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Fund raising Il manuale per la raccolta di fondi a cura di Romina Sapignoli 3 Indice 1. Prepararsi al fundraising: una breve introduzione 1. Che cos’è il fund raising? 2. Che approccio adottare per fare fund raising? 3. Il ciclo del fund raising 4. I documenti indispensabili per fare fund raising 5. Quali sono le componenti per un fund raising di successo nelle piccole organizzazioni? 2. Strategie di fund raising 1. La logica del fund raising: creare la piramide della donazione 2. Identificare il fabbisogno economico e selezionare il giusto programma di raccolta fondi 3. Costruire un gruppo di volontari che valuti i progetti e la scelta del programma 4. Incontrare un esperto di fund raising 5. Mai perdersi d’animo 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 1. Il mailing > I principali benefici > I costi, i risultati e la misurazione dei ritorni > La tempistica > Come scrivere una lettera > La lista dei potenziali donatori 2. La quota associativa > Per quali associazioni è adatto il tesseramento 4 5 Presentazione > Quali sono i vantaggi per i soci 3. L’organizzazione di piccoli eventi di raccolta fondi > Le finalità di un evento speciale > Le azioni da compiere per avere successo > I costi e i ricavi di un evento, come tenerli sotto controllo 4. Internet e raccolta fondi > In che modo internet può servire la raccolta fondi? > Vantaggi di internet nel fund raising > Svantaggi di internet nel fund raising 5. La raccolta fondi dalle imprese > Perché vale la pena anche per le piccole organizzazioni? > Il ruolo strategico dei volontari nella raccolta fondi dalle imprese > Come sviluppare le relazioni con le imprese? 6. Le Fondazioni Bancarie come canale di finanziamento > Come muoversi nei confronti delle fondazioni bancarie? > Scrivere e presentare un progetto > Come monitorare i risultati Conclusioni Per approfondimenti 7 Introduzione > Parlare di raccolta fondi, oggi, è diventato comune per i vari attori del settore non profit così come per i diversi enti che operano nella rete sociale. Nascono idee, si sviluppano progetti, si delineano responsabilità e, per necessità, si ricorre alla ricerca delle varie tipologie di finanziamento. E’ giusto che chi opera nel terzo settore consideri i benefici che un’efficace e ben riuscita raccolta di fondi porterebbe all’associazione in termini di migliori servizi offerti e di maggior riscontro nella cittadinanza. La grande espansione del settore, che tuttora assiste al proliferarsi continuo di nuove realtà non profit ha fatto nascere, in parallelo, l’esigenza di affrontare il tema di ricerca fondi con maggiore sistematicità e organizzazione. Se restringiamo le osservazioni al campo delle associazioni di volontariato, quanto fin ora detto è da considerarsi valido. Nell’ultimo decennio queste realtà si sono affermate sia per la presenza stabile nel territorio, sia per gli interventi legislativi che hanno permesso il loro sviluppo. Così, è diventato usuale sentir parlare di una nuova associazione che ha la finalità di curare determinate cause che fino ad un momento prima per voi erano immaginarie. Ebbene questo deve dare conforto a tutti quanti perché è dimostrazione delle tante persone che 8 9 1. Prepararsi al fund raising: una breve introduzione hanno identificato un problema o un bisogno della società e che ora si stanno 1. Che cos’è il fund raising? impegnando per dargli una risposta. Non dovete scoraggiarvi se pensate che Il termine “fund raising” significa, letteralmente tradotto, “raccolta fondi” ma quindici anni fa le cose erano diverse e magari più facili. Sicuramente ora biso- è giusto darne una definizione più esaustiva che lo definisce come “il comples- gna fare i conti con una nuova realtà e il modo giusto per affrontarla è quello so di attività che l’organizzazione non profit mette in atto per la creazione di di adattarsi ai cambiamenti, che ci sono stati e che ci saranno. rapporti d’interesse fra chi chiede risorse economiche, materiali e umane in Questo manuale nasce con lo scopo di introdurvi ai principi dell’attività di rac- coerenza con lo scopo statutario e chi è potenzialmente disponibile a donarle”. colta fondi, con la convinzione che mettendolo in pratica avrete più possibilità Il fund raising non è, dunque, solo una semplice richiesta di denaro, bensì di ottenere i mezzi necessari per rispondere alle esigenze che hanno dato vita un’attività strutturata che si basa su due principi guida dell’economia moderna: alla vostra associazione di volontariato e al vostro spirito di solidarietà. il principio di reciprocità e il principio dei matrimoni d’interesse. Il primo si riferisce ad una serie di trasferimenti bilaterali (fra due o più parti), indipendenti, liberi tra loro ma in qualche modo interconnessi. Per semplificare questo concetto basta pensare a quando invitiamo a cena un nostro amico. In questo caso, mai ci verrebbe in mente di farci pagare la cena, anzi noi siamo ripagati dalla relazione che si crea, dal piacere di averlo ricevuto, e potremo aspettarci che porti con sé un fiore o una bottiglia di vino in segno di ringraziamento. Il principio del matrimonio d’interesse, a sua volta, fa perdere la connotazione negativa data dalla società moderna al termine di interesse proprio, ricollegandosi al significato d’origine latina per cui la parola interesse significa essere in mezzo, partecipare. In quest’ottica bisogna pensare che non è vero che un donatore dona per niente, anzi dona perché ha interesse nel farlo. Un interesse che non necessariamente deve essere tradotto in termini economici ma bensì deve essere raffigurato in un bene simbolico o ancor meglio in un bene relazionale che trova godimento nelle più svariate motivazioni che sempre più sono alla fonte di una donazione. Come beni relazionali possiamo elencare: l’abitudine a ritrovarsi in certe occasioni, la famigliarità esistente all’interno di gruppi di amici o di parenti, la comunanza di esperienze, la conoscenza reciproca, 10 1. Prepararsi al fund raising: una breve introduzione la fiducia che si instaura tra persone e, soprattutto, lo scambio generato dal causa, analizza il mercato, i potenziali donatori e che continua ad esistere meccanismo di fund raising dove il donatore devolve risorse e l’organizzazione anche dopo l’atto della donazione attraverso l’assistenza, il ringraziamento, la non profit non restituisce un bene equivalente, ma esclusivamente un bene comunicazione ecc. 11 relazionale (ringraziamento, amicizia, appartenenza) unito, a volte, ad un bene economico materiale di valore simbolico (come una tessera di socio, una notazione, una qualche forma pubblicitaria indiretta). 3. Il ciclo del fund raising Possiamo quindi affermare che il fund raising è l’insieme di attività che genera- Così come ogni attività complessa, che opera in un ambiente in continua evo- no uno scambio sociale, ovvero uno scambio economico impari; sarà compito luzione e competitivo, anche per la raccolta fondi è stato individuato un ciclo del fundraiser generare gli scambi migliori e più duraturi. operativo che ordina per passi le azioni da seguire. Questo strumento è definito il ciclo del fund raising; il suo rispetto permetterà all’associazione di muoversi adeguatamente, verificando e valutando i risultati. 2. Che approccio adottare per fare fund raising? Di certo il ciclo del fund raising, proprio per la sua natura programmatica, può Per ottenere buoni risultati nella raccolta fondi è necessario superare l’ap- mostrare la sequenza d’azioni da compiere in maniera assoluta, ma sarà poi proccio pietistico e lagnoso che spesso accompagna gli stati d’animo di chi si compito delle associazioni scegliere quelle più appropriate al caso e valutare gli trova a dover affrontare una richiesta di denaro. Fare fund raising non significa effetti tenendo conto delle condizioni e dei fattori. È opportuno quindi prenderlo chiedere l’elemosina, anzi, Henry Rosso, italo americano, fondatore della più in considerazione perché è da questo che parte ogni attività di raccolta fondi, famosa scuola di fund raising nel mondo, definisce il fund raising come “La grande o piccola che sia. nobile arte di insegnare alle persone la gioia di donare”. Un fundraiser deve Le fasi del ciclo di fund raising sono così suddivise: operare tenendo a mente questa frase, proponendo un progetto in cui per primo 1. Avvio al fund raising: innanzi tutto è necessario creare e condividere una ripone notevole ottimismo perché fiducioso nella causa. Solo con convinzione, vision e una mission. La vision è l’immagine completa di ciò che si desidera determinazione e fede nella causa proposta si riuscirà a trasmettere il giusto raggiungere, è l’idea che motiva la nascita di un’associazione. A sua volta la segnale, che potrà essere accettato o meno, ma l’importante è averlo trasmesso mission definisce gli ambiti di cui si occupa l’organizzazione; deve essere ben correttamente. definita e chiara per fare da filo conduttore tra i vari soggetti che partecipano È giusto osservare inoltre, che oggi, l’attività di raccolta fondi non può essere alla vita associativa. Così, ad esempio, due o tre persone possono decidere improvvisata ma deve essere vista, per quanto possibile, in un’ottica strategi- di formare un’associazione condividendo la vision di un mondo futuro senza ca. Il fund raising improvvisato, ovvero quello che dedica la maggior parte del fumatori e definire per loro mission la prevenzione attraverso l’educazione tempo ad attività operative e manuali senza occuparsi delle fasi che precedono antifumo nell’età giovanile. Le organizzazioni non profit esistono in funzione e posticipano la mera attività di raccolta, potrà avere successi casuali non della loro mission, esistono per trasformare la realtà individuando cose che garantiti nel tempo. Migliori risultati sono dati utilizzando l’approccio del fund non funzionano e cambiarle in cose che funzionano. Non possono nascere raising strategico ovvero dell’attività che prima progetta, identifica la buona organizzazioni che non abbiano ben chiari gli scopi della loro esistenza. 