UE Catalogo Schengen

IT
CONSIGLIO
DELL’UNIONE EUROPEA
SEGRETARIATO GENERALE
DG H
UE
Catalogo Schengen
La procedura per il rilascio dei visti da parte delle missioni
diplomatiche e degli uffici consolari come pure il corretto
funzionamento della cooperazione consolare locale
costituiscono fattori di estrema importanza nella valutazione del
rischio di immigrazione clandestina.
Il catalogo non ha lo scopo di definire in modo esauriente
l’intero acquis di Schengen, bensì di chiarire e dettagliare
l’acquis e di indicare raccomandazioni e migliori prassi sulla
scorta dell’esperienza maturata dal Gruppo del Consiglio
"Valutazione di Schengen". Esso indica il modo in cui l’acquis
nel settore dei visti e della cooperazione consolare dovrebbe
essere applicato nella pratica.
Volume
3
RILASCIO DEI VISTI:
Raccomandazioni e migliori pratiche
Marzo 2003
UE
Catalogo Schengen
RILASCIO DEI VISTI:
Volume
3
Raccomandazioni e migliori pratiche
Marzo 2003
Prefazione
La Grecia, che esercita la Presidenza del Consiglio dell’Unione europea dal 1º gennaio 2003,
riconosce che la procedura per il rilascio dei visti da parte delle missioni diplomatiche e degli uffici
consolari insieme al corretto funzionamento della cooperazione consolare locale costituiscono
fattori di estrema importanza nella valutazione del rischio di immigrazione clandestina.
Considerato che i Consigli europei di Tampere, Laeken e Siviglia, nonché la riunione straordinaria
del Consiglio "Giustizia, affari interni e protezione civile" del 20 settembre 2001, hanno invitato gli
Stati membri a sviluppare ulteriormente la politica comune in materia di visti, a dar prova del
massimo rigore nella procedura di rilascio dei visti e a rafforzare la cooperazione consolare locale
tra le rispettive rappresentanze nei paesi terzi, la Grecia ha accolto con favore l’iniziativa dell’allora
Presidenza danese volta ad istituire un sottogruppo incaricato di individuare le migliori prassi in
materia di visti e di cooperazione consolare.
Il sottogruppo costituito, presieduto dall’Austria, ha elaborato il catalogo di raccomandazioni ai fini
della corretta applicazione dell’acquis e delle migliori prassi di Schengen riportato in allegato. Il
catalogo non ha lo scopo di definire in modo esaustivo l’intero acquis di Schengen, bensì di chiarire
e dettagliare l’acquis e di indicare raccomandazioni e migliori prassi sulla scorta dell’esperienza
maturata dal Gruppo "Valutazione di Schengen" nel quadro della verifica della corretta applicazione
dell’acquis in Germania, Francia, Belgio, Paesi Bassi e Lussemburgo e della valutazione della
Grecia e dei paesi nordici.
È con grande soddisfazione che il Consiglio dell’Unione europea presenta questo strumento di
lavoro che, si sottolinea, non mira ad introdurre nuove prescrizioni. Esso indica il modo in cui
l’acquis nel settore dei visti e della cooperazione consolare dovrebbe essere applicato nella pratica e
in tale contesto andrebbe sempre letto congiuntamente all’Istruzione consolare comune.
La Presidenza greca desidera ringraziare nuovamente tutti coloro che hanno partecipato
all’elaborazione del presente catalogo e confida che esso costituirà un ulteriore strumento per
garantire il successo dell’integrazione dei nuovi membri dell’Unione a tempo debito e nei modi
opportuni.
Bruxelles, 16 marzo 2003
________________
PARTE QUARTA: RILASCIO DEI VISTI
SOMMARIO
INTRODUZIONE........................................................................................................................................................................... 7
RACCOMANDAZIONI/MIGLIORI PRATICHE ...................................................................................................................... 9
1.
ACCESSO AL CONSOLATO............................................................................................................................................. 9
2.
SICUREZZA DELL'EDIFICIO ......................................................................................................................................... 11
3.
PRESENTAZIONE DELLE DOMANDE ......................................................................................................................... 13
4.
ESAME DELLA DOMANDA........................................................................................................................................... 14
5.
COMPILAZIONE DELLA VIGNETTA VISTO............................................................................................................... 17
6.
NOTIFICA DEL RIFIUTO DI RILASCIO DEL VISTO .................................................................................................. 18
7.
SICUREZZA (PER QUANTO RIGUARDA LA SICUREZZA DELL'EDIFICIO CFR. CAPITOLO 2) ......................... 19
8.
ISTRUZIONE E FORMAZIONE ...................................................................................................................................... 22
9.
TI IN GENERALE ............................................................................................................................................................. 23
10.
ATTREZZATURA PER INDIVIDUARE DOCUMENTI FALSI..................................................................................... 24
11.
VISTI RILASCIATI IN RAPPRESENTANZA................................................................................................................. 25
12.
COOPERAZIONE CONSOLARE..................................................................................................................................... 26
Introduzione
L'elenco di raccomandazioni e migliori prassi che figura nel presente documento è stato compilato
da esperti degli Stati Schengen in materia di visti (cfr. in appresso) e della Commissione europea
sulla base dell'Istruzione consolare comune (ICC). Una valida base per i lavori è inoltre
rappresentata dai risultati di recenti valutazioni effettuate da diversi consolati.
Il quadro giuridico per l'esame delle domande di visto resta l'ICC, tuttavia l'obiettivo dell'esercizio
delle "migliori prassi" è di approfondire l'armonizzazione delle prassi, ove possibile, e ove le
disposizioni dell'ICC siano di natura più generica.
Le raccomandazioni e migliori prassi sono state elaborate per una rappresentanza consolare
immaginaria confrontata ad una grande mole di domande in una zona ad alto rischio. Benché possa
essere difficile conseguire tale standard in tutto il mondo, si raccomanda, tenendo conto delle
differenti circostanze locali, di mantenere e osservare quanto più possibile tali standard.
