambiamento
culturale.
Le organizzazioni potrebbero anche stabilire politiche di BYOD (Bring Your Own Device) per incentivare
l’uso dei dispositivi personali nell’ambiente di lavoro, e favorire l’accettazione culturale delle modalità di
lavoro “multitasking” rese possibili dalla comunicazione in tempo reale. Una pratica che fluidifica il flusso
di informazioni nello spazio di lavoro, accrescendo la
proattività dei knowledge worker e la loro capacità di
rispondere più rapidamente ad eventi inattesi e alla
discontinuità del business.
La nuova gestione documentale abbina la possibilità
di reperire velocemente e facilmente da parte
di ogni figura aziendale i documenti
necessari per il proprio lavoro con
la possibilità di collaborare con
tutti gli utenti aziendali attraverso il
12 | Social Business, lavorare in modo nuovo
Dalla Gestione Documentale al Social Business
social network interno. Si potrebbero quindi applicare le tecniche di “crowdsourcing”: stimolare la
collaborazione “estrema”, semplicemente definendo il problema e il lasso di tempo in cui discuterlo, e
poi avviando nella comunità online la sessione di brainstorming sul tema in questione. Senza contare
che, a differenza di una tradizionale conversazione in una sala riunioni, ogni comunicazione o idea
viene qui memorizzata, conservata, e poi resa reperibile assieme ai documenti che sono scaturiti come
risultato della collaborazione.
Conclusioni
I
n azienda le diffuse forme di comunicazione e interazione tradizionale, come l’e-mail, stanno ormai
accusando limiti evidenti, a differenza delle tecnologie social, che rappresentano la vera risposta
alle attuali esigenze di comunicazione e collaborazione many-to-many. Il percorso da intraprendere
per implementare il social business non è semplice, perché occorre sradicare dall’organizzazione
vecchie mentalità di lavoro, e convincere i dipendenti che è possibile passare a modalità operative di
comunicazione e collaborazione molto più efficaci ed efficienti.
Queste sono rese disponibili da una moderna piattaforma documentale social di fascia enterprise,
come TopMedia Social NED di Top Consult, fruibile attraverso qualunque device, e con le funzionalità
adatte a ottimizzare la produttività e ad estrarre il potenziale umano e creativo di ogni singolo
knowledge worker (sia che si tratti di un giovane “nativo digitale” che già conosce gli strumenti social
o di un manager, definibile invece come “immigrato digitale”, da poco coinvolto in queste tecnologie
soprattutto attraverso smartphone e tablet).
13 | Conclusioni
Dalla Gestione Documentale al Social Business
Top Consult,
il valore dell’esperienza
C
ostituita nel 1987 a Torino, Top
Consult è stata una delle prime
società italiane ad operare nella
gestione elettronica dei documenti:
oggi è uno dei leader di questo
settore, dove conta oltre 500 clienti
privati e pubblici in Italia e in
Europa, che fanno affidamento sulle
sue soluzioni per migliorare gestione del
business e competitività.
Il suo sistema documentale TopMedia NED
per la Navigazione Elettronica dei Documenti,
altamente integrabile con qualsiasi sistema
gestionale e ERP, è stato costantemente
arricchito e potenziato per adattarlo
all’evoluzione dell’informatica e alle esigenze
dei clienti. Oggi il motore di tutte le soluzioni
Top Consult è TopMedia Social NED, la nuova
“rivoluzionaria” piattaforma enterprise che
per la prima volta sul mercato applica i
concetti e le modalità operative dei social
network e della social collaboration alla
gestione elettronica dei documenti.
Le soluzioni applicative fornite sono di 2 tipi:
per le grandi imprese ed enti si realizzano
articolati progetti ad hoc basati sulla piattaforma
documentale enterprise TopMedia Social NED;
per le PMI che vogliono realizzare velocemente
e a costi contenuti soluzioni in specifici settori
come la Contabilità, il Personale, la Fatturazione
Elettronica o la Gestione della Corrispondenza,
vengono impiegati i Pacchetti Applicativi
TopMedia Social NED già pronti all’uso sia in
house che su cloud.
14 | Top Consult, il valore dell’esperienza
Negli ultimi anni l’intervento del legislatore
a favore della “dematerializzazione”
ha portato al consolidamento del
documento informatico nella vita
aziendale (ad esempio il Libro Unico
del Lavoro, la PEC, la fattura elettronica)
e all’obbligo per imprese e PA di
comunicare fra loro esclusivamente in
modo informatico. Le aziende dovranno
uniformarsi alle normative e, in un mondo
di documenti via via solo informatici, dove
la gestione e conservazione a norma sono
obbligatorie, il sistema documentale diventerà
l’asse portante del sistema informativo.