12 1. Prepararsi al fund raising: una breve introduzione 2. Identificazione degli obiettivi: è il secondo passo che l’associazione non pro- 4. I documenti indispensabili per fare fund raising 13 fit deve compiere, definendo per iscritto quali sono gli obiettivi che si prefigge Una delle prime cose che un’associazione si deve preoccupare di fare, prima di di raggiungere. E’ bene specificare i progetti che s’intendono sviluppare e cimentarsi nella raccolta fondi, è redigere il Documento Buona Causa (DBC), raccogliere tutte le informazioni relative. Solo avendo ben chiari gli obiettivi ovvero un documento che riassuma una serie di informazioni utili per rappre- si potrà auspicare il loro raggiungimento. In gergo gli obiettivi di una organiz- sentare l’associazione di fronte al suo pubblico interessato (donatori, volontari, zazione non lucrativa vengono definiti “la buona causa” e nel paragrafo 4 di personale retribuito, sponsor, pubblica amministrazione, ecc.). Il Documento questo capitolo analizzeremo il documento a proposito. Buona Causa è un passaggio fondamentale per la costruzione del piano di fund 3. Analisi dei mercati: l’associazione deve individuare i mercati di riferimento, raising perché rappresenta l’espressione della causa, ovvero di tutte le ragioni ovvero deve scegliere a chi rivolgere la sua richiesta di fondi. I mercati si per le quali si dovrebbe contribuire alla sua promozione. suddividono in: mercato delle persone, mercato delle imprese, mercato delle Per realizzare un fund raising di successo, il Documento Buona Causa, deve fondazioni bancarie e filantropiche, mercato degli enti pubblici. essere ben articolato e compreso da tutti coloro che rappresentano l’organiz- 4. Scelta degli strumenti da utilizzare; costituisce il quarto step della raccolta zazione agli occhi dei potenziali donatori, deve inoltre essere comunicato con fondi e consiste nella scelta del mezzo più appropriato per ottenere dona- entusiasmo e in modo persuasivo a coloro da cui si cerca di ottenere una dona- zioni. Si parla di mailing, telemarketing, contatto diretto, sponsorizzazioni, zione. Il Documento Buona Causa contiene due elementi fondamentali: il docu- realizzazione di eventi, posta elettronica. mento stesso, utilizzato per uso interno e la Documentazione Promozionale, 5. Messa in opera: dopo aver scelto la strategia è arrivato il momento di appli- che comunica la buona causa al pubblico. Il DBC propriamente detto fornisce carla. Questa fase è molto delicata perché, se viene organizzata male, rischia una serie di informazioni su tutto quello che un potenziale donatore potrebbe di compromettere tutto il lavoro fino ad ora eseguito. In questa fase è impor- aver bisogno o desiderio di sapere sull’organizzazione. tante creare un gruppo di persone valide tenendo presente che senza un forte Nel DBC si trovano le seguenti componenti: e motivato gruppo di volontari, senza che il personale retribuito sia flessibile, 1. Mission: una dichiarazione morale significativa delle esigenze e dei proble- disponibile al cambiamento culturale e continuamente persuaso della bontà mi umani e sociali per far fronte ai quali esiste l’organizzazione. La mission della causa, un piano di fund raising è praticamente irrealizzabile. E’ poi risponde alla domanda “perché esiste l’organizzazione?”. opportuno considerare anche la possibilità di rivolgersi ad un consulente di 2. Obiettivi strategici: dichiarazioni generali che definiscono ciò che l’associa- fund raising o a chi comunque ha già maturato altre esperienze, per ascoltare zione si propone di ottenere nel far fronte alle esigenze e ai problemi iden- i suoi consigli professionali. tificati nella mission. Gli obiettivi strategici rispondono alla domanda “che 6. Valutazione dei risultati: è la fase finale del ciclo che darà poi inizio alla cosa- che bisogni serve l’associazione?” raccolta successiva e quindi ad un nuovo ciclo. Considera i risultati ottenuti, 3. Obiettivi operativi: dichiarazione su ciò che l’associazione farà per provvede- gli obiettivi preposti e dà così modo di valutare l’operatività, gli errori, le re al raggiungimento degli obiettivi strategici. Questi obiettivi devono essere mancanze e i punti di forza. Inoltre permette di valutare i costi sostenuti per misurabili, raggiungibili, limitati nel tempo e devono guardare ai risultati. ogni singola attività, che a loro volta serviranno da parametro valutativo. Rispondono alla domanda “come – in che modo si risolveranno le sfide che 14 si vogliono affrontare?” 1. Prepararsi al fund raising: una breve introduzione 15 copywriter, il grafico, il responsabile marketing, nel momento in cui dovranno 4. Programmi e servizi: descrizione dettagliata delle modalità secondo cui preparare il materiale promozionale composto da brochure, proposte di finan- l’organizzazione mette in atto i propri obiettivi operativi, da definirsi in base ziamento rivolte alle fondazioni bancarie o civili, mailing, prospetti di raccolta alle persone coinvolte. capitali, comunicati stampa, giornalini delle organizzazioni, newsletter, discorsi 5. Organi di governo: spiega come viene eletto e nominato l’organo direttivo, come funziona, come rappresenta la comunità e la popolazione coinvolta nei e interventi durante convegni e seminari, conversazioni faccia a faccia per conoscere i potenziali donatori e sollecitarli. servizi erogati. 6. Personale: determina la composizione del personale, sia retribuito, sia volontario, per un’efficace erogazione dei programmi e dei servizi. 7. Strutture o meccanismi di erogazione dei servizi: descrizione dell’ambiente fisico e delle procedure usate per realizzare il programma. 8. Finanze: materiali espositivi, numerici e grafici che illustrano chiaramente il modo in cui l’organizzazione acquisisce e spende le proprie risorse finanziarie. 5. Quali sono le componenti per un fund raising di successo nelle piccole organizzazioni? Per realizzare una buona raccolta fondi, è necessario che le associazioni tengano determinati accorgimenti nella loro operatività. Per avere successo non devono mancare i seguenti componenti: - documento buona causa: un documento chiaro e stimolante che giustifichi la raccolta fondi; 9. Pianificazione, sviluppo e valutazione dell’organizzazione: descrizione dei - il fabbisogno: ovvero il fabbisogno del programma quantificato economica- processi a lungo e breve termine usati dall’organizzazione, con chiara indi- mente, che chiarisca le ragioni per cui è necessario il fund raising. In termini cazione degli obiettivi futuri. profit è il prodotto; 10. Storia della nascita e della crescita dell’associazione: breve descrizione di come e perché l’associazione è nata, indicando chi l’ha formata e quali sono stati i risultati ottenuti. - obiettivi: una stima realistica del fabbisogno economico, determinata in base alle finalità che l’azione di fund raising si propone di realizzare; - donatori: bisogna individuare i donatori in base alla quantità e qualità delle donazioni necessarie per garantire il successo dell’operazione di fund rai- É bene che il Documento Buona Causa venga scritto da una sola persona che, dopo aver intervistato i fondatori dell’associazione, i presidenti, i volontari, i dipendenti e dopo aver raccolto il materiale informativo e promozionale distri- sing; - volontari carismatici: persone impegnati nell’attività disponibili a dare tempo, energie e talento per un fund raising produttivo; buito negli anni, sottoporrà al comitato associativo una proposta di DBC. - le pubbliche relazioni: servono a far conoscere ed accettare l’organizzazione Una volta terminato il DBC verrà personalizzato e aggiornato cogliendo tutte le - il tempo e la tempistica: bisogna aver tempo a sufficienza per elaborare e informazioni che giungeranno dai costituenti dell’associazione ovvero da tutti mettere in atto un programma di qualità stabilendo una tempistica realistica coloro che hanno o prenderanno parte alla vita associativa. Questo documento tenuto conto delle festività religiose e civili e della crescente competizione tra è utile in quanto fornisce l’identità dell’associazione. Ad esso attingeranno il gli organismi non profit per ottenere fondi e dell’instabilità delle condizioni che raccoglie fondi; 16 17 2. Strategie di fund raising economiche; - budget: i piani d’investimento, o i fondi compresi nel budget, devono essere congruenti con il fabbisogno del programma. 