La questione dell'assicurazione obbligatoria, tanto sanitaria quanto di viaggio, non figura nel
presente catalogo poiché un recente studio ha stabilito che non esiste al momento una migliore
prassi in questo settore.
Dato che la cooperazione consolare sul piano locale è una fonte importante di informazioni, si
raccomanda che le iniziative adottate e le esperienze maturate in materia di migliori prassi
nell'ambito della cooperazione consolare in loco siano riferite alle autorità centrali in modo da poter
servire da base ai fini di un miglioramento e di un adeguamento dell'attuale legislazione.
Nel prosieguo per "Stati Schengen"/"Stati" si intendono gli Stati che applicano integralmente le
disposizioni dell'acquis di Schengen.
Raccomandazioni/Migliori pratiche
Raccomandazioni
1. Accesso al consolato
a.
Informazione scritta
Al fine di evitare la presentazione di domande di
visto incomplete e visite ripetute presso l'ufficio
visti da parte dei richiedenti, le informazioni
pertinenti devono essere oggetto della più ampia
divulgazione possibile. Oltre alle informazioni
generali sul visto Schengen, devono essere
disponibili informazioni relative alla modalità
della domanda in diverse lingue, comprese per
lo meno la lingua dello Stato ospitante e quella
della missione diplomatica. Dette informazioni
devono essere largamente disponibili ed esposte
in maniera visibile al di fuori degli edifici o
della sede.
b.
Migliori pratiche
Depliant che contengono orientamenti per i
richiedenti sono disponibili in quantità
sufficiente presso i pertinenti punti di contatto
nello Stato ospitante, e sono pubblicati
sull'eventuale sito web della missione. Essi
forniscono ragguagli in merito a quanto segue:
−
le diverse categorie di visti
−
indirizzo e numeri di telefono/di fax
dell'ufficio visti
−
orario di apertura
−
quale Stato è responsabile per il rilascio di
quali visti (in conformità dell'ICC)
−
diritti da pagare per l'esame delle domande
di visto con l'indicazione dell'importo e del
momento in cui devono essere corrisposti.
Viene rilevato esplicitamente che non sono
dovuti altri diritti e che in caso di rifiuto il
diritto corrisposto non viene rimborsato
−
orario di disponibilità di un'eventuale
helpline sui visti.
Contatto per telefono
Le informazioni concernenti i visti devono
essere
per
quanto
possibile
fornite
esclusivamente dal personale dell'ufficio visti,
sia per il tramite di una helpline funzionante a
orari prestabiliti sia per il tramite di una
segreteria telefonica che fornisce informazioni
in diverse lingue
c.
Moduli per la domanda
Installazione di un sistema telefonico a scelta
multipla, laddove tecnicamente realizzabile, che
consenta agli utenti di richiedere mediante la
funzione touch-tone (multifrequenza) o voicecommand (riconoscimento vocale) informazioni
in diverse lingue concernenti i propri progetti di
viaggio specifici
Al fine di evitare il commercio di moduli, questi
devono
essere
ampiamente
disponibili
gratuitamente presso le agenzie di viaggio e gli
sportelli delle compagnie aeree, nonché presso
gli uffici di rappresentanza di associazioni
imprenditoriali, istituti di cultura, ecc.
I moduli per le domande sono disponibili presso
i pertinenti punti di contatto e istituzioni nello
Stato ospitante e sono accessibili anche online,
in modo da consentire ai richiedenti di
compilare e inviare i propri moduli per via
elettronica prima di presentarsi in persona
all'ufficio visti.
Devono essere esibiti esempi di moduli Esempi di formulari correttamente compilati
correttamente compilati (e se possibile sono esibiti per guidare i richiedenti.
pubblicati su Internet).
d.
Raccomandazioni
Cartelli e avvisi
Devono essere affissi avvisi che informino i
visitatori che non vi sono spese - ad esempio per
i moduli di ammissione o di domanda - oltre ai
diritti da corrispondere allo sportello dei visti.
Devono essere presenti anche cartelli per
guidare i visitatori all'ingresso o sportello giusto.
Migliori pratiche
All'ingresso della rappresentanza e anche
all'ingresso dell'ufficio visti sono affissi ulteriori
avvisi che informano i visitatori nella lingua
dello Stato ospitante. La rappresentanza informa
i richiedenti sui diritti da pagare per l'esame
delle domande di visto, con l'indicazione
dell'importo e del momento in cui devono essere
corrisposti. Viene inoltre rilevato esplicitamente
che non sono dovuti altri diritti e che in caso di
rifiuto il diritto corrisposto non viene
rimborsato. Cartelli o un membro del personale
locale o del personale di sicurezza della
rappresentanza indirizzano i richiedenti verso
l'ingresso giusto e, negli uffici visti di grandi
dimensioni, verso la coda giusta.
Negli organi di stampa ufficiali sono pubblicate
informazioni in merito ai periodi di punta al fine
di invitare i richiedenti di presentare domanda di
visto al di fuori di detti periodi di intasamento.
e.
Controllo preliminare delle domande
I moduli consegnati dai richiedenti in attesa
devono essere controllati da un membro del
personale locale della rappresentanza o da un
membro della sicurezza al fine di accertare che
siano correttamente compilati, debitamente
firmati
e
corredati
della
necessaria
documentazione.
Negli uffici visti di grandi dimensioni si procede
ad un controllo preliminare dei moduli compilati
dai richiedenti in attesa.
Negli uffici visti di ridotte dimensioni con
organico e attrezzature sufficienti, a tutti i
richiedenti che si presentano durante l'orario di
apertura è consentito consegnare le proprie
domande.
Negli uffici visti di medie dimensioni si
istituisce un sistema di numeri, in cui ai
richiedenti è attribuito un "numero di
convocazione" all'atto della consegna della
domanda. Ci si adopera energicamente per
evitare il traffico di numeri.
Quando occorra trattare un gran numero di
richieste di visto, è istituito un sistema su
appuntamento. Il termine per ottenere un
appuntamento deve essere convenuto nel quadro
della cooperazione consolare locale al fine di
evitare il fenomeno del "visa shopping".
f.
