7126/16 zam/INI/am/S 1 DG D 1 A Si allega per le delegazioni la

Consiglio
dell'Unione europea
Bruxelles, 15 marzo 2016
(OR. en)
7126/16
Fascicolo interistituzionale:
2015/0280 (NLE)
SCH-EVAL 53
VISA 76
COMIX 215
RISULTATI DEI LAVORI
Origine:
in data:
Segretariato generale del Consiglio
15 marzo 2016
Destinatario:
delegazioni
n. doc. prec.:
6688/16
Oggetto:
Decisione di esecuzione del Consiglio recante raccomandazione relativa
alla correzione delle carenze individuate nella valutazione del 2015
dell'applicazione da parte del Belgio dell'acquis di Schengen nel campo
della politica comune in materia di visti
Si allega per le delegazioni la decisione di esecuzione del Consiglio recante raccomandazione
relativa alla correzione delle carenze individuate nella valutazione del 2015 dell'applicazione da
parte del Belgio dell'acquis di Schengen nel campo della politica comune in materia di visti,
adottata dal Consiglio nella sua 3458ª sessione, tenutasi il 15 marzo 2016.
In linea con l'articolo 15, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1053/2013 del Consiglio, del
7 ottobre 2013, la presente raccomandazione sarà trasmessa al Parlamento europeo e ai parlamenti
nazionali.
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Decisione di esecuzione del Consiglio recante
RACCOMANDAZIONE
relativa alla correzione delle carenze individuate nella valutazione del 2015 dell'applicazione
da parte del Belgio dell'acquis di Schengen nel campo della politica comune in materia di visti
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il regolamento (UE) n. 1053/2013 del Consiglio, del 7 ottobre 2013, che istituisce un
meccanismo di valutazione e di controllo per verificare l'applicazione dell'acquis di Schengen e che
abroga la decisione del comitato esecutivo del 16 settembre 1998 che istituisce una Commissione
permanente di valutazione e di applicazione di Schengen 1, in particolare l'articolo 15,
vista la proposta della Commissione europea,
considerando quanto segue:
(1)
Scopo del presente documento è raccomandare al Belgio provvedimenti correttivi per
colmare le carenze riscontrate durante la valutazione Schengen 2015 nel settore della
politica comune in materia di visti. Dopo la valutazione, con decisione d'esecuzione della
Commissione C(2015)7501, è stata adottata una relazione riguardante i risultati e le
valutazioni, che elenca le migliori pratiche e le carenze riscontrate.
(2)
In considerazione dell'importanza del rispetto dell'acquis di Schengen, soprattutto per quanto
riguarda la corretta attuazione delle disposizioni collegate al sistema d'informazione visti
(VIS), dovrebbe essere data priorità all'attuazione delle raccomandazioni n. 1, 15, 16, 17, 29,
30 e 31.
1
GU L 295 del 6.11.2013, pag. 27.
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(3)
La presente raccomandazione va trasmessa al Parlamento europeo e ai parlamenti degli Stati
membri. Entro tre mesi dalla sua adozione lo Stato membro valutato deve, ai sensi
dell'articolo 16 del regolamento (UE) n. 1053/2013, elaborare un piano d'azione volto a
correggere le carenze riscontrate nella relazione di valutazione e presentarlo alla
Commissione e al Consiglio,
RACCOMANDA:
Il Belgio è invitato a:
1.
prendere le misure necessarie per garantire che le fotografie conservate nel sistema di
informazione visti (VIS) siano conformi ai requisiti specificati all'articolo 8, paragrafo 4, del
regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio 2 e ai requisiti tecnici di
cui all'articolo 13, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 810/2009 del Parlamento europeo e
del Consiglio 3 e specificati nell'allegato 11 della decisione della Commissione C(2010)1620
definitivo, del 19 marzo 2010, che istituisce il manuale per il trattamento delle domande di
visto e la modifica dei visti già rilasciati;
2.
mettere a punto e definire nelle pertinenti disposizioni giuridiche nazionali un meccanismo in
Visa-Schengenhouse 4 e in VisaNet 5 che cancelli automaticamente dopo un certo periodo di
tempo i fascicoli relativi alle domande;
2
3
4
5
Regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008,
concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui
visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS) (GU L 218 del 13.8.2008, pag. 60).
Regolamento (CE) n. 810/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 luglio 2009, che
istituisce un codice comunitario dei visti (codice dei visti) (GU L 243 del 15.9.2009, pag. 1).
Banca dati della Maison Schengen a Kinshasa.
Banca dati nazionale sui visti.
