Capitolato tecnico per la fornitura di un sistema software e dei

Capitolato tecnico per la fornitura di un sistema
software e dei relativi servizi di personalizzazione
ed assistenza finalizzato alla gestione elettronica
dei documenti
1. Premessa
Nel quadro delle strategie di consolidamento dei servizi previsti dal CAD (Codice dell’Amministrazione
Digitale), ed in particolare di quelli riguardanti la gestione elettronica dei documenti, questa Società ha
avviato d’intesa con l’Amministrazione Comunale di Palermo i percorsi amministrativi ed operativi
necessari per dare concreto sostegno ad una reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi che
sappia coniugare il rispetto delle normative con il miglioramento della qualità e dell’efficienza dei servizi
offerti ai propri utenti.
In questo quadro, è interesse di questa società acquisire: un framework basato sull’utilizzo di una
piattaforma EIM per la gestione informatizzata dei processi documentali del Comune di Palermo; servizi
professionali per la implementazione dei procedimenti amministrativi specificatamente connessi con la
gestione degli atti deliberativi e le determinazioni dirigenziali (descritti più avanti) e l’integrazione dei
servizi nel contesto generale del Sistema Informativo del Comune di Palermo (SITEC); servizi professionali
per la formazione e il trasferimento delle competenze necessarie a garantire l’autonoma gestione della
piattaforma.
2. Sintesi delle richieste
Per una corretta gestione degli atti dematerializzati si deve far riferimento, in sintesi, alla natura e alla
finalità del sistema di gestione documentale, nonché ai processi ed alle attività principali che lo
caratterizzano.
L’appalto di cui al presente capitolato regola, anche ai sensi del D.P.C.M. n.452/1997, la fornitura, con i
relativi servizi, di una piattaforma applicativa software per la Gestione Documentale integrata di una
Pubblica Amministrazione Locale.
In particolare si intende acquisire un framework basato sull’utilizzo di una piattaforma EIM per la gestione
informatizzata dei processi documentali del Comune di Palermo con particolare riferimento alla gestione
degli atti deliberativi e delle determinazioni dirigenziali.
La soluzione applicativa dunque dovrà consentire, in modo integrato e con particolare riferimento alla
gestione elettronica dei documenti secondo le vigenti disposizioni normative, di:

Formare e gestire documenti dematerializzati a norma;

Gestire la protocollazione a norma dei documenti nelle loro varie forme cartacee, email, PEC;

Gestire in maniera semplice, attraverso l’operatività di personale non tecnico, gli iter completi
degli atti amministrativi quali determinazioni e delibere e la relativa, pubblicazione sull’Albo
Pretorio;

Permettere l’agevole definizione di nuovi workflow di processi, riducendo al minimo gli interventi
di scrittura e/o di parametrizzazione del codice al fine di una gestione organica dei processi
dell’Ente.
Il framework dovrà garantire gli strumenti per la gestione di tutti i processi in cui sia necessaria la
disponibilità di un workflow documentale, nonché per la gestione elettronica dei documenti, la firma
digitale, l’integrazione con la Posta Elettronica Certificata e la possibilità di interfacciamento con sistemi
terzi di archiviazione sostitutiva dei documenti.
A seguito dell’espletamento della procedura di affidamento, la Ditta o RTI aggiudicatario, d’ora in poi
solamente Aggiudicatario, dovrà erogare quanto segue:

Software per la gestione coordinata degli iter amministrativi e dei documenti sia elettronici che
cartacei;

Formazione del personale addetto alla lavorazione, del personale coinvolto nei processi
gestionali per l'utilizzo dei sistemi di gestione informatizzata del sistema per la gestione
documentale;

Supporto per le fasi di start-up, installazione, avvio in esercizio, comprese le attività di
configurazione della piattaforma software in base agli organigrammi ed i funzionigrammi
dell’Ente;

Servizi di Assistenza e Manutenzione.
3. Ambiente di installazione
L’ambiente di installazione entro il quale la soluzione oggetto di acquisizione deve potersi configurare
ed integrare è costituita da:






Ambiente operativo: Linux Red Hat
DBMS: Oracle…
Ambiente di sviluppo: J2E
Document management System: Alfresco
Workflow management system: Activiti
Application server: websphere (WSO2)
4. Durata dell’Appalto e Importo a base d’Asta
La base d’asta è di € 110.000 al netto dell’IVA.
La durata dei servizi di assistenza e manutenzione sarà di anni 3 (tre) a decorrere dalla data di esito
positivo del collaudo di avvio del sistema.
5. Criteri di Aggiudicazione
L’aggiudicazione dell’appalto regolato dal presente Capitolato avverrà secondo il criterio dell’offerta
economicamente più vantaggiosa attribuendo, come di seguito meglio specificato, punti:

30 per il prezzo offerto;

70 per la qualità.
La valutazione relativa alla parte economica verrà effettuata registrando tutti i prezzi delle offerte e,
denominato prezzo_minimo il prezzo più basso e prezzo_massimo il prezzo più alto, assegnando i
punteggi secondo la formula:
Punteggio_offerta = 30*[( prezzo_base asta - prezzo_offerto)/( prezzo_base asta - prezzo_minimo)]
La valutazione relativa alla parte di qualità verrà effettuata valutando le singole voci di qualità secondo
la tabella dei pesi che segue.
Macro caratteristica
Qualità totale
Gestione procedimenti
Voce
Gestione proposte: numerazione e flusso di esame
Inserimento dati contabili
Predisposizione bozze di decreto e testi definitivi: formati
standard
Acquisizione pareri: contabile, finanziario, legittimità
Predisposizione ed inoltro Ordini del Giorno
Gestione informazioni sulle decisioni degli Organi Deliberanti
Compilazione dei verbali delle sedute
Gestione informazioni relative alla pubblicazione
Gestione alert in prossimità delle principali scadenze
Gestione informazioni su stato, iter e contenuto degli atti
Workflow
Punti
70
40
5
2
5
4
4
3
4
4
3
6
20
Classificazione e gestione metadati associati al documento e
indicizzazione contenuti
Assegnazione e gestione dei permessi utente
Gestione workflow documentale con scadenziario e alert
Ricerca avanzata sui metadati e sul contenuto
Utilizzo di cifratura per base dati e consultazione
Altre caratteristiche
Gestione
utenze:
accesso
controllato
e
profilato
archiviazione, consultazione, gestione
Usabilità: accessibilità, intuitività, reperibilità informazioni
Scalabilità: facilità di adeguamento a volumi più elevati
Ai fini della valutazione delle offerte tecniche dichiarati la Sispi si riserva di richiedere una verifica delle
funzionalità proposte attraverso una dimostrazione pratica del prodotto offerto presso la sede
dell’Azienda.
6. Quadro normativo di riferimento
Il sistema dovrà garantire il pieno assolvimento agli obblighi derivanti dalle norme attualmente vigenti e
degli aggiornamenti normativi di carattere nazionale in tema di gestione e tenuta dei documenti digitali,
ed in particolare:

in materia di gestione degli archivi documentali (D.P.R. 445/2000);

per quanto attiene il protocollo informatico (D.P.C.M. 3 dicembre 2013)

per quanto attiene ai vincoli di accesso ai dati personali e sensibili trattati dall’archivio (D. lgs.
196/03 e modifiche successive);

per quanto attiene i documenti informatici in generale
dell’Amministrazione Digitale e deliberazione Aipa 51/2000);