Raccomandazioni
Gestione dell'accesso
Migliori pratiche
Si devono evitare lunghe code davanti all'ufficio L'organico e le attrezzature tecniche sono
visti nonché liti per la coda o traffico di posti in sufficienti a consentire a tutti i richiedenti che si
coda.
presentano durante l'orario di apertura di
consegnare le proprie domande senza attese
superiori agli usi locali.
2.
Sicurezza dell'edificio
a.
Caratteristiche di sicurezza
1)
Fuori dell'edificio
−
Negli uffici visti di grandi dimensioni
senza sistemi di prenotazione, barriere
mobili possono essere utilizzate per
assicurare code ordinate. Deve essere
richiesta l'assistenza delle forze di polizia
locali e istituito un programma di
rotazione per gli agenti in questione.
Si raccomanda che il personale possa
entrare e uscire dall'edificio dell'ufficio
visti da un ingresso separato.
−
2)
Sala d'attesa
In taluni casi le sale d'attesa possono trovarsi −
all'interno della sede dell'Ambasciata, senza
ingresso separato o senza possibilità di un
accesso separato e controllato alle diverse parti
dell'edificio. In tali casi devono essere effettuati
controlli di sicurezza all'entrata sui visitatori e i
loro effetti personali.
La sala d'aspetto per i visitatori dell'ufficio
visti è facilmente accessibile attraverso un
ingresso separato.
Quando possibile, i contatti tra il personale −
dell'ufficio visti e i visitatori deve avvenire
attraverso sportelli dotati di vetri protettivi.
Se la sala d'aspetto non dispone di un
ingresso separato, non deve esserci alcuna
porta di comunicazione tra la sala d'aspetto
stessa e l'ufficio visti.
Al termine dell'orario di apertura la sala
d'aspetto deve essere controllata da un addetto
alla sicurezza per verificare che non vi sia stato
lasciato nessun oggetto.
Quando possibile, è consigliabile una chiara
separazione tra la sala d'aspetto e gli sportelli.
3)
Raccomandazioni
Sportelli per i visti
Migliori pratiche
− Gli sportelli devono essere equipaggiati con − Si utilizza vetro stratificato antiproiettile.
schermi di vetro di sicurezza che consentono − Nella parte inferiore gli sportelli dei visti
la consegna di documenti senza alcun
sono equipaggiati di cassetti a prova di
pericolo per il personale, nonché di
trazione e di pallottole, adeguati per
comunicare agevolmente e al contempo con
documenti di formato A4.
discrezione.
− Adeguate attrezzature sono installate in modo
da consentire una comunicazione agevole e
− Deve esservi un sistema che assicuri che i
tuttavia discreta, ad esempio un sistema di
richiedenti siano esaminati secondo l'elenco
interfono con un microfono e altoparlante o
di prenotazione o nell'ordine di arrivo.
auricolari per l'addetto dell'ufficio visti e un
microfono (incorporato nella parete di vetro
in modo da non essere coperto da documenti),
auricolari o cornetta telefonica per il
visitatore.
− Tra gli sportelli vi sono pannelli
fonoassorbenti posti approssimativamente ad
altezza d'uomo.
− Dinanzi a ciascuno sportello è chiaramente
delimitata una "zona di discrezione".
− In taluni paesi misure speciali devono essere
adottate per i casi che richiedono particolare
discrezione (uno stanzino dotato di porta
indipendente e munito di sedie per i
visitatori).
− Per assicurare che le domande siano
esaminate nell'ordine giusto, i richiedenti
sono convocati ad esempio per altoparlante
installato nella sala d'aspetto o tramite
affissione del loro numero di prenotazione su
un tabellone elettronico azionato dal
funzionario addetto ai visti.
− Le finestre del piano terra sono sigillate.
− Adeguati sistemi di allarme sono presenti.
− L'accesso avviene tramite sistema di porta
semplice o doppia che può essere azionato
soltanto a distanza.
4)
L'edificio stesso
− L'edificio deve essere protetto contro il furto
ed altri atti di violenza.
− All'ingresso deve essere installato un sistema
di controllo dell'accesso con serratura
elettronica azionata a distanza.
− Dev'essere disponibile attrezzatura atta a
consentire l'effettuazione di controlli di
sicurezza sui visitatori e i loro effetti
personali (cfr. sopra)
− I visitatori devono attraversare un portale
metal detector o per lo meno essere
controllati da un metal detector portatile.
Raccomandazioni
b. Controlli di sicurezza
1)
All'esterno dell'ufficio visti
−
−
Migliori pratiche
I visitatori devono attraversare un portale
metal detector o per lo meno essere I funzionari locali addetti alla sicurezza, reclutati
controllati con un metal detector portatile. direttamente o presso un'impresa locale di
sicurezza sono responsabili del mantenimento
I controlli di sicurezza dei visitatori e dei dell'ordine all'interno della sede dell'ufficio visti.
loro effetti personali devono essere
effettuati per lo meno per sondaggio,
all'ingresso, prima che siano fatti entrare.
−
I visitatori che entrano nell'edificio devono
essere accolti/presi in consegna dal
personale.
2)
Accesso all'edificio principale
3.
a.
I visitatori che entrano nell'edificio devono
essere accolti dal personale.
Presentazione delle domande
Comparizione personale
Come regola generale, ciascun richiedente
compare personalmente per il colloquio presso
la rappresentanza consolare. Ciò vale anche per i
minori e le persone sotto tutela e qualsiasi altra
persona che figura nel passaporto del richiedente
principale.
b.
Visti diplomatici e di servizio
I visti diplomatici e di servizio devono essere
apposti esclusivamente su passaporti diplomatici
e di servizio per viaggi ufficiali.
Soltanto nei casi in cui non esistano passaporti
diplomatici e di servizio tali visti possono essere
apposti su altri tipi di passaporto.
4.
Raccomandazioni
Esame della domanda
a.