1. La logica del fund raising: creare la piramide della donazione La legge di Pareto, sociologo ed economista, esprime il rapporto che ha guidato l’economia della produzione, sino ad oggi, affermando che l’80% della produttività è data dal 20% dei lavoratori. Questa considerazione, oltre ad aver sempre trovato grandi riscontri negli studi economici e macroeconomici, dove ad esempio si sa che l’80% del prodotto nazionale lordo è dato dal 20% delle imprese, trova conferma anche nella raccolta fondi. È testato infatti che l’80% dei fondi raccolti è dato dal 20% dei donatori. Constatato ciò, è bene creare una serie di azioni che curando i vari livelli di donazione incrementino l’ammontare di raccolta annuo. La figura che segue, rappresenta la piramide della donazione ed esprime una chiara semplificazione del concetto appena citato. Figura 2.1 La piramide del fund raising 18 2. Strategie di fund raising Come possiamo osservare, la piramide è suddivisa in cinque livelli dove in no la loro vita, la loro cultura, le loro vicissitudini, la loro famiglia. Chi si trova ognuno trovano posto le varie tipologie di donatori. È fondamentale considerare nelle condizioni di poter dare un grosso lascito generalmente lo fa a favore sempre ogni tipo di donatore con lo scopo di promuovere, negli anni, i donatori di chi già conosce, di chi già approva e con cui ha instaurato una relazione. al gradino superiore fino a raggiungere l’apice della piramide dove si trovano il Per questo è più probabile che la grande donazione arrivi da chi è già stato 20% dei donatori che apportano l’80% dei fondi, ovvero dove la legge di Pareto donatore. viene soddisfatta. La piramide del fund raising è utile per capire la logica con cui la raccolta fondi La base della piramide è costituita dalle quote associative e dai sostenitori che deve essere tenuta, una logica di continua crescita e sviluppo generate dal hanno fatto la loro prima donazione, pagato la loro prima quota associativa o buon lavoro, costante, corretto e ben organizzato che non può prescindere dalla partecipato ad un evento speciale. Spesso queste donazioni sono casuali, fatte relazione personale che rimane sempre alla base di ogni buona raccolta fondi 19 per svista o comunque d’impulso; in questo caso il compito dell’associazione sarà quello di cogliere l’attenzione dimostrata dal donatore, ringraziandolo e tenendolo informato sull’attività che l’associazione svolge, in modo da otte- 2. Identificare il fabbisogno economico e selezionare il giusto programma di nere un rinnovo della donazione ed essere così riuscita a farlo salire già di un raccolta fondi gradino. Un buon piano di fund raising comincia dalla valutazione dei fabbisogni econo- Nel secondo livello si trovano, infatti, tutti i donatori che hanno già donato e mici dell’associazione e dalla valutazione dei fondi che devono essere raccolti che rinnovano la loro quota spesso anche incrementandola. A questi l’associa- per sostenere programmi finalizzati alla soddisfazione dei bisogni, nonché alla zione deve rivolgersi proponendo richieste di rinnovo personalizzate, laddove scelta dei programmi di fund raising giusti per raccogliere i fondi necessari. si è creata una relazione con il “vecchio” donatore, e invitandolo agli incontri, I fabbisogni che un’associazione riscontra si suddividono in quattro tipologie: agli eventi speciali, inviandogli newsletter e altro materiale informativo, con- 1. relativi all’anno d’esercizio e quindi collegati al deficit annuale; tattandolo telefonicamente e ringraziandolo. Così facendo, ovvero coltivando 2. legati a finalità specifiche; il rapporto tra donatore e vita dell’associazione e tra donatore e fundraiser, si 3. in termini di capitali immobili e di attrezzature; possono ottenere anche donazioni pianificate o stabili. 4. in termini di capitali che producono interessi per coprire i fabbisogni relativi Al terzo livello si trova la fascia dei donatori che hanno deciso di dare un all’anno d’esercizio. contributo programmato all’associazione, impegnandosi in donazioni rivolte a specifici progetti o in donazioni costanti e periodiche. In questo caso i donatori vengono definiti “attivisti” perché danno un continuo supporto all’associazione A questi fabbisogni corrispondono quattro programmi di raccolta fondi: e per questo è bene che vengano chiamati anche a prender parte all’attività 1. Raccolta annuale (donazioni ordinarie): utilizzata per coprire il deficit manageriale dell’associazione. annuale ed è usualmente richiesta sotto forma di quota associativa o come Gli ultimi due livelli della piramide riguardano le grandi donazioni e i lasciti donazione ordinaria. La differenza sta nel fatto che la quota associativa predi- testamentari. In questi casi i donatori hanno svariate motivazioni che riguarda- spone una sorta di rinnovo, porta con se il concetto di appartenenza e quindi 20 2. Strategie di fund raising 21 è fidelizzante nel tempo, mentre la donazione non possiede tutte queste 3. Costruire un gruppo di volontari che valuti i progetti e la scelta del pro- caratteristiche. In generale la raccolta annuale vuole, oltre ad ottenere la gramma donazione, fare anche in modo che si ripeta negli anni e che aumenti d’en- Come già abbiamo avuto modo di constatare un piano di fund raising risulta tità, creando abitudini e modalità di donazioni e ricercando nuovi potenziali impossibile se a renderlo effettivo non opera un motivato gruppo di volontari e donatori. il personale retribuito che sostenga in pieno la buona causa dell’associazione e che sia disposto a continui cambiamenti e flessibilità. Questo perché è impen- 2. Raccolte di capitali legate a specifici progetti: in questo caso viene chiesto sabile che la raccolta fondi sia efficace se fatta da persone che non credono in al donatore una somma ingente necessaria all’organizzazione in termini di quello che promuovono. Fingere di essere in accordo con la mission proposta capitali, come ad esempio può essere la costruzione, ristrutturazione, espan- risulterebbe inutile perché l’interlocutore percepirebbe, con alta probabilità, sione di un edificio o per l’acquisizione di attrezzature particolari. In questi la non piena convinzione finendo col rifiutare la proposta e il rappresentante casi il donatore ha l’opportunità di distribuire l’erogazione della donazione in dell’associazione finirebbe col screditare l’immagine di quest’ultima. diversi anni fiscali utilizzando il metodo della “promessa di donazione”. Quello che serve per una buona raccolta fondi è un gruppo di persone motivate e compito dell’associazione è quello di valorizzarle. 3. Grandi donazioni e donazioni straordinarie, vengono fatte ogni 5-7 anni, di solito da persone che già hanno donato. Sono donazioni “una tantum”, non I volontari, non essendo dipendenti stipendiati posseggono particolari caratte- richiedono di avviare una raccolta di capitali per sollecitare una donazione ristiche, in quanto: straordinaria, basta individuare un bisogno e rivolgersi personalmente alle - eseguono il loro servizio con lo scopo di aiutare e non di ricevere un com- persone che potenzialmente potrebbero concedere il finanziamento. penso; - sono più credibili perché non essendo pagati viene più naturale fidarsi di loro; 4. Donazioni pianificate: meglio conosciute come lasciti e testamenti. Se sol- - sono più oggettivi nel criticare e nell’individuare i problemi della struttura; lecitata correttamente, la donazione pianificata apporta all’associazione una - vivono il loro lavoro con molto meno stress e meno pressione; donazione consistente. Un programma di raccolta annuale, produttivo e ben - sono cittadini che spesso aiutano l’associazione a superare i vincoli burocra- organizzato rappresenta una solida base per le sollecitazione pianificate, in quanto tende a legare gli interessi del donatore a quelli dell’organizzazione non profit. tici; - non essendo pagati possono essere impegnati anche per progetti a rischio per l’associazione. I volontari sono un bene prezioso, che possono apportare ottimi contributi all’associazione perché spinti da una forte motivazione. I volontari trovano soddisfazione nel prender parte alla vita dell’associazione e nello spendere tempo e proprie risorse e per questo un’associazione deve valutare i volontari per le loro capacità e potenzialità. Di seguito elenchiamo le attività essenziali che è bene 22 2. Strategie di fund raising intraprendere per coinvolgere i volontari nel programma di fund raising: 4. Incontrare un esperto di fund raising A. analizzare le esigenze dei vostri volontari in modo accurato, completo e Può capitare che un’associazione senta l’esigenza di rivolgersi ad uno specia- obiettivo: una volta stabilito il programma di fund raising è bene assegnare lista della raccolta fondi per usufruire della sua esperienza tecnica e delle sue ruoli e compiti ai volontari e fare una descrizione sommaria delle mansioni da capacità organizzative. Prima di rivolgersi ad un consulente è bene, però, valu- compiere in modo da definire le abilità necessarie per ciascun compito; tare le esigenze dell’associazione, la preparazione ad interagire con l’esperto B. identificare i potenziali volontari: è bene condurre una continua ricerca per 23 nonché la sostenibilità dei costi. l’identificazione dei volontari e redigere una scheda per ogni candidato; C. reclutare i volontari; se il volontario è tanto in gamba per candidarsi ad un L’associazione deve avere ben chiari gli obiettivi strategici e operativi prima di compito importante lo sarà anche per un incontro di sensibilizzazione in chiedere assistenza esterna, deve aver elencato i bisogni in ordine di priorità, i cui devono essere sottolineate le sue potenzialità verso l’organizzazione non leader dell’associazione devono essere ben disposti a impegnare le loro risorse profit; sia in termini di tempo che di donazione e i volontari più qualificati devono D. formare e orientare i volontari: è bene informare i volontari sul programma essere disponibili. L’intervento di un consulente non significa pagare qualcuno dell’associazione, sullo scopo perseguito, sull’operatività e sul suo budget. È per svolgere i compiti che l’associazione avrebbe dovuto fare