Guida per partecipare alle webconference di Diesse con Cisco WebEx

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Guida per partecipare alle webconference di Diesse con Cisco WebEx
1.
PREMESSA: COSA È UNA WEBCONFERENCE
Una webconference è una riunione di persone tramite internet; i partecipanti possono vedersi,
parlarsi, condividere file, lavorare su file, inviarsi messaggi e materiale, registrare il video
dell’incontro.
2.
PREREQUISITI
Per partecipare alla riunione non è richiesta alcuna iscrizione o registrazione.
Assicurati di soddisfare i seguenti prerequisiti:
1.
Possedere un collegamento ad Internet veloce (basta una comune linea ADSL stabile)
2.
Possedere un PC in buone condizioni (vedi nota sul sistema operativo), dotato di
microfono e webcam. Se sono esterni, è meglio installarli prima del collegamento. Ti
consiglio l’uso di cuffie con microfono incorporato, perché limitano i fenomeni di eco
e disturbo. Il collegamento può comunque risultare valido anche usando microfono e
diffusori audio del pc.
3.
Avere sul tuo pc un sistema operativo (nel caso di PC Windows) Windows 7 o successivo,
(nel caso di Mac) 10.7 Lion o successivo. Da agosto 2015 i sistemi operativi precedenti
non son più supportati.
4.
Disporre di un ambiente tranquillo, privo di fonti sonore, perché i microfoni tendono ad
amplificare tutti i rumori ambientali.
5.
Avere installato sul tuo computer l’applicazione WebEx “Meeting Center”. Vai su
https://dani2000.webex.com, dall’elenco sulla sinistra clicca sulla scritta azzurra
“Imposta”, poi su “Meeting Center”. Nella pagina che compare sulla destra, clicca sul
pulsante “Imposta”
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3.
EFFETTUARE UNA PROVA DI COLLEGAMENTO
Una volta installato il Meeting Center, puoi effettuare una prova di collegamento raggiungendo una
riunione che Cisco WebEx tiene costantemente aperta. Potrai verificare che il tuo Meeting Center
si avvii correttamente. Siccome la riunione test non prevede il canale audio, non potrai però
verificare il funzionamento dell’audio.
Vai dunque all’indirizzo http://www.webex.com/test-meeting.html e segui le indicazioni (in inglese)
4.
COME SI PARTECIPA ALLA RIUNIONE IN WEBCONFERENCE (QUI IL VIDEO)
Partecipare è molto semplice: riceverai dall’indirizzo [email protected] una e-mail di invito,
all’interno della quale troverai le informazioni della riunione, il link per partecipare, una password
di accesso che ti potrebbe essere chiesta.
Al momento convenuto, clicca sul link nella e-email. Si aprirà una pagina web nella quale dovrai
inserire
a) Il nome con cui verrai identificato nella riunione;
b) il tuo indirizzo e-mail
c) la password, se ti verrà richiesta.
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A questo punto clicca sul pulsante “Partecipa” e attendi che venga aperto l’ambiente di riunione.
L’operazione di preparazione potrebbe richiedere qualche secondo.
Ricordati, appena entrato, di confermare la richiesta di partecipare alla conference audio. Solo
così si potrai attivare l’audio.
La partecipazione all’audio si può attivare anche cliccando sull’icona “Connetti ad audio”. A
conferma che l’audio è attivato, l’icona diventa verde.
Suggerimento: Quando partecipi alla riunione in webconference, tieni aperto il tuo programma di
gestione delle e-mail. Se per qualche motivo il gestore della riunione non riuscisse ad avviare la
riunione o ne dovesse avviare una nuova, potrà comunicare con gli invitati ed essi potranno
accedere alla nuova tramite una nuova e-mail di invito.
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Alcune note.
1.
Se la riunione non è ancora stata avviata, il pulsante “Partecipa” apparirà spento. Dovrai
attendere che il gestore la avvii.
2.
Nel momento in cui clicchi su “Partecipa” compare l’avviso “preparazione della riunione in
corso”. Se il tuo sistema non è correttamente configurato, potrebbe arrestarsi in questa
fase.
5.
LA FINESTRA RIUNIONE: I PRINCIPALI COMANDI (QUI IL VIDEO)
All’avvio di “Meeting Center” si apre la “Finestra Riunione” divisa in tre aree
a) a sinistra una grande area per la condivisione dei contenuti
b) a destra la colonna con i “Pannelli” per le interazioni con i partecipanti (partecipanti,
chat, note).
c) In alto la barra dei menu
Sulla destra della “Finestra Riunione” trovi incolonnati i pannelli: a) partecipanti; b) chat; c) note.
Agendo sulle icone in alto puoi attivare o disattivare i pannelli.
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Agendo invece sulle frecce a sinistra del nome del pannello, puoi espandere o comprimere il
pannello.
Pannello dei partecipanti: Questo pannello è il più importante. Esso contiene:
1.
In alto l’immagine video di chi sta parlando e nell’angolo in basso a destra della stessa
l’immagine presa dalla tua webcam, se attiva.
2.
Sotto il video trovi la lista dei partecipanti. Nella riga che riporta il tuo nome trovi: l’icona
della microcuffia che ti segnala se il tuo audio funziona; il tuo nome; il pulsante per
attivare la webcam; il pulsante per attivare/disattivare il microfono.
Ai piedi della lista l’icona con una manina ti consente di segnalare al gestore la tua
richiesta di parola.
Pannello Chat:

Attivando il Pannello della Chat, comparire in basso un campo “invia a:” in cui devi
selezionare il destinatario (o uno specifico, o tutti). Al di sotto c’è il campo in cui inserire il
testo del messaggio e a fianco il pulsante per inviare.
3.
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Pannello delle note

Si può aprire uno spazio in cui mettere le proprie annotazioni.
6.
ABBANDONARE LA RIUNIONE
Quando si è deciso di abbandonare la riunione, è sufficiente cliccare sul pulsante “Abbandona
riunione” e confermare l’intenzione alla successiva richiesta. L’abbandono della riunione da parte
di un invitato non comporta il termine della riunione per gli altri
.