Presentazione di una domanda
Al 1° gennaio 2003 entrerà in vigore la
decisione del Consiglio relativa ad un modulo
uniforme di domanda di visto Schengen,
cfr. ICC,
allegato 16
(cfr. decisione
del
Consiglio
del
25 aprile 2002
relativa
all'adeguamento della parte III e alla stesura di
un allegato 16 dell'istruzione consolare comune
(2002/354/CE)
La lunghezza della visita richiesta deve
corrispondere allo scopo della visita.
Migliori pratiche
Il modulo armonizzato è tradotto in tutte le
lingue principali degli Stati nei quali sono
presentate le domande. Il modulo è tradotto nel
quadro della cooperazione consolare locale.
Il modulo armonizzato è disponibile on-line. Le
rappresentanze accettano moduli armonizzati di
altri Stati Schengen.
Il modulo è compilato dettagliatamente (ad
esempio il richiedente deve fornire l'indirizzo
completo delle persone di riferimento). Il
Le risposte ai quesiti del modulo devono essere modulo è firmato personalmente dal richiedente
complete e coerenti.
che è responsabile dell'esattezza delle
informazioni. Se il richiedente è minore o
disabile, il modulo è firmato dal suo
rappresentante legale.
Il modulo comprende una fotografia di identità Si controlla che la fotografia presentata assieme
del richiedente il visto e indica per quanto alla domanda o che figura nel passaporto:
possibile la destinazione principale della visita.
• è
effettivamente una fotografia del
richiedente
• è una fotografia a colori
• ha uno sfondo chiaro
• è
una fotografia in primo piano
sufficientemente chiara per distinguere i
particolari
• è presa frontalmente
• misura 3,5 per 4,5 cm
• è una fotografia recente
• è presa senza copricapo
• consente di individuare le caratteristiche
principali del volto della persona. Mento,
naso, zigomi, occhi e sopracciglia non
devono essere coperti. La fronte deve essere
scoperta in modo che la forma del volto sia
visibile.
All'atto della presentazione di una domanda di
visto deve essere corrisposto un diritto che copra
le spese per l'esame della domanda. Al
richiedente viene data una ricevuta e gli si fa
presente che in caso di rifiuto il diritto
corrisposto non viene rimborsato.
Raccomandazioni
b. Esame delle domande di visto
Migliori pratiche
Viene effettuato un controllo per stabilire se il
richiedente soggiorna o risiede legalmente nel
paese in cui ha presentato la domanda.
Si riserva particolare attenzione alle persone:
con passaporto sul quale figura un timbro
relativo alla presentazione del visto, una
indicazione concernente l'espulsione, un
permesso di soggiorno revocato, una
scadenza per l'uscita dal paese o una
menzione che attesti l'uscita dal paese.
che richiedono un visto di transito
attraverso il territorio Schengen, quando
l'ingresso nel paese terzo non è garantito o
quando
il
tragitto
non
conduce
naturalmente attraverso il territorio degli
Stati Schengen.
-
-
-
-
-
che presentano raccomandazioni o inviti
da parte di imprese, organizzazioni,
associazioni, ecc, non conosciute dalla
rappresentanza o la cui credibilità non sia
generalmente acquisita.
di cui si presume che non siano in grado
di sostenere le spese di soggiorno o che
non hanno uno sponsor
che sono in possesso di un passaporto per
stranieri, di documenti per rifugiati o di
altri documenti di viaggio diversi dal
passaporto.
che presentano una domanda di visto per
un periodo più lungo di quello che
sembrerebbe giustificato dallo scopo
dichiarato della visita.
di cui è noto o si sospetta il
coinvolgimento in attività criminose e/o
che potrebbero dopo il loro ingresso
commettere un reato o dedicarsi alla
prostituzione. In caso di dubbio si invitano
i richiedenti a presentare l'estratto del
casellario giudiziario.
per le quali la rappresentanza, dopo avere
esaminato i precedenti personali, lo scopo
della visita e la situazione finanziaria, non
è in grado di stabilire se sono pericolosi
per l'ordine pubblico e se ritorneranno nel
loro paese prima della scadenza del visto.
Si riserva attenzione ai legami del richiedente
con il paese d'origine o di residenza, per
esempio per quanto riguarda familiari, proprietà,
occupazione.
Raccomandazioni
Migliori pratiche
c. Verifica dei documenti
La Rappresentanza diplomatica contrassegnerà i
documenti non ufficiali per evitare che vengano I documenti giustificativi sono controllati
rigorosamente e i documenti (o copie di essi)
riutilizzati.
riguardanti la decisione sul rilascio del visto
sono conservati nel fascicolo. Se del caso, i
documenti rilasciati localmente sono verificati
dalle autorità locali competenti.
Per una migliore individuazione dei documenti
falsi o falsificati, si procede allo scambio di
informazioni nell'ambito della cooperazione
consolare.
Se possibile e/o fattibile, le rappresentanze
contattano le autorità locali, le banche ecc; in cui
sono stati individuati i documenti falsi o
falsificati.
d. Tipi di visto
e. Schedari e archiviazione dei moduli
Dopo il rilascio del visto la domanda sarà
conservata almeno per un anno dopo la scadenza
e almeno per cinque anni in caso di rifiuto del
rilascio del visto.
Il visto deve corrispondere al profilo e alle
esigenze del richiedente in modo da evitare un
uso scorretto del visto, per prevenire/evitare il
ripetersi di domande e il rilascio non necessario
di visti a validità territoriale limitata come
procedura d'emergenza.
Quando dal profilo e dalle esigenze del
richiedente risulta chiaramente che saranno
necessari più di due ingressi nell'ambito della
durata/validità del visto, esso è rilasciato come
visto di ingresso multiplo con una durata
corrispondente alle esigenze del richiedente.
Visti multipli di lunga durata non possono essere
rilasciati a coloro che richiedono il visto per la
prima volta.
Occorre riservare attenzione anche all'uso
corretto di visti Schengen rilasciati in
precedenza e ai timbri di ingresso e di uscita.
Le domande di visto sono archiviate nei
fascicoli della rappresentanza consolare. Tutte
le pagine del visto sono archiviate.
