Sistema open source per la programmazione e gestione della

Sistema open source per
la programmazione e
gestione della formazione
Autori:
Nicoletta Bevilacqua, Pasquale Curcio,
Fernando Cinquegrani, Rita Serusi
SOMMARIO
Informal è un sistema informativo open
source a supporto delle attività di gestione
dell’intero ciclo della formazione dei
dipendenti pubblici.
E’ stato sviluppato coinvolgendo, sin dalla
fase iniziale di progettazione, i potenziali
utilizzatori ed è stato messo a disposizione
gratuitamente
delle
amministrazioni
pubbliche interessate, in coerenza con i
principi dell’open source.
E’
stato
adottato
da
circa
80
amministrazioni
di
diversi
comparti
(Regioni, Province, Comuni, Università,
ASL, Ospedali, Enti pubblici).
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CARATTERISTICHE E FUNZIONALITÀ DEL
SISTEMA
Informal è una web application che consente di gestire le
diverse fasi delle attività di formazione dei dipendenti
pubblici utilizzando le tecnologie informatiche di rete. E’
stato sviluppato e progettato dal Formez, con la
collaborazione della Direzione Sistemi informativi della
Provincia di Brescia, nell’ambito di Convenzioni tra il
Dipartimento della Funzione Pubblica e il Formez
(Osservatorio domanda e offerta di formazione nella PA
locale e Qualità ed efficacia della formazione pubblica).
Informal si configura come uno strumento di egovernment, in quanto rende possibile gestire, attraverso
la rete internet/intranet, i flussi informativi e le procedure
di back office connesse al processo di programmazione,
attuazione, valutazione e benchmarking della formazione
dei dipendenti.
Dal punto di vista tecnologico, il sistema è stato
sviluppato con tecnologia open source. E’una web
application basata sull’architettura Three Tier (Livello di
presentazione, Livello di applicazione, Livello dati).
le agenzie formative esterne, oltre a poter
aggiornare il proprio curriculum professionale,
possono gestire per conto dell’amministrazione
committente attività connesse allo svolgimento dei
corsi (calendario didattico, rilevazione delle
presenze-assenze, questionari di gradimento e
valutazione).
MODULI DI INFORMAL
L’applicativo Informal è composto da nove moduli che
consentono di gestire le fasi del ciclo formativo.
Alcune sezioni sono disponibili a tutti gli utenti con
diritto di accesso, mentre altre sono riservate all’ufficio
formazione. Informal è stato comunque predisposto
per utilizzare in modo flessibile, sulla base delle
specifiche esigenze dell’Ente che lo adotta, i livelli di
accesso e le funzionalità del sistema.
Piano Formativo
E’ il modulo dedicato alla presentazione del piano
formativo dell’Ente. Permette di pubblicare i
documenti di programmazione con presentazioni
sintetiche dei contenuti, di archiviarli e renderli
disponibili per il download e di informare gli utenti
sullo stato di attuazione del piano attraverso la
pubblicazione di tavole sintetiche contenenti indicatori
quantitativi di realizzazione.
Gestione corsi
E’ un archivio che consente di raccogliere le proposte
di nuovi corsi per la formulazione del piano formativo,
con
l’indicazione
delle
finalità,
destinatari,
caratteristiche di contenuto e realizzative, competenze
in ingresso e in uscita associate a ciascuna attività.
Informal ha una base dati SQL strutturata in ambiente
Mysql e la costruzione dei servizi web è basata sul
linguaggio PHP.
Le funzionalità del sistema si differenziano in rapporto
alla tipologia di utenti:
l’ufficio formazione può gestisce tutte le funzioni
previste per l’analisi delle esigenze formative, la
programmazione e realizzazione delle attività, la
valutazione degli interventi e le attività finalizzate al
rendiconto e all’attività di reporting;
i dirigenti dispongono di funzionalità per la
programmazione delle attività formative, le
autorizzazioni alla partecipazione dei propri
dipendenti e per la consultazione dei loro fascicoli
individuali;
i dipendenti possono disporre di un quadro
dell’offerta formativa dell’ente, iscriversi alle attività
programmate, acquisire on line i materiali dei corsi,
formulare valutazioni di gradimento sulla
formazione seguita, aggiornare il proprio fascicolo
individuale;
Edizioni dei corsi
E’ un modulo predisposto per gestire l’erogazione
dell'attività formativa. Le informazioni riguardano le
modalità realizzative, le iscrizioni dei partecipanti e i
relativi processi autorizzativi, i link a materiali didattici
disponibili on line, la comunicazione ai diversi soggetti
coinvolti nell’azione formativa, l’acquisizione dei dati
concernenti il consuntivo delle attività.
Offerta Formativa
Attraverso questo modulo il dipendente può
visualizzare i corsi in programma che lo
riguardano, presentare domanda di iscrizione, accedere,
qualora sia già iscritto ad un corso, ai materiali
disponibili (programma, materiali didattici, questionari
di valutazione).
Utenti
Consente all’Ufficio formazione (e ai dirigenti
relativamente al personale assegnato) di visualizzare le
informazioni del fascicolo personale dei dipendenti che
contiene, oltre ai dati anagrafici e di background
professionale, le richieste formative e di partecipazione
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a corsi esterni e le competenze acquisite nei percorsi
formativi.