in materia di “Amministrazione Trasparente” (D. Lgs.n. 33 del 14 marzo 2013).
D.
lgs.
82/2005
(Codice
7. Obiettivi del sistema
Nel rispetto della normativa vigente, l’Azienda intende perfezionare l’utilizzo di un sistema integrato di
gestione documentale e workflow.
La soluzione applicativa per la gestione dei procedimenti amministrativi che si intende acquisire deve
configurarsi come una implementazione della piattaforma Alfresco di gestione documentale e della
piattaforma Activiti di gestione workflow già presenti in azienda.
In un’ottica di evoluzione dell’attuale sistema a supporto della gestione dei flussi documentali, l’Azienda
intende, quindi, acquisire un framework per la gestione informatizzata dei processi amministrativi con
particolare riferimento alla gestione degli atti deliberativi e delle determinazioni dirigenziali.
Il framework di base, oltre ad implementare quanto necessario per la gestione informatizzata dei processi
amministrativi connessi con l’iter delle delibere, delle determinazioni e delle ordinanze deve consentire
la personalizzazione o l’implementazione di ulteriori processi attraverso strumenti di programmazione
basati sull’utilizzo di ambienti J2E
Il sistema deve essere pienamente corrispondente a tutti i requisiti richiesti dalla normativa vigente al
momento del collaudo compresa quella relativa alla firma digitale ed alla sicurezza.
Di seguito sono elencate le caratteristiche applicative ed architetturali richieste all’applicazione
a. Gestione dei procedimenti
È richiesta una soluzione integrata per la formazione, l'organizzazione, l'archiviazione e l'elaborazione
di tutti i dati relativi alle delibere, alle determinazioni ed alle ordinanze normalmente gestiti in un Ente
pubblico.
L'applicativo deve consentire la gestione completa dell'iter dei provvedimenti assunti dagli Organi
Amministrativi, in modo del tutto conforme alle leggi vigenti.
5
3
5
4
3
10
3
4
3
Tutti gli atti amministrativi devono poter essere gestiti digitalmente ed integrabili con firma digitale
anche remota. La piattaforma, inoltre, deve integrarsi con il sistema di conservazione
eventualmente previsto dall’Ente.
Sarà compito dell’aggiudicatario predisporre e configurare, per tutta la durata del periodo
contrattuale, il sistema per adeguarlo alla struttura organizzativa dell’Ente. La soluzione applicativa
dovrà comunque permettere:

la gestione delle proposte di decreto/deliberazione (e di determinazione dei dirigenti), che
devono essere numerate progressivamente e messe in attesa di esame da parte dell’organo
deliberante;

l'inserimento dei dati contabili nel caso in cui una proposta sia relativa ad un impegno di spesa;

la
predisposizione/numerazione
progressiva
e
collaborativa
delle
bozze
di
decreto/deliberazione e dei testi definitivi da parte dei vari uffici dell’Ente e dei relativi
documenti;

la trasmissione dei testi ai diversi uffici dell’Ente interessati dall'iter istruttorio;

l’acquisizione dei necessari pareri (contabile, finanziario, di legittimità) e delle eventuali
integrazioni ed osservazioni, secondo quanto previsto dalla normativa in relazione alle varie
tipologie di atti;

la predisposizione degli Ordini del Giorno ed inoltro automatico via email agli Organi Deliberanti
ed opportuni soggetti esterni;

la registrazione e conservazione delle informazioni relative alle decisioni degli Organi Deliberanti;

la compilazione degli elenchi delle deliberazioni;

la compilazione dei verbali delle sedute, con acquisizione automatica delle informazioni sugli
esiti ad opera di un utente master ed un utente delegabile all’interno del sistema;

la gestione delle informazioni relative alla pubblicazione inclusa la data di pubblicazione, data
di inizio esecutività (ed eventualmente fine validità) e data del documento;

la creazione e stampa delle copie necessarie e dei relativi necessari formati per gli adempimenti
normativi;

l’emissione delle opportune segnalazioni per controllare scadenze importanti e in particolare
l'esecutività degli atti;

la messa a disposizione delle informazioni su stato, iter e contenuto degli atti, a tutti i soggetti
interessati mediante login personalizzato;

un sistema degli accessi che garantisca che un utente/ufficio possa accedere solo agli atti di
propria competenza;

la gestione, modificabile in autonomia, di: modelli base di determinazioni, delibere, decreti e
proposte, lettere di convocazione, inviti, elenchi di trasmissione e i registri;

la pubblicazione in Internet (tipicamente sul sito dell’Ente) dei dati e documenti relativi a O.d.G,
delibere, decreti e determinazioni; questo dovrà avvenire mediante modulo software ad hoc
ed integrato che si ritiene incluso nella fornitura;

l'integrazione nativa e 'immediata' con le funzioni di protocollazione e di firma digitale;

l'invio automatico, o in modalità controllata, di e-mail (o altri tipi di alert) ai vari utenti coinvolti;

la gestione dello storico dei documenti con tutte le modifiche apportate fino all’approvazione
definitiva, che sia interrogabile anche a posteriori per eventuali verifiche;

la pubblicazione su albo pretorio per gli atti oggetto di pubblicazione. Tale operazione dovrà
essere agevole ed eseguibile da utente non tecnico.