altrimenti, anzi, bene inoltre indicare le necessità che stanno alla base degli obiettivi strate- significa lavorare con più competenza in modo corretto e con l’obiettivo di otte- gici e spiegare come sono stati individuati i bisogni; nere risultati migliori. L’intervento del consulente è un’occasione per aumentare E. coinvolgere i volontari: i volontari non utilizzati sono sprecati, se un’associazione non ne fa uso, prima o poi li perderà; F. fare buon uso del tempo dei volontari: i volontari hanno una quantità di tempo limitata da donare, usatela con buon senso. Non imponete compiti le proprie esperienze e capacità ed è un ottimo momento di formazione per i volontari. La consulenza può essere utile quando: A. Si ha in programma una raccolta di capitali che prevede un lungo periodo pesanti per il tempo che il donatore ha a disposizione e non assegnate mai di tempo e richiede: compiti di serie “b” ai volontari semplicemente per tenerli occupati; 1. gli studi sulla fattibilità; G. valutate i volontari: la valutazione è importante perché dimostra che la partecipazione dei volontari è tenuta in considerazione; H. ringraziare: la soddisfazione, nel senso di appagamento interiore, è una grossa ricompensa per il volontariato prestato. Bisogna dimostrare a ciascun 2. l’organizzazione e la pianificazione della raccolta; 3. l’assistenza con ricerca di potenziali donatori e reclutamento dei volontari; 4. la consulenza continuativa per il management del fund raising. volontario che il servizio da lui offerto non è soltanto molto apprezzato ma anche altamente significativo per l’organizzazione non profit. Per ringraziare B. Si vuole effettuare una raccolta annuale o ordinaria che richiede: i volontari è bene utilizzare tutti gli strumenti appropriati, come lettere, tar- 1. la pianificazione della raccolta; ghette, articoli sulla stampa locale, cene di ringraziamento o inviti ad eventi 2. l’implementazione specifica di tecniche di fund raising. speciali. 24 25 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni C. Si vuole un servizio di supporto in tema di; 1. revisioni contabili del programma di fund raising; 2. corsi di formazione per il consiglio di amministrazione; 3. individuazione dei potenziali donatori; 1. Il mailing 4. ricerca di dirigenti; Consiste in una richiesta scritta di donazioni che viene distribuita e recapitata 5. preparazione di comunicati e materiale di marketing; per posta. E’ l’invito alla donazione che l’associazione fa chiedendo al ricevente 6. organizzazione di eventi speciali; (quasi sempre sconosciuto) di donare. 7. programmi di donazioni pianificate. Anche se, ogni anno, migliaia di organizzazioni non profit, di grandi e di piccole dimensioni, ricevono migliaia di euro attraverso la sollecitazione per posta, il 5. Mai perdersi d’animo mailing rimane una tecnica non adatta a tutti. Non tutte le organizzazioni non Spesso le piccole organizzazioni si scoraggiano perché confrontano le loro profit sono in grado di intraprendere campagne di mailing, il problema si fa più azioni e i loro risultati con l’attività svolta dai giganti del non profit. Questo evidente soprattutto nelle piccole organizzazioni. atteggiamento è sbagliato perché ogni organizzazione, anche la più piccola, La prima barriera è di natura economica: le organizzazioni di piccole dimen- ha i sui punti di forza e di debolezza; conoscendoli e operando a modo sarà in sioni non possono permettersi di intraprendere una campagna di mailing (che grado di ottenere risultati adatti alla sua portata. Quindi mai scoraggiarsi, anzi è come vedremo tra poco richiede una rilevante spesa anticipata), a meno che bene sfruttare le caratteristiche tipiche di ogni associazione che la differenziano non siano riuscite ad ottenere un finanziamento specifico da un grande dona- e che devono spingere il donatore a donare per quella specifica associazione tore o da una fondazione. piuttosto che per un’altra. Una piccola organizzazione che lavora con passione, La seconda barriera riguarda la visibilità: molte cause importanti sono troppo trovando qualcosa di veramente speciale nella causa proposta, è già in vantag- specializzate o troppo ristrette a livello geografico, oppure non sono abbastanza gio rispetto ai suoi concorrenti. conosciute per produrre risultati redditizi. Viviamo in un paese in cui la filantropia e le donazioni hanno radici antiche, in Tuttavia, anche le organizzazioni piccole e specializzate possono e devono cui gli abitanti hanno sempre mostrato propensione verso le offerte e continua- approfittare delle tecniche del mailing e delle lettere in generale per raccogliere no a farlo. Da una recente ricerca IREF, risulta infatti che il 49% degli italiani fondi ed ampliare la loro base di sostegno. Inoltre, le organizzazioni di piccole ha effettuato donazioni. È facile, quindi, pensare che laddove non ci sia stata dimensioni possono personalizzare i loro appelli ed ottenere alte percentuali risposta di elargizione è forse perché non è stata chiesta oppure perché è stata di risposta secondo modalità che non sono pratiche per le organizzazioni non chiesta male. Bisogna impegnarsi e imparare a fare raccolta di fondi con stile profit che inviano moltissime lettere. e programmazione. Non bisogna spaventarsi: la maggior parte delle cose che fanno i grandi le possono fare anche le piccole organizzazioni. Occorre solo entusiasmo, coraggio e determinazione. 26 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 1.1 I principali benefici 27 operazioni dal personale retribuito. Un programma di mailing ben fatto può essere molto vantaggioso e in grado di Per stimare e misurare i ritorni della campagna di mailing vengono usate portare importanti benefici per l’associazione: tre formule che riguardano la donazione media, il ritorno percentuale e l’ef- > è un modo per farsi conoscere; inviando la lettera i destinatari avranno ficienza. modo di informarsi sull’attività svolta dall’associazione e potranno decide se sostenere o meno la causa: > permette di acquisire nuovi donatori oltre al rinnovo e all’aumento delle donazioni attuali garantendo entrate affidabili e rinnovabili: > se fatto con criterio, può apportare una consistente fonte di liquidità: > è un modo per poter contare su grandi donazioni perché chi è donatore da molto tempo può diventare un grande donatore: > può essere utilizzato anche per informare i costituenti delle cause e degli argomenti che interessano l’organizzazione non profit in un dato momento: 1. La donazione media è, ad esempio, pari a 20 euro se le entrate totali ammontano a 100.000 euro e il numero delle donazioni è di 5.000; 2. Il ritorno percentuale è il rapporto tra lettere ricevute e lettere inviate, ad esempio ne sono pervenute 5000 e ne erano state spedite 100.000 allora il ritorno percentuale sarà pari a 5%; 3. L’efficienza misura l’ammontare delle spese ricevute per ogni euro di costo sostenuto. Ad esempio, se le spese totali ammontano a 20.000 euro e le entrate totali ammontano a 100.000 euro, la spesa per ogni euro raccolto è di 0.20 euro. > è selettivo e dà la possibilità di scegliere accuratamente le liste dei destinatari. 1.3 La tempistica Nel decidere il periodo in cui dare inizio alla campagna di mailing è bene 1.2 I costi, i risultati e la misurazione dei ritorni ricordarsi che: Il mailing è un’operazione che è bene affrontare con l’intenzione di sostenerla > il periodo natalizio è quello più propizio dell’anno a ricevere una donazione nel lungo periodo. Questo perché i costi sono corposi e le risposte incerte non da un donatore sollecitato con il programma di mailing, ma può essere anche possono garantirne la copertura e l’ “utile”, soprattutto nelle prime campagne un periodo troppo competitivo per cui occorre conoscere la propria comunità di mailing. di riferimento ed evitare i periodi meno produttivi; I costi da sostenere riguardano: > in molte comunità i periodi da gennaio ad aprile e da agosto a novembre > stampa e carta; sono adatti per i programmi di mailing. Se siete in grado di creare un forte > spese postali (tariffa cumulativa o posta prioritaria); collegamento tra il programma proposto e la stagione in cui scrivete, allora > ditta di spedizione, qualora si decida di dare tutto in mano a una ditta vale la pena di lanciare il mailing verso i potenziali donatori anche nel perio- che spedisca buste e cartoline, le affranchi, smisti la poste e consegni tutto do pre-natalizio. all’ufficio postale; > indirizzari che si possono acquisire o creare direttamente; 1.4 Come scrivere una lettera > si possono poi citare le spese postali delle risposte, la gestione delle liste dei Generalmente la lettera viene scritta rispettando uno schema semplice ed potenziali donatori, i costi per la parte creativa e il tempo investito in queste essenziale composto dalle seguenti parti: 28 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 1. si mostra il problema, si racconta una storia per attirare l’attenzione del I. Concentratevi su di un unico argomento. Tagliate tutti i paragrafi e le frasi lettore; 2. si propone una soluzione, si espone il modo con cui l’organizzazione non profit vuole intervenire; 3. si spiega il modo con cui il lettore può intervenire e contribuire, ad esempio con una donazione; 4. si informa il lettore dei benefici che gli spettano se partecipa; 29 non collegati con l’oggetto centrale della lettera. J. Leggete la lettera ad alta voce. Una lettera ben scritta ha lo stesso ritmo di un discorso efficace e può anche presentare alcune frasi incomplete, proprio come nel parlato. K. Aspetto esteriore e linguaggio: la lettera deve essere facile e rapida da leggere. 