In questi nuovi scenari, le imprese devono
affidarsi a partner esperti e affidabili come
Top Consult, capace di guidarle nelle
scelte tecnologiche e nelle trasformazioni
organizzative e dei processi. Da sempre
focalizzata esclusivamente sulle tematiche
documentali, Top Consult è stata il pioniere
della conservazione sostitutiva (realizzando
nel 1999 per il Comune di Pesaro il primo
esempio in Italia di archivio a norma di legge),
ha profonda conoscenza delle normative e
una ultraventicinquennale esperienza sul
campo attraverso la realizzazione di centinaia
di progetti a fianco di organizzazioni diverse,
in tempi diversi e integrati con sistemi
informativi diversi.
www.topconsult.it
Dalla Gestione Documentale al Social Business
TopMedia Social NED, la piattaforma enterprise per la
Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale
A
ssoluta novità sul mercato, la piattaforma
TopMedia Social NED di Top Consult è un
sistema completamente nuovo che per la
prima volta sul mercato applica i concetti e le
modalità operative dei social network e della
social collaboration alla gestione elettronica
dei documenti.
Progettata con un approccio “rivoluzionario”
nel Laboratorio Sviluppo Software di Torino,
TopMedia Social NED va al di là della
Navigazione Elettronica dei Documenti e
presenta tre caratteristiche principali: è
una piattaforma enterprise dall’architettura
potente e scalabile, ha un’interfaccia “smart”
che consente ad ogni utente di lavorare con
strumenti social secondo le proprie specifiche
esigenze, e offre nuove soluzioni per la
collaborazione aziendale basate su strumenti
innovativi modellati sui social network e
sull’alternativa all’e-mail.
E’ la prima piattaforma documentale italiana
di tipo enterprise, equivalente a quelle dei
leader mondiali del settore, ma conforme
alle leggi italiane (grazie alla focalizzazione
e l’esperienza di Top Consult, pioniere di
quest’area), meno complessa e costosa. Si
basa su un’architettura enterprise potente
e robusta anche in condizioni di carico molto
elevate, con decine di milioni di documenti e
migliaia di utenti contemporanei, progettata
per realizzare soluzioni utilizzabili sia in
house che su cloud. La sua alta affidabilità
è assicurata da funzionalità native di load
balancing e fault tolerance.
TopMedia Social NED propone un nuovo
modo di lavorare per l’utente, attraverso
un’interfaccia smart che consente di
utilizzare le funzionalità social più adatte alla
15 | TopMedia Social NED
sua attività e al
ruolo ricoperto in
azienda. In questo
modo la gestione
documentale
si
apre a una platea più vasta di utenti, dai
manager ai mobile worker, che possono
accedervi sempre e ovunque tramite il PC
o il notebook, lo smartphone o il tablet. Le
notifiche in particolare non sono effettuate
tramite e-mail ma mediante un sistema
di messaggistica interna che opera come
strumento di comunicazione istantanea.
Inoltre, le nuove soluzioni per i gruppi
di lavoro (Groupware) creano un social
network aziendale, sicuro e protetto,
facilmente accessibile da tutti i client,
centrato sulla collaborazione e la condivisione
fra persone eterogenee di settori diversi
che operano all’interno di un ambiente
comune. In particolare trasformano l’attuale
comunicazione via e-mail legata ai processi
aziendali e ai documenti in un insieme di
notifiche semplici e meno invasive.
Oggi la collaborazione è la sfida principale di
tutte le aziende: c’è un crescente interesse
a usare le tecnologie social al proprio
interno, per connettere e coinvolgere le
persone più efficacemente, mettere a frutto
l’”intelligenza collettiva”, favorire le nuove
idee e i cambiamenti organizzativi. La nuova
piattaforma documentale Top Consult, social
e collaborativa, cambia radicalmente il modo
di fare gestione elettronica dei documenti,
migliora i metodi di lavoro e realizza la
trasformazione culturale e organizzativa del
Social Business, orientata all’innovazione
continua.
TOP CONSULT
Via Valeggio 22/E – 10128 Torino
Tel. 011.5805994
www.topconsult.it - [email protected]