Se il personale non ha accesso elettronico al
fascicolo al momento del rilascio del visto una
copia della vignetta visto è conservata nel
fascicolo della rappresentanza.
I documenti giustificativi (originali e copie)
sono conservati nei fascicoli.
Raccomandazioni
5. Compilazione della vignetta visto
a. Disposizioni generali
Migliori pratiche
Di norma i visti non possono essere rilasciati più La stampante utilizzata per stampare la vignetta
di 3 mesi prima della data di decorrenza della visto deve consentire una riproduzione
validità .
qualitativamente elevata di una fotografia a
colori (al più tardi dal 3.6.07). La vignetta visto
La vignetta visto sarà completata prima di essere è apposta sulla pagina del passaporto in modo da
applicata al passaporto. Il timbro e la firma sono coprire il timbro di identificazione della
apposti sulla vignetta una volta applicata al domanda. Sulla pagina non possono figurare
passaporto o documento di viaggio.
altre diciture o timbri.
Sotto la zona relativa agli ingressi nel territorio In caso di problemi tecnici la vignetta è
nazionale figura una zona destinata alla lettura compilata manualmente.
ottica. Questa zona è composta di due righe e 36
caratteri. Il carattere usato (OCRB 1) consente la
lettura ottica con un'attrezzatura specifica
utilizzata alle frontiere esterne per agevolare i
controlli. Solo le rappresentanze diplomatiche e
consolari che dispongono dell'attrezzatura
informatica necessaria possono stampare la parte
sottoposta a lettura ottica. Nessuna dicitura può
figurare in questa zona.
b. Campo di lettura in macchina
Il campo di lettura in macchina è compilato da
tutte le "Rappresentanze Schengen".
Il numero di controllo deve essere indicato sulla
vignetta
visto
conformemente
alle
raccomandazioni ICAO.
c.
Uso del timbro dell'autorità che procede
al rilascio del visto
Il timbro deve esser apposto nel rettangolo
compreso tra il lato sinistro della vignetta e la
zona "annotazioni" (estremità laterali), e tra la
zona di stampa calcografica e la zona destinata
alla lettura ottica (estremità superiore e
inferiore).
Rispetto alle vignette contenenti una fotografia,
il timbro deve esse apposto sul lato destro della
dicitura "annotazioni"; una parte del timbro deve
figurare sulla pagina del passaporto o
documento di viaggio.
La dimensione e le iscrizioni del timbro e
l'inchiostro da utilizzare saranno conformi a
quanto stabilito dagli Stati Schengen.
Raccomandazioni
Migliori pratiche
Qualora il diritto o la prassi interna di uno Stato
Schengen preveda l'apposizione obbligatoria
della firma, il visto deve essere firmato, dopo
esser stato applicato al passaporto, dalla persona
abilitata. Essa appone la sua firma all'estremità
destra della zona "annotazioni" badando bene a
far debordare la firma sulla pagina del
passaporto o del documento di viaggio, ma non
sulla zona di lettura ottica.
L'amministrazione centrale degli Stati membri
interessati conserva facsimili delle firme dei
funzionari autorizzati a firmare visti, dall'inizio
del periodo di esercizio delle loro funzioni.
d. Firma
e. Rilascio del visto
Il passaporto o documento di viaggio deve
essere riconsegnato al richiedente in persona o
consegnato ad una persona o agenzia viaggi
autorizzata dal richiedente.
La Rappresentanza diplomatica o consolare
controlla che il passaporto e i documenti di
viaggio vengano riconsegnati al legittimo
proprietario.
f. Distruzione del visto
Quando una vignetta visto viene distrutta deve
essere distrutto anche il chinegramma OVD
(elemento otticamente variabile)
Se viene rilevato un errore quando la vignetta è
stata apposta sul passaporto, bisogna distruggere
anche il chinegramma OVD.
6. Notifica del rifiuto di rilascio del visto
Le informazioni sui visti annullati o distrutti
debbono essere inserite nel registro dei visti. Le
informazioni debbono essere accessibili nel
sistema comune dei visti.
Al richiedente viene notificato il rifiuto
oralmente o per iscritto entro un periodo di
tempo ragionevole, in conformità della
legislazione nazionale.
Sono comunicati i motivi di carattere giuridico e
di merito che hanno dato luogo alla decisione di
rifiuto, in conformità di quanto previsto dalle
ICC.
Vengono fornite informazioni sulle vie di
ricorso (amministrativo o giurisdizionale) con il
termine di scadenza per la presentazione del
ricorso.
Il richiedente a cui è stato rifiutato il visto viene
informato circa la possibilità di presentare una
seconda domanda qualora la decisione sul
ricorso presentato contro la decisione relativa
alla prima domanda non sia stata ancora
adottata.
Raccomandazioni
Migliori pratiche
Qualora il rifiuto sia a attribuire ad una
segnalazione SIS ciò viene specificato.
Se il richiedente desidera ulteriori informazioni
sui dati riguardanti la sua persona trattati nel SIS
queste vengono fornite tramite la competente
autorità per la protezione dei dati.
7. Sicurezza (Gli aspetti riguardanti la
sicurezza dell'edificio sono trattati nel
capitolo 2)
a. Personale
1)
Ripartizione dei compiti tra il personale
di ruolo in servizio all'estero e il
personale locale
I compiti sono chiaramente ripartiti tra il
personale di ruolo in servizio all'estero e il
personale locale:
Il personale locale può:
• lavorare al banco e avere contatti con i
richiedenti sotto la supervisione di un
funzionario di ruolo in servizio
all'estero
• verificare se sono stati presentati tutti i
documenti richiesti
• preparare il trattamento elettronico
della domanda (per es. inserire i dati
nella banca dati)
• stampare la vignetta
• rilasciare i visti e riscuotere i relativi
diritti di rilascio e/o la tassa d'istruzione
Per ragioni di sicurezza si dovrebbe stabilire uno
schema di rotazione per gli agenti locali.