5. si specifica la cifra della donazione e la sua urgenza; L. Usate paragrafi brevi, non più di otto righe. 6. si ringrazia; M. Inventate i paragrafi, usate sottolineature e virgolette. 7. PS: i postscriptum devono sempre spingere il lettore ad agire e devono avere N. Le frasi devono essere brevi, non più di quindici parole. quindi una forte carica emotiva. In genere i lettori leggono le prime due frasi O. Evitate nomi composti o espressioni sintatticamente elaborate. e poi vanno direttamente alla fine della lettera. P. Usate parole brevi e dirette. Q. Scrivete alla forma attiva; usate verbi attivi che indichino azioni pratiche. Di seguito sono riportati gli accorgimenti da tenere nel scrivere una lettera in modo efficace, ovvero in modo tale da condurre il lettore alla donazione. A. Prima di iniziare a scrivere, informatevi bene sui destinatari. Preparate una scaletta. B. Raccontate una storia coinvolgente che mantenga l’attenzione del lettore per tutta la lettera. La storia deve essere semplice, non andate fuori tema. C. Visualizzate il lettore. Per farlo, prendete la foto di uno dei vostri genitori o di una parente che vi stia particolarmente a cuore. Mettetela sulla vostra scrivania e scrivete a questa persona. R. Cancellate le parole superflue. Semplificate. Tagliate gli aggetti vaghi, ad esempio spingete il lettore ad “agire oggi”, non a “fare qualcosa oggi”. S. Non usate gergo tecnico. Evitate uno stile giuridico, burocratico o accademico. T. Riscrivete, semplificate, chiarite, stimolate. U. Lunghezza. Le lettere devono essere abbastanza lunghe per raccontare una storia. V. Lettere lunghe. Amici e colleghi, animati da buone intenzioni, spesso vi diranno che “non le legge nessuno, delle lettere così lunghe”. Non credeteci. D. Ponete l’accento sull’urgenza del problema, bisogna agire subito; I donatori interessati leggeranno lettere coinvolgenti anche di diverse pagine. E. Spiegate il problema in modo immediato e specifico raccontando storie I lettori spesso leggono spezzoni di una lettere, ed è per questo che nelle let- personali. Evitate ampie generalizzazioni. F. La richiesta di aiuto deve essere immediata e specifica. Spingete il lettore a donare una somma specifica oggi. tere per il mailing occorre ripetere più volte i concetti chiave. Spesso servono tre o quattro pagine per raccontare una storia efficace. W. Grandi donatori. Le lettere rivolte ai grandi donatori possono essere anche G. Dite al lettore a cosa serve la sua donazione. Siate specifici. più lunghe di quattro pagine. Ci vuole più tempo per giustificare la richiesta H. Comunicate da persona a persona. Siate amichevoli: usate “io” o “noi”, e di una donazione di centinaia o migliaia di euro. soprattutto il “Lei” o il “tu” per rivolgervi al lettore. X. Lettere brevi. Lettere brevi, di una o due pagine, funzionano anch’esse, e 30 sono più semplici da comporre per scrittori non professionisti. 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 31 maggiore è la probabilità di aver scelto bene. In questa valutazione bisogna Y. La lettera “perfetta” non esiste. Evitate di scrivere come comitato. I risultati prendere in considerazione fattori quali; l’età, il sesso, il reddito medio, la sarebbero disastrosi. Mostrate le bozze ad altri, ma diffidate dell’aiuto di posizione geografica, se hanno figli o meno, l’istruzione, l’affiliazione politica, colleghi che vogliono far suonare la lettera come un compito in classe di la professione, ecc. italiano. Z. Lettere di rinnovo. Le lettere per il rinnovo delle donazioni seguono la stessa Nella vostra associazione, tutti possono contribuire a creare e a procurarsi liste struttura e le stesse regole di base delineate sopra, con una differenza sostan- di potenziali donatori ed è utile, anche, fare accordi di prestito con associa- ziale: il riconoscimento che il lettore a cui ci si rivolge è già un donatore. Le zioni che possono a loro volta essere interessate al vostro indirizzario, facendo lettere di rinnovo si possono personalizzare seguendo alcune indicazioni di così uno scambio di nominativi. Può capitare che tra i membri della lista e i base: rappresentanti dell’associazione (presidenti, dipendenti, volontari) sussistano > datare la lettera; dei collegamenti. In questo caso vale la pena approfittarne e personalizzare > ringraziare per le donazioni già ricevute; al meglio la lettera, facendo firmare e facendo aggiungere due righe scritte a > trattare il lettore come un membro della comunità, informato dei fatti; mano direttamente da chi è collegato con il destinatario. > chiedere il “rinnovo del tuo impegno”; > chiedere “un aumento della tua donazione”. 1.5 La lista dei potenziali donatori 2. La quota associativa Le liste dei potenziali nuovi donatori, sono in assoluto l’elemento più impor- In molte organizzazioni non profit, di particolare entità, è diffusa l’attività di tante del mailing. Anche se la lettera è molto brillante, quando la lista è quella tesseramento soci, ovvero effettuano un particolare tipo di raccolta che dietro sbagliata i ritorni saranno scarsi. Ma una lettera mediocre, inviata alla lista al pagamento di una quota, la così detta quota associativa, offre una serie di giusta può spesso dare buoni risultati. Quindi è bene scegliere i componenti servizi e agevolazioni e ancor più denota la qualifica di socio. Questa qualifica delle liste accertandosi che abbiano le seguenti caratteristiche: è molto importante perché garantisce una serie di vantaggi per le associazioni, > l’interesse: chi mostra interesse nei confronti della mission, degli obiettivi infatti. strategici e del programma dell’organizzazione non profit, oppure persone a cui si rivolgono i servizi offerti; > la capacità: bisogna scegliere tra persone che già donavano ad altri enti non profit, evitando di convincere alla filantropia masse di non donatori; > i collegamenti: in generale non vi è alcun collegamento con i donatori contattati via mailing, altrimenti si userebbe un approccio più personale; > la somiglianza; più i potenziali donatori assomigliano agli attuali donatori > un socio sviluppa un senso di appartenenza che lo rende fedele e leale all’associazione e lo rende pienamente partecipe alla mission; > un socio si sente utile al di là della semplice donazione in denaro che è in grado di dare; > un socio si aspetta di essere chiamato a intraprendere azioni di sostegno pubblico e quindi di partecipare direttamente agli interventi dell’associazione; 32 > l’essere socio fa si che le persone si sentano psicologicamente impegnate a fornire supporto all’associazione attraverso il rinnovo annuale della quota di iscrizione. 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 33 all’associazione; > accesso facilitato a programmi speciali: vi sono certi programmi e servizi che sono accessibili solo ai soci; > sconti su programmi, servizi o prodotti; 2.1 Per quali associazioni è adatto il tesseramento? Tuttavia, non tutte le associazioni sono adatte per sostenere una campagna > eleggibilità a servire l’associazione come volontario o funzionario, ad avere il voto nelle elezioni e nelle decisioni dell’associazione. di tesseramento perché il buon esito è fortemente influenzato dalla mission sostenuta. Il tesseramento è opportuno per: 1. organizzazioni che promuovono una causa politico sociale: un gruppo per 3. L’organizzazione di piccoli eventi di raccolta fondi la difesa ambientale, un gruppo che promuove ideali patriottici, un gruppo Un evento speciale rappresenta una strategia di raccolta fondi che si concre- sostenitore o oppositore ad una legge; tizza in un tempo e in un luogo specifici e consente di raccogliere fondi in 2. organizzazioni che rappresentano gli interessi di un particolare gruppo socia- virtù dell’evento stesso. Gli eventi speciali più comuni sono: cene o pranzi di le: associazione di pensionati, gruppi di veterani di guerra, società di mutuo beneficenza, proiezione di filmati, feste da ballo, sfilate, feste di gala e vari soccorso, sindacati, gruppi che promuovono l’uguaglianza razziale; tipi di vendite, aste eventi sportivi o esibizioni canore. Lo scopo di un evento è 3. organizzazioni con una mission culturale o accademica: musei, gallerie, circoli culturali, associazioni sportive; quello di farsi pubblicità, ottenere maggiore visibilità all’interno della comunità, nonché di raccogliere fondi. Rispetto alla campagna di mailing, il tesseramento fornisce donazioni di miglio- All’interno del fund raising, gli eventi speciali sono probabilmente la strategia di re qualità perché generalmente i soci rimangono sostenitori dell’organizzazione cui si fa l’uso più distorto. Se è vero che ogni organizzazione non profit dovreb- più a lungo rispetto ai donatori casuali o che comunque donano una volta ogni be far rientrare gli eventi speciali all’interno del suo piano generale di fund rai- tanto ed inoltre i soci si dimostrano più disponibili a rispondere agli appelli con sing, è di capitale importanza farne buon uso. Raccogliere fondi è sicuramente donazioni più sostanziose. una delle finalità di un evento speciale, ma è forse la meno importante. 