Concetto di controllo dell`OAD PolyReg 1. Verifica sugli intermediari

Concetto di controllo dell’OAD PolyReg
1.
Verifica sugli intermediari finanziari all’affiliazione
Prima dell’affiliazione quale membro dell’OAD PolyReg è da verificare se, in
base ai formulari della richiesta di affiliazione e alle dichiarazioni dell’intermediario
finanziario, egli ottemperi alle condizioni di affiliazione derivanti dalle prescrizioni di
legge, degli Statuti e del Regolamento:
a. L’intermediario finanziario deve svolgere la propria attività in una cornice organizzata e secondo i principi del commercio. A questi appartengono in particolare spazi commerciali adatti alla propria attività (sede ufficiale). Un semplice
recapito postale non è sufficiente. Non è necessaria un’iscrizione a registro di
commercio fintanto non venga previsto da altre prescrizioni legislative (ad es.
Codice delle obbligazioni, Ordinanza sul registro di commercio). 1
b. L’intermediario finanziario con più di otto collaboratori che abbiano funzioni
LRD, deve disporre di direttive interne adeguate che regolino per esempio:
◦ chi è responsabile della guida, formazione e controllo degli altri collaboratori (art. 8 LRD);
◦ chi ha la competenza dell’avvio di una relazione d’affari, in particolar modo
di quelle a rischio superiore, e del rispetto degli obblighi ivi da ottemperare
(identificazione della controparte, accertamento dell’avente economicamente diritto / detentore di controllo, rinnovo dell’identificazione e della verifica dell’avente economicamente diritto / detentore di controllo, obbligo di
chiarimento speciale, obblighi di documentazione);
◦ quali siano i processi interni per l’avvio di nuove relazioni d’affari;
◦ chi approva l’avvio e annualmente il prosieguo di una relazione d’affari con
una persona esposta politicamente;
◦ chi è responsabile della verifica di averi di clienti sui quali gravi un sospetto
di riciclaggio;
◦ chi blocca gli averi patrimoniali e dispone una comunicazione ai sensi
dell’articolo 9 LRD;
◦ chi è incaricato di intrattenere in questi casi il contatto con il cliente, ecc. . .
c. L’intermedriario finanziario deve disporre per svolgere i propri doveri LRD di
un’organizzazione adeguata. Questo comprende anche l’assunzione di personale
che sia sufficientemente qualificato, formato e sorvegliato per i compiti assegnatigli.
1
Ai sensi dell’art. 14 cpv. 2 lett. a LRD, per intermediari finanziari che desiderino essere direttamente assoggettati alla sorveglianza della FINMA, l’autorizzazione dalla FINMA viene rilasciata
soltanto se l’intermediario finanziario è iscritto come ditta commerciale nel registro di commercio
o esercita la sua attività in virtù di un’autorizzazione ufficiale.
d. L’intermediario finanziario stesso e le persone incaricate della sua amministrazione e gestione devono godere di una buona nomea ed una garanzia di
un’attività irreprensibilile nello svolgimento dei doveri di LRD e Regolamento.
La comprova per queste persone è da fornire tramite la documentazione prevista
al < 5 cpv. 3 degli Statuti dell’OAD PolyReg.
e. Azionisti e aventi quote di partecipazioni dell’ intermediario finanziario che abbiano un diritto di voto o una partecipazione al capitale di almeno un terzo
devono disporre di un casellario giudiziale senza precedenti che possano mettere
in discussione l’irreprensibilità dell’intermediario finanziario.
f. L’intermediario finanziario deve ganrantire che il fulcro della sua concreta attività di intermediazione finanziaria si trovi in Svizzera o a partire da questa.