I funzionari in servizio all'estero e gli agenti
locali cittadini di un paese dell'UE o del SEE
possono:
• ricevere le risposte negative dal SIS e dalle
basi di dati nazionali
• ricevere le risposte negative alle
consultazioni di cui all'allegato 5 dell'ICC
• decidere se siano necessari ulteriori
informazioni o colloqui
Il motivo del rifiuto di un visto ad un familiare
dell'UE/SEE deve essere comunicato alla
persona interessata, salvo se ciò è contrario agli
interessi in materia di sicurezza dello Stato
interessato (direttiva 64/221, articolo 6).
Raccomandazioni
Migliori pratiche
I funzionari in servizio all’estero possono:
• decidere della concessione o del rifiuto di un
visto
• avere contatti con partner locali, se
necessario e in casi particolari
2) Controlli
prima
dell'assunzione
valutazione successiva
e Prima dell'assunzione vengono effettuati
controlli su tutto il personale; come misura
minima, i servizi nazionali dello Stato che opera
l'assunzione verificano se vi sono precedenti
penali.
Nel caso di dubbi circa la lealtà di un impiegato,
vengono svolti nuovi controlli.
3) Abuso d'ufficio
Gli agenti locali che commettono un abuso
d'ufficio dovrebbero essere rimossi dalla sezione
visti o licenziati, a seconda della gravità
dell'infrazione. Se possibile e/o applicabile, il
fatto dovrebbe essere denunciato alle autorità
locali incaricate dell'applicazione della legge.
I funzionari in servizio all'estero che
commettono un abuso d'ufficio dovrebbero
essere sottoposti a procedimenti disciplinari o
giudiziari in cooperazione con le rispettive
autorità nazionali.
4) Contatti non autorizzati con le autorità
locali e collegamenti con organizzazioni I contatti non autorizzati con le autorità locali e i
collegamenti con organizzazioni criminali sono
criminali
denunciati all'ufficiale di sicurezza della
rappresentanza
5)
Protezione del personale
Durante i contatti con i richiedenti il personale è
protetto da una separazione fisica (cfr.
capitolo 2).
Gli agenti locali sono informati delle
conseguenze di contatti non autorizzati con le
autorità locali, la criminalità organizzata, la
mafia locale, ecc.
Se una determinata zona diventa zona a rischio, i
membri del personale interessati sono rimossi
temporaneamente o in via definitiva dalla zona
pericolosa.
b. Documenti
1) Trasporto
Raccomandazioni
Migliori pratiche
Le vignette visto dovrebbero essere trasportate
per corriere diplomatico.
2) Custodia
I visti dovrebbero essere custoditi in cassaforte
immediatamente dopo la ricezione presso la
rappresentanza consolare e ne dovrebbe essere
distribuita solo la quantità da stampare.
3) Accesso
Solo un numero limitato di persone presso la
rappresentanza consolare dovrebbe avere
accesso a tale cassaforte (ad esempio il
cancelliere/direttore della sezione visti e il suo
aggiunto). Il restante personale dovrebbe
ricevere solo il numero di vignette necessarie
per il lavoro giornaliero ed ogni vignetta non
utilizzata dovrebbe essere restituita alla fine
della giornata lavorativa.
4) Controllo delle scorte
Il controllo delle scorte dovrebbe essere
effettuato
mediante
la
tecnologia
dell’informazione. Dovrebbe essere possibile
stabilire in qualsiasi momento quali visti sono
fisicamente conservati presso la rappresentanza
e quali visti siano stati utilizzati e in che modo.
c. TI
1) Accesso (log in)
Le password dovrebbero essere modificate
regolarmente.
L'accesso al sistema TI dei visti si effettua
mediante identificativo dell'utente e password.
2) Entrata/accesso non autorizzati
L'accesso al sistema TI consolare è disciplinato
da istruzioni nazionali.
3) Cifratura
L'accesso non autorizzato è controllato dal
sistema di log in.
I computer sono situati in locali-server protetti
da speciali misure di sicurezza in una zona
controllata della rappresentanza non accessibile
al pubblico.
Tutte le comunicazioni devono essere cifrate in
modo da assicurarne l'alto grado di sicurezza.
Raccomandazioni
4) Protezione dei dati
8. Istruzione e formazione
Migliori pratiche
Ogni trattamento di dati personalizzati è
registrato in un apposito file che può essere
controllato in caso di sospetta violazione degli
orientamenti nazionali o dell'UE in materia di
protezione dei dati. Questi file di registrazione
sono conservati almeno per cinque anni.
a. Formazione professionale
1) Personale in servizio all'estero
Il personale in servizio all'estero può ricevere
una formazione locale/sul posto di lavoro.
Il personale in servizio all'estero riceve una
formazione dalle autorità centrali, secondo
I futuri funzionari incaricati dei visti dovrebbero programmi di formazione adattati alla situazione
ricevere in vista del distacco una formazione dal locale. Oltre alla formazione normale, il
ministero della rispettiva autorità centrale.
personale in servizio all'estero riceve una
formazione "multidisciplinare" adattata alla
situazione locale dalle autorità centrali. Nelle
zone a rischio viene impartita una formazione di
base nell'individuazione di documenti falsi o
falsificati (ad es. come usare l'attrezzatura
specializzata).
Nelle zone a rischio si raccomanda in aggiunta
la presenza o la disponibilità di consulenti in
materia di documenti o altro personale
qualificato per l'individuazione di documenti
falsi o falsificati.
Personale locale (compresi i cittadini Il personale locale usufruisce di programmi di
formazione adattati alla situazione locale. Oltre
UE/SEE)
alla formazione normale, il personale locale
Il personale in servizio all'estero dovrebbe riceve una formazione "multidisciplinare"
formare il personale locale.
adattata alla situazione locale dalle autorità
Il personale locale può ricevere una formazione centrali.
a livello locale/sul posto di lavoro.
2)
b.
Formazione TI
1) Personale in servizio all'estero
Il personale in servizio all'estero dovrebbe
conoscere il sistema di registrazione e dovrebbe
essere in grado di accedere al SIS e alle
rispettive autorità centrali e di consultarli.