Profilo personale
E’ il fascicolo personale del dipendente: gestisce le
informazioni sul proprio profilo professionale, l'archivio
con i dati di frequenza a corsi interni ed esterni, il
portfolio delle competenze maturate, le segnalazioni
relative ai fabbisogni formativi, le attestazioni sulla
formazione svolta.
Comunicazioni
E’ lo strumento finalizzato all'invio di comunicazioni ai
soggetti coinvolti nei processi formativi.
Procedure di servizio
Sono strumenti per la gestione e la configurazione del
sistema. Permettono di gestire gli archivi del sistema
(competenze, materiale documentale, costi e disponibilità
di spesa,…) anche a fini di elaborazione statistica dei dati
e di benchmarking dei corsi realizzati.
Soggetti Formativi
Il modulo contiene le informazioni sulle Agenzie
formative e sui docenti utilizzati per la realizzazione
delle attività formative. In particolare, consente la
visualizzazione del profilo del soggetto e il reperimento
di informazioni più ampie attraverso un link a siti e
materiali presenti su web.
La versione 2006 di Informal è stata integrata con la
piattaforma open source Moodle per l’erogazione di corsi
in modalità e-learning.
RETE DEGLI UTILIZZATORI
Fin dal momento della progettazione e costruzione
dell’applicativo si è ritenuto necessario un
coinvolgimento diretto delle amministrazioni e in
particolare di quelle ritenute, in via prioritaria,
destinatarie del sistema: i Comuni e le Province. Nella
fase di avvio del progetto sono state pertanto realizzate le
seguenti iniziative:
è stata svolta una specifica indagine a livello
nazionale sulle dotazioni di sistemi informativi sul
personale e sulla formazione in uso presso tali
amministrazioni. Da tale ricognizione è emerso una
forte carenza di tali strumenti e un livello elevato di
interesse per l’applicativo che si intendeva
realizzare;
è stato costituito un tavolo tecnico con un numero
selezionato di enti locali (12) che hanno contribuito,
attraverso suggerimenti e indicazioni puntuali sui
loro fabbisogni, a meglio individuare, in fase di
sviluppo, le funzioni e caratteristiche operative del
software.
Completato lo sviluppo, il rilascio a titolo gratuito di
Informal è avvenuto attraverso la stipula di un protocollo
di intesa e la sottoscrizione della licenza d’uso open
source (General Public Licence). Le condizioni inserite
nel protocollo impegnavano l’amministrazione ricevente
a condividere le esperienze di manutenzione e sviluppo
attraverso la partecipazione ad una comunità di
utilizzatori.
Le amministrazioni locali ed enti pubblici che hanno
stipulato il protocollo di intesa con il Formez per il
rilascio dell’applicativo sono state 77.
Rispetto alla previsione iniziale di diffusione dello
strumento presso le amministrazioni locali, si è
ampliata l’utenza dei soggetti pubblici interessati: dalle
Regioni alle ASL e Ospedali, alle Università, a vari
enti pubblici. La flessibilità e adattabilità del sistema a
esigenze organizzative diverse ha permesso quindi di
soddisfare richieste provenienti da settori della PA
inizialmente non previsti in fase di progettazione dello
strumento.
Contemporaneamente alla diffusione dell’applicativo e
alla realizzazione di attività di assistenza
all’implementazione, è stata attivata una comunità
degli utilizzatori per lo scambio di esperienze,
attraverso:
seminari rivolti alle amministrazioni interessate,
che hanno consentito di mettere in contatto tra loro
i diversi utilizzatori e diffondere le modifiche
introdotte da alcuni tra essi per rendere idoneo lo
strumento a specifiche esigenze organizzative e
funzionali;
lo sviluppo di nuovi moduli in collaborazione con
gli uffici formazione di enti che avevano adottato
lo strumento. Tra questi nuovi moduli, di
particolare interesse è quello sviluppato per
attivare nell’applicativo anche una funzione di
mappatura delle competenze dei dipendenti,
indispensabile per una analisi puntuale dei
fabbisogni formativi in rapporto al sistema
professionale dell’ente;
la creazione, sul sito del Formez, di un focus
(http://formazione.formez.it/informal.html),
su
Informal per la diffusione di materiali, di guide
tecniche e delle esperienze di implementazione e
adattamento nei vari enti.
PROSPETTIVE
Gli investimenti necessari per una ulteriore diffusione
dello strumento dovrebbero essere indirizzati anche a
uno sviluppo ulteriore di Informal che ne ampli e
migliori ulteriormente le caratteristiche d’uso. In tale
ottica, infatti, sarebbe necessario operare per:
una integrazione con le basi dati degli enti;
un ampliamento dei flussi da/verso piattaforme elearning;
l’individuazione di procedure di trasmissione dei flussi
di dati verso sistemi centrali (come nel caso degli ECM
regionali);
l’adeguamento agli standard previsti a livello
normativo
per
l’accessibilità
dei
contenuti;
la creazione di una versione "multi-ente" per Centri
Servizi Territoriali o per le gestioni associate
sovracomunali.
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