Succursali all’estero devono essere poste sotto la sorveglianza delle competenti
autorità estere e disporre delle necessarie autorizzazioni, fintanto sia localmente
prescritto. Per stabilire il fulcro dell’attività si deve tenere in considerazione:
◦ domicilio ed intensità del potere di rappresentanza e influenza degli organi
dell’intermediario finanziario;
◦ domicilio, luogo di lavoro e potere di rappresentanza degli impiegati dell’intermediario finanziario;
◦ domicilio e tipo di rappresentanza degli aventi economicamente diritto /
detentori di controllo dell’intermediario finanziario.
g. La documentazione statutaria prevista per gli annunci è da integrare con:
◦ se l’intermediario finanziario impiega collaboratori che abbiano attività sottoposte alla LRD, è da fornire un organigramma che mostri chiaramente
quali sono le persone che abbiano funzioni in ambito LRD e quali siano
queste funzioni;
◦ l’incarico scritto a quelle persone che siano definite responsabili per l’intermediario finanziario della realizzazione della LRD nell’attività;
◦ copia del passaporto o documento d’identità datato e firmato, un estratto in
originale del casellario giudiziale, un curriculum vitae, cosı̀ come i dipolomi
rilevanti per l’attività;
h. La documentazione personale è da inviare per tutte le persone che siano nella
dirigenza dell’intermediairo finanziario e quelle persone che secondo l’organigramma ricoprano funzioni rilevanti LRD con dipsosizioni di rappresentanza,
o anche quelle persona che senza procura sempre in ambito LRD, ricoprano
internamente delle funzioni dirigenziali.
i. Se l’intermediario finanziario intendesse far uso delle facilitazioni previste dall’
art. 7a LRD e rinunciare ai doveri di diligenza ai sensi degli art. 3–7 LRD, viene
verificato sotto l’applicazione per analogia del < 13 del Regolamento dell’OAD
PolyReg (Regolamento), se il modello ricade in questa fattispecie. L’intermediario finanziario deve stilare un concetto scritto interno, su come internamente
vengano ottemperate le condizioni di cui il < 13 del Regolamento e come vengano
sempre e comunque garantiti i doveri di diligenza di cui gli art. 9–12 LRD.
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j. Se l’intermediario finanziario fosse attivo nell’ambito della gestione patrimoniale, viene controllato inoltre se nell’ambito della propria attività utilizzi strumenti
di investimenti collettivi di capitale. In questo caso l’intermediario finanziario
deve dar prova d’averne l’autorizzazione legale, in particolare con:
◦ l’invio di una richiesta d’esser sottoposto a PolyAsset/Codice deontologico
dell’OAD PolyReg, oppure
◦ la comprova d’essere sottoposto a norme di comportamento professionali
equivalenti, oppure
◦ una dichiarazione vincolante della rinuncia all’utilizzo di investimenti collettivi nell’ambito della gestione patrimoniale.
2.
Sistema di controllo da parte di terzi
Tutti gli intermediari finanziari affiliati sono controllati di regola una volta
all’anno nell’ambito di un controllo ordinario che è eseguito da Controllori demandati
dall’OAD PolyReg. È imprescindibile dovere dell’intermediario finanziario durante
la revisione dichiarare i precedenti a lui noti, violazioni o omissioni, o dare la dichiarazione che egli, al meglio della scienza nei confronti di tutte le giurisdizioni che lo
riguardano, abbia tenuto un corretto comportamento.
3.
Schema di controllo / processo di scelta del campionamento
Il mandato di controllo avviene da parte della Direzione dell’OAD PolyReg
o dal responsabile di una delle succursali di essa. I mandanti amministrano sotto
la supervisione della direzione il controllo dei termini prescritti per riguardo agli
intermediari finanziari controllati e da controllare.
Un controllo integrativo avviene tramite la formazione annuale obbligatoria da
assolvere (corso di formazione continua; accertamento dello stato di formazione).
La Direzione o i responsabili delle succursali possono, sù richiesta scritta da
parte del membro, rimandare per un anno, ma fino a due volte, il controllo annuale
ordinario se sono ottemperate le condizioni di cui il < 51 cpv. 3 del Regolamento.
L’OAD PolyReg lascia valutare al controllore il rischio che l’attività dell’intermediario finanziario presenta in rapporto a riciclaggio di denaro e finanziamento del
terrorismo, ed ingloba questa valutazione nella sua propria decisione. Per l’attività di
trasferimento di denaro e valori la relazione d’affari conta di regola a rischio superiore.