2)
Personale locale (compresi i cittadini
UE/SEE)
Il personale locale dovrebbe essere in grado di
registrare le domande rivolte alle basi di dati e di
fare il punto della situazione.
Raccomandazioni
9. TI in generale
Migliori pratiche
a. Accesso alle basi di dati, SIS
La realizzazione di un sistema di informazione a
sostegno di una procedura coerente ed efficace
per il trattamento delle richieste dovrebbe
imperniarsi su una base di dati comune ed
integrarsi con i sistemi adiacenti. Gli utenti
hanno accesso diretto alle informazioni correnti
della base di dati.
I normali strumenti di supporto TI devono avere
accesso diretto alla base di dati SIS o a estratti di
essa e dovrebbero essere inoltre completati da
un sistema di gestione dei riferimenti ai visti
secondo le norme Vision.
Un sistema informatico di gestione separato
produce statistiche basate sulle informazioni
della base di dati. Queste informazioni sono
compilate e trasmesse alle autorità centrali.
b. Diffusione delle informazioni (CD-ROM,
aggiornamenti, accesso diretto, browsing)
Tutti gli utenti dovrebbero avere accesso diretto
ai normali supporti centrali TI mediante
un'interfaccia basata sulla rete, il che richiede
l'installazione di un browser.
Le informazioni della base di dati sono
aggiornate almeno una volta al mese. In caso di
difficoltà tecniche, si consiglia di chiedere
assistenza nell'ambito della cooperazione
consolare locale.
c. Norme di accesso al sistema
L'utente deve far parte di un gruppo autorizzato ad Un sistema di controllo delle autorizzazioni specifica
accedere alla base di dati ed essere identificato con la quello che i vari gruppi di utenti possono apportare e
procedura di log in.
recuperare dalla base di dati straniera. Il sistema
prevede diversi tipi di autorizzazione per il personale
Identificativo dell'utente e password sono personali e delle rappresentanze diplomatiche, dell'autorità
non possono essere passati ad altri. Devono essere centrale preposta alla migrazione e della polizia.
archiviati in modo che nessuna persona non
autorizzata possa accedervi.
Sono stabilite norme per l'autorizzazione e un Ciascun livello di autorizzazione dà accesso a
sistema di controllo delle autorizzazioni. L'accesso al diverse parti del sistema (ricerca di informazioni
sistema è consentito solo agli utenti autorizzati.
nella base di dati, aggiornamento e aggiunta di
informazioni alla base di dati ecc.). L'accesso può
essere limitato a dati sul terreno e a informazioni
relative a una missione diplomatica specifica.
d. Back up, situazione di emergenza
La struttura di back up deve soddisfare i requisiti
applicabili quali la ricerca in basi di dati e la
comunicazione relativa alla Vision.
Raccomandazioni
Migliori pratiche
La soluzione di back up dovrebbe servire per attività
pertinenti quali:
• gestione dei visti
• ricerche nella base di dati SIS
• stampa di autoadesivi.
10.
Attrezzatura per individuare documenti falsi
Nelle zone a basso rischio il personale dovrebbe
ricevere almeno una formazione di base.
L'attrezzatura necessaria a tal fine comprende:
sorgente di luce ultravioletta (lampade portatili a luce
ultravioletta);
dispositivi
di
ingrandimento/
dispositivi di illuminazione (lenti portatili
d'ingrandimento o lastra a luce trasmessa - a luce
radente, e apparecchiatura combinata per il controllo
di
documenti
provvista
di
dispositivo
d'ingrandimento, di luce trasmessa e di luce radente);
apparecchiature speciali di controllo (retroviewer per
il controllo di materiali retroriflettenti e lenti,
schermi filtranti ecc. per verificare stampe occulte di
documenti utilizzati in loco); materiale di riferimento
(manuale dell'Unione europea dei documenti
autentici di identità, di viaggio e di soggiorno e
bollettino delle frodi).
Le rappresentanze devono usare lampade a luce
ultavioletta e dispositivi di ingrandimento per
individuare le falsificazioni, almeno nei paesi ad alto
rischio migratorio. Devono essere disponibili modelli
dei documenti più spesso presentati.
Nelle zone ad alto rischio, il personale dovrebbe
essere composto da funzionari altamente qualificati
con ampia esperienza nel riconoscimento di
documenti falsi o falsificati e/o consulenti in materia
di documenti disponibili permanentemente in loco.
Alcuni Stati dispongono di "esperti itineranti" che
addestrano il personale in servizio all'estero
nell'individuazione dei documenti falsificati sulla
base di una valutazione della situazione in loco.
L'attrezzatura necessaria comprende: sorgente di luce
ultravioletta (lampade portatili e attrezzatura da
tavolo a luce ultravioletta); dispositivi di
ingrandimento (microscopio stereoscopico, sorgente
di luce con guida luminosa flessibile a fibre ottiche e
Raccomandazioni
tavolo luminoso per verifiche con luce trasmessa);
apparecchiature speciali di controllo (retroviewer per
il controllo di materiali retroriflettenti e lenti,
schermi filtranti, ecc. per verificare stampe occulte di
documenti utilizzati in loco); sistema scanner a raggi
infrarossi (apparecchio per il controllo dei documenti
a raggi infrarossi); apparecchiature per il controllo
meccanico di documenti (lettura ottica dei caratteri
con verifica delle cifre di controllo); dispositivi per
la verifica meccanica di autenticità (ad es.
cinegrammi); materiale di riferimento (manuale
dell'Unione europea dei documenti autentici di
identità, di viaggio e di soggiorno e bollettino delle
frodi, sistemi di basi di dati sui documenti autentici e
falsificati e sistemi di ricerca per l'individuazione di
documenti rubati).
11.
Migliori pratiche
Visti rilasciati in rappresentanza
Si tengono statistiche dei visti che è stato
impossibile concedere in rappresentanza e
questa informazione viene scambiata con lo
Stato rappresentato.