2.2 Quali sono i vantaggi per i soci? 3.1 Le finalità di un evento speciale La qualità di socio dà diritto ad usufruire di vantaggi che dipendono a loro Dato che un evento speciale non è primariamente indirizzato alla raccolta volta dal budget a disposizione dell’associazione. Comunemente ai soci ven- fondi, vediamo di seguito quali sono le sue primarie finalità. gono offerti: 1. La pubblicità è il vantaggio principale di un evento speciale, in quanto si > periodici vari: notiziari, riviste, giornali; concentra l’attenzione del pubblico sulla propria associazione in un dato > elenco soci: con l’iscrizione si viene inseriti in un albo privato che comprende momento. In generale, le realtà non profit cercano di ottenere pubblicità dalla nome soci e altre informazioni sull’organizzazione; > tessera socio: è l’identificazione che garantisce al socio l’appartenenza stampa, ma altrettanta pubblicità favorevole può venire dalle persone che assistono agli eventi speciali. 34 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 2. La raccolta fondi rimane comunque una finalità, anche se ci sono metodi con altri mezzi, magari più semplici e meno faticosi. 35 molto più semplici, più rapidi ed efficaci. In generale è meglio utilizzare gli A questo punto, se l’evento rimane il miglior metodo per raggiungere i vostri eventi speciali per raccogliere fondi da persone che attualmente non donano, scopi, allora dovete cercare di intuire cosa piacerà di più al vostro pubblico di oppure che non donerebbero in altre circostanze. riferimento, quale sia il genere di evento di loro gusto, quale ambiente, in che 3. La vostra associazione è conosciuta da certe persone, ma la domanda che giorno della settimana, in che orario ecc… Il pubblico individuato deve sim- bisogna porsi è: “Queste persone ci conoscono abbastanza?”. Bisogna essere patizzare per la vostra causa, ma allo stesso tempo deve essere libero e deve visibili e conosciuti tra le persone che utilizzano i servizi e donano all’or- aver voglia di prendere parte all’evento. Di fondamentale importanza è, poi, ganizzazione. Quindi è bene condividere il più possibile con gli intervenuti la valutazione dell’evento e va fatta tenendo in considerazione le ripercussioni all’evento le informazioni inerenti l’organizzazione. che una scelta inadatta porterebbe all’associazione. Ad esempio una festa della 4. Gli eventi speciali possono essere organizzati per ringraziare i donatori e birra potrebbe attrarre un nuovo pubblico, farvi pubblicità e raccogliere fondi, coinvolgere i volontari. In questo caso gli eventi vengono pianificati intorno ma non sarebbe adeguato per un’organizzazione che si occupa del recupero a questi gruppi con l’obiettivo di sollevare il morale, ringraziare e spingere a degli alcolisti. continuare a donare e a lavorare per l’associazione. Altra cosa da valutare è il prezzo che il pubblico scelto sarebbe disposto a paga- 5. Si può organizzare un evento con un’altra associazione che si occupa di re per partecipare all’evento. È molto importante valutare le spese e le possibili simili cause, dando così visibilità esterna di unire le forze a fronte di bene entrate, ricordandosi che comunque bisogna anticipare tutti i costi e quindi altruistico. avere fondi disponibili per l’organizzazione dell’evento. 6. Durante questo tipo di eventi si dà grande importanza e visibilità ai vostri grandi donatori facendo loro un ringraziamento pubblico coinvolgendoli e 3.3 I costi e i ricavi di un evento, come tenerli sotto controllo motivandoli ancora di più. Gli addetti all’organizzazione dell’evento devono pianificare tutte le attività da 7. Un evento può servire ad allungare la lista dei donatori, reclutare volontari e futuri leader. 8. È possibile anche lanciare un nuovo programma e l’associazione stessa sul mercato. svolgere, farne una lista indicando i termini entro cui devono essere portate a termine e approssimando l’uscita monetaria corrispondente ad ogni voce. Si creerà così un budget di spesa che, dopo l’evento, sarà utilizzato per confrontare i reali costi sostenuti. Tale documento permetterà di giustificare le spese e verificare se e quanto ci si è discostati dal budget di spesa iniziale. 3.2 Le azioni da compiere per avere successo Allo stesso modo, gli organizzatori devono preparare un budget delle entrate Per organizzare un evento di successo è bene soffermarsi su alcuni aspetti per che segua lo stesso formato del budget di spesa, segnalando le voci che faran- valutare le varie opportunità. no incrementare i fondi e una stima sui fondi che verranno raccolti. Anche Prima cosa da fare è focalizzare il pubblico a cui volete rivolgervi e cercare di questo permetterà a consuntivo di verificare le discordanze tra risultati piani- quantificarlo. Dopo di che dovrete chiarire che cosa volete ottenere da quel pub- ficati e risultati ottenuti, permettendo così all’associazione di valutare l’esito blico e quindi valutare le possibilità e l’eventualità di ottenere gli stessi risultati dell’evento. 36 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 4.Internet e raccolta fondi > sensibilizzare i donatori inviandogli newsletter, garantendogli l’accesso a Da decenni si discute sull’uso delle tecnologie nel fund raising. I processi tecnologici precedenti hanno aiutato gli uffici di fund raising ad informatizzare 37 servizi gratuiti on line e a chat room su argomenti di loro interesse; > acquisire nuovi donatori attraverso la posta elettronica, sostituendo impe- le loro banche dati e quindi le informazioni in modo più efficace ed efficien- gnative operazioni di mailing o di visite porta a porta. In questi casi i volon- te. L’avvento dei fax ha migliorato le comunicazioni sia interne che esterne tari raccolgono nominativi e indirizzari di potenziali donatori, l’organizzazione ed alcune organizzazioni non profit realizzano operazioni di mailing dirette a invia informazioni via e-mail e il donatore può fare clic sul link che porta alla donatori potenziali ed effettivi via fax, evitando così costose spese postali. I pagina delle donazioni nel sito web dell’associazione; trasferimenti elettronici di donazioni si sono aggiunti agli altri metodi di dona- > rinnovare i contributi, inviando un e-mail ai donatori. Nelle pagine web può zione. Tuttora il panorama tecnologico è in costante mutamento e l’ultimo anche comparire un invito a contribuire alle attività dell’organizzazione non arrivato, nonché quello di cui più si parla, è l’uso della rete Internet nel pro- profit, ad esempio facendo una donazione ondine, lasciando il proprio reca- gramma di fund raising. pito per essere contattati dall’organizzazione non profit, oppure rispondendo Il fund raising su Internet ha potenzialità illimitate, ma il suo uso deve essere ad un appello per la raccolta annuale; adattato alla vostra realtà e alla consapevolezza delle risorse a vostra dispo- > organizzare eventi speciali “virtuali” al posto dei tradizionali incontri di grup- sizione. È giusto che venga usato come strumento addizionale ai classici, in po, rendendo così l’evento speciale più economico e in grado di raggiungere quanto permette di migliorare le vostre capacità in termini di raccolta fondi, un pubblico nuovo. Inoltre è possibile far circolare l’annuncio degli eventi ma di certo non sostituirà le altre strategie standard, riconosciute e collaudate speciali e degli incentivi alla donazione attraverso l’e-mail o sulle pagine nel fund raising. web e garantire una rapida comunicazione tra chi organizza e chi pianifica Esperti e professionisti concordano sul fatto che Internet offre molte appli- gli eventi speciali; cazioni eccellenti per sostenere e migliorare un programma di fund raising, > ricercare i potenziali grandi donatori. Anche se l’uso di internet non sosti- ma non vi è nulla che possa sostituire il contatto personale con un donatore. tuisce la sensibilizzazione e la sollecitazione personale dei grandi donatori, Secondo molti esperti, Internet è sopravalutato ed eccessivamente promosso può comunque servire a sviluppare un rapporto specialmente con lo scambio come strumento di fund raising, con il pericolo che le strategie di raccolta fondi di informazioni. Questo metodo va inserito con cautela perché di norma i collaudate e comprovate finiscano per essere trascurate. I risultati sono privi di grandi donatori preferiscono incontrare il fundraiser di persona piuttosto che una conclusione univoca, ma la cosa certa è che internet è qui per restare, e comunicare per e-mail. E’ comunque un metodo che può essere utilizzato per che il suo utilizzo cambierà continuamente. integrare l’efficacia della raccolta di grandi donazioni; > ottenere valide informazioni sulle caratteristiche delle fondazioni bancarie. 4.1 In che modo internet può servire la raccolta fondi? L’accesso al sito web consente all’associazione di supportare la raccolta fondi nei suoi vari ambiti e spesso può anche sostituire i metodi tradizionali. Utilizzando internet si può: Alcune fondazioni offrono moduli di richiesta direttamente sulle loro pagine web e consentono l’invio dei moduli on line; > raccogliere fondi dalle imprese che nei loro siti specificano preferenze e priorità di donazione, o comunque reperire le informazioni che saranno utili 38 per effettuare una futura richiesta. 