La richiesta per un primo rinvio della revisione deve essere inoltrata agli uffici
competenti entro 6 mesi dall’ultima revisione ordinaria avvenuta; la richiesta per
il secondo rinvio della revisione, al più presto 12 mesi e al più tardi 18 mesi dopo
l’ultima revisione ordinaria avvenuta. Le motivazioni per approvazione o rifiuto della
richiesta del rinvio della revisione sono da documentare per iscritto. Di regola nel
caso di trasferimento di denaro o valori non sono permessi rinvii dei controlli. Resta riservato il diritto in ogni momento all’OAD PolyReg senza peraltro dare una
motivazione d’ordinare un controllo ordinario.
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Nel caso di irregolarità, ad esempio nel caso di una comunicazione riportata
all’OAD PolyReg, o nel caso di un coinvolgimento dell’intermediario finanziario in
un’indagine penale, la Direzione può ordinare un controllo ordinario senza dover dare
motivazioni, ordinare un controllo straordinario, condurre un controllo focalizzato in
un ambito particolare o un controllo approfondito (ad esempio ampliando il numero
della campionatura).
Nel caso vi fosse un concreto sospetto di assistenza/complicità al riciclaggio di
denaro da parte di un membro o di violazioni gravi dei doveri della LRD, in questo
caso verrà ordinato in ogni caso un controllo.
4.
Requisiti dei Controllori
L’esecuzione da parte di terzi viene effettuata da Controllori abilitati presso
l’OAD PolyReg. È necesario tener conto che:
a. I Controllori devono essere società di audit abilitate da parte dell’OAD PolyReg
per le revisioni ai sensi della LRD a far testo dell’art. 24 cpv. 1 lett. c–d LRD
e devono ottemperare durevolmente a tutte le condizioni di legge secondo l’art.
9a della Legge sui revisori (LSR) e gli art. 11b, art. 11c e art. 11i dell’Ordinanza
sui revisori (OSRev).
b. Sia la società di audit come impresa di revisione, sia le persone che in suo nome
eseguono le revisioni, devono essere abilitati per i compiti da demandare loro.
Essi portano comprova delle loro capacità. Sono riconosciute come attestato di
capacità:
◦ l’abilitazione da parte dell’OAD PolyReg quale società di audit e di auditor
responsabile per le revisioni ai sensi della LRD a far testo dell’art. 24 cpv.
1 lett. c–d LRD;
◦ l’abilitazione dell’ASR ad esercitare la funzione di revisore secondo l’art. 5
LSR;
◦ diplomi riconosciuti quali il diploma federale di esperto contabile o esperto
fiscale;
◦ il perfezionamento tramite formazioni dell’OAD PolyReg (corso base LRD
e seminari specifici per i revisori).
c. I Controllori devono essere indipendenti nei confronti dell’intermediario finanziario da controllare. Valgono i criteri generali di ricusa, in particolare:
◦ nessuno stretto grado di parentela o affinità fra organi ed impiegati della
società di audit da una parte e dell’intermediario finanziario sottoposto a
verifica dall’altra;
◦ nessun vincolo giuridico fra società di audit e l’ intermediario finanziario
da controllare (casa madre, succursale, consorella);
◦ nessuna partecipazione economica fra società di audit da una parte e dell’intermediario finanziario sottoposto a verifica dall’altra, e viceversa;
◦ nessuna direzione unica fra società di audit ed intermediario finanziario da
controllare;
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◦ nessun rapporto di concorrenza diretto fra società di audit ed intermediario
finanziario da revisionare, e nessun interesse diretto economico da parte
della società di audit al risultato della revisione.
d. I Controllori devono garantire il principio di incompatibilità ai sensi dell’art.