I visti possono essere rilasciati soltanto in
rappresentanza, ma non rifiutati: se lo Stato
rappresentante considera che le condizioni non
siano
rispettate,
il
richiedente
riceve
informazione scritta su come presentare
domanda all'ufficio consolare permanente o
missione diplomatica dello Stato rappresentato
più vicini. L'informazione deve evidenziare che
lo Stato rappresentante non è in grado di
rilasciare il visto, ma che non si tratta di un
rifiuto definitivo. La domanda non è trasmessa
ad una missione consolare o diplomatica dello
Stato rappresentato, né alle autorità centrali
dello Stato rappresentato.
Il timbro di richiesta di visto viene sempre
utilizzato per mostrare che una domanda è stata
inoltrata alla missione diplomatica o ufficio
consolare dello Stato rappresentante. Il timbro
viene utilizzato anche se lo Stato rappresentante
ritiene che le condizioni non siano soddisfatte.
Lo Stato rappresentante informa lo Stato
richiedente sulle norme che disciplinano i diritti
amministrativi (cfr. punto 1, lettere a) e d) e
punto 3), lettera a)).
Raccomandazioni
12. Cooperazione consolare
a. Armonizzazione
dei
giustificativi di richieste di visti
Migliori pratiche
documenti
Le iniziative di armonizzazione dovrebbero
essere attuate a livello locale, in quanto si deve
tener conto in ogni caso delle circostanze
specifiche dei richiedenti il visto. Le iniziative
avviate e l'esperienza raccolta dovrebbero essere
comunicate alle autorità centrali.
L'armonizzazione dei documenti giustificativi da
presentare unitamente alle domande di visto, a
seconda dello scopo del viaggio e del tipo di
visto, si realizza mediante la cooperazione
consolare locale.
Poiché le circostanze locali variano da un paese Si potrebbero richiedere i seguenti documenti:
all'altro, in certi casi più che in altri, è necessario * Stato di famiglia
* certificati bancari
chiedere maggiori garanzie.
* permesso di congedo parentale
* prova di attività lavorativa o impiego
* prova di stato civile
* invito
* garanzia finanziaria
* assicurazione sanitaria
b. Diritti per il rilascio del visto
1) Armonizzazione dei diritti
Lo scopo dovrebbe essere quello di eliminare le
differenze a livello di diritti per il rilascio del
visto (nei casi in cui, secondo l'allegato XII
dell'ICC, diritti differenziati sono permessi o se
il tasso di cambio dall'euro alla valuta locale
varia in modo eccessivo)
2) Esenzione dai diritti
I diritti da applicare per il rilascio del visto sono Gruppi di studenti di età inferiore ai 18 anni
elencati nell'allegato 12. In casi individuali, i possono ottenere un visto gratuito se viaggiano
diritti possono essere ridotti o completamente per scopi educativi, culturali o sportivi.
soppressi, in conformità della legislazione
nazionale, ai fini di facilitare gli scambi culturali
o nel settore della politica estera, della politica
di sviluppo o in altri settori di interesse pubblico
vitale.
Raccomandazioni
Migliori pratiche
I diritti applicabili possono anche essere ridotti o
soppressi completamente per i titolari di
passaporti diplomatici ufficiali o di servizio
qualora il titolare viaggi per motivi ufficiali e
per membri del personale accreditati da una
missione diplomatica o da una rappresentanza
analoga in uno Stato Schengen nonché per i loro
familiari.
I diritti possono essere ridotti ulteriormente o
soppressi completamente per persone aventi
diritto ad un visto gratuito nel quadro di un
accordo internazionale e per le persone
partecipanti a una conferenza tenuta sotto l'egida
delle Nazioni Unite o delle sue agenzie
specializzate,
del
Consiglio
d'Europa,
dell'Unione europea o dell'OSCE.
La riduzione o la soppressione dei diritti è anche
raccomandata per ragioni umanitarie in casi di
gravi incidenti ed altre analoghe emergenze.
Gli Stati Schengen debbono rilasciare visti a
familiari di cittadini UE/SEE senza spese (cfr.
direttiva 68/360, articolo 9 e direttiva 73/148,
articolo 7) e fornire loro ogni facilitazione
(direttiva 68/360, articolo 3 e direttiva 73/148,
articolo 3)
c. Trattamento delle richieste
presentate da agenzie di viaggio
di
visto
Si dovrebbe in particolare sviluppare la
cooperazione consolare laddove le agenzie di
viaggio sono autorizzate a presentare richieste di
visto.
d. Utilizzazione del timbro ICC
La dimensione, le iscrizioni e l'uso del timbro
ICC dovrebbero essere armonizzati da tutti gli
Stati.
Raccomandazioni
Migliori pratiche
e. Scambio regolare di informazioni
L'ambasciata o consolato dello Stato membro
che esercita la presidenza del Consiglio
dell'Unione europea dovrebbe organizzare
regolarmente scambi di informazioni su
questioni pertinenti nel posto specifico.
Le relazioni delle riunioni di cooperazione
consolare locale sono elaborate dalla Presidenza
in esercizio e trasmesse ad altri Stati Schengen
localmente, nonché alle autorità centrali.
f. Scambio di personale fra rappresentanze
Le rappresentanze consolari dovrebbero
scambiare funzionari su base bilaterale per
migliorare la conoscenza e l'armonizzazione
delle prassi in materia di visto.
_______________
La procedura per il rilascio dei visti da parte delle missioni
diplomatiche e degli uffici consolari come pure il corretto
funzionamento della cooperazione consolare locale
costituiscono fattori di estrema importanza nella valutazione del
rischio di immigrazione clandestina.
Il catalogo non ha lo scopo di definire in modo esauriente
l’intero acquis di Schengen, bensì di chiarire e dettagliare
l’acquis e di indicare raccomandazioni e migliori prassi sulla
scorta dell’esperienza maturata dal Gruppo del Consiglio
"Valutazione di Schengen". Esso indica il modo in cui l’acquis
nel settore dei visti e della cooperazione consolare dovrebbe
essere applicato nella pratica.