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 39 4.3 Svantaggi di Internet nel fund raising A fronte dei vantaggi appena osservati vi sono innumerevoli limiti legati all’uti- 4.2 Vantaggi di Internet nel fund raising lizzo di internet dovuti alla diffidenza che ancora viene data alle nuove forme di I vantaggi che l’utilizzo del web apporta alla raccolta fondi sono notevoli e non comunicazione e soprattutto alla forte connotazione relazionale che ha l’attività vanno sottovalutati. Di seguito sono elencati quelli più importanti: di raccolta fondi e che col mero utilizzo del web viene messa in secondo piano. > La possibilità di raggiungere più persone rispetto ad altri metodi. Utilizzando internet, bisogna tenere a mente che: > Le spese correnti sono piuttosto basse; internet rappresenta un mezzo eco- > L’utente che promette fondi alle organizzazioni non profit può non mantenere nomico per informare, anche se le spese iniziali per far conoscere il sito a le promesse. La quota destinata all’organizzazione non profit potrebbe non molte persone possono essere alte. arrivare, o può esistere un limite massimo alle donazioni, oppure i consuma- > Le informazioni da rendere note ai donatori potenziali ed effettivi sono facili e rapide da aggiornare. tori possono sbagliare le istruzioni. > Le donazioni potrebbero non essere deducibili dalla dichiarazione dei red- > È possibile inserire immagini ad un prezzo basso. diti. La legge (art 23, Dlgs n. 241/97) dispone infatti che solo le donazioni > Spesso l’attenzione nei confronti delle buone cause cala, ma sapere che effettuate con conto corrente postale, operazione bancaria, carta di credito, esiste un sito web può contribuire a mantenere i donatori. > Un sito internet dimostra la capacità innovativa a l’apertura al progresso di un’organizzazione non profit. > La e-mail offre comunicazioni immediate e personali. prepagate, assegni bancari e circolari siano deducibili dalle tasse. > Bisogna stabilire se le trattenute sulle transazioni relative alle donazioni siano effettivamente commissioni. > I donatori potrebbero non ritenersi soddisfatti della percentuale che il sito > Internet consente di creare una rete di conoscenze, specialmente con lo non profit trattiene da ciascuna donazione per coprire i costi. Far conoscere scambio di pensieri e di idee con persone che magari non incontreremmo un sito internet ai donatori e portarli a visitarlo regolarmente è costoso, e i mai, compresi anche esperti facilmente raggiungibili per e-mail. > Possibilità di diffondere informazioni in modo efficiente. > Internet può raggiungere anche un pubblico difficile da contattare e non tradizionale. > Internet può offrire un contatto più personale rispetto alla posta tradizionale. costi per la promozione e la pubblicità possono rivelarsi proibitivi. > Le promesse di donazione fatte on line possono rivelarsi difficili da riscuotere, a meno che non vengano richieste informazioni come il numero di un documento di identità o della carta di credito. > Vi è concorrenza tra i siti delle organizzazioni non profit. Le e-mail ricevute come commento ad un sito web possono dare vita ad una > I sistemi informatici possono bloccarsi. corrispondenza e costruire rapporti. > Se i mercati sono saturi è difficile farsi notare. > Internet offre molti vantaggi quando il personale è limitato, in quanto rappresenta uno strumento facile, da gestire in pochi. > La gestione delle donazioni con carta di credito può essere costosa e richiede molto tempo. > Se la pagina web ha uno sponsor, l’organizzazione non profit può essere soggetta a tassazione, in quanto questa forma di informazione è considerata 40 pubblicitaria e quindi commerciale. > I costi dell’ hardware, del software e delle concessioni di rete possono limi- 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni 41 sono spinte alla donazione per imitare l’atteggiamento tenuto dalle altre imprese, ovvero donano perché lo fanno gli altri. tare l’accesso a internet. > Può mancare l’assistenza tecnica. 5.1 Perché vale la pena anche per le piccole organizzazioni? > Ci sono forti problematiche relative alla tutela della privacy dei donatori. Se si è una piccola organizzazione non bisogna scoraggiarsi e pensare che le > La fedeltà dei donatori potrebbe essere compromessa. Occorre chiedersi se imprese non prendano in considerazione la vostra associazione, anzi, in molti le donazioni on-line consentano di mantenere l’ascendente che l’associazione casi le realtà profit hanno più interesse a finanziare le realtà locali con fama esercita contattando il donatore di persona. regionale o comunale. Se ad esempio si pensa ad una banca di credito cooperativo, che ha interesse nell’ottenere riconoscimenti in una cittadinanza ristretta, si capisce che preferirà promuovere le iniziative locali e legate alle associazioni 5. La raccolta fondi dalle imprese riconosciute nel territorio in cui opera e questa scelta può essere fatta da tante Il rapporto che si crea tra le imprese e le organizzazioni non profit è ricondu- altre imprese e istituti profit. Tutto dipende dagli obiettivi prefissati, dai progetti cibile al concetto di sponsorizzazione. Il significato di tale termine indica una proposti e dall’impresa a cui ci si rivolge. particolare forma di comunicazione pubblicitaria dei nostri tempi e consiste In ogni caso l’impresa sceglierà l’associazione che ha una buona fama, che nel finanziamento totale o parziale a scopo pubblicitario, di una persona, un opera con correttezza, che rende visibili i suoi risultati e che è quindi ben gruppo di persone, una manifestazione o un’attività di varia natura, da parte di conosciuta nel territorio. In secondo luogo sceglierà una mission che più le aziende industriali e commerciali, per finalità economiche. Oggi il trend della appartiene e che più riesce ad avvicinarsi al messaggio che vuole trasmettere, donazione d’impresa si è orientato verso le realtà non profit e il sostegno delle per poi assecondare il progetto che meglio gli viene proposto, che meglio è buone cause. Questo cambiamento d’interesse dimostra come gli enti profit stato progettato e che dimostra di avere continuità e maggiori possibilità di sono diventati sempre più consapevoli degli effetti che la responsabilità sociale giungere a buon fine. ha nei confronti dei propri clienti. Un’impresa che dimostra interesse verso Un’associazione non deve mettere in secondo piano questa fonte di raccolta e la comunità e il benessere pubblico è vista dai consumatori in ottica diversa, deve considerare che oltre ad una donazione in denaro, un impresa può finan- viene riconosciuta e rivalutata e condiziona le scelte dei propri clienti, in quanto ziare i progetti attraverso: donare ad un organizzazione non profit conosciuta nel territorio migliora netta- > Marketing della buona causa: rappresenta una forma di “valore aggiunto” mente l’immagine di un’impresa. compreso nel prezzo di un prodotto o servizio che andrà in beneficenza. La percentuale da devolversi in beneficenza va all’associazione in misura pro- Tuttavia, le imprese donano anche perché credono che le donazioni debbano porzionale al numero di pezzi venduti ai clienti dell’impresa. essere promosse di per se stesse e quindi spinte dalle stesse motivazioni che > Donazioni in natura: un’impresa può non essere in grado di donarvi fondi per guidano i singoli individui, oppure scelgono di elargire fondi per sostenere pro- consentire di acquistare un nuovo pc, ma può donare i pc e le attrezzature getti che rappresentano interessi del loro personale. In taluni casi le imprese informatiche che non gli servono più. 42 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni > Donazione in servizi: un’impresa può utilizzare a favore dell’associazione le 5.3 Come sviluppare le relazioni con le imprese? 43 conoscenze e le professionalità proprie attraverso consulenze di vario tipo. Innanzitutto bisogna informarsi sulle politiche di donazione delle imprese, sui > Personale: prestare un dirigente, offrire servizi ai propri dipendenti su base loro interessi, requisiti per le proposte di donazione e referenti. Quando ci si volontaria, fornire una figura di leader per il consiglio di amministrazione rivolge ad un’impresa bisogna essere preparati a intrattenere relazioni con i loro sono alcuni modi con cui un impresa può aiutare un ente non profit. dirigenti ed è bene essere consapevoli del perché l’impresa dovrebbe donare > Strutture: l’utilizzo di spazi, compreso le forniture come luce, acqua, telefono, può rappresentare una donazione significativa. alla vostra associazione individuandone le priorità. La seconda mossa da fare è telefonare, scrivere o prendere un appuntamento. In questo caso è consigliabile > Prestare denaro a interesse basso o nullo, invece di donarlo. contattare i referenti, come ad es. i consiglieri di amministrazione. All’incontro > Collaborazioni: le imprese possono offrire sostegno all’organizzazione oppure è sempre meglio essere brevi, riassumendo la buona causa, avvalorandola con lavorare a livello di associazione di categoria. > Consulenza manageriale ed assistenza nelle tecnologie e telecomunicazioni. dei fatti, citando i successi passati e gli aspetti positivi. Bisogna stare pronti a ricevere domande difficili, come richieste di più documentazione, prove che c’è un consiglio di amministrazione dietro al progetto e prove sulla vostra affi- 5.2 Il ruolo strategico dei volontari nella raccolta fondi dalle imprese dabilità. Una relazione con un impresa si sviluppa nel tempo solo in seguito ad una serie È bene mostrare sempre risultati misurabili e fare una specifica richiesta di di azioni che l’associazione compie per scegliere l’impresa, presentarsi, farsi donazione. Dopo l’incontro inviare sempre i ringraziamenti anche se non si conoscere e stimare. In una grande organizzazione i contatti con le imprese è ottenuto il finanziamento. In questo caso sarebbe utile cercare di capire il sono mantenuti da professionisti specificatamente delineati per questo compi- perché della negazione. Se, invece, si riceve la donazione, inviate la lettera di to, ma in una medio-piccola organizzazione è il volontario a giocare un ruolo ringraziamento e le successive relazioni. Dopo di ché potreste invitare i rappre- di fondamentale importanza. In una associazione non sempre è richiesto un sentanti dell’impresa a visitare l’organizzazione non profit e continuare a tenere alto grado di professionalità, quanto piuttosto una forte motivazione e nessuno i contatti con l’impresa anche a progetto terminato. meglio di un volontario può esserne il rappresentante. Solo la motivazione, la passione per la mission garantiscono un alto grado di affidabilità e di imprenditorialità e i volontari sono i portavoce di questi ideali. 