11c OSRev. Difatti né la società di audit né i suoi organi e azionisti (con una
partecipazione al di sopra del 10 percento) possono avere un’attività autorizzata
o per cui è necessaria un’affiliazione ai sensi della LRD o detenere una partecipazione al di sopra del 10 percento di un intermediario finanziario secondo
l’art. 2 cpv. 2 e 3 LRD. Inoltre la società di audit non può essere sotto un’unica
direzione con un intermediario finanziario. Non è proibito alla società di audit
d’affiliarsi essa stessa ad un OAD. La condizione è che comunque non eserciti
un’attività a titolo professionale di intermediazione finanziaria.
e. L’OAD PolyReg veglia nell’assegnazione ai membri che le società abilitate dispongano di una sufficiente esperienza nell’ambito della revisione.
f. I Controllori si obbligano a documentare le proprie attività di revisione secondo
gli standards professionali riconosciuti della revisione e a mettere a disposizione
dell’OAD PolyReg sù richiesta le proprie carte di lavoro. L’OAD PolyReg offre
ai Controllori delle carte di lavoro standardizzate e riconosciute dalle norme
professionali di revisione, quale base di partenza minimo (si veda l’appendice I
al Concetto di controllo).
g. Secondo le possibilità viene sempre incaricata della revisione di un determinato
intermediario finanziario la medesima società di audit.
5.
Scelta/assegnazione dei Controllori
I controllori vengono abilitati dal Comitato Direttivo dell’OAD PolyReg ai sensi dell’art. 11a cpv. 2 OSRev quali società di audit. Internamente l’OAD PolyReg
differenzia fra cosiddetti revisori interni o esterni (specifici ad un membro). Dopo
un’abilitazione e accreditamento riusciti come revisore interno vengono conclusi dei
contratti quadro standards per l’esercizio dell’attività di revisione. In questo senso
vengono regolati le compensazioni degli onorari nei confronti dell’associazione.
I Controllori si impegnano a frequentare i corsi di perfezionamento per i revisori.
Tramite la formazione viene garantito in particolare un’esecuzione univoca della
revisione per tutti gli intermediari finanziari affiliati.
6.
Controllori particolari di un membro
Controllori particolari di un membro possono essere autorizzati dal Comitato
Direttivo 2 se essi sono anche gli organi di revisione contabile del membro e ottemperano alle condizioni di cui il Titolo 4. del Concetto di controllo, in particolare per
riguardo all’indipendenza.
Secondo il < 34 cpv. 2 degli Statuti il Comitato Direttivo ha la facoltà eccezionalmente di rinunciare alla condizione che la società di audit sia anche organo di
revisione del membro.
2
secondo il
< 34 degli Statuti dell’OAD PolyReg
pagina 5
L’OAD PolyReg può dare mandati ai controllori particolari di un membro ed
impartire direttive. I controllori particolari di un membro emettono un rapporto
esattamente come i revisori interni dell’associazione.
7.
Svolgimento dei controlli
I Controllori devono eseguire i controlli nella sede dell’ intermediario finanziario
e nei suoi locali. A sua richiesta l’intermediario finanziario deve fornirgli un posto di
lavoro adeguato.
Di regola la revisione avviene alla sede principale, dove devono essere tenuti gli
atti a disposizione del controllore. In casi giustificati la verifica può avvenire di una
filiale o succursale, in particolare quando l’attività rilevante ai sensi della LRD viene
colà condotta.
Quando l’intermediario finanziare esegue transazioni rilevanti ai sensi della LRD
tramite agenti/ausiliari,3 viene verificato se egli dispone dei rimedi organizzativi per
sorvegliarli e controllarli in maniera efficace.
La revisione viene annunciata o non annunciata. La decisione sul modo del
controllo e l’annuncio consta al Direttore.
I Controllori eseguono la revisione seguendo il modello del Rapporto di revisione
fornito dall’OAD PolyReg, il quale vale anche da checklist (si veda Allegato).
I Controllori tengono una copia del rapporto di revisione per i propri atti ed invia
l’originale alla Direzione dell’OAD PolyReg. L’intermediario finanziario sottoposto
al controllo riceve anch’egli una copia del rapporto di revisione.
8.