la produzione di un registro degli atti pubblicati;

deve essere possibile oscurare sia parti relative a dati personali/sensibili all’interno dell’atto con
la pubblicazione del solo oggetto dell’atto ( atti soggetti a privacy), sia la sola delibera (atti con
allegati soggetti a privacy);
b. Sistema di gestione documentale e Workflow
Il sistema deve permettere la gestione integrata dei flussi documentali in un'unica area di lavoro.
Le procedure per la gestione del protocollo e degli atti, ed i contenuti da pubblicare si possono
considerare moduli e funzionalità ben definite dalle normative vigenti per poter essere già proposte
dal fornitore in forma standard senza sviluppi personalizzati.
La fornitura inoltre deve includere le funzionalità tipiche di un sistema di gestione documentale ed
in particolare deve permettere la gestione dei documenti tramite il concetto di ‘scrivania virtuale’
tale da agevolare le diverse attività dei diversi workflow in cui l’utilizzatore è coinvolto. In particolare
deve consentire:

l’identificazione degli utenti di amministrazione e dei relativi ruoli di gestione o consultazione
dell'informazioni;

la classificazione, la gestione di metadati da associare al singolo documento e l’indicizzazione
dei contenuti;

l’assegnazione e la gestione dei permessi a differenti categorie di utenti per le varie classi di
contenuti;

l’inserimento di nuovi documenti con l’impostazione dei relativi diritti di accesso;

la possibilità di gestire il workflow documentale con il supporto di uno scadenziario e relativo
sistema di alert;

la gestione integrata dei documenti con gli altri moduli oggetto di fornitura;

la ricerca avanzata sui metadati e sul contenuto ( comprensivo di allegati), anche in modalità
full – text;

il versioning e la tracciabilità delle modifiche alle varie versioni;

l’integrazione con il sistema informativo attraverso tecnologie standard SOA;

La soluzione dovrà essere basata su architettura FULL WEB e compatibile con i principali browser
disponibili sul mercato;

il funzionamento su sistema operativo Linux indicando la versione e la distribuzione richiesta;

La soluzione dovrà garantire un’architettura scalabile, modulare, sicura. Nessun componente
della fornitura o file di terze parti dovrà risiedere sui pc client eccetto il browser web ed eventuale
macchina virtuale;

l’utilizzo di opportuni sistemi di cifratura sia per la base dati (crittografia) che per la consultazione
(protocollo HTTPS);

la ricerca di tutti i dati aggiornati relativi a ciascun documento tramite chiavi di ricerca
implementate a seconda delle esigenze e personalizzabili;
c. Gestione utenze
Il sistema deve permettere la gestione delle anagrafiche delle utenze in termini di:

Anagrafiche di archiviazione: permettono di censire il collaboratore a cui attribuire la
documentazione, ma non permettono alcun tipo di accesso al sistema;

Anagrafiche di consultazione: permettono l’accesso al sistema con apposite credenziali in sola
lettura;