6. Le fondazioni bancarie come canale di finanziamento Spesso i volontari, proprio perché offrono gratuitamente le loro prestazioni, Le fondazioni bancarie sono uno dei risultati del lungo processo, di trasforma- vedono sottovalutate le loro capacità. L’approccio che traduce l’essere volonta- zione delle banche pubbliche in società per azioni, iniziato con la legge Amato rio e la mancata remunerazione in sinonimo di incapacità professionale è sba- 30 luglio 1990 n. 218 e terminato con la legge Ciampi-Pinza e il relativo decre- gliato e capita spesso che le associazioni non valutino le potenzialità date dai to 17 maggio 1999 n. 153 che hanno definitivamente sancito la separazione volontari. È giusto quindi che, in una piccola organizzazione, i contatti con le delle fondazioni dall’attività bancaria. imprese siano tenuti dai volontari o quanto meno che questi abbiano un ruolo Tale normativa si è proposta due scopi principali: partecipativo qualora a gestire i rapporti sia l’organo direttivo. a. favorire la razionalizzazione e la concentrazione del settore bancario; 44 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni b. creare nuovi e forti protagonisti nel settore non profit. interessi e finalità che si era preposta, nonché osservare la metodologia d’ero- D’altra parte gli scopi delle fondazioni devono essere l’utilità sociale e la pro- gazione. È bene, inoltre, individuare i collegamenti e i rapporti che già esistono mozione dello sviluppo economico, svolgendo tale attività sia con erogazioni a o che devono essere istituiti tra la fondazione, il personale e i volontari della sostegno di iniziative di terzi, sia con intervento diretto, sia con imprese distinte vostra associazione. 45 purché le stesse siano strumentali ai settori rilevanti indicati nella legge. I finanziamenti che le fondazioni erogano a favore degli enti non profit sono 6.2 Scrivere e presentare un progetto detti “grant” e risultano essere solitamente più alti della media donata da un Superata la fase preliminare si arriva al nodo cruciale per le richiesta della singolo individuo, nonostante le fondazioni rappresentino appena il 5-8% di donazione, ovvero alla domanda vera e propria. Nella raccolta da fondazioni, tutte le donazioni alle organizzazioni non profit. l’associazione deve inviare una lettera di proposta che dovrà essere dettagliata o sintetica a seconda di quanto espresso dalla fondazione e che dovrà in ogni 6.1 Come muoversi nei confronti delle fondazioni bancarie? caso essere accompagnata da una lettera di accompagnamento. È bene, prima Vista la nascita di numerose realtà non profit, che ha generato un aumento di presentare qualsiasi domanda, richiedere alla fondazione le linee guida per della domanda di fondi, e visto il considerevole ma limitato patrimonio delle la richiesta di fondi o chiedere informazioni sulle preferenze di compilazione fondazioni, è facile pensare che queste non possano assecondare qualsiasi direttamente al personale della fondazione. Di norma chi ha elaborato il proget- richiesta. Le fondazioni sono, oggi, sempre più attente alla definizione delle loro to scrive la prima bozza che verrà poi integrata dall’addetto alla comunicazione. politiche e procedure operative relative alla distribuzione fondi, considerando Se nella vostra associazione manca questa distinzione di ruoli, allora è bene che devono scegliere chi finanziare e giustificare la loro scelta che andrà a fare scrivere la lettera a chi ha ideato il progetto perché saprà ben esporlo e scapito di altri. motivarlo. Obbligatoria è l’approvazione del presidente dell’associazione e del Di norma chi decide l’erogazione è l’organo d’indirizzo che osserva sempre più consiglio direttivo prima che qualsiasi richiesta venga presentata. la gestione e l’attività progettuale dell’associazione ponendo forte attenzione Scrivete e scrivete, concentrandovi sulla chiarezza, la concisione, la linearità, la sull’attività svolta a seguito della donazione. coerenza, la semplicità e la leggibilità senza usare parole che denotino incertez- Un’associazione che vorrà presentarsi ad una fondazione per raccogliere fondi, za o pietismo. Fate molta attenzione al formato, utilizzando spazi, sottotitoli ed è bene che faccia un buon lavoro preliminare. Innanzi tutto deve identificare i altre tecniche per ottenere un documento ben leggibile. Evitate di usare spirali programmi indicandone le priorità di finanziamento e specificando le parti che e rilegature sofisticate, anzi usate modi ordinati e semplici e accertatevi che vi potrebbero essere finanziate indipendentemente. Le associazioni dovranno, siano solo gli allegati indispensabili. È corretto allegare anche la delibera del inoltre, identificare figure responsabili per la richiesta e la gestione del dono, direttivo che autorizza la richiesta di donazione e fare firmare la lettera d’ac- che sappiano rispettare i programmi e i budget stabiliti. compagnamento al presidente dell’associazione. Un altro accorgimento da tenere riguarda l’analisi della fondazione, ovvero la verifica della sua compatibilità con la vostra associazione. Se si analizzano le 6.3 Come monitorare i risultati donazioni che la fondazione ha effettuato nel passato, è possibile constatare Se si fa una domanda efficace ma non si è in grado di gestire le conseguenze, 46 allora si rischia di consumare tutto il lavoro fatto in fase di organizzazione. Per evitare tale rischio, è molto importante, che un’associazione sia pronta a implementare il progetto proposto alla fondazione e che è stato finanziato. È fondamentale assicurarsi che le metodologie da utilizzare siano accettate dalla donazione e che i leader dell’associazione siano informati della proposta di finanziamento. Appena ricevuta la donazione bisogna subito inviare i ringraziamenti e, se non sono gia noti, chiarire quali siano i parametri richiesti dalla fondazione per il management della donazione. Se la fondazione non ha elaborato procedure di gestione standard provate a elaborarle voi e a metterle in pratica. Se la risposta è negativa e l’associazione non riceve la donazione dovrete, dopo aver comunque ringraziato per l’attenzione prestatavi, impegnarvi a fondo per capire le ragioni per cui avete incontrato un rifiuto. Solitamente c’è un rifiuto perché: > il progetto non è stato abbastanza documentato; > il progetto non colpisce il responsabile delle donazioni per particolare rilevanza: la descrizione del progetto non suscita il suo interesse; > la potenziale clientela non è stata coinvolta nella pianificazione ne nella determinazione degli obiettivi del progetto; > la proposta è scritta male e difficile da capire; > gli obiettivi del progetto non coincidono con quelli della fondazione; > il budget del progetto è al di fuori della portata della fondazione; > il progetto proposto non è stato coordinato con altre personalità e organizzazioni non profit operanti nel medesimo settore; > la fondazione non ha certezza che chi chiede il finanziamento sia in grado di realizzare quanto propone perché probabilmente non sono state presentate abbastanza prove sostanziali; > gli obiettivi del progetto sono troppo vasti e ambiziosi; > chi ha scritto la proposta non ha seguito le linee guida della fondazione; > non ci sono abbastanza prove che il progetto possa proseguire oltre la durata 3. Gli strumenti del fund raising per le piccole organizzazioni del finanziamento; > la procedura di valutazione è inadeguata. 47 49 Conclusioni >Sono molte le considerazioni affrontate in questo manuale che vanno valutate e adattate al vostro caso specifico. Non esiste infatti un metodo giusto a tutte le raccolte e ogni buona azione di fund raising richiede di associare i bisogni dell’associazione ai bisogni dei donatori potenziali. In qualsiasi modo decidete di muovervi ricordatevi che il fund raising è una disciplina che non può essere improvvisata, l’improvvisazione produce solo fuochi di paglia e nel lungo periodo è sempre controproducente. Nel fare fund raising potrà capitarvi di fare scelte sbagliate e in questo caso, come in tanti altri aspetti della vita, l’importante è non ripetere gli errori già commessi. Fondamentale è avere un forte e motivato gruppo di volontari e una direzione flessibile pronta ad accettare i cambiamenti culturali. Tuttavia, l’unico modo per diventare bravi nella raccolta fondi è fare raccolta fondi. Solo grazie all’esperienza vi sentirete più sicuri nel chiedere denaro e potrete sentirvi veri professionisti. Ora, dopo avervi consigliato valide teorie, non mi resta che augurarvi “buon lavoro”! 50 Per approfondimenti > Melandri V., Materiali per un corso di Fund Raising, D.U.Press, Bologna, 2004, > Melandri V., Masacci A., Fund Raising per le organizzazioni non profit, Il Sole 24 Ore, Milano, seconda edizione 2004. > AA.VV., Viaggio nel Fund Raising, Monti, Saronno, 2004. > Melandri V., Zamagni S., La via italiana al fund raising: intervento pubblico, filantropia e reciprocità, in Economia e Management, n. 5, settembre-ottobre 2001. > Manson D., Melandri V., Il management delle organizzazioni non profit, Maggioli, Rimini, 1999.