Contenuti della revisione (ambiti della revisione)
Il controllo deve verificare se l’intermediario finanziario abbia rispettato gli obblighi secondo LRD e Regolamento e se abbia ottemperato ai doveri associativi dati
dallo Statuto e Regolamento (per società d’investimento la verifica avviene tenendo
in considerazione gli aspetti particolari del settore). A questo scopo i Controllorila
procedono nella verifica dei doveri nel modo a seguire:
a. Dichiarazione dell’intermediario finanziario: i Controllori richiedono una dichiarazione scritta generica dell’intermediario finanziario secondo la quale egli dichiari secondo scienza e coscienza d’aver rispettato tutte le prescrizioni legali
rilevanti in Svizzera ed all’estero. La dichiarazione è parte integrante del rapporto di revisione. Questa impegna l’intermediario finanziario. Egli deve dichiarare
tutti i precedenti a lui noti in modo veritiero.
b. Rinuncia ai doveri di diligenza secondo l’art. 7a LRD: i Controllori verificano ai
sensi del concetto dell’intermediario finanziario approvato dall’OAD PolyReg, se
l’implementazione concreta del concetto da parte dell’intermediario finanziario
viene correntemente seguita e che essa sia possibile.
3
ai sensi dell’ art. 2 cpv. 2 lett. b dell’Ordiananza sul riciclaggio (ORD)
pagina 6
c. Identificazione della controparte e rappresentanti delle persone giuridiche: i Controllori controllano con una comparazione della documentazione con le usuali
registrazioni dell’attività (contabilità, registrazioni di cassa, estratti bancari, lista di depositi, eccetera. . . ), se l’identificazione della controparte nella misura
richiesta dalla legge4 e Regolamento5 avvenga correttamente e se i rappresentanti delle persone giuridiche ai sensi di legge e Regolamento6 vengano identificati
essi pure correntemente.
d. Accertamento dell’avente economicamente diritto / detentore di controllo: i controllori verificano se dalla documentazione LRD dell’intermediario finanziario
si evinca chiaramente quali controparti siano società di sede e se nei casi previsti dalla legge e Regolamento venga richiesta una dichiarazione scritta alla
controparte sull’avente economicamente diritto (Formulario A) rispettivamente
sui detentori di controllo (Formulario K), e se nei conti di passaggio o conti
di raccolta vi sia una lista attualizzata degli aventi economicamente diritto.
Nel caso di dubbio da parte del Controllore sull’avente economicamente diritto documentato per una controparte, egli chiede chiarificazioni al collaboratore
dell’intermediario finanziario responsabile della transazione e il Controllore stesso può intraprendere verifiche di integrazione.
e. Rinnovo della verifica dell’identificazione o accertamento dell’avente economicamente diritto / detentore di controllo: il Controllore verifica se dalla documentazione LRD ed altri documenti pertinenti l’attività vi siano degli indizi per
dubbi sopravvenuti sull’identità della controparte o l’avente economicamente diritto / detentore di controllo e se in questi casi vi sia stato un rinnovo dell’identificazione rispettivamente accertamento dell’avente economicamente diritto / detentore di controllo.
f. Obblighi di chiarimento (speciali): i Controllori verificano se l’intermediario finanziario abbia verificato oggetto e scopo della relazione desiderata dalla controparte nella misura in cui modo e scopo della relazione non si evincano dalle
circostanze o dal contratto stesso e che il risultato di questa verifica venga documentata in una nota scritta o nel profilo del cliente.7
Il Controllore verifica inoltre se dalla documentazione LRD ed altri documenti dell’attività vi siano indizi per chiarimenti speciali ai sensi dell’art. 6 LRD,
in particolare se presenti un rischio superiore e se le verifiche avvengano periodicamente.8 In questo contesto deve essere controllato se le relazioni a rischio
superiore rispettivamente con PEP vengano come tali etichettate e venga allestito e conservato il Formulario E. In seguito i Controllori verificano come le
relazioni vengano sorvegliate e come avvenga l’identificazione per transazioni
apparenti inusuali. Se l’attività risulta impiegare oltre 8 persone devono essere presenti delle direttive interne per la lotta al riciclaggio di denaro e contro
il finanziamento del terrorismo. I risultati dei chiarimenti speciali intrapresi
dall’intermediario finanziario devono essere riportati nel rapporto di revisione.