Anagrafiche di gestione: permettono l’accesso al sistema per l’inserimento, la modifica e la
consultazione dei documenti.
I permessi di sicurezza relativamente a diritti di visibilità e permessi di accesso devono poter essere
definiti sia per singolo utente che per gruppi omogenei di utenze.
La gestione delle credenziali utente del sistema in esercizio deve poter essere svolta da personale
dell’Amministrazione in autonomia e senza necessità di skills tecnico / specialisti.
Le utenze dedicate alla gestione del sistema (amministratori) non devono poter accedere alla
documentazione archiviata.
d. Scrivania Virtuale
La soluzione deve mettere a disposizione una interfaccia utente che racchiuda tutti i moduli e le
funzionalità in modo che i singoli utenti utilizzatori possano accedere a tutte le attività a loro riferite.
In particolare devono essere accessibili dalla scrivania tutti i processi di adozione di una delibera ed
una determina e la presa in carico dei flussi di riferimento.
8. Dimensioni stimate
Il sistema va dimensionato per un volume inziale di 1.000 istanze di processo, ma sono richieste
caratteristiche di scalabilità che ne permettano l’espansione senza compromettere le impostazioni inziali
e limitando al massimo gli ulteriori oneri a carico dell’Amministrazione.
Il bacino di utenza è circoscritto al personale archivistico dell’ufficio (circa 20 persone) ed al personale
di Staff delle Direzione (circa 200 persone) ma si richiede al sistema la possibilità di espandere l’accesso
a tutti i dipendenti con un sistema di gestione bilanciata del carico di lavoro e secondo i criteri di
sicurezza già elencati al paragrafo precedente.
9. Recupero documenti storici
Il sistema deve garantire una modalità di lavoro “ottimizzata” per il recupero della documentazione già
disponibile negli archivi dell’Amministrazione garantendo procedure di importazione semplificate e
massive rispetto a quelle impostate per la documentazione corrente. La definizione di un criterio di
importazione concordato sarà condizione preferenziale.
Le prestazioni del sistema non devono subire alcun tipo di modifica anche nel caso di processi di
lavorazione contemporanei tra documentazione corrente e storica.
Il sistema deve garantire le funzionalità sia in caso di lavorazioni svolte da un outsourcer sia in caso di
attività autonome dell’Amministrazione.
10.
Vincoli e requisiti
Le operazioni sul sistema di gestione documentale e dei flussi di lavoro devono basarsi su interfacce web
in modo da garantire un'accessibilità con i più comuni browser e senza installazioni lato client.
In funzione della salvaguardia degli investimenti, della manutenzione del sistema, del mantenimento dei
livelli di efficacia ed efficienza a seguito di mutate esigenze dell'Amministrazione si richiedono soluzioni
modulari e scalabili.
Il progetto dovrà inoltre indicare le caratteristiche minime delle attrezzature necessarie (con l'eccezione
delle singole postazioni di lavoro standard) in modo da consentire una valutazione delle esigenze
aggiuntive rispetto alla dotazione attuale, A titolo esemplificativo: scanner, copiatrici, stampanti di
etichette, ecc.
Il progetto deve indicare in maniera chiara ed esaustiva le caratteristiche delle infrastrutture hardware
richieste per l’installazione sia del sistema di test che di esercizio, indicando sia le caratteristiche minime
che quelle consigliate.
11.
Servizi di formazione
Il fornitore deve dettagliare un piano di formazione che tenga conto dei seguenti elementi minimi:

Definizione dei fabbisogni formativi;

Architettura software

API

Strumenti di sviluppo, personalizzazione e parametrizzazione

Strumenti di amministrazione e gestione utenti;

Capacity planning

Servizi di consulenza e assistenza nella fase di start-up;

Formazione specifica per help desk di primo livello;

Delivery Test e tuning della soluzione applicativa;
a. Manualistica
L’applicativo dovrà essere corredato da appositi manuali operativi anche in formato elettronico. In
particolare è richiesta la documentazione a supporto delle funzioni personalizzate e dei
collegamenti tra i diversi moduli.
12.
Manutenzione
Nell’ambito del canone annuale di manutenzione dovranno essere garantiti i seguenti livelli di
manutenzione:

Manutenzione adeguativa (modalità);

Manutenzione correttiva (modalità);

Manutenzione Migliorativa
13.
Collaudo
Si richiede al fornitore la definizione dei criteri di verifica di conformità della fornitura e di funzionalità del
sistema. Il capitolo dovrà costituire il Piano dei test da eseguire e dovrà contenere le specifiche di
collaudo.
14.
Coordinamento di progetto
L’aggiudicatario dovrà individuare una figura di coordinamento, in seguito denominata
COORDINATORE PROGETTO, responsabile del livello di servizio che si dovrà interfacciare alla figura di
riferimento per questo progetto indicata
dall’Ente che nominerà una figura di riferimento che si occuperà della direzione lavori, delle attività di
indirizzo, coordinamento, rappresentanza.
La presenza sul territorio di figure professionali il cui percorso professionale garantisca il regolare
svolgimento delle attività di supervisione e coordinamento sarà considerata titolo preferenziale.
15.
Tempi di implementazione
L’Azienda deve completare il progetto entro 6 mesi solari dalla data dell’ordine. È richiesta al fornitore
la definizione di un cronoprogramma che indichi in maniera esaustiva le attività di progetto e le relative
tempificazioni.
La riduzione dei tempi di esecuzione sarà considerata condizione migliorativa a parità di punteggio.
È richiesto l’impegno del fornitore a rilasciare il sistema standard, comprensivo di tutti i moduli, in
ambiente di test entro 15 giorni dalla conferma da parte dell’Ente.
16.
Servizi e caratteristiche supplementari compresi nell'offerta
Il fornitore deve descrivere in questa sezione le caratteristiche che, pur non previste nelle categorie
precedenti, costituiscono parte del sistema proposto contribuendo a migliorarne od ampliarne le
prestazioni.