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3.
mettere a punto un meccanismo in Visa-Schengenhouse che cancelli automaticamente i dati
biometrici una volta trasferiti al servizio visti e che cancelli automaticamente il fascicolo
relativo alla domanda una volta che la decisione finale sulla domanda sia stata adottata e
comunicata al richiedente;
4.
considerare di concedere ai consolati la competenza per adottare decisioni finali e quindi
limitare la necessità della consultazione delle autorità centrali ai casi di dubbio o ai casi in cui
è possibile discostarsi dalle norme generali (ad esempio rilascio dei visti con validità
territoriale limitata), escludendo i casi evidenti e i casi in cui è necessaria una conoscenza a
livello locale;
5.
migliorare la gestione elettronica del visto adesivo e la distribuzione dei visti adesivi in bianco
al personale pertinente;
6.
prendere le misure necessarie per assicurare il corretto uso dei timbri indicanti la revoca del
visto adesivo e l'uso del modulo uniforme di cui all'allegato VI del regolamento (CE)
n. 810/2009; inoltre dovrebbero essere adeguatamente inserite nel VIS le informazioni corrette
sulla revoca, vale a dire l'indicazione che il visto è stato revocato su richiesta del titolare;
7.
consultare l'autorità belga per la protezione dei dati in merito alla compatibilità delle liste nere
locali con la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio 6 e la relativa legge
belga di attuazione e chiedere a detta autorità di riferire sui risultati;
Ambasciata/servizio visti in Algeria
8.
migliorare la cooperazione con il call center e il relativo monitoraggio, tra l'altro:
(a)
garantendo che il call center risponda a suo nome alle telefonate, al fine di evitare di
indurre in errore il richiedente,
(b)
istituendo procedure formali per monitorare il servizio offerto dal call center e stabilendo
procedure per lo scambio di informazioni sui reclami tra l'ambasciata e il call center;
6
Direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa
alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla
libera circolazione di tali dati (GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31).
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9.
migliorare le informazioni al pubblico, tra l'altro:
(a)
aggiornando i siti web e la bacheca all'esterno del servizio visti inserendo le
informazioni mancanti,
(b)
separando chiaramente le informazioni sui visti per soggiorni di breve durata da quelle
sui visti per soggiorni di lunga durata,
(c)
strutturando meglio le informazioni, garantendo che le informazioni rilevanti siano
fornite sul sito pertinente e che le informazioni figuranti su tutti i siti web siano
identiche e aggiungendo al sito web del servizio visti un collegamento visibile al sito
web generale dell'Office des Etrangers;
10.
considerare le modalità di adattamento dell'accesso alle strutture dell'ambasciata e alla sezione
visti per le persone con esigenze particolari;
11.
installare nell'ambasciata o nel perimetro dell'ambasciata un sistema di allarme, un sistema di
accesso elettronico, ulteriori telecamere CCTV e monitor CCTV al fine di rafforzare la
sicurezza, e consentire il monitoraggio dell'attuazione delle varie procedure, comprese quelle
relative ai controlli di sicurezza;
12.
rafforzare la sicurezza della parte degli archivi che non è conservata nei principali locali
dell'ambasciata/della sezione visti;
13.
provvedere a coprire i cavi degli scanner e dei monitor per le impronte digitali agli sportelli
per prevenire interruzioni accidentali o intenzionali del lavoro e delle connessioni
elettroniche;
14.
cambiare le modalità di funzionamento degli sportelli affinché vi sia almeno uno sportello
inutilizzato tra due sportelli in uso per garantire la tutela della vita privata dei richiedenti;
15.
esigere che i richiedenti si puliscano le mani prima del rilievo delle impronte digitali al fine di
garantire la qualità delle impronte digitali rilevate da inserire nel VIS e insegnare al personale
di sportello come controllare visivamente le dita prima di rilevare le impronte digitali al fine
di escludere la possibilità di impronte digitali alterate e, di conseguenza, di una
corrispondenza erronea nel VIS;
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16.
garantire una corretta attuazione delle disposizioni dell'articolo 13, paragrafo 1, del
regolamento (CE) n. 810/2009, in modo che tutte le impronte digitali dei richiedenti il visto
siano rilevate ogni 59 mesi, a meno che i richiedenti non appartengano a una delle categorie
esenti da tale obbligo;
17.
assicurare che le domande dei singoli membri di un gruppo di qualsiasi dimensione, ossia di
due o più persone che viaggiano insieme, siano connesse nel VIS;
18.
rispettare le disposizioni del regolamento (CE) n. 810/2009 sulla ricevibilità e sviluppare una
politica chiara per il trattamento dei casi in cui mancano documenti giustificativi;
19.
abolire la pratica di far firmare ai richiedenti una dichiarazione supplementare riguardante il
fatto che le informazioni relative al ritiro del documento di viaggio saranno inviate solo via
email e garantire che tali informazioni siano trasmesse anche via SMS o telefonicamente dato
che molti richiedenti non hanno accesso diretto alle email;
20.
garantire che tutti i richiedenti dimostrino sistematicamente di possedere un'adeguata
assicurazione sanitaria di viaggio al momento della presentazione della domanda, in modo che
la copertura finanziaria e geografica possa essere esaminata opportunamente prima che sia
presa la decisione definitiva sulla domanda e stampato il visto adesivo;
21.