4
Art. 3 LRD
5
Regolamento
< < 7–17
6
Regolamento
< 12
7
Regolamento
< 30
8
Regolamento
< 31
pagina 7
g. Dovere di comunicazione: il Controllore verifica se nei casi documentati di sospetto fondato sia avvenuta subitaneamente la comunicazione all’Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS).
h. Blocco dei beni e divieto di informazione: il Controllore verifica se gli averi patrimoniali affidati all’intermediario finanziario dopo avvenuta trasmissione della
comunicazione alle competenti autorità di perseguimento penale o a seguito di
una comunicazione riguardante le Liste, siano stati immediatamente e completamente bloccati, e se l’OAD PolyReg o altri intermediari finanziari che potessero
bloccare gli averi patrimoniali siano stati informati della comunicazione. Il Controllore ha il diritto in questi casi di richiedere la corrispondenza pertinente.
i. Obblighi di documentazione: il Controllore verifica durante l’ispezione gli archivi
e i dossiers scelti e che questi siano gestiti in modo pulito e leggibile, che per ogni
relazione d’affari risultino completi, che riguardino tutte le relazioni rilevanti da
un punto di vista della LRD e che vengano conservati in un modo e sistema
sicuro, cosı̀ da permettere di poter evadere in un tempo appropriato eventuali
richieste di informazione e sequestro da parte delle autorità di perseguimento
penale. Inoltre deve venire controllato che le relazioni d’affari con un rischio
elevato e rispettivamente con PEP siano etichettate come tali. Va verificato
oltre ciò che la documentazione con un nesso ad un’avvenuta comunicazione
venga gestita separatamente e dopo il termine di 5 anni venga distrutta (art. 34
LRD).
j. Obblighi associativi: il Controllore verifica che l’intermediario finanziario non
sia venuto meno ai suoi obblighi associativi interni pertinenti le mutazioni. In
particolare va verificato:
◦ se le mutazioni riguardanti le persone responsabili di direzione ed amministrazione o cambiamenti nei poteri di rappresentanza siano stati annunciati
per tempo;
◦ se le attuali e valide direttive interne o procedure corrispondano a quelle
annunciate all’OAD PolyReg e che queste siano ancora adatte allo stato
attuale dell’attività e vengano controllate e rispettate.
k. Osservanza delle condizioni di affiliazione: il Controllore deve verificare che le
ineluttabili premesse (di cui il Titolo 1.) necessarie per l’affiliazione sussistano
ora come allora.
l. Personale ausiliario/agenti: 9 il Controllore verifica tramite una visione nei documenti necessari dell’intermediario finanziario e nella documentazione adatta
degli ausiliari/agenti,
◦ l’esistenza di un contratto scritto e conforme (esclusivo) di mandato o agenzia;
◦ gli atti documentali riguardanti gli ausiliari/agenti;
◦ la sorveglianza e la formazione degli ausiliari/agenti in ambito LRD;
◦ coinvolgimento degli ausiliari/agenti nei provvedimenti organizzativi volti
alla lotta contro il riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo
secondo l’art. 8 LRD;
9
ai sensi dell’ art. 2 cpv. 2 lett. b dell’Ordinanza sul riciclaggio di denaro(ORD)
pagina 8
◦ elenco/lista separata degli ausiliari ed agenti operativi nel trasferimento di
denaro e valori10
m. Dovere di formazione: il Controllore verifica se tutte le persone coinvolte in
gestione e amministrazione dell’intermediario finanziario, e cosı̀ pure i collaboratori con contatto alla clientela con mansioni LRD abbiano assolto il dovere
prescritto di formazione entro i termini.
n. Valutazione del rischio: il Controllore considera con una valutazione generale
sul membro da controllare il rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo insito nell’attività che egli svolge. Esso informa l’OAD PolyReg delle sue
valutazioni nell’ambito del suo rapporto di revisione, nel quale, se del caso, argomenterà brevemente una eventuale valutazione ad alto rischio. Nel caso di un
rischio elevato si deve inviare all’OAD PolyReg, oltre al rapporto di revisione,
anche la totalità delle carte di lavoro. Per trasferimento di denaro o valori vale
di principio un rischio elevato.
9.
Controllo a campione
Nella scelta dei campioni sono da includere i dossiers con precedenti obiezioni e
quelli notoriamente problematici; per gli altri la scelta sarà dettata dal caso.
La quantità del campionamento è basata sul rischio che presenta l’intermediario
finanziario, ma in ogni caso almeno il 10% dei dossiers clienti. I Controllori stabiliscono questo autonomamente e prima del controllo basandosi sulle carte di lavoro messe
a disposizione dall’OAD PolyReg (si veda Appendice I al Concetto di controllo).
Per gli intermediari finanziari che gestiscono più di 500 dossiers LRD il Controllore può rifarsi ad un campione casuale e ridotto che riguardi almeno 50 dossiers,
se il Controllore è persuaso che il campione ridotto sia un campione rappresentativo e sufficiente della qualità dei dossiers e l’impianto del campione ridotto dia una
certezza che essi siano rappresentativi per tutta l’interezza dei dossiers.
10.
Controllo delle persone sottomesse ad un segreto professionale
Il mandato di controllo per la revisione di persone sottomesse ad un segreto
professionale (avvocati e notai) è attribuito unicamente a persone fisiche titolari
di un’abilitazione da parte del’OAD PolyReg quale auditor responsabile ai sensi
dell’art. 18 cpv. 3 LRD in unione all’art. 11k OSRev e siano possessori di una patente
di avvocato, sottostando essi stessi al segreto professionale ed esercitando la loro
professione in modo indipendente.
Se non è stata effettuato una comunicazione a MROS ai sensi dell’art. 9 LRD
poichè secondo l’intermediario finanziario l’attività era sottomessa al segreto professionale ai sensi dell’art. 321 CP, il Controllore incaricato deve verificare se si tratti
effettivamente di un’attività sottomessa al segreto professionale, stabilendo se sia
specifica alla professione o accessoria e quindi non coperta dal segreto professionale.
10
secondo il
< 40 cpv. 3 del Regolamento
pagina 9
Il Controllore incaricato presenta il suo rapporto direttamente al Comitato Direttivo Delegato. Il rapporto di revisione è da suddividere in una parte generale
ed una particolare, in modo che solo la parte particolare contenga le informazioni
coperte dal segreto professionale.
11.
Controlli straordinari
All’accertamento di irregolarità o violazioni, che necessitino di verifiche supplementari, il Comitato Direttivo può incaricare un Responsabile d’inchiesta indipendente, con la spiegazione specifica della fattispecie. Le sue risultanze sono la base
per un’eventuale decisione di sanzione da parte del Comitato Direttivo.
A differenza della revisione annuale ordinaria i controlli straordinari non vengono eseguiti con dei controlli a campione, ma si chiarisce sistematicamente ogni
presunta violazione.
All’intermediario finanziario è data la possibilità di prendere posizione scritta
sui risultati dei controlli straordinari.
12.
Sorveglianza dei Controllori
I Controllori sono a loro volta sorvegliati dall’OAD PolyReg; difatti sono sottoposti a regolari controlli per la verifica che i criteri di abilitazione come società di
audit e per i rispettivi auditors responsabili siano durevolmente ottemperati, per la
verifica che i termini sui mandati vengano rispettati e che la loro attività di revisione
sia dovutamente documentata.
L’attività di revisione viene regolarmente valutata qualitativamente dall’ OAD
PolyReg.
L’OAD Polyreg può a questo scopo prendere visione delle carte di lavoro del
Controllore, in caso di violazione impartire dei termini, inviare dei solleciti, dare degli
ammonimenti, ordinare la frequenza a formazioni specifiche, privare i Controllori
della propria abilitazione, disdire la concessione di un revisore particolare di un
membro, e assegnare ad esso un proprio revisore interno.
Comitato Direttivo PolyReg, Versione 11.2015
Appendice I: Carte di lavoro
Allegato: Modello di rapporto di revisione
pagina 10