prendere le misure necessarie per chiarire il contenuto dei protocolli tra il ministero della
Difesa algerino e taluni ospedali belgi e garantire che tali accordi siano compatibili con le
disposizioni del regolamento (CE) n. 810/2009, in generale, e, in particolare, rispettino
effettivamente le condizioni per il rilascio dei visti uniformi Schengen con un lungo periodo
di validità, soprattutto per quanto riguarda la sufficienza dei mezzi di sussistenza;
22.
incoraggiare il personale espatriato a sviluppare contatti essenziali nello Stato ospitante e ad
avvalersi pienamente degli scambi nell'ambito della cooperazione locale Schengen per
verificare l'autenticità dei documenti giustificativi e per utilizzare meglio il personale locale ai
fini di tali controlli;
23.
rendere il personale consolare a conoscenza dell'elenco dei documenti di viaggio e delle
frequenti modifiche, eventualmente mediante l'integrazione in "VisaNet";
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24.
garantire un monitoraggio adeguato del personale locale di sportello;
25.
prendere le misure necessarie per garantire che sia organizzata un'adeguata formazione per il
personale locale conformemente all'articolo 38, paragrafo 3, del codice dei visti;
Ambasciata/servizio visti nella Repubblica democratica del Congo
26.
utilizzare un metal detector, opportunamente calibrato, per il controllo di sicurezza principale
riservando il rivelatore portatile unicamente al controllo supplementare, se necessario;
27.
rivedere le pratiche abituali presso la Maison Schengen Kinshasa, quali la circolazione del
personale e degli ospiti, e procedere a interviste per ridurre al minimo il rischio di ingressi non
autorizzati nell'area della Maison Schengen Kinshasa;
28.
migliorare le informazioni al pubblico, tra l'altro:
(a)
separando chiaramente le informazioni sui visti per soggiorni di breve durata da quelle
sui visti per soggiorni di lunga durata e garantendo che tutte le informazioni rilevanti di
cui all'articolo 47 del codice dei visti siano fornite in modo ben strutturato e facilmente
comprensibile,
(b)
aggiornando e correggendo le liste di controllo (per le diverse finalità di viaggio) e i siti
web;
29.
garantire una corretta attuazione delle disposizioni dell'articolo 13, paragrafo 1, del
regolamento (CE) n. 810/2009, in modo che tutte le impronte digitali dei richiedenti il visto
siano rilevate solo ogni 59 mesi;
30.
prendere le misure necessarie per impedire che, a causa della separazione della registrazione
del fascicolo relativo alla domanda dalla raccolta dei dati biometrici, i dati biometrici di una
persona possano essere collegati al fascicolo di un'altra persona;
31.
garantire che lo status di "fascicolo chiuso" figuri nel VIS soltanto per i casi in cui, prima
dell'adozione di una decisione sulla domanda, la domanda è ritirata dal richiedente o questi
non vi dà seguito, in conformità dell'articolo 10, paragrafo 2, del regolamento (CE)
n. 767/2008;
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32.
esigere che i richiedenti presentino solo un modulo di domanda conformemente all'articolo
11, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 810/2009;
33.
abolire immediatamente la pratica di imporre sistematicamente ai richiedenti di compilare un
modulo supplementare nel presentare domanda di visto, e richiedere tali informazioni
aggiuntive solo in singoli casi, se del caso;
34.
prendere le misure necessarie per garantire un'adeguata formazione del personale locale della
Maison Schengen Kinshasa;
35.
garantire un adeguato monitoraggio del personale locale della Maison Schengen Kinshasa e
l'organizzazione di riunioni periodiche con il personale di detta Maison per discutere le ultime
istruzioni, i reclami e i casi impegnativi;
36.
garantire la conformità alle disposizioni del regolamento (CE) n. 810/2009 sulla ricevibilità;
37.
prendere le misure necessarie per garantire il rispetto delle disposizioni della direttiva
2004/38/CE del Parlamento europeo e del Consiglio 7 e degli orientamenti definiti nella parte
III della decisione C(2010)1620 definitivo per quanto riguarda la presentazione dei documenti
giustificativi da parte dei familiari di cittadini dell'UE contemplati dalla suddetta direttiva.
Il Regno del Belgio è destinatario della presente raccomandazione.
Fatto a Bruxelles, il
Per il Consiglio
Il presidente
7
Direttiva 2004/38/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativa al
diritto dei cittadini dell'Unione e dei loro familiari di circolare e di soggiornare liberamente
nel territorio degli Stati membri, che modifica il regolamento (CEE) n. 1612/68 ed abroga le
direttive 64/221/CEE, 68/360/CEE, 72/194/CEE, 73/148/CEE, 75/34/CEE, 75/35/CEE,
90/364/CEE, 90/365/CEE e 93/96/CEE (GU L 158 del 30.4.